De achtergrond van het onderzoek

1. Klager is een niet-gouvernementele organisatie ("ngo") gevestigd in Damascus, Syrië, die medio 2009 heeft gereageerd op twee oproepen tot het indienen van voorstellen. De eerste oproep was de Open Oproep tot het indienen van voorstellen getiteld "Lokale en regionale culturele activiteiten - EuropeAid/128-216/L/ACT/SY"(de "oproep van 2009 216"); de tweede oproep was een beperkte oproep tot het indienen van voorstellen met als titel "Niet-overheidsactoren bij ontwikkelingsacties in partnerlanden - EuropeAid/128-335/L/ACT/SY"(de "oproep van 2009 335"). Beide oproepen werden gelanceerd door de delegatie van de Europese Unie in Syrië (de "delegatie").

2. Op 6 augustus 2009 heeft de voorzitter van het evaluatiecomité voor uitnodiging nr. 216 van 2009 (de "voorzitter van uitnodiging nr. 216 van 2009") klager per brief meegedeeld dat de delegatie haar aanvraag voor uitnodiging nr. 216 van 2009 had geselecteerd, getiteld "Klimaatverandering door culturele perspectieven". Zij benadrukte dat, om de delegatie in staat te stellen de subsidiabiliteit van a) de aanvrager, b) zijn partners en c) de voorgestelde actie te verifiëren, de klager de bewijsstukken moet overleggen die zijn gespecificeerd in de richtsnoeren voor subsidieaanvragers bij oproep 216 van 2009 (de "richtsnoeren van oproep 216 van 2009"). Overeenkomstig de bovengenoemde richtsnoeren bestonden de bewijsstukken uit: i) een afschrift van de statuten van de aanvrager; ii) haar meest recente rekeningen (de winst- en verliesrekening en de balans van het voorgaande boekjaar waarvoor de rekeningen waren afgesloten); en iii) een formulier voor financiële identificatie, gewaarmerkt door de bank waaraan de betalingen zouden worden verricht. Deze documenten moesten de delegatie vóór de uiterste datum van 18 augustus 2009 bereiken om ervoor te zorgen dat de aanvraag van klager voor uitnodiging nr. 216 van 2009 niet zou worden uitgesloten. Bovendien wilde het evaluatiecomité van uitnodiging nr. 216 van 2009 vóór het sluiten van het contract de klager ontmoeten om de doelstellingen van het project en de verwachtingen en vereisten van het evaluatiecomité met betrekking tot het project zelf te bespreken.

3. Klager heeft vervolgens zijn statuten en het formulier voor financiële identificatie ingediend. Op 8 september 2009 heeft de voorzitter van uitnodiging nr. 216 van 2009 de ontvangst van de bovengenoemde documenten bevestigd en benadrukt dat klager overeenkomstig hoofdstuk 2.4 van de richtsnoeren van uitnodiging nr. 216 van 2009 nog steeds een kopie van zijn meest recente rekeningen moest indienen (de winst- en verliesrekening en de balans van het voorgaande boekjaar waarvoor de rekeningen waren afgesloten). Klager was verplicht dit vóór de uiterste datum van 17 september 2009 te doen, om ervoor te zorgen dat zijn aanvraag voor uitnodiging nr. 216 van 2009 niet zou worden uitgesloten.

4. Op 15 september 2009 heeft de klager zijn "Financieel verslag voor de periode van 1/6/2008 tot en met 1/6/2009" ingediend. Met betrekking tot zijn "Inkomsten 2008-2009", die in totaal 65 000 EUR bedroegen, stelde klager "eigen middelen" vast van 1 500 EUR en "Inkomsten: Fondsen/financiën/inkomsten", die zij van een aantal "financiers" ontving voor een totaalbedrag van 63 500 EUR. Met betrekking tot zijn uitgaven voor 2008-2009, die ook 65 000 EUR bedroegen, verwees klager naar uitgaven in verband met "Personeelszaken", "Reizen", "Apparatuur en benodigdheden", "Verbruiksgoederen, kantoorbenodigdheden", "Publicaties" en "Administratieve kosten".

5. Op 8 oktober 2009 deelde de voorzitter van de uitnodiging tot het indienen van voorstellen nr. 216 de klager mee dat zijn " verwachte financieringsbronnen" ontbraken in de begroting van het project. Zij verzocht haar de relevante informatie vóór 11 oktober 2009 toe te zenden.

6. Op 10 oktober 2009 diende klager een tabel in met de "Financieringsbronnen" voor het project dat hij had ingediend in antwoord op uitnodiging nr. 216 van 2009. Uit deze tabel bleek dat klager een bijdrage van 2 500 EUR zou leveren, wat overeenkomt met 4 % van de totale kosten van het project. Verdere bijdragen van andere organisaties werden "voorspeld, maar nog niet bevestigd in afwachting van de definitieve bevestiging van de belangrijkste contribuant (de EG-delegatie)". Het verklaarde dat deze organisaties, aangeduid als "andere Europese instellingen of EU-lidstaten", een bedrag van 5 000 EUR zouden bijdragen, wat overeenkomt met 8 % van het totale bedrag van de vereiste financiering, en het bepaalde dat "andere organisaties"nog eens 5 000 EUR zouden bijdragen, wat opnieuw overeenkomt met 8 % van het totaal. De Commissie zou een bijdrage van 50 000 EUR leveren, wat neerkomt op 80 % van het totaal. De totale kosten van het project Call 216 2009 werden geraamd op 62 500 EUR.

7. Op 12 oktober 2009 deelde de voorzitter van uitnodiging nr. 216 van 2009 klager per brief mee dat de delegatie op basis van haar aanvraag voor uitnodiging nr. 216 van 2009 en op aanbeveling van het evaluatiecomité had voorgesteld klager een maximum van 50 000 EUR toe te kennen, d.w.z. 79,95% van de totale subsidiabele kosten van de actie, voor een bedrag van 62 500 EUR. De voorzitter van de oproep 216 van 2009 benadrukte dat haar brief niet waarborgde dat de klager, die zou worden uitgenodigd om een interview bij te wonen, automatisch de subsidie zou ontvangen. De klager zou de subsidie alleen verwerven als beide partijen ermee instemden en het subsidiecontract ondertekenden.

8. Ondertussen heeft de voorzitter van het evaluatiecomité voor de tweede oproep van 2009 335 (de "oproep van 2009 335-voorzitter") klager op 11 oktober 2009 per brief meegedeeld dat de aanbestedende dienst, naar aanleiding van de aanbevelingen van het evaluatiecomité, de aanvraag van klager voor de oproep van 2009 335, getiteld "Bevordering van waterbewustzijn bij kinderen en amp; vrouwen in Syrië", voorlopig heeft geselecteerd. Om ervoor te zorgen dat de aanvraag die zij voor uitnodiging nr. 335 van 2009 had ingediend, niet zou worden uitgesloten, werd klager verzocht uiterlijk op 21 oktober 2009 te bevestigen dat de verstrekte bewijsstukken actueel waren. De klager werd voorts verzocht om uiterlijk op dezelfde datum bewijsmateriaal te verstrekken met betrekking tot de medefinanciering van zijn project.

9. Op 20 oktober 2009 heeft het evaluatiecomité van uitnodiging nr. 216 van 2009 de klager geïnterviewd.

10. Op dezelfde dag deelde klager de voorzitter van de oproep van 2009 nr. 335 mee dat hij de ondersteunende documenten in de volgende dagen zou bijwerken. Zij legde uit dat de totale kosten van haar project in het kader van uitnodiging nr. 335 van 2009 88 900 EUR zouden bedragen. Klager had de Commissie verzocht om een bijdrage van 80 000 EUR, wat neerkomt op 90 % van de totale begroting die op grond van de desbetreffende richtsnoeren is toegestaan. De resterende 8 900 EUR, wat overeenkomt met 10 % van de totale begroting, zou de financiële bijdrage van klager zijn, die deze zou dekken, "door wederzijds begrip met de partner in dit project en door het benaderen van weinig voorspelde financiers van binnen en buiten het land om aan dit project bij te dragen". Klager legde in dit verband verder uit dat "het voor het projectbeheer geen ernstig probleem zal zijn om manieren te vinden om de door de overeenkomst vereiste medefinanciering van 10 % te dekken, en zelfs in het slechtste scenario (wanneer de financiers niet voor het totale bedrag worden gevonden) zouden zij de rest of het resterende deel van de salarissen van het personeel kunnen bijdragen. " Klager sprak zijn waardering uit voor het besluit van het evaluatiecomité van oproep 335 van 2009 om door te gaan met de beoordeling van zijn aanvraag en verzekerde de voorzitter dat zijn opmerkingen en opmerkingen binnen de kortste termijn zouden worden opgevolgd.

11. Nadat klager een nieuwe begroting had ingediend met betrekking tot oproep 216 van 2009, deelde de voorzitter van oproep 216 van 2009 hem op 2 november 2009 mee dat het evaluatiecomité, na zijn volledige aanvraag opnieuw te hebben beoordeeld, de subsidie niet aan klager kon toekennen omdat klager overeenkomstig de criteria van de richtsnoeren van oproep 216 van 2009 niet in aanmerking kwam. De voorzitter wees erop dat uit de meest recente winst- en verliesrekening en balans van klager, die betrekking hadden op de periode van 1 juni 2008 tot 1 juni 2009, bleek dat hij niet over de financiële draagkracht beschikte om te voldoen aan de financiële bijdrage die nodig was om het project uit te voeren.

12. Op dezelfde datum deelde de voorzitter van uitnodiging nr. 335 van 2009 klager mee dat het evaluatiecomité, na beoordeling van zijn volledige aanvraag voor uitnodiging nr. 335 van 2009, had besloten de subsidie niet aan klager toe te kennen. De in dit verband door het evaluatiecomité aangevoerde reden was dat de klager niet in aanmerking kwam volgens de criteria die ook in de richtsnoeren van oproep 335 van 2009 zijn vastgesteld. De voorzitter van deze oproep wees erop dat uit de meest recente winst- en verliesrekening en balans van klager, die betrekking hadden op de periode van 1 juni 2008 tot en met 1 juni 2009, bleek dat hij niet over de financiële draagkracht beschikte om te voldoen aan de financiële bijdrage die nodig was om het project uit te voeren.

13. Op 8 november 2009 heeft klager het hoofd van de delegatie schriftelijk verzocht de besluiten van de evaluatiecomités van de oproepen van 2009 te herzien. Zij benadrukte dat, hoewel het hoofd van de delegatie klager persoonlijk kende, de voorzitters van beide oproepen van 2009, die slechts een jaar eerder waren benoemd, zich niet bewust waren van de moeilijkheden die ngo’s in Syrië ondervinden. Volgens klager was de voorzitter van de oproep 216 van 2009 in feite achterdochtig ten aanzien van Syrische ngo’s. Klager had haar tijdens het interview uitgelegd dat zij medesponsors had die de resterende 20 % van de begroting van het project van oproep 216 voor 2009 zouden steunen en dat de bevestiging ervan afhing van de bereidheid van de delegatie om de andere 80 % van dat project te financieren. Klager had openhartig gesproken en beweerde niet dat hij die kosten zelf zou dekken, wat hij desalniettemin kon doen. Klager had begrepen dat de voorzitter van uitnodiging nr. 216 van 2009 zich niet tegen een dergelijke regeling verzette. In feite heeft zij haar alleen verzocht de begroting te wijzigen, hetgeen klager heeft gedaan. De redenen van de evaluatiecomités van de oproepen van 2009 voor de afwijzing van de aanvragen van klager waren derhalve onlogisch, ongefundeerd en ongeldig. Volgens klager waren er andere redenen voor de afwijzingen, die de evaluatiecomités niet aan het licht hebben gebracht. Anders zou de voorzitter van uitnodiging nr. 216 van 2009 haar hebben verzocht een bankgarantie of een voorlopig akkoord van haar medesponsors te verstrekken voor de 20% van de resterende begroting van het project van uitnodiging nr. 216 van 2009. Wat de bovengenoemde 20 % van de begroting betreft, had een van de partners van klager, het Zwitserse agentschap voor ontwikkeling (SDC), ermee ingestemd klager de vereiste financiering te verstrekken. Klager sloot zijn brief af met een verzoek om een ontmoeting met het hoofd van de delegatie, zodat hij al het bovenstaande persoonlijk kon toelichten. Klager voegde daaraan toe dat hij ontmoedigd was om deel te nemen aan de verdere oproepen tot het indienen van voorstellen van de delegatie.

14. Op 15 november 2009 antwoordde het hoofd van de afdeling Economische Samenwerking van de delegatie (het "afdelingshoofd") en betreurde het dat klager problemen ondervond. Hij benadrukte dat hij niet betrokken was geweest bij de procedure in kwestie en legde uit dat het probleem"slechts"verband hield met de voorwaarden voor de administratieve en financiële subsidiabiliteit, die "vrij streng"waren. Klager leek "vanwege zijn situatie" niet aan deze voorwaarden te voldoen. De afdeling Financiën en contracten van de delegatie verklaarde dat zij klager een officieel antwoord zou sturen.

15. Op 16 november 2009 antwoordde klager en herhaalde hij zijn standpunt dat de motivering voor de afwijzing van zijn verzoeken onjuist was. Tijdens het interview stelde de voorzitter van de oproep uit 2009 "provocerende"vragen, maar leek de documenten van klager niet af te keuren. Toen de klager zijn opdrachtgevers meedeelde dat de delegatie haar project voor uitnodiging nr. 216 van 2009 had goedgekeurd, stemde SDC ermee in de resterende 20 % van de begroting mede te sponsoren in ruil voor de officiële goedkeuringsbrief van de delegatie. Klager vroeg zich af wat het afdelingshoofd bedoelde met zijn "situatie". Als hij verwees naar het "oude probleem van klager met de minister van Sociale Zaken", dat klager hem had gevraagd op te helderen met de voorzitter van de oproep van 2009, dan was het duidelijk dat de rechtvaardiging op basis van de financiële subsidiabiliteit onjuist was. Klager had in 2008 een veel groter project uitgevoerd en had de steun van vele sponsors die vertrouwden op zijn vermogen om projecten met succes uit te voeren. Zij heeft veel moeite gedaan om de aanvragen voor de twee oproepen van 2009 voor te bereiden en de nodige steun van de Europese partners te verkrijgen. Het afdelingshoofd was een van de enige twee ambtenaren die klager vertrouwde in de delegatie. Het begon echter ook het vertrouwen in hen te verliezen. De delegatie, die de belangrijkste financieringsbron van klager was, leek niet bereid NGO's in Syrië te blijven steunen. Klager verzocht het afdelingshoofd advies uit te brengen over de vraag waar hij een klacht kon indienen tegen de besluiten van de evaluatiecomités van de oproepen van 2009.

16. Op 1 december 2009 antwoordde het hoofd van de delegatie dat hij begreep dat klager grote inspanningen had geleverd om zijn voorstellen voor de oproepen voor te bereiden en dat de besluiten van de evaluatiecomités van de oproepen van 2009 er echt gevolgen voor hadden gehad. De toewijzing van Europese overheidsmiddelen heeft echter zeer nauwkeurige en vaste procedures gevolgd, waarvan hij niet kon afwijken. Hij kon dus niet ingaan tegen de besluiten van de evaluatiecomités van de oproepen van 2009, zoals klager suggereerde. De voorstellen van klager waren zorgvuldig geëvalueerd, in overeenstemming met de officiële procedures.

17. Op 2 december 2009 heeft het afdelingshoofd ook geantwoord dat de criteria inzake financiële draagkracht in de zaak van [klager] vrij streng en misschien oneerlijk waren. Helaas lijkt er geen manier te zijn om het te omzeilen, omdat het de status van [klager] betreft.

18. Op 3 december 2009 benadrukte klager tegenover het afdelingshoofd dat hij in het verleden met succes aan de strenge criteria had voldaan bij de voltooiing van projecten die minder gestructureerd en niet financieel levensvatbaar waren. Volgens klager rechtvaardigden dergelijke gronden derhalve niet de afwijzing van de aanvragen die zij in antwoord op de oproepen van 2009 had ingediend. Klager was teleurgesteld over het "neutrale"antwoord van het hoofd van de delegatie. Zij had hem niet gevraagd om enige regelgeving te overtreden, noch om hem een gunstige of uitzonderlijke behandeling toe te kennen, maar alleen om te erkennen dat klager een legitieme en succesvolle aanvrager was die het recht had om de contracten met betrekking tot de oproepen van 2009 te ondertekenen. Hoewel het delegatiehoofd wist dat klager gelijk had, kon hij de besluiten van de evaluatiecomités van de oproepen van 2009 niet aanvechten. Daarom was klager bereid een beroep te doen op hogere autoriteiten in Brussel.

19. Op 7 december 2009 antwoordde klager aan het hoofd van de delegatie dat in de besluiten van de evaluatiecomités van de oproepen van 2009 geen van de door hem genoemde procedures werd erkend. De klager had "absoluut perfecte"aanvragen ingediend. De delegatie negeerde haar enorme inspanningen om deze aanvragen voor te bereiden en in te dienen en weigerde van de gelegenheid gebruik te maken om ngo's in Syrië te ondersteunen door middel van projecten die het milieu- en culturele bewustzijn in het land zouden helpen vergroten. Het delegatiehoofd was niet bevoegd om de besluiten van de evaluatiecomités van de oproepen van 2009 nietig te verklaren. Daarom zou klager de zaak onder de aandacht brengen van de bevoegde hogere autoriteiten in Brussel.

20. Op 15 december 2009 diende klager een klacht in bij de Ombudsman (17/2010/JF) tegen de Commissie. De Ombudsman verklaarde deze klacht op 3 maart 2010 niet-ontvankelijk overeenkomstig artikel 228 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie en artikel 2, lid 2, van het Statuut van de Ombudsman, aangezien zij was ingediend namens een rechtspersoon die in een land buiten de EU was gevestigd. Desondanks achtte de Ombudsman de door klager verstrekte informatie zijn zorgvuldige overweging waard en op dezelfde dag opende hij het onderhavige onderzoek op eigen initiatief naar het onderwerp van de klacht.

Onderwerp van het onderzoek

21. In zijn klacht voerde klager aan dat de evaluatiecomités van de oproepen van 2009 zijn aanvragen voor de oproepen van 2009 niet afwezen op basis van zijn financiële omstandigheden, maar veeleer vanwege problemen die klager eerder had gehad met het Syrische ministerie van Sociale Zaken.

22. Klager voerde ook aan dat de evaluatiecomités van de oproepen van 2009 het bovenstaande zouden moeten erkennen en hun besluiten tot afwijzing van haar aanvragen nietig zouden moeten verklaren.

23. In zijn opmerkingen over het standpunt van de Commissie voerde klager een nieuwe bewering aan dat de delegatie het verzoek van klager naar aanleiding van een in 2010 gelanceerde oproep had afgewezen om hem te bestraffen voor het indienen van een klacht bij de Ombudsman over de oproepen van 2009, die het voorwerp van dit onderzoek vormen. Aangezien deze bewering duidelijk verband houdt met het onderwerp waarop de klacht is gebaseerd, besloot de Ombudsman deze op te nemen in zijn onderzoek op eigen initiatief.

Het onderzoek

24. Op 3 maart 2010 heeft de Ombudsman de voorzitter van de Commissie om advies gevraagd over bovengenoemde bewering en bewering.

25. Op 10 mei 2010 ontving de Ombudsman het advies van de Commissie, dat hij aan klager doorstuurde met een uitnodiging om opmerkingen te maken. De Ombudsman ontving de opmerkingen van klager op 10 juni, 29 juli en 7 augustus 2010.

26. Op 10 december 2010 heeft de Ombudsman de opmerkingen van klager doorgestuurd naar de Commissie met het verzoek aanvullende opmerkingen te maken over een aantal vragen, met name één vraag met betrekking tot de bovengenoemde nieuwe bewering. Hij heeft de Commissie ook verzocht zijn diensten toe te staan het desbetreffende dossier in te zien.

27. De Commissie heeft op 6 april 2011 geantwoord. De Ombudsman zond het antwoord van de Commissie aan klager voor zijn opmerkingen. Op 14 april 2011 hebben de diensten van de Ombudsman het desbetreffende dossier van de Commissie geïnspecteerd. De Ombudsman heeft zowel de Commissie als klager een kopie van het verslag over de bovengenoemde inspectie toegezonden.

28. Op 10 mei 2011 ontving de Ombudsman de opmerkingen van klager over het antwoord van de Commissie. Verdere informatie die de klager op 11 december 2010 heeft verstrekt, is ook in aanmerking genomen in het kader van zijn bovenstaande opmerkingen.

Analyse en conclusies van de Ombudsman

A. Beschuldiging van onwaarachtige rechtvaardiging en daarmee verband houdende bewering

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

29. Ter ondersteuning van zijn bewering voerde klager aan dat de voorzitter van de oproep 216 van 2009 tijdens het interview op de hoogte was van zijn problemen met het Syrische ministerie van Sociale Zaken. De voorzitter van Call 216 uit 2009 was eigenlijk wantrouwig tegenover ngo's in Syrië. Had zij werkelijk twijfels gehad over de financieringsbronnen van klager, dan had zij haar kunnen verzoeken om een bankgarantie of een voorlopig akkoord van haar medesponsors. Klager legde tijdens het interview uit dat hij medesponsors had die bereid waren de resterende 20 % van de begroting van het project van oproep 216 voor 2009 te steunen. Voorts werd duidelijk gemaakt dat de bovengenoemde medeindieners bevestiging nodig hadden dat de delegatie formeel had ingestemd met de financiering van de resterende 80 % van dat project. Hoewel klager beweerde dat zij "provocerende"vragen stelde, maakte de voorzitter van de oproep 216 van 2009 geen bezwaar tegen de door klager voorgestelde financieringsbronnen.

30. Bijgevolg konden haar aanvragen voor de oproepen van 2009 volgens de klager niet worden afgewezen vanwege haar ontoereikende financiële draagkracht. Klager beweerde dat de werkelijke reden voor de afwijzing van zijn verzoeken rechtstreeks verband hield met het probleem dat hij had ondervonden met het Syrische ministerie van Sociale Zaken. Dit werd verder aangetoond door het feit dat de klager in het verleden veel grotere projecten had voltooid, zonder moeilijkheden te ondervinden. Veel sponsors vertrouwden op hun vermogen om projecten succesvol uit te voeren. Klager wees erop dat hij veel moeite had gedaan om de aanvragen voor de twee oproepen van 2009 voor te bereiden en de nodige steun van de Europese partners te verkrijgen. De voorzitters van de oproepen van 2009, die slechts een jaar eerder in de delegatie waren benoemd, waren zich niet bewust van de moeilijkheden die de Syrische ngo’s hebben ondervonden. De bovengenoemde afwijzingen leken erop te wijzen dat de delegatie, die de voornaamste financieringsbron van klager was, ngo's in Syrië niet langer steunde.

31. In haar advies lichtte de Commissie de procedure toe die van toepassing was op beide oproepen tot het indienen van voorstellen en trachtte zij de bewering en bewering van klager te weerleggen [1]. Zij legde uit dat zij als aanbestedende dienst had gehandeld door voor en namens het begunstigde land besluiten te nemen en de evaluatieprocedure te beheren. Bij beide evaluatiecomités voor de oproepen van 2009 was personeel van de delegatie betrokken. De Syrische regering, te weten haar ministerie van Sociale Zaken, was niet betrokken bij de behandeling van de voorstellen.

32. De Commissie benadrukte dat zij nooit had getwijfeld aan de kwaliteit van de voorstellen van klager. De klager verstrekte gedetailleerde aantekeningen met een beschrijving van de projecten, die in overeenstemming waren met de instructies en die door beide evaluatiecomités van de oproepen van 2009 zeer werden gewaardeerd vanwege het goede projectontwerp. De besluiten van de evaluatiecomités van de oproepen van 2009 om de aanvragen van klager niet te selecteren, waren uitsluitend gebaseerd op de ontoereikende financiële capaciteit om de twee projecten uit te voeren.

33. Bovendien heeft de delegatie volgens de Commissie in geen enkel stadium van het evaluatieproces eventuele eerdere problemen die de klager met het Syrische ministerie van Sociale Zaken heeft ondervonden, in overweging genomen of besproken. De leden van de evaluatiecomités van de oproepen van 2009 waren zich niet bewust van dergelijke problemen en klager heeft in zijn klacht bij de Ombudsman hoe dan ook niet nader op deze problemen ingegaan.

34. De Commissie verzette zich derhalve tegen de stelling dat de voorzitter van uitnodiging nr. 216 van 2009 persoonlijk verantwoordelijk was voor het advies van het evaluatiecomité van uitnodiging nr. 216 van 2009. Volgens de Praktische gids voor aanbestedingsprocedures voor extern optreden van de EG ("PRAG")[2] hebben beide evaluatiecomités voor oproepen van 2009, bestaande uit een voorzitter zonder stemrecht, een secretaris zonder stemrecht en ten minste drie stemgerechtigde leden [3], onpartijdig en objectief gehandeld en voor alle aanvragers precies dezelfde criteria gehanteerd. Ze namen collectieve beslissingen die niet de mening van een bepaalde persoon vertegenwoordigden. De voorzitters van de oproepen van 2009 waren verantwoordelijk voor het toezicht op de werkzaamheden van de evaluatiecomités, voor de coördinatie van het evaluatieproces en voor het waarborgen van onpartijdigheid en transparantie. De stemgerechtigde leden ondertekenden verklaringen van onpartijdigheid en vertrouwelijkheid, volgens welke zij ermee instemden hun verantwoordelijkheden onpartijdig en objectief uit te voeren.

35. De Commissie verklaarde dat zij partners zoals maatschappelijke organisaties, namelijk ngo's, zowel in de EU als in ontwikkelingslanden, waardeert met betrekking tot haar externe hulpbeleid van de EU. Zij helpen de efficiëntie en doeltreffendheid van de hulpverlening te vergroten en dragen bij tot burgerparticipatie en goed bestuur. De Commissie moet er echter voor zorgen dat de aanvragers van subsidies overeenkomstig de PRAG, het Financieel Reglement [4] en de uitvoeringsvoorschriften [5] over de nodige financiële draagkracht beschikken om de door hen voorgestelde projecten uit te voeren. Op 15 mei en 20 augustus 2009 ondertekende klager twee verklaringen met betrekking tot de twee projecten in het kader van de oproepen van 2009, waarin hij verklaarde over de in de PRAG (de "verklaringen")[6] gespecificeerde financieringsbronnen te beschikken. Op 20 oktober 2009 heeft zij vervolgens verklaard dat zij aan de projecten zou bijdragen door potentiële sponsors te benaderen. Dit was een tegenstrijdigheid, die verder werd bevestigd door de wijzigingen die klager op 10 oktober 2009 in zijn tabel over "Financieringsbronnen" had aangebracht, waarbij hij bepaalde dat de bijdragen van de daarin genoemde organisaties "waren geraamd, maar nog niet waren bevestigd in afwachting van de definitieve bevestiging van de belangrijkste contribuant (de EG-delegatie)."

36. De Commissie benadrukte dat klager in de bovengenoemde tabel aangaf dat hij een bedrag van 2 500 EUR zou bijdragen aan zijn project Call 216 2009. In zijn "Financieel verslag over de periode van 1/6/2008 tot en met 1/6/2009" van 15 september 2009 vermeldde klager echter eigen middelen van slechts 1 500 EUR. Bovendien kon de klager geen bewijs leveren van de betrokkenheid van zijn medewerkers bij het project, zoals hij in het aanvraagformulier had vermeld. Bovendien antwoordde klager in antwoord op de vraag van het evaluatiecomité van oproep 216 van 2009, die klager tijdens het interview van 20 oktober 2009 werd gesteld over de wijze waarop het voornemens was de resterende begroting te dekken en zijn financiële draagkracht te waarborgen, dat het "zijn leden zou verzoeken hun vergoedingen te verhogen om financieel bij te dragen."Dit toonde aan dat, toen het evaluatiecomité van oproep 216 van 2009 een besluit nam over de aanvraag van klager voor die oproep, klager, ondanks het feit dat hij de verklaringen had ondertekend, niet over voldoende financiële middelen beschikte. Bijgevolg heeft het evaluatiecomité van oproep 216 van 2009 unaniem besloten de aanvraag van klager voor die oproep af te wijzen.

37. Volgens de Commissie erkende de klager dus verder dat hij niet over de 8 900 EUR beschikte die overeenstemde met zijn financiële bijdrage aan de oproep van 2009 335. Gezien het feit dat volgens het "Financieel verslag van klager voor de periode van 1/6/2008 tot 1/6/2009" zijn eigen middelen slechts 1 500 EUR bedroegen, en bij gebrek aan enig bewijs dat hij het betrokken project zou kunnen medefinancieren, heeft het evaluatiecomité van uitnodiging nr. 335 van 2009 zijn aanvraag voor die uitnodiging afgewezen op grond van het feit dat het ook niet over de financiële draagkracht beschikte om het tweede project uit te voeren.

38. Volgens de Commissie zou het "slechtste scenario"waarnaar in de brief van klager van 20 oktober 2009 wordt verwezen, betekenen dat de EU, in plaats van de projecten te medefinancieren, 100% van de financiering zou verstrekken, aangezien het personeel van klager een deel van het geld dat bedoeld is om de salarissen van het personeel te dekken, terug zou storten naar het project. Een dergelijk scenario zou twijfel kunnen doen rijzen over de vraag of de salarissen van het personeel in de voorstellen van klager hadden kunnen worden opgedreven.

39. Ten slotte voerde de Commissie aan dat klager, door in zijn brief van 8 november 2009 aan het delegatiehoofd te verklaren dat hij met succes de goedkeuring van SDC had verkregen, bevestigde dat hij ten tijde van de beoordeling van zijn aanvragen door de twee evaluatiecomités van de oproepen van 2009 niet over de nodige middelen beschikte. De Commissie had klager meermaals verzocht zijn meest recente financiële verslag te verstrekken en gaf hem dus ruimschoots de gelegenheid zijn financiële draagkracht toe te lichten.

40. In zijn opmerkingen herhaalde klager dat de voorzitter van de oproep 216 van 2009 tijdens het interview kennis heeft genomen van zijn probleem met de minister van Sociale Zaken.

41. Klager verklaarde voorts dat, hoewel de delegatie eerder soortgelijke richtsnoeren had toegepast, zij haar in het verleden niet had gevraagd om bewijs te leveren van haar financiële capaciteit om de projecten mede te financieren, en dat zij deze niettemin aan klager had toegekend. Wat de oproepen van 2009 betreft, had klager in ieder geval voorlopige financiële goedkeuringen gekregen van verschillende externe sponsors, die in ruil daarvoor de delegatie verzochten te bevestigen dat zij het grootste deel van de begrotingen van de projecten zou financieren voordat zij hun eigen middelen vrijmaakten.

Beoordeling door de Ombudsman

42. Om te beginnen neemt de Ombudsman nota van de twee belangrijkste argumenten die klager ter ondersteuning van zijn klacht heeft aangevoerd, namelijk: i) de echte reden waarom de evaluatiecomités van de oproepen van 2009 hun aanvragen voor de oproepen hebben afgewezen, was vanwege een probleem dat klager had met het Syrische ministerie van Sociale Zaken; en ii) de delegatie heeft haar nooit eerder gevraagd bewijs te leveren van haar financiële draagkracht. De Ombudsman zal hieronder het bewijsmateriaal waarover hij met betrekking tot deze twee argumenten beschikt, grondig onderzoeken.

De beoordelingen van de evaluatiecomités van de oproepen van 2009

43. De Ombudsman neemt nota van de uiteenlopende standpunten van zowel de klager als de Commissie met betrekking tot diens kennis van de vroegere problemen van de klager met het Syrische ministerie van Sociale Zaken. Hoewel de Commissie niet ontkent dat de delegatie op de hoogte was van deze problemen, voert zij aan dat de evaluatiecomités van de oproepen van 2009 bij de beoordeling van de voorstellen van klager deze kwestie hebben genegeerd.

44. Uit het bewijsmateriaal dat klager oorspronkelijk heeft ingediend, blijkt dat hij het afdelingshoofd op de hoogte heeft gesteld van zijn problemen met het Syrische ministerie van Sociale Zaken en hem heeft verzocht deze problemen met de voorzitter van de oproep 216 van 2009 [7] op te helderen. Het afdelingshoofd antwoordde vervolgens dat hij niet bevoegd was om in het proces in te grijpen [8]. In haar advies voerde de Commissie aan dat eventuele problemen van klager met het ministerie in kwestie nooit aan de evaluatiecomités van de oproepen van 2009 waren gemeld.

45. In het licht van de verklaringen van klager, die hij in zijn opmerkingen herhaalde, dat de bovengenoemde kwestie tijdens het interview aan de orde was gesteld en besproken, besloot de Ombudsman een nader onderzoek bij de Commissie in te stellen om deze kwestie op te helderen [9]. In haar antwoord handhaafde de Commissie haar eerdere standpunt en verwees zij opnieuw naar PRAG [10]. Overeenkomstig de bepalingen van de PRAG had de voorzitter van de oproep 216 van 2009 geen stemrecht. De stemgerechtigde leden van de bevoegde evaluatiecommissies namen hun collectieve besluiten over de oproepen van 2009 zonder iets te weten over de vermeende problemen van klager met het Syrische ministerie.

46. Geconfronteerd met de bovengenoemde situatie van non liquet heeft de Ombudsman ook de dossiers van de Commissie met betrekking tot deze zaak geïnspecteerd, namelijk de "notulen van de vergaderingen " met betrekking tot het interview dat het evaluatiecomité van uitnodiging nr. 216 van 2009 met klager had. Na een grondige analyse van de inhoud van de notulen, namelijk de "agenda" en de "vragen voor het interview"[11], vond de Ombudsman geen bewijs dat het standpunt van de Commissie ondermijnde dat de voorstellen van klager niet werden geweigerd op basis van de problemen die zij had met het Syrische ministerie van Sociale Zaken.

De financiële draagkracht van de klager

47. De verdere vraag of de aanvragen van klager voor de bovengenoemde oproepen van 2009 uitsluitend op grond van zijn financiële beperkingen hadden kunnen worden afgewezen, blijft echter bestaan. In dit verband neemt de Ombudsman nota van het argument van klager, dat hij in zijn e-mail van 3 december 2009 aan de delegatie naar voren heeft gebracht, dat hij in het verleden " [de financiële criteria] met minder gestructureerde projecten en met een zwakkere financiële capaciteit"had goedgekeurd. Noch de delegatie, noch de Commissie heeft in haar advies aan de Ombudsman commentaar geleverd op het bovenstaande argument van klager. In zijn opmerkingen voegde de klager eraan toe dat de Commissie weliswaar steeds dezelfde PRAG en richtsnoeren toepaste, maar dat de delegatie haar in het verleden niet had gevraagd bewijs te leveren van de medefinanciering van soortgelijke begrotingen. Klager vervolgde dat hij er in al die eerdere projecten in was geslaagd de nodige financiering te verkrijgen en deze met succes uit te voeren.

48. In het licht van het bovenstaande heeft de Ombudsman specifiek besloten de Commissie te verzoeken in zijn verzoek om nadere informatie [12] opmerkingen te maken over bovengenoemde verklaringen van klager. De Commissie antwoordde dat het feit dat een aanvrager in het verleden een subsidie heeft ontvangen, niet garandeert dat hij in de toekomst een andere subsidie zal ontvangen. Volgens de Commissie kunnen de regels en criteria van opeenvolgende oproepen veranderen; er kunnen meer aanvragers deelnemen aan de ene oproep en minder aan de andere; of misschien is de kwaliteit van de verschillende toepassingen in de ene oproep van een hogere kwaliteit dan de toepassingen in een andere. Het verduidelijkte zijn punt in dit verband door te stellen dat:

"Het kan voorkomen dat in vergelijking met de vorige oproep aanvullende informatie aan het evaluatiecomité wordt verstrekt, zoals in de onderhavige klacht het geval was. In de oproep van 2006 tot het indienen van voorstellen EuropeAid/123-515/L/ACT/SY [de "oproep van 2006 123"] werden de rekeningen van [klager] immers niet aan het evaluatiecomité voorgelegd. In 2009 werd het evaluatiecomité voor [oproep 216 van 2009] echter geconfronteerd met het eindverslag van [klager] met de meest recente winst- en verliesrekening en balans voor de periode van 1 juni 2008 tot 1 juni 2009, waaruit bleek dat zijn eigen middelen beperkt waren tot 1 500 EUR ..."(onderstreping toegevoegd)

49. De Ombudsman analyseerde de richtsnoeren van oproep 123 van 2006 en stelde vast dat deze richtsnoeren, evenals die met betrekking tot beide oproepen van 2009, alle vermeld in punt 2.4 (van hun respectieve richtsnoeren) "Indiening van bewijsstukken voor voorlopig geselecteerde voorstellen", het volgende bepaalden:

"[a] pplicanten die voorlopig zijn geselecteerd of op de reservelijst zijn geplaatst [...], wordt verzocht de volgende documenten te verstrekken om de aanbestedende dienst in staat te stellen na te gaan of de aanvragers en hun partners in aanmerking komen:

...

[C] opy van de laatste rekeningen van de aanvrager (de winst-en-verliesrekening en de balans van het voorgaande boekjaar waarvoor de rekeningen zijn afgesloten)..."(cursivering van mij)

50. In het licht van de bovenstaande bepalingen van de desbetreffende richtsnoeren en de toelichting van de Commissie concludeert de Ombudsman dat de delegatie klager in het verleden in de praktijk heeft vrijgesteld van het verstrekken van bewijs van zijn financiële draagkracht. Hoewel in 2006, ondanks een uitdrukkelijke bepaling om dit te doen, "de rekeningen van [klager] niet bij het evaluatiecomité [oproep 123] [2006] zijn ingediend", zijn zij in 2009 naar behoren ingediend. In dit verband merkt de Ombudsman op dat de Commissie niet heeft verduidelijkt waarom het desbetreffende evaluatiecomité van oproep 123 van 2006 ervoor koos af te wijken van de bovenstaande eis.

51. De evaluatiecomités van de oproepen van 2009 hebben klager echter wel verzocht aan de bovengenoemde eis te voldoen. Hieruit volgt dat klager met betrekking tot de oproepen van 2009 zijn meest recente rekeningen heeft ingediend omdat de delegatie hem daar specifiek om had verzocht. Het kan dan ook worden begrepen dat indien de delegatie, in overeenstemming met haar vroegere praktijk, niet om deze rekeningen had verzocht, klager wellicht een betere kans van slagen had gehad bij de oproepen van 2009. (De Ombudsman merkt in dit verband op dat de Commissie in haar advies erkende dat de verzoeken van klager bevredigend waren.) Door haar aanpak te wijzigen met betrekking tot de documenten die zij klager verzocht over te leggen toen deze zijn verzoeken indiende bij de oproepen van 2009, negeerde de delegatie bijgevolg haar eigen eerdere praktijk en bijgevolg de redelijke verwachtingen van klager. De Ombudsman is dan ook niet verbaasd over de conclusie van klager dat de Commissie niet langer bereid is NGO's in Syrië te blijven "steunen".

52. De Ombudsman merkt echter op dat de toepasselijke regels vereisen dat aanvragers van de oproepen tot het indienen van voorstellen van de Commissie over veilige en toereikende financieringsbronnen beschikken om hun activiteiten gedurende de hele periode waarin het project wordt uitgevoerd te kunnen voortzetten en, in voorkomend geval, bij te dragen aan de financiering van het project [13]. Verzoekers moeten voorts verklaringen ondertekenen waaruit onder meer blijkt dat zij niet voor de rechter zijn veroordeeld voor een strafbaar feit, niet schuldig zijn bevonden aan een ernstige beroepsfout of niet failliet zijn gegaan [14]. De aanvragers van subsidies van meer dan 25 000 EUR wordt voorts verzocht documenten ter staving van hun aanvragen te verstrekken [15]. Aanvragers van de oproepen van 2009 moesten derhalve naar behoren aan deze vereisten voldoen.

53. Aanvankelijk leek klager aan bovenstaande regels te voldoen. In de verklaringen heeft de klager "zich ertoe verbonden de verplichtingen in de partnerschapsverklaringen van de subsidieaanvraagformulieren na te komen"en heeft hij erkend dat hij "rechtstreeks verantwoordelijk was voor de voorbereiding, het beheer en de uitvoering van de actie(s) met zijn partners". Voorts voerde zij aan: "ha [ve] de in punt 2 van de richtsnoeren voor aanvragers vermelde bronnen van financiering en beroepsbekwaamheid en -kwalificaties" en in staat zijn " desgevraagd onmiddellijk de in punt 2.4 van de richtsnoeren voor aanvragers vermelde bewijsstukken over te leggen." Op verzoek heeft de klager de delegatie zijn " Financieel verslag voor de periode van 1/6/2008 tot en met 1/6/2009" verstrekt.

54. Anders dan zij in haar verklaringen heeft verklaard, bleek klager in dat document echter niet over de nodige financiële middelen te beschikken om de projecten in het kader van de oproepen van 2009 uit te voeren.

55. De Ombudsman onderzocht het "Financieel verslag over de periode van 1/6/2008 tot 1/6/2009" van klager. Uit dit document blijkt dat niet minder dan 63 500 EUR van de totale begroting van klager van 65 000 EUR voor de betrokken periode afkomstig was van "financiers". Het lijkt er dan ook op dat de klager grotendeels afhankelijk was van externe financiering. In werkelijkheid zou klager die financiering ook nodig hebben gehad voor de projecten die in het kader van de oproepen van 2009 waren ingediend.

56. In dit verband merkt de Ombudsman op dat er volgens klager een aantal externe sponsors waren die bereid waren de projecten mede te sponsoren. Deze sponsors drongen er echter op aan dat de delegatie eerst moest bevestigen dat zij de projecten van klager zou financieren. Na het verkrijgen van die bevestiging zouden zij hun middelen aan de klager vrijgeven.

57. De delegatie stelde echter voor dat klager, toen hij zich tot de oproepen van 2009 wendde, reeds bij zijn aanvraag over de nodige financiële middelen moest beschikken om de projecten uit te voeren. Volgens de Commissie illustreerde het feit dat klager de deelname van SDC verzekerde dat, op het moment dat de evaluatiecomités van de oproepen van 2009 hun beslissingen moesten nemen over de aanvragen van klager, laatstgenoemde niet over de nodige financiering beschikte [16].

58. De Ombudsman benadrukt dat de bereidheid van SDC om deel te nemen kan worden opgevat als bewijs dat klager inderdaad toezeggingen had gekregen van ten minste één externe sponsor. Niettemin is de Ombudsman het niet oneens met de conclusie dat klager uiteindelijk, op het moment dat de evaluatiecomités van de oproepen van 2009 hun besluiten moesten nemen, niet in staat was de in de verklaringen gestaafde feiten met betrekking tot zijn financiële draagkracht te bevestigen. Bijgevolg waren de evaluatiecomités van de oproepen van 2009 gerechtvaardigd om de voorstellen van klager te verwerpen, in overeenstemming met de PRAG [17]. In dit verband benadrukt de Ombudsman dat de Commissie de plicht heeft ervoor te zorgen dat de EU-middelen correct worden besteed.

59. In het licht van zijn bevindingen in de punten 46 en 58 hierboven stelt de Ombudsman vast dat er geen sprake is van wanbeheer met betrekking tot de bewering van klager dat de evaluatiecomités van de oproepen van 2009 een onjuiste uitleg hebben gegeven. Bijgevolg kan het daarmee verband houdende argument van de klager niet worden gestaafd.

60. Niettegenstaande bovenstaande conclusie begrijpt de Ombudsman ten volle de financiële moeilijkheden die ngo's, met name ngo's die actief zijn in derde landen buiten Europa, waarschijnlijk zullen ondervinden bij de voorbereiding van hun aanvraag voor projecten die door de Commissie worden gesponsord. Volgens de Ombudsman erkent de Commissie in het onderhavige geval dat ngo's in een land dat EU-bijstand ontvangt, normaal gesproken niet over eigen middelen zouden beschikken. Het feit dat de partners van klager bereid waren haar projecten mede te financieren zodra de delegatie ze had goedgekeurd, lijkt in overeenstemming te zijn met de normale praktijk. Klager voerde aan dat hij in het verleden andere projecten met succes had voltooid, en de Commissie betwistte die verklaring niet. De Ombudsman concludeert derhalve dat klager bij de delegatie bekend was en, gezien de succesvolle achtergrond ervan, voldoende betrouwbaar was. Toen de delegatie vervolgens echter besloot dat zij de projecten alleen zou sponsoren als de klager kon aantonen dat hij over de nodige financiële draagkracht beschikte om ze te ontwikkelen, bevond de klager zich gevangen tussen de delegatie en haar medesponsors, omdat laatstgenoemden, zoals altijd, hun middelen pas vrijgaven nadat de delegatie formeel had ingestemd met de sponsoring van haar projecten.

61. In het licht van bovenstaande opmerkingen verzoekt de Ombudsman de Commissie na te denken over de vraag hoe zij betrouwbare ngo-aanvragers die op het moment van indiening van hun aanvraag mogelijk niet over voldoende eigen middelen beschikken, in staat kan stellen alternatief bewijs van financiële draagkracht te leveren. Extern bewijsmateriaal kan bestaan uit ondertekende verbintenissen van externe sponsors en/of bankgaranties met betrekking tot hun financiële capaciteit om de projecten in kwestie uit te voeren. De Ombudsman zal in dit verband hieronder nog een opmerking maken.

B. Beschuldiging van vermeend wraakzuchtig gedrag van de delegatie

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

62. In zijn opmerkingen over het standpunt van de Commissie deelde klager de Ombudsman mee dat hij in 2010 een aanvraag indiende voor een andere openbare oproep tot het indienen van voorstellen met als titel "Lokale en regionale culturele activiteiten - EuropeAid/129-892/L/ACT/SY" (de "oproep van 2010 892"). De 2010 Call 892 was precies hetzelfde als de 2009 Call 216. Klager diende bij die oproep precies hetzelfde voorstel in als bij oproep 216 van 2009. Ondanks het feit dat haar voorstel in het kader van oproep 216 van 2009 door de Commissie over het algemeen als zeer goed werd beschouwd en dus alle verschillende fasen van de evaluatie had doorlopen, en ondanks het feit dat het evaluatiecomité van oproep 892 van 2010 gebruikmaakte van dezelfde richtsnoeren die het altijd had gebruikt, heeft het het voorstel van klager niet vooraf geselecteerd, waardoor het zelfs de allereerste fase van het evaluatieproces niet heeft doorstaan. Klager heeft bijgevoegd een brief d.d. 22 juli 2010 van het waarnemend hoofd van de afdeling Financiën en contracten van de delegatie (die in 2009 de voorzitter van oproep 216 was geweest), waarin hij klager meedeelde dat zijn voorstel niet was geselecteerd. Op 29 juli 2010 antwoordde klager dat de beoordeling van de delegatie gebrekkig was en een weerspiegeling was van de vooroordelen van de voorzitter van de oproep van 2009 jegens klager. Klager voerde aan dat uit de beoordeling bleek dat de delegatie klager kwalijk nam voor het indienen van een klacht bij de Ombudsman.

63. De Ombudsman besloot bovengenoemde kwestie te onderzoeken in het kader van dit onderzoek op eigen initiatief. Hij verzocht de Commissie derhalve opmerkingen te maken over de bovenstaande verklaringen van klager met betrekking tot uitnodiging nr. 892 van 2010 [18]. De Commissie antwoordde dat het onmogelijk was de oproep van 2010 892 te vergelijken met de oproepen van 2009. Het legde uit dat evaluaties vergelijkende beoordelingen van voorstellen omvatten. De toegekende scores zijn nooit absoluut. De door een voorstel behaalde score is altijd relatief, aangezien zij voortvloeit uit een beoordeling van dat voorstel ten opzichte van andere voorstellen.

64. De Commissie verklaarde ook dat het mogelijk was dat een voorstel dat identiek was aan een in het verleden ingediend voorstel (zoals het voorstel in het onderhavige geval) de fase van de conceptnota in 2009 had kunnen doorstaan en vervolgens die fase in 2010 niet had kunnen doorstaan. De oproep van 2010 nr. 892 voorzag in zes in aanmerking komende aanvragen. Vier aanvragers behaalden de minimumscores, wat resulteerde in de voorselectie van hun conceptnota’s.

65. De Commissie herhaalde vervolgens de inhoud van de brief van de delegatie van 22 juli 2010 aan klager. Voorts verwees zij naar de geraamde subsidie die beschikbaar was in het kader van oproep nr. 892 van 2010 (130 000 EUR) en erkende zij dat het voorstel van klager dat in het kader van die oproep was ingediend, hetzelfde was als het voorstel dat in het kader van oproep nr. 216 van 2009 was ingediend, "met enkele niet-significante wijzigingen, zoals de aanpassing van de culturele reis aan de twee geassocieerde landen".

66. Tot slot ontkende de Commissie ten stelligste dat de delegatie een wrok koesterde tegen klager omdat hij een klacht bij de Ombudsman had ingediend. In dit verband voerde zij aan dat zowel de richtsnoeren voor oproepen van 2009 als de PRAG openlijk voorzagen in de mogelijkheid voor een aanvrager om beroep in te stellen of een klacht in te dienen bij de Europese Ombudsman [19]. De Commissie is vastbesloten besluiten te nemen die de beginselen van integriteit en objectiviteit weerspiegelen. Deze besluiten zijn zorgvuldig afgewogen en uitsluitend gebaseerd op een grondige analyse van de voorstellen in vergelijking met de prioriteiten en doelstellingen van de desbetreffende financieringsregelingen van de Unie.

67. In zijn opmerkingen over bovengenoemd antwoord van de Commissie betwistte klager het standpunt dat de redenen die de Commissie aanvoerde om haar voorstel voor uitnodiging nr. 892 van 2010 te weigeren, de werkelijke redenen waren. Zij was van mening dat de werkelijke reden verband hield met de voorzitter van de oproep van 2009 216 en het feit dat klager een klacht had ingediend bij de Ombudsman.

68. Tot slot heeft klager aanvullende correspondentie bijgevoegd die met de delegatie is uitgewisseld over een andere oproep tot het indienen van voorstellen waarop hij in 2010 van toepassing was, opnieuw zonder succes. In die correspondentie was klager opnieuw van mening dat de delegatie bovendien wraakzuchtig had gehandeld. Klager heeft in dit verband echter geen nieuwe beweringen gedaan in de opmerkingen die hij aan de Ombudsman heeft toegezonden.

Beoordeling door de Ombudsman

69. Om te beginnen merkt de Ombudsman op dat de Commissie bevestigt dat de aanvragen van klager voor zowel oproep 216 van 2009 als oproep 892 van 2010 in veel opzichten identiek waren.

70. In haar brief van 22 juli 2010 betreffende uitnodiging nr. 892 van 2010 legde de delegatie uit dat de "conceptnota" van klager:

"[d] id niet de minimale gemiddelde score van 30 punten behalen, zoals gespecificeerd in de [oproep van 2010 892] Richtsnoeren voor aanvragers [omdat] de voorgestelde activiteiten niet naar behoren rekening houden met de prioriteiten overeenkomstig de Richtsnoeren voor aanvragers, en met name niet gericht zijn op marginale en kansarme bevolkingsgroepen. Bovendien zijn de activiteiten niet consistent met de in het projectvoorstel vastgestelde doelstellingen. Duurzaamheid is een zwak element, aangezien de voorgestelde actie beperkte mogelijkheden biedt voor concrete effecten op doelgroepen en begunstigden op de lange termijn.

De brief van de delegatie bevatte ook een tabel met "[a]verage scores toegekend aan [the] concept note in overeenstemming met het evaluatieschema in de richtsnoeren voor aanvragers".

71. De Ombudsman onderzocht de richtsnoeren van uitnodiging nr. 892 van 2010 en die van uitnodiging nr. 216 van 2009 en constateerde dat beide oproepen weliswaar betrekking hadden op "[l] ocal and Regional Cultural Activities", maar in tegenstelling tot wat klager aanvoerde, niet identiek waren.

72. Enerzijds voorzagen de richtsnoeren van oproep nr. 892 van 2010 namelijk in:

"In aanmerking komende acties: acties waarvoor een aanvraag kan worden ingediend/sector of thema's [:] Specifieke sectoren of thema's waarop de acties betrekking moeten hebben, zijn: 1. actieve deelname van Syrische burgers aan de samenleving, met de nadruk op jongeren en mensen in marginale en kansarme gebieden, door middel van een dialoog tussen culturen ten gunste van intercultureel respect en een cultuur van vrede; 2. betere toegang tot cultuur voor iedereen, met name ter bestrijding van sociale uitsluiting; 3. Aanmoediging van artistieke expressie, creativiteit en innovatie. 4.Versterking van de capaciteitsopbouw van culturele promotoren en media, door middel van de overdracht van knowhow."

Anderzijds voorzagen de richtsnoeren van uitnodiging nr. 216 van 2009 in:

"In aanmerking komende acties: acties waarvoor een aanvraag kan worden ingediend/sector of thema's [:] De projecten kunnen betrekking hebben op alle culturele gebieden die de algemene doelstellingen van deze oproep tot het indienen van voorstellen volgens de prioriteiten nastreven..."

73. Hieruit volgt dat het niet onredelijk is dat een identieke "conceptnota" die in het kader van beide bovengenoemde oproepen is ingediend, mogelijk twee verschillende beoordelingen heeft ontvangen. Er lijkt geen ander bewijs te zijn voor de beweringen van klager dat de voorzitter van uitnodiging nr. 216 van 2009 zich zou hebben bemoeid met het werk van de verschillende evaluatiecomités, noch voor de vermeende wraakzuchtige houding van de delegatie ten opzichte van die oproep. De Ombudsman constateert derhalve geen wanbeheer door de Commissie met betrekking tot deze bewering.

C. Conclusie

Op basis van zijn onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman deze af met de volgende conclusie:

De Ombudsman vond geen bewijs van wanbeheer.

Klager en de voorzitter van de Commissie zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Verdere opmerking

De Commissie zou kunnen nadenken over de vraag hoe zij betrouwbare ngo-aanvragers die op het moment van indiening van hun aanvraag mogelijk niet over voldoende eigen middelen beschikken, kan toestaan alternatieve bewijsstukken te verstrekken. Dergelijke bewijsstukken van financiering kunnen ondertekende verbintenissen van externe sponsors en/of bankgaranties omvatten met betrekking tot hun financiële capaciteit om de door de Commissie gefinancierde projecten in kwestie uit te voeren.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Gedaan te Straatsburg op 12 december 2011

---

[1] De Commissie heeft uitgebreide en gedetailleerde uitleg verstrekt over de procedures die zij heeft toegepast op zowel de openbare als de niet-openbare uitnodigingen tot het indienen van voorstellen. De toelichtingen die relevant zijn voor de centrale kwestie van dit onderzoek worden in dit besluit samengevat.

[2] Beschikbaar op de EuropeAid-website van de Commissie.

[3] Hoofdstuk 6.4.7. "Het evaluatiecomité" van PRAG bepaalt: "6.4.7.1. Samenstelling [:] Voorstellen worden beoordeeld door een door de aanbestedende dienst aangewezen evaluatiecomité bestaande uit een voorzitter zonder stemrecht, een secretaris zonder stemrecht en een oneven aantal stemgerechtigde leden (minimaal drie). De stemgerechtigde leden moeten over de nodige technische en administratieve capaciteiten beschikken om met kennis van zaken advies uit te brengen over de voorstellen.

[4] Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (PB 2002, L 248, blz. 1), zoals gewijzigd bij verordening (EG, Euratom) nr. 1995/2006 van de Raad van 13 december 2006, PB 2006, L 390, blz. 1 (beschikbaar op de EuropeAid-website van de Commissie).

[5] Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 van de Raad van 23 december 2002 tot vaststelling van uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement, PB 2002, L 357, blz. 1, zoals gewijzigd bij verordening (EG, Euratom) nr. 1248/2006 van de Commissie van 7 augustus 2006, PB 2006, L 227, blz. 3, en verordening (EG, Euratom) nr. 478/2007 van de Commissie van 23 april 2007, PB 2007, L 111, blz. 13 (beschikbaar op de EuropeAid-website van de Commissie). De Commissie verwees in dit verband naar de volgende artikelen van de uitvoeringsvoorschriften:

i) Artikel 165 bis "Medefinancieringsbeginsel": "1. Voor medefinanciering is vereist dat een deel van de kosten van een actie of van de exploitatiekosten van een entiteit wordt gedragen door de begunstigde van een subsidie of door andere bijdragen dan de communautaire toewijzing";

ii) Artikel 172 "Externe medefinanciering": "1. De begunstigde levert het bewijs van de verstrekte medefinanciering, hetzij uit eigen middelen, hetzij in de vorm van financiële overdrachten van derden, hetzij in natura [...]. 3. Voor subsidies met een totale waarde van minder dan of gelijk aan 25 000 EUR kan de bevoegde ordonnateur, afhankelijk van zijn risicobeoordeling, ontheffing verlenen van de verplichting om het in lid 1 bedoelde bewijs voor medefinanciering te leveren. Wanneer aan één begunstigde in een begrotingsjaar meerdere subsidies worden toegekend, is de drempel van 25 000 EUR van toepassing op het totaal van die subsidies";

iii) Artikel 173 "Financieringsaanvragen": "1. De aanvragen worden ingediend [...] overeenkomstig de in het basisbesluit en de oproep tot het indienen van voorstellen vastgestelde criteria. 2. De aanvraag bevat de juridische status van de aanvrager en zijn financiële en operationele capaciteit om de voorgestelde actie of het voorgestelde werkprogramma uit te voeren [...]. Daartoe dient de aanvrager een verklaring op erewoord in en, voor subsidieaanvragen van meer dan 25 000 EUR, alle bewijsstukken waarom de bevoegde ordonnateur op basis van zijn risicobeoordeling heeft verzocht. Het verzoek om dergelijke documenten wordt vermeld in de oproep tot het indienen van voorstellen. De bewijsstukken kunnen met name bestaan uit de winst- en verliesrekening en de balans van het laatste afgesloten boekjaar. 3. De begroting van de actie of de operationele begroting die bij de aanvraag is gevoegd, is in evenwicht met de ontvangsten en uitgaven, behoudens eventuele wisselkoersschommelingen, en vermeldt de kosten die voor financiering uit de communautaire begroting in aanmerking komen"; en

iv) Artikel 176 "Selectiecriteria": "1. De selectiecriteria worden bekendgemaakt in de oproep tot het indienen van voorstellen en maken het mogelijk de financiële en operationele capaciteit van de aanvragers om de voorgestelde actie of het voorgestelde werkprogramma te voltooien, te beoordelen. 2. De aanvrager moet over stabiele en toereikende financieringsbronnen beschikken om zijn activiteit gedurende de gehele periode waarin de actie wordt uitgevoerd of gedurende het jaar waarvoor de subsidie wordt toegekend, in stand te houden en aan de financiering ervan deel te nemen [...]. 3. De financiële draagkracht en de operationele capaciteit worden met name geverifieerd aan de hand van de in artikel 173 bedoelde bewijsstukken waarom de bevoegde ordonnateur in de oproep tot het indienen van voorstellen heeft verzocht. Indien in de oproep tot het indienen van voorstellen niet om bewijsstukken is verzocht en indien de bevoegde ordonnateur twijfels heeft over de financiële draagkracht of de operationele capaciteit van de aanvragers, verzoekt hij hen alle passende documenten te verstrekken."

[6] Overeenkomstig punt 2 van de PRAG. De Commissie heeft bij haar advies kopieën van de verklaringen gevoegd, die de Ombudsman voor haar opmerkingen aan klager heeft toegezonden.

[7] In zijn e-mail van 16 november 2009 aan het afdelingshoofd verklaarde klager het volgende: "[Ik] hoopte dat toen ik uw interventie vroeg om ons oude probleem met de minister van Sociale Zaken op te helderen aan de [oproep 216-voorzitter van 2009] (vóór twee maanden) dat het resultaat hun beslissing niet zal beïnvloeden, omdat ik eenvoudig met hen wilde zijn (wat een verkeerd beleid bleek te zijn bij het omgaan met de EG-procedures?!). "

[8] In zijn e-mail van 15 november 2009 aan klager verklaarde het afdelingshoofd het volgende: "[Ik] ben in het geheel niet bij deze procedure betrokken geweest, aangezien deze oproep buiten de afdeling samenwerking valt. " Naar aanleiding van deze verklaring heeft het afdelingshoofd in zijn e-mail van 2 december 2009 het bovenstaande bevestigd door het volgende te vermelden: "[Ik] kan niet tussenbeide komen in deze zaak, aangezien ik geen bevoegdheden heb in deze kwestie [en]."

[9] Op 10 december 2010 heeft de Ombudsman de Commissie een aantal vragen gesteld, te weten:

"De Commissie verklaarde in haar advies dat de "problemen van klager [met het Syrische ministerie van Sociale Zaken] nooit zijn gemeld aan de leden van beide evaluatiecomités". Kan de Commissie opmerkingen maken over de verklaring van klager in haar opmerkingen dat de voorzitter van het evaluatiecomité van de Open Oproep tot het indienen van voorstellen "Lokale en regionale culturele activiteiten 2009 - EuropeAid/128-216/L/ACT/SY" (de "oproep 216-voorzitter van 2009") tijdens het interview van 20 oktober 2009 kennis heeft genomen van het probleem van klager met het Syrische ministerie? Kan de Commissie verder commentaar geven op de verklaring van klager: "Ik heb uw interventie gevraagd om ons oude probleem met de minister van Sociale Zaken op te helderen aan [de voorzitter van de oproep van 2009 216] (binnen twee maanden) ...", die was opgenomen in haar e-mail van 16 november 2009 aan het hoofd van de afdeling Economische Samenwerking van de delegatie?"

[10] De Commissie verwees naar hoofdstuk 2.8.3 van PRAG.

[11] De documenten zijn op 14 april 2011 gecontroleerd. Alle tijdens de inspectie verkregen documenten zijn vertrouwelijk. Overeenkomstig artikel 13, lid 3, en artikel 14, lid 2, van de uitvoeringsbepalingen van de Europese Ombudsman mogen noch de klager, noch het publiek toegang hebben tot vertrouwelijke documenten of vertrouwelijke informatie die als gevolg van een inspectie zijn verkregen. De inhoud van de onderzochte documenten is dus niet in de onderhavige beschikking overgenomen.

[12] "Kan de Commissie opmerkingen maken over de verklaring van klager in zijn e-mail van 3 december 2009 aan de delegatie dat zij "in het verleden [...] [financiële] criteria [had] goedgekeurd met minder gestructureerde projecten en met een zwakkere financiële capaciteit"? Kan de Commissie verder commentaar leveren op de verklaring van klager in haar opmerkingen dat de delegatie haar, samenvattend, niet had verzocht bewijs te leveren van haar vermogen om soortgelijke projectbegrotingen in het verleden mede te financieren?"

[13] Hoofdstuk 6.4.3.2. "Evaluatiecriteria: selectie en toekenning van PRAG.

[14] Hoofdstuk 2.3.3. "Gronden voor uitsluiting" van PRAG.

[15] Hoofdstuk 6.4.6. "Indiening van voorstellen" van PRAG.

[16] In zijn brief van 8 november 2009 aan het hoofd van de delegatie verklaart klager dat de voorzitters "[c] [hem] hadden kunnen vragen om een voorlopige goedkeuring van de mede-indieners voor de 20% van de resterende begroting [waarvoor] [hij] daadwerkelijk de goedkeuring van SDC [had] gekregen ... om deze te dekken."(onderstreping toegevoegd).

[17] Hoofdstuk 6.4.8.5. "Verificatie van de subsidiabiliteit" van de PRAG bepaalt dat "[a]lle incoherentie tussen de verklaring en de bewijsstukken kan leiden tot de afwijzing van het voorstel op die enkele basis ..."

[18] "De Commissie verklaarde in haar advies dat "op geen enkel moment tijdens de selectieprocedures de kwaliteit van de voorstellen … in twijfel werd getrokken", en "de conceptnota's van beide voorstellen voldeden aan de instructies in de richtsnoeren voor conceptnota's en werden zeer gewaardeerd door de leden van beide evaluatiecomités vanwege het goede projectontwerp", en "de kwaliteit van de conceptnota's was precies de reden waarom beide voorstellen de tweede fase van het evaluatieproces doorliepen en voorlopig werden geselecteerd voor subsidiabiliteitscontrole". Kan de Commissie derhalve commentaar leveren op de bewering van klager dat het feit dat een conceptnota die zij in 2010 heeft ingediend niet was voorgeselecteerd in het kader van een oproep tot het indienen van voorstellen, waarvan de voorwaarden identiek waren aan die van de Open Oproep tot het indienen van voorstellen "Lokale en regionale culturele activiteiten 2009 - EuropeAid/128-216/L/ACT/SY", bevestigde dat het waarnemend hoofd van de afdeling Financiën en contracten van de delegatie (die dezelfde persoon was als de voorzitter van de Open Oproep 216), bevooroordeeld was jegens klager en wraak wilde nemen op het feit dat laatstgenoemde een klacht had ingediend bij de Europese Ombudsman?"

[19] Punt 2.5.1 van uitnodiging nr. 216 van 2009 en van de richtsnoeren van uitnodiging nr. 335 van 2009 en hoofdstuk 2.4.15 van de PRAG.