Achtergrond van de klacht

1. De klacht betreft een geschil over het aantal bevorderingspunten dat aan een personeelslid is toegekend.

2. De regels voor de beoordeling van het personeel met het oog op bevordering zijn neergelegd in de artikelen 43 en 45 van het Statuut. In 2004 heeft de Commissie algemene uitvoeringsbepalingen van artikel 43 van het Statuut ("het oude artikel 43 AUB") en algemene uitvoeringsbepalingen van artikel 45 van het Statuut ("het oude artikel 45 AUB") vastgesteld. Op 18 juni 2008 heeft de Commissie een nieuw artikel 43 van de AUB ("het nieuwe artikel 43 van de AUB") en een nieuw artikel 45 van de AUB ("het nieuwe artikel 45 van de AUB") vastgesteld.

3. Artikel 12 ("definitieve bepalingen") van het nieuwe artikel 43 van de AUB luidt als volgt:

"(1) De op 23 december 2004 door de Commissie vastgestelde algemene bepalingen ter uitvoering van artikel 43 van het Statuut worden ingetrokken. Zij blijven echter van toepassing voor de beoordelingsronde 2008.

(2) Deze algemene bepalingen treden in werking op de dag waarop zij worden vastgesteld en zijn van toepassing op de verslagen die met ingang van 1 januari 2009 worden opgesteld.".

4. Artikel 12 ("definitieve bepalingen") van het nieuwe artikel 45 van de AUB heeft een soortgelijke inhoud met betrekking tot de bevorderingsronde:

"(1) De op 23 december 2004 door de Commissie vastgestelde algemene bepalingen ter uitvoering van artikel 45 van het Statuut worden ingetrokken. Zij blijven evenwel van toepassing voor de bevorderingsronde 2008.

(2) Deze algemene uitvoeringsbepalingen treden in werking op de dag waarop zij worden vastgesteld en zijn van toepassing met ingang van de bevorderingsronde 2009.

5. In het oude artikel 45 van de AUB was bepaald dat 9 verdienstepunten zouden worden toegekend aan alle personeelsleden die een proeftijd doormaken [1].

6. Artikel 11, lid 3, van het nieuwe artikel 45 van de AUB bepaalt:

"Voor ambtenaren die 9 meritepunten hebben gekregen voor de periode waarin zij als ambtenaar op proef hebben gewerkt (...) en die niet zijn bevorderd naar de eerstvolgende hogere rang, geldt een pro rata van 6/12 voor deze 9 punten. Op de overige punten is lid 2 van toepassing. De som van de resultaten van deze berekeningen wordt naar boven afgerond op het dichtstbijzijnde gehele punt".

7. Artikel 1, lid 2, van bijlage I ("Afwijkingen") bij het nieuwe artikel 45 van de AUB bepaalt:

"Ambtenaren op proef die in het jaar N zijn aangeworven en die voor het jaar N+1 slechts een beoordelingsrapport ontvangen overeenkomstig artikel 6, lid 2, van bijlage I bij de algemene uitvoeringsbepalingen van artikel 43 van het Statuut [2], ontvangen voor het jaar N+1 bevorderingspunten naar rato van de in het jaar N gewerkte maanden en de voor het jaar N+1 toegekende bevorderingspunten op basis van de volgende formule:

Maanden gewerkt in jaar N x toegekende promotiepunten voor het jaar (N+1)

12

Het resultaat van deze berekening wordt naar boven afgerond op het dichtstbijzijnde gehele getal".

8. Op 7 januari 2009 heeft de Commissie administratieve mededeling nr. 1-2009 ("de administratieve mededeling") betreffende de beoordelings- en bevorderingsronde 2009 (referentieperiode van 1 januari tot en met 31 december 2008) gepubliceerd. Het doel van de administratieve mededeling was de verschillende aspecten van het nieuwe beoordelings- en bevorderingssysteem toe te lichten. Wat de in 2008 opgestelde reclasseringsrapporten betreft, luidde punt 4.3 van de administratieve mededeling als volgt:

"Ambtenaren of tijdelijke functionarissen die in 2008 een proeftijdrapport hebben ontvangen - ongeacht of de proeftijd in 2007 of 2008 is begonnen - zullen dit jaar deelnemen aan de jaarlijkse beoordelings- en bevorderingsronde.

Indien de proeftijd in 2007 is begonnen, bestrijkt het jaarlijkse beoordelingsverslag de periode van 1 januari 2008 tot en met 31 december 2008. Maar de promotiepunten voor 2008 zullen worden verhoogd met een aantal pro-rata promotiepunten om het aantal proeftijddagen in 2007 weer te geven.

9. Klager begon op 16 november 2007 als ambtenaar op proef bij de Commissie te werken. Na het verstrijken van de proeftijd van negen maanden werd klager op 16 augustus 2008 als ambtenaar aangesteld. Inmiddels was het nieuwe AUB op 18 juni 2008 in werking getreden. Op 4 september 2008 is de laatste hand gelegd aan een verslag over de proeftijd voor de periode van 16 november 2007 tot en met 15 augustus 2008. Op 20 mei 2009 is zijn beoordelingsverslag over 2008 afgerond.

10. Voor de bevorderingsronde 2009 gaf de Commissie klager 5 bevorderingspunten op basis van de nieuwe AUB, namelijk 1 bevorderingspunt voor de 1,5 maanden van 16 november tot en met 31 december 2007 en 4 bevorderingspunten voor het jaar 2008. Deze punten werden toegekend op basis van de pro-rataberekening in artikel 1, lid 2, van bijlage I bij het nieuwe artikel 45 van de AUB [3].

11. Klager was echter van mening dat hij op basis van het oude artikel 45 van de AUB 9 punten had moeten ontvangen voor zijn proeftijd van negen maanden en dat deze punten hadden moeten worden omgezet in het nieuwe systeem, zoals bepaald in artikel 11, lid 3, van het nieuwe artikel 45 van de AUB. Dit zou hem 4,5 punten hebben opgeleverd, die dan naar boven hadden moeten worden afgerond op 5 punten voor zijn proeftijd van negen maanden. Hij stelde dat hij voor de rest van 2008 2 punten had moeten krijgen, waarmee hij in totaal 7 punten behaalde.

12. Op 25 mei 2009 heeft klager beroep aangetekend bij het Joint Appraisal and Promotion Committee (JAPC). Het beroep werd op 5 november 2009 verworpen. Bij e-mail van 19 november 2009 diende klager een klacht op grond van artikel 90, lid 2, in [4], waarin hij aanvoerde dat nieuwe personeelsleden tijdens de introductiecursussen en de loopbaanontwikkelingsverslagen door de instructeurs waren geïnformeerd over hun recht op 9 punten aan het einde van hun proeftijd. Klager was derhalve van mening dat er "gewettigd vertrouwen" was gewekt. Klager verklaarde ook dat zijn proeftijdrapport was ondertekend voordat administratieve kennisgeving nr. 1-2009 was gepubliceerd. Volgens klager was het nieuwe AUB alleen van toepassing op toekomstige rapporten, maar kon het niet van toepassing zijn op zijn proeftijd. Hij voerde aan dat de Commissie de reeds voltooide verslagen onrechtmatig met terugwerkende kracht heeft toegepast.

13. Op 19 februari 2010 heeft de Commissie de klacht van klager afgewezen. Wat de punten voor de proeftijd betreft, heeft de Commissie uitgelegd dat zij hem de 9 "forfaitaire"punten niet hoefde toe te kennen omdat de bevorderingsronde 2009 gebaseerd was op het nieuwe artikel 45 van de AUB, dat op 18 juni 2008 was vastgesteld. Voorts voerde zij aan dat de klager zich niet op het beginsel van "gewettigd vertrouwen" kon beroepen om zich tegen de toepassing van de nieuwe bepalingen te verzetten.

14. De Commissie legde uit dat de klager overeenkomstig de pro-rataberekeningsregel van artikel 1, lid 2, van bijlage I bij het nieuwe artikel 45 van de AUB 1 punt kreeg voor de 1,5 maanden in 2007 en 4 punten voor het jaar 2008, wat neerkomt op een totaal van 5 punten. Zij verklaarde dat het nieuwe artikel 45 van de AUB correct was toegepast op de zaak van klager. Voorts voerde zij aan dat de informatie die aan nieuw aangeworven ambtenaren werd verstrekt, klager geen gewettigd vertrouwen gaf om 9 punten te ontvangen.

15. In een e-mail van 26 februari 2010 aan de Commissie wees de klager erop dat een verwijzing in artikel 1, lid 2, van bijlage I bij het nieuwe artikel 45 AUB naar artikel 6, lid 2, van bijlage I bij het nieuwe artikel 43 AUB in feite onjuist was. Hij wees erop dat artikel 6, lid 2, van bijlage I bij het nieuwe artikel 43 van de AUB in feite betrekking had op personeelsvertegenwoordigers en niet op ambtenaren op proef. Volgens klager was artikel 6, lid 2, van bijlage I bij het nieuwe artikel 43 van de AUB dus niet op hem van toepassing. Klager voerde ook aan dat de administratieve kennisgeving na zijn vestiging werd afgegeven en dat hij noch voor, noch na zijn vestiging duidelijke informatie over de nieuwe regels had ontvangen. Dit was in strijd met artikel 110 van het Statuut, waarin is bepaald dat de algemene bepalingen ter uitvoering van het Statuut onder de aandacht van het personeel moeten worden gebracht.

16. Op 1 maart 2010 heeft de Commissie op de e-mail van klager geantwoord dat: "zelfs als er een redactionele fout is opgetreden in het besluit/de relevante wetgeving, zijn wij van mening dat dit de inhoud niet verandert".

17. Op 10 maart 2010 diende klager deze klacht in bij de Ombudsman.

Onderwerp van het onderzoek

Bewering:

18. De bewering van klager kan als volgt worden samengevat:

Klager voerde aan dat het besluit van de Commissie betreffende de toekenning van bevorderingspunten met betrekking tot zijn proeftijd, dat liep van 16 november 2007 tot 15 augustus 2008, onjuist was omdat:

i) het was gebaseerd op het nieuwe artikel 45 van de AUB van 18 juni 2008. Deze regels zijn onder de aandacht van het personeel gebracht, zoals vereist door artikel 110 van het Statuut, door de Mededeling van de administratie nr. 1-2009, die pas werd gepubliceerd nadat het proeftijdrapport van klager reeds was voltooid;

ii) de bevorderingspunten werden niet berekend op basis van de informatie in de cursussen voor nieuw personeel, aan wie werd meegedeeld dat voor de proeftijd 9 bevorderingspunten zouden worden toegekend; en

iii) zelfs indien de op 18 juni 2008 vastgestelde AUB van toepassing waren, kon de klager niet begrijpen hoe de daarin vervatte regels in zijn geval konden worden toegepast, aangezien artikel 1, lid 2, van bijlage I bij het nieuwe artikel 45 AUB een fout bevatte.

Vordering:

19. Klager voerde aan dat de Commissie hem twee extra bevorderingspunten moest toekennen (namelijk 9 bevorderingspunten omgezet in 5 punten in het nieuwe systeem, plus 2 punten voor de rest van het jaar 2008), wat neerkomt op een totaal van 7 punten (in plaats van 5 punten).

20. In zijn brief waarin de Ombudsman de Commissie om advies over de bovengenoemde bewering en bewering verzocht, wees hij erop dat, met betrekking tot punt iii) van de bewering van klager, het argument dat er sprake was van een fout in artikel 1, lid 2, van bijlage I bij het nieuwe artikel 45 van de AUB op het eerste gezicht gegrond lijkt. Hij verklaarde dat de verwijzing in dat artikel naar artikel 6, lid 2, van bijlage I bij het nieuwe artikel 43 AUB, dat geen betrekking heeft op reclasseringsambtenaren, maar op personeelsvertegenwoordigers, inderdaad onjuist lijkt, en dat in plaats daarvan had moeten worden verwezen naar artikel 4, lid 2, van bijlage I bij het nieuwe artikel 43 AUB, dat betrekking heeft op de beoordeling van reclasseringsambtenaren. De Ombudsman verzocht de Commissie daarom dit punt en de mogelijke "knock-on"-effecten die het zou kunnen hebben met betrekking tot de bewering van klager aan te pakken.

21. Op 1 februari 2011 heeft de Ombudsman de Commissie ook verzocht een advies uit te brengen over de volgende twee aanvullende beweringen die klager in zijn opmerkingen over het advies van de Commissie met betrekking tot punt iii) hierboven heeft gedaan:

(1) De fout in artikel 1, lid 2, van bijlage I bij artikel 45 van de AUB vormt een geval van wanbeheer en toont aan dat de Commissie bij het opstellen van de AUB niet zorgvuldig heeft gehandeld. De Ombudsman verzocht de Commissie hem in dit verband in kennis te stellen van: i) indien de desbetreffende fout inmiddels is gecorrigeerd; en ii) of zij de eventuele noodzaak van een verontschuldiging in overweging had genomen.

(2) De Commissie heeft het beroep van klager van 25 mei 2009 bij het Gezamenlijk Comité voor beoordeling en bevordering (JAPC) en zijn klacht uit hoofde van artikel 90, lid 2, van 19 november 2009 bij de Commissie niet zorgvuldig behandeld, aangezien zij klager niet in kennis heeft gesteld of in kennis heeft gesteld van de onjuiste verwijzing in artikel 1, lid 2, van bijlage I bij het nieuwe artikel 45 van de AUB.

Het onderzoek

22. De klacht werd voor advies doorgestuurd naar de Commissie. De Commissie heeft op 20 juli 2010 advies uitgebracht. Het advies is toegezonden aan klager, die op 2 augustus 2010 zijn opmerkingen heeft ingediend.

23. Op 1 februari 2011 heeft de Ombudsman de Commissie verzocht een aanvullend advies in te dienen over de twee nieuwe aantijgingen van klager in zijn opmerkingen. De Commissie heeft op 31 maart 2011 een aanvullend advies uitgebracht. Het werd doorgestuurd naar klager, die op 15 april 2011 aanvullende opmerkingen heeft ingediend.

Analyse en conclusies van de Ombudsman

A. Vermeend onjuiste toekenning van promotiepunten en de daarmee verband houdende vordering

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

24. Met betrekking tot deel i) van de bewering heeft de Commissie er in haar advies op gewezen dat de beoordelings- en bevorderingsronde 2009 op 7 januari 2009 van start is gegaan met de publicatie van de administratieve mededeling, en niet, zoals klager beweert, op 4 september 2008, toen zijn proeftijdrapport werd afgerond. De administratieve mededeling bevatte de links naar het nieuwe artikel 43 van de AUB en artikel 45 van de AUB, die op 18 juni 2008 waren vastgesteld. In de administratieve mededeling en de AUB werden duidelijk de regels vermeld die zouden worden toegepast op de beoordelings- en bevorderingsronde 2009. Deze regels waren ook van toepassing op reclasseringsambtenaren. De Commissie verklaarde dat klager op grond van artikel 1, lid 2, van bijlage I bij het nieuwe artikel 45 van de AUB 1 bevorderingspunt ontving voor de periode van 16 november tot en met 31 december 2007 (namelijk 1,5 maanden gewerkt in 2007 vermenigvuldigd met 4 bevorderingspunten verkregen in het verslag over 2008 gedeeld door 12 maanden = 0,5 punt, afgerond op 1).

25. De Commissie verwees voorts naar artikel 12 van het nieuwe artikel 45 van de AUB (waarbij het oude artikel 45 van de AUB werd ingetrokken) en naar punt 4.3 van de mededeling van bestuur.

26. De Commissie voerde aan dat de nieuwe regels duidelijk waren vermeld toen zij met de beoordelings- en bevorderingsronde van 2009 begon. Klager was daarvan dus op de hoogte. Volgens vaste rechtspraak is een nieuwe regel onmiddellijk van toepassing op de toekomstige gevolgen van een situatie die onder de oude regel is ontstaan. Volgens vaste rechtspraak kan de draagwijdte van het beginsel van bescherming van het gewettigd vertrouwen niet zodanig worden uitgebreid dat nieuwe regels in het algemeen niet kunnen worden toegepast op de toekomstige gevolgen van situaties die onder de vroegere regels zijn ontstaan.

27. Wat deel ii) van de bewering betreft, heeft de Commissie erop gewezen dat artikel 3, lid 8, van het oude artikel 45 AUB van 23 december 2004, dat bij die van 2008 werd ingetrokken, het volgende bepaalde: "Bij hun aanstelling krijgen ambtenaren op proef automatisch 9 meritepunten wanneer de proeftijd normaal negen maanden duurt en 6 meritepunten wanneer deze normaal zes maanden duurt.". De Commissie verklaarde echter dat het oude artikel 45 van de AUB niet van toepassing was op de bevorderingsronde 2009. In plaats daarvan was de nieuwe AUB van toepassing. Voorts voerde zij aan dat tijdens de opleidingscursussen voor nieuw personeel niet was aangekondigd dat voor de proeftijd 9 bevorderingspunten zouden worden toegekend. In plaats daarvan werd gezegd dat 9 verdienste punten zouden worden toegekend. Deze informatie was correct met betrekking tot de regels die op dat moment van kracht waren. Ongetwijfeld werd ook aan het nieuwe personeel uitgelegd dat de regels naar verwachting zouden veranderen. Het verschil in terminologie tussen "bevordering" punten en "verdienste" punten toont aan dat twee verschillende systemen werden besproken.

28. Wat deel iii) van de bewering betreft, heeft de Commissie verklaard dat het juist was dat artikel 1, lid 2, van bijlage I bij het nieuwe artikel 45 AUB een typografische fout bevatte en dat had moeten worden verwezen naar artikel 4, lid 2, van bijlage I bij het nieuwe artikel 43 AUB, en niet naar artikel 6, lid 2, van het nieuwe artikel 43 AUB.

29. De Commissie voerde aan dat artikel 1, lid 2, van bijlage I ("Afwijkingen") bij het nieuwe artikel 45 van de AUB duidelijk verwijst naar "reclasseringsambtenaren ... die ... een rapport verkrijgen ..." Voorts voerde zij aan dat artikel 6, lid 2, van bijlage I bij het nieuwe artikel 43 van de AUB, waarnaar de bovenstaande bepaling ten onrechte verwijst, duidelijk verwijst naar "personeelsvertegenwoordigers" (en niet, zoals artikel 4, lid 2, van bijlage I bij het nieuwe artikel 43 van de AUB, naar "reclasseringsambtenaren"), zonder zelfs maar een rapport te vermelden. De Commissie concludeerde derhalve dat niet kon worden aanvaard dat artikel 1, lid 2, van bijlage I bij het nieuwe artikel 45 van de AUB niet kon worden begrepen als gevolg van deze typografische fout, met name gezien het feit dat deze regel specifiek werd toegelicht in de administratieve mededeling, waarmee de beoordelings- en bevorderingsronde 2009 werd gestart.

30. De Commissie benadrukte dat klager de fout voor het eerst aan de orde had gesteld in zijn e-mail van 26 februari 2010, na ontvangst van het afwijzingsbesluit van de Commissie van 19 februari 2010, waarin naar de betrokken bepaling werd verwezen. Dit was bijgevolg een nieuw argument dat klager aanvoerde na gebruik te hebben gemaakt van de beschikbare interne beroepsprocedures, hetgeen het argument van klager nog verder verzwakte.

31. De Commissie concludeerde dat zij aan klager bevorderingspunten had toegekend overeenkomstig de bepalingen die van toepassing waren op de evaluatie- en bevorderingsronde 2009, die op 7 januari 2009 met de bekendmaking van de mededeling van de administratie van start was gegaan. De typografische fout in de bepalingen was niet van dien aard dat de relevante regels onduidelijk waren. In het licht van het bovenstaande concludeerde de Commissie dat het verzoek van klager om aanvullende bevorderingspunten niet kon worden ingewilligd.

32. In zijn opmerkingen voerde klager met betrekking tot deel i) van de bewering aan dat de Commissie in haar antwoord had erkend dat er pas in de mededeling van de administratie van 7 januari 2009 duidelijke regels waren meegedeeld. Deze kennisgeving werd meer dan drie maanden na de beëindiging van de proeftijd van klager gepubliceerd. Vóór of op de datum waarop hij ambtenaar werd, ontving klager geen duidelijke informatie over de nieuwe regels, zoals vereist door artikel 110 van het Statuut.

33. Met betrekking tot de reactie van de Commissie op deel ii) van de bewering herhaalde klager dat de instructeurs tijdens de cursussen voor nieuw personeel hen hadden meegedeeld dat zij aan het einde van hun proeftijd 9 verdienstepunten zouden ontvangen. De Commissie was echter van mening dat het vertrouwensbeginsel niet was geschonden. Klager voerde verder aan dat het onderscheid dat de Commissie had gemaakt tussen verdienstepunten en bevorderingspunten irrelevant was.

34. Met betrekking tot deel iii) van de bewering wees klager erop dat de Ombudsman in het verleden heeft geconcludeerd dat er sprake is van wanbeheer wanneer een fout wordt gemaakt in tests (klacht 32/2005/ELB) of in folders (klacht 1476/2005/(BB)GG). In casu was de vergissing (de verkeerde kruisverwijzing in artikel 1, lid 2, van bijlage I bij het nieuwe artikel 45 AUB) des te ernstiger, omdat zij in een wetgevingsdocument was opgenomen. De Commissie moet dus volgens hem de oude regels op hem toepassen (en niet de nieuwe, die de fout bevatten).

35. Met betrekking tot het argument van de Commissie dat hij de fout in artikel 1, lid 2, van bijlage I bij het nieuwe artikel 45 AUB pas voor het eerst in zijn e-mail van 26 februari 2010 aan de orde stelde, voerde klager aan dat deze niet relevant was toen dit punt aan de orde werd gesteld (in 2009 of 2010), aangezien de regel zelf "onwettig"was. Klager benadrukte verder dat de eerste keer dat de onjuiste bepaling door de Commissie werd genoemd, was in haar antwoord van 19 februari 2010 op zijn klacht op grond van artikel 90, lid 2. De Commissie heeft hem echter niet op de hoogte gebracht (of althans niet meegedeeld) van het bestaan van een vergissing. Hieruit blijkt dat het beroep en de klacht van klager niet naar behoren zijn onderzocht.

36. Klager stelde ook een principiële kwestie aan de orde, namelijk dat het beschamend was dat alle diensten binnen de Commissie die de AUB opstelden (juridische dienst, DG ADMIN, personeelszaken) de fout niet ontdekten, die uiteindelijk door een nieuw personeelslid werd ontdekt.

37. Klager betoogde dat de oude regels op hem hadden moeten worden toegepast en dat hem op basis daarvan twee extra bevorderingspunten hadden moeten worden toegekend (in het kader van het nieuwe systeem). Hij voegde daaraan toe dat de Commissie had erkend dat er sprake was van een vergissing en dat de nieuwe regels pas duidelijk waren geworden toen de administratieve mededeling werd uitgevaardigd.

Nadere inlichtingen

38. De Ombudsman heeft de Commissie ook verzocht een advies uit te brengen over de volgende twee aanvullende beweringen van klager in zijn opmerkingen:

(1) De fout in artikel 1, lid 2, van bijlage I bij het nieuwe artikel 45 van de AUB vormt een geval van wanbeheer en toont aan dat de Commissie bij het opstellen van de AUB niet zorgvuldig heeft gehandeld. In dit verband heeft de Ombudsman de Commissie verzocht hem in kennis te stellen van: i) indien de desbetreffende fout inmiddels is gecorrigeerd; en ii) of zij de eventuele noodzaak van een verontschuldiging in overweging had genomen.

(2) De Commissie heeft het beroep van klager van 25 mei 2009 bij de JAPC en zijn klacht op grond van artikel 90, lid 2, van 19 november 2009 bij de Commissie niet zorgvuldig behandeld, aangezien zij de klager niet in kennis heeft gesteld of in kennis heeft gesteld van de onjuiste verwijzing in artikel 1, lid 2, van bijlage I bij het nieuwe artikel 45 van de AUB.

Verdere argumenten die aan de Ombudsman zijn voorgelegd

39. Met betrekking tot de eerste aanvullende bewering stelde de Commissie in haar aanvullend advies dat het duidelijk was dat de genoemde verwijzing in bijlage I bij het nieuwe artikel 45 van de AUB onjuist was. Het bestaan van deze fout had echter niet kunnen leiden tot een eventuele onjuiste uitlegging van de regels. Bovendien werden de regels inzake de reclasseringsrapporten duidelijk toegelicht in de administratieve kennisgeving. De Commissie wees erop dat klager bij het instellen van beroep en een klacht op grond van artikel 90, lid 2, tegen het aantal hem toegekende bevorderingspunten niet naar deze typografische fout heeft verwezen of heeft gesuggereerd dat hij vanwege deze fout de regel niet kon begrijpen. Integendeel, het beroep en de klacht van klager illustreerden duidelijk dat hij de regel wel begreep, maar dat hij de toepassing ervan op zijn zaak betwistte. Pas op 26 februari 2010 vestigde klager voor het eerst de aandacht van de Commissie op deze fout. De Commissie is derhalve van mening dat deze typografische fout geen negatieve gevolgen heeft gehad voor de klager of voor andere personeelsleden. Zij beschouwt dit derhalve niet als een geval van wanbeheer.

40. Met betrekking tot punt 1, onder i), heeft de Commissie verklaard dat de typografische fout was gecorrigeerd bij besluit C(2010)2958 van de Commissie van 7 mei 2010 en dat de thans geldende versie van het nieuwe artikel 45 van de AUB de juiste verwijzing bevatte.

41. Met betrekking tot punt 1, onder ii), heeft de Commissie haar teleurstelling uitgesproken over het verschijnen van de fout in het goedgekeurde definitieve document. Aangezien deze typografische fout echter geen negatief effect had op de klager, was de Commissie van mening dat er geen individuele verontschuldiging nodig was.

42. Met betrekking tot de tweede aanvullende grief voerde de Commissie aan dat zij passende en uitputtende antwoorden had gegeven op de hogere voorziening en op de klacht op grond van artikel 90, lid 2. Noch in het beroep noch in de klacht werd verwezen naar de typografische fout als mogelijke bron van verwarring, maar werd veeleer aangetoond dat klager de regel begreep. Er hoefde dus niet te worden verwezen naar de typografische fout die geen invloed zou hebben gehad op de eindbeschikking. De Commissie heeft zich dus gehouden aan de destijds door haar genomen besluiten.

43. In zijn aanvullende opmerkingen verklaarde klager dat de Commissie in haar aanvullende advies in feite aanvoerde dat het Statuut geen waarde heeft en dat de administratieve mededeling en het besluit tot rectificatie van de fout in bijlage I bij het nieuwe artikel 45 AUB van belang zijn.

44. Met betrekking tot het standpunt van de Commissie dat het nieuwe artikel 45 van de AUB duidelijk was en geen andere interpretatie toestond, vroeg klager zich af waarom de Commissie vervolgens verklaarde dat de regels duidelijk waren uitgelegd toen de administratieve mededeling werd gepubliceerd. Ook als de fout zo evident was als de Commissie betoogt, waarom heeft zij deze dan niet gecorrigeerd toen de administratieve mededeling werd gepubliceerd? In plaats daarvan corrigeerde zij de fout pas in haar besluit van 7 mei 2010, namelijk nadat klager zijn klacht op grond van artikel 90, lid 2, en zijn klacht bij de Ombudsman had ingediend.

45. Klager voerde aan dat de Commissie zijn beroep en de klacht op grond van artikel 90, lid 2, niet naar behoren en uitputtend had beantwoord. De Commissie heeft in haar antwoord op het beroep van klager zelfs niet verwezen naar de onjuiste bepaling. Pas in haar antwoord op zijn klacht op grond van artikel 90, lid 2, verwees de Commissie naar de (onjuiste) bepaling, zonder evenwel te constateren dat de verwijzing onjuist was.

46. Klager verklaarde dat het niet waar was dat de fout geen negatieve gevolgen voor hem had. Hij beweerde dat hij daardoor twee promotiepunten had verloren. Hij voerde voorts aan dat indien hij na afloop van zijn proeftijd had geweten dat de regels waren gewijzigd, hij aan het einde van zijn proeftijd beroep zou hebben ingesteld.

47. Met betrekking tot het argument van de Commissie dat noch in zijn beroep noch in zijn klacht naar de typografische fout werd verwezen en dat hij de regel begreep, verklaarde klager dat hij nog niet op de hoogte was van de fout in het nieuwe artikel 45 van de AUB toen hij zijn beroep instelde en van de klacht in artikel 90, lid 2. Hij voerde aan dat de verklaring van de Commissie dat hij expliciet naar de fout had moeten verwijzen, onzin is, want als klager dat had kunnen doen, zou dit betekenen dat hij de fout zou hebben begrepen.

48. Klager concludeerde dat, nu de Commissie de fout in de regels heeft gecorrigeerd, zij ook haar besluit met betrekking tot de bevorderingspunten van klager moet corrigeren en hem twee extra punten moet toekennen.

Beoordeling door de Ombudsman

49. Klager voerde aan dat het besluit van de Commissie om hem bevorderingspunten toe te kennen onjuist was omdat het nieuwe artikel 45 van de AUB (waarop het besluit was gebaseerd) pas onder de aandacht van het personeel werd gebracht door de administratieve mededeling, die werd gepubliceerd nadat de proeftijd van klager was voltooid.

50. De Ombudsman herinnert aan de chronologie van de relevante feiten, die als volgt zijn:

- De proeftijd van klager liep van 16 november 2007 tot 15 augustus 2008;

- Op 18 juni 2008 zijn het nieuwe artikel 43 van de AUB en artikel 45 van de AUB in werking getreden;

- Op 4 september 2008 werd het proeftijdrapport van klager opgesteld;

- Op 7 januari 2009 is de administratieve mededeling gepubliceerd;

- Een week later, op 15 januari 2009, begon de beoordelings- en bevorderingsronde 2009 van klager (waarvan het eerste aspect de opstelling van zijn beoordelingsrapport was);

- Op 20 mei 2009 werd het beoordelingsrapport van klager afgerond en kreeg klager 5 bevorderingspunten voor de bevorderingsronde 2009.

51. Een beoordelings- en bevorderingsoefening heeft tot doel de prestaties van een personeelslid in het voorgaande kalenderjaar te evalueren en te belonen. Aangezien klager pas in november 2007 begon te werken, werd hij niet geëvalueerd in het kader van de beoordelings- en bevorderingsronde van 2008 [5]. De eerste beoordelings- en bevorderingsronde van klager was dus de beoordelings- en bevorderingsronde 2009, die tot doel had zijn prestaties voor de laatste twee maanden van 2007 en voor het jaar 2008 te evalueren.

52. In het nieuwe artikel 43, lid 1, van de AUB wordt het volgende bepaald:

"De op 23 december 2004 door de Commissie vastgestelde algemene bepalingen ter uitvoering van artikel 43 van het Statuut worden ingetrokken. Zij blijven echter van toepassing voor de beoordelingsronde 2008"(cursivering van mij).

Aangezien de klacht van klager betrekking heeft op de beoordelings- en bevorderingsronde van 2009, is het duidelijk dat het nieuwe artikel 43 van de AUB en het nieuwe artikel 45 van de AUB - en niet de oude regels - van toepassing waren op de zaak van klager [6].

53. Bovendien zou, zoals uiteengezet in punt 4.3 van de mededeling van de administratie, indien een proeftijd in 2007 zou beginnen (de klager begon zijn proeftijd in 2007), het beoordelingsrapport betrekking hebben op de periode van 1 januari tot en met 31 december 2008, maar zouden de bevorderingspunten voor 2008 (4 in het geval van de klager) worden verhoogd met een aantal pro rata bevorderingspunten om het aantal gewerkte dagen in 2007 weer te geven. In het geval van klager heeft de Commissie, na de berekening in artikel 1, lid 2, van bijlage I (Afwijkingen) bij het nieuwe artikel 45 van de AUB, voor de periode van 16 november tot en met 31 december 2007 één extra bevorderingspunt aan klager toegekend, wat heeft geleid tot een totaal van 5 bevorderingspunten voor de beoordelingsronde 2009. De Ombudsman concludeert derhalve dat het besluit van de Commissie over de toekenning van bevorderingspunten voor de proeftijd van klager correct was gebaseerd op het nieuwe artikel 45 van de AUB.

54. Wat betreft de bewering van klager dat de nieuwe regels pas onder zijn aandacht zijn gebracht via de administratieve kennisgeving, die vier maanden nadat zijn proeftijdrapport reeds was opgesteld, is gepubliceerd, merkt de Ombudsman op dat artikel 110, lid 3, van het Statuut inderdaad bepaalt dat alle uitvoeringsbepalingen van het Statuut onder de aandacht van het personeel moeten worden gebracht. Volgens de rechtspraak vereist de eerbiediging van het rechtszekerheidsbeginsel, volgens hetwelk een handeling van een overheidsinstantie niet aan particulieren kan worden tegengeworpen voordat zij in de gelegenheid zijn gesteld daarvan kennis te nemen, dat de besluiten betreffende de uitoefening van de door het Statuut aan de instellingen verleende bevoegdheden voldoende openbaar worden gemaakt [7]. Dit gebeurt meestal via administratieve kennisgevingen.

55. Het nieuwe artikel 43 van de AUB en het nieuwe artikel 45 van de AUB hebben betrekking op de wijze waarop een beoordelings- en bevorderingsronde moet worden uitgevoerd. Het nieuwe artikel 43 van de AUB en het nieuwe artikel 45 van de AUB werden op 7 januari 2009 onder de aandacht van het personeel gebracht toen het personeel in de administratieve mededeling werd geïnformeerd over de komende beoordelings- en bevorderingsronde 2009. Als zodanig werden de nieuwe regels aan het personeel meegedeeld voordat ze op het personeel werden toegepast. De Ombudsman wijst erop dat klager ten tijde van de ondertekening van zijn automatische evaluatie op 22 januari 2009 (de eerste stap in het kader van de beoordelingsronde) al op de hoogte was van de nieuwe regels die twee weken eerder via de administratieve kennisgeving waren meegedeeld. Vanuit het oogpunt van de rechtszekerheid had klager dus op de hoogte kunnen zijn van de nieuwe regels voordat deze op hem werden toegepast.

56. Klager voert aan dat de administratieve kennisgeving vier maanden na zijn proeftijdrapport is gepubliceerd. Hij lijkt te betogen dat hij dat verslag zou hebben aangevochten indien hij bij de vaststelling van zijn verslag op de hoogte was geweest van het nieuwe artikel 43 van de AUB en het nieuwe artikel 45 van de AUB. Het nieuwe artikel 43 van de AUB en het nieuwe artikel 45 van de AUB hadden echter geen gevolgen voor zijn proeftijdverslag. De wijzigingen in de AUB hadden alleen gevolgen voor de berekening van de bevorderingspunten. Dit verslag over de proeftijd heeft geen betrekking op bevorderingspunten en werd op geen enkele wijze beïnvloed door de inwerkingtreding van die nieuwe bepalingen (hij zou hetzelfde verslag over de proeftijd hebben gekregen, zelfs indien de AUB niet was gewijzigd). Het feit dat hij ten tijde van zijn proeftijdrapport niet op de hoogte was van het nieuwe artikel 43 van de AUB en het nieuwe artikel 45 van de AUB, is als zodanig irrelevant.

57. Op basis van het bovenstaande is de Ombudsman van oordeel dat het besluit tot toekenning van bevorderingspunten aan klager correct was gebaseerd op het nieuwe artikel 45 van de AUB, dat bij de administratieve mededeling van 7 januari 2009 onder de aandacht van het personeel is gebracht. De Ombudsman concludeert derhalve dat er geen sprake was van wanbeheer met betrekking tot argument i).

58. Met betrekking tot het argument van klager dat de bevorderingspunten niet waren berekend in overeenstemming met de informatie in de cursussen voor nieuw personeel aan wie was meegedeeld dat voor de proeftijd 9 bevorderingspunten zouden worden toegekend, merkt de Ombudsman op dat de Commissie naar haar mening had verklaard dat aan nieuw personeel was aangekondigd dat in plaats van 9 bevorderingspunten voor de proeftijd 9 bevorderingspunten zouden worden toegekend. Het door de Commissie aangevoerde verschil tussen verdienstepunten en bevorderingspunten lijkt niet relevant voor de bewering, aangezien het niet meer is dan een taalkundig verschil tussen de oude en de nieuwe AUB. De Commissie heeft dus in principe gezegd dat nieuwe personeelsleden in de cursussen inderdaad werden geïnformeerd dat zij 9 (verdienste) punten zouden krijgen.

59. Het lijkt erop dat klager aanvoert dat hij, op basis van de informatie die bij zijn toetreding tot de instelling aan het nieuwe personeel is verstrekt, het "gewettigde vertrouwen"had om 9 meritepunten voor zijn proeftijd te ontvangen, die vervolgens in het kader van de nieuwe AUB in 5 punten zouden zijn omgezet. De Ombudsman merkt echter op dat de Commissie heeft verklaard dat nieuwe personeelsleden ook te horen kregen dat de regels zouden veranderen. De Ombudsman merkt op dat klager geen commentaar heeft gegeven op dit argument, laat staan het heeft betwist. Hij concludeert derhalve dat nieuwe personeelsleden geen nauwkeurige toezeggingen zijn gedaan met betrekking tot hun recht op 9 punten.

60. De Ombudsman herinnert er bovendien aan dat het nieuwe personeel zich volgens het arrest Centeno Mediavilla van het Hof van Justitie [8], zelfs indien verklaringen aan nieuw personeel worden afgelegd, niet op het beginsel van bescherming van het gewettigd vertrouwen kan beroepen om zich te verzetten tegen de vaststelling van nieuwe regels, met name op een gebied waarop de instelling over een aanzienlijke beoordelingsmarge beschikt. Ambtenaren konden zich dus niet op de tijdens de cursussen verstrekte informatie beroepen om zich te verzetten tegen de toepassing van het nieuwe artikel 43 en het nieuwe artikel 45 van de AUB.

61. Op basis van bovenstaande bevindingen concludeert de Ombudsman dat er geen sprake was van wanbeheer met betrekking tot dit argument.

62. Klager voerde ook aan dat, aangezien artikel 1, lid 2, van bijlage I bij het nieuwe artikel 45 van de AUB een fout bevatte, hij de regels niet kon begrijpen en dat deze regels daarom niet op hem mogen worden toegepast. Klager voerde vervolgens in zijn opmerkingen verder aan dat deze fout een geval van wanbeheer vormde en toonde aan dat de Commissie had nagelaten zorgvuldig op te treden bij het opstellen van de AUB.

63. De Ombudsman merkt op dat artikel 1, lid 2, van bijlage I bij het nieuwe artikel 45 van de AUB inderdaad een typografische fout bevatte, aangezien het verwees naar het verkeerde artikel van bijlage I bij het nieuwe artikel 43 van de AUB, namelijk artikel 6, lid 2, betreffende personeelsvertegenwoordigers, in plaats van artikel 4, lid 2, betreffende reclasseringspersoneel. De Commissie heeft deze fout in haar advies erkend.

64. De Ombudsman merkt ook op dat de Commissie deze fout nu heeft gecorrigeerd op grond van Besluit C(2010) 2958 van 7 mei 2010, dat slechts drie weken nadat de Ombudsman een onderzoek naar de zaak had geopend, werd genomen. De gewijzigde versie van het nieuwe artikel 45 van de AUB bevat nu de juiste verwijzing [9]. Hoewel de fout betreurenswaardig is, merkt de Ombudsman op dat de Commissie nu maatregelen heeft genomen om deze te corrigeren.

65. De Ombudsman is niet overtuigd door het argument van klager dat hij de toepassing van de relevante regels niet kon begrijpen vanwege de genoemde typografische fout. Ten eerste zijn de regels correct uitgelegd in de administratieve mededeling van 7 januari 2009, die is gepubliceerd voordat de beoordelings- en bevorderingsronde 2009 van start ging. Ten tweede was de klacht van klager op grond van artikel 90, lid 2, niet gebaseerd op het argument dat de regels onduidelijk waren. Het was veeleer gebaseerd op zijn standpunt dat de nieuwe regels niet op hem van toepassing waren. Ten slotte heeft hij de kwestie van de fout voor het eerst aan de orde gesteld in zijn e-mail van 26 februari 2010 naar aanleiding van de afwijzing door de Commissie van zijn klacht op grond van artikel 90, lid 2 (die afwijzing vermeldde het relevante artikel). Dit lijkt erop te wijzen dat klager een klacht uit hoofde van artikel 90, lid 2, tegen de toepassing van de nieuwe regels op hem kon indienen en een klachtprocedure uit hoofde van artikel 90, lid 2, kon doorlopen, die tot doel had de toepassing van de nieuwe regels op hem te betwisten, zonder ooit op de hoogte te zijn geweest van een fout bij het opstellen van de regels. In dit verband kan de Ombudsman niet aanvaarden dat de fout bij het opstellen van de regels het klager onmogelijk maakte te begrijpen hoe de regels op hem van toepassing waren.

66. Met betrekking tot het argument van klager dat de redactionele fout negatieve gevolgen voor hem had - hij stelt dat de "fout" bij het opstellen van de regels resulteerde in het verlies van twee bevorderingspunten - wijst de Ombudsman erop dat de directe en enige oorzaak van het feit dat klager 5 bevorderingspunten ontving, de toepassing was van nieuwe regels die in juni 2008 waren vastgesteld. De toekenning van 5 promotiepunten werd echter niet veroorzaakt door de redactionele fout.

67. Met betrekking tot het argument van klager dat de Commissie zijn beroep van 25 mei 2009 en zijn klacht op grond van artikel 90, lid 2, niet zorgvuldig heeft behandeld omdat hij de fout niet heeft opgemerkt of meegedeeld, merkt de Ombudsman op dat uit het dossier blijkt dat de fout door klager in zijn e-mail van 26 februari 2010 voor het eerst onder de aandacht van de Commissie is gebracht. Zoals hierboven is opgemerkt, had de redactionele fout echter geen materiële gevolgen voor zijn vermogen om op hem in beroep te gaan tegen de toepassing van de regels. Het feit dat de Commissie deze fout niet had ontdekt, betekent dus niet dat zij het beroep en de klacht van klager niet zorgvuldig heeft behandeld.

68. Op basis van de bovenstaande conclusies is de Ombudsman van oordeel dat de bewering van klager en de overeenkomstige bewering niet gegrond zijn.

69. Wat betreft het voorstel van de Ombudsman aan de Commissie om hem mee te delen of zij de mogelijke noodzaak van een verontschuldiging voor de redactionele fout in overweging had genomen, voerde de Commissie in haar aanvullend advies aan dat het niet nodig was om de klager individueel excuses aan te bieden voor de fout, omdat de klager er geen negatieve gevolgen van ondervond. De Ombudsman merkt op dat de Europese code van goed administratief gedrag in artikel 12, lid 3, bepaalt dat, indien zich een fout voordoet die negatieve gevolgen heeft voor de rechten of belangen van een lid van het publiek, de instelling zich daarvoor moet verontschuldigen en ernaar moet streven de negatieve gevolgen van de fout te corrigeren [10]. De Ombudsman is van mening dat een verontschuldiging een zeer krachtig instrument is om het vertrouwen in een verantwoordelijke administratie te herstellen en een benadeelde burger tevreden te stellen. In het licht van zijn gedetailleerde analyse hierboven stelt de Ombudsman vast dat klager inderdaad geen negatieve gevolgen van de redactionele fout heeft ondervonden. Hij merkt ook op dat de Commissie heeft erkend dat er sprake was van een redactionele fout en die redactionele fout nu heeft gecorrigeerd. Hij merkt ook op dat de Commissie niet uitsluit dat zij zich voor dergelijke fouten verontschuldigt indien en wanneer zij vaststelt dat de fouten negatieve gevolgen hebben voor belanghebbenden. Als zodanig is er geen verder onderzoek nodig met betrekking tot dit aspect van de klacht.

B. Conclusies

Op basis van zijn onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman deze af met de volgende conclusie:

Er werd geen wanbeheer door de Commissie vastgesteld.

Klager en de Commissie zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Gedaan te Straatsburg op 26 oktober 2011

---

[1] Artikel 34 van het Statuut bepaalt: "ambtenaren dienen een proeftijd van negen maanden te vervullen voordat zij kunnen worden aangesteld" (d.w.z. voordat zij ambtenaar in vaste dienst worden).

[2] De verwijzing naar artikel 6, lid 2, van bijlage I bij het nieuwe artikel 43 AUB (dat op dat moment van kracht was) was onjuist, aangezien dit artikel geen betrekking heeft op reclasseringspersoneel, maar op personeelsvertegenwoordigers. In plaats daarvan had moeten worden verwezen naar artikel 4, lid 2, van bijlage I bij het nieuwe artikel 43 van de AUB, dat betrekking heeft op reclasseringspersoneel.

[3] Namelijk 1,5 (maanden) vermenigvuldigd met 4 (promotiepunten) is gelijk aan 6. 6 gedeeld door 12 is gelijk aan 0,5, die vervolgens naar boven werd afgerond op 1 punt.

[4] Artikel 90, leden 1 en 2, van het Statuut bepaalt dat eenieder op wie het Statuut van toepassing is, een verzoek kan indienen, respectievelijk een klacht kan indienen bij het tot aanstelling bevoegde gezag van zijn instelling.

[5] Een beoordelings- en bevorderingsoefening is alleen van toepassing op personeelsleden die ambtenaar in vaste dienst zijn.

[6] Zie artikel 12, lid 2, van zowel het nieuwe artikel 43 van de AUB als artikel 45 van de AUB.

[7] Zaak F-80/08, Wenig/Commissie, punt 90

[8] Zaak C-443/07 P, Centeno Mediavilla e.a./Commissie, Jurispr. 2008, blz. I-10945, punten 89-92.

[9] Zie http://myintracomm.ec.testa.eu/hr_admin/fr/appraisal_promotion/appraisal/Pages/index.aspx#3

[10] De Ombudsman merkt op dat de Europese Commissie volgens aantekeningen in een recente zaak over het weglaten van christelijke feestdagen uit de Europa Diary 2010/2011-editie niet alleen de fout heeft gecorrigeerd, maar zich er ook voor heeft verontschuldigd. De fout in kwestie had echter negatieve gevolgen voor het publiek, aangezien sommige burgers erdoor werden beledigd. http://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/en/10259/html.bookmark