Achtergrond van de klacht

1. Klager nam deel aan een door het directoraat-generaal Vertaling van de Commissie georganiseerde oproep tot het indienen van blijken van belangstelling ("de oproep"). In de oproep werd getracht een reservelijst op te stellen voor de aanwerving van vertalers met het Maltees als hoofdtaal.

2. In november 2009 deelde de Commissie klager mee dat hij, hoewel hij in het schriftelijke examen het vereiste minimumaantal punten had behaald, niet in aanmerking kwam voor de tweede fase van de selectieprocedure, namelijk het mondeling examen.

3. Klager verzocht om een herziening van zijn aanvraag voor de oproep. Hij vroeg ook om een kopie van zijn "gecorrigeerde examennota"en om een kopie van de aankondiging van de oproep.

4. In december 2009 heeft de Commissie hem een kopie van zijn gecorrigeerde schriftelijke toets verstrekt. Zij verklaarde ook dat "volgens de aankondiging [van de oproep] alleen de twintig beste kandidaten die een minimumscore voor de schriftelijke examens behalen, zullen worden toegelaten tot de volgende fase van de selectie."Tot slot wees zij erop dat klager weliswaar het minimumscore voor de schriftelijke examens had behaald, maar niet tot de twintig beste kandidaten behoorde die voor de volgende fase van de selectieprocedure waren uitgenodigd.

5. In antwoord op het bovenstaande antwoord van de Commissie vroeg klager om i) het bronexamen en ii) het cijfer van de 20e beste kandidaat of het cijfer dat hij moest behalen om tot de 20 beste kandidaten te behoren die tot de mondelinge toets waren toegelaten.

6. In december 2009 heeft de Commissie klager i) een kopie van de aankondiging van vergelijkend onderzoek en ii) een kopie van het brononderzoeksdocument verstrekt. De Commissie wees erop dat zij klager het cijfer van de 20e voor het mondeling examen geselecteerde kandidaat niet kon verstrekken. Ten slotte informeerde zij klager over zijn definitieve rangschikking op de resultatenlijst van de schriftelijke tests.

7. Klager was niet tevreden met het bovenstaande standpunt van de Commissie en wendde zich daarom tot de Ombudsman.

Onderwerp van het onderzoek

8. Klager beweerde dat de Commissie zijn verzoek om herziening van zijn aanvraag voor de oproep niet naar behoren had behandeld.

9. Toen de Ombudsman het onderzoek opende, verzocht hij de Commissie om verduidelijking van het totaal aantal beschikbare punten en het minimumaantal punten voor de schriftelijke examens van bovengenoemd vergelijkend onderzoek, aangezien de schriftelijke examens volgens de aankondiging van vergelijkend onderzoek op een schaal van nul tot 40 waren gemarkeerd (met een minimumaantal punten van 20), terwijl de schriftelijke examens van klager op een schaal van nul tot 20 waren gemarkeerd.

Het onderzoek

10. Op 1 februari 2010 opende de Ombudsman een onderzoek en verzocht hij de Commissie uiterlijk op 30 april 2010 advies uit te brengen. Op 3 mei 2010 heeft de Commissie haar advies uitgebracht, dat vóór 30 juni 2010 aan klager is toegezonden met de uitnodiging om opmerkingen in te dienen. Klager heeft geen opmerkingen ingediend.

11. De Ombudsman verzocht de Commissie om nadere informatie over bepaalde aspecten van de zaak. De Commissie heeft op 16 december 2010 op de verdere onderzoeken van de Ombudsman geantwoord.

12. Het antwoord van de Commissie op het verzoek van de Ombudsman om nadere informatie werd aan klager toegezonden. Op 4 januari 2011 deelde hij de diensten van de Ombudsman mee dat hij geen opmerkingen wenste in te dienen.

Analyse en conclusies van de Ombudsman

A. Bewering dat het verzoek van klager om herziening van zijn verzoek niet naar behoren is behandeld

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

13. Ter ondersteuning van zijn bewering voerde klager aan dat de Commissie i) zijn schriftelijke toets onjuist heeft beoordeeld; ii) niet heeft uitgelegd waarom zij hem het cijfer van de twintigste voor het mondeling examen geselecteerde kandidaat niet kon verstrekken, en iii) hem geen inhoudelijk antwoord heeft gegeven op zijn verzoek om herziening van zijn sollicitatie. Hij wees erop dat het beoordelingsformulier van zijn schriftelijke toets zou hebben volstaan met betrekking tot punt iii).

14. In haar advies wees de Commissie erop dat alle schriftelijke tests, met inbegrip van die van klager, werden beoordeeld en beoordeeld door hooggekwalificeerde beroepsbeoefenaren. Zij legde ook uit dat de schriftelijke toets van klager eerst door twee beoordelaars werd beoordeeld. Aangezien de door de twee beoordelaars toegekende punten verschillend waren, beoordeelde een derde beoordelaar de schriftelijke toets van klager. "Het eindcijfer [de derde beoordelaar] werd vervolgens meegedeeld aan klager", samen met een kopie van zijn gecorrigeerde schriftelijke toets.

15. De Commissie erkende ook dat de informatie die zij klager voor het eerst had verstrekt over zijn definitieve rangschikking op de resultatenlijst van de schriftelijke tests onjuist was. Deze fout deed zich voor vanwege het aantal meerdere ranglijsten, dat wil zeggen dat de kandidaten die dezelfde cijfers behaalden, "ex aequo"werden gerangschikt. De Commissie heeft de definitieve rangschikking van klager op de resultatenlijst van de schriftelijke tests verduidelijkt. Zoals klager reeds heeft opgemerkt, werden slechts de 20 beste kandidaten toegelaten tot het mondeling examen.

16. Met betrekking tot het argument van klager dat de Commissie hem geen inhoudelijk antwoord heeft gegeven op zijn verzoek om een nieuw onderzoek, dat het evaluatieformulier zou kunnen zijn, legde de Commissie uit dat zij klager in plaats daarvan een kopie van zijn gecorrigeerde en geëvalueerde document had verstrekt. Dit gecorrigeerde document bevatte niet de punten die aan klager waren toegekend. Volgens de Commissie was dit in overeenstemming met haar eerdere redenering in het initiatiefonderzoek 1004/97/(PD)GG van de Ombudsman [1], namelijk dat er een fundamenteel verschil is tussen examens en vergelijkende onderzoeken. Deelnemers aan examens worden beoordeeld aan de hand van een objectieve norm, terwijl kandidaten van vergelijkende onderzoeken tegen elkaar worden beoordeeld op een manier die alleen de jury kan beoordelen. In het onderhavige geval heeft de Commissie de opmerkingen/correcties (maar niet de punten) bekendgemaakt om de kandidaat in staat te stellen zich beter voor te bereiden op toekomstige vergelijkende onderzoeken. De Commissie verklaarde ten slotte dat zij klager het beoordelingsformulier van zijn schriftelijke toets niet kon meedelen, omdat "dit zou indruisen tegen de geheimhoudingsplicht van artikel 6 van bijlage III bij het Statuut. In ieder geval zou een dergelijke openbaarmaking de klager niet ten goede komen, aangezien de beoordeling in wezen een weging ten opzichte van de andere kandidaten tot uitdrukking brengt".

17. De Commissie verduidelijkte dat de schriftelijke tests waren gemarkeerd op een schaal van nul tot 20 (met een minimumscore van 10), hoewel in de uitnodiging was bepaald dat ze moesten worden gemarkeerd op een schaal van nul tot 40 (met een minimumscore van 20). Desalniettemin bleef de score 50% van het totaal en werd dezelfde score toegepast op alle kandidaten. Dit specifieke detail had dus geen invloed op het eindresultaat.

18. De Commissie heeft voorts verklaard dat zij na de schriftelijke examens een eerste lijst van 20 kandidaten (zoals vermeld in de aankondiging van vergelijkend onderzoek) had opgesteld om voor het mondeling examen te worden uitgenodigd. Gezien de "uitstekende prestaties "in de schriftelijke tests van de 20 best gerangschikte kandidaten, heeft de Commissie echter besloten een tweede lijst op te stellen van kandidaten die ook voor het mondeling examen werden uitgenodigd. De kandidaten op de tweede lijst werden ervan in kennis gesteld dat zij, indien zij voor de mondelinge tests zouden slagen, op een andere reservelijst zouden worden geplaatst. Dit laatste zou worden gebruikt nadat de eerste reservelijst was uitgeput.

19. Ten slotte heeft de Commissie verklaard dat zij klager om redenen van vertrouwelijkheid niet het cijfer heeft verstrekt van de twintigste kandidaat die tot het mondeling examen was toegelaten. De vertrouwelijkheid van de werkzaamheden van de jury is vastgelegd in artikel 6 van bijlage III bij het Statuut. Het handhaven van deze vertrouwelijkheid betekent volgens de Commissie "dat de standpunten van de individuele juryleden niet worden bekendgemaakt en dat geen informatie wordt onthuld die verband houdt met de persoonlijke of vergelijkende beoordeling van kandidaten. " Bij het beantwoorden van het verzoek van de Ombudsman om de klager in kennis te stellen van het minimumaantal kandidaten dat de mondelinge examens mag afleggen, of uit te leggen waarom zij dit niet kon doen, is de Commissie echter van mening veranderd. Het verklaarde dat het opnieuw zou beoordelen of" het nog steeds " in strijd zou zijn met het beginsel van geheimhouding om het merk van de 20e kandidaat die tot het mondeling examen is toegelaten, openbaar te maken. De Commissie beloofde dat zij klager in kennis zou stellen van het resultaat van haar herbeoordeling en van de redenen die haar besluit rechtvaardigden.

Beoordeling door de Ombudsman

20. De Commissie legde uit dat de schriftelijke toets van klager eerst werd beoordeeld door twee beoordelaars en vervolgens door een derde. Het door deze laatste gegeven eindcijfer werd vervolgens aan klager meegedeeld. De Ombudsman acht deze uitleg redelijk en in overeenstemming met de normale procedure voor vergelijkende onderzoeken van de EU. Bovendien heeft klager geen bewijsmateriaal overgelegd waaruit blijkt dat de beoordeling van zijn schriftelijke toets een kennelijke beoordelingsfout bevatte. Het argument van klager dat de Commissie zijn schriftelijke toets onjuist heeft beoordeeld, kan dus niet worden aanvaard.

21. De Ombudsman merkt ook op dat de Commissie klager een kopie van zijn schriftelijke toets met de correcties en opmerkingen van de beoordelaars heeft verstrekt. De Ombudsman is het met de Commissie eens dat dit klager voldoende informatie bood over de in zijn schriftelijke toets vastgestelde fouten en tekortkomingen.

22. De Ombudsman is echter verbaasd over de weigering van de Commissie om toegang te verlenen tot het evaluatieformulier met de definitieve beoordeling door de jury van het schriftelijke examen van klager. In dit verband herinnert hij eraan dat EPSO, naar aanleiding van het onderzoek op eigen initiatief van de Ombudsman naar de transparantie bij de aanwerving van personeel in de EU [2], is overeengekomen dat jury's voor schriftelijke tests een modelevaluatieformulier moeten gebruiken dat a) de in de gepubliceerde aankondigingen van vergelijkend onderzoek vastgestelde evaluatiecriteria (met inbegrip van de verschillende elementen die uiteindelijk door de jury voor elk criterium worden geëvalueerd) en het bereikte prestatieniveau (variërend van uitstekend tot ontoereikend) bevat, en b) naast het globale cijfer, de door de jury toegekende deelscores voor elk in de aankondiging van vergelijkend onderzoek gespecificeerd criterium. Kandidaten die de schriftelijke tests niet hebben doorstaan of die niet voor een sollicitatiegesprek zijn uitgenodigd, kunnen op verzoek dergelijke beoordelingsformulieren verkrijgen. De Ombudsman ziet niet in waarom EPSO van mening is dat het geheim van de beraadslagingen van een jury niet in gevaar wordt gebracht als de evaluatieformulieren openbaar worden gemaakt, maar dat de Commissie dat wel doet.

23. Voorts herinnert de Ombudsman eraan dat de door de beoordelaar(s) aangebrachte correcties, zoals weergegeven op het gecorrigeerde onderzoeksdocument dat aan de klager is meegedeeld, niet de definitieve beoordeling vormen. Overeenkomstig de bepalingen van het Statuut [3] kan de eindbeoordeling alleen door de jury worden uitgevoerd. Indien de Commissie toegang had verleend tot het eindevaluatieformulier van de jury, hadden de kandidaten dus de eindevaluatie van hun examens kunnen zien.

24. Het argument van de Commissie dat een beoordelingsformulier voor kandidaten minder nuttig zou zijn dan hun gecorrigeerde examennota, is een vraag die veeleer door de kandidaten zelf moet worden beantwoord. Aangezien klager geen opmerkingen wenste in te dienen, begrijpt de Ombudsman dat hij alleen tevreden is met het gecorrigeerde onderzoeksdocument en geen evaluatieformulier nodig heeft. De Ombudsman zal dit aspect van de zaak dus niet verder behandelen. De Ombudsman zal in dit verband echter hieronder nog een opmerking maken.

25. Wat de weigering van de Commissie betreft om klager het cijfer te geven van de twintigste kandidaat die tot het mondeling examen is toegelaten, begrijpt de Ombudsman dat klager in feite heeft gevraagd om de grenswaarde te kennen voor het afleggen van de mondelinge examens van bovengenoemd vergelijkend onderzoek, dat wil zeggen het cijfer van de minst verdienstelijke kandidaat, maar niet de identiteit van die kandidaat. De Ombudsman ziet niet in waarom het onthullen van dergelijke informatie in strijd zou zijn met de vertrouwelijkheid van de werkzaamheden van de jury. Hij herinnert er in dit verband aan dat EPSO dergelijke informatie openbaar maakt in de vergelijkende onderzoeken die het organiseert.

26. Desalniettemin merkt hij ook op dat de Commissie in haar antwoord op zijn verdere onderzoeken van 16 december 2010 heeft verklaard dat zij opnieuw zou beoordelen of het nog steeds "in strijd zou zijn met het beginsel van geheimhouding om het cijfer bekend te maken van de twintigste kandidaat die tot het mondeling examen van het vergelijkend onderzoek is toegelaten. Zij verklaarde ook dat zij klager in kennis zou stellen van het resultaat van haar herbeoordeling en van de redenen die haar besluit rechtvaardigden. In het licht van deze verklaring hebben de diensten van de Ombudsman op 17 februari 2011 contact opgenomen met klager, die hen meedeelde dat de Commissie de grenswaarde voor het afleggen van de mondelinge examens van het vergelijkend onderzoek niet had bekendgemaakt of naar behoren had uitgelegd waarom zij dit niet kon doen. Hij verklaarde ook dat hij niet van plan was zijn klacht verder te behandelen.

27. In het licht van het bovenstaande is de Ombudsman van oordeel dat de Commissie zich schuldig heeft gemaakt aan wanbeheer door het cijfer van de twintigste kandidaat die tot het mondeling examen van het vergelijkend onderzoek was toegelaten, niet openbaar te maken of niet naar behoren uit te leggen waarom zij dit ondanks haar belofte in dit verband niet kon doen. Gezien het voornemen van de klager om zijn klacht niet verder voort te zetten, zal de Ombudsman geen minnelijke schikking treffen of een ontwerpaanbeveling doen, maar de zaak afsluiten met een kritische opmerking.

B. Conclusies

Op basis van zijn onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman deze af met de volgende kritische opmerking:

Door het cijfer van de twintigste kandidaat die tot het mondeling examen van het vergelijkend onderzoek was toegelaten, niet openbaar te maken of niet naar behoren uit te leggen waarom zij dit ondanks haar belofte op dit punt niet kon doen, heeft de Commissie zich schuldig gemaakt aan wanbeheer.

Klager en de Commissie zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Verdere opmerking

De Ombudsman herinnert eraan dat, zoals blijkt uit het gecorrigeerde onderzoeksdocument dat aan klager is meegedeeld, de door de beoordelaar(s) in vergelijkende onderzoeken aangebrachte correcties niet de definitieve beoordeling vormen. Overeenkomstig de bepalingen van het Statuut kan de eindbeoordeling alleen door de jury worden uitgevoerd. Indien de Commissie in de toekomst toegang verleent tot het eindevaluatieformulier van de jury, kunnen de kandidaten de eindevaluatie van hun examens zien.

P. Nikiforos Diamandouros

Gedaan te Straatsburg op 3 maart 2011

[1] Beschikbaar op de website van de Ombudsman.

[2] Besluit van de Europese Ombudsman tot afsluiting van zijn onderzoek op eigen initiatief OI/5/2005/PB, beschikbaar op de website van de Ombudsman.

[3] Artikel 5 van bijlage III bij het Statuut luidt als volgt: "Na bestudering van deze dossiers stelt de jury een lijst op van de kandidaten die aan de in de aankondiging van vergelijkend onderzoek gestelde eisen voldoen.

Wanneer het vergelijkend onderzoek op tests is gebaseerd, worden alle kandidaten op de lijst tot de tests toegelaten.

Wanneer het vergelijkend onderzoek gebaseerd is op kwalificaties, bepaalt de jury, na te hebben bepaald hoe

de kwalificaties van de kandidaten worden beoordeeld, waarbij rekening wordt gehouden met de kwalificaties van de kandidaten die voorkomen op de in de eerste alinea bedoelde lijst.

Wanneer het vergelijkend onderzoek zowel op de examens als op de kwalificaties is gebaseerd, geeft de jury aan welke van de kandidaten op de lijst tot de examens worden toegelaten.

Na afloop van zijn werkzaamheden stelt de jury de in artikel 30 van het Statuut bedoelde lijst van geschikte kandidaten op; de lijst bevat zoveel mogelijk ten minste tweemaal zoveel namen als het aantal te vervullen ambten.

De jury zendt deze lijst toe aan het tot aanstelling bevoegde gezag, samen met een met redenen omkleed verslag van de jury met eventuele opmerkingen van haar leden."