Magħmul skont l-Artikolu 3(5) tal-Istatut tal-Ombudsman Ewropew [1]

Il-Kummissjoni rrifjutat li tirreġistra applikazzjoni għal aċċess pubbliku għal dokumenti magħmula minn trainee f’Access Info Europe, organizzazzjoni mhux governattiva. L-organizzazzjoni rrikorriet għand l-Ombudsman u lmentat li l-Kummissjoni qed titlob wisq informazzjoni minn persuni li jixtiequ jiksbu aċċess pubbliku għad-dokumenti tagħha.

L-Ombudsman jaqbel li l-Kummissjoni hija intitolata li titlob lill-applikanti jipprovdu l-isem sħiħ tagħhom. Madankollu, l-Ombudsman mhuwiex konvint li r-rekwiżit li l-applikanti kollha jridu jipprovdu l-indirizz postali u d-dominju tan-negozju tagħhom huwa konformi mal-prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba. Il-ħtieġa li tiġi żgurata ċ-ċertezza legali, li tiġi salvagwardjata d-data personali, li jiġi evitat l-abbuż tad-dritt għall-aċċess pubbliku u li r-riżorsi limitati tal-istituzzjoni jintużaw bl-aktar mod effiċjenti possibbli tista', fil-fehma tal-Ombudsman, normalment tinkiseb b'modi oħra f'konformità aħjar mal-prinċipji ta' amministrazzjoni tajba.

L-Ombudsman għalhekk jipproponi li l-Kummissjoni għandha tirreġistra u tittratta l-applikazzjoni inkwistjoni hawnhekk u li għandha toqgħod lura milli titlob lill-applikanti kollha jipprovdu l-indirizzi sħaħ u d-dominju tan-negozju tagħhom. Il-Kummissjoni tista', madankollu, tinkoraġġixxi lill-applikanti biex jipprovdu tali informazzjoni, filwaqt li tispjega l-utilità li tiġi pprovduta magħha.

Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. L-ilment sar minn Access Info Europe, organizzazzjoni mhux governattiva li tmexxi s-sit web AsktheEU.org li tfittex li ttejjeb it-trasparenza fir-rigward tal-aċċess għad-dokumenti tal-istituzzjonijiet tal-UE.

2.  Fl-14 ta’ Novembru 2013, persuna li taħdem bħala intern f’Access Info Europe ppreżentat lill-Kummissjoni, permezz tas-sit web AsktheEU.org, applikazzjoni għal aċċess pubbliku għal ċerti dokumenti tal-Kummissjoni. L-applikazzjoni saret skont il-leġiżlazzjoni tal-UE dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-istituzzjonijiet tal-UE, jiġifieri r-Regolament 1049/2001 ^[2]. L-individwu li għamel l-applikazzjoni ffirma t-talba bl-isem tagħha.

3. L-għada, il-Kummissjoni wieġbet li sabiex tirreġistra l-applikazzjoni fil-bażi tad-data tagħha dwar l-aċċess għad-dokumenti, kienet teħtieġ l-isem, il-kunjom, il-pajjiż ta’ residenza u s-settur tal-attività tal-applikant. L-applikant wieġeb billi ddikjara li r-Regolament 1049/2001 ma jirrikjedix li l-applikanti jipprovdu tali informazzjoni ^[3]. Madankollu, hija spjegat li ħadmet bħala intern għal Access Info Europe u reġgħet iffirmat l-email tagħha b’isimha.

4. Il-Kummissjoni wieġbet li t-talba tagħha għall-isem, il-kunjom, il-pajjiż ta' residenza u s-settur tal-attività tal-applikant ma kienet ibbażata fuq l-ebda obbligu legali li jirriżulta mir-Regolament 1049/2001. Il-Kummissjoni talbet dik l-informazzjoni għaliex, "sabiex tkun tista' tiżgura d-dritt legali tal-applikant li jirċievi tweġiba, [kellha] bżonn tkun taf id-dettalji bażiċi ta' din il-persuna. Is-sistema ta' reġistrazzjoni [tal-Kummissjoni] teħtieġ din l-informazzjoni sabiex tkun tista' tipproċessa talba"^[4]. Il-Kummissjoni ddikjarat li, ladarba tirċievi din l-informazzjoni, hija kienet se tirreġistra l-applikazzjoni.

5. Ir-rikorrenti wieġbet li hija ċittadina Pollakka, li tgħix fl-Isvezja u taħdem bħala intern f’Access Info Europe, li hija persuna ġuridika rreġistrata fi Spanja. Hija kienet tal-fehma li t-Trattati tal-Unjoni Ewropea ("TUE") u dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea ("TFUE") ma jirrikjedux li l-applikanti li jitolbu aċċess pubbliku għal dokumenti jipprovdu informazzjoni fir-rigward tas-setturi ta' attività tagħhom. Din l-informazzjoni hija irrilevanti meta membru tal-pubbliku jeżerċita d-dritt fundamentali li jitlob aċċess għal dokumenti. Għalhekk, fil-fehma tagħha, it-talba għal tali informazzjoni ma kinitx xierqa.

6. Barra minn hekk, filwaqt li r-rikorrenti ma fehmitx li tipprovdi lill-Kummissjoni b’kunjomha, hija qieset li r-Regolament 1049/2001 ma jobbligahiex tidentifika lilha nnifisha b’mod sħiħ. Barra minn hekk, il-Kummissjoni diġà kienet taf isimha u l-indirizz tal-posta elettronika tagħha. Fil-fehma tal-applikant, " l-aċċess għad-dokumenti huwa dritt fundamentali tal-bniedem... li jista' jiġi eżerċitat minn kwalunkwe persuna (legali jew naturali, ċittadina jew residenti)" fl-UE. L-istituzzjonijiet tal-UE ma għandhomx għalfejn ikunu jafu min hu l-applikant sabiex jikkonformaw mal-obbligu tagħhom, skont it-Trattati, li jwettqu xogħolhom bl-aktar mod miftuħ possibbli. Hija argumentat li l-Kunsill tal-Ewropa, pereżempju, ma kienx jeħtieġ li l-applikanti jidentifikaw lilhom infushom ^[5]. Fi kwalunkwe każ, it-talba tal-Kummissjoni li hija tidentifika lilha nnifisha tagħmel sens biss jekk il-Kummissjoni tkun tista' tistabbilixxi l-identità tagħha b'livell suffiċjenti ta' ċertezza, jiġifieri permezz ta' kopji tal-passaport u/jew tad-dokumenti ta' residenza tagħha. Madankollu, il-Kummissjoni ma talbitx tali dokumenti u t-talba li hija tidentifika lilha nnifisha kienet, għalhekk, fl-aħħar mill-aħħar, inutli. Madankollu, li kieku l-Kummissjoni kellha titlob dokumenti ta' identità, hija toħloq, fil-fehma tar-rikorrenti, piż burokratiku eċċessiv li jkun inkompatibbli mad-dritt ta' aċċess għall-informazzjoni. Barra minn hekk, ir-rekwiżiti tal-Kummissjoni kienu inkonsistenti mal-prattika tagħha sal-lum fir-rigward tat-talbiet li jaslulha kemm permezz tas-sit web AsktheEU.org kif ukoll sottomessi direttament minn applikanti individwali. Ir-rikorrenti, għal darba oħra, iffirmat il-posta elettronika tagħha b’isimha.

7. Fit-tweġiba tagħha, il-Kummissjoni rreferiet għal din l-entrata fuq is-sit web AsktheEU.org:

"Għaliex ismi u t-talba tiegħi se jidhru pubblikament fuq is-sit?

Aħna nippubblikaw it-talba tiegħek fuq l-internet sabiex kulħadd ikun jista' jaqraha u jagħmel użu mill-informazzjoni li tkun sibt. Normalment ma nħassrux it-talbiet (aktar dettalji).

Ismek huwa parti mit-talba tiegħek, għalhekk għandu jiġi ppubblikat ukoll. Huwa ġust biss, peress li se nippubblikaw l-isem tal-impjegat taċ-ċivil li jikteb it-tweġiba għat-talba tiegħek.

L-użu tal-isem veru tiegħek jgħin ukoll lin-nies jikkuntattjawk biex jgħinuk fir-riċerka tiegħek jew biex jagħmlu kampanja miegħek.

Nista’ nagħmel talba għal aċċess għal informazzjoni bl-użu ta’ psewdonimu?

Huwa rrakkomandat li tuża l-isem reali tiegħek meta tagħmel talba għal aċċess għad-dokumenti. Qed teżerċita dritt li huwa l-bażi għal soċjetà miftuħa u demokratika u dan għandu jkun taħt l-isem veru tiegħek.

Jekk tħoss li ismek huwa magħruf sew – pereżempju inti persuna famuża jew ġurnalist magħruf sew jew magħruf mill-korp tal-UE – jista’ jkun li tixtieq li jkollok ħabib jew kollega biex jippreżenta t-talba. Jekk int verament imwaħħal, ikkuntattjana u aħna nippruvaw ngħinuk tippreżenta t-talba; jekk jogħġbok innota li m’għandniex ir-riżorsi biex nagħmlu dan għal kulħadd.

Jekk jogħġbok innota li jekk tuża psewdonimu, ma tkunx tista’ teżerċita d-dritt legali tiegħek li tappella lill-Ombudsman Ewropew jew lill-Qorti tal-Ġustizzja.

Nitolbu l-ewwel u l-aħħar isem. Jekk għandek aktar minn isem wieħed jew kunjom wieħed tista 'tużahom, iżda l-minimu huwa l-isem u l-kunjom.

Jekk naraw ismijiet silly jew psewdonimi verament ovvji, aħna se nneħħu t-talba u nikkuntattjaw lil min jagħmel it-talba dwar dan. Jekk jogħġbok ma jimpersonizzax lil xi ħadd ieħor!"

Il-Kummissjoni, għal darba oħra, spjegat li kienet se tirreġistra t-talba tar-rikorrenti hekk kif hija pprovdiet isimha, kunjomha, il-pajjiż u s-settur tal-attività tagħha.

8. Fl-10 ta' April 2014, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman Ewropew.

L-inkjesta

9. L-Ombudsman fetħet inkjesta dwar l-ilment u identifikat l-allegazzjoni u t-talba li ġejjin:

Il-Kummissjoni rrifjutat b’mod żbaljat li tirreġistra t-talba tal-14 ta’ Novembru 2013.

Jenħtieġ li l-Kummissjoni tirreġistra l-applikazzjoni jew tispjega b’mod ċar għaliex ma tistax tagħmel dan, filwaqt li tqis b’mod partikolari l-argumenti dettaljati pprovduti mill-applikant.

10. Matul l-inkjesta, l-Ombudsman irċieva l-opinjoni tal-Kummissjoni dwar l-ilment u, sussegwentement, il-kummenti tal-ilmentatur bi tweġiba għall-opinjoni tal-Kummissjoni. Is-soluzzjoni proposta mill-Ombudsman tqis l-argumenti u l-opinjonijiet imressqa mill-partijiet.

Allegazzjoni ta’ rifjut illegali ta’ reġistrazzjoni tal-applikazzjoni

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

11. B'appoġġ għall-allegazzjoni tiegħu, l-ilmentatur argumenta li l-Kummissjoni (i) kienet qed timponi kundizzjonijiet illegali u mhux raġonevoli għar-reġistrazzjoni tal-applikazzjonijiet għall-aċċess għad-dokumenti u (ii) naqset milli tqis kif xieraq l-argumenti tal-applikant.

12. Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni rrikonoxxiet li ma indirizzatx l-argumenti dettaljati tal-applikant u skużat ruħha għal dan il-fatt. Hija kkonfermat ukoll id-deċiżjoni tagħha li tirrifjuta li tirreġistra l-applikazzjoni, filwaqt li ddikjarat li l-applikant seta’ jerġa’ jissottometti l-applikazzjoni tiegħu, dment li hija infurmat ukoll lill-Kummissjoni dwar kunjomha u l-indirizz sħiħ tagħha [6]. Il-Kummissjoni wieġbet ukoll għall-argumenti tal-ilmentatur, kif ġej.

13. Il-Kummissjoni ma tqisx li qed timponi kundizzjonijiet illegali u irraġonevoli fuq ir-rikorrenti. Hija ddikjarat li r-regoli applikabbli jipprevedu dritt ta' aċċess, l-ewwel u qabel kollox, għaċ-ċittadini u l-entitajiet ġuridiċi tal-UE rreġistrati f'pajjiż tal-UE ^[7]. Sabiex ikunu jistgħu jivverifikaw jekk applikant jaqax f'din il-kategorija, l-istituzzjonijiet tal-UE jridu jkunu jafu l-isem, il-kunjom u l-indirizz sħiħ tal-applikant. Sa April 2014, il-Kummissjoni talbet lill-applikanti biex jipprovdu isimhom u kunjomhom, kif ukoll l-indirizz tal-posta elettronika u l-pajjiż tar-residenza jew tar-reġistrazzjoni tagħhom. Minn April 2014, kienet teħtieġ ukoll indirizz postali komplut u validu, inklużi t-triq, il-kodiċi postali u l-belt. Fil-formola elettronika tagħha għat-talba ta’ dokumenti, il-Kummissjoni tispjega b’mod ċar li tirriżerva d-dritt li tirrifjuta r-reġistrazzjoni ta’ applikazzjoni meta d-data pprovduta tkun skorretta jew mhux kompluta.

14. Il-Kummissjoni ddikjarat li applikat il-miżuri ta’ hawn fuq biex tiżgura:

(a) Ċertezza legali: Skont l-Artikolu 297 tat-TFUE,"[d]eċiżjonijiet li jispeċifikaw lil min huma indirizzati, għandhom jiġu nnotifikati lil dawk li lilhom huma indirizzati u għandhom jidħlu fis-seħħ ma' tali notifika."Barra minn hekk, il-Kodiċi ta' Mġiba Amministrattiva Tajba tal-Kummissjoni jipprevedi li d-deċiżjonijiet tal-Kummissjoni għandhom jiġu kkomunikati lill-"persuni u l-partijiet ikkonċernati", jiġifieri, lil riċevitur partikolari u mhux lil parti anonima. Meta l-applikanti jitolbu aċċess pubbliku għal dokument skont ir-Regolament 1049/2001, huma jitolbu lill-istituzzjonijiet tal-UE jieħdu deċiżjonijiet. It-tweġibiet li jistgħu jkunu soġġetti għal stħarriġ amministrattiv jew ġudizzjarju għandhom, għalhekk, jintbagħtu lid-destinatarji permezz ta’ posta rreġistrata b’konferma tar-riċevuta. "Fin-nuqqas ta' konferma tar-riċevuta mhuwiex possibbli li jiġi aċċertat jekk l-iskadenzi legali għar-rimedju ġewx rispettati". Jekk l-applikant ma jiżvelax l-identità tiegħu (jew tagħha) u ma jirrispettax l-iskadenza applikabbli għas-sottomissjoni ta' lment lill-Ombudsman Ewropew jew appell lill-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea (il-"QĠUE"), huwa jiġi mċaħħad minn mezzi ta' rimedju. Billi titlob lill-applikanti jipprovdu l-ismijiet, il-kunjomijiet u l-indirizzi postali validi tagħhom, il-Kummissjoni mhux biss tiżgura li tkun tista’ tinnotifika lill-applikanti bid-deċiżjonijiet tagħha, iżda wkoll li l-applikanti jkunu jistgħu jikkontestaw dawk id-deċiżjonijiet, jekk ikunu jixtiequ jagħmlu dan. Istituzzjonijiet oħra, jiġifieri l-QĠUE, jitolbu wkoll lill-applikanti jipprovdu l-ismijiet u l-indirizzi sħaħ tagħhom fil-formoli elettroniċi rispettivi tagħhom għat-talbiet għal aċċess għad-dokumenti;

(b) Protezzjoni tal-privatezza u l-integrità tal-individwu, fejn talba għal aċċess għal dokumenti tikkonċerna dokumenti inkluża data personali: L-istabbiliment ta' jekk l-applikant huwiex resident tal-UE huwa prekundizzjoni meħtieġa biex tiġi applikata b'mod korrett l-eċċezzjoni tal-protezzjoni tal-privatezza u l-integrità tal-individwu ^[8], f'konformità mas-sentenza Bavarian Lager tal-QĠUE ^[9]. Il-leġiżlazzjoni tal-Unjoni dwar il-protezzjoni tad-data personali ("ir-Regolament 45/2001") tirrikjedi li jiġi żgurat livell adegwat ta' protezzjoni fil-pajjiż terz jew fl-organizzazzjoni internazzjonali ^{tar-riċevitur [10].} Il-Kummissjoni għandha għalhekk tkun taf l-isem, il-kunjom u l-indirizz postali tal-applikant;

(c) Użu effiċjenti tar-riżorsi skarsi tiegħu biex jittratta t-talbiet ippreżentati minn applikanti "reali": Applikazzjonijiet anonimi ma jistgħux jitqiesu li ġew sottomessi minn applikanti "reali" . Mingħajr ma jkunu meħtieġa jipprovdu isem, kunjom u indirizz, l-applikanti jistgħu jagħmlu talbiet taħt identità li tkun ivvintata, mhux ċara, jew ta 'persuna terza. Billi titlob lill-applikanti jipprovdu l-ismijiet, il-kunjomijiet u l-indirizzi postali tagħhom, il-Kummissjoni tipproteġi lilha nnifisha u lil ċittadini u persuni ġuridiċi oħra mill-abbuż; u

(d) Il-possibbiltà li l-applikant jingħata b’mod informali, bil-ħsieb li tinstab soluzzjoni ġusta għal każijiet fejn jintalab dokument twil ħafna jew għadd kbir ħafna ta’ dokumenti:^[11] Din il-possibbiltà ma għandhiex tiġi kompromessa mill-applikant li jagħmel bosta talbiet taħt identitajiet differenti jew mhux ċari ^[12]. Fl-2012 u l-2013, il-Kummissjoni rċeviet 57 talba konfermatorja minn, kif tissuspetta, applikant wieħed li jopera taħt 13-il identitajiet differenti.

15. Il-Kummissjoni qablet li t-talba lill-applikanti għal evidenza tal-identitajiet tagħhom fuq bażi regolari tkun sproporzjonata u żgurat lill-ilmentatur li hija ma tagħmilx dan, u ma għandhiex l-intenzjoni li tagħmel dan. Madankollu, f’każijiet eċċezzjonali, jiġifieri fejn ikollha dubji leġittimi qawwija dwar jekk l-applikant ikunx issottometta t-talba tiegħu taħt l-identità reali tiegħu, il-Kummissjoni tirriżerva d-dritt li titlob prova tal-identità ^[13].

16. Barra minn hekk, il-Kummissjoni indikat li hija kienet talbet lir-rikorrenti tipprovdi informazzjoni dwar is-settur ta’ attività tagħha għal finijiet ta’ statistika u ta’ trasparenza biss. Il-Kummissjoni tinkludi dik l-informazzjoni fir-Rapport Annwali tagħha dwar l-Aċċess għad-Dokumenti (ir-"Rapport Annwali"). L-applikanti mhumiex obbligati jagħtu dik l-informazzjoni u l-għoti ta’ dik l-informazzjoni mhuwiex kundizzjoni meħtieġa biex l-applikazzjonijiet tagħhom jiġu rreġistrati. Ir-rikorrenti pprovdiet din l-informazzjoni, iżda anki li kieku ma għamlitx dan, it-talba tagħha għal aċċess għal dokumenti kienet tiġi rreġistrata, sakemm hija pprovdiet ukoll kunjomha.

17. Fil-formola elettronika attwali tagħha biex titlob aċċess għad-dokumenti tagħha, il-Kummissjoni titlob lill-applikanti jispjegaw id-“Dominju tan-negozju” tagħhom permezz ta’ menu li jinżel li jipprovdi għażliet differenti. Jekk l-applikanti ma jridux jispeċifikaw id-dominju tagħhom, huma jistgħu sempliċiment jagħżlu "Ċittadini" fil-menu li jinżel. Il-Kummissjoni tqis li din l-informazzjoni hija rilevanti u ma tqisx li mhuwiex xieraq li titlobha. Fi kwalunkwe każ, il-Kummissjoni tirreġistra applikazzjonijiet għal aċċess għal dokumenti li jaslulha bil-posta elettronika u b’ittra u li ma jipprovdux din l-informazzjoni. Dawn l-applikazzjonijiet huma msemmija fir-Rapport Annwali bħala każijiet fejn il-profil tal-applikant ma kienx "speċifikat".

18. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur argumenta li, minbarra li ddikjara ismu, in-nazzjonalità u l-pajjiż ta’ residenza tiegħu, l-applikant ipprovda wkoll lill-Kummissjoni bl-isem sħiħ, il-missjoni, il-pajjiż tal-uffiċċju rreġistrat, u l-qasam ta’ attività tal-organizzazzjoni li għamlet l-ilment. L-ilmentatur, fil-fatt, argumenta li l-applikant f’dan il-każ kien huwa stess, Access Info Europe, u mhux ir-rappreżentant individwali ta’ Access Info Europe li għamel l-applikazzjoni f’ismu. Minħabba li l-applikazzjoni saret mill-ilmentatur, persuna ġuridika, ma kienx meħtieġ li r-rappreżentant tagħha jipprovdi kunjomha; għaldaqstant, il-Kummissjoni setgħet għalhekk tirreġistra l-applikazzjoni.

19. L-ilmentatur ma qabilx mal-pożizzjoni tal-Kummissjoni li d-dritt ta’ aċċess għad-dokumenti tal-istituzzjonijiet “jappartjeni l-ewwel u qabel kollox għaċ-ċittadini u l-entitajiet legali tal-UE li jirrisjedu jew li huma rreġistrati f’pajjiż tal-UE”. Hija nnotat li, skont ir-regoli tal-Kummissjoni stess, l-applikanti li mhumiex residenti (jew li għandhom uffiċċji rreġistrati) fi Stat Membru għandhom l-istess dritt ta' aċċess bħaċ-ċittadini tal-UE jew l-applikanti li huma residenti fi Stat Membru, jew li għandhom uffiċċji rreġistrati fi Stat Membru. Barra minn hekk, skont l-ilmentatur, il-Kummissjoni għandha tittratta lill-applikanti kollha, inklużi dawk minn pajjiżi terzi, bl-istess mod. L-ilmentatur staqsa jekk il-Kummissjoni fil-fatt tipprovax tistabbilixxi jekk applikant huwiex ċittadin tal-UE meta l-indirizz postali jkun f’pajjiż terz u jekk, f’każ bħal dan, tittrattax lil dak l-applikant b’mod differenti minn applikant tal-UE li jirrisjedi fi Stat Membru tal-UE. Bl-istess mod, l-ilmentatur staqsa jekk il-Kummissjoni timponix rekwiżiti fuq applikant ta’ pajjiż terz li jgħix fi Stat Membru li ma timponix fuq ċittadin tal-UE. Jekk jagħmel dan, l-ilmentatur staqsa jekk tali rekwiżiti jistgħux jitqiesu bħala kompatibbli mad-dritt fundamentali ta’ aċċess għad-dokumenti. L-ilmentatur kien tal-fehma li ma għandux ikun importanti min jagħmel applikazzjoni għal aċċess.

20. L-ilmentatur sostna wkoll li l-Kummissjoni sistematikament tirrifjuta li tirreġistra applikazzjonijiet għal aċċess pubbliku għal dokumenti li jaslulha mingħajr indirizz, indipendentement minn jekk id-dokumenti mitluba fihomx data personali jew le. Fil-fehma tal-ilmentatur, it-tħassib dwar il-protezzjoni tad-data mhuwiex indirizzat b’mod korrett mill-Kummissjoni u dan jirrikjedi li l-applikanti kollha jipprovdu l-indirizzi postali tagħhom. Dan huwa, għalhekk, sproporzjonat. Ikun preferibbli li l-Kummissjoni tispjega, meta tirrilaxxa dokumenti li jkun fihom data personali, kif dik id-data tista’ tintuża jew ma tistax tintuża.

21. L-ilmentatur kien ukoll tal-fehma li t-TFUE ma jirrikjedix li l-Kummissjoni tibgħat id-deċiżjonijiet tagħha bil-posta. It-TFUE jirrikjedi li d-deċiżjonijiet jaslu għand il-persuni affettwati minn dawk id-deċiżjonijiet. It-trażmissjoni tad-deċiżjonijiet permezz tal-posta elettronika tnaqqas il-piż amministrattiv u l-ispejjeż kemm tal-applikant kif ukoll tal-istituzzjoni. Hemm possibbiltajiet tekniċi li jistgħu jiżguraw li l-Kummissjoni tirċievi konferma tar-riċevuta permezz ta’ email, pereżempju, permezz tal-funzjonalità ta’ “konferma tar-riċevuta” tal-Outlook. Skont l-ilmentatur, l-Aġenzija Ewropea għall-Mediċini ("EMA") tuża programm ta' softwer li jiżgura li l-applikanti jirċievu d-dokumenti tal-EMA b'mod sikur. It-trażmissjoni ta’ tweġibiet għal applikazzjonijiet għal aċċess għal dokumenti li jistgħu jkunu s-suġġett ta’ appelli amministrattivi jew ġudizzjarji permezz ta’ posta rreġistrata hija għalja u ineffiċjenti meta mqabbla ma’ soluzzjonijiet ta’ konsenja elettroniċi disponibbli.

22. L-ilmentatur esprima wkoll il-fehma li applikant li jippreferi jibqa ' anonimu għadu applikant "reali" li jeżerċita dritt fundamentali. Applikant jista’ jkollu raġunijiet tajbin biex jagħmel l-applikazzjoni b’mod anonimu jew taħt psewdonimu, jiġifieri li jkun attivist, ġurnalist magħruf jew informatur. Fi kwalunkwe każ, mhuwiex ċar kif it-talba għal indirizz postali se tippermetti li tiġi identifikata l-identità tal-applikant. L-applikant jista 'sempliċement jagħmel kemm ismu sħiħ kif ukoll l-indirizz postali tiegħu, jew jitlob lil qarib jew ħabib biex jagħmel l-applikazzjoni. L-ilmentatur innota wkoll li l-Kummissjoni ma taċċettax li l-applikanti jistgħu jużaw l-indirizz postali tagħha meta jissottomettu t-talbiet tagħhom permezz tas-sit web AsktheEU.org. Il-politika l-ġdida tal-Kummissjoni toħloq diffikultajiet għall-ilmentatur, peress li s-sit web AsktheEU.org huwa mfassal b'tali mod li, jekk l-applikanti jkunu obbligati jipprovdu l-indirizzi tagħhom, dawn l-indirizzi neċessarjament isiru pubbliċi fuq is-sit web.

23. L-ilmentatur argumenta wkoll li l-għoti lill-applikanti bil-posta elettronika u bit-telefon jippermetti soluzzjoni f’każijiet fejn jintalab aċċess għal dokument twil ħafna jew għal għadd kbir ħafna ta’ dokumenti. Fi kwalunkwe każ, jenħtieġ li l-imġiba ta’ applikant wieħed li jagħmel diversi talbiet u applikazzjonijiet konfermatorji ma twassalx għal politiki li jaffettwaw b’mod negattiv lill-applikanti potenzjali kollha għall-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Kummissjoni.

24. L-ilmentatur kien tal-fehma li t-talba lill-applikanti biex jindikaw is-setturi ta’ attività tagħhom hija invażiva u mhux xierqa. Dan huwa invażiv minħabba li l-Kummissjoni ma tispjegax lill-applikanti kif se tuża dik l-informazzjoni jew jekk dik l-informazzjoni hux se jkollha impatt fuq l-ipproċessar tat-talbiet tagħhom. Ma huwiex xieraq minħabba li t-talba għal aċċess pubbliku għad-dokumenti hija dritt li ma għandux ikun dipendenti fuq l-applikanti li jiddikjaraw il-qasam tax-xogħol tagħhom jew saħansitra jiddikjaraw li huma ċittadini.  L-għażla “ċittadin” tidher li teskludi r-residenti tal-UE li mhumiex ċittadini tal-UE. Għażliet oħra, bħal "persuna tan-negozju" jew "lobbyist" huma neqsin mil-lista. Fi kwalunkwe każ, il-Kummissjoni ssuġġettat ir-reġistrazzjoni tal-applikazzjoni għal aċċess għall-kundizzjoni li r-rikorrenti tipprovdi informazzjoni dwar is-settur ta’ attività tagħha u rrifjutat li tirreġistra l-applikazzjoni tagħha anki meta hija pprovdiet din l-informazzjoni. Barra minn hekk, il-Kummissjoni ma għamlitx kompletament ċara, fl-opinjoni tagħha lill-Ombudsman, li l-għoti ta' din l-informazzjoni huwa tabilħaqq volontarju.

25. Fl-aħħar nett, l-ilmentatur informa lill-Ombudsman li, skont l-analiżi tiegħu tal-informazzjoni li waslet mingħand il-Kummissjoni sadanittant, qabel April 2014, il-Kummissjoni talbet prova tal-identità tal-applikant u l-indirizz postali tal-applikant f'għadd limitat ta' każijiet biss, jiġifieri fejn it-tentattivi biex jiġi kkuntattjat l-applikant kienu fallew, jew meta kellu dubji serji dwar l-identità tal-applikant. Minn April 2014, meta daħlet fis-seħħ il-politika l-ġdida, u sal-aħħar tas-sena, madwar 25 applikazzjoni għal aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Kummissjoni ġew miċħuda r-reġistrazzjoni minħabba li l-applikanti naqsu milli jipprovdu indirizz postali. L-ilmentatur bagħat ukoll lill-Ombudsman links għal mistoqsijiet dwar l-aċċess għad-dokumenti tal-Kummissjoni mqajma minn xi MEPs u t-tweġibiet tal-Kummissjoni għal dawk il-mistoqsijiet [14].

26. Matul l-inkjesta, l-ilmentatur iċċara li, minbarra li jittratta r-rifjut tal-Kummissjoni li tirreġistra l-applikazzjoni individwali tagħha, jixtieq ukoll li l-Ombudsman jinvestiga r-rekwiżiti addizzjonali tal-Kummissjoni (sussegwenti għall-applikazzjoni inkwistjoni hawnhekk) għar-reġistrazzjoni tal-applikazzjonijiet għal aċċess pubbliku. , L-ilmentatur talab li l-argumenti li kien għamel fir-rigward tal-applikazzjoni speċifika jitqiesu wkoll fil-kunsiderazzjoni tal-Ombudsman tar-rekwiżiti addizzjonali introdotti mill-Kummissjoni wara li tkun saret l-applikazzjoni speċifika.

Il-valutazzjoni preliminari tal-Ombudsman li twassal għall-proposta għal soluzzjoni

27. Il-leġiżlazzjoni tal-UE dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-istituzzjonijiet tal-UE ġiet ippromulgata biex jiġi żgurat l-aktar aċċess wiesa' u faċli possibbli għal dawn id-dokumenti b'mod konsistenti mal-prattika amministrattiva tajba ^[15].

28. Iċ-ċittadini tal-UE, u l-persuni fiżiċi u ġuridiċi li jirrisjedu jew li jkollhom l-uffiċċji reġistrati tagħhom fi Stat Membru, għandhom id-dritt ta' aċċess għad-dokumenti tal-istituzzjonijiet tal-UE ^[16]. L-istituzzjonijiet tal-UE jistgħu wkoll jagħtu aċċess għad-dokumenti tagħhom lil persuni fiżiċi u ġuridiċi li ma jirrisjedux jew li ma għandhomx l-uffiċċji reġistrati tagħhom fi Stat Membru ^[17]. Ir-regoli tal-Kummissjoni li jimplimentaw il-leġiżlazzjoni tal-UE dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti (id-“Deċiżjoni ta’ Implimentazzjoni”)^[18] ma jagħmlux distinzjoni bejn persuni fiżiċi u ġuridiċi tal-UE u dawk mhux tal-UE fir-rigward tad-dritt ta’ aċċess għad-dokumenti tagħha ^[19]. Filwaqt li l-Kummissjoni argumentat li d-dritt ta’ aċċess għad-dokumenti tagħha “jappartjeni l-ewwel u qabel kollox għaċ-ċittadini u l-entitajiet legali tal-UE li jirrisjedu jew li huma rreġistrati f’pajjiż tal-UE”, l-Ombudsman mhuwiex konvint mir-rilevanza ta’ dan l-argument. Jibqa' l-każ li r-Regolament 1049/2001 jippermetti l-għoti ta' aċċess lil persuni mhux residenti u l-Kummissjoni pprevediet dan fid-dispożizzjonijiet ta' Implimentazzjoni tagħha stess ^[20].

29. Għad irid jiġi stabbilit jekk il-Kummissjoni hijiex qed tipprovdi aċċess pubbliku għad-dokumenti tagħha bl-aktar mod faċli possibbli u b’mod li huwa konsistenti ma’ prattika amministrattiva tajba, meta titlob lill-applikanti jipprovdu l-isem, il-kunjom, l-indirizz sħiħ u s-settur tal-attività tagħhom.

30. L-Ombudsman iqis li huwa raġonevoli li l-Kummissjoni titlob lill-applikanti jipprovdu isimhom u kunjomhom, jew, fil-każ ta' persuna ġuridika, it-titolu rreġistrat tagħhom. L-Ombudsman huwa tal-fehma li amministrazzjoni miftuħa u trasparenti tal-UE għandu jkollha, fil-prinċipju, id-dritt li tistenna ftuħ min-naħa taċ-ċittadini jew tal-persuni ġuridiċi li sservi. Il-fiduċja bejn l-istituzzjonijiet tal-UE u ċ-ċittadini jew il-persuni ġuridiċi tal-UE fl-aħħar mill-aħħar tinbena fuq il-bażi ta’ kuntatti bejn dawn il-partijiet. L-uffiċjali tal-UE huma meħtieġa jidentifikaw lilhom infushom b'isimhom fil-kuntatti tagħhom ma' ċittadini jew persuni ġuridiċi [21]. L-istess jista’ għalhekk ikun mistenni minn ċittadini jew persuni ġuridiċi, li fil-prinċipju ma għandux ikollhom dritt għall-anonimità meta jagħmlu applikazzjonijiet għal aċċess pubbliku għal dokumenti.

31. Ir-rekwiżit li l-applikanti jidentifikaw lilhom infushom bl-isem reali tagħhom iservi wkoll bħala punt tat-tluq biex jiġi identifikat abbuż possibbli tad-dritt ta’ aċċess pubbliku. Dawn il-kwistjonijiet se jiġu żviluppati aktar hawn taħt.

 Dwar ir-rifjut ta’ reġistrazzjoni tal-applikazzjoni għal aċċess  

32. F’dan il-każ, il-Kummissjoni talbet lill-individwu li ppreżenta l-applikazzjoni biex jipprovdi ismu, kunjomu, il-pajjiż ta’ residenza u s-settur tal-attività tiegħu. Dan l-individwu pprovda l-informazzjoni mitluba, bl-eċċezzjoni ta’ kunjomha. Il-Kummissjoni ma rreġistratx l-applikazzjoni. Ma huwiex ċar għall-Ombudsman li l-applikazzjoni, kif saret, kienet maħsuba biex tiġi ppreżentata f’isem l-organizzazzjoni li lmentat , aktar milli f’isem l-individwu li ġara li kien intern ma’ dik l-organizzazzjoni. Minħabba l-mod li bih ġew ifformulati l-applikazzjoni u l-korrispondenza addizzjonali, kien raġonevoli għall-Kummissjoni li tifhem l-applikazzjoni bħala sottomessa mill-individwu. Peress li l-Ombudsman ammetta li kien raġonevoli għall-Kummissjoni li titlob lir-rikorrenti (kif fehmet is-sitwazzjoni) tipprovdi l-isem sħiħ tagħha, il-Kummissjoni kienet intitolata tirrifjuta li tirreġistra l-applikazzjoni tagħha meta hija ma pprovdietx dik l-informazzjoni.

33. Madankollu, fl-ilment tiegħu lill-Ombudsman, l-ilmentatur iċċara li l-applikazzjoni kienet saret f'ismu, jiġifieri, f'isem persuna ġuridika li għandha l-uffiċċju rreġistrat tagħha fi Stat Membru tal-UE li, barra minn hekk, hija organizzazzjoni mhux governattiva magħrufa sew mill-Kummissjoni [22]. Minħabba li dan il-fatt sar ċar għall-Kummissjoni matul din l-inkjesta, fil-fehma tal-Ombudsman, ma għadx hemm raġuni biex il-Kummissjoni ma tittrattax l-applikazzjoni tal-ilmentatur għal aċċess. L-Ombudsman għalhekk se jipproponi soluzzjoni korrispondenti hawn taħt.

Dwar il-politika ġenerali tal-Kummissjoni dwar l-informazzjoni meħtieġa mill-applikanti għall-aċċess pubbliku għad-dokumenti tagħha

34. L-ilmentatur ressaq tħassib dwar il-fatt li l-Kummissjoni tirrikjedi li l-applikanti kollha jipprovdu l-indirizz postali sħiħ u s-settur tal-attività tagħhom.

35. Dwar il-kwistjoni tal-ħtieġa li l-applikanti jipprovdu l-indirizz postali tagħhom, il-Kummissjoni argumentat li din l-informazzjoni hija meħtieġa biex tiġi żgurata ċ-ċertezza legali. Filwaqt li l-Ombudsman tirrikonoxxi li ittra rreġistrata b'konferma tar-riċevuta hija metodu xieraq biex jingħata avviż [23], hija mhijiex konvinta li ċ-ċertezza legali tista' tiġi żgurata biss permezz ta' ittri mibgħuta fl-indirizz postali tal-applikant [24]. Għadda ż-żmien mill-ġurisprudenza rilevanti, u t-teknoloġija tal-komunikazzjoni għamlet qabża ’l quddiem. Il-komunikazzjoni moderna ssir prinċipalment permezz tal-posta elettronika, li hija mezz ta' komunikazzjoni maċ-ċittadini li normalment tkun kompletament konformi mal-- jew saħansitra preferibbli f'termini ta' prattika amministrattiva tajba tal--, peress li hija aktar rapida, aktar sempliċi biex tiġi amministrata mill-posta rreġistrata u virtwalment mingħajr ħlas. Hemm funzjonalitajiet sempliċi inklużi anki fl-użu ġenerali tas-sistemi tal-posta elettronika li jippermettu lill-mittenti jkunu jafu meta l-messaġġi tagħhom ikunu waslu għand id-destinatarji u jekk kienx hemm xi nuqqasijiet fil-konsenja. Barra minn hekk, hemm istituzzjonijiet li jużaw sistemi ddedikati tal-posta elettronika biex jikkomunikaw deċiżjonijiet li jaffettwaw id-drittijiet jew l-interessi tal-individwi. Pereżempju, l-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (“EPSO”) jinforma lill-kandidati li jipparteċipaw fil-kompetizzjonijiet ġenerali tiegħu bir-riżultati tagħhom permezz tal-kaxxa postali tal-Profil tal-EPSO. Eżempju ieħor huwa li l-Kummissjoni nnifisha, kif ukoll l-aġenziji tal-UE, jikkomunikaw rapporti ta’ evalwazzjoni lill-membri tal-persunal tagħhom b’mezzi elettroniċi u jaċċettaw li l-perjodu ta’ tliet xhur li fih jitressaq ilment fir-rigward ta’ dawk ir-rapporti jibda jiddekorri mill-komunikazzjoni ta’ informazzjoni b’dawk il-mezzi [25]. Bl-istess mod, hemm leġiżlazzjoni tal-UE li tipprevedi b’mod espliċitu l-possibbiltà ta’ notifika b’mezzi elettroniċi, b’rekwiżiti ċari fir-rigward tal-konferma tar-riċevuta [26]. L-Ombudsman ma jarax, u l-Kummissjoni ma spjegatx b’mod validu, għaliex l-użu ta’ sistemi tal-posta elettronika b’xi wħud mill-funzjonalitajiet ta’ sigurtà msemmija hawn fuq u/jew rekwiżiti speċifiċi rigward il-konferma tar-riċevuta, ma jkunx biżżejjed biex jiżgura li applikant jiġi nnotifikat bid-deċiżjoni tal-Kummissjoni b’mod li jiżgura li jkun hemm ċertezza legali fir-rigward tad-dritt tal-applikant li jikkontesta d-deċiżjoni jekk jixtieq. Ir-rekwiżit li l-applikant għandu jipprovdi indirizz postali sħiħ sabiex il-Kummissjoni tirreġistra l-applikazzjoni għal aċċess għalhekk ma huwiex inkontestabbilment konsistenti ma’ prattika amministrattiva tajba.

36. Il-Kummissjoni ddikjarat ukoll li huwa meħtieġ indirizz postali biex jiġu żgurati l-privatezza u l-integrità tal-individwu, meta talba tkun tikkonċerna dokumenti li jkun fihom data personali. Għalkemm huwa minnu li l-Kummissjoni għandha toqgħod attenta għall-adegwatezza tal-livell ta' protezzjoni tad-data personali mogħti minn pajjiż terz jekk l-applikant jirrisjedi barra mill-UE [27] - u jekk il-Kummissjoni fil-fatt tagħti aċċess għal tali data personali wara li tkun wettqet l-eżerċizzju ta' bbilanċjar stabbilit fis-sentenza Bavaria lager - kull applikant individwali huwa meħtieġ jipprovdi l-indirizz postali tiegħu irrispettivament minn jekk huwiex qed jitlob dokumenti li fihom data personali. Barra minn hekk, sabiex ikun hemm konformità ma’ dan l-aspett tar-regoli tal-UE dwar il-protezzjoni tad-data, ikun biżżejjed li l-Kummissjoni tkun taf il-pajjiż ta’ residenza tal-applikant. Ir-rekwiżit li l-applikant għandu jipprovdi indirizz postali sħiħ sabiex il-Kummissjoni tirreġistra t-talba għal aċċess għalhekk ma huwiex inkontestabbilment konsistenti ma’ prattika amministrattiva tajba.

37. Fl-aħħar nett, il-Kummissjoni targumenta li l-obbligu li jiġi pprovdut indirizz postali jippermettilha tipproteġi r-riżorsi skarsi tagħha mill-abbuż, bħal minn applikanti li mhumiex "reali" u minn applikanti li jissottomettu bosta applikazzjonijiet maqsuma taħt ismijiet differenti sabiex jiġi evitat li jkollhom jaqblu ma ' soluzzjoni ġusta dwar talba għal aċċess għal għadd kbir ħafna ta ' dokumenti. Kif iddikjarat hawn fuq, l-Ombudsman taqbel mal-prinċipju li l-applikanti mhumiex intitolati għall-anonimità u li għalhekk għandhom jipprovdu isimhom u kunjomhom meta jitolbu aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-istituzzjonijiet tal-UE. Għalhekk, hija taqbel ukoll mad-dikjarazzjoni tal-Kummissjoni li l-applikanti m’għandhomx jagħmlu “talbiet taħt identità ivvintata, identità mhux ċara jew taħt l-identità ta’ persuna terza”.

38. L-Ombudsman tirrikonoxxi li l-amministrazzjoni tal-UE hija intitolata li tieħu miżuri xierqa u proporzjonati sabiex tipprevjeni l-abbuż tad-drittijiet li jirriżultaw mir-Regolament 1049/2001. Meta l-Kummissjoni jkollha dubji leġittimi dwar l-identità ta’ applikant partikolari, apparentement bl-użu ta’ identità (jew identitajiet) falza, jew l-identità ta’ xi ħadd ieħor, sabiex tabbuża mir-regoli ta’ aċċess pubbliku, jidher proporzjonat li wieħed ifittex li jivverifika l-identità ta’ dak l-applikant. Dan jista’ jsir, pereżempju, billi jintalab l-indirizz postali tal-applikant u billi tintbagħat ittra rreġistrata lill-applikant li teħtieġ konferma tar-riċevuta. F'każ xieraq, jista' jittieħed l-aktar pass intrużiv biex jintalbu dokumenti tal-identità.^[28] Il-kwistjoni dwar jekk hemmx dubji leġittimi dwar l-identità, kif ukoll raġunijiet leġittimi biex jitqies li d-dritt ta' aċċess qed jiġi abbużat, hija li l-Kummissjoni tevalwa fuq bażi ta' każ b'każ, filwaqt li tistabbilixxi b'mod ċar ir-raġunijiet għat-tħassib tagħha f'dan ir-rigward.

39. Madankollu, l-Ombudsman ma jarax, u l-Kummissjoni ma spjegatx b’mod validu, kif il-ħtieġa li jiġi evitat l-abbuż tiġġustifika l-ħtieġa li l-applikanti kollha jipprovdu l-indirizz postali tagħhom. Filwaqt li taqbel mal-fehma tal-Kummissjoni li r-riżorsi tagħha għandhom ikunu ddedikati għas-servizz ta' applikanti reali, hija mhijiex konvinta mill-fehma tal-Kummissjoni li l-informazzjoni li tkun teħtieġ li tintalab bħala kwistjoni ta' eċċezzjoni għandha tintalab bħala regola ġenerali. Minħabba li l-Kummissjoni tenfasizza l-ħtieġa għal użu effiċjenti tar-riżorsi tagħha, il-fatt li jintbagħtu tweġibiet bil-posta elettronika jagħmel sens b’mod ċar tal-anqas f’dawk il-każijiet fejn jingħata aċċess u fejn id-dokumenti rilaxxati ma jkunx fihom data personali. F’każijiet bħal dawn, ma jkun hemm l-ebda ħtieġa li jintalab indirizz postali. L-Ombudsman jifhem li l-Parlament Ewropew, pereżempju, juża l-posta elettronika f'każijiet bħal dawn. Abbażi ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman ma jqisx li l-politika tal-Kummissjoni li tirrikjedi li l-applikanti kollha jipprovdu l-indirizz postali tagħhom hija inkontestabbilment konformi mal-obbligu tagħha li tiżgura l-aktar aċċess faċli possibbli għad-dokumenti tagħha b'mod li jkun konsistenti ma' prattika amministrattiva tajba. Għalhekk, hija se tipproponi soluzzjoni korrispondenti hawn taħt.

40. Fl-aħħar nett, l-Ombudsman jinnota li l-formola online tal-Kummissjoni biex titlob aċċess pubbliku għad-dokumenti tagħha ^[29] tidentifika t-taqsima "Dominju kummerċjali" bħala "Informazzjoni meħtieġa". Il-formola tiddikjara wkoll li l-Kummissjoni "[r] tasservi d-dritt li tirrifjuta li tittratta talba f'każ ta' data mhux kompluta jew skorretta fil-formola elettronika ta' hawn fuq". L-Ombudsman ma jsib l-ebda raġuni valida biex il-Kummissjoni tirrifjuta li tittratta applikazzjoni għal aċċess għal dokumenti minħabba li ma ġie indikat l-ebda "Dominju kummerċjali". L-Ombudsman jinnota f'dan ir-rigward li l-Kummissjoni spjegat li hija tirreġistra talbiet mibgħuta lilha permezz ta' email jew ittra li ma jkun fihom l-ebda informazzjoni dwar id-"dominju kummerċjali"^{tal-applikant [30].} Huwa inkonsistenti li l-applikanti li jużaw il-formola ta ' applikazzjoni onlajn għandhom neċessarjament jagħżlu waħda mill-għażliet tal-menu li jinżel (jiġifieri l-għażla " Ċittadini" jekk ma jixtiqux jindikaw id-dominju tan-negozju tagħhom), filwaqt li dawk li japplikaw bil-posta elettronika jew b ' ittra m ' għandhomx għalfejn jipprovdu xi informazzjoni dwar is-setturi ta ' attività tagħhom.

41. Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman ma jqisx li l-politika tal-Kummissjoni, li tirrikjedi li l-applikanti li jitolbu aċċess pubbliku għad-dokumenti tagħha permezz tal-formola online tagħha jipprovdu d-"Dominju kummerċjali"tagħhom, hija konsistenti mal-prattika amministrattiva tajba. Hija se terġa’ tipproponi soluzzjoni korrispondenti hawn taħt.

42. Madankollu, dan ma jfissirx li l-Kummissjoni ma tistax tħeġġeġ lill-applikanti jipprovdu informazzjoni bħall-indirizz postali jew id-dominju tan-negozju tagħhom, b’mod partikolari jekk l-applikant ma jkunx residenti fl-UE. Jenħtieġ li l-Kummissjoni tispjega, fil-formola online tagħha biex titlob aċċess pubbliku għad-dokumenti, l-utilità li tiġi pprovduta b’tali informazzjoni. L-Ombudsman temmen li ċ-ċittadini se jkunu aktar probabbli li jipprovdu din id-data jekk jifhmu r-raġunament wara x-xewqa tal-Kummissjoni li tiġi pprovduta b'tali data.   

Il-proposta għal soluzzjoni

B'kont meħud ta' din il-valutazzjoni preliminari, l-Ombudsman jipproponi li l-Kummissjoni

(i) tirreġistra l-applikazzjoni għal aċċess għad-dokumenti tal-Kummissjoni, magħmula fl-14 ta' Novembru 2013, u tittrattaha fil-pront;

(ii) joqgħod lura milli jirrikjedi li l-applikanti kollha jipprovdu l-indirizz postali tagħhom meta japplikaw għal aċċess pubbliku għad-dokumenti tiegħu; u

(iii) joqogħdu lura milli jirrikjedu li l-applikanti jiddikjaraw id-"Dominju kummerċjali"tagħhom.

Madankollu, il-Kummissjoni tista’ tħeġġeġ lill-applikanti biex jipprovdu l-indirizz postali jew il-pajjiż ta’ residenza tagħhom, kif ukoll id-“Dominju kummerċjali” tagħhom. Jenħtieġ li l-Kummissjoni tispjega, fil-formola ta’ applikazzjoni online tagħha, l-utilità li tiġi pprovduta b’tali informazzjoni.

Strasburgu, 15/09/2015

Emily O'Reilly

L-Ombudsman Ewropew

 

[1] Deċiżjoni tal-Parlament Ewropew tad-9 ta’ Marzu 1994 dwar ir-regolamenti u l-kundizzjonijiet ġenerali li jirregolaw it-twettiq tal-obbligi tal-Ombudsman (94/262/KEFA, KE, Euratom), ĠU 1994 L 113, p. 15.

[2] Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill, tat-30 ta’ Mejju 2001, dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni (ĠU Edizzjoni Speċjali bil-Malti, Kapitolu 1, Vol. 3, p. 331).

[3] L-Artikolu 6(1) tar-Regolament 1049/2001 jipprovdi li: "[p]likazzjonijiet għall-aċċess għal dokumenti għandhom isiru fi kwalunkwe forma miktuba, inkluża forma elettronika, f'waħda mil-lingwi msemmija fi ... it-Trattat tal-KE u b'mod preċiż biżżejjed biex l-istituzzjoni tkun tista' tidentifika d-dokument. L-applikant mhuwiex obbligat jiddikjara r-raġunijiet għall-applikazzjoni."

[4] Il-Kummissjoni inkludiet il-link għall-formola online disponibbli fir-reġistru tad-dokumenti tagħha: http://ec.europa.eu/transparency/regdoc/index.cfm?fuseaction=fmb

[5] L-applikant irrefera għall-Artikolu 4 tal-Konvenzjoni tal-Kunsill tal-Ewropa dwar l-Aċċess għad-Dokumenti Uffiċjali li, skont hi, jipprevedi li “Il-Partijiet jistgħu jagħtu lill-applikanti d-dritt li jibqgħu anonimi ħlief meta l-iżvelar tal-identità jkun essenzjali sabiex tiġi pproċessata t-talba”. Ir-Rapport ta’ Spjegazzjoni għall-Konvenzjoni jiddikjara li “din il-Konvenzjoni ma tirrikjedix li l-Partijiet għall-Konvenzjoni jagħtu lill-applikanti d-dritt li jissottomettu talbiet b’mod anonimu, iżda jinkoraġġixxi dan billi jinkludi obbligu fakultattiv f’dan ir-rigward. Fil-pajjiżi fejn jeżisti tali dritt, tqies li ma kienx meħtieġ li tintalab l-identità tal-applikant meta fl-istess ħin ma jkun hemm l-ebda obbligu għall-applikant li jiddikjara kwalunkwe raġuni għat-talba.”

[6] Il-Kummissjoni kienet eskludiet ir-rekwiżit tagħha li r-rikorrenti tagħti informazzjoni dwar is-settur ta’ attività tagħha. L-Ombudsman tifhem li dan kien il-każ minħabba li l-ilmentatur kien diġà spjega lill-Kummissjoni li ħadem bħala intern għal Access Info Europe.

[7] L-Artikolu 2(1) tar-Regolament 1049/2001: "[k]ull ċittadin tal-Unjoni, u kull persuna fiżika jew ġuridika li tirrisjedi jew li jkollha l-uffiċċju reġistrat tagħha fi Stat Membru, għandhom id-dritt ta' aċċess għad-dokumenti tal-istituzzjonijiet, soġġett għall-prinċipji, il-kondizzjonijiet u l-limiti definiti f'dan ir-Regolament."

[8] L-Artikolu 4(1)(b) tar-Regolament 1049/2001: “L-istituzzjonijiet għandhom jirrifjutaw l-aċċess għal dokument meta l-iżvelar tiegħu jista’ jdgħajjef il-protezzjoni tal-privatezza u l-integrità tal-individwu, b’mod partikolari skont il-leġiżlazzjoni [tal-Unjoni] dwar il-protezzjoni tad-data personali.”

[9] Sentenza tal-Qorti tal-Ġustizzja (Awla Manja) tad-29 ta’ Ġunju 2010 fil-Kawża C-28/08 P, Il-Kummissjoni Ewropea vs The Bavarian Lager Co. Ltd., Ġabra [2010] I-6055, paragrafi 56 sa 63.

[10] Artikolu 9 tar-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill, tat-18 ta’ Diċembru 2001, dwar il-protezzjoni ta’ individwu fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Komunità u dwar il-moviment liberu ta’ dak id-data (ĠU Edizzjoni Speċjali bil-Malti, Kapitolu 13, Vol. 27, p. 102).

[11] Skont l-Artikolu 6(3) tar-Regolament 1049/2001: "[f]il-każ ta' applikazzjoni relatata ma' dokument twil ħafna jew ma' numru kbir ħafna ta' dokumenti, l-istituzzjoni kkonċernata tista' tikkonsulta lill-applikant b'mod informali, bil-ħsieb li tinstab soluzzjoni ġusta."

[12] Il-Kummissjoni ddikjarat, f'dan ir-rigward, li "fil-fatt, fis-sentenza tagħha dwar Ryanair, il-Qorti Ġenerali kkonfermat li l-Artikolu 6(3) ma jistax jiġi evitat billi l-applikazzjoni tinqasam f'għadd ta' applikazzjonijiet [Sentenza tal-Qorti Ġenerali fil-kawża T-494/08, Ryanair Ltd vs Il-Kummissjoni, paragrafu 34]".

[13] Il-Kummissjoni rreferiet lill-Ombudsman għall-kummenti li ppreżentat fl-inkjesta 2310/2013/VL.

[14] http://www.europarl.europa.eu/sides/getDoc.do?type=WQ&reference=E-2015-005902&language=EN;

http://www.europarl.europa.eu/sides/getAllAnswers.do?reference=E-2015-005902&language=EN;

http://www.europarl.europa.eu/sides/getDoc.do?pubRef=-/EP//TEXT+WQ+E-2015-001076+0+DOC+XML+V0//EN&language=en; u

http://www.europarl.europa.eu/sides/getAllAnswers.do?reference=E-2015-001076&language=EN

[15] L-Artikolu 1 tar-Regolament 1049/2001: “[l]-għan ta’ dan ir-Regolament huwa: (a) li tiddefinixxi l-prinċipji, il-kundizzjonijiet u l-limiti ta’ interess pubbliku jew privat li jirregolaw id-dritt ta’ aċċess għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni... b’tali mod li jiġi żgurat l-aktar aċċess wiesa’ possibbli għad-dokumenti, (b) li tistabbilixxi regoli li jiżguraw l-aktar eżerċizzju faċli possibbli ta’ dan id-dritt, u (c) li tippromwovi prattika amministrattiva tajba dwar l-aċċess għad-dokumenti. ”

[16] L-Artikolu 2(1) tar-Regolament 1049/2001: “[k]walunkwe ċittadin tal-Unjoni, u kwalunkwe persuna fiżika jew ġuridika li tirrisjedi jew li jkollha l-uffiċċju reġistrat tagħha fi Stat Membru, għandu dritt ta’ aċċess għad-dokumenti tal-istituzzjonijiet, soġġett għall-prinċipji, il-kundizzjonijiet u l-limiti definiti f’dan ir-Regolament.”

[17] L-Artikolu 2(2) tar-Regolament 1049/2001: “[l]-istituzzjonijiet jistgħu, soġġett għall-istess prinċipji, kondizzjonijiet u limiti, jagħtu aċċess għal dokumenti lil kwalunkwe persuna fiżika jew ġuridika li ma tirrisjedix jew li ma jkollhiex l-uffiċċju reġistrat tagħha fi Stat Membru.”

[18] Anness tad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni, tal-5 ta’ Diċembru 2001, li temenda r-regoli ta’ proċedura tagħha li jistabbilixxu r-regoli dettaljati għall-applikazzjoni tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 (ĠU Edizzjoni Speċjali bil-Malti, Kapitolu 8, Vol. 1, p. 331).

[19] L-Artikolu 1 tad-Deċiżjoni ta' Implimentazzjoni: “[i]ċ-ċittadini tal-Unjoni u l-persuni fiżiċi u ġuridiċi li jirrisjedu jew li jkollhom l-uffiċċju reġistrat tagħhom fi Stat Membru għandhom jeżerċitaw id-dritt tagħhom ta’ aċċess għad-dokumenti tal-Kummissjoni skont l-Artikolu 255(1) tat-Trattat... [C]i għexieren ta’ pajjiżi terzi li mhumiex residenti fi Stat Membru u persuni ġuridiċi li ma għandhomx l-[uffiċċju] reġistrat tagħhom f’wieħed mill-Istati Membri għandhom igawdu d-dritt ta’ aċċess għad-dokumenti tal-Kummissjoni bl-istess termini bħall-benefiċjarji msemmija fl-Artikolu 255(1) tat-Trattat...”(enfasi miżjuda)

[20] Barra minn hekk, l-Ombudsman jinnota li, skont l-Artikolu 1 tad-Deċiżjoni ta' Implimentazzjoni, iċ-ċittadini ta' pajjiżi terzi li ma jirrisjedux fi Stat Membru u l-persuni ġuridiċi li ma jkollhomx l-uffiċċju reġistrat tagħhom f'wieħed mill-Istati Membri "skont l-Artikolu 195(1) tat-Trattat... ma għandux ikollhom l-għażla li jistabbilixxu lment quddiem l-Ombudsman Ewropew. Iżda jekk il-Kummissjoni tirrifjutalhom kompletament jew parzjalment l-aċċess għal dokument wara applikazzjoni konfermatorja, huma jistgħu jressqu rikors quddiem il-Qorti tal-Prim'Istanza tal-Komunitajiet Ewropej..."L-Ombudsman jenfasizza li d-dispożizzjoni ta' hawn fuq ma ssemmix li l-Ombudsman għandu d-dritt li jiftaħ inkjesta fuq inizjattiva tiegħu stess dwar rifjut mill-Kummissjoni li tagħti aċċess għal dokument lil applikant li huwa ċittadin ta' pajjiż terz li mhux residenti fl-UE jew persuna ġuridika li għandha l-uffiċċju reġistrat tagħha f'wieħed mill-Istati Membri.

[21] L-Artikolu 14(2) tal-Kodiċi Ewropew ta' Mġiba Amministrattiva Tajba.

[22] Peress li l-missjoni tal-organizzazzjoni li qed tilmenta hija li tiddefendi u tippromwovi d-dritt ta' aċċess għall-informazzjoni fl-Ewropa, l-Ombudsman ma jsib l-ebda raġuni biex jemmen li l-mod li bih qed jiġi segwit dan il-każ ma ġiex miftiehem mal-individwu li ppreżenta l-applikazzjoni għall-aċċess.

[23] Ara, pereżempju, il-Kawża T-12/90, Bayer vs il-Kummissjoni [1991] Ġabra II-219, il-paragrafu 18: "ittra rreġistrata b'konferma tar-riċevuta hija metodu xieraq ta' kif jingħata avviż sa fejn tippermetti li tiġi ddeterminata d-data minn meta jibda jiddekorri ż-żmien. Barra minn hekk, deċiżjoni tiġi debitament innotifikata ladarba tkun ġiet ikkomunikata lill-persuna li lilha tkun indirizzata u dik il-persuna tkun f'pożizzjoni li tieħu konjizzjoni tagħha..."

[24] L-Artikolu 20 tal-Kodiċi Ewropew ta' Prattika Amministrattiva Tajba jirrikjedi biss li d-deċiżjonijiet li jaffettwaw id-drittijiet jew l-interessi tal-individwi jiġu nnotifikati bil-miktub, li mhux neċessarjament jimplika ittra rreġistrata.

[25] Ara, pereżempju, l-Artikolu 7 "Proċedura ta' appell" tad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni tal-4 ta' Marzu 2015 li tagħti lill-aġenziji ftehim ex ante dwar id-dispożizzjonijiet ġenerali għall-implimentazzjoni tal-Artikolu 87(1) tas-CEOS u l-ewwel paragrafu tal-Artikolu 44 tar-Regolamenti tal-Persunal (COM(2015) 1456 final): "[i]r-rapport għandu jsir finali b'deċiżjoni ta' l-assessur ta' l-appell. Id-detentur tal-impjieg għandu jiġi nnotifikat, permezz ta’ posta elettronika jew mezzi oħra, li d-deċiżjoni li tirrendi r-rapport finali ġiet adottata [...] Din in-notifika tikkostitwixxi komunikazzjoni [...] It-terminu ta' tliet xhur għat-tressiq ta' lment, previst fl-Artikolu 90(2) tar-Regolamenti tal-Persunal, jibda jiddekorri mill-komunikazzjoni ta' informazzjoni " u 8 "Limiti ta' żmien": "1. Il-limiti ta’ żmien [...] għandhom jiġu kkalkolati biss miż-żmien meta d-deċiżjoni rilevanti tkun ġiet innotifikata lill-persuna kkonċernata jew, l-aktar tard, meta din tal-aħħar, li taġixxi bħala uffiċjal diliġenti, aġent, tista’ tkun mistennija li tkun konxja tal-kontenut ta’ dik id-deċiżjoni u r-raġunijiet għaliha. 2. Dawn il-limiti ta ' żmien għandhom jiġu sospiżi, madankollu, jekk u sakemm id-detentur tal-impjieg ma jkunx jista' juża s-sistema elettronika." (enfasi miżjuda)

[26] Ara, pereżempju, l-Artikolu 13 "Notifika bi prova tal-wasla għand il-konvenut" tar-Regolament (KE) Nru 1896/2006 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-12 ta' Diċembru 2006 li joħloq proċedura għal ordni ta' ħlas Ewropea "[t] l-ordni ta' ħlas Ewropea tista' tiġi nnotifikata lill-konvenut skont il-liġi nazzjonali tal-Istat li fih għandha ssir in-notifika, permezz ta' wieħed mill-metodi li ġejjin: (a) notifika personali attestata b’konferma tar-riċevuta, inkluża d-data tar-riċevuta, li tkun iffirmata mill-konvenut; (b) notifika personali attestata b’dokument iffirmat mill-persuna kompetenti li tkun wettqet in-notifika li jiddikjara li l-konvenut ikun irċieva d-dokument jew irrifjuta li jirċevih mingħajr ebda ġustifikazzjoni legali, u d-data tan-notifika; (c) servizz postali attestat b’konferma tar-riċevuta, inkluża d-data tar-riċevuta, li tiġi ffirmata u rritornata mill-konvenut; (d) notifika b'mezzi elettroniċi bħal faks jew posta elettronika, attestata b'konferma tar-riċevuta, inkluża d-data tar-riċevuta, li tkun iffirmata u mibgħuta lura mill-konvenut. " (enfasi miżjuda)

[27] L-Artikolu 9 tar-Regolament 45/2001, u l-linji gwida rilevanti pprovduti mill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data; https://secure.edps.europa.eu/EDPSWEB/webdav/shared/Documents/EDPS/Publications/Papers/BackgroundP/11-03-24_Bavarian_Lager_EN.pdf

[28] Ara l-ittra tas-27 ta' Marzu 2014 mill-Ombudsman Ewropew lill-President Barroso fil-każ 2310/2013/VL.

[29] http://ec.europa.eu/transparency/regdoc/index.cfm?fuseaction=fmb

[30] L-Artikolu 10(1) tal-Kodiċi Ewropew ta' Mġiba Amministrattiva Tajba: "[l]-uffiċjal għandu jkun konsistenti fl-imġieba amministrattiva tiegħu jew tagħha kif ukoll ma' l-azzjoni amministrattiva ta' l-istituzzjoni. L-uffiċjal għandu jsegwi l-prattiki normali tal-istituzzjoni, sakemm ma jkunx hemm raġunijiet leġittimi biex wieħed jitbiegħed minn dawk il-prattiki f'każ individwali. Fejn jeżistu raġunijiet bħal dawn, dawn għandhom jiġu rreġistrati bil-miktub."