Il-każ kien jikkonċerna kif l-Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għall-Ażil (EUAA) indirizzat allegazzjonijiet ta’ ksur tad-drittijiet fundamentali fl-attivitajiet tagħha fil-gżira Griega ta’ Samos. L-ilmentaturi kienu mħassba li l-mod kif il-ħaddiema tal-każijiet skjerati fit-timijiet ta’ appoġġ għall-ażil tal-EUAA wettqu intervisti ma’ persuni vulnerabbli li jfittxu l-ażil kien kontra d-dritt tal-UE, u li l-EUAA kienet naqset milli tindirizza dan. Barra minn hekk, l-ilmentaturi kienu mħassba dwar kif l-EUAA ttrattat ir-rapporti ta’ pushbacks tal-applikanti għall-ażil.

L-Ombudsman sabet li, fiż-żmien tal-ilment, l-EUAA kienet naqset milli tiżgura li l-ħaddiema tal-każijiet skjerati fit-timijiet ta’ appoġġ għall-ażil tagħha kienu lesti jwettqu intervisti kif xieraq ma’ persuni vulnerabbli li jfittxu l-ażil, inkluż fir-rigward ta’ kif għandhom jitqiesu l-indikaturi tal-vulnerabbiltajiet meta dawn jitfaċċaw għall-ewwel darba matul l-intervista dwar l-ażil. L-Ombudsman sabet ukoll li l-EUAA naqset milli tipprovdi lill-persuni vulnerabbli li jfittxu l-ażil bi proċedura xierqa biex jirrapportaw l-iżbalji li saru matul l-intervisti u biex tali rapporti jiġu rieżaminati mill-EUAA. L-Ombudsman sabet li dan kien jikkostitwixxi amministrazzjoni ħażina u għamlet erba’ rakkomandazzjonijiet lill-EUAA biex tindirizza n-nuqqasijiet.

L-Ombudsman bagħtet ukoll dawn ir-rakkomandazzjonijiet lill-kontropartijiet tagħha min-Network Ewropew tal-Ombudsmen (ENO), fejn fittxet il-fehmiet tagħhom dwar kif tiġi żgurata l-konformità mad-drittijiet fundamentali fil-kooperazzjoni bejn il-ħaddiema tal-każijiet tal-EUAA u l-uffiċjali nazzjonali tal-ażil.

Barra minn hekk, l-Ombudsman identifikat nuqqasijiet importanti fir-rigward ta’ kif l-EUAA ttrattat id-divulgazzjoni mill-applikanti għall-ażil tal-esperjenzi ta’ pushbacks matul l-intervisti. Peress li l-EUAA bdiet timplimenta miżuri biex tirrimedja dawn in-nuqqasijiet matul l-inkjesta tal-Ombudsman, hija ma sabitx amministrazzjoni ħażina iżda minflok għamlet żewġ suġġerimenti għal titjib.

Il-każ kien jikkonċerna kif l-Aġenzija Eżekuttiva Ewropea għall-Klima, għall-Infrastruttura u għall-Ambjent (CINEA) żgurat proċess ta’ rieżami effettiv għal proposta ta’ proġett irrifjutata għall-finanzjament tal-UE. L-ilmentatur argumenta li, minkejja t-tentattivi tagħha li tikseb assistenza mill-Helpdesk tal-IT rilevanti, is-sistema biex tagħmel talba għal rieżami għalkemm il-kont online ma jaħdimx, u b’hekk iċċaħħadha mill-possibbiltà li titlob rieżami.

L-Ombudsman sabet li s-CINEA tat informazzjoni ċara lill-ilmentatur dwar kif għandu jitlob rieżami ta’ evalwazzjoni u x’għandu jagħmel f’każ ta’ problemi. L-ilmentatur ma pprovda l-ebda evidenza tal-problemi tekniċi li kienet iltaqgħet magħhom u ma kien hemm l-ebda indikazzjoni ta’ xi problema teknika bis-sistema online matul il-perjodu rilevanti. L-ilmentatur ma kkuntattjax lill-Helpdesk tal-IT biex ifittex aktar għajnuna, għalkemm kien għad hemm żmien biex jagħmel dan.

L-Ombudsman għalhekk għalqet l-inkjesta bil-konklużjoni li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina mis-CINEA.

Il-każ kien jikkonċerna ditta ta’ konsulenza li kienet qed tiġi investigata mill-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (OLAF) għal irregolaritajiet suspettati fi proġetti ffinanzjati mill-UE. L-OLAF informa lid-ditta li kien għalaq l-investigazzjoni, u ppreżenta rakkomandazzjonijiet finanzjarji u amministrattivi lill-Kummissjoni. Għalkemm l-OLAF informa lid-ditta li seta’ jirrikorri għand il-Kontrollur tal-OLAF għall-garanziji proċedurali, l-OLAF naqas milli jipprovdi informazzjoni ċara dwar l-iskadenza applikabbli għas-sottomissjoni ta’ lment. Dan kien ifisser li d-ditta ssottomettiet l-ilment wara l-iskadenza, u l-Kontrollur ċaħad l-ilment.

L-Ombudsman sabet li, billi naqas milli jipprovdi lill-ilmentatur b’informazzjoni ċara, b’mod partikolari fir-rigward tad-data tal-għeluq tal-investigazzjoni, l-OLAF aġixxa b’amministrazzjoni ħażina. Madankollu, l-Ombudsman qieset li ma kien hemm l-ebda rakkomandazzjoni xierqa li għandha ssir biex dan jiġi indirizzat għall-ilmentatur. Madankollu, hija għamlet suġġeriment bil-għan li tipprevjeni li tali problema sseħħ f'każijiet simili futuri.

L-ilmentatur ma kienx sodisfatt bil-mod kif l-Aġenzija Ewropea għall-Kontroll tas-Sajd (EFCA) indirizzat it-tħassib tiegħu dwar in-nuqqas ta’ trasparenza fil-proċeduri tal-għażla tal-persunal tagħha. Huwa sostna, fost affarijiet oħra, li l-EFCA ma infurmatx lill-kandidati li ma ntgħażlux dwar l-eżitu tal-applikazzjonijiet tagħhom. 

L-Ombudsman fetħet inkjesta u talbet lill-EFCA għal kjarifiki dwar il-kwistjoni.

Matul l-inkjesta, l-EFCA infurmat lill-Ombudsman li kellha l-ħsieb li tieħu passi biex tkun tista’ tinforma lill-kandidati kollha li ma ntgħażlux individwalment wara kull stadju ta’ proċedura tal-għażla. L-Ombudsman stiednet lill-EFCA biex tinformaha fi żmien sitt xhur dwar il-miżuri li daħħlet fis-seħħ għal dak il-għan u qieset li l-ebda inkjesta ulterjuri ma hija ġġustifikata dwar din il-kwistjoni f'dan l-istadju.

L-inkjesta tal-Ombudsman uriet ukoll kwistjonijiet dwar kif il-kandidati jistgħu jippreżentaw ilmenti dwar il-proċeduri tal-għażla. Matul l-inkjesta, l-EFCA stabbiliet kaxxa postali funzjonali għall-ilmenti amministrattivi minn kandidati li ma ntgħażlux. L-Ombudsman laqgħet dan il-pass u għalqet dan l-aspett tal-inkjesta kif ġie solvut.