Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. L-ilmentatur huwa konsulent speċjalizzat fi proġetti ta’ għajnuna għall-iżvilupp. L-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (OLAF) fetaħ investigazzjoni dwar suspetti ta’ irregolaritajiet fir-rigward ta’ proġetti ffinanzjati mill-UE u kuntratti mogħtija lill-ilmentatur. Għalhekk, l-ilmentatur tqies bħala “persuna kkonċernata” fl-investigazzjoni tal-OLAF, skont it-tifsira tar-Regolament 883/2013 [2].

2. Fil-31 ta’ Lulju 2024, l-OLAF informa lill-ilmentatur li kien għalaq l-investigazzjoni u li kien ippreżenta rakkomandazzjonijiet finanzjarji u amministrattivi dwar l-ilmentatur lid-Direttorati Ġenerali rilevanti tal-Kummissjoni Ewropea. L-OLAF ipprovda wkoll informazzjoni dwar il-possibbiltà li l-ilmentatur jirrikorri għand il-Kontrollur tal-garanziji proċedurali [3].

3. Fis-26 ta’ Awwissu 2024, l-ilmentatur ippreżenta lment lill-Kontrollur. Hija kkontestat id-deċiżjoni tal-OLAF li jagħlaq l-investigazzjoni abbażi ta’ sommarju tal-fatti li hija argumentat li kien fih dikjarazzjonijiet mhux ċari u vagi, li ma ħallewhiex tipprovdi kummenti infurmati.

4. Fid-9 ta’ Settembru 2024, il-Kontrollur għalaq l-ilment bħala inammissibbli. Il-Kontrollur spjega li l-ilment kien preskritt minħabba li ġie ppreżentat wara l-iskadenza ta’ xahar wara l-għeluq tal-investigazzjoni. B’mod partikolari, il-Kontrollur innota li l-investigazzjoni ngħalqet fit-22 ta’ Lulju 2024, u għalhekk, l-iskadenza għas-sottomissjoni ta’ lment għaliha skadiet fit-23 ta’ Awwissu 2024.

5. Bi tweġiba, l-ilmentatur argumenta li l-ittra mill-OLAF li infurmatu dwar l-għeluq tal-investigazzjoni ntbagħtet fil-31 ta’ Lulju 2024 u li ma kien fiha l-ebda informazzjoni li l-investigazzjoni kienet ingħalqet fit-22 ta’ Lulju 2024.

6. Il-Kontrollur spjega li r-Regolament 883/2013 [4] jistabbilixxi skadenza ċara biex isir ilment lill-Kontrollur, li tibda mid-data tal-għeluq tal-investigazzjoni, u mhux mid-data li fiha l-persuna kkonċernata ġiet infurmata jew saret taf bid-data tal-għeluq tal-investigazzjoni.

7. L-ilmentatur ikkontesta d-deċiżjoni tal-Kontrollur. Hija argumentat li l-OLAF għandu jinnotifika lill-persuna kkonċernata fi żmien ġimgħa mill-għeluq tal-investigazzjoni, u li l-perjodu ta’ xahar biex jitressaq ilment lill-Kontrollur għandu jibda mid-data tan-notifika. Barra minn hekk, hija sostniet li l-limitu ta’ żmien ta’ xahar huwa fih innifsu qasir wisq, u li ma ġiex ittrattat b’mod ġust u lanqas ma ngħata opportunità adegwata biex jiddefendi lilu nnifsu.

8. Peress li ma kienx sodisfatt bil-mod kif il-Kontrollur u l-OLAF ittrattaw il-kwistjoni, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman.

L-inkjesta

9. L-Ombudsman fetħet inkjesta dwar kif l-OLAF informa lill-ilmentatur dwar l-għeluq tal-investigazzjoni u l-possibbiltà li jirrikorri għand il-Kontrollur.  

10. L-inkjesta ma indirizzatx id-deċiżjoni tal-Kontrollur li jirrifjuta l-ilment tal-ilmentatur bħala inammissibbli, peress li l-Ombudsman qieset li dan ma kienx manifestament żbaljat. Il-Kontrollur aġixxa f’konformità mal-formulazzjoni tar-Regolament 883/2013. L-investigazzjoni dwar dan l-ilment għalhekk iffokat esklużivament fuq l-azzjonijiet tal-OLAF fir-rigward tal-kwistjoni.

11. Matul l-inkjesta, it-tim ta' inkjesta tal-Ombudsman spezzjona l-fajl tal-każ. L-OLAF ipprovda wkoll kjarifiki bil-miktub dwar il-kwistjoni. It-tweġiba ġiet kondiviża mal-ilmentatur, li pprovda kummenti.

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

Mill-OLAF

12. L-OLAF argumenta li, peress li l-ilmentatur huwa “persuna kkonċernata” f’investigazzjoni tal-OLAF, huwa kellu jkun jaf ir-regoli stabbiliti fir-Regolament 883/2013, inklużi l-iskadenzi għas-sottomissjoni ta’ lment lill-Kontrollur. L-ilmentatur ġie infurmat ukoll dwar dawn ir-regoli fil-kuntest ta’ lment preċedenti lill-Kontrollur, li kien ġie ddikjarat inammissibbli wkoll minħabba li ġie ppreżentat tard wisq.  

13. Barra minn hekk, l-OLAF spjega li, fl-ittra tiegħu tal-31 ta’ Lulju 2024 li tinforma lill-ilmentatur dwar l-għeluq tal-investigazzjoni, huwa kien informa lill-ilmentatur dwar il-possibbiltà li jirrikorri għand il-Kontrollur u dwar l-iskadenzi rilevanti biex jissottometti lment.

14. Barra minn hekk, l-OLAF innota li, filwaqt li l-ittra li tinforma lill-ilmentatur dwar l-għeluq tal-investigazzjoni ntbagħtet fil-31 ta’ Lulju 2024, din kienet datata l-24 ta’ Lulju 2024. Għalhekk, l-OLAF qies li kellu jkun ċar għall-ilmentatur li l-investigazzjoni ġiet konkluża sa mhux aktar tard mill-24 ta’ Lulju 2024.

15. Madankollu, l-OLAF ammetta li, fl-ittra li tinforma lill-ilmentatur dwar l-għeluq tal-investigazzjoni, huwa kien naqas milli jindika b’mod ċar id-data tal-għeluq tal-investigazzjoni, li kienet it-22 ta’ Lulju 2024. L-OLAF irrikonoxxa li, mingħajr din l-informazzjoni, l-ilmentatur ma setax ikun jaf li l-iskadenza għall-preżentazzjoni ta’ lment kienet mit-22 ta’ Lulju 2024 sat-23 ta’ Awwissu 2024. Barra minn hekk, l-OLAF innota li, anki li kieku l-investigazzjoni ngħalqet fl-24 ta’ Lulju 2024, id-data tal-ittra lill-ilmentatur, l-iskadenza biex wieħed jirrikorri għand il-Kontrollur xorta kienet tkun is-26 ta’ Awwissu 2024, id-data li fiha l-ilmentatur ippreżenta l-ilment tiegħu lill-Kontrollur.

16. Madankollu, l-OLAF innota li, anki jekk l-ilmentatur kien irrikorra għand il-Kontrollur fi żmien xahar mid-data tal-għeluq tal-investigazzjoni, xi wħud mill-affermazzjonijiet li kien qajjem xorta waħda kienu jitqiesu inammissibbli. Dan għaliex, skont ir-Regolament 883/2013, ilmentatur irid jirrikorri għand il-Kontrollur fi żmien xahar minn meta jsir jaf bil-fatti inkwistjoni, u fi kwalunkwe każ mhux aktar tard minn xahar wara l-għeluq tal-investigazzjoni. Peress li l-ilmentatur kien diġà ġie infurmat b’ċerti fatti f’Marzu 2024, kwalunkwe pretensjoni relatata ma’ dawn il-fatti titqies bħala sottomessa tard wisq.

17. Għalhekk, l-OLAF irrikonoxxa li, minħabba n-nuqqas tiegħu li jindika d-data tal-għeluq tal-investigazzjoni, u minħabba l-interpretazzjoni litterali tar-regoli mill-Kontrollur, l-ilmentatur ma setax iressaq l-ilment tiegħu lill-Kontrollur fiż-żmien applikabbli, iżda biss għal parti mit-talbiet tiegħu.

18. Filwaqt li l-OLAF enfasizza l-importanza ta' notifika f'waqtha biex jiġi żgurat li l-persuni kkonċernati minn investigazzjoni tal-OLAF ikunu jistgħu jirrikorru għand il-Kontrollur fil-perjodu ta' żmien applikabbli, huwa nnota li, f'konformità mar-Regolament 883/2013, ma hemm l-ebda skadenza stabbilita biex persuna kkonċernata tiġi infurmata dwar l-għeluq ta' investigazzjoni fejn l-OLAF jagħmel rakkomandazzjonijiet.[5] F'dan il-każ, fejn l-OLAF għamel rakkomandazzjonijiet, huwa xorta waħda nnotifika lill-ilmentatur fi żmien sitt ijiem ta' xogħol.

19. Barra minn hekk, l-OLAF innota li l-ilmentatur kien bagħatlu email fis-26 ta’ Awwissu 2024, li kienet tirrifletti l-ilment lill-Kontrollur. L-OLAF wieġeb lill-ilmentatur fid-19 ta’ Settembru 2024. Filwaqt li l-OLAF irrikonoxxa li t-tweġiba tiegħu ma tistax titqies bħala ekwivalenti għal deċiżjoni tal-Kontrollur, huwa nnota li kien għadu pprovda tweġiba dettaljata għall-allegazzjonijiet tal-ilmentatur.

Mill-ilmentatur

20. L-ilmentatur innota li d-data tal-ittra, l-24 ta’ Lulju 2024, mhijiex id-data li fiha ngħalqet l-investigazzjoni. Hija sostniet li, billi naqas milli jinfurmaha bid-data tal-għeluq tal-investigazzjoni, l-OLAF ma aġixxiex f’konformità mal-prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba. Dan iċċaħħadha mill-opportunità li tirrikorri għand il-Kontrollur.

21. Barra minn hekk, l-ilmentatur argumenta li t-tweġiba tal-OLAF lill-ilmentatur tad-19 ta’ Settembru 2024 ma tistax titqies bħala ekwivalenti għal deċiżjoni minn awtorità indipendenti bħall-Kontrollur. L-OLAF ma jistax huwa stess jirrevedi l-konformità tiegħu mal-garanziji proċedurali tal-persuni kkonċernati minn investigazzjoni.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

22. Din l-inkjesta tikkonċerna esklussivament l-azzjonijiet tal-OLAF. Madankollu, peress li dawn l-azzjonijiet huma relatati mal-possibbiltà li wieħed jirrikorri għand il-Kontrollur ta’ garanziji proċedurali, l-ewwel huwa meħtieġ li jiġi stabbilit ir-rwol tal-Kontrollur. Il-Kontrollur ġie stabbilit biex jipprovdi lil dawk ikkonċernati mill-investigazzjonijiet tal-OLAF b’mekkaniżmu ddedikat u indipendenti biex jikkontestaw l-allegat ksur tal-garanziji proċedurali tagħhom. Skont il-leġiżlazzjoni applikabbli, l-ilmenti lill-Kontrollur jistgħu jiġu ppreżentati biss minn persuni kkonċernati u jridu jiġu ppreżentati fi żmien xahar minn meta jsiru jafu bil-fatti rilevanti, u fi kwalunkwe każ mhux aktar tard minn xahar wara l-għeluq tal-investigazzjoni [6].

23. Sabiex dan il-mekkaniżmu ta’ rimedju indipendenti importanti jkun ta’ rilevanza għal dawk ikkonċernati mill-investigazzjonijiet tal-OLAF, l-OLAF jeħtieġ li jinfurmahom fil-ħin li l-Kontrollur jeżisti, u jkollu l-informazzjoni rilevanti kollha meħtieġa għas-sottomissjoni ta’ lment.

24. Kif spjegat mill-OLAF, meta joħroġ rakkomandazzjoni f’investigazzjoni, ma hemm l-ebda skadenza stabbilita skont il-qafas legali applikabbli biex il-persuna kkonċernata tiġi infurmata dwar l-għeluq tal-investigazzjoni. Hemm skadenza speċifika biss f'każijiet fejn ma ssir l-ebda rakkomandazzjoni [7].

25. Dan ifisser, fil-prattika, li persuna kkonċernata minn investigazzjoni tal-OLAF tista’ ssir konxja biss tal-għeluq tal-investigazzjoni tal-OLAF wara li tkun skadiet l-iskadenza biex tirrikorri għand il-Kontrollur, u dan jipprevjeniha għalkollox milli tirrikorri għand il-Kontrollur ladarba l-investigazzjoni tingħalaq. Dan jindika kwistjoni usa’ rigward il-garanziji proċedurali fl-investigazzjonijiet tal-OLAF [8].

26. F’dan il-każ, l-OLAF informa lill-ilmentatur dwar l-għeluq tal-investigazzjoni fil-31 ta’ Lulju 2024, fil-perjodu ta’ żmien biex jirrikorri għand il-Kontrollur. Madankollu, kif rikonoxxut mill-OLAF, l-ittra ta’ notifika ma kinitx tinkludi d-data tal-għeluq tal-investigazzjoni, iżda biss id-data meta ġiet iffirmata l-ittra, jiġifieri l-24 ta’ Lulju 2024. Din id-data dehret tliet darbiet fl-ittra u, b'mod ċar, wasslet lill-ilmentatur biex jemmen li kienet id-data tal-għeluq tal-investigazzjoni. Għalhekk, l-ilmentatur ma kellux l-informazzjoni kollha meħtieġa u korretta biex jissottometti lment ammissibbli lill-Kontrollur, jiġifieri, sal-iskadenza.

27. L-għarfien tad-data attwali tal-għeluq tal-investigazzjoni kien essenzjali biex l-ilmentatur ikun jista’ jirrikorri għand il-Kontrollur sal-iskadenza. L-ilmentatur fl-aħħar mill-aħħar irrikorra għand il-Kontrollur tlett ijiem wara li kienet skadiet l-iskadenza. Għalhekk ma jistax jiġi miċħud li n-nuqqas ta’ informazzjoni dwar meta ngħalqet l-investigazzjoni kellu impatt fuq il-kapaċità tal-ilmentatur li jirrikorri għand il-Kontrollur.  

28. Din is-sitwazzjoni setgħet faċilment tiġi evitata billi sempliċiment tiġi inkluża, fl-ittra li tinforma lill-ilmentatur dwar l-għeluq tal-investigazzjoni, id-data attwali meta ngħalqet l-investigazzjoni. F’dan l-isfond, l-Ombudsman issib li n-nuqqas tal-OLAF li jinforma lill-ilmentatur dwar id-data tal-għeluq tal-investigazzjoni jammonta għal amministrazzjoni ħażina.

29. Filwaqt li l-OLAF wieġeb għall-ittra tal-ilmentatur tas-26 ta’ Awwissu 2024, li rriflettiet l-ilment lill-Kontrollur, u pprovdiet kjarifiki utli lill-ilmentatur, l-Ombudsman issib li dan ma jistax jitqies bħala rimedju suffiċjenti f’dan il-każ. Il-Kontrollur ġie stabbilit speċifikament biex jaġixxi bħala mekkaniżmu indipendenti għat-trattament tal-ilmenti kontra l-OLAF. Bħala tali, l-evalwazzjoni tal-OLAF dwar ilment ma tistax tissostitwixxi dik tal-Kontrollur. 

30. Madankollu, l-Ombudsman tqis li ma hemm l-ebda rakkomandazzjoni xierqa li għandha ssir biex tiġi indirizzata din l-amministrazzjoni ħażina. Kif imsemmi hawn fuq, l-ambitu tal-inkjesta kien limitat għall-azzjonijiet tal-OLAF, peress li l-Ombudsman sabet li, billi ċaħad l-ilment bħala inammissibbli, il-Kontrollur ma kienx manifestament żbaljat. Madankollu, l-Ombudsman se jagħmel suġġeriment lill-OLAF bil-ħsieb li tiġi evitata sitwazzjoni simili fil-futur. 

Konklużjoni

Abbażi tal-inkjesta, l-Ombudsman tagħlaq dan il-każ bis-sejba li ġejja:

Billi naqset milli tinforma lill-ilmentatur bid-data tal-għeluq tal-investigazzjoni, l-Aġenzija Ewropea Kontra l-Frodi (OLAF) aġixxiet b’amministrazzjoni ħażina.

L-ilmentatur u l-OLAF se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

Suġġeriment għal titjib

Jenħtieġ li l-OLAF jiżgura li, meta jinforma lil persuna kkonċernata dwar l-għeluq ta’ investigazzjoni, jipprovdi informazzjoni f’waqtha, ċara u eżawrjenti dwar il-possibbiltà li tirrikorri għand il-Kontrollur. Dan jinkludi l-indikazzjoni tad-data tal-għeluq tal-investigazzjoni.

Teresa Anjinho Ombudsman
Ewropew

Strasburgu, 19/09/2025

[2] Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-11 ta’ Settembru 2013 dwar investigazzjonijiet immexxija mill-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (OLAF) u li jħassar ir-Regolament tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (KE) Nru 1073/1999 u r-Regolament tal-Kunsill (Euratom) Nru 1074/1999: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2013/883/oj/eng, Artikolu 2 (5): “persuna kkonċernata” għandha tfisser kwalunkwe persuna jew operatur ekonomiku suspettat li wettaq frodi, korruzzjoni jew kwalunkwe attività illegali oħra li taffettwa l-interessi finanzjarji tal-Unjoni u li għalhekk hija soġġetta għal investigazzjoni mill-Uffiċċju”.

[3] Il-Kontrollur tal-garanziji proċedurali jeżamina l-ilmenti ppreżentati minn persuni kkonċernati f’investigazzjonijiet imwettqa mill-OLAF, speċifikament fir-rigward tal-konformità tal-OLAF mal-garanziji proċedurali u r-regoli applikabbli għall-investigazzjonijiet. Aktar informazzjoni hija disponibbli hawnhekk: https://supervisory-committee-olaf.europa.eu/controller-procedural-guarantees_en

[4] It-tieni inċiż tal-Artikolu 9b(2) tar-Regolament (UE, Euratom) 2020/2223 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Diċembru 2020 li jemenda r-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013, fir-rigward tal-kooperazzjoni mal-Uffiċċju tal-Prosekutur Pubbliku Ewropew u l-effettività tal-investigazzjonijiet tal-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2020/2223/oj. 

[5] l-Artikolu 11 tar-Regolament 883/2013; L-Artikolu 29 tal-Linji Gwida tal-OLAF dwar il-Proċeduri ta’ Investigazzjoni għall-Persunal tal-OLAF: https://anti-fraud.ec.europa.eu/guidelines-investigations-olaf-staff_en.

[6] L-Artikolu 9b(3) tar-Regolament 883/2013.

[7] l-Artikolu 11 tar-Regolament 883/2013; L-Artikolu 29 tal-Linji Gwida tal-OLAF dwar il-Proċeduri ta’ Investigazzjoni għall-Persunal tal-OLAF.

[8] Din il-kwistjoni tqajmet mill-Ombudsman fil-kuntest tal-evalwazzjoni attwali tar-Regolament dwar l-OLAF, bħala kwistjoni li għandha tiġi indirizzata mil-leġiżlaturi.