- MT Malti
It-traduzzjonijiet awtomatiċi jista’ jkun fihom żbalji li potenzjalment inaqqsu ċ-ċarezza u l-preċiżjoni; l-Ombudsman ma jaċċetta l-ebda responsabbiltà għal kwalunkwe diskrepanza. Għall-aktar informazzjoni affidabbli u ċertezza legali, jekk jogħġbok irreferi għall-verżjoni tas-sors fuq Ingliż annessa hawn fuq.
Għal aktar informazzjoni, jekk jogħġbok ikkonsulta l-politika tagħna dwar il-lingwa u t-traduzzjoni.
Ir-reġistrazzjoni ta’ messaġġi testwali u istantanji mibgħuta/riċevuti mill-membri tal-persunal fil-kapaċità professjonali tagħhom - Rakkomandazzjonijiet prattiċi għall-amministrazzjoni tal-UE
Korrispondenza - Data Il-Ħamis | 14 Lulju 2022
Każ SI/4/2021/MIG - Miftuħa fil- L-Erbgħa | 30 Ġunju 2021 - Deċiżjoni fil- L-Erbgħa | 13 Lulju 2022 - Istituzzjonijiet ikkonċernati Il-Parlament Ewropew | Il-Kunsill ta' l-Unjoni Ewropea | l-Aġenzija Ewropea għall-Gwardja tal-Fruntiera u tal-Kosta | L-Aġenzija Ewropea għas-Sustanzi Kimiċi | L-Awtorità Ewropea dwar is-Sigurtà fl-Ikel | L-Aġenzija Ewropea għall-Mediċini | Il-Kummissjoni Ewropea | Il-Bank Ċentrali Ewropew - Pajjiż Franza
Dawn ir-rakkomandazzjonijiet prattiċi jistgħu jiggwidaw lill-amministrazzjoni tal-UE fir-reġistrazzjoni ta’ messaġġi testwali u istantanji fil-futur. Dawn jirriżultaw minn eżerċizzju ta’ ġbir ta’ informazzjoni mwettaq mill-Ombudsman Ewropew u jirriflettu prattiki tajbin li identifikat f’dan il-kuntest.
L-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-UE għandhom:
- Tqis , fir-regoli u l-prattiki tal-ġestjoni tad-dokumenti, l-użu dejjem akbar ta’ messaġġi testwali u istantanji. B’mod konkret, dan jimplika li d-deċiżjoni li tiġi rreġistrata ċerta biċċa informazzjoni fis-sistema ta’ ġestjoni tad-dokumenti tal-amministrazzjoni ma għandhiex tkun dipendenti fuq il-mezz - kemm jekk ittra, email, test jew messaġġ istantanju - iżda fuq il-kontenut tiegħu.
- Jiġu stabbiliti soluzzjonijiet teknoloġiċi li jippermettu r-reġistrazzjoni faċli ta’ messaġġi testwali u istantanji fis-sistemi ta’ ġestjoni tad-dokumenti. Sadanittant, ipprovdi għal modi alternattivi ta 'reġistrazzjoni ta' messaġġi bħal dawn.
- Tinħareġ gwida ċara lill-persunal dwar kif għandhom jiġu estratti, ittrasferiti u rreġistrati messaġġi testwali u istantanji li jissodisfaw il-kriterji dwar ir-reġistrazzjoni tad-dokumenti. Il-persunal kollu li juża apparati elettroniċi għax-xogħol jenħtieġ li jkun jista’ jifhem kif jislet u jittrasferixxi messaġġi testwali u istantanji minn apps jew pjattaformi ta’ messaġġi għas-sistema rilevanti ta’ ġestjoni tad-dokumenti.
- Tqajjem kuxjenza fost il-persunal dwar il-ħtieġa li jiġi żgurat li l-messaġġi testwali u istantanji li jissodisfaw il-kriterji ta’ reġistrazzjoni jiġu estratti, ittrasferiti u rreġistrati regolarment u b’mod regolari. Minbarra l-messaġġi standard ta’ komunikazzjoni interna, dan jista’ jsir billi jiġi offrut taħriġ lill-membri eżistenti tal-persunal u bħala parti minn programmi ta’ induzzjoni għal membri ġodda tal-persunal, pereżempju.
- Kun ċert li l-perjodi ta’ żamma għall-messaġġi testwali u istantanji miżmuma fuq apparati elettroniċi użati għax-xogħol ikunu konformi mal-politika ta’ żamma.
- Ikollhom proċess fis-seħħ biex jiżguraw li, meta membru tal-persunal jitlaq, jiġi rreġistrat kwalunkwe dokument li jkollu l-membru tal-persunal, inkluż kwalunkwe messaġġ testwali u istantanju li jissodisfa l-kriterji tar-reġistrazzjoni.
- Jirrikonoxxu li messaġġi testwali u istantanji relatati max-xogħol huma “dokumenti” skont it-tifsira tar-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti.
- Meta tittratta talbiet għal aċċess pubbliku għal dokumenti li jistgħu jkopru messaġġi testwali u istantanji, ikkunsidra l-postijiet kollha fejn messaġġi bħal dawn jistgħu jinħażnu, inkluż apparati elettroniċi użati mill-persunal, u assisti lill-persunal li potenzjalment ikollu messaġġi bħal dawn fit-tfittxijiet tagħhom, pereżempju billi tagħti struzzjonijiet.
- Jiżguraw li l-għodda ta’ tiftix standard tagħhom tippermetti l-identifikazzjoni ta’ messaġġi testwali u istantanji (bħala tali) ladarba jkunu ġew irreġistrati fis-sistema ta’ ġestjoni tad-dokumenti tagħhom.