Għażiż Sur X,

L-Ombudsman irċieva lment kontra l-Kummissjoni Ewropea. L-ilment jikkonċerna r-rifjut tal-Kummissjoni li tagħti aċċess pubbliku (parzjali) għal dokumenti li jikkonċernaw l-appoġġ li tipprovdi lil Ċipru fil-ġestjoni tal-migrazzjoni u d-dewmien tal-Kummissjoni fir-risposta għat-talba għal aċċess inkwistjoni.

F’Settembru 2023, l-ilmentatur talab aċċess pubbliku għad-dokumenti [1] dwar (1) l-attivitajiet tal-Pjattaforma ta’ Koordinazzjoni Operazzjonali (OCP) f’Ċipru, (2) żjara f’Ċipru mid-Deputat Direttur Ġenerali tad-DĠ HOME f’Lulju 2023, u (3) korrispondenza bejn il-persunal tal-Kummissjoni skjerat f’Ċipru u d-DĠ HOME rigward il-faċilitajiet ta’ akkoljenza u akkomodazzjoni f’Ċipru.

L-ilmentatur irċieva tweġiba inizjali (dewmien) għat-talba għal aċċess f’Diċembru 2023. Il-Kummissjoni identifikat erba’ dokumenti bħala li jaqgħu fil-kamp ta’ applikazzjoni tat-talba għal aċċess, jiġifieri (1) żewġ rapporti tal-laqgħat tal-Grupp ta’ Tmexxija tal-OCP u (2) żewġ dokumenti relatati maż-żjara tal-Viċi Direttur Ġenerali tad-DĠ HOME f’Ċipru f’Lulju 2023 (briefing u Rapport Flash).

Wara li kkonsultat lill-awtoritajiet Ċiprijotti, il-Kummissjoni tat aċċess parzjali għar-Rapport Flash u rrifjutat li tagħti aċċess għat-tliet dokumenti li kien fadal fl-intier tagħhom. Meta għamlet dan, hija invokat eċċezzjonijiet skont il-leġiżlazzjoni tal-UE dwar l-aċċess għad-dokumenti [2], bl-argument li l-iżvelar (sħiħ) kien evitat mill-ħtieġa li tiġi protetta s-sigurtà pubblika [3], ir-relazzjonijiet internazzjonali [4] u t-teħid ta’ deċiżjonijiet kontinwu tagħha [5]. Il-Kummissjoni żiedet li ma identifikat l-ebda dokument li jaqa’ fil-kamp ta’ applikazzjoni tat-tielet aspett tat-talba għal aċċess tal-ilmentatur.

L-ilmentatur imbagħad talab lill-Kummissjoni tirrieżamina d-deċiżjoni tagħha (billi tagħmel “applikazzjoni konfermatorja”), tikkontesta l-applikazzjoni tal-eċċezzjonijiet, filwaqt li argumenta li l-Kummissjoni ma kellhiex tikkonsulta lill-awtoritajiet Ċiprijotti u li l-Kummissjoni kellha tagħti aċċess parzjali għad-dokumenti identifikati. Fin-nuqqas ta’ tweġiba fil-limitu ta’ żmien estiż, li skada fl-20 ta’ Frar 2024, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman.

Iddeċidejna li niftħu inkjesta dwar l-ilment kontra d-deċiżjoni impliċita tal-Kummissjoni li tirrifjuta l-aċċess skont ir-Regolament 1049/2001.

Bħala l-ewwel pass, inqisu li huwa neċessarju li neżaminaw mill-ġdid id-dokumenti inkwistjoni li ġejjin f’dan il-każ:

• id-dokumenti li jaqgħu fil-kamp ta’ applikazzjoni tat-talba għal aċċess tal-ilmentatur;
• kwalunkwe dokumentazzjoni relatata mal-konsultazzjoni tal-awtoritajiet Ċiprijotti fl-istadju inizjali u dak konfermatorju (sa fejn teżisti).

Inkunu grati jekk il-Kummissjoni tkun tista’ tibgħatilna kopji ta’ dawn id-dokumenti, preferibbilment f’format elettroniku permezz ta’ email kriptata,[6] sal-24 ta’ Mejju 2024. Għad-dokument parzjalment divulgat, inkunu grati li nirċievu kopja mmarkata li tindika liema partijiet ġew divulgati lill-ilmentatur u liema ma kinux, u r-raġunament għar-redazzjonijiet.

Aħna nosservaw li l-limitu ta’ żmien estiż biex il-Kummissjoni toħroġ tweġiba għat-talba konfermatorja tal-ilmentatur skada fi Frar 2024. Għalhekk inħeġġu lill-Kummissjoni, jekk sadanittant ma tkunx għamlet dan, biex tipprovdi lill-ilmentatur bi tweġiba konfermatorja, u biex tibgħatilna kopja ta’ dik it-tweġiba, sas-7 ta’ Ġunju 2024.

Bl-istess mod, jekk il-Kummissjoni tkun tixtieq tipprovdi fehmiet addizzjonali, li għandhom jitqiesu mill-Ombudsman Ewropew matul din l-inkjesta, inkunu grati jekk dawn ikunu jistgħu jiġu pprovduti lilna sas-7 ta’ Ġunju 2024 ukoll.

Id-dokumenti soġġetti għat-talba għal aċċess pubbliku se jiġu ttrattati b’mod kunfidenzjali, flimkien ma’ kwalunkwe materjal ieħor li l-Kummissjoni tagħżel li taqsam magħna li jimmarka kunfidenzjali. Dokumenti ta’ dan it-tip se jiġu ttrattati u maħżuna f’konformità ma’ dan l-istatus kunfidenzjali u se jitħassru mill-fajls tal-Ombudsman ftit wara li tkun intemmet l-inkjesta.

L-uffiċjal tal-inkjesti responsabbli għall-każ huwa s-Sinjura Paulien Van de Velde-Van Rumst.

Dejjem tiegħek,

Rosita Hickey
Direttur tal-Inkjesti

Strasburgu, 16/05/2024

[1] Mill-1 ta’ Frar 2023 sad-data tat-talba.

[2] Skont ir-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni:

https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex:32001R1049.

[3] L-Artikolu 4(1)(a) l-ewwel inċiż tar-Regolament 1049/2001.

[4] It-tielet inċiż tal-Artikolu 4(1)(a) tar-Regolament 1049/2001.

[5] L-ewwel paragrafu tal-Artikolu 4(3) tar-Regolament 1049/2001.

[6] L-emails kriptati jistgħu jintbagħtu fil-kaxxa postali apposta tagħna.