KOMPLAINT: 2007/2021/OAM

Titlu tal-każ: Ir-rifjut tal-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew (KESE) li jagħti aċċess pubbliku sħiħ għal dokument dwar l-ispejjeż mitluba mill-membri tiegħu

Data: L-Erbgħa, 15 ta' Diċembru 2021

Arranġamenti ta’ spezzjoni mill-bogħod

Preżenti

Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew

Amministratur, Tim tas-Segretarju Ġenerali

Assistent tat-Tim, Tim tas-Segretarju Ġenerali

Kap tal-Unità, Servizz Legali

Amministratur, Servizz Legali

Kap tal-Unità, Kundizzjonijiet tax-Xogħol tal-Membri

Viċi Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data

Amministratur, Ċentru tal-Informazzjoni u Ġestjoni tad-Dokumenti

Direttorat tal-Inkjesti tal-Ombudsman Ewropew

Fergal O’REGAN, Kap Espert Legali

Oana MARIN, Uffiċjal tal-Inkjesti

Michaela GEHRING, Uffiċjal tal-Inkjesti

Viola PENDL, Inkjesti Trainee

L-għan tal-laqgħa

Il-laqgħa saret fil-kuntest ta’ inkjesta dwar ilment li l-KESE ma pprovdiex aċċess pubbliku sħiħ għal dokument ^[1] li fih informazzjoni dwar l-indennizzi mitluba mill-membri kollha tiegħu fil-perjodu minn Jannar 2019. L-għan kien li tinkiseb aktar informazzjoni dwar id-deċiżjoni tal-KESE.

Introduzzjoni u informazzjoni proċedurali

Il-parteċipanti introduċew lilhom infushom u t-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman Ewropew irringrazzja lill-KESE talli qabel mal-laqgħa. It-tim ta’ inkjesta ddeskriva l-qafas legali li japplika għall-ispezzjonijiet u l-laqgħat li jsiru mill-Ombudsman, b’mod partikolari, li l-Ombudsman ma jiżvela l-ebda informazzjoni identifikata mill-KESE bħala kunfidenzjali mingħajr il-kunsens minn qabel tal-KESE.

It-tim ta’ inkjesta spjega li se jitfassal rapport dwar il-laqgħa u li l-abbozz se jintbagħat lill-KESE għal rieżami biex jiġi żgurat li jkun fattwalment preċiż u komplut. Ir-rapport tal-laqgħa mbagħad jiġi ffinalizzat u pprovdut lill-ilmentatur għal kwalunkwe kumment possibbli.

Informazzjoni skambjata

Ir-rappreżentanti tal-KESE ppreżentaw l-isfond tat-talba għal aċċess li saret f’April 2021 li kienet tikkonċerna l-per diem (indennizzi ta’ kuljum) li rċevew il-membri kollha tal-KESE mill-1 ta’ Jannar 2019. It-talba kienet tikkonċerna żewġ mandati u madwar 500 membru. Il-KESE fakkar li żvela lill-ilmentatur tabella li kienet tinkludi d-dati tal-laqgħat ikkonċernati, it-tipi ta’ laqgħat u l-indennizzi ta’ kuljum korrispondenti mħallsa. Madankollu, hija kienet ħassret l-ismijiet tal-membri kkonċernati sabiex tipproteġi d-data personali tagħhom (skont l-Artikolu 4(1)(b) tar-Regolament 1049/2001 ^[2]). Il-KESE semma wkoll li l-ilmentatur għamel talba ġdida identika għal aċċess f’Ottubru 2021, li għaliha l-KESE wieġeb li l-pożizzjoni tiegħu baqgħet l-istess.

Ir-rappreżentanti tal-KESE spjegaw li, meta vvalutaw it-talba għal aċċess, huma ppruvaw isibu bilanċ bejn it-trasparenza tal-infiq pubbliku u l-protezzjoni tad-data personali. Huma kienu kkonkludew li r-rilaxx tal-ismijiet tal-membri kkonċernati kien iwassal għall-iżvelar ta’ data personali sensittiva oħra, bħal data medika. Pereżempju, dan jippermetti l-identifikazzjoni ta’ membri b’diżabilità, peress li jirċievu allowances speċifiċi.

Barra minn hekk, ir-rappreżentanti tal-KESE qalu li l-ilmentatur ma pprovda l-ebda ħtieġa speċifika għat-trasferiment tad-data personali, li hija meħtieġa skont ir-regoli tal-UE dwar il-protezzjoni tad-data ^[3].  

Il-KESE ttratta t-talba għal aċċess filwaqt li qies il-ġurisprudenza preċedenti tal-Qorti - li kienet tirrikjedi l-eżistenza ta' ħtieġa speċifika fl-interess pubbliku għat-trasferiment ta' data personali.

Dwar ir-rekwiżit ta’ neċessità

Ir-rappreżentanti tal-KESE spjegaw li fil-passat l-ilmentatur għamel bosta talbiet simili għall-aċċess pubbliku għad-dokumenti u għalhekk kien perfettament konxju li kellu jressaq il-ħtieġa li d-data tiġi ttrasferita għal skop speċifiku fl-interess pubbliku.

Il-fehim tal-Ombudsman huwa li l-ilmentatur jixtieq ikun jaf l-ismijiet u l-ammonti riċevuti mill-membri biex jiskrutinizzaw l-użu tar-riżorsi pubbliċi. Din id-data tippermettilu jsegwi dibattitu pubbliku dwar il-merti tas-sistema ta’ remunerazzjoni tal-KESE. L-ilmentatur ikkonferma dan lill-Ombudsman.

Ir-rappreżentanti tal-KESE qiesu li, kif rikonoxxut mill-Qorti, dan l-iskop ma jissodisfax it-test ta’ neċessità li bih it-trasferiment ta’ data personali huwa possibbli biss jekk it-trasferiment jaqdi skop “speċifiku” fl-interess pubbliku.^[4] Huma nnotaw ukoll li l-ilmentatur, fit-talba tiegħu għal aċċess, ma ressaq l-ebda ħtieġa.

Meta ġie mistoqsi kif l-iżvelar tal-attendenza fil-laqgħat jippreġudika l-interessi leġittimi tas-suġġetti tad-data, fid-dawl tal-pożizzjoni tagħhom bħala rappreżentanti pubbliċi, il-KESE għamilha ċara li l-interessi leġittimi ma ġewx ivvalutati peress li l-ilmentatur ma stabbilixxiex li kien meħtieġ li d-data tiġi trażmessa għal skop speċifiku fl-interess pubbliku. Għalhekk, ma kienx meħtieġ test tal-proporzjonalità. L-ebda trasferiment ta’ data personali ma jista’ jiġi awtorizzat sakemm il-ħtieġa tiegħu ma tkunx ġiet stabbilita mill-applikant.

B’referenza għal talbiet aktar antiki għal aċċess għal dokumenti fejn ġiet żvelata data dwar l-allowances ta’ kuljum imħallsa, ir-rappreżentanti tal-KESE spjegaw li dawk it-talbiet kienu jikkonċernaw individwi identifikati. Il-membri rispettivi ġew infurmati u ma opponewx l-iżvelar tad-data tagħhom. Fil-każ attwali, l-ilmentatur staqsa dwar l-allowances ta’ kuljum imħallsa lill-membri kollha – u lill-ex membri – fuq għadd ta’ snin u kien ikun sproporzjonat li jiġu kkuntattjati kollha.

Dwar il-passi ġenerali meħuda mill-KESE lejn it-trasparenza tal-indennizzi tal-membri minn meta ngħalqet l-inkjesta 1/2020/MIG ^[5]

Ir-rappreżentanti tal-KESE infurmaw lit-tim ta’ inkjesta li dan l-aħħar il-KESE ħa diversi passi lejn trasparenza akbar tas-sistema ta’ remunerazzjoni tal-membri tiegħu. Hija ħolqot fuq is-sit web tagħha paġna li tagħti dettalji dwar ir-regoli dwar l-ispejjeż tal-ivvjaġġar u l-indennizzi [6] ^Barra minn hekk, fir-Rapport Annwali tal-Attività 2020 tagħha, hija inkludiet informazzjoni dettaljata dwar l-infiq tal-membri,^[7] inkluż pereżempju l-ispejjeż tal-ivvjaġġar, l-indennizzi tal-ivvjaġġar u l-indennizzi ta’ kuljum imqassma skont id-destinazzjoni (fejn saret laqgħa speċifika). Din id-data, madankollu, tikkonċerna biss laqgħat fejn attendew mill-inqas tliet membri, biex jipproteġu d-data personali tagħhom.

It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman staqsa jekk il-pubbliku jistax jikseb, minn informazzjoni disponibbli għall-pubbliku, liema membru attenda għal-laqgħa.

Ir-rappreżentanti tal-KESE spjegaw li l-informazzjoni dwar l-attendenza tal-membri fil-laqgħat hija pubblika, tal-inqas għal-laqgħat statutorji (il-lista tal-parteċipanti hija inkluża fil-minuti tal-laqgħat). Madankollu, din l-informazzjoni mhijiex ċentralizzata. Madankollu, mhuwiex possibbli li wieħed jitgħallem eżattament l-ammont ta’ allowances riċevuti minn membru speċifiku billi wieħed iħares lejn l-attendenza fil-laqgħat.

Ir-rappreżentanti tal-KESE enfasizzaw li huwa l-Kunsill li jiddeċiedi dwar is-sistema tal-allowances u r-rimborż tal-ispejjeż tal-membri tal-KESE.^[8] Il-membri ma jirċevux salarju għall-ħidma tagħhom fil-KESE. Minflok, huma jirċievu indennizz ta’ kuljum għall-attendenza ta’ kull jum f’avvenimenti u laqgħat uffiċjali tal-KESE, irrispettivament mit-tul jew l-għadd ta’ laqgħat li jattendu f’jum partikolari. L-allowance ta’ kuljum hija stabbilita fid-deċiżjoni tal-Kunsill u hija maħsuba biex tkopri l-ħin imqatta’ u l-ispejjeż amministrattivi possibbli, irrispettivament minn kwalunkwe spiża tal-ivvjaġġar. Barra minn hekk, il-membri jiġu rimborżati għal kwalunkwe spiża tal-ivvjaġġar li fil-fatt iġarrbu meta jattendu laqgħat fiżiċi, u l-ħin meħtieġ biex jivvjaġġaw.

Konklużjoni tal-laqgħa

It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman irringrazzja lir-rappreżentanti tal-KESE għall-ħin tagħhom u għall-ispjegazzjonijiet ipprovduti, u l-laqgħa ntemmet.

Brussell, 15 ta’ Diċembru 2021

Fergal O’Regan Oana Marin

Uffiċjal Kap tal-Inkjesti tal-Esperti Legali

[1] Ir-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049

[2] L-eċċezzjoni tal-Artikolu 4(1)(b) tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 hija r-rabta espliċita bejn ir-regoli dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti u r-regoli dwar il-protezzjoni tad-data personali skont ir-Regolament 2018/1725 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[3] F’konformità mal-Artikolu 9(1)(b) tar-Regolament 2018/1725

[5] Il-Każ 1/2020/MIG dwar ir-rifjut tal-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew ta’ aċċess pubbliku għal dokumenti li jikkonċernaw l-ispejjeż tal-ivvjaġġar relatati ma’ vjaġġ uffiċjali lejn iċ-Ċina, disponibbli fuq: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/56210

[6] Aktar informazzjoni hija disponibbli fuq: https://www.eesc.europa.eu/en/members-travel-expenses-and-allowances

[7] Appendiċi - Taqsima 15. Tqassim dettaljat tan-nefqa tal-membri dwar il-partita 1004

tar-Rapport Annwali tal-Attività 2020 tal-KESE https://www.eesc.europa.eu/sites/default/files/files/eesc_aar-2020.pdf

[8] Ara d-Deċiżjoni tal-Kunsill 2013/471/UE tat-23 ta’ Settembru 2013 dwar l-għoti ta’ allowances ta’ kuljum u r-rimborż tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar tal-membri tal-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew u s-supplenti tagħhom, disponibbli fuq: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32013D0471; u d-Deċiżjoni tal-Kunsill (UE) 2021/1072 tat-28 ta’ Ġunju 2021 dwar deroga temporanja mid-Deċiżjoni 2013/471/UE dwar l-għoti ta’ allowances ta’ kuljum u r-rimborż tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar tal-membri tal-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew u s-supplenti tagħhom fid-dawl tad-diffikultajiet ta’ vvjaġġar ikkawżati mill-pandemija tal-COVID-19 fl-Unjoni, disponibbli fuq: https://www.eesc.europa.eu/sites/default/files/files/celex_32021d1072_en_txt.pdf