Għażiż Sur X,

L-Ombudsman irċeviet ilment kontra l-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew (KESE) dwar talba għal aċċess pubbliku għal dokumenti li fihom informazzjoni dwar l-allowances mitluba mill-membri tiegħu fil-perjodu minn Jannar 2019.

Fl-istadju inizjali, il-KESE pprovda lill-ilmentatur b’dokument, jiġifieri lista ta’ laqgħat li għalihom tħallsu l-indennizzi. Madankollu, hija neħħiet l-ismijiet tal-membri li attendew dawn il-laqgħat, kif ukoll dawk il-laqgħat li hija qieset li jippermettu li jiġu identifikati membri individwali. Il-KESE qal li kien ħassar din id-data personali f’konformità ma’ deċiżjoni tal-Ombudsman dwar talba simili għal aċċess għal dokumenti [1].

L-ilmentatur talab lill-KESE jirrevedi d-deċiżjoni tiegħu, filwaqt li enfasizza li l-KESE għandu jiżvela l-ismijiet tal-membri kkonċernati, kif kien għamel fil-passat.

Il-KESE żamm id-deċiżjoni tiegħu, billi argumenta li l-iżvelar tal-ismijiet, jew kwalunkwe informazzjoni oħra li tippermetti li jiġu identifikati membri individwali, jista’ jimmina l-protezzjoni tal-privatezza u l-integrità tal-persuni kkonċernati ^[2].

Iddeċidejna li niftħu inkjesta dwar l-ilment kontra d-deċiżjoni tal-KESE li jagħti biss aċċess parzjali skont ir-Regolament 1049/2001.

Ir-Regolament 1049/2001 jiddikjara li l-applikazzjonijiet għall-aċċess għandhom jiġu ttrattati fil-pront. Huwa konformi ma' dan il-prinċipju li l-Ombudsman ifittex ukoll li jittratta każijiet bħal dawn malajr kemm jista' jkun.

Bħala l-ewwel pass, inqisu li jkun utli li tiġi skedata laqgħa bejn il-KESE u t-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman li fiha nistgħu niddiskutu dan il-każ. L-elementi li ġejjin għandhom jgħinu biex jinfurmaw id-diskussjonijiet tal-laqgħa.

Aħna nosservaw li l-ilmentatur, ġurnalist, għamel talba simili għal aċċess pubbliku għad-dokumenti fl-2019. Il-KESE ta aċċess lill-ilmentatur, inkluż għal data personali, u l-ilmentatur uża din l-informazzjoni biex jikteb artiklu dwar is-sistema ta’ remunerazzjoni tal-KESE.

Meta għamel talba ġdida għal aċċess pubbliku għad-dokumenti f’April 2021 (l-inkjesta attwali tikkonċerna din it-talba għal aċċess), l-ilmentatur assuma, abbażi tal-esperjenza preċedenti tiegħu mal-KESE, li l-aċċess jingħata. Għalhekk, huwa ma ressaqx neċessità espliċita.

Fit-tweġiba inizjali tiegħu, il-KESE ma indikax lill-ilmentatur li kellu bżonn iressaq neċessità fl-interess pubbliku għat-trasferiment ta’ data personali u l-ilmentatur ma inkludiex tali neċessità fl-applikazzjoni konfermatorja tiegħu.

Mill-ilment tiegħu lill-Ombudsman huwa ċar li l-ilmentatur qed ifittex aċċess għad-data biex jivverifika jekk il-membri tal-KESE rċevewx allowances għas-sussistenza biex jivvjaġġaw lejn Brussell. Skont ir-regoli tal-KESE, indennizz tas-sussistenza jitħallas lill-membri kollha li jattendu l-laqgħat, irrispettivament minn jekk jivvjaġġawx lejn Brussell. L-ilmentatur jixtieq ikun jaf l-ismijiet u l-ammonti riċevuti mill-membri biex jiskrutinizzaw l-użu tar-riżorsi pubbliċi. Din id-data tippermettilu jsegwi dibattitu pubbliku dwar il-merti tas-sistema ta’ remunerazzjoni tal-KESE.

Fil-passat, l-Ombudsman kienet tal-fehma li, biex tingħata spinta lit-trasparenza u tinbena l-fiduċja taċ-ċittadini, il-KESE għandu jippubblika b’mod proattiv aktar informazzjoni dwar l-ispejjeż tal-membri tiegħu ^[3].

Napprezzaw jekk, fil-laqgħa, il-KESE jkun jista’ jispjega l-valutazzjoni tiegħu tat-talba għal aċċess, filwaqt li jqis il-ħtieġa kif ippreżentata mill-ilmentatur lill-Ombudsman. Barra minn hekk, inkunu grati jekk il-KESE jkun jista’ jispjega għaliex f’dan il-każ ħa approċċ aktar restrittiv milli fil-passat.

Fl-aħħar nett, id-deċiżjoni tal-Ombudsman fil-każ 1/2020/MIG ma għandhiex tiġi interpretata bħala li tissuġġerixxi li l-ispejjeż korrispondenti tal-membri għandhom jibqgħu sigrieti. Minflok, l-Ombudsman ħeġġet lill-KESE biex ikun trasparenti u jippubblika kemm jista’ jkun informazzjoni (kif imsemmi hawn fuq).

Fil-każ 1/2020/MIG, li kien jikkonċerna talba għal aċċess pubbliku għall-ispejjeż imġarrba matul vjaġġ ta’ negozju ta’ delegazzjoni tal-KESE għal avveniment fiċ-Ċina, l-ilmentatur diġà kien jaf l-ismijiet tal-parteċipanti u l-ispejjeż totali tal-vjaġġ. Madankollu, huwa kien interessat li jirċievi aċċess għad-dettalji tat-titjira (l-ispejjeż individwali tat-titjira u l-klassi tal-postijiet bilqiegħda) tal-parteċipanti. Id-dokumenti identifikati mill-KESE bħala li jaqgħu fil-kamp ta’ applikazzjoni tat-talba kienu l-biljetti tal-ajru individwali tal-parteċipanti. Kien f'dan il-kuntest li l-Ombudsman qieset li l-ilmentatur ma weriex il-ħtieġa li jaċċessa l-biljetti tal-ajru. Wara li rreveda dokument addizzjonali kkompilat mill-KESE għall-fini tal-inkjesta, l-Ombudsman qieset li r-rilaxx ta’ verżjoni anonimizzata tad-dokument jissodisfa t-talba tal-ilmentatur, filwaqt li ma jdgħajjifx il-protezzjoni tad-data personali tal-parteċipanti.

L-uffiċjal tal-inkjesti responsabbli għall-każ, is-Sa Oana Marin, tista’ tintlaħaq biex jiġu organizzati d-dettalji tal-laqgħa, idealment li ssir qabel il-15 ta’ Diċembru 2021.

Jekk il-KESE jixtieq jipprovdi fehmiet addizzjonali bil-miktub, inkunu grati jekk ikun jista’ jibgħathom qabel il-laqgħa ^[4].

Dejjem tiegħek,

Rosita Hickey
Direttur tal-Inkjesti

Strasburgu, 30/11/2021

[1] Il-Każ 1/2020/MIG dwar ir-rifjut tal-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew ta’ aċċess pubbliku għal dokumenti li jikkonċernaw l-ispejjeż tal-ivvjaġġar relatati ma’ vjaġġ uffiċjali lejn iċ-Ċina, disponibbli fuq: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/56210.

[2] L-Artikolu 4(1)(b) tar-Regolament 1049/2001.

[3] Ara d-deċiżjoni tal-Ombudsman fil-każ 1/2020/MIG, il-paragrafi 13-16

[4] Jekk tixtieq tissottometti dokumenti jew informazzjoni li tqis li huma kunfidenzjali, u li ma għandhomx jiġu żvelati lill-ilmentatur, jekk jogħġbok immarkahom bħala “Kunfidenzjali”. Informazzjoni u dokumenti ta' dan it-tip se jitħassru mill-fajls tal-Ombudsman Ewropew ftit wara li tkun intemmet l-inkjesta.