Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. L-ilment jikkonċerna l-allegat dewmien mill-Kummissjoni Ewropea fl-għoti ta’ tweġiba għall-applikazzjonijiet għall-aċċess għad-dokumenti.

2. L-ilmentatur huwa l-Osservatorju tal-Ewropa Korporattiva (“CEO”), NGO bbażata fi Brussell. Fis-7 ta' Frar 2008, is-CEO talab lid-Direttorat Ġenerali tal-Kummissjoni Ewropea għall-Kummerċ ('DĠ Kummerċ') għal aċċess għal dokumenti rigward in-negozjati kummerċjali bejn l-UE u l-Indja, l-UE u l-ASEAN, u bejn l-UE u l-Korea. Fl-istess jum, id-DĠ Kummerċ bagħat lill-ilmentatur konferma tar-riċevuta, u infurmah ukoll li l-Kummissjoni kienet irreġistrat it-talbiet tagħha bħala applikazzjonijiet għall-aċċess għad-dokumenti, u aċċess għall-informazzjoni. Hija infurmat ukoll lis-CEO li, minħabba l-għadd sinifikanti ta’ dokumenti mitluba (f’total ta’ tnax-il talba separata), u t-tul ta’ dawk id-dokumenti, il-Kummissjoni jkollha bżonn xi żmien biex tidentifikahom u tanalizzahom. Għalhekk, il-Kummissjoni ma setgħetx tiggarantixxi li tkun tista' tittratta t-talbiet fil-limiti ta' żmien [1] previsti fir-Regolament 1049/2001.

3. Permezz ta’ ittra tal-14 ta’ Frar 2008, id-DĠ Kummerċ talab lill-kwerelant biex jissottometti aktar kjarifiki dwar l-applikazzjonijiet inizjali tiegħu. Il-Kap Eżekuttiv bagħat aktar kjarifiki permezz ta’ ittra datata d-19 ta’ Frar 2008. Permezz ta’ ittra datata l-20 ta’ Frar 2008, id-DĠ Kummerċ wieġeb billi ddikjara li l-informazzjoni sottomessa mill-ilmentatur kienet ta’ għajnuna. Id-DĠ Kummerċ assigura lis-CEO li kien se jipprovdi tweġiba hekk kif ikun jista’ jidentifika u jirrieżamina d-dokumenti kollha kkonċernati, f’konformità mar-Regolament 1049/2001.

4. Permezz ta’ ittra datata s-6 ta’ Awwissu 2008, is-CEO talab informazzjoni mingħand id-DĠ Kummerċ rigward it-trattament tat-talba tiegħu għal aċċess għad-dokumenti.

5. Permezz ta’ ittra datata s-7 ta’ Awwissu 2008, id-DĠ Kummerċ informa lill-ilmentatur li, minħabba l-għadd sinifikanti u l-firxa wiesgħa ta’ dokumenti mitluba, il-proċess ta’ trattament tagħhom kien se jinvolvi l-ħidma ta’ ħafna timijiet fi ħdan id-DĠ. Hija żiedet li d-DĠ Kummerċ issa kien lesta l-identifikazzjoni tad-dokumenti u li kien fil-proċess li jirrevedihom biex jiżgura li jkun jista’ jipproċedi bir-rilaxx tagħhom.

6. Permezz ta' ittri datati t-8 ta' Diċembru 2008, u d-19 ta' Diċembru 2009, id-DĠ Kummerċ informa lis-CEO li kien iddeċieda li jagħti aċċess parzjali għad-dokumenti rigward in-negozjati kummerċjali bejn l-UE u l-Indja, bejn l-UE u l-ASEAN, u bejn l-UE u l-Korea, rispettivament.

7. Fid-19 ta' Mejju 2009, l-ilmentatur ressaq ilment lill-Ombudsman dwar id-dewmien li kien seħħ fl-ipproċessar tat-talbiet deskritti hawn fuq għall-aċċess għad-dokumenti.

Fuq is-suġġett tal-investigazzjoni

8. L-Ombudsman fetħet inkjesta dwar l-allegazzjoni u t-talba li ġejjin:

Allegazzjoni

It-tweġibiet tal-Kummissjoni għall-applikazzjonijiet inizjali tal-ilmentatur għal aċċess għal dokumenti u informazzjoni rigward in-negozjati kummerċjali bejn l-UE u l-Indja, bejn l-UE u l-ASEAN, u bejn l-UE u l-Korea ġew ittardjati bla bżonn u, bħala tali, kisru r-Regolament 1049/2001.

Pretensjoni

Jenħtieġ li l-Kummissjoni tiżgura li l-limiti ta' żmien għat-trattament tal-applikazzjonijiet skont ir-Regolament 1049/2001 jiġu rispettati.

L-inkjesta

9. Fit-22 ta' Lulju 2009, l-Ombudsman bagħat l-ilment lill-Kummissjoni. Il-Kummissjoni pprovdiet l-opinjoni tagħha, li ntbagħtet lill-ilmentatur bi stedina biex jagħmel osservazzjonijiet. L-ilmentatur issottometta l-osservazzjonijiet tiegħu fit-28 ta’ Novembru 2009.

L-analiżi u l-konklużjonijiet tal-Ombudsman

A. Allegazzjoni u pretensjoni

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

10. Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni rrikonoxxiet li kien hemm dewmien fit-tweġiba għat-talbiet tal-ilmentatur għal aċċess għal dokumenti rigward in-negozjati kummerċjali bejn l-UE u l-Indja, bejn l-UE u l-Korea u bejn l-UE u l-ASEAN, u esprimiet id-dispjaċir tagħha għal dak id-dewmien.

11. Il-Kummissjoni indikat li, meta tittratta t-talbiet għal aċċess għal dokumenti, l-istituzzjoni għandha, skont il-ġurisprudenza rilevanti, tieħu inkunsiderazzjoni wkoll il-prinċipju ta’ amministrazzjoni tajba. F'dan ir-rigward, il-Kummissjoni rreferiet għall-paragrafu 101 tal-kawża T-2/05 Verein für Konsumenteninformation v il-Kummissjoni [2], li jiddikjara dan li ġej:

“Madankollu, wieħed għandu jżomm f’moħħu li huwa possibbli għal applikant li jagħmel talba għal aċċess, skont ir-Regolament Nru 1049/2001, dwar numru manifestament irraġonevoli ta’ dokumenti, forsi għal raġunijiet trivjali, u b’hekk jimponi volum ta’ xogħol għall-ipproċessar tat-talba tiegħu li jista’ jipparalizza b’mod sostanzjali ħafna l-funzjonament tajjeb tal-istituzzjoni. Għandu jiġi rrilevat ukoll li, meta talba tirrigwarda numru kbir ħafna ta’ dokumenti, id-dritt tal-istituzzjoni li tfittex “soluzzjoni ġusta” flimkien mal-applikant, skont l-Artikolu 6(3) tar-Regolament Nru 1049/2001, jirrifletti l-possibbiltà li jittieħed inkunsiderazzjoni, għalkemm b’mod partikolarment limitat, il-bżonn, jekk ikun il-każ, li jiġu rrikonċiljati l-interessi tal-applikant ma’ dawk ta’ amministrazzjoni tajba.”

12. Il-Kummissjoni ppreċiżat ukoll li, sabiex jittieħed inkunsiderazzjoni l-prinċipju ta’ amministrazzjoni tajba, l-Artikolu 6(3) tar-Regolament Nru 1049/2001 jipprevedi li l-istituzzjonijiet jistgħu jikkomunikaw mal-applikant sabiex tinstab soluzzjoni ġusta fil-każ ta’ talba dwar dokument twil ħafna, jew dwar numru kbir ħafna ta’ dokumenti. Barra minn hekk, tali soluzzjoni ġusta tista’ tikkonsisti f’limiti ta’ żmien estiżi. Il-Kummissjoni ħadet il-pożizzjoni li l-interess f’amministrazzjoni tajba għandu jitqies ukoll f’każijiet fejn isiru talbiet multipli, u xi drabi kumplessi, f’perjodu qasir ta’ żmien.

13. Il-Kummissjoni ddikjarat li, f’dan il-każ, id-DĠ Kummerċ informa lill-ilmentatur f’diversi okkażjonijiet li t-trattament tat-talbiet tiegħu għal aċċess għal dokumenti rigward in-negozjati kummerċjali bejn l-UE u l-Indja, bejn l-UE u l-Korea u bejn l-UE u l-ASEAN kien se jieħu aktar żmien. Il-Kummissjoni rrimarkat li, fl-ittra tagħha datata s-17 ta’ April 2008, id-DĠ Kummerċ irrefera għan-numru sinifikanti ta’ talbiet magħmula mill-ilmentatur mill-bidu tas-sena, u infurmatha li tweġiba fil-limiti ta’ żmien ma setgħetx, għalhekk, tiġi ggarantita. Barra minn hekk, permezz ta' ittra datata l-10 ta' Settembru 2008, id-DĠ Kummerċ indika li kien fl-istadji finali tal-ipproċessar tat-talbiet l-oħra tal-ilmentatur għal aċċess għad-dokumenti. Il-Kummissjoni rrimarkat li, fl-2008, il-kwerelant issottometta 22 mill-166 applikazzjoni li rċieva d-DĠ Kummerċ għall-aċċess għad-dokumenti miżmuma, u li din iċ-ċifra kienet tirrappreżenta 13,25 % tal-għadd totali ta’ talbiet li rċieva d-DĠ inkwistjoni.

14. Il-Kummissjoni enfasizzat li, matul l-aħħar sentejn, G Trade kienet introduċiet diversi miżuri biex ittejjeb, u tħaffef it-trattament tat-talbiet għall-aċċess għad-dokumenti, u biex tagħmel lill-persunal tagħha konxju mill-ħtieġa li jittratta t-talbiet għall-aċċess għad-dokumenti f’konformità mal-ogħla standards professjonali. Il-Kummissjoni tat assigurazzjonijiet li se tkompli tagħmel dawn l-isforzi, b’enfasi speċjali fuq l-ewwel, li tiżgura li t-talbiet kumplessi jiġu ttrattati f’limiti ta’ żmien raġonevoli, u t-tieni, fejn ikun hemm dewmien, li żżomm lill-applikant infurmat dwar kif qed jimxi ’l quddiem it-trattament tat-talbiet tagħha.

15. Il-Kummissjoni mbagħad spjegat li d-dewmien f’dan il-każ kien ikkawżat mill-kumplessità tat-talbiet tal-ilmentatur, u mill-fatt li fl-istess ħin kien irċieva għadd kbir ta’ talbiet kumplessi, li t-trattament tagħhom kien jitlob riżorsi sinifikanti, kif ukoll il-“ġestjoni bir-reqqa tal-kunflitti dwar l-allokazzjoni tar-riżorsi”. Il-Kummissjoni fakkret li l-biċċa l-kbira tad-diversi talbiet riċevuti mid-DĠ Kummerċ għandhom it-tendenza li jkunu sempliċi, u jistgħu jitwieġbu faċilment, peress li tipikament jikkonċernaw dokument wieħed, jew ftit dokument(i) identifikat(i) tajjeb. Madankollu, xi talbiet huma kumplessi ħafna. It-talbiet kumplessi jikkonċernaw, pereżempju, rekords mhux identifikati ta’ laqgħat, jew il-korrispondenza kollha, inklużi l-emails, b’lista mhux eżawrjenti ta’ organizzazzjonijiet fuq perjodi ta’ żmien, li jistgħu jkunu sa erba’ snin, li fihom jiġu diskussi negozjati ma’ pajjiż partikolari, jew raggruppament reġjonali. Sussegwentement, il-Kummissjoni spjegat fid-dettall ir-raġunijiet għad-dewmien f’dan il-każ.

16. Il-Kummissjoni spjegat li t-talba tal-ilmentatur għal aċċess pubbliku għal dokumenti relatati man-negozjati kummerċjali bejn l-UE u l-Indja, bejn l-UE u l-ASEAN, u bejn l-UE u l-Korea kienet tikkonċerna tlieta jew erba’ unitajiet differenti fi ħdan id-DĠ Kummerċ. Dawn l-unitajiet tmexxew mill-unità b’responsabbiltà ġeografika ġenerali għar-reġjun inkwistjoni, kif ukoll mill-Kabinett tal-Kummissarju għall-Kummerċ. Talbiet li jkopru proċess sħiħ ta’ negozjar, għalhekk, jinvolvu r-reviżjoni ta’ għadd kbir ta’ fajls u emails biex jiġi identifikat materjal li jista’ jaqa’ fil-kamp ta’ applikazzjoni ta’ talba partikolari. Ladarba d-dokumenti mitluba jkunu ġew identifikati, dawn jiġu vvalutati skont il-kriterji stabbiliti fir-Regolament 1049/2001, sabiex jiġi aċċertat jekk kwalunkwe materjal li jaqa’ fil-kamp ta’ applikazzjoni tat-talba għandux ikun disponibbli. Talbiet bħal dawn jistgħu jeħtieġu l-involviment ta’ erba’ sa tmien uffiċjali tal-uffiċċju. Barra minn hekk, l-aktar talbiet kumplessi spiss jiffukaw fuq oqsma fejn il-proċess ta’ negozjar huwa l-aktar attiv, pereżempju, f’dan il-każ, fin-negozjati mal-Indja, mal-ASEAN jew mal-Korea. Dan inevitabbilment joħloq kunflitti f’termini ta’ allokazzjoni tar-riżorsi.

17. Il-Kummissjoni indikat li t-tliet talbiet tal-ilmentatur, li huma s-suġġett ta' dan l-ilment, kienu biss tlieta minn tnax-il talba li ppreżentat fi żmien jumejn. Minn dawn it-tnax-il talba, għaxra kienu kumplessi. Konsegwentement, diversi unitajiet fi ħdan id-DĠ Kummerċ kellhom isegwu dawn it-talbiet. L-ewwel nett, l-unità ġeografika kkonċernata minn kull talba, u t-tieni nett, l-unitajiet li jittrattaw il-kummerċ fis-servizzi, il-proprjetà intellettwali, jew l-aspetti ambjentali tal-ftehimiet. It-tieni grupp kellu jipparteċipa fin-negozjati kummerċjali kollha li kienu għaddejjin. B’riżultat ta’ dan, dawn l-unitajiet iffaċċjaw ammont kbir ta’ talbiet li ġew ippreżentati f’perjodu ta’ żmien qasir ħafna. L-eżami u t-trattament ta’ dawn it-talbiet mhux biss kellhom jitwettqu b’mod parallel mal-ħidma ta’ kuljum tan-negozjati, iżda, inevitabbilment, ġew interrotti wkoll minn vjaġġar marbut ma’ ċikli ta’ negozjati.

18. Il-Kummissjoni mbagħad enfasizzat li, fil-każ ta’ negozjati internazzjonali, hemm tensjoni inevitabbli bejn żewġ kunsiderazzjonijiet: minn naħa waħda, il-ħtieġa li jkun hemm negozjar effettiv u in bona fide sabiex jintlaħaq l-aħjar ftehim possibbli; din il-ħtieġa tista' teħtieġ li ċerta informazzjoni sensittiva għandha tinżamm kunfidenzjali, għall-inqas matul in-negozjati; min-naħa l-oħra, il-prinċipji ġenerali tat-trasparenza, bħal dawk li jinsabu fir-Regolament 1049/2001, li jirregolaw il-ħidma tal-Kummissjoni u tal-istituzzjonijiet l-oħra tal-UE.

19. Il-Kummissjoni ddikjarat li, bħala riżultat tat-tensjoni bejn l-għanijiet imsemmija hawn fuq, għandha ssir valutazzjoni delikata ħafna fir-rigward ta’ dak li jista’, jew ma jistax isir pubbliku. Dan jispjega għaliex ir-Regolament 1049/2001 jippermetti li l-interess pubbliku fit-trasparenza jintiżen kontra fatturi oħra, bħall-ħsara potenzjali li tista’ sseħħ jekk il-pożizzjonijiet ta’ negozjar tal-UE jiġu żvelati qabel iż-żmien lis-sħab tan-negozjar tagħha. Pereżempju, it-telf ta’ impjiegi tal-UE kkawżat minn pajjiżi terzi li jirritaljaw b’mod inġust kontra negozji li jwissu lill-UE dwar prattiki jew ostakli kummerċjali inġusti; jew id-dgħufija tat-teħid ta’ deċiżjonijiet tal-UE jekk il-Kummissjoni, il-Kunsill, jew il-Parlament ma jkunux jistgħu jfittxu aktar, xi drabi b’mod kunfidenzjali, il-fehmiet infurmati tal-organizzazzjonijiet esterni dwar il-pożizzjoni li għandha tittieħed sabiex jinkisbu ftehimiet kummerċjali tajbin. Barra minn hekk, l-applikazzjonijiet għall-aċċess pubbliku għad-dokumenti jirrikjedu li d-dokumenti kkonċernati jiġu skrinjati bir-reqqa minn persunal b’esperjenza suffiċjenti li jkun konxju mill-kwistjonijiet involuti, u li jkun familjari mar-regoli dwar l-aċċess għad-dokumenti. Barra minn hekk, dan għandu jsir bl-istess mod matul id-diversi negozjati biex jiġu żgurati t-trasparenza u l-konsistenza ġenerali fir-rigward tat-talbiet għall-aċċess għad-dokumenti. Għar-raġunijiet ta’ hawn fuq, it-trattament ta’ talbiet bħal dawn huwa intensiv kemm fil-ħin kif ukoll fir-riżorsi.

20. Il-Kummissjoni mbagħad ġibdet l-attenzjoni għall-iskadenzi stretti ħafna li jinsabu fir-Regolament 1049/2001. Hija indikat li, fir-rigward ta’ talbiet kumplessi, għandha tingħata ċerta prijoritizzazzjoni lit-talbiet, u, f’dan il-każ, it-tliet talbiet li huma s-suġġett ta’ dan l-ilment, kienu dawk li ngħataw risposta fl-aħħar lok. Il-Kummissjoni ddikjarat li l-ħtieġa li tingħata prijorità hija rikonoxxuta fir-Regolament innifsu, peress li l-Artikolu 6 tar-Regolament imsemmi jistipula li “fil-każ ta’ applikazzjoni relatata ma’ dokument twil ħafna, jew ma’ għadd kbir ħafna ta’ dokumenti, l-istituzzjonijiet ikkonċernati jistgħu jikkonsultaw mal-applikant b’mod informali, bil-ħsieb li tinstab soluzzjoni ġusta”. Il-Kummissjoni fakkret li d-DĠ Kummerċ informa lill-ilmentatur diversi drabi li kien se jieħu xi żmien biex jittratta t-tliet talbiet tal-ilmentatur. Il-Kummissjoni ċaħdet bil-qawwa kwalunkwe suġġeriment li d-DĠ Kummerċ kien adotta politika deliberata ta’ dewmien meta wieġeb għat-talbiet inkwistjoni. Il-Kummissjoni argumentat li d-dewmien li nqala’ kien, pjuttost, minħabba ż-żmien meħtieġ biex tiġi ttrattata, ikkoordinata u rieżaminata din is-serje partikolarment kumplessa ta’ talbiet, kif ukoll biex jiġi żgurat li d-DĠ Kummerċ eżerċita approċċ konsistenti u trasparenti.

21. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur argumenta li huwa preċiżament in-nuqqas ta' trasparenza fil-proċessi ta' konsultazzjoni tad-DĠ Kummerċ li jġiegħel lill-gruppi ta' interess pubbliku, inkluż l-ilmentatur, jagħmlu talbiet relattivament kumplessi u numerużi għal aċċess għal dokumenti jekk ikunu jridu jsiru jafu, f'konformità mal-Komunikazzjoni rilevanti tal-Kummissjoni, "liema kwistjonijiet qed jiġu żviluppati, liema mekkaniżmi qed jintużaw biex jiġu kkonsultati, min qed jiġi kkonsultat u għaliex, x'influwenza d-deċiżjonijiet fil-formulazzjoni tal-politika [3]". L-ilmentatur irrikonoxxa n-natura kumplessa tat-talbiet tiegħu għal aċċess għad-dokumenti, iżda argumenta li l-ħtieġa għal ħafna mit-talbiet tiegħu tista’ tittaffa, jew it-talbiet tiegħu jistgħu jkunu inqas ikkumplikati, jekk id-DĠ Kummerċ kellu, pereżempju, juża s-sit web tiegħu biex jagħmel disponibbli listi aġġornati ta’ laqgħat u korrispondenza fir-rigward ta’ kwistjonijiet speċifiċi. L-ilmentatur iddikjara li ż-żieda fit-trasparenza b’dan il-mod proattiv mhux biss tnaqqas l-għadd u l-volum ta’ talbiet għal aċċess għad-dokumenti, iżda tkun ukoll aktar konformi mal-assigurazzjonijiet ripetuti tad-DĠ Kummerċ li huwa impenjat bis-sħiħ li jopera b’mod trasparenti, miftuħ u responsabbli.

22. L-ilmentatur imbagħad argumenta li l-politika restrittiva tad-DĠ Kummerċ dwar l-aċċess għad-dokumenti żżid bla bżonn l-ammont ta’ xogħol tiegħu fit-trattament tat-talbiet għal tali aċċess. L-ilmentatur iddikjara li, filwaqt li, qabel, id-DĠ Kummerċ kien jirrilaxxa dokumenti sħaħ, issa juża sistema kkumplikata ta' tħassir ta' partijiet ta' dokumenti li mhumiex imsemmija b'mod espliċitu fit-talbiet, u li, għalhekk, huma meqjusa bħala "mhux rilevanti". L-ilmentatur iddikjara li dan l-approċċ jieħu ħafna ħin peress li, fejn hemm diversi talbiet separati għal aċċess pubbliku għal dokument speċifiku wieħed, id-dokument imbagħad irid jiġi rilaxxat b’partijiet differenti mħassra, skont in-natura ta’ kull talba individwali. L-ilmentatur wera dan permezz ta’ eżempju fejn l-istess minuti ġew rilaxxati lis-CEO f’ħames verżjonijiet differenti, peress li kellhom isiru ħames talbiet differenti. L-ilmentatur iddikjara li din il-prattika tista’ tagħmel id-dokumenti parzjalment rilaxxati diffiċli biex jinftiehmu, u tista’ saħansitra tkun il-kawża ta’ talbiet ġodda għal aċċess għad-dokument kollu, li, min-naħa tiegħu, iżid l-ammont ta’ xogħol tat-tim li jittratta t-talbiet għal aċċess għad-dokumenti miżmuma mid-DĠ Kummerċ.

23. L-ilmentatur kompla jargumenta li l-mod li bih id-DĠ Kummerċ ta prijorità lit-tnax-il talba tiegħu għall-aċċess għad-dokumenti, li ppreżenta fi żmien jumejn fil-bidu tal-2008, kien ikkontradixxa l-prijoritajiet li kien esprima s-CEO. Fl-email tiegħu tad-19 ta’ Frar 2008, is-CEO talab espressament lid-DĠ Kummerċ biex jipprijoritizza t-talbiet tiegħu dwar in-negozjati kummerċjali bejn l-UE u l-Indja, l-UE u l-ASEAN, u bejn l-UE u l-Korea. Madankollu, kif indikat il-Kummissjoni stess, minħabba xi prijoritizzazzjoni interna, " it-tliet tweġibiet għal dawn it-talbiet kienu dawk li twieġbu l-aħħar". L-ilmentatur iddikjara li l-prijoritizzazzjoni tal-Kummissjoni ovvjament ma kinitx tammonta għal "soluzzjoni ġusta" kif previst fl-Artikolu 6(4) tar-Regolament 1049/2001 dwar applikazzjonijiet għal aċċess għal dokument twil ħafna, jew għadd kbir ħafna ta' dokumenti.

24. L-ilmentatur imbagħad argumenta li d-DĠ Kummerċ deliberatament idewwem it-tweġibiet tiegħu għal talbiet għal aċċess għal dokumenti minn ċerti gruppi tas-soċjetà ċivili sabiex jipprevjeni lis-soċjetà ċivili milli tiskrutinizza ċerti politiki u negozjati kummerċjali meta l-proċessi jkunu għadhom għaddejjin, u matul iż-żmien meta jistgħu jiġu kkontestati. Fil-fehma tal-ilmentatur, din l-istrateġija intenzjonata tfittex li tiċħad lis-soċjetà ċivili l-opportunità li tipparteċipa f’deċiżjonijiet ta’ politika li għaddejjin. B’appoġġ għal dan l-argument, l-ilmentatur irrefera għal dokument intern tad-DĠ Kummerċ li fih id-Direttur Ġenerali (dak iż-żmien) kiteb (rigward talba separata għal aċċess għal dokumenti) li “minħabba l-attitudni ostili ta’ xi NGOs (inkluż l-Osservatorju tal-Ewropa Korporattiva) lejn in-negozjati tal-GATS u l-kuntatti tagħna mal-industrija, u fid-dawl tan-nuqqas ta’ trażżin tal-Osservatorju tal-Ewropa Korporattiva fl-użu ta’ kwotazzjonijiet selettivi ħafna mneħħija mill-kuntest xieraq tagħhom mid-dokumenti li kiseb biex jattira l-attenzjoni tal-midja, huwa probabbli ħafna li, jekk nagħtu aċċess pubbliku għall-korrispondenza riċevuta mill-industrija, ir-relazzjonijiet tagħna ma’ din tal-aħħar jistgħu jiġu pperikolati serjament.” L-ilmentatur iddikjara li din il-kwotazzjoni tindika li d-DĠ Kummerċ għandu tradizzjoni li jittratta talbiet għal aċċess għal dokumenti skont il-pożizzjoni politika tal-applikant, u juri li ħa attitudni restrittiva fir-rilaxx ta’ informazzjoni lil gruppi tas-soċjetà ċivili li huma kritiċi għall-politiki tiegħu.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

25. Ir-Regolament 1049/2001 jistabbilixxi proċedura f'żewġ stadji għall-ipproċessar tal-applikazzjonijiet għall-aċċess għad-dokumenti. Applikant jista' jagħmel applikazzjoni inizjali skont l-Artikolu 7 tar-Regolament 1049/2001. Jekk dik l-applikazzjoni tiġi rrifjutata (kompletament jew parzjalment), jew jekk ma tasal l-ebda tweġiba f’perjodi ta’ żmien definiti, l-applikant għandu d-dritt li jagħmel applikazzjoni konfermatorja skont l-Artikolu 8 tar-Regolament 1049/2001. Jekk dik l-applikazzjoni konfermatorja tiġi miċħuda (kompletament jew parzjalment), jew jekk ma tasal l-ebda tweġiba f’termini definiti, l-applikant għandu d-dritt li jressaq il-kwistjoni quddiem il-Qorti Ġenerali. L-applikant għandu wkoll id-dritt li jressaq ilment quddiem l-Ombudsman dwar rifjut li jingħata aċċess pubbliku.

26. L-Artikolu 7 tar-Regolament 1049/2001 (Ipproċessar ta' applikazzjonijiet inizjali) jipprovdi li:

"1. Applikazzjoni għal aċċess għal dokument għandha tiġi ttrattata fil-pront. Għandha tintbagħat konferma tar-riċevuta lill-applikant. Fi żmien 15-il jum ta' xogħol mir-reġistrazzjoni tal-applikazzjoni, l-istituzzjoni għandha jew tagħti aċċess għad-dokument mitlub u tipprovdi aċċess f'konformità mal-Artikolu 10 f'dak il-perjodu jew, fi tweġiba bil-miktub, tagħti r-raġunijiet għar-rifjut totali jew parzjali u tinforma lill-applikant bid-dritt tiegħu li jagħmel applikazzjoni konfermatorja f'konformità mal-paragrafu 2 ta' dan l-Artikolu.

2. Fil-każ ta' rifjut totali jew parzjali, l-applikant jista', fi żmien 15-il jum ta' xogħol minn meta jirċievi t-tweġiba tal-istituzzjoni, jagħmel applikazzjoni konfermatorja fejn jitlob lill-istituzzjoni terġa' tikkunsidra l-pożizzjoni tagħha.

3. F'każijiet eċċezzjonali, pereżempju fil-każ ta' applikazzjoni relatata ma' dokument twil ħafna jew ma' għadd kbir ħafna ta' dokumenti, il-limitu ta' żmien previst fil-paragrafu 1 jista' jiġi estiż bi 15-il jum ta' xogħol, dment li l-applikant jiġi nnotifikat minn qabel u jingħataw raġunijiet dettaljati.

4. In-nuqqas mill-istituzzjoni li twieġeb fil-limitu ta' żmien preskritt għandu jintitola lill-applikant biex jagħmel applikazzjoni konfermatorja."

27. Kif jidher ċar mill-Artikolu 7(4) tar-Regolament 1049/2001, il-konsegwenza li ma jintlaħqux l-iskadenzi stabbiliti fl-Artikolu 7(1) u, fejn applikabbli, l-Artikolu 7(3), hija li l-applikant isir intitolat li jagħmel applikazzjoni konfermatorja skont l-Artikolu 8 tar-Regolament 1049/2001. Ta' min jinnota, madankollu, li l-Artikolu 7(4) ma jimponi l-ebda limitu preċiż dwar meta, wara li jkunu skadew dawn il-limiti ta' żmien, għandha ssir applikazzjoni konfermatorja fir-rigward ta' nuqqas ta' tweġiba għal applikazzjoni inizjali.[4] Fil-qosor, huwa possibbli li tiġi ppreżentata applikazzjoni konfermatorja fi kwalunkwe ħin wara l-iskadenza tal-limiti ta' żmien preskritti stabbiliti fl-Artikolu 7(1) u l-Artikolu 7(3). Dan jimplika wkoll li applikant jista’ jagħżel, għal perjodu ta’ żmien indeterminat, li jistenna deċiżjoni fir-rigward ta’ applikazzjoni inizjali. Għalhekk, il-limiti ta’ żmien stabbiliti fl-Artikolu 7 għandhom jinftiehmu bħala mekkaniżmi li jagħtu s-setgħa lill-applikanti biex jagħżlu waħda mill-għażliet li ġejjin:

li jagħmel applikazzjonijiet konfermatorji fi kwalunkwe ħin wara li jkunu skadew il-limiti ta' żmien stabbiliti fl-Artikolu 7;

jew inkella,

2) jistenna deċiżjoni dwar l-applikazzjoni inizjali.

28. F’dan il-każ, il-Kummissjoni qabżet il-limiti ta’ żmien stabbiliti fl-Artikolu 7 tar-Regolament 1049/2001. L-ilmentatur kien, f'dawk iċ-ċirkostanzi, intitolat li jissottometti applikazzjoni konfermatorja fi kwalunkwe ħin (saż-żmien meta l-Kummissjoni wieġbet għat-tliet talbiet rilevanti għal aċċess pubbliku f'Diċembru 2008 [5]). Fil-qosor, filwaqt li l-ilmentatur kien intitolat li jagħmel applikazzjoni konfermatorja immedjatament, ladarba t-termini preskritti stabbiliti fl-Artikolu 7(1) u fl-Artikolu 7(3) kienu skadew, huwa kien intitolat ukoll li jagħżel li jistenna deċiżjoni mill-Kummissjoni.

29. L-Artikolu 7(1) tar-Regolament 1049/2001 jiddikjara li applikazzjoni għal aċċess għal dokument għandha tiġi ttrattata fil-pront. Dan jimplika li l-applikazzjoni għandha tiġi ttrattata fl-iqsar żmien possibbli. Għalhekk, jekk it-termini stabbiliti fl-Artikolu 7 ma jiġux osservati, u l-applikant jagħżel li ma jeżerċitax immedjatament id-dritt tiegħu li jagħmel applikazzjoni konfermatorja, l-istituzzjoni kkonċernata għandha, fi kwalunkwe każ, tkompli tagħmel ħilitha biex twieġeb għall-applikazzjoni fl-iqsar żmien possibbli.

30. Il-perjodu preċiż ta’ żmien meħtieġ biex tiġi ttrattata talba jiddependi fuq għadd ta’ fatturi, inkluż l-għadd ta’ dokumenti mitluba, it-tul u l-kumplessità tagħhom u, fuq kollox, il-kumplessità u s-sensittività tal-kwistjonijiet li jistgħu jinqalgħu fir-rigward tal-eċċezzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 4 tar-Regolament 1049/2001.

31. L-Ombudsman huwa tal-fehma li, jekk istituzzjoni tiġi ffaċċjata bi ħtieġa oġġettiva għal perjodu ta’ żmien estiż biex tipproċessa applikazzjoni inizjali, ikun konformi mal-prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba li kieku l-istituzzjoni kellha tispjega lill-applikant ir-raġunijiet għaliex din il-ħtieġa tqum, kif ukoll li tipprovdi lill-applikant b’xi indikazzjoni ta’ kemm se tieħu żmien biex tipproċessa l-applikazzjoni inizjali. Applikant jeħtieġ tali informazzjoni sabiex jieħu deċiżjoni infurmata dwar jekk huwiex fl-interess tiegħu li jeżerċita l-għażla tiegħu li jissottometti applikazzjoni konfermatorja jew, pjuttost, li jistenna d-deċiżjoni tal-istituzzjoni rigward l-applikazzjoni inizjali.

32. F’dan il-każ, il-Kummissjoni spjegat id-dewmien fir-risposta għall-applikazzjoni inizjali billi rreferiet għall-kumplessità u l-portata tat-talbiet ikkonċernati, id-diffikultajiet ikkawżati mill-fatt li n-negozjati kienu għadhom għaddejjin, u l-ħtieġa li jiġu kkonsultati diversi timijiet fi ħdan id-DĠ Kummerċ. Fir-rigward tan-nuqqas tal-Kummissjoni li tikkonforma mat-talba tal-ilmentatur li t-tliet talbiet, li huma s-suġġett ta' din l-inkjesta, għandhom jiġu ttrattati l-ewwel, il-Kummissjoni spjegat li dan kien dovut, b'mod partikolari, għall-kumplessità ta' dawk it-tliet talbiet. Il-Kummissjoni ddikjarat li dawn ma setgħux jiġu ttrattati, l-ewwel nett, minħabba l-ammont ta' xogħol involut fl-evalwazzjoni tagħhom, u t-tieni nett, il-proċess ta' prijoritizzazzjoni li kellu jitwettaq meta tingħata tweġiba għad-diversi talbiet tal-ilmentatur għal aċċess għad-dokumenti. Spjegazzjonijiet u ġustifikazzjonijiet oħra mressqa mill-Kummissjoni kienu l-ammont ta’ xogħol ikkawżat minn talbiet oħra għal aċċess għal dokumenti, li parti kbira minnhom ġew ippreżentati mill-ilmentatur, u l-ħtieġa li t-talbiet jiġu prijoritizzati. Il-Kummissjoni indikat li kienet ittrattat b’mod pożittiv id-disa’ talbiet l-oħra tal-ilmentatur għall-aċċess għad-dokumenti.

33. Il-persuna li ressqet l-ilment, f’dan il-każ, ma ressqitx talbiet konfermatorji fir-rigward tat-tliet talbiet inkwistjoni matul il-perijodu li jwassal sa Diċembru 2008. L-ilmentatur, b'hekk, effettivament, għażel li jistenna d-deċiżjonijiet tal-Kummissjoni fir-rigward tal-applikazzjonijiet inizjali tagħha, u li ma jimponix perjodu ta' żmien strett fuq il-Kummissjoni. Minn dawn l-azzjonijiet jista’ jiġi konkluż biss li, f’dak iż-żmien, l-ilmentatur kien konvint mill-ispjegazzjonijiet tal-Kummissjoni rigward l-ipproċessar tal-applikazzjonijiet inizjali tiegħu.

34. Fl-osservazzjonijiet tiegħu lill-Ombudsman, l-ilmentatur issa jiddikjara li l-Kummissjoni wettqet żball fil-mod li bih ipprijoritizzat it-talbiet tiegħu, u li deliberatament dewmet ir-rilaxx tad-dokumenti waqt li n-negozjati kummerċjali inkwistjoni kienu għadhom għaddejjin. Madankollu, jekk din kienet il-fehma tal-ilmentatur matul iż-żmien li l-Kummissjoni kienet qed teżamina l-applikazzjonijiet inizjali, hija setgħet tagħmel applikazzjoni konfermatorja fi kwalunkwe ħin, iżda ma għamlitx dan. Barra minn hekk, ma hemm l-ebda evidenza li tissuġġerixxi li l-Kummissjoni fittxet li tqarraq bl-ilmentatur rigward il-kumplessità tar-rieżami li kienet qed twettaq l-istituzzjoni.

35. L-Ombudsman jinnota, madankollu, li, f’dan il-każ, il-Kummissjoni ma tidhirx li tat lill-ilmentatur indikazzjoni ta’ kemm kien se jieħu żmien biex jittratta l-applikazzjoni tiegħu. L-Ombudsman huwa tal-fehma li jkun xieraq li l-Kummissjoni tipprovdi tali indikazzjoni f'każijiet futuri. Dan jippermetti lill-applikanti jieħdu deċiżjoni infurmata dwar il-merti li jagħmlu applikazzjoni konfermatorja minnufih. F'dan il-kuntest, l-Ombudsman se jagħmel rimarka oħra.

36. Fid-dawl ta’ dan ta’ hawn fuq, l-Ombudsman jikkonkludi li ma hija meħtieġa l-ebda inkjesta ulterjuri f’dan il-każ.

B. Konklużjonijiet

Fuq il-bażi tal-inkjesta tiegħu dwar dan l-ilment, l-Ombudsman jagħlaqha bil-konklużjoni li ġejja:

F’dan il-każ, ma hemmx bżonn ta’ iktar investigazzjonijiet.

L-ilmentatur u l-Istituzzjoni se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

Kumment ieħor

Jenħtieġ li l-Kummissjoni, jekk ma tkunx tista' tittratta applikazzjoni inizjali fil-limiti ta' żmien stabbiliti fl-Artikolu 7 tar-Regolament 1049/2001, tipprovdi lill-applikant bir-raġunijiet għad-dewmien, u indikazzjoni ta' kemm se tieħu żmien biex tittratta l-applikazzjoni inizjali. Dan jippermetti lill-applikant jieħu deċiżjoni infurmata dwar il-merti li jagħmel applikazzjoni konfermatorja minnufih.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Magħmul fi Strasburgu fil-15 ta' Diċembru 2010

---

[1] Il-limitu ta’ żmien għat-tweġiba għal applikazzjoni inizjali, stabbilit fl-Artikolu 7(1) tar-Regolament 1049/2001, huwa ta’ 15-il jum ta’ xogħol mir-reġistrazzjoni tal-applikazzjoni. Barra minn hekk, l-Artikolu 7(3) jipprovdi li f’każijiet eċċezzjonali, pereżempju, fil-każ ta’ applikazzjoni relatata ma’ dokument twil ħafna jew ma’ numru kbir ħafna ta’ dokumenti, it-terminu previst fil-paragrafu 1 jista’ jiġi estiż bi 15-il jum ta’ xogħol, sakemm l-applikant jiġi nnotifikat minn qabel u jingħataw raġunijiet dettaljati.

[2] Kawża T-2/03 Verein für Konsumenteninformation v il-Kummissjoni [2005] Ġabra II-1121.

[3] Komunikazzjoni mill-Kummissjoni. Lejn kultura msaħħa ta' konsolidazzjoni u djalogu - Prinċipji ġenerali u standards minimi għall-konsultazzjoni tal-partijiet interessati mill-Kummissjoni, 11.12.2002, Com(2002) 704 finali.

[4] B’kuntrast ma’ dan, l-Artikolu 7(2) jirrikjedi li applikazzjoni konfermatorja ssir fi żmien 15-il jum minn kwalunkwe rifjut espliċitu jew rifjut parzjali espliċitu li jingħata aċċess pubbliku għal dokumenti.

[5] L-Artikolu 7(2) tar-Regolament 1049/2001 jiddikjara li applikant jista' jissottometti applikazzjoni konfermatorja fi żmien 15-il jum ta' xogħol fil-każ ta' rifjut totali jew parzjali. F’dan il-każ, il-Kummissjoni tat aċċess parzjali għat-tliet dokumenti f’Diċembru 2008. B’hekk, il-lanjant kellu, wara dawn id-deċiżjonijiet, ħmistax-il jum ta’ xogħol sabiex jippreżenta applikazzjoni konfermatorja, fejn talab lill-istituzzjoni tikkunsidra mill-ġdid il-pożizzjoni tagħha. L-Ombudsman mhuwiex konxju li l-ilmentatur għamel tali applikazzjoni konfermatorja.