Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. Dan l-ilment jikkonċerna r-rifjut tal-ECHA li tipprovdi aċċess għad-dikjarazzjonijiet ta' kunflitt ta' interess ippreżentati mill-membri tal-bordijiet tal-għażla f'żewġ proċeduri tal-għażla organizzati mill-ECHA.

2. L-ilmentatur, kandidat fiż-żewġ proċeduri tal-għażla organizzati mill-ECHA, talab aċċess għal għadd ta' dokumenti relatati ma' dawn il-proċeduri, bl-użu tal-formola tal-internet "aċċess għad-dokumenti" li hija aċċessibbli fuq is-sit web tal-Aġenzija [1].

3. Fid-29 ta ' Mejju 2012, l-ECHA infurmatu li t-talba tiegħu kienet ġiet ittrattata "barra mill-proċedura tal-Aċċess għad-Dokumenti, fil-qafas tal-proċeduri tal-għażla li pparteċipajt fihom" . Hija żiedet li l-ECHA kellha tieħu inkunsiderazzjoni s-sigriet tal-ħidma tal-Bordijiet tal-Għażla u l-obbligu ta’ motivazzjoni tad-deċiżjonijiet finali tagħha. Abbażi tal-ibbilanċjar tal-interessi, l-ECHA ddeċidiet li tagħti lill-ilmentatur aċċess għad-dokumenti li ġejjin: Nomina tal-Bordijiet tas-Selezzjoni, Rapport tal-intervista bit-telefon mill-konsulent, Rapport taċ-ċentru ta’ valutazzjoni mill-konsulent, Evalwazzjoni tal-intervista. Hija ċaħdet it-talba tal-ilmentatur għal aċċess għad-dikjarazzjonijiet ta' kunflitt ta' interess għar-raġuni li dawn id-dokumenti fihom informazzjoni kunfidenzjali [2].

4. Fl-1 ta' Ġunju 2012, l-ilmentatur ippreżenta applikazzjoni konfermatorja rigward ir-rifjut tal-ECHA li tagħti aċċess għad-dikjarazzjonijiet ta' kunflitt ta' interess.

5. Permezz ta' ittra tas-27 ta' Ġunju 2012, l-ECHA ċaħdet it-talba tal-ilmentatur. L-ECHA kkwalifikat mill-ġdid l-applikazzjoni konfermatorja tal-ilmentatur bħala "talba għal rieżami". Hija ddikjarat li d-dokumenti kollha mitluba kienu relatati mal-proċedimenti u d-deliberazzjonijiet tal-bordijiet tal-għażla, u li r-Regolament 1049/2001 ma kienx japplika għalihom. Hija żiedet li l-Qorti Ġenerali kienet iddeċidiet li s-sigriet tal-ħidma tal-bordijiet tal-għażla għandu jitqies bħala lex specialis li tidderoga mir-regoli ġenerali dwar l-aċċess għad-dokumenti. Fil-fehma tagħha, ir-regoli dwar in-natura kunfidenzjali tal-proċedura tal-għażla jipprekludu l-applikazzjoni tar-Regolament 1049/2001. L-ECHA kompliet tinnota li l-ilmentatur kien intitolat li jkollu aċċess għal għadd ta’ dokumenti abbażi tad-dritt tiegħu li jirċievi aktar informazzjoni wara deċiżjoni negattiva fi proċedura tal-għażla kif ukoll li jaċċessa d-data pproċessata dwaru abbażi tar-Regolament 45/2001.

6. L-ilmentatur imbagħad irrikorra għand l-Ombudsman.

Fuq is-suġġett tal-investigazzjoni

7. L-ilmentatur allega li l-ECHA naqset milli tittratta kif xieraq it-talba tiegħu għal aċċess għad-dikjarazzjonijiet ta’ kunflitt ta’ interess, li ġew ippreżentati mill-membri tal-bordijiet tal-għażla.

8. Insostenn tal-allegazzjoni tiegħu, huwa argumenta li d-dokumenti mitluba fihom informazzjoni li tippermettilu jivverifika jekk kienx hemm xi kunflitt ta’ interess attwali jew potenzjali bejn il-membri tal-bordijiet tal-għażla u kandidati speċifiċi, u jekk tali kunflitti kinux fil-fatt iddikjarati.

9. L-ilmentatur iddikjara li l-ECHA għandha tagħti aċċess għad-dokumenti mitluba.

L-inkjesta

10. Fid-29 ta’ Awwissu 2012, l-Ombudsman talab lill-ECHA tippreżenta opinjoni dwar l-ilment. Huwa talab ukoll lill-ECHA (i) tiċċara r-raġunijiet għaliex tqis li r-Regolament 1049/2001 ma japplikax għal talba għal aċċess għad-dikjarazzjonijiet ta' kunflitt ta' interess tal-membri tal-bordijiet tal-għażla; u, (ii) tieħu pożizzjoni dwar jekk tqisx li waħda jew aktar mill-eċċezzjonijiet previsti fir-Regolament 1049/2001 jistgħu jiġġustifikaw rifjut sħiħ jew parzjali tal-aċċess għad-dikjarazzjonijiet inkwistjoni. Barra minn hekk, l-Ombudsman qies li kien meħtieġ li jispezzjona d-dikjarazzjonijiet ta' kunflitt ta' interess ippreżentati mill-membri tal-bordijiet tal-għażla, skont l-Artikolu 3(2) tal-Istatut tal-Ombudsman Ewropew [3] u l-Artikolu 5(2) tad-Deċiżjoni tal-Ombudsman Ewropew li tadotta Dispożizzjonijiet ta' Implimentazzjoni [4].

11. Fit-13 ta’ Novembru 2012, l-ECHA ppreżentat l-opinjoni tagħha. Hija pprovdiet ukoll lill-Ombudsman b’kopji tad-dikjarazzjonijiet ta’ kunflitt ta’ interess għall-ispezzjoni. Peress li l-ECHA tqis dawn id-dokumenti bħala kunfidenzjali, dawn ma kinux disponibbli għall-ilmentatur [5]. L-ilmentatur issottometta l-osservazzjonijiet tiegħu dwar l-opinjoni tal-ECHA fid-9 ta' Jannar 2013.

12. Fl-20 ta' Ġunju 2013, l-Ombudsman għamel proposta għal soluzzjoni amikevoli lill-ECHA li ppreżentat it-tweġiba tagħha fil-5 u l-25 ta' Lulju 2013. L-ilmentatur ippreżenta l-fehmiet tiegħu fit-23 u s-27 ta' Lulju 2013.

L-analiżi u l-konklużjonijiet tal-Ombudsman

Osservazzjonijiet preliminari

13. Mill-bidu nett, l-Ombudsman jinnota li l-għan tal-inkjesta tiegħu mhuwiex li jeżamina jekk kienx hemm xi kunflitt ta' interess min-naħa tal-membri tal-bordijiet tal-għażla rilevanti jew li jiddubita l-politika tal-ECHA għall-ġestjoni tal-kunflitti ta' interess. L-uniku għan tal-inkjesta tal-Ombudsman huwa li teżamina d-deċiżjoni tal-ECHA li ma tiżvelax id-dokumenti mitluba fid-dawl tar-regoli legali applikabbli u l-prinċipji ta' amministrazzjoni tajba. L-Ombudsman jinnota wkoll li, għalkemm it-talba inizjali tal-ilmentatur kienet tinkludi għadd ta' dokumenti relatati mal-proċeduri tal-għażla inkwistjoni [6], din l-inkjesta tkopri biss it-trattament tat-talba tal-ilmentatur għal aċċess għad-dikjarazzjonijiet ta' kunflitt ta' interess.

A. Allegat nuqqas ta’ trattament xieraq ta’ talba għal aċċess pubbliku għal dokument u talba relatata

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

14. Fl-opinjoni tagħha, l-ECHA żammet l-approċċ tagħha li r-Regolament 1049/2001 ma japplikax fir-rigward tad-dikjarazzjonijiet inkwistjoni. B’mod partikolari, hija qieset li d-dokumenti mitluba kienu relatati mill-qrib ħafna mal-proċeduri u mad-deliberazzjonijiet tal-bordijiet tal-għażla u kienu, għalhekk, protetti mill-iżvelar skont l-Artikolu 6 tal-Anness III tar-Regolamenti tal-Persunal. Fil-fehma tiegħu, “id-dikjarazzjonijiet ta’ interess huma valutazzjonijiet personali mwettqa minn membri individwali tal-bord tal-għażla fir-rigward ta’ kandidati speċifiċi. Għalhekk, billi tiżvela d-dokumenti kkonċernati, l-ECHA tispiċċa tiżvela l-attitudnijiet personali tal-membri individwali tal-bord tal-għażla.

15. Sussidjarjament, l-ECHA argumentat li, fil-każ li japplika r-Regolament 1049/2001, id-dokumenti jkunu koperti mill-eċċezzjoni prevista fl-Artikolu 4(1)(b) (protezzjoni tad-data personali). B’mod partikolari, l-ECHA nnotat li d-dokumenti kkonċernati fihom data personali, jiġifieri l-ismijiet u l-firma tal-membri tal-bordijiet tal-għażla u informazzjoni dwar ir-relazzjonijiet personali tagħhom mal-ilmentatur u ma’ kandidati oħra. Hija argumentat ukoll li, minħabba l-fatt li xi wħud mill-membri tal-bordijiet tal-għażla kienu ħadmu mal-ilmentatur, il-kontenut kollu tad-dikjarazzjonijiet tagħhom ma setax jiġi żvelat lill-ilmentatur peress li dan jiżvela d-data personali tal-awturi.

16. L-ECHA invokat is-sentenza Bavarian lager [7] biex targumenta ulterjorment li l-ilmentatur ma pprovda l-ebda ġustifikazzjoni fir-rigward tal-ħtieġa li d-data personali inkwistjoni tiġi ttrasferita lilu. Hija kompliet tgħid li mingħajr ebda ġustifikazzjoni espliċita, f'dak iż-żmien l-ECHA ma kinitx f'pożizzjoni li tibbilanċja d-diversi interessi tal-partijiet u tivverifika li ma kien hemm ebda raġuni biex wieħed jassumi li l-interessi leġittimi tas-suġġetti tad-data setgħu jiġu ppreġudikati. Huwa ddikjara li kien biss fl-ilment tiegħu lill-Ombudsman li l-ilmentatur spjega li kellu bżonn id-dokumenti mitluba biex jivverifika l-eżistenza ta’ kunflitti ta’ interess. L-ECHA żiedet li billi rċieva l-ismijiet tal-membri tal-bord tal-għażla, l-ilmentatur diġà kellu l-informazzjoni meħtieġa biex jagħmel tali valutazzjoni peress li d-dokumenti kkonċernati kien fihom biss informazzjoni dwar ir-relazzjonijiet professjonali bejn xi membri tal-bordijiet tal-għażla u l-ilmentatur.

17. L-ilmentatur iddikjara li d-deċiżjoni tal-ECHA li żżomm id-dikjarazzjonijiet kunfidenzjali tillimita b'mod sinifikanti t-trasparenza tal-proċess kollu tal-għażla, peress li l-kandidati u l-pubbliku mhumiex permessi jivverifikaw liema kunflitti ġew iddikjarati u jidentifikaw interessi potenzjali li ma ġewx iddikjarati. Huwa nnota li, għalkemm l-ECHA ppubblikat fuq is-sit web tagħha d-dikjarazzjonijiet ta’ interessi ffirmati mill-persunal tagħha, mill-maniġers superjuri tagħha, mill-membri tal-Kumitat, u mill-osservaturi, hija ddeċidiet li d-dikjarazzjonijiet tal-membri tal-bord tal-għażla huma kunfidenzjali u ma għandhomx jiġu żvelati lill-pubbliku ġenerali jew saħansitra lill-kandidati.

18. L-ilmentatur argumenta wkoll li, għall-kuntrarju tas-sottomissjonijiet tal-ECHA, id-dikjarazzjonijiet inkwistjoni huma qabel, u għalhekk indipendenti mill-proċedimenti u d-deliberazzjonijiet tal-bord tal-għażla, u mhux koperti mill-Artikolu 6 tal-Anness III tar-Regolamenti tal-Persunal. L-ilmentatur ikkontesta wkoll l-argument tal-ECHA li d-dikjarazzjonijiet ma fihom l-ebda informazzjoni addizzjonali minn dik li huwa diġà jaf biha, jiġifieri informazzjoni dwar ir-relazzjonijiet professjonali differenti bejn xi membri tal-bordijiet tal-għażla u l-ilmentatur. Fil-fehma tal-ilmentatur, jekk l-informazzjoni kienet diġà magħrufa lilu, ma kien hemm l-ebda informazzjoni kunfidenzjali li għandha tinżamm sigrieta.

19. Fir-rigward tal-ġustifikazzjoni alternattiva tal-ECHA bbażata fuq il-protezzjoni tad-data personali, l-ilmentatur argumenta li l-ECHA ma kinitx invokat dan l-argument preċedentement, u, għalhekk, ma kienx ingħata l-opportunità li jagħmel xi osservazzjonijiet f'dak ir-rigward. Huwa żied jgħid li minħabba l-kuntest tat-talba tiegħu, ir-raġunijiet għaliex ried aċċess għad-data mitluba kienu evidenti għall-ECHA. Fil-fehma tiegħu, anki jekk id-dikjarazzjonijiet mitluba jkun fihom data personali, għandu jipprevali l-interess leġittimu tal-pubbliku u tal-kandidati li jiġu infurmati dwar ċirkostanzi li jistgħu jitqiesu bħala kunflitti ta’ interess potenzjali.

Il-valutazzjoni preliminari tal-Ombudsman li twassal għal proposta ta' soluzzjoni amikevoli

20. L-Ombudsman innota li l-ilmentatur issottometta talba għal aċċess għal dokumenti skont ir-Regolament 1049/2001, li huwa applikabbli għal dokumenti miżmuma mill-ECHA bis-saħħa tal-Artikolu 118(1) tar-Regolament REACH [8]. L-ECHA bbażat ir-rifjut tagħha li tiżvela d-dokumenti mitluba fuq żewġ argumenti prinċipali. L-ewwel nett, skont l-ECHA, id-dokumenti mitluba kienu koperti mill-Artikolu 6 tal-Anness III tar-Regolamenti tal-Persunal li huwa lex specialis fir-rigward tar-Regolament 1049/2001. It-tieni nett, anki jekk jiġi applikat ir-Regolament 1049/2001, ir-rifjut tiegħu li jiżvela d-dokumenti jibqa’ ġġustifikat skont l-Artikolu 4(1)(b) ta’ dan ir-regolament. L-Ombudsman eżamina suċċessivament dawn l-argumenti.

(i) Applikabbiltà tar-Regolament 1049/2001

21. L-Ombudsman l-ewwel innota li l-għan tar-Regolament 1049/2001 huwa li jagħti l-akbar effett lid-dritt tal-aċċess pubbliku għad-dokumenti u li jistabbilixxi l-prinċipji ġenerali u l-limiti fuq tali aċċess. Fil-prinċipju għandu jingħata aċċess għad-dokumenti kollha miżmuma minn istituzzjoni, jiġifieri, dokumenti mfassla jew riċevuti minnha u fil-pussess tagħha, fl-oqsma kollha ta' attività tal-Unjoni Ewropea. Fil-kuntest ta’ proċedura ta’ selezzjoni, il-kandidati għandhom dritt individwali li jitolbu ċerti dokumenti fil-kuntest tal-parteċipazzjoni tagħhom f’din il-proċedura ta’ selezzjoni. Fir-rigward tad-dritt tagħhom ta’ aċċess pubbliku skont ir-Regolament 1049/2001, il-qrati tal-UE identifikaw ċerti limiti.

22. L-Artikolu 6 tal-Anness III tar-Regolamenti tal-Persunal jistipula li: "Il-proċedimenti tal-Bord tas-Selezzjoni għandhom ikunu sigrieti". Il-Qorti tal-Ġustizzja ddeċidiet f'diversi okkażjonijiet li din id-dispożizzjoni tikkostitwixxi lex specialis fir-rigward tar-Regolament 1049/2001 u tista', għalhekk, tillimita jew teskludi l-applikazzjoni ta' dan tal-aħħar. B’mod partikolari, fis-sentenza Le Voci, il-Qorti tal-Ġustizzja ddikjarat li:

"122. Bħal kull regola ġenerali, id-dritt ta' aċċess għad-dokumenti tal-Kunsill previst fid-dispożizzjonijiet iċċitati hawn fuq jista' jkun limitat jew eskluż - skont il-prinċipju li regola speċjali tidderoga mir-regola ġenerali (lex specialis derogat legi generali) - fejn hemm regoli speċjali li jirregolaw kwistjonijiet speċifiċi.

123. F'dan ir-rigward, għandu jiġi rrilevat li l-Artikolu 6 tal-Anness III tar-Regolamenti tal-Persunal, adottat abbażi tal-Artikolu 283 KE, u li jistabbilixxi speċifikament il-proċedura tal-kompetizzjonijiet, jipprovdi li "[i]l-proċedimenti tal-Bord ta' l-Għażla għandhom ikunu sigrieti." Kif il-Qorti tal-Ġustizzja diġà kellha l-okkażjoni li tenfasizza, din is-segretezza ġiet introdotta bil-għan li tiggarantixxi l-indipendenza tal-Bordijiet tal-Għażla u l-oġġettività tal-proċeduri tagħhom, billi tipproteġihom minn kull interferenza u pressjoni esterna kemm jekk dawn ikunu ġejjin mill-amministrazzjoni Komunitarja nnifisha jew mill-kandidati kkonċernati jew minn terzi. Konsegwentement, l-osservanza ta’ dan is-sigriet tmur kontra l-iżvelar tal-attitudnijiet adottati mill-membri individwali tal-Bordijiet tal-Għażla kif ukoll kontra l-iżvelar tal-elementi kollha relatati mal-evalwazzjoni individwali jew komparattiva tal-kandidati (sentenza tal-Qorti tal-Ġustizzja tal-21 ta’ Ottubru 1980, Bonu vs Il-Kunsill, 89/79, Ġabra p. 553, punt 5; Il-Parlament vs Innamorati, il-paragrafu 18 hawn fuq, il-paragrafu 24; u s-sentenza Martínez Páramo et vs Il-Kummissjoni, punt 101 iktar ’il fuq, punt 44).

124. Minn dan isegwi li r-rikorrent ma jistax validament jinvoka l-kunċett ta’ trasparenza sabiex jikkontesta l-applikabbiltà ta’ l-Artikolu 6 ta’ l-Anness III tar-Regolamenti tal-Persunal (sentenza tal-Qorti tal-Prim’Istanza tat-30 ta’ Settembru 2003, Angioli vs Il-Kummissjoni, T-53/00, ĠabraSP p. I-A-13 u II-73, punt 84).[9]

23. L-Ombudsman innota li, f'dan il-każ, l-ECHA interpretat din il-ġurisprudenza bħala li tippermettilha li ma tapplikax ir-Regolament 1049/2001 għat-talba tal-ilmentatur għal aċċess għad-dikjarazzjonijiet ta' kunflitt ta' interess. Skont l-ECHA, id-dikjarazzjonijiet mitluba kienu relatati mill-qrib ħafna mal-proċedimenti u mad-deliberazzjonijiet tal-bordijiet tal-għażla u, għalhekk, kienu protetti mill-iżvelar.

24. L-Ombudsman ma kienx konvint li dan kien tabilħaqq l-approċċ korrett f'dan il-każ. Kif diġà indika l-Ombudsman, l-Artikolu 6 tal-Anness III tar-Regolamenti tal-Persunal la jintroduċi prinċipju ġenerali ta’ segretezza fil-proċeduri ta’ selezzjoni u lanqas deroga ġenerali mill-prinċipju ta’ trasparenza. Fil-fehma tal-Ombudsman, jeħtieġ li ssir distinzjoni bejn l-iżvelar tal-fehmiet espressi mill-membri individwali ta' Bord tal-Għażla u ta' kwalunkwe informazzjoni oħra relatata ma' proċedura tal-għażla. Filwaqt li huwa minnu li l-informazzjoni li tista’ tirriżulta fl-iżvelar tal-fehmiet espressi minn membri individwali tal-Bordijiet tal-Għażla, jew fl-iżvelar ta’ fatturi relatati mal-valutazzjoni individwali jew komparattiva tal-kandidati, hija koperta mill-Artikolu 6 tal-Anness III, l-istess ma japplikax għal kull dokument relatat ma’ proċedura tal-għażla partikolari [10].

25. Fil-fatt, fil-każijiet kollha fejn il-Qorti tal-Ġustizzja s’issa kkonkludiet li d-dokumenti mitluba kienu koperti mill-prinċipju tas-segretezza tal-proċedimenti tal-Bordijiet tal-Għażla, l-applikanti fittxew li jiksbu aċċess għat-testijiet bil-miktub ikkoreġuti tagħhom jew għall-evalwazzjoni ta’ dawn it-testijiet mill-bordijiet tal-għażla. Madankollu, l-ilmentatur f’dan il-każ ma jixtieqx jingħata aċċess għal tali dokumenti. Minflok, dak li l-ilmentatur fittex li jirċievi kienu d-dikjarazzjonijiet ta’ kunflitt ta’ interess ippreżentati mill-membri tal-Bordijiet tal-Għażla. Fil-fehma tal-Ombudsman, dawn id-dokumenti ma fihomx, u l-iżvelar tagħhom ma jistax jiżvela, l-attitudnijiet adottati minn membri individwali tal-Bord tas-Selezzjoni fir-rigward tal-valutazzjonijiet individwali jew komparattivi tal-kandidati. Dawn id-dokumenti jinkludu informazzjoni pprovduta mill-membri tal-bordijiet tal-għażla li fiha dawn tal-aħħar jispjegaw jekk iqisux li jsibu ruħhom f’kunflitt ta’ interess minħabba r-relazzjonijiet personali jew professjonali li seta’ kellhom ma’ xi kandidati. Huwa nnota wkoll li l-ECHA nnifisha sempliċement sostniet li d-dikjarazzjonijiet rilevanti kienu "relatati mill-qrib ħafna" mal-proċedimenti u d-deliberazzjonijiet tal-bordijiet tal-għażla. Fil-fehma tal-Ombudsman, l-ECHA nnifisha ma kinitx konvinta li l-iżvelar ta' dawn id-dokumenti jista' jiżvela l-attitudnijiet adottati minn membri individwali tal-bord tal-għażla fir-rigward tal-valutazzjonijiet individwali jew komparattivi tal-kandidati.

26. Barra minn hekk, dawn id-dokumenti ġew ippreżentati bil-ħsieb li jiġu żgurati l-oġġettività, l-indipendenza u l-kredibbiltà tal-Bord tas-Selezzjoni. Dawn huma parti mill-politika tal-ECHA għall-ġestjoni proattiva tal-kunflitti ta' interess [11]. Skont il-politika tal-ECHA, l-individwi kollha li jaħdmu għall-ECHA għandhom obbligu li jiddikjaraw kwalunkwe interess li jista' jitqies li jippreġudika l-indipendenza tagħhom. Dawn id-dikjarazzjonijiet jiddaħħlu f'reġistru li jkun aċċessibbli għall-pubbliku, fuq talba, fl-uffiċċji tal-Aġenzija. Barra minn hekk, id-dikjarazzjonijiet magħmula mill-membri tal-korpi tal-ECHA u mid-Direttur Eżekuttiv huma ppubblikati fuq is-sit web tagħha. Fid-dawl ta’ dan ta’ hawn fuq, l-Ombudsman sabha diffiċli jifhem kif l-iżvelar sħiħ jew parzjali tad-dikjarazzjonijiet mitluba jista’ jippreġudika l-indipendenza tal-Bordijiet tas-Selezzjoni, peress li l-iskop uniku ta’ tali dikjarazzjonijiet huwa preċiżament li jiggarantixxu l-oġġettività u l-imparzjalità tal-membri tal-Bordijiet tas-Selezzjoni.

27. Fid-dawl tal-kunsiderazzjonijiet preċedenti, l-Ombudsman ikkonkluda li d-deċiżjoni tal-ECHA li tqis li t-talba tal-ilmentatur kienet barra mill-kamp ta' applikazzjoni tar-Regolament 1049/2001 ma kinitx konvinċenti.

(ii) L-eċċezzjoni taħt l-Artikolu 4(1)(b)

28. L-ECHA argumentat, sussidjarjament, li jekk japplika r-Regolament 1049/2001, ir-rifjut tagħha li tiżvela d-dokumenti mitluba huwa ġġustifikat skont l-Artikolu 4(1)(b), peress li d-dokumenti mitluba fihom l-ismijiet u l-firem tal-membri tal-bordijiet tal-għażla u informazzjoni dwar ir-relazzjonijiet personali tagħhom mal-ilmentatur u kandidati oħra.

29. F'dak ir-rigward, l-Ombudsman innota li meta jittrattaw talbiet għal aċċess pubbliku għal dokumenti li fihom ukoll data personali, l-istituzzjonijiet għandhom tabilħaqq iqisu d-dispożizzjonijiet rilevanti tar-Regolament 45/2001 [12], u b'mod partikolari l-Artikolu 8(b) tiegħu. B'mod aktar speċifiku, skont il-ġurisprudenza, persuna li tixtieq tingħata aċċess għal tali data personali (ir-"riċevitur") għandha turi, billi tipprovdi ġustifikazzjonijiet espliċiti u leġittimi, il-ħtieġa li d-data personali mitluba tiġi ttrasferita lilha, sabiex l-istituzzjoni tal-UE kkonċernata tkun tista' mbagħad tibbilanċja d-diversi interessi tal-partijiet ikkonċernati, u tiddetermina jekk hemmx xi raġuni biex wieħed jassumi li l-interessi leġittimi tas-suġġetti tad-data jistgħu jiġu ppreġudikati bit-trasferiment ta' dik id-data [13]. Għalhekk, ċertu piż huwa impost fuq id-destinatarju sabiex jipprovdi r-raġunijiet għat-talba tiegħu. In-nuqqas li jiġu pprovduti tali raġunijiet jippermetti lill-istituzzjoni tirrifjuta t-trasferiment tad-data, mingħajr ma jkollha għalfejn tipproċedi għal analiżi dettaljata tal-interessi kunfliġġenti inkwistjoni.

30. Huwa ovvju, madankollu, li sabiex ikun jista’ jikkonforma ma’ dan il-piż, ir-riċevitur kellu jiġi offrut il-possibbiltà li jipprovdi raġunijiet għat-talba tiegħu. Ir-Regolament 1049/2001 jistabbilixxi proċedura amministrattiva fuq żewġ livelli li tagħti lill-applikanti din il-possibbiltà. Fil-fatt, f'każijiet ta' aċċess għal dokumenti li fihom data personali, il-kors ordinarju tal-proċedura skont ir-Regolament 1049/2001 jimplika li jekk l-istituzzjoni tirrifjuta l-applikazzjoni inizjali tal-applikant billi tinvoka l-eċċezzjoni relatata mal-protezzjoni tad-data personali, l-applikant huwa mbagħad intitolat li jippreżenta applikazzjoni konfermatorja u jressaq raġunijiet sabiex juri l-ħtieġa li d-data mitluba tiġi ttrasferita lilu. Sussegwentement, l-istituzzjoni għandha tiddeċiedi dwar l-applikazzjoni konfermatorja, wara li tkun ipproċediet għall-eżerċizzju ta' bbilanċjar meħtieġ mill-Artikolu 8(b) tar-Regolament 45/2001.

31. F'dan il-każ, u kif iddikjarat hawn fuq, l-ECHA ma ttrattatx it-talba tal-ilmentatur skont ir-Regolament 1049/2001. Konsegwentement, hija ma invokatx, f’dan l-istadju, l-eċċezzjoni prevista fl-Artikolu 4(1)(b) sabiex tiġġustifika r-rifjut tagħha li tagħti aċċess għad-dokumenti mitluba. Huwa rrefera biss għal din l-eċċezzjoni wara li l-Ombudsman talabha espressament biex tikkunsidra t-talba tal-ilmentatur fid-dawl tar-Regolament 1049/2001. Għalhekk, l-ilmentatur ma ngħatax il-possibbiltà li juri l-ħtieġa li d-data personali mitluba tiġi ttrasferita lilu qabel ma l-ECHA ċaħdet l-applikazzjoni konfermatorja tiegħu għal aċċess.

32. Minkejja dan, l-Ombudsman innota, madankollu, li fl-ilment tiegħu lill-Ombudsman, l-ilmentatur ipprovda raġuni għat-talba tiegħu billi rrefera għall-intenzjoni tiegħu li "jikkontrolla jekk kienx hemm xi kunflitt ta' interess attwali jew potenzjali bejn il-membri tal-bordijiet tal-għażla u kandidati speċifiċi u jekk tali kunflitti ġewx fil-fatt iddikjarati". Fl-opinjoni tagħha, l-ECHA kkummentat fil-qosor dwar din il-ġustifikazzjoni. B'mod aktar speċifiku, huwa esprima dubji dwar il-motivi reali tal-ilmentatur, u argumenta li sa fejn id-dikjarazzjonijiet kienu jikkonċernaw kandidati oħra, l-iżvelar ma kienx jippermettilu jivvaluta l-eżistenza ta' kunflitti ta' interess peress li l-ilmentatur ma kienx mistenni li jkun jaf liema kandidati pparteċipaw fil-proċedura tal-għażla. Sa fejn id-dokumenti kienu jikkonċernaw kunflitti ta’ interess bejn il-membri tal-bord tal-għażla fir-rigward tiegħu stess, l-ECHA argumentat li “billi rċieva l-ismijiet tal-membri tal-bord tal-għażla, l-ilmentatur diġà kellu l-informazzjoni meħtieġa biex jagħmel tali valutazzjoni, peress li d-dokumenti kkonċernati kien fihom biss ir-relazzjonijiet professjonali bejn xi membri tal-bord tal-għażla u l-ilmentatur”.

33. Fil-fehma tal-Ombudsman, id-dikjarazzjonijiet ta' hawn fuq tal-ECHA ma dehrux li kienu adegwati biex jiġġustifikaw għaliex it-trasferiment tad-data mitluba kien ikun ta' detriment għall-privatezza tas-suġġetti tad-data. L-Ombudsman fakkar li, skont is-sentenza tal-Qorti tal-Ġustizzja f'Egan u Hackett, jekk istituzzjoni tiddeċiedi li tirrifjuta l-aċċess għal dokument li tkun intalbet tiżvela, "għandha tispjega kif l-aċċess għal dak id-dokument jista' speċifikament u effettivament jippreġudika l-interess protett minn eċċezzjoni stabbilita fl-Artikolu 4(1)(b) tar-Regolament Nru 1049/200 [...] Tali spjegazzjoni ma tistax għalhekk tikkonsisti f'sempliċi dikjarazzjoni li l-aċċess għal ċerti dokumenti jippreġudika l-privatezza skont it-tifsira tal-Artikolu 4(1)(b) tar-Regolament Nru 1049/2001"[14]. F'dak il-każ, il-Qorti tal-Ġustizzja qieset li l-Parlament kien naqas milli jistabbilixxi, b'mod suffiċjenti skont il-liġi, ir-raġunijiet li għalihom huwa rrifjuta l-aċċess għad-dokumenti mitluba, minħabba li naqas milli jispjega "għaliex l-ismijiet li r-rikorrenti jfittxu jikkostitwixxu data personali, li l-iżvelar tagħha jikser l-interessi tal-privatezza tal-individwi kkonċernati, skont it-termini tar-Regolament Nru 45/2001 u l-Artikolu 4(1)(b) tar-Regolament Nru 1049/2001 [15]". Fil-fehma tal-Ombudsman, eżerċizzju futur ta' bbilanċjar mill-ECHA għandu, bl-istess mod, ifittex li jistabbilixxi għaliex id-data mitluba mill-ilmentatur tikkostitwixxi data personali u għaliex l-iżvelar tagħha jista' jimmina l-privatezza tal-individwi kkonċernati.

34. L-Ombudsman ġibdet ukoll l-attenzjoni tal-ECHA għall-fehmiet tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (il-"KEPD") dwar il-konsegwenzi li jirriżultaw mis-sentenza Bavarian Lager għall-ipproċessar ta' data personali mill-istituzzjonijiet tal-UE [16]. Skont il-KEPD, l-istituzzjoni kkonċernata għandha tipprova tikkuntattja lill-individwi li d-data personali tagħhom kienet tinsab fid-dokumenti mitluba, bil-għan li tikseb il-kunsens tagħhom għall-iżvelar tad-data personali tagħhom. Tali pass huwa meħtieġ sabiex l-istituzzjoni tieħu deċiżjoni infurmata tajjeb. F’dan ir-rigward, l-Ombudsman fakkar li f’Bavarjan Lager, il-Qorti tal-Ġustizzja qieset li l-Kummissjoni kienet korretta, l-ewwel nett li tivverifika jekk is-suġġetti tad-data kinux taw il-kunsens tagħhom għall-iżvelar tad-data personali tagħhom qabel ma talbet lil Bavarian Lager tistabbilixxi l-ħtieġa ta’ tali trasferiment [17].

35. Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman għamlet is-sejba preliminari li l-ECHA ma ttrattatx it-talba tal-ilmentatur f'konformità mar-regoli applikabbli u l-ġurisprudenza rilevanti. B'mod partikolari, l-ECHA missha vvalutat it-talba tal-ilmentatur skont ir-Regolament 1049/2001 u aċċertat kif xieraq jekk setax jingħata aċċess sħiħ jew parzjali għad-dokumenti rilevanti skont dak ir-Regolament. Skont l-Artikolu 3(5) tal-Istatut tal-Ombudsman Ewropew, huwa għamel il-proposta li ġejja għal soluzzjoni amikevoli:

B'kont meħud tas-sejbiet tal-Ombudsman, l-ECHA tista' tittratta t-talba tal-ilmentatur għal aċċess għad-dikjarazzjonijiet ta' kunflitt ta' interess f'konformità mar-Regolament 1049/2001.

36. Sabiex jassisti lill-ECHA fl-implimentazzjoni tal-proposta msemmija, l-Ombudsman qies li kien utli li jiġbed l-attenzjoni tagħha għal tliet punti oħra.

37. L-ewwel nett, fl-osservazzjonijiet tiegħu l-ilmentatur għamilha ċara li mhuwiex interessat fid-dikjarazzjonijiet mill-membri tal-bordijiet tal-għażla kkonċernati li wasslu biex dawn il-membri ma jitħallewx iservu fil-bordijiet tal-għażla. It-talba tiegħu għalhekk tikkonċerna biss dikjarazzjonijiet li ma wasslux għas-sostituzzjoni tal-membri li għamluhom.

38. It-tieni nett, id-dikjarazzjonijiet rilevanti probabbilment jikkonċernaw data personali relatata ma’ (i) il-membri tal-bord tal-għażla li għamlu d-dikjarazzjonijiet u (ii) kandidati oħra. Fir-rigward tal-ilmentatur innifsu, l-ECHA ġibdet l-attenzjoni tiegħu għall-fatt li dokument żvelat skont ir-Regolament 1049/2001 huwa disponibbli wkoll għal kwalunkwe parti terza. Minħabba li l-ilmentatur madankollu għamilha ċara li jixtieq jingħata aċċess għal dawn id-dokumenti skont ir-Regolament 1049/2001, l-ECHA, fil-fehma tal-Ombudsman, tkun intitolata li tkun tal-fehma li l-ilmentatur għalhekk qabel b'mod inekwivoku mat-trasferiment tad-data personali li tikkonċerna lilu nnifsu li tinsab fl-imsemmija dokumenti kemm lilu nnifsu kif ukoll lil kwalunkwe parti terza li tista' titlob aċċess pubbliku għal dawn id-dokumenti fil-futur.

39. It-tielet, jekk wara valutazzjoni bir-reqqa tat-talba tal-ilmentatur l-ECHA tasal għall-konklużjoni li ma jista' jingħata l-ebda aċċess għal data personali li tikkonċerna kandidati oħra, ovvjament ikollha tikkunsidra l-possibbiltà li tagħti aċċess parzjali.

L-argumenti ppreżentati lill-Ombudsman wara l-proposta tiegħu għal soluzzjoni amikevoli

40. Fit-tweġiba tagħha għall-proposta tal-Ombudsman, l-ECHA infurmatu li permezz tal-ittri tal-5 u l-25 ta' Lulju 2013 hija kienet żvelat lill-ilmentatur id-dokumenti kollha mitluba.

41. L-ilmentatur esprima s-sodisfazzjon tiegħu u rringrazzja lill-Ombudsman għall-intervent tiegħu.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman wara l-proposta tiegħu għal soluzzjoni amikevoli

42. L-Ombudsman tilqa' l-approċċ kostruttiv tal-ECHA u tfaħħar ir-rieda tagħha li tieħu malajr il-miżuri kollha meħtieġa biex issolvi l-kwistjoni għas-sodisfazzjon tal-ilmentatur. Huwa jixtieq ukoll jirringrazzja lill-ECHA għall-kooperazzjoni attiva tagħha matul din l-inkjesta. Huwa jikkonkludi li l-kwistjoni ġiet solvuta għas-sodisfazzjon tal-ilmentatur.

B. Konklużjoni

Fuq il-bażi tal-inkjesta tiegħu dwar dan l-ilment, l-Ombudsman jagħlaqha bil-konklużjoni li ġejja:

L-ECHA ħadet il-miżuri kollha meħtieġa biex issolvi l-kwistjoni għas-sodisfazzjon tal-ilmentatur.

L-ilmentatur u l-ECHA se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Magħmul fi Strasburgu fit-28 ta' Awwissu 2013

---

[1] http://echa.europa.eu/web/guest/access-to-documents-web-form

[2] Hija rrilevat li tali dikjarazzjonijiet kienu effettivament ġew ippreżentati lilha u kienu s-suġġett ta’ eżami mill-ġdid xieraq mill-Awtorità tal-Ħatra.

[3] http://www.ombudsman.europa.eu/resources/statute.faces#hl2

[4] http://www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

[5] L-Artikolu 13.3 tad-Dispożizzjonijiet ta’ Implimentazzjoni

[6] L-Ombudsman jinnota li l-ilmentatur irċieva għadd ta' dokumenti li għalihom kien intitolat bħala kandidat li ma ntgħażilx.

[7] Kawża C-28/08 P Il-Kummissjoni vs Bavarian Lager [2010] Ġabra I-6055

[8] Ir-Regolament (KE) Nru 1907/2006 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta' Diċembru 2006 dwar ir-reġistrazzjoni, il-valutazzjoni, l-awtorizzazzjoni u r-restrizzjoni ta' sustanzi kimiċi (REACH), li jistabbilixxi Aġenzija Ewropea għas-Sustanzi Kimiċi, ĠU L 396, 30.12.2006, p. 1-849 . Ara wkoll id-Deċiżjoni dwar l-implimentazzjoni tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 adottata mill-Bord ta' Tmexxija tal-ECHA fit-23 ta' April 2008.

[9] Il-Kawża T-371/03 Vincenzo Le Voci vs il-Kunsill tal-Unjoni Ewropea [2005] Ġabra SC I-A-209.

[10] Id-Deċiżjoni tal-Ombudsman Ewropew li tagħlaq l-inkjesta fuq inizjattiva proprja tiegħu OI/4/2012/CK dwar iċ-Ċentru Ewropew għall-Iżvilupp ta' Taħriġ Vokazzjonali (Cedefop), il-paragrafu 24.

[11] http://www.echa.europa.eu/documents/10162/13608/mb_45_2011_d_policy_conflict_interest_en.pdf

[12] Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill, tat-18 ta’ Diċembru 2000, dwar il-protezzjoni ta’ individwu fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Komunità u dwar il-moviment liberu ta’ dak id-data, ĠU Edizzjoni Speċjali bil-Malti, Kapitolu 13, Vol. 26, p. 102.

[13] Kawża T-82/09 G.J. Dennekamp vs il-Parlament Ewropew, sentenza tat-23 ta' Novembru 2011, li għadha ma ġietx irrapportata fil-Ġabra, paragrafu 30; Kawża C-28/08 P Il-Kummissjoni vs Bavarian Lager, imsemmija hawn fuq.

[14] T-190/10, Egan u Hackett vs il-Parlament, sentenza tat-28 ta' Marzu 2012, li għadha ma ġietx irrapportata fil-Ġabra, paragrafi 90-91.

[15] T-190/10, Egan u Hackett vs Il-Parlament, imsemmija hawn fuq, il-paragrafu 92.

[16] Dokument ippubblikat mis-Superviżjoni Ewropea tal-Protezzjoni tad-Data dwar l-Aċċess pubbliku għad-dokumenti u l-protezzjoni tad-data http://www.edps.europa.eu/EDPSWEB/webdav/site/mySite/shared/Documents/EDPS/Publications/Papers/BackgroundP/11-03-24_Bavarian_Lager_EN.pdf

[17] Il-Kawża C-28/08 P Il-Kummissjoni vs Bavarian Lager, imsemmija hawn fuq, il-paragrafi 75 u 77.