Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. Din il-kawża tikkonċerna tilwima bejn il-Kummissjoni u kuntrattur privat (il-kwerelant) dwar il-ħlas għat-twettiq ta’ proġett iffinanzjat mill-UE.

2. Skont kuntratt konkluż fl-2005 bejn il-Kummissjoni u konsorzju ta' impriżi (minn hawn 'il quddiem, il-"Kuntratt"), l-ilmentatur ipparteċipa fi proġett iffinanzjat mill-UE bejn l-2005 u l-2010.

3. Fil-15 ta’ Lulju 2011, fuq il-bażi ta’ rapport tal-awditjar ex post, il-Kummissjoni infurmat lill-ilmentatur li kienet qed tikkunsidra li toħroġ nota ta’ debitu li titlob lill-ilmentatur iħallas lura madwar EUR 121 000. Il-Kummissjoni stiednet ukoll lill-ilmentatur biex jissottometti l-kummenti tiegħu fi żmien 30 jum mill-wasla tal-ittra.

4. Fil-5 ta’ Awwissu 2011, l-ilmentatur issottometta l-kummenti tiegħu, li fihom ikkontesta l-biċċa l-kbira tas-sejbiet tar-rapport tal-awditjar. Madankollu, hija aċċettat li tirrimborsa madwar EUR 6 000.

5. Fit-18 ta' Awwissu 2011, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman sabiex jilmenta dwar l-approċċ tal-Kummissjoni (ilment 1726/2011/MMN). Madankollu, l-Ombudsman kien tal-fehma li dan l-ilment ma kienx ġie ppreċedut mill-approċċi amministrattivi xierqa, u għalhekk kien inammissibbli, peress li l-Kummissjoni kienet għadha ma ħaditx pożizzjoni finali dwar il-kwistjoni.

6. Fit-28 ta' Settembru 2011, il-Kummissjoni kkonfermat il-pożizzjoni tagħha. Għalhekk, hija sussegwentement ħarġet nota ta’ debitu għal madwar EUR 121 000, li kellha titħallas sat-3 ta’ Jannar 2012.

7. Fl-4 ta’ Diċembru 2011, l-ilmentatur ressaq dan l-ilment. Fit-22 ta’ Diċembru 2011, hija pprovdiet ċerta informazzjoni addizzjonali.

8. Fit-18 ta’ Jannar 2012, l-ilmentatur irrimborża lill-Kummissjoni madwar EUR 6,000, u talab li jħallas lura l-bqija f’pagamenti parzjali, li l-Kummissjoni aċċettat. L-ilmentatur indika, madankollu, li dan kien mingħajr preġudizzju għan-nuqqas ta’ qbil tiegħu mal-Kummissjoni fir-rigward tat-talba għal rimborż.

Fuq is-suġġett tal-investigazzjoni

9. L-ilmentatur ressaq l-allegazzjoni u d-dikjarazzjoni li ġejjin, li ġew inklużi fl-inkjesta tal-Ombudsman:

Allegazzjoni:

Abbażi ta’ rapport tal-awditjar ex post żbaljat, il-Kummissjoni ħarġet b’mod żbaljat nota ta’ debitu għar-rimborż ta’ madwar EUR 115,000 li qabel kienu tħallsu lill-ilmentatur għall-parteċipazzjoni tiegħu fi proġett iffinanzjat mill-UE.

Pretensjoni:

Il-Kummissjoni għandha temenda n-nota ta’ debitu tagħha billi tnaqqasha għall-ammont mhux ikkontestat (jiġifieri, madwar EUR 6,000).

L-inkjesta

10. Fil-5 ta' Jannar 2012, l-Ombudsman stieden lill-Kummissjoni tipprovdi opinjoni dwar l-allegazzjoni u t-talba msemmija hawn fuq.

11. Fis-6 u s-7 ta' Marzu 2012, l-ilmentatur issottometta informazzjoni addizzjonali.

12. Fis-7 ta' Mejju 2012, il-Kummissjoni pprovdiet l-opinjoni tagħha, li ntbagħtet lill-ilmentatur għall-osservazzjonijiet tiegħu.

13. Fis-26 ta' Ġunju 2012, l-ilmentatur issottometta l-osservazzjonijiet tiegħu. Fis-27 ta’ Ġunju 2012, hija ppreżentat osservazzjonijiet addizzjonali.

14. Fit-23 ta' Novembru 2012, l-ilmentatur issottometta aktar informazzjoni.

L-analiżi u l-konklużjonijiet tal-Ombudsman

A. Allegazzjoni li l-Kummissjoni ħarġet b’mod żbaljat nota ta’ debitu u talba relatata

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

15. Fl-ilment tagħha, l-ilmentatur sostna li, fuq il-bażi ta’ rapport tal-awditjar ex post żbaljat, il-Kummissjoni ħarġet b’mod żbaljat nota ta’ debitu għar-rimborż ta’ madwar EUR 115,000. B’mod partikolari, l-ilmentatur ikkontesta s-sejbiet tal-Kummissjoni dwar (i) il-kumpens tas-sidien ta’ impriżi żgħar u ta’ daqs medju (“SMEs”), (ii) l-ispejjeż taċ-ċertifikati tal-awditjar, (iii) is-sottokuntrattar, u (iv) it-talba għal danni likwidati.

16. Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni ddikjarat li r-rapport tal-awditjar tagħha identifika l-problemi ewlenin li ġejjin: l-ewwel nett, dipendenza żejda fuq il-finanzjament tal-UE (jiġifieri, finanzjament mill-UE ta’ 83,24 %, għalkemm l-ilmentatur kien qabel li jipprovdi 50 % tal-fondi); it-tieni, l-ispejjeż ikklejmjati qabżu l-100 % tal-ispejjeż totali tal-ilmentatur; u t-tielet, ir-remunerazzjoni tal-maniġer tas-sid ma kinitx eliġibbli (b’mod partikolari, minħabba l-fatt li ma kinitx fil-fatt imħallsa mill-ilmentatur).

17. Wara li ġabret fil-qosor il-proċedura amministrattiva li wasslet għall-ordni ta' rkupru, il-Kummissjoni enfasizzat li d-deċiżjoni tagħha kienet ibbażata biss fuq ir-regoli li jikkonċernaw is-Sitt Programm Qafas tal-UE għar-Riċerka u l-Iżvilupp Teknoloġiku ("FP6") u l-Kuntratt. Hija enfasizzat li hija kienet obbligata tirkupra kwalunkwe fond tal-UE riċevut indebitament mill-benefiċjarju.

18. Il-Kummissjoni mbagħad irrikorriet għall-argumenti mressqa mill-ilmentatur.

19. L-ewwel nett, fir-rigward tal-kumpens tas-sidien tal-SMEs, il-Kummissjoni nnutat li r-regoli tal-FP6 ma fihomx dispożizzjonijiet speċifiċi dwar din il-kwistjoni. Għalhekk, id-dispożizzjonijiet ġenerali previsti fil-Kuntratt huma applikabbli. B’mod partikolari, l-Artikolu II.19(1) tal-Anness II tal-kuntratt jipprovdi li:

"1. L-ispejjeż eliġibbli mġarrba għall-implimentazzjoni tal-proġett iridu jissodisfaw il-kundizzjonijiet kollha li ġejjin:

għandhom ikunu reali, ekonomiċi u neċessarji għall-implimentazzjoni tal-proġett; [...]

iridu jiġġarrbu matul it-tul ta' żmien tal-proġett [...];

għandhom jiġu rreġistrati fil-kontijiet tal-kuntrattur li jkun ġarrabhom, mhux aktar tard mid-data tal-istabbiliment taċ-ċertifikat tal-awditjar imsemmi fl-Artikolu II.26 [...]"

20. Il-Kummissjoni argumentat li s-sempliċi fatt li l-kostijiet ġew irreġistrati fil-kotba tal-kontabbiltà ma jurix li fil-fatt iġġarrbu. Għal din ir-raġuni, il-Kummissjoni talbet prova tal-ħlas biex tivverifika l-eliġibbiltà tal-ispejjeż iddikjarati.

21. Madankollu, fiż-żmien tal-verifika, dawn l-ispejjeż ma dehrux fil-ktieb ġenerali tal-kumpanija. Fil-fatt, deher li l-kostijiet rilevanti ġew irreġistrati fil-kotba tal-kontabbiltà, iżda sussegwentement tħassru. Barra minn hekk, l-ilmentatur ma seta’ jissottometti l-ebda dokument ta’ sostenn biex juri li r-remunerazzjoni għas-sid tal-SME fil-fatt tħallset (eż., ġbid ta’ flus jew trasferimenti bankarji). Fir-realtà, skont id-dokumenti interni tal-kumpanija, din ir-remunerazzjoni titħallas hekk kif il-kumpanija tkun tista’ taffordjaha. Fiż-żmien tal-awditu ex post (jiġifieri sentejn u nofs wara t-tlestija tal-proġett), ir-remunerazzjoni tas-sid kienet għadha ma tħallsitx. Għalhekk, ma setgħetx titqies bħala spiża eliġibbli.

22. Il-Kummissjoni argumentat ukoll li r-regoli dwar is-7 Programm Qafas tal-UE għar-Riċerka u l-Iżvilupp Teknoloġiku (“FP7”) ma setgħux jiġu applikati b’mod retroattiv għal dan il-każ. Fi kwalunkwe każ, il-Kummissjoni enfasizzat li l-pożizzjoni tagħha tirriżulta wkoll mill-fatt li l-ilmentatur “sostanzjalment u sistematikament” talab b’mod eċċessiv diversi intestaturi tal-ispejjeż u, b’mod partikolari, talab salarju sħiħ għas-sid tal-SME għalkemm l-iskedi tal-ħinijiet urew li ħadem biss 50 % tal-ħin tiegħu għal dan il-proġett.

23. It-tieni nett, fir-rigward tal-ispiża taċ-ċertifikati tal-awditjar ipprovduti mill-ilmentatur, il-Kummissjoni ddikjarat li, skont l-Artikolu II.25 tal-Anness II tal-Kuntratt, l-ispejjeż tal-attivitajiet ta’ ġestjoni (li jinkludu l-ispejjeż relatati maċ-ċertifikati tal-awditjar) ma jistgħux jammontaw għal aktar minn 7 % tal-kontribuzzjoni finanzjarja tal-UE, perċentwal li nqabeż f’dan il-każ skont il-Kummissjoni. Huwa nnota wkoll li, fiż-żmien tal-verifika ex post tal-Kummissjoni, ma kien hemm l-ebda fattura mill-kumpanija tal-verifika esterna, u li l-ispiża taċ-ċertifikat tal-verifika esterna ma kinitx irreġistrata fil-kotba tal-kontijiet tal-kumpanija. Għalhekk, it-tnaqqis applikat mill-Kummissjoni fir-rigward tal-eliġibbiltà tal-ispejjeż taċ-ċertifikati tal-awditjar kien korrett.

24. It-tielet, l-ilmentatur daħal f’żewġ ftehimiet ta’ sottokuntrattar (wieħed ma’ membru ieħor tal-konsorzju u ieħor ma’ parti terza) li ġew miċħuda mill-Kummissjoni. F’dan ir-rigward, il-Kummissjoni nnotat li, skont il-Kuntratt, is-sottokuntrattar jista’ jkun relatat biss ma’ parti limitata tal-proġett li jitwettaq minn partijiet terzi, esterni għall-konsorzju. Għalhekk, fil-prinċipju, is-sottokuntrattar fost il-kuntratturi mhuwiex possibbli. Barra minn hekk, il-Kummissjoni għandha tagħti l-kunsens tagħha minn qabel. L-elementi ewlenin tal-proġett ma jistgħux jiġu sottokuntrattati, sakemm dan ma jkunx previst b’mod espliċitu fil-Kuntratt. Għalkemm is-sottokuntratti għandhom jiġu offruti lill-aħjar offerta, f'dan il-każ it-tieni arranġament ta' sottokuntrattar ġie offrut lil membru ieħor tal-konsorzju li għalih ħadem is-sid tal-ilmentatur u/jew li fih kien azzjonist. Fil-fehma tal-Kummissjoni, dan wassal għal każ ċar ta’ kunflitt ta’ interess.

25. Ir-raba' nett, il-Kummissjoni rreferiet għall-Artikolu II.30 tal-Anness II tal-Kuntratt, li jipprevedi li l-UE "hija intitolata li titlob danni likwidati minn kuntrattur li jinstab li jkun iddikjara b'mod eċċessiv in-nefqa u li konsegwentement ikun irċieva kontribuzzjoni finanzjarja mhux ġustifikata mill-[UE]". F’dan il-kuntest, id-diversi irregolaritajiet identifikati mill-Kummissjoni kienu jagħtuha d-dritt li titlob danni likwidati.

26. Fid-dawl ta’ dak li ntqal hawn fuq, il-Kummissjoni ċaħdet l-argumenti mressqa mill-ilmentatur u qieset li l-ordni ta’ rkupru tiegħu kienet iġġustifikata bis-sħiħ.

27. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur iddikjara li alloka r-riżorsi finanzjarji u tal-persunal kollha tiegħu għall-proġett inkwistjoni. Barra minn hekk, hija argumentat li, minħabba l-mudell kontabilistiku użat (jiġifieri mudell ibbażat fuq l-ispejjeż diretti reali u l-ispejjeż indiretti kkalkolati abbażi ta’ rata fissa), id-dokumenti użati biex jintalab il-ħlas mill-Kummissjoni kienu jirriflettu l-ispejjeż li qabżu l-ispejjeż reali totali tagħha. Madankollu, l-ilmentatur ma kienx konxju tal-fatt li dan il-mudell tal-kost ma kienx konformi mar-regoli applikabbli.

28. Fir-rigward tal-argumenti speċifiċi li kienet ressqet, l-ilmentatur sostna, l-ewwel nett, li huwa talab kumpens biss għall-involviment ta’ nofs il-ħin tas-sid tal-SME, għall-ammont ta’ EUR 5 000 fix-xahar (jiġifieri, rata fis-siegħa ta’ EUR 62,50 għal 80h), li kienet iġġustifikata għal eżekuttiv anzjan. L-ilmentatur aċċetta li dan l-ammont ma kienx tħallas matul il-prestazzjoni tal-proġett. Fil-fehma tagħha, il-Kummissjoni madankollu ma kinitx indikat liema dispożizzjoni legali kienet tipprevedi li tali ammonti kellhom effettivament jitħallsu biex jitqiesu bħala "attwalment imġarrba".

29. It-tieni nett, fir-rigward tal-ispejjeż taċ-ċertifikati ta’ verifika, l-ilmentatur indika li huwa effettivament ħallashom wara li rċieva l-ħlas finali mill-Kummissjoni.

30. It-tielet nett, fir-rigward tal-kwistjoni tas-sottokuntrattar, l-ilmentatur irrefera għall-Gwida tal-Kwistjonijiet Finanzjarji tal-FP6, li tiddikjara fir-rigward tas-sottokuntrattar li “dan ifisser li s-sottokuntrattar bejn il-kuntratturi mhuwiex possibbli, ħlief f’każijiet partikolari ħafna. (Jista’ jkun il-każ fejn dipartiment indipendenti differenti ta’ kuntrattur wieħed, mhux involut fil-proġett, ikun ipprovda servizz lil kuntrattur ieħor. Madankollu, dan għandu jiġi evitat kemm jista'jkun.) ". Fil-fehma tal-ilmentatur, dan kien “każ partikolari ħafna” minħabba l-ħtieġa li l-kompiti jiġu allokati mill-ġdid fi żmien qasir wara l-falliment ta’ wieħed mill-kuntratturi.

31. Ir-raba’, kif indikat fl-ilment tiegħu, l-ilmentatur argumenta li għalkemm il-Kummissjoni hija intitolata titlob danni likwidati skont il-Kuntratt, ma hijiex meħtieġa tagħmel dan.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

32. Bħala punt tat-tluq, l-Ombudsman iqis li huwa meħtieġ li jfakkar li, skont il-prattika deċiżjonali stabbilita sew tiegħu:

"f'każijiet li jikkonċernaw tilwim kuntrattwali, huwa ġġustifikat li l-inkjesti tiegħu jiġu limitati għall-eżami ta' jekk l-istituzzjoni pprovdietlux rendikont koerenti u raġonevoli tal-bażi legali għall-azzjonijiet tiegħu, u għaliex jemmen li l-fehma tiegħu tal-pożizzjoni kuntrattwali hija ġġustifikata. Jekk dan ikun il-każ, l-Ombudsman jikkonkludi li l-inkjesta tiegħu ma żvelatx każ ta' amministrazzjoni ħażina. Din il-konklużjoni ma taffettwax id-dritt tal-partijiet li t-tilwima kuntrattwali tagħhom tiġi eżaminata u solvuta b'mod awtorevoli minn qorti ta' ġurisdizzjoni kompetenti."[1]

33. Barra minn hekk, fil-kuntest ta' awditi esterni u ordnijiet ta' rkupru bbażati fuq tali awditi, l-Ombudsman indika li:

" mhuwiex f'idejn l-Ombudsman li jirrevedi kif l-awdituri evalwaw partiti individwali tan-nefqa u li jwettaq awditu ġdid ta' dokumenti speċifiċi u/jew partiti oħra, u lanqas, għal dik il-kwistjoni, dan ir-rwol ma jista' jiġi assenjat lill-Kummissjoni. Dak li l-Kummissjoni kellha tiddeċiedi kien jekk u sa liema punt għandha ssegwi r-rakkomandazzjonijiet tal-awdituri kwalifikati. Għalhekk, huwa l-Ombudsman li għandu jeżamina jekk il-pożizzjoni tal-Kummissjoni f'dan ir-rigward kinitx raġonevoli u ġusta."[2]

34. Fid-dawl ta' dak li ntqal hawn fuq, ir-rwol tal-Ombudsman f'dan il-każ huwa limitat għall-eżami ta' jekk il-pożizzjoni tal-Kummissjoni kinitx raġonevoli u ġusta.

35. Fir-rigward tal-ewwel kwistjoni, jiġifieri r-remunerazzjoni tas-sid tal-SME, l-Ombudsman jinnota li, skont l-Artikolu II.19(1) tal-Anness II tal-Kuntratt, sabiex ikunu eliġibbli, l-ispejjeż iridu jkunu reali, imġarrba matul it-tul tal-proġett, u rreġistrati fil-kontijiet. L-Ombudsman jinnota wkoll li l-ilmentatur ma kkontestax is-sejba tal-Kummissjoni li r-remunerazzjoni tas-sid tal-SME, għalkemm irreġistrata fil-kotba tal-kontabbiltà, qatt ma tħallset lilu. Għalhekk, l-Ombudsman iqis li r-raġunament tal-Kummissjoni dwar għaliex f'dak ir-rigward il-kundizzjonijiet imsemmija hawn fuq ma ġewx issodisfati f'dan il-każ (jiġifieri, ir-remunerazzjoni tas-sid ma kinitx fil-fatt imħallsa) huwa raġonevoli. Barra minn hekk, kif indikat ġustament il-Kummissjoni, ir-regoli tal-FP7 (irrispettivament minn jekk jistgħux ikunu ta’ benefiċċju għal kumpanija f’sitwazzjoni simili) ma kinux applikabbli għal dan il-każ.

36. Għalhekk, l-Ombudsman huwa tal-fehma li l-pożizzjoni tal-Kummissjoni tidher li hija raġonevoli u ġustifikata.

37. Fir-rigward tat-tieni kwistjoni, jiġifieri l-ispejjeż taċ-ċertifikati tal-awditjar, l-Ombudsman jinnota li l-Kummissjoni spjegat li t-tnaqqis tal-ispejjeż eliġibbli rilevanti kien ibbażat fuq il-fatt li l-limitu massimu rilevanti stabbilit fil-Kuntratt kien inqabeż, u li ma kien hemm l-ebda fattura (u l-ebda prova ta’ ħlas) għat-tieni ċertifikat tal-awditjar. L-ilmentatur irrikonoxxa li ma kienx effettivament ħallas għal dan iċ-ċertifikat f’dak iż-żmien, u li għamel dan fi stadju aktar tard, meta tħallas mill-Kummissjoni. Għalhekk, il-pożizzjoni tal-Kummissjoni tidher li hija raġonevoli.

38. It-tielet nett, fir-rigward tal-kwistjoni tas-sottokuntrattar, l-Ombudsman jinnota li l-Kummissjoni bbażat il-pożizzjoni tagħha li s-sottokuntrattar ma kienx permissibbli f’dan il-każ fuq diversi raġunijiet: jiġifieri, li s-sottokuntrattar kien jikkonċerna element ewlieni tal-proġett (jiġifieri, il-ġestjoni tiegħu), il-Kummissjoni qatt ma ġiet infurmata b’dan u ma tatx il-kunsens tagħha, u s-sid tal-SME kien ukoll azzjonist tas-sottokuntrattur (li ħoloq kunflitt ta’ interess possibbli). Barra minn hekk, skont il-Gwida tal-Kwistjonijiet Finanzjarji tal-FP6, "is-sottokuntrattar bejn il-kuntratturi mhuwiex possibbli, ħlief f'każijiet partikolari ħafna". L-ilmentatur argumenta li dan kien tabilħaqq “każ partikolari ħafna” minħabba l-ħtieġa li jiġu allokati mill-ġdid il-kompiti fi żmien qasir wara l-falliment ta’ wieħed mill-kuntratturi. L-Ombudsman jinnota, madankollu, li l-ilmentatur ma kkontestax id-dikjarazzjoni tal-Kummissjoni li l-ftehim minn qabel tagħha kien meħtieġ u li l-ebda ftehim bħal dan ma ntalab jew inkiseb f'dan il-każ. F'dawn iċ-ċirkostanzi, l-Ombudsman iqis li l-pożizzjoni tal-Kummissjoni hija raġonevoli.

39. Fl-aħħar nett, fir-rigward tat-talba għal danni likwidati, l-Ombudsman jinnota li l-ilmentatur ammetta li l-Kummissjoni hija intitolata titlob tali danni. Fid-dawl tal-kunsiderazzjonijiet imsemmija hawn fuq dwar id-diversi intestaturi għar-rimborż, l-Ombudsman iqis li l-pożizzjoni tal-Kummissjoni ma kinitx irraġonevoli jew inġusta.

B. Konklużjonijiet

Fuq il-bażi tal-inkjesta tiegħu dwar dan l-ilment, l-Ombudsman jagħlaqha bil-konklużjoni li ġejja:

F’dan il-każ ma nstabet l-ebda amministrazzjoni ħażina.

L-ilmentatur u l-Kummissjoni se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Magħmul fi Strasburgu fis-27 ta' Awwissu 2013

---

[1] Deċiżjoni tal-Ombudsman li tagħlaq l-inkjesta tiegħu dwar l-ilment 346/2009/(BEH)KM kontra l-Kummissjoni Ewropea, punt 36.

[2] Id-Deċiżjoni tal-Ombudsman li tagħlaq l-inkjesta tiegħu dwar l-ilment 1325/2008/(BEH)VL kontra l-Kummissjoni Ewropea, il-punt 123.