Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. L-ilment jikkonċerna ċ-ċaħda tal-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO) tal-applikazzjoni tal-ilmentatur għall-Kompetizzjoni Miftuħa EPSO/AST/113/11 [1] - Assistants (AST 3) fil-qasam tal-edituri tal-lingwa.

2. Fl-4 ta’ Mejju 2012, l-EPSO informa lill-ilmentatur li l-Bord tas-Selezzjoni ddeċieda li ma jaċċettahiex għall-istadju li jmiss tal-kompetizzjoni. Il-Bord tas-Selezzjoni sab li, abbażi tat-tweġibiet li tat għall-mistoqsijiet tat-talent screener, l-ilmentatur ma kellux il-minimu meħtieġ ta’ sentejn esperjenza professjonali f’qasam rilevanti għad-dmirijiet involuti (editjar tal-lingwa).

3. Fit-8 ta’ Mejju 2012, il-persuna li ressqet l-ilment bagħtet ittra elettronika lill-EPSO li fiha argumentat li kellu jkun hemm żball tekniku fit-trażmissjoni tat-tweġibiet tagħha għall-mistoqsijiet tat-talent screener. Fil-fatt, fit-tweġibiet tagħha, hija ddeskriviet b’mod ċar li kellha l-esperjenza professjonali rilevanti, peress li kienet ilha taħdem għall-Kummissjoni Ewropea bħala editur tal-lingwa Ingliża għal aktar minn ħames snin. Hija hemżet mal-posta elettronika tagħha kopja tat-tweġibiet tagħha lill-iskriner tat-talenti, li hija kienet allegatament bagħtet lill-EPSO. Hija talbet lill-EPSO biex jirrettifika l-iżball.

4. Fl-24 ta’ Mejju 2012, fin-nuqqas ta’ tweġiba, l-ilmentatur bagħat email ta’ tfakkira lill-EPSO. Fl-istess jum, hija ressqet ukoll ilment quddiem l-Ombudsman Ewropew, fejn allegat li l-EPSO ma rrispondiex għall-posta elettronika tagħha tat-8 ta’ Mejju 2012.

5. Fis-6 ta' Ġunju 2012, bl-użu ta' proċedura simplifikata, l-Ombudsman talab lill-EPSO biex iwieġeb għall-email tal-ilmentatur.

6. Fit-8 ta’ Ġunju 2012, l-EPSO bagħat lill-Ombudsman kopja tal-ittra li kien bagħat lill-ilmentatur dakinhar stess. F’dik l-ittra, l-EPSO tenna l-pożizzjoni preċedenti tiegħu li, abbażi tal-informazzjoni li l-persuna li għamlet l-ilment ipprovdiet fit-tweġibiet tagħha għall-mistoqsijiet tat-talent screener, hija ma kinitx konformi mar-rekwiżit li jkollha mill-inqas sentejn esperjenza professjonali f’qasam rilevanti għall-kompiti involuti. Hija indikat li l-Bord tal-Għażla ħa d-deċiżjoni tiegħu biss abbażi tal-informazzjoni li l-ilmentatur kien ipprovda fl-applikazzjoni online tagħha fiż-żmien tal-validazzjoni. Huwa ssottolinja wkoll li "l-informazzjoni li pprovdejt fit-talba tiegħek għal rieżami tat-8 ta' Mejju 2012 mhijiex identika għall-informazzjoni tal-applikazzjoni online tiegħek u l-Bord tas-Selezzjoni ma setax iqis informazzjoni ġdida li pprovdejt fid-9 ta' Mejju" 2012.

7. Fl-istess jum, l-ilmentatur wieġeb lill-EPSO u enfasizza li, tabilħaqq, il-punt tagħha kien li " t-traskrizzjoni [EPSO] fit-Talent Screener mhijiex dak li [hija] ssottomettiet. Kien hemm żball [fit-trażmissjoni tat-tweġibiet tagħha] u din hija ċertezza."

8. Fit-12 ta’ Ġunju 2012, l-EPSO wieġbet lill-ilmentatur li d-dipartiment tal-IT tagħha vverifika d-data fil-fajl tal-applikazzjoni elettronika tagħha u kkonkluda li ma seħħ l-ebda żball tekniku u li “dak li għandu l-EPSO fil-fajl huwa dak li [hija] vvalidat fid-data tal-validazzjoni tal-applikazzjoni online [tagħha].” Hija ddikjarat għal darb’oħra li l-Bord tas-Selezzjoni ma jista’ jqis l-ebda informazzjoni pprovduta wara d-data tal-għeluq għall-applikazzjonijiet għal kompetizzjoni.

9. Fid-19 ta' Ġunju 2012, waqt konverżazzjoni telefonika mas-servizzi tal-Ombudsman, l-ilmentatur iddikjara li ma setax jaċċetta t-tweġiba tal-EPSO. Hija żiedet tgħid li għalhekk laqgħet l-ilment tagħha u l-fehma tagħha li seħħ żball tekniku meta bagħtet it-tweġibiet tagħha għat-talent screener.

Fuq is-suġġett tal-investigazzjoni

10. Fuq il-bażi tad-dikjarazzjonijiet tal-ilmentatur, u tat-tweġibiet tal-EPSO lill-ilmentatur, l-Ombudsman iddeċieda li jiftaħ inkjesta sħiħa billi jwettaq analiżi tal-informazzjoni ppreżentata lilu. L-Ombudsman sabet li l-ilmentatur tabilħaqq għandu l-esperjenza professjonali meħtieġa f’qasam rilevanti, peress li ilha taħdem għall-Kummissjoni Ewropea bħala editur tal-lingwa Ingliża għal aktar minn ħames snin. Madankollu, huwa sab ukoll li dan l-ilment huwa bbażat fuq kwistjoni purament fattwali, jiġifieri, jekk il-persuna li ressqet l-ilment ipprovdietx jew le l-informazzjoni rilevanti kollha dwar l-esperjenza professjonali tagħha fit-tweġibiet tagħha għall-mistoqsijiet tat-talent screener. L-Ombudsman qieset li din il-kwistjoni fattwali tista’ tiġi solvuta billi jiġi spezzjonat il-fajl rilevanti miżmum mill-EPSO.

L-ispezzjoni

11. Fit-2 ta' Awwissu 2012, is-servizzi tal-Ombudsman wettqu spezzjoni tal-fajl rilevanti miżmum mill-EPSO dwar l-applikazzjoni online tal-ilmentatur, li tinkludi t-tweġibiet mogħtija mill-ilmentatur għall-mistoqsijiet tat-talent screener [2].

12. Matul l-ispezzjoni, l-EPSO pprovda lis-servizzi tal-Ombudsman b'kopja stampata tal-formola ta' applikazzjoni elettronika kompluta tal-ilmentatur [3], u tal-log file elettroniku tal-azzjonijiet online tal-ilmentatur. Iż-żewġ dokumenti fihom biżżejjed data biex juru li dawn jikkonċernaw l-applikazzjoni tal-kwerelant fil-kompetizzjoni miftuħa kkonċernata hawnhekk [4].

L-analiżi u l-konklużjonijiet tal-Ombudsman

13. L-ilment ewlieni tal-ilmentatur huwa li l-EPSO eskludiha b’mod żbaljat mill-kompetizzjoni, bl-argument li hija ma għandhiex l-esperjenza professjonali meħtieġa f’qasam rilevanti għad-dmirijiet ikkonċernati.

14. Il-pożizzjoni tal-EPSO dwar l-ilment tal-ilmentatur hija li l-informazzjoni li pprovdiet fil-formola tal-applikazzjoni online tagħha ma wrietx li għandha l-esperjenza professjonali meħtieġa.

15. F’dan ir-rigward, l-ilmentatur jargumenta li hija ddeskriviet b’mod ċar l-esperjenza professjonali tagħha fil-formola ta’ applikazzjoni online tagħha, u fit-tweġibiet tagħha għall-mistoqsija rilevanti tat-talent screener. Madankollu, skontha, minħabba żball tekniku li kellu jseħħ meta l-formola tal-applikazzjoni online tagħha ġiet trażmessa lill-EPSO, dan tal-aħħar irċieva test differenti.

16. L-Ombudsman analizza bir-reqqa d-dokumenti miksuba matul l-ispezzjoni tal-fajl tal-EPSO dwar l-applikazzjoni online tal-ilmentatur. L-Ombudsman ma sab l-ebda indikazzjoni li żball tekniku, attribwibbli lill-EPSO, seħħ fit-trażmissjoni tal-applikazzjoni online tagħha lill-EPSO.

17. L-Ombudsman tinnota li t-tweġibiet tal-ilmentatur għall-mistoqsijiet tat-talent screener li jinsabu fil-fajl miżmum mill-EPSO huma kompletament differenti mit-tweġibiet li hija ssostni li ssottomettiet, li kopja tagħhom hija mehmuża mal-email li bagħtet lill-EPSO fit-8 ta' Mejju 2012, u mal-ilment li ppreżentat lill-Ombudsman. L-Ombudsman iqis li, anki jekk iseħħ żball tekniku fit-trażmissjoni ta' ċerta data b'mod elettroniku, huwa improbabbli ħafna li tali data tista' tiġi sostitwita b'data oħra kompletament differenti. Pjuttost, dak li jista 'jiġri huwa li d-dejta ma tiġix trasmessa kompletament jew xejn. Madankollu, huwa ċar li dan mhuwiex dak li seħħ fil-każ inkwistjoni, peress li l-ebda waħda mit-tweġibiet fiż-żewġ verżjonijiet tat-tweġibiet tat-talent screener tal-ilmentatur ma għandha x'taqsam ma' xulxin.

18. L-Ombudsman tinnota wkoll li l-kandidati huma unikament responsabbli biex jipprovdu lill-EPSO bl-aktar informazzjoni preċiża possibbli fl-applikazzjonijiet tagħhom għal kompetizzjonijiet miftuħa, u li, billi jivvalidaw l-applikazzjonijiet tagħhom, il-kandidati jikkonfermaw li l-informazzjoni pprovduta fihom hija valida u preċiża.

19. Fl-aħħar nett, l-Ombudsman tinnota li l-EPSO ddikjara b’mod korrett, u informa lill-ilmentatur kif xieraq, li l-Bord tas-Selezzjoni ma setax iqis l-informazzjoni pprovduta mill-ilmentatur wara d-data tal-għeluq għas-sottomissjoni tal-applikazzjonijiet. Tabilħaqq, l-aċċettazzjoni tal-informazzjoni addizzjonali pprovduta mill-ilmentatur fl-email tagħha tat-8 ta’ Mejju 2012 kienet tikkostitwixxi diskriminazzjoni fil-konfront tal-kandidati l-oħra li kienu qed jieħdu sehem fl-istess kompetizzjoni.

20. Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman iqis li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina mill-EPSO.

B. Konklużjonijiet

Fuq il-bażi tal-inkjesta tiegħu dwar dan l-ilment, l-Ombudsman jagħlaqha bil-konklużjoni li ġejja:

L-Ombudsman iqis li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina mill-EPSO.

L-ilmentatur u l-EPSO se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

P. Nikiforos Diamandouros

Magħmul fi Strasburgu fl-1 ta' Frar 2013

[1] ĠU 2011, C 147A, p. 1.

[2] Kopja tar-rapport ta’ spezzjoni ntbagħtet lill-persuna li ressqet l-ilment flimkien ma’ stedina għas-sottomissjoni ta’ osservazzjonijiet dwaru, li hija bagħtet fit-18 ta’ Settembru 2012.

[3] Id-dokument twil ta’ disa’ paġni jikkonsisti fit-taqsimiet li ġejjin: Data tar-reġistrazzjoni; Motivazzjoni; Talent Screener, Edukazzjoni u Taħriġ, Esperjenza Professjonali, Ħiliet tal-Lingwa, Eliġibbiltà u Firma.

[4] Il-kopja stampata tal-formola tal-applikazzjoni elettronika fiha, fost data rilevanti oħra, l-isem tal-ilmentatur, id-data tat-twelid tiegħu, in-numru tal-kandidat tiegħu, u r-referenza sħiħa tal-kompetizzjoni ġenerali kkonċernata. Il-log file elettroniku tal-azzjonijiet online tal-ilmentatur juri l-ħin eżatt meta bdiet is-sessjoni online, jiġifieri, meta l-ilmentatur beda l-programm online sabiex jimla l-formola tal-applikazzjoni elettronika, meta ġiet modifikata u meta ġiet ivvalidata mill-ilmentatur.