IL-KOMUNITÀ GĦALL-INKWIJATTIVA PROPRJA

1. Fis-16 ta ' Settembru 2002, il-Kummissjoni daħlet fi ftehim ta ' għotja mal-Università ta ' Balamand fil-Libanu (minn issa ' l quddiem, l-Università) għall-implimentazzjoni tal-proġett intitolat "Tisħiħ tal-leġiżlazzjoni ambjentali, l-iżvilupp u s-sistema ta ' applikazzjoni fil-Libanu" (referenza Life 02/TCY/RL/032-SELDAS). Il-proġett ġie implimentat b'mod konġunt mid-Dipartiment tal-UNESCO Cousteau Ecotechnie tal-Università u l-Ministeru Lebaniż għall-Ambjent, u dam minn Jannar 2003 sat-30 ta' Settembru 2005. Il-Kap tad-Dipartiment Cousteau Ecotechnie tal-UNESCO u l-Viċi President tal-Università aġixxew bħala l-koordinatur tal-proġett. Il-proġett ġie konkluż b’suċċess.

2. Il-Kummissjoni rrifjutat li tħallas għal ċerti kategoriji ta’ spejjeż. B’mod aktar speċifiku, hija qieset bħala ineliġibbli l-ispejjeż relatati mal-kategoriji tal-persunal, tal-ivvjaġġar, tal-assistenza esterna u tal-ispejjeż ġenerali. Dan il-kalkolu wassal lill-Kummissjoni fil-15 ta' Mejju 2006 biex toħroġ ordni ta' rkupru għal EUR 27 686.35.

3. Il-kwistjoni ewlenija b’rabta mal-kostijiet tal-persunal part-time relatati mas-salarju tal-koordinatur tal-proġett (jiġifieri, l-ilmentatur). Fin-nuqqas ta’ evidenza ta’ sostenn fil-forma ta’ skedi tal-ħin, il-Kummissjoni ma aċċettatx li tħallas għax-xogħol li kien iddedika għall-proġett.

4. L-ilmentatur ippropona lill-Kummissjoni li dawn l-ispejjeż kellhom jitqiesu eliġibbli abbażi kemm tad-dokumentazzjoni eżistenti kif ukoll tal-iskedi tal-ħin retroattivi li kien lest iħejji issa.

5. Bejn l-2006 u l-2007, il-kwerelant ipprova jilħaq kompromess mal-Kummissjoni iżda t-tentattivi tiegħu ma rnexxewx. Il-Kummissjoni insistiet fuq il-ħtieġa li huwa jirrimborża parti mill-għotja.

6. Fit-23 ta' Awwissu u fid-9 ta' Ottubru 2007, il-kwerelant ressaq żewġ ilmenti lill-Ombudsman (2181/2007/VIK u 2572/2007/VIK) kontra l-Kummissjoni. Fir-rigward ta' l-ewwel waħda, l-Ombudsman informa lill-kwerelant fit-2 ta' Ottubru 2007 li ma setax jittrattaha, peress li l-kwerelant ma kienx ipprovda biżżejjed evidenza biex isostni l-allegazzjonijiet u l-allegazzjonijiet tiegħu. B'rabta ma' dan ta' l-aħħar, l-Ombudsman iddikjara l-ilment il-ġdid inammissibbli fid-29 ta' Novembru 2007, peress li kien ġie ppreżentat f'isem persuna ġuridika stabbilita fil-Libanu li, kif meħtieġ mill-Artikolu 195 KE u l-Artikolu 2(2) ta' l-Istatut ta' l-Ombudsman, ma kienx meqjus bħala lmentatur awtorizzat. L-Ombudsman informa wkoll lill-ilmentatur li, fuq il-bażi tal-evidenza ppreżentata lilu, l-allegazzjonijiet kontra l-Kummissjoni ma dehrux li jiġġustifikaw inkjesta fuq inizjattiva proprja min-naħa tiegħu. Wara aktar evidenza ppreżentata mill-ilmentatur fit-30 ta' Novembru 2008, l-Ombudsman kien tal-fehma li l-allegazzjonijiet ta' amministrazzjoni ħażina li jinsabu fl-ilment jistħoqqilhom valutazzjoni ulterjuri. Għalhekk, fit-30 ta’ Jannar 2008, l-Ombudsman iddeċieda li jiftaħ inkjesta fuq inizjattiva proprja fuq il-bażi tal-informazzjoni li rċieva.[1]

Is-suġġett ta' l-informazzjoni inizjali stabbilita

7. Abbażi tal-informazzjoni ppreżentata mill-ilmentatur, l-Ombudsman identifika l-allegazzjoni li ġejja:

L-ilmentatur jallega li l-Kummissjoni kkonkludiet b’mod żbaljat li l-ispejjeż tal-persunal għall-persunal part-time u, b’mod partikolari, għall-koordinatur tal-proġett imġarrba fil-qafas tal-proġett LIFE 02 TCY/RL/032 ma kinux eliġibbli.

8. L-Ombudsman identifikat ukoll l-affermazzjoni li ġejja:

L-Università ssostni li, abbażi tad-dokumentazzjoni eżistenti u/jew skedi tal-ħin retroattivi, il-Kummissjoni għandha taċċetta bħala eliġibbli l-ispejjeż għall-koordinatur tal-proġett bħala eliġibbli u li ma għandhiex tfittex li tirkupra l-ammont rilevanti.

L-Inkwantu

9. B'ittra tat-30 ta' Jannar 2008, l-Ombudsman fetaħ inkjesta fuq inizjattiva tiegħu stess dwar l-allegazzjoni u t-talba msemmija hawn fuq, fejn talab lill-Kummissjoni biex tippreżenta opinjoni sat-30 ta' April 2008. Fit-22 ta' April 2008, il-Kummissjoni ssottomettiet l-opinjoni tagħha li ntbagħtet lill-kwerelant fit-28 ta' April 2008, b'talba biex tissottometti osservazzjonijiet sal-31 ta' Mejju 2008. Il-kwerelant bagħat l-osservazzjonijiet tiegħu fl-20 ta’ Mejju 2008.

L-analiżi u l-konklużjonijiet ta' l-OMBUDSMAN

A. L-allegat żball tal-Kummissjoni fil-kunsiderazzjoni ta' xi spejjeż mhux eliġibbli

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

10. L-ilmentatur argumenta li, għalkemm il-Kummissjoni qieset li l-kostijiet tal-koordinatur tal-proġett, li ħadem għall-proġett fuq bażi part-time, ma setgħux jiġu aċċettati, peress li ma ġiet ipprovduta l-ebda skeda tal-ħin, dawn il-kostijiet kellhom jitqiesu eliġibbli abbażi tad-dokumentazzjoni eżistenti jew permezz ta’ “iskedi tal-ħin retroattivi”.

11. Barra minn hekk, l-ilmentatur argumenta li s-sottomissjoni tal-iskedi tal-ħin kienet aljena għat-tradizzjoni tal-Libanu.

12. L-ilmentatur argumenta wkoll li l-Kummissjoni kienet naqset milli tispjega kif xieraq il-kwistjoni tar-rekwiżiti tal-iskeda tal-ħin matul l-implimentazzjoni tal-proġett u kienet ġibdet l-attenzjoni tal-ilmentatur dwar il-kwistjoni biss wara li l-proġett kien ġie konkluż. Huwa żied jgħid li dawn l-ommissjonijiet kienu seħħew minkejja l-fatt li grupp ta' konsulenti tal-KE kienu rrevedew il-proġett f'Diċembru 2003, u li l-Kummissjoni kienet aċċettat ir-rapport interim tal-proġett u għamlet il-pagament korrispondenti f'Jannar 2005. Huwa rrimarka li, fil-korrispondenza tiegħu mal-Kummissjoni, b'mod partikolari fl-ittri ta' din tal-aħħar tad-19 ta' Novembru 2004 u tal-31 ta' Jannar 2005 dwar għadd ta' kwistjonijiet pendenti li għandhom x'jaqsmu mal-proġett, ma saret l-ebda referenza għall-ħtieġa li jiġu ppreżentati skedi bil-ħinijiet tax-xogħol.

13. Fl-aħħar nett, l-ilmentatur enfasizza li, fi proġetti oħra, kollha twettqu fil-Libanu bejn l-1993 u l-2005 (il-proġetti LIFE 00 TCY/INT/021 - SEA; LIFE02 TCY/INT/000034 u LIFE03 TCY/RL/044 - SISPAM), il-Kummissjoni kienet aċċettat "skedi tal-ħin retroattivi" bbażati fuq l-aġendi personali tal-persunal u r-rekords tal-prestazzjoni.

14. L-ilmentatur argumenta li l-proġett ma setax kien suċċess mingħajr l-involviment attiv tiegħu bħala l-koordinatur. Minkejja dan, l-ispejjeż tiegħu ma kinux tqiesu eliġibbli. Barra minn hekk, il-President tal-Università kien aċċetta li l-koordinatur tal-proġett jiddedika 45 % tal-kuntratt full-time tiegħu għall-proġett, fatt magħruf mill-Kummissjoni.

15. Fl-opinjoni tagħha tat-22 ta’ April 2008, il-Kummissjoni argumentat li l-benefiċjarji, meta jaċċettaw għotja, huma marbuta bil-kundizzjonijiet finanzjarji u amministrattivi assoċjati u li, in-nuqqas ta’ għarfien ta’ dawn ir-regoli, ma jistax jiġi aċċettat bħala raġuni għan-nuqqas ta’ applikazzjoni tagħhom. L-obbligu li jinżammu l-iskedi taż-żmien ġie stabbilit b’mod ċar fil-ftehim ta’ għotja tal-Kummissjoni ta’ Settembru 2002 (l-Artikolu 4) u d-dispożizzjonijiet amministrattivi standard annessi tiegħu [SAP] (l-Artikolu 21.2).

16. Barra minn hekk, il-Kummissjoni argumentat li, fl-ittra tagħha tad-19 ta' Novembru 2004, li kien fiha l-evalwazzjoni tar-rapport interim, u li hija annessa mal-opinjoni tagħha, is-servizzi tagħha esprimew tħassib dwar is-salarju tal-ilmentatur, u talbet aktar dettalji dwar din il-kwistjoni. F'risposta oħra tal-31 ta' Jannar 2005, il-Kummissjoni enfasizzat li s-servizzi tagħha ddikjaraw b'mod ċar li huma jistgħu jiddubitaw, fi stadju aktar tard, id-dikjarazzjoni tan-nefqa. Għalhekk, ir-rapport interim ma setax jitqies li ġie approvat b’mod definittiv qabel il-pagament finali. Fil-fatt, il-Kummissjoni fil-fatt identifikat in-nuqqas ta' skedi ta' żmien matul it-tieni żjara ta' proġett f'Marzu 2006.

17. Il-fatt li t-tim ta’ konsulenti esterni tiegħu ma qajjimx din il-kwistjoni waqt il-monitoraġġ tal-proġett f’Diċembru 2003 bl-ebda mod ma kien jimplika li l-Kummissjoni aċċettat il-prattika minħabba li tali konsulenti ma kellhom l-ebda rwol fil-ġestjoni tar-riżorsi finanzjarji. Kif stabbilit fl-Artikolu 8 tal-SAP, it-tim ta’ monitoraġġ estern kien responsabbli biss biex jagħti pariri dwar is-segwitu u l-valutazzjoni tal-progress tekniku. Ma kellu l-ebda setgħa eżekuttiva.

18. Il-Kummissjoni kkonkludiet li la n-nuqqas ta’ kummenti mill-konsulenti u lanqas il-ħlas ta’ pagament interim ma kienu taw lill-Università aspettattiva li n-nuqqas ta’ skedi tal-ħin seta’ jkun aċċettabbli.

19. Il-Kummissjoni rrifjutat li l-iskedi bil-ħinijiet tax-xogħol imħejjija fuq bażi retroattiva kienu ġew aċċettati fi kwalunkwe proġett ieħor, għalkemm irrikonoxxiet li dokumenti probatorji personali dettaljati oħra (bħal aġendi personali tal-persunal, djarji tal-proġett/personali, u rekords tal-prestazzjoni) kienu ġew aċċettati bħala evidenza tal-ħin imqatta’ fuq proġett. F’dan il-każ, madankollu, l-Università ma kinitx ippreżentat dokumenti ta’ valur probatorju suffiċjenti fir-rigward taż-żmien li l-koordinatur tal-proġett kien qatta’ fuq il-proġett.

20. Fil-fehma tal-Kummissjoni, is-servizzi tagħha kienu adottaw approċċ ekwu u konsistenti fit-trattament mal-Università. Dan l-approċċ intwera permezz tal-ittri tagħha tat-28 ta' Novembru 2005, tal-21 ta' Frar 2006 jew tat-12 ta' April 2006, li fihom kienet intalbet ripetutament evidenza dwar ix-xogħol tal-koordinatur tal-proġett. Għalkemm l-istituzzjoni kellha korrispondenza twila mal-ilmentatur, ma ġiet ippreżentata l-ebda evidenza minnu, li setgħet tat prova, lil hinn minn sempliċi stimi, taż-żmien li qatta’ fuq il-proġett. Bħala konklużjoni, l-ilmentatur ma pprovda l-ebda dokument probatorju alternattiv biex jappoġġa l-ħin imqatta’ fuq il-proġett. Għalhekk, il-Kummissjoni ddifferenzjat b’mod xieraq dan il-proġett minn oħrajn u pproċediet biex toħroġ ordni ta’ rkupru.

21. Il-Kummissjoni kkonkludiet li l-kwistjoni kienet ġiet "irranġata" f'Diċembru 2007 permezz ta' tpaċija li l-ilmentatur ma kienx oġġezzjona għaliha.

22. Fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar l-opinjoni tal-Kummissjoni, l-ilmentatur irrikonoxxa li kien kompletament konxju tad-dmirijiet u r-responsabbiltajiet taħt l-għotja. Fil-fehma tiegħu, id-dispożizzjoni rilevanti fl-SAP tal-kuntratt, jiġifieri, l-Artikolu 21.2, tista' tiġi interpretata b'mod li tagħti diskrezzjoni lill-Università dwar il-mod kif tixtieq tistabbilixxi l-kontenut ta' skeda tal-ħin.[2] Madankollu, il-Kummissjoni ħadet fehma differenti.

23. L-ilmentatur insista li l-istess kriterji użati fi proġetti oħra fir-rigward tal-evidenza aċċettata sabiex jiġi ppruvat il-ħin li fil-fatt inħadem fuq il-proġett għandhom jiġu applikati wkoll f’dan il-każ. Huwa hemeż numru ta’ dokumenti li, fil-fehma tiegħu, kienu jikkostitwixxu prova taż-żmien li fih huwa kien ħadem fuq il-proġett. Għalkemm, ladarba fil-passat, il-Kummissjoni kienet diġà rrifjutat dawn il-materjali, l-ilmentatur ikkunsidra li għandu jikkunsidra mill-ġdid il-pożizzjoni tiegħu billi juri l-istess approċċ proattiv li kien wera fi proġetti oħra.

24. Fl-aħħar nett, l-ilmentatur innota li huwa ma kienx qabel mat-tpaċija msemmija mill-Kummissjoni. Huwa indika li s-saldu tal-ordni ta’ rkupru permezz tal-operazzjoni ta’ tpaċija eżegwita f’Diċembru 2007 kienet kwistjoni amministrattiva proċedurali li fiha ma kellu l-ebda input. Huwa nnota li soluzzjoni bħal din għandha tkun temporanja u miftuħa għal reviżjoni.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

25. Ir-regoli li jirregolaw ir-relazzjoni kuntrattwali bejn il-Kummissjoni u l-Università, irrappreżentata f’dan il-każ mill-ilmentatur (“il-benefiċjarju”), ġew stabbiliti fil-kuntratt iffirmat bejn il-partijiet fit-30 ta’ Settembru 2002 [3] dokument li kien parti mill-ilment oriġinali. L-Artikolu 4 ta’ dan il-kuntratt jipprevedi li l-ġestjoni amministrattiva u finanzjarja tal-proġett għandha tkun konformi mad-dispożizzjonijiet amministrattivi standard (SAP) stabbiliti fl-Anness II. Kif stabbilit fl-Artikolu 4.6 tal-SAP, il-benefiċjarju għandu d-dmir li jżomm id-dokumentazzjoni ta' sostenn kollha xierqa dwar l-ispejjeż imwettqa matul il-proġett, inklużi l-iskedi bil-ħinijiet tax-xogħol, u għandu jipprovdi dawn ir-rekords lill-Kummissjoni.[4] Barra minn hekk, fir-rigward tal-ispejjeż eliġibbli tal-persunal, l-Artikolu 21.2 tal-Anness II jiddikjara kif ġej:

“[...] Il-ħin tax-xogħol tal-proġett ta’ kull impjegat (inklużi l-impjegati taċ-ċivil nazzjonali u l-impjegati tal-aġenzija governattiva li jaħdmu għall-proġett) għandu jiġi rreġistrat bl-użu ta’ skedi tal-ħin stabbiliti u ċċertifikati mill-benefiċjarju u s-sħab eventwali tiegħu.” (enfasi miżjuda)

26. Abbażi tad-dispożizzjonijiet ta' hawn fuq, l-Ombudsman iqis li l-Kummissjoni kienet legalment intitolata titlob li l-Università, li kienet qablet mal-obbligi kuntrattwali, għandha tiġġustifika l-ispejjeż ikklejmjati fir-rigward tax-xogħol imwettaq mill-impjegati part-time tal-proġett (bħall-ilmentatur) permezz ta' skedi bil-ħinijiet tax-xogħol, li għandhom jitqiesu bħala evidenza ta' sostenn ta' tali nefqa. Madankollu, jidher li mhuwiex ikkontestat li l-Università, bi tweġiba għat-talba speċifika tal-Kummissjoni, qatt ma stabbiliet xi tip ta' skeda ta' żmien u, b'riżultat ta' dan, il-kwerelant naqas milli jissottometti tali evidenza sabiex jipprova l-ispejjeż relatati max-xogħol tiegħu għall-proġett.

27. L-Ombudsman huwa konxju, madankollu, li, kif argumenta l-ilmentatur, l-iskedi tal-ħin bħala mezz biex jiġu ġġustifikati l-ispejjeż jidhru li huma barranin għall-kultura lokali, u ma jiffurmawx parti mill-proċeduri ta' verifika tal-Università jew tas-sħab tagħha. Għalhekk ma jistax jiġi eskluż li, meta jiġi ffirmat il-kuntratt, il-kunċett ta' "time sheet" kien barrani għall-Università. Il-fatt li l-Università naqset milli tissottometti kwalunkwe tip ta’ skedi tal-ħin, anki jekk kienet libera li tistabbilixxi l-kontenut tagħhom skont l-Artikolu 21.2 SAP imsemmi hawn fuq, juri b’mod raġonevoli li l-Università ma kinitx ċara dwar in-natura probatorja ta’ dan it-tip ta’ dokument bħala mezz biex jiġi stabbilit ix-xogħol imwettaq b’mod effettiv. Huwa magħruf li, f’ċerti kulturi, id-dikjarazzjonijiet ta’ unur fir-relazzjoni kuntrattwali jistgħu jipprevalu fuq kwalunkwe dokument probatorju ieħor.

28. F’dan il-kuntest, ta’ min isemmi wkoll li, meta jeżisti dubju dwar it-tifsira ta’ klawżola kuntrattwali li ma ġietx innegozjata individwalment, iżda li ġiet imposta minn waħda mill-partijiet (il-Kummissjoni tinkludi l-SAP għal dan it-tip ta’ kuntratti bħala kwistjoni ta’ prinċipju) l-interpretazzjoni tagħha tista’ ssir contra proferentem, jiġifieri, tista’ tiġi interpretata kontra l-parti li imponiet l-inklużjoni tagħha fil-kuntratt f’każ li tali klawżola tkun ambigwa. Madankollu, l-Ombudsman ifakkar li interpretazzjoni vinkolanti ta’ dan il-kuntratt tista’ tingħata biss mill-qrati Komunitarji [5].

29. Barra minn hekk, jidher li l-Kummissjoni ma spjegatx il-kunċett ta’ skedi tal-ħin lill-Università, meta ffirmat il-kuntratt. L-Ombudsman jinnota li l-Kummissjoni ressqet il-kwistjoni tal-iskedi ta' żmien għall-attenzjoni tal-kwerelant biss fl-ittra tagħha tat-28 ta' Novembru 2005, ladarba l-proġett kien tlesta [6].

30. La t-tim ta’ monitoraġġ estern li vvaluta l-proġett f’Diċembru 2003, u lanqas il-Kummissjoni, fir-reviżjoni tagħha tal-31 ta’ Jannar 2005 tar-rapport interim ippreżentat mill-benefiċjarju fl-10 ta’ Settembru 2004, ma għamlu referenza għall-ħtieġa ta’ skedi taż-żmien. Kif argumentat il-Kummissjoni, l-Ombudsman jirrikonoxxi kemm li r-rwol tat-tim ta' monitoraġġ estern, kif stabbilit fl-Artikolu 8.1 tal-SAP, huwa biss li jivvaluta l-progress tal-proġett f'livell tekniku mingħajr l-ebda involviment fil-ġestjoni tar-riżorsi finanzjarji; u li l-ittra tal-Kummissjoni tal-31 ta' Jannar 2005 kienet tinkludi dispożizzjoni ta' salvagwardja li permezz tagħha kellha d-dritt li tiddubita kwalunkwe kwistjoni relatata man-nefqa fi stadju aktar tard u qabel l-approvazzjoni finali. Madankollu, l-Ombudsman iqis li kien ikun fl-interess taż-żewġ partijiet li kieku l-Kummissjoni identifikat il-problema fi stadju bikri, b'tali mod li setgħet tiġi prevista spjegazzjoni tan-natura tal-iskedi taż-żmien f'dak iż-żmien.

31. L-Ombudsman jinnota li l-Kummissjoni ddikjarat ir-rieda tagħha li tikkunsidra evidenza oħra ta' sostenn, minflok skedi ta' żmien, li tista' turi li l-ispejjeż inkwistjoni kienu jikkorrispondu fil-fatt għal xogħol iddedikat b'mod effettiv għall-proġett. F’dan ir-rigward, hija rreferiet b’mod partikolari għal mezzi probatorji bħal aġendi personali tal-persunal, djarji tal-proġetti/personali, u/jew rekords tal-prestazzjoni. Min-naħa l-oħra jidher raġonevoli f'termini ta' ġestjoni finanzjarja tajba li fost dawn il-mezzi probatorji ma jiġux inklużi skedi tal-ħin "retroattivi".

32. L-Ombudsman jinnota li, bi tweġiba għal din l-offerta, l-ilmentatur issottometta għadd ta' dokumenti li, fil-fehma tiegħu, jipprovdu l-evidenza mitluba biex tiġi ppruvata l-ħidma tal-ilmentatur fuq il-proġett. Madankollu, il-Kummissjoni kienet tal-fehma li dawn id-dokumenti kienu biss “stima” tal-ħin maħdum fuq il-proġett, u ma ppruvawx il-ħin reali li tqatta’ fuqu. Għalhekk hija kkonkludiet li ma setgħux jintużaw biex jiġġustifikaw ċerti spejjeż.

33. L-Ombudsman irreveda bir-reqqa d-dokumenti ta' hawn fuq imħejjija mill-ilmentatur u mehmuża kemm mal-ilmenti kif ukoll mal-osservazzjonijiet tiegħu. Dawn il-materjali jinkludu, (i) email mill-ilmentatur lill-President tal-Università li fiha indika li jistenna li r-rwol tiegħu għall-proġett “jinvolvi l-impenn ta’ 45 % tal-ħin tiegħi għall-Proġett”; (ii) tqassim ta’ paġna waħda tal-kompiti li wettaq bħala koordinatur tal-proġett minn Awwissu 2001 sa April 2006, imqassma taħt ħames perjodi ta’ żmien differenti (Awwissu 2001-Novembru 2001; Diċembru 2001-Awwissu 2002; Settembru 2002-Frar 2003; Marzu 2003-Settembru 2005; u Ottubru 2005-April 2006); u (iii) tabella ta’ paġna waħda intitolata “Stima tal-Ħin għal kull Kompitu” li tqassam għadd ta’ sigħat għal kull wieħed mill-kompiti mwettqa għall-proġett.

34. Fid-dawl tal-kontenut tagħhom, l-Ombudsman iqis li l-pożizzjoni tal-Kummissjoni dwar id-dokumenti inkwistjoni tidher raġonevoli, peress li dawn il-materjali jistgħu jitqiesu biss bħala stima ġenerali ex post li la tipprovdi evidenza tal-ħin reali ddedikat għall-proġett u lanqas ma tista' tintuża bħala bażi biex tali evidenza tiġi dedotta bi grad adegwat ta' ċertezza. Jidher, għalhekk, li tali dokumenti ma jistgħux ikunu raġonevolment ekwivalenti għal "aġendi personali tal-persunal, djarji tal-proġetti/personali, u rekords tal-prestazzjoni" li ġew aċċettati mill-Kummissjoni minflok l-iskedi taż-żmien fi proġetti oħra tal-Libanu.

36. Fid-dawl tas-sejbiet ta' hawn fuq, l-Ombudsman ma jqisx li huwa meħtieġ li jsiru aktar inkjesti f'dan il-każ. Madankollu, huwa jqis utli li jiġbed l-attenzjoni tal-Kummissjoni għall-fatt li, fl-interess tal-ġustizzja u r-relazzjonijiet kuntrattwali ekwi, hija tista' tikkunsidra li tagħti struzzjonijiet lill-parti l-oħra f'kuntratt li ma tkunx familjari mal-kultura legali Ewropea dwar it-tifsira ta' xi termini legali potenzjalment kontenzjużi inklużi fil-kuntratt, bħar-rekwiżit ta' skedi ta' żmien f'dan il-każ. Dan jevita li problemi simili jerġgħu jseħħu fil-futur.

B. Talba għall-ħlas tal-ispejjeż imġarrba mill-koordinatur tal-proġett

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

37. L-ilmentatur sostna li, abbażi tad-dokumentazzjoni eżistenti u/jew skedi tal-ħin retroattivi, jenħtieġ li l-Kummissjoni taċċetta bħala eliġibbli l-kostijiet għall-koordinatur tal-proġett bħala eliġibbli u li jenħtieġ li ma tfittixx li tirkupra l-ammont rilevanti.

38. Il-Kummissjoni argumentat li l-affermazzjoni ma kinitx iġġustifikata għar-raġunijiet stabbiliti fil-punti 15-21 hawn fuq.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

39. Fid-dawl tas-sejbiet ta' hawn fuq, b'mod partikolari l-konklużjonijiet milħuqa fil-punti 26 u 35-36, fejn l-Ombudsman ikkonkluda li l-pożizzjoni meħuda mill-Kummissjoni ma tidhirx li hija irraġonevoli, l-Ombudsman ma jqisx li l-affermazzjoni tal-ilmentatur tista' tiġi sostnuta.

C. Konklużjonijiet

Fuq il-bażi tal-inkjesti tiegħu, l-Ombudsman ma jqisx li huwa meħtieġ li jitkomplew aktar inkjesti. L-Ombudsman għalhekk jagħlaq l-inkjesta fuq inizjattiva proprja tiegħu.

L-ilmentatur u l-Kummissjoni se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Magħmul fi Strasburgu fl-10 ta' Lulju 2009

---

[1] Madankollu, l-Ombudsman eskluda mill-investigazzjoni tiegħu waħda mill-allegazzjonijiet u l-allegazzjonijiet magħmula mill-ilmentatur fl-ilmenti tiegħu, dwar l-illeġibbiltà tal-kontribuzzjonijiet ta' partijiet terzi, minħabba li dawn ma kinux sostnuti minn biżżejjed evidenza.  L-Ombudsman informa lill-ilmentatur kif xieraq.

[2] “[...] Il-ħin tax-xogħol tal-proġett ta’ kull impjegat (inklużi l-impjegati taċ-ċivil nazzjonali u l-impjegati tal-aġenzija governattiva li jaħdmu għall-proġett) għandu jiġi rreġistrat bl-użu ta’ skedi tal-ħin stabbiliti u ċċertifikati mill-benefiċjarju u mis-sħab eventwali tiegħu.”

[3] Pajjiżi Terzi Kuntrattwali li jagħtu appoġġ finanzjarju skont l-Artikolu 5 tar-Regolament tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (KE) Nru 1655/2000 (Pajjiżi Terzi LIFE) għall-proġett "Tisħiħ tas-Sistema tal-Iżvilupp u l-Applikazzjoni tal-Leġiżlazzjoni Ambjentali fil-Libanu" (LIFE02 TCY/RL/032).

[4] "Il-benefiċjarju għandu jżomm kotba aġġornati tal-kontijiet, skont il-konvenzjonijiet normali tal-kontabilità imposti fuqu bil-liġi u r-regolamenti eżistenti. Huwa għandu jżomm id-dokumentazzjoni ta’ sostenn xierqa kollha għall-infiq, l-introjtu u d-dħul kollu tal-proġett irrapportat lill-Kummissjoni (inklużi kopji ta’ dawk tas-sħab u s-sottokuntratturi), bħal fatturi, skedi tal-ħin u d-dokumenti użati għall-kalkolu tal-ispejjeż ġenerali. Id-dokumentazzjoni għandha tkun kompluta, preċiża u effettiva."

[5] Artikolu 19 SAP (Ġurisdizzjoni):

"Il-Qorti tal-Prim'Istanza u, fil-każ ta' appell, il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Komunità Ewropea hija l-unika waħda kwalifikata biex tiddeċiedi dwar kwalunkwe tilwima li tikkonċerna l-proġett u li sseħħ bejn il-Kummissjoni u l-benefiċjarju."

[6] "B'mod ġenerali r-rapport huwa ppreżentat tajjeb u ġew ipprovduti riżultati komprensivi u l-biċċa l-kbira tar-riżultati ewlenin. Madankollu, hemm għadd ta’ aspetti tekniċi u finanzjarji li jeħtieġ li jiġu ċċarati qabel ma tiġi kkunsidrata t-talba għall-pagament finali tiegħek. Dawn huma spjegati fid-dettall fl-Anness 1. Se neżaminaw it-tweġiba tiegħek u nużawha biex nikkalkulaw il-kontribut tagħna għall-proġett.”

"Anness 1 - Aspetti finanzjarji - 1) Spejjeż tal-persunal: aħna ninsabu mħassba li ż-żamma tar-rekords tiegħek ma kkonformatx mal-Artikolu 21.2 u jeħtieġ li nivverifikaw li r-rekords li żammejt jissodisfaw il-ħtiġijiet tagħna. Konsegwentement nitlob li inti tipprovdi r-"rekords tal-ħin ta' kull xahar" tiegħek għal [...]."