Il-qafas għall-komponent

1. L-Artikolu 11 ("Reġistri") tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-30 ta' Mejju 2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni [1] ("Regolament 1049/2001") jipprovdi kif ġej:

"1. Sabiex id-drittijiet taċ-ċittadini skont dan ir-Regolament isiru effettivi, kull istituzzjoni għandha tipprovdi aċċess pubbliku għal reġistru ta' dokumenti. L-aċċess għar-reġistru għandu jiġi pprovdut f'forma elettronika. Ir-referenzi għad-dokumenti għandhom jiġu rreġistrati fir-reġistru mingħajr dewmien.

2. Għal kull dokument ir-reġistru għandu jkun fih numru ta' referenza (inkluż, fejn applikabbli, ir-referenza interistituzzjonali), is-suġġett u/jew deskrizzjoni qasira tal-kontenut tad-dokument u d-data li fiha jkun wasal jew tfassal u ġie rreġistrat fir-reġistru. Ir-referenzi għandhom isiru b’mod li ma jdgħajjifx il-protezzjoni tal-interessi fl-Artikolu 4.

3. L-istituzzjonijiet għandhom minnufih jieħdu l-miżuri meħtieġa biex jistabbilixxu reġistru li għandu jkun operattiv sat-3 ta' Ġunju 2002."

2. L-ilmentatur, organizzazzjoni mhux governattiva Brittanika, irrimarka li l-Artikolu 11 obbliga lil kull waħda mit-tliet istituzzjonijiet ewlenin tal-UE biex tistabbilixxi reġistru pubbliku tad-dokumenti. Skont l-ilmentatur, il-Kunsill tal-Unjoni Ewropea u l-Parlament Ewropew kienu stabbilew tali reġistri. Għalkemm kien hemm lok għal titjib fil-kamp ta’ applikazzjoni ta’ dawn ir-reġistri, l-ilmentatur qies li jista’ jingħad b’mod ġenerali li dawn jissodisfaw ir-rekwiżiti tar-Regolament 1049/2001.

3. L-ilmentatur innota li r-reġistru tad-dokumenti tal-Kummissjoni kien fih biss testi leġiżlattivi u adotta rapporti tal-Kummissjoni (inklużi dokumenti SEC). Fil-fehma tal-ilmentatur, huwa ċar li dan ma kienx jinkludi l-maġġoranza l-kbira tad-dokumenti prodotti u riċevuti mill-Kummissjoni.

Is-suġġett tal-marka ta' l-individwu

4. Fl-ilment tiegħu lill-Ombudsman, l-ilmentatur allega li l-Kummissjoni Ewropea naqset milli tikkonforma mal-obbligi tagħha skont l-Artikolu 11 tar-Regolament 1049/2001. L-ilmentatur argumenta li r-reġistru tal-Kummissjoni għandu jinkludi d-dokumenti kollha skont it-tifsira tal-Artikolu 3(a) tar-Regolament 1049/2001 li kienu fil-pussess tal-Kummissjoni iżda li r-reġistru tal-Kummissjoni ma kienx jinkludi l-maġġoranza l-kbira tad-dokumenti prodotti u riċevuti minn dik l-Istituzzjoni.

5. Fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar l-opinjoni tal-Kummissjoni, l-ilmentatur allega wkoll li, billi offriet diversi reġistri aktar milli wieħed wieħed, il-Kummissjoni kienet naqset ukoll milli tikkonforma mal-Artikolu 11 tar-Regolament 1049/2001. Minħabba li din l-allegazzjoni kienet relatata mill-qrib mas-suġġett tal-ilment oriġinali, l-Ombudsman iddeċieda li jinkludiha f'din l-investigazzjoni.

6. Fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar l-opinjoni tal-Kummissjoni, l-ilmentatur allega li l-Kummissjoni naqset ukoll milli tikkonforma mal-Artikolu 12 tar-Regolament 1049/2001. Peress li l-ilmentatur għadu ma deherx li għamel l-approċċi xierqa minn qabel lill-Kummissjoni dwar din il-kwistjoni, l-Ombudsman iddeċieda li din l-allegazzjoni l-ġdida ma għandhiex tittieħed għal inkjesta fil-każ preżenti.

L-Inkwantu

7. L-ilment tressaq quddiem l-Ombudsman fil-11 ta' Ottubru 2006. Fit-23 ta' Ottubru 2006, l-Ombudsman talab lill-Kummissjoni għal opinjoni dwarha.

8. Il-Kummissjoni bagħtet l-opinjoni tagħha fit-22 ta' Mejju 2007. L-Ombudsman bagħat din l-opinjoni lill-kwerelant, li bagħat l-osservazzjonijiet tiegħu fis-27 ta' Ġunju 2007.

9. Fil-5 ta' Lulju 2007, l-Ombudsman talab lill-Kummissjoni għal aktar informazzjoni dwar dan il-każ.

10. Il-Kummissjoni bagħtet ir-risposta tagħha għal din it-talba għal informazzjoni fit-22 ta’ Jannar 2008. L-Ombudsman bagħat din it-tweġiba lill-kwerelant, li bagħat l-osservazzjonijiet tiegħu fis-7 ta' Marzu 2008.

11. Fis-7 ta' April 2008, l-Ombudsman indirizza abbozz ta' rakkomandazzjoni lill-Kummissjoni.

12. Il-Kummissjoni bagħtet l-opinjoni dettaljata tagħha fil-25 ta’ Lulju 2008. L-Ombudsman bagħat din l-opinjoni lill-kwerelant, li bagħat l-osservazzjonijiet tiegħu fis-6 ta' Ottubru 2008.

L-analiżi u l-konklużjonijiet ta' l-OMBUDSMAN

A. Allegat nuqqas ta' konformità mal-obbligi skont l-Artikolu 11 tar-Regolament 1049/2001

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

13. L-ilmentatur allega li l-Kummissjoni naqset milli tikkonforma mal-obbligi tagħha skont l-Artikolu 11 tar-Regolament 1049/2001 (1) peress li r-reġistru tad-dokumenti tagħha kien fih biss frazzjoni tad-dokumenti prodotti u riċevuti minnha matul l-attivitajiet tagħha u (2) minħabba li offriet diversi reġistri aktar milli wieħed wieħed.

14. Fl-opinjoni tagħha u fit-tweġiba tagħha għal talba għal aktar informazzjoni, il-Kummissjoni pprovdiet il-kummenti li ġejjin:

• L-Artikolu 11 ma obbligax lill-istituzzjonijiet jelenkaw id-dokumenti kollha tagħhom.
• Ir-Regolament 1049/2001 irregola l-aċċess għal kwalunkwe tip ta’ dokument miżmum mill-Parlament, mill-Kunsill u mill-Kummissjoni. Madankollu, kif urew il-premessi 1, 2 u 6 u l-Artikoli 12 u 13, hija ffukat b’mod partikolari fuq l-attività leġiżlattiva ta’ dawn l-istituzzjonijiet. L-attività leġiżlattiva tal-Kummissjoni kienet koperta sew minn (a) ir-reġistru pubbliku ta' dokumenti miftuħ mill-istituzzjoni fit-3 ta' Ġunju 2002, (b) minn reġistru addizzjonali dwar dokumenti rigward il-proċess ta' teħid ta' deċiżjonijiet tagħha taħt setgħat delegati (l-hekk imsejħa proċeduri ta' "komitoloġija") li kienu nfetħu f'Diċembru 2003 u (c) minn reġistru speċifiku dwar gruppi ta' esperti. Barra minn hekk, is-sistema Pre-Lex (http://ec.europa.eu/prelex) ipprovdiet informazzjoni estensiva dwar l-istadji differenti fil-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet li jinvolvi l-istituzzjonijiet, kif ukoll links għas-siti li fihom id-dokumenti nfushom.
• Il-Kummissjoni ma qisitx li r-reġistri pubbliċi tagħha għandhom ikopru biss dokumenti relatati mal-attivitajiet leġiżlattivi tagħha. Il-fokus partikolari fuq il-leġiżlazzjoni ma kienx ifisser li l-attivitajiet l-oħra tal-Kummissjoni tħallew fid-dlam. Id-Direttorati Ġenerali kollha tal-Kummissjoni kienu stabbilew siti web speċifiċi li jipprovdu informazzjoni dwar il-politiki u l-attivitajiet tagħhom, kif ukoll aċċess għal dokumenti ewlenin.
• Kien impossibbli li jiġi stabbilit reġistru kompletament komprensiv, minħabba d-definizzjoni wiesgħa tat-terminu "dokument" fl-Artikolu 3(a) tar-Regolament 1049/2001. Madankollu, il-Kummissjoni kellha l-intenzjoni li testendi gradwalment il-kamp ta' applikazzjoni tar-reġistri pubbliċi tagħha, kif kienet diġà għamlet bir-reġistru dwar il-komitoloġija u r-reġistru dwar il-gruppi ta' esperti.
• Il-Kummissjoni għad ma kellha l-ebda bażi tad-data elettronika unika għar-reġistrazzjoni tad-dokumenti tagħha. Kull Direttorat Ġenerali jew unità amministrattiva kellhom ir-reġistru intern tad-dokumenti tagħhom stess. Madankollu, dawn ir-reġistri ma kellhomx format uniformi tad-data. Barra minn hekk, dawn kienu ġew stabbiliti għal finijiet amministrattivi interni u l-kontenut tagħhom ma setax sempliċement jiġi ttrasferit f’reġistru pubbliku. Id-data li tinsab fir-reġistri interni jkollha tiġi skrinjata, magħżula u riformata permezz ta’ interfaċċi qabel ma tkun tista’ tiddaħħal f’reġistru pubbliku. Dan ikun jeħtieġ investimenti importanti, li jkunu inutli peress li s-sistema attwali se tiġi sostitwita b’sistema ta’ reġistrazzjoni unika. Fil-futur qrib, sistema ċentralizzata ġdida ta’ ġestjoni tad-dokumenti għandha tissostitwixxi s-software użat bħalissa. Fil-kuntest tal-iżvilupp tiegħu, kien previst modulu għall-esportazzjoni ta’ referenzi ta’ dokumenti minn din is-sistema għal reġistru pubbliku.
• Skont ir-Regolament 1049/2001, ir-reġistri kienu maħsuba biex jassistu lill-applikanti fl-identifikazzjoni tad-dokumenti rilevanti; kienu għodod ta’ tiftix u bl-ebda mod ma llimitaw il-kamp ta’ applikazzjoni tad-dritt ta’ aċċess.
• Mill-Artikolu 11 tar-Regolament 1049/2001 ma setax jiġi konkluż li l-istituzzjonijiet għandhom jistabbilixxu reġistru pubbliku wieħed. L-għan ta’ din id-dispożizzjoni kien li tippermetti lill-membri tal-pubbliku jidentifikaw dokumenti miżmuma mill-istituzzjonijiet li jistgħu jkunu ta’ interess għalihom. Ir-Regolament 1049/2001 ma jippreskrivix kif dan għandu jinkiseb. Meta wieħed iqis l-għadd u d-diversità tad-dokumenti miżmuma mill-Kummissjoni, kien dubjuż jekk reġistru uniku enormi joffrix l-aħjar servizz lill-pubbliku. Ir-reġistri pubbliċi tal-Kummissjoni kienu komplementari u l-kamp ta’ applikazzjoni tagħhom kien definit sew.

15. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur issottometta li l-Artikolu 11 tar-Regolament 1049/2001 ma kienx ambigwu u rrefera b’mod ċar għad-dokumenti kollha skont it-tifsira tal-Artikolu 3(a). Barra minn hekk, l-Artikolu 11 ma rreferiex għal "reġistri", iżda għal "reġistru" ta' dokumenti. L-ilmentatur argumenta li l-Kummissjoni ma setgħetx tinjora b’mod sfaċċat dak li ġie stabbilit fir-Regolament 1049/2001. L-ilmentatur żied li r-rispons tal-Kummissjoni kien saħansitra aktar inkwetanti, peress li l-Kummissjoni kellha obbligu, bħala gwardjan tat-Trattat, li tiżgura l-implimentazzjoni xierqa tar-regolamenti.

L-ilmentatur issottometta li r-Regolament 1049/2001 ma kellux "fokus partikolari" fuq l-attivitajiet leġiżlattivi. Fil-fehma tagħha, ir-referenzi għal attivitajiet leġiżlattivi fl-Artikoli 12 u 13 kienu b’mod ċar komplementari għad-dispożizzjonijiet tal-Artikolu 11 peress li kienu jirreferu mhux għal reġistru iżda pjuttost għal aċċess dirett għall-kontenut tar-referenzi elenkati. L-ilmentatur esprima wkoll dubji fir-rigward tad-dikjarazzjoni tal-Kummissjoni li l-attività leġiżlattiva tagħha kienet koperta sew mir-reġistri pubbliċi. Fir-rigward ta’ sorsi oħra ta’ informazzjoni, l-ilmentatur argumenta li dawn bl-ebda mod ma kienu komprensivi u ma setgħux jitqiesu li jissodisfaw l-istandards stabbiliti fir-Regolament 1049/2001. Barra minn hekk, l-għoti ta' informazzjoni ma għandux jiġi konfuż mal-aċċess għad-dokumenti skont ir-Regolament 1049/2001.

Fir-rigward tad-dikjarazzjoni tal-Kummissjoni li kienet se testendi gradwalment il-kamp ta' applikazzjoni tar-reġistri pubbliċi tagħha, l-ilmentatur kien tal-fehma li ma kienx f'idejn il-Kummissjoni li tieħu ż-żmien tagħha meta kienet obbligata tipprovdi reġistru pubbliku xieraq minn nofs l-2002. Barra minn hekk, u fid-dawl tal-pożizzjoni meħuda mill-Kummissjoni fl-opinjoni tagħha, ma kien hemm l-ebda garanzija li s-sistema ċentralizzata l-ġdida ta’ ġestjoni tad-dokumenti li għaliha rreferiet il-Kummissjoni twassal għal reġistru pubbliku xieraq tad-dokumenti.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman li twassal għall-abbozz ta' rakkomandazzjoni

16. Għandu jiġi mfakkar li l-Ombudsman diġà kellu l-okkażjoni li jikkunsidra l-Artikolu 11 tar-Regolament 1049/2001 fl-abbozz ta' rakkomandazzjoni u r-rapport speċjali sussegwenti li ppreżenta fil-każ 917/2000/GG, li kien jikkonċerna lill-Kunsill tal-Unjoni Ewropea [2]. F'dak il-każ, l-Ombudsman wasal għall-konklużjoni li r-reġistru miżmum mill-Kunsill għandu jinkludi d-dokumenti kollha mressqa quddiem il-Kunsill. Peress li l-ilmentatur f'dak il-każ kien imħasseb biss dwar dan it-tip ta' dokument, l-Ombudsman ma kellux għalfejn jeżamina jekk dokumenti oħra, bħall-korrispondenza ma' istituzzjonijiet oħra jew partijiet terzi, għandhomx jiġu inklużi wkoll fir-reġistru. Madankollu, l-Ombudsman innota li r-reġistru rilevanti kien maħsub, kif jenfasizza l-Artikolu 11 tar-Regolament 1049/2001, "biex id-drittijiet taċ-ċittadini skont dan ir-Regolament isiru effettivi". L-Artikolu 2(3) tar-Regolament 1049/2001 jipprevedi li r-Regolament għandu japplika għad-dokumenti "kollha" miżmuma minn istituzzjoni, "jiġifieri, dokumenti mfassla jew riċevuti minnha u fil-pussess tagħha, fl-oqsma kollha ta' attività tal-Unjoni Ewropea". Il-Premessa 4 tindika li l-għan tar-Regolament 1049/2001 huwa li jagħti "l-akbar effett possibbli lid-dritt ta' aċċess pubbliku". Fid-dawl ta' dawn id-dispożizzjonijiet, l-Ombudsman kien tal-fehma li r-reġistru msemmi fl-Artikolu 11 jista' jilħaq biss l-għan tiegħu "li jagħmel id-drittijiet taċ-ċittadini skont dan ir-Regolament effettivi" jekk ikun komprensiv kemm jista' jkun.

17. L-Ombudsman innota li l-Kummissjoni ressqet għadd ta’ argumenti biex issostni l-fehma tagħha li l-Artikolu 11 ma jobbligahiex tinkludi fir-reġistru/i tagħha tad-dokumenti d-dokumenti kollha li huma fil-pussess tagħha u li jikkonċernaw l-attivitajiet tagħha.

18. Fir-rigward tal-argument tal-Kummissjoni, li deher li kien ibbażat fuq il-formulazzjoni tal-Artikolu 11, kien minnu li din id-dispożizzjoni ma tiddikjarax b'mod espliċitu li d-dokumenti kollha msemmija hawn fuq jeħtieġ li jiġu elenkati fir-reġistru tad-dokumenti tal-Kummissjoni. Madankollu, l-Artikolu 11(1) jipprevedi li "ir-referenzi għad-dokumenti għandhom jiġu rreġistrati fir-reġistru mingħajr dewmien". Peress li t-terminu "dokument" huwa definit fl-Artikolu 3(a) tar-Regolament 1049/2001 bħala "kwalunkwe kontenut ikun xi jkun il-mezz tiegħu (miktub fuq karta jew maħżun f'forma elettronika jew bħala reġistrazzjoni awdjo, viżiva jew awdjoviżiva) dwar kwistjoni relatata mal-politiki, l-attivitajiet u d-deċiżjonijiet li jaqgħu fl-isfera ta' responsabbiltà tal-istituzzjoni", kien loġiku li wieħed jassumi li dawn id-dokumenti kollha jeħtieġ li jiġu inklużi fir-reġistru. Kieku l-leġislatur kellu l-ħsieb li t-terminu "dokument" ikollu tifsira differenti u aktar limitata fl-Artikolu 11 tar-Regolament 1049/2001, seta' kien mistenni li jinkludi dispożizzjoni għal dak il-għan. Għandu jiġi nnutat f'dan il-kuntest li l-Artikolu 9 jikkonċerna t-trattament ta' dokumenti "sensittivi" u li l-Artikolu 12(2) jirreferi għal dokumenti "leġislattivi". Dan ikkonferma li l-leġiżlatur iddistingwa bejn ċerti kategoriji ta' dokumenti f'każijiet fejn huwa qies li dan kien xieraq. In-nuqqas ta’ kwalunkwe distinzjoni bħal din fl-Artikolu 11 bilkemm jista’ jiġi interpretat b’mod ieħor milli bħala li jfisser li d-dokumenti kollha skont it-tifsira tal-Artikolu 3(a) huma maħsuba li jkunu koperti minn din id-dispożizzjoni.

19. Fi kwalunkwe każ, l-interpretazzjoni adottata mill-Ombudsman fil-kawża 917/2000/GG tidher li hija l-unika waħda li tagħmel ġustizzja mal-effet utile tal-Artikolu 11. Kif jikkonferma espressament l-Artikolu 11(1), l-għan segwit minn din id-dispożizzjoni huwa “li d-drittijiet taċ-ċittadini skont dan ir-Regolament isiru effettivi”. Madankollu, sabiex ikunu jistgħu jeżerċitaw id-dritt tagħhom ta' aċċess għad-dokumenti skont ir-Regolament 1049/2001, iċ-ċittadini jrid ikollhom biżżejjed informazzjoni dwar liema dokumenti huma f'idejn l-istituzzjonijiet. Kien tabilħaqq diffiċli li wieħed jara kif ċittadin jista’ jagħmel użu xieraq mid-dritt tiegħu ta’ aċċess, jekk lanqas biss ikun jaf liema dokumenti huma miżmuma minn istituzzjoni. Barra minn hekk, dan ġie kkonfermat mill-Kummissjoni nnifisha. Fir-rapport tagħha tat-30 ta’ Jannar 2004 dwar l-applikazzjoni tar-Regolament 1049/2001 (COM(2004) 45 finali, p. 39), il-Kummissjoni nnotat li filwaqt li l-“maġġoranza kbira” tal-applikazzjonijiet għall-aċċess sottomessi lill-Parlament u lill-Kunsill jirriżultaw mill-konsultazzjoni tar-reġistri, fil-Kummissjoni “għadd żgħir biss ta’ applikazzjonijiet jikkonċernaw dokumenti identifikati fiż-żewġ reġistri, dawk tad-dokumenti COM, C u SEC u dawk tal-posta tal-President [3]. (...) Barra minn hekk, l-applikazzjonijiet mibgħuta lill-Kummissjoni normalment ma jikkonċernawx attivitajiet leġislattivi, iżda pjuttost il-monitoraġġ ta' l-applikazzjoni tal-liġi Komunitarja." L-Ombudsman ikkunsidra li din id-dikjarazzjoni kkonfermat b'mod ċar li l-kamp ta' applikazzjoni tar-reġistru/i miżmum/a mill-Kummissjoni ma kienx biżżejjed [4].

20. Fir-rigward tal-argument tal-Kummissjoni li r-Regolament 1049/2001 jiffoka b'mod partikolari fuq l-attività leġiżlattiva tal-istituzzjonijiet tal-UE, l-Ombudsman qies li dan l-argument ma kienx konvinċenti. Ta’ min jinnota li, fost il-premessi jew id-dispożizzjonijiet invokati mill-Kummissjoni f’dan il-kuntest, l-Artikolu 12 biss jirreferi għar-reġistri. Barra minn hekk, dawn il-premessi u d-dispożizzjonijiet ma jikkonċernawx il-kwistjoni tal-aċċess għad-dokumenti, b’mod ġenerali, iżda l-kwistjoni ta’ kif għandu jingħata tali aċċess. L-Artikolu 12(2) jipprevedi li "dokumenti leġislattivi" għandhom, sa fejn ikun possibbli, isiru "direttament" aċċessibbli. Peress li l-Artikolu 12(1) jistipula li l-istituzzjonijiet għandhom, sa fejn ikun possibbli, "jagħmlu dokumenti direttament disponibbli għall-pubbliku f'forma elettronika jew permezz ta' reġistru", dan fisser li d-dokumenti leġiżlattivi għandhom preferibbilment isiru aċċessibbli mhux billi jiġu elenkati f'reġistru iżda "direttament... f'forma elettronika". L-importanza mogħtija b’dan il-mod lill-possibbiltà ta’ aċċess dirett għad-dokumenti leġiżlattivi b’mod ċar ma kinitx tfisser li l-Kummissjoni għandha tkun intitolata li żżomm lura milli telenka dokumenti oħra fir-reġistru tagħha .

21. L-Ombudsman innotat li r-reġistri tad-dokumenti miżmuma mill-Kummissjoni fil-preżent dehru li jikkonċernaw biss l-attività leġiżlattiva tal-istituzzjonijiet tal-UE u ċerti dokumenti adottati mill-Kummissjoni. Kif imsemmi hawn fuq, l-ilmentatur esprima dubji fir-rigward tad-dikjarazzjoni tal-Kummissjoni li l-attività leġiżlattiva tagħha kienet koperta sew mir-reġistri pubbliċi. L-Ombudsman qies, madankollu, li dan il-każ ma kienx jeħtieġlu jwettaq investigazzjonijiet ulterjuri dwar din il-kwistjoni. Bi tweġiba għal mistoqsija li saritilha f’dan is-sens, il-Kummissjoni kkonfermat li hija ma qisitx li r-reġistru/i pubbliku/pubbliċi tagħha kellu jkopri biss dokumenti relatati mal-attivitajiet leġiżlattivi tagħha. Madankollu, kien ċar ħafna li r-reġistri attwalment miżmuma mill-Kummissjoni ma jipprovdux referenza għal ħafna dokumenti li jikkonċernaw l-attivitajiet tal-Kummissjoni u li huma fil-pussess tal-Kummissjoni. Għandu jiġi nnutat f'dan il-kuntest li l-Kummissjoni ma kinitx ikkontestat id-dikjarazzjoni tal-ilmentatur li "ksur" biss tad-dokumenti tiegħu huwa elenkat fir-reġistri tiegħu. Il-fatt li ċerti dokumenti "ewlenin" jistgħu jkunu disponibbli fuq siti web speċifiċi miżmuma minn servizzi individwali tal-Kummissjoni jew li dawn is-siti web jipprovdu informazzjoni addizzjonali ma affettwax din il-konklużjoni.

22. L-Ombudsman innota li l-Kummissjoni argumentat ukoll li kien impossibbli li jiġi stabbilit reġistru kompletament komprensiv, minħabba d-definizzjoni wiesgħa tat-terminu "dokument" fl-Artikolu 3(a) tar-Regolament 1049/2001. L-Ombudsman ma kienx konvint li jkun impossibbli li jiġi stabbilit reġistru kompletament komprensiv tad-dokumenti mfassla jew riċevuti mill-Kummissjoni. Kif irrikonoxxiet il-Kummissjoni, kull wieħed mid-Direttorati Ġenerali jew mill-unitajiet amministrattivi tagħha kellu r-reġistru intern tad-dokumenti tiegħu stess. L-Ombudsman għalhekk sabha diffiċli jara għaliex għandu jkun impossibbli għall-Kummissjoni li tfassal reġistru komprensiv ta' dokumenti abbażi tar-reġistri interni eżistenti.

23. Fit-tweġiba tagħha għat-talba tal-Ombudsman għal aktar informazzjoni, il-Kummissjoni enfasizzat li r-reġistri interni eżistenti kienu ġew stabbiliti għal skopijiet amministrattivi interni u li l-kontenut tagħhom ma setax sempliċiment jiġi trasferit għal reġistru pubbliku. Skont il-Kummissjoni, id-data li tinsab fir-reġistri interni jkollha tiġi skrinjata, magħżula u riformata permezz ta’ interfaċċi qabel ma tkun tista’ tiddaħħal f’reġistru pubbliku. Il-Kummissjoni żiedet li dan ikun jeħtieġ investimenti importanti, li jkunu inutli peress li s-sistema attwali se tiġi sostitwita b’sistema ta’ reġistrazzjoni unika. L-Ombudsman ma kienx konvint minn dawn l-argumenti. Kif osserva korrettament l-ilmentatur, l-Artikolu 11(3) tar-Regolament 1049/2001 jipprovdi li r-reġistru pubbliku tad-dokumenti kellu jkun operattiv sat-3 ta’ Ġunju 2002. Peress li r-regolament ġie adottat fit-30 ta’ Mejju 2001, jidher li l-Kummissjoni kellha biżżejjed żmien biex tadotta l-arranġamenti meħtieġa biex ir-reġistru tagħha jiffunzjona kif suppost. Jekk il-format jew il-kontenut tad-data li kienet meħtieġa għal dan ir-reġistru kien differenti bejn id-Direttorati Ġenerali tiegħu jew unitajiet oħra, kien diffiċli li wieħed jara għaliex il-Kummissjoni ma ħaditx azzjoni rapida sabiex tadotta l-miżuri meħtieġa biex tarmonizza dawn is-sistemi. Dan in-nuqqas kien aktar u aktar diffiċli biex jinftiehem peress li l-Kummissjoni setgħet, anke qabel id-dħul fis-seħħ tar-Regolament 1049/2001, tistabbilixxi reġistru tal-korrispondenza indirizzata lill-President tagħha ta' dak iż-żmien kif ukoll tat-tweġibiet għal din il-korrispondenza. Skont l-informazzjoni ppubblikata mill-Kummissjoni, fil-31 ta’ Diċembru 2002, dan ir-reġistru kien fih referenzi għal 34 383 dokument [5].

24. L-Ombudsman innotat li l-Kummissjoni indikat li s-sistema attwali tagħha ta' reġistrazzjoni tad-dokumenti se tiġi sostitwita b'sistema ta' reġistrazzjoni unika. Madankollu, u kif indika l-ilmentatur, ma kien hemm l-ebda garanzija ċara li s-sistema l-ġdida twassal għal reġistru pubbliku xieraq tad-dokumenti. Il-Kummissjoni indikat li, fil-kuntest tal-iżvilupp tas-sistema l-ġdida, kien previst modulu għall-esportazzjoni tar-referenzi tad-dokumenti minn din is-sistema għal reġistru pubbliku. Madankollu, il-Kummissjoni naqset milli tipprovdi xi indikazzjonijiet jew impenji dwar sa liema punt tintuża din il-possibbiltà. L-Ombudsman innota b’mod partikolari li l-Kummissjoni ma pprovdiet l-ebda informazzjoni preċiża dwar jekk kinitx se testendi l-kamp ta’ applikazzjoni tar-reġistru/i preżenti, ladarba tkun ġiet stabbilita s-sistema l-ġdida ta’ reġistrazzjoni tad-dokumenti. Barra minn hekk, il-Kummissjoni ma pprovdiet l-ebda informazzjoni speċifika dwar meta eżattament din is-sistema l-ġdida kienet mistennija li ssir operattiva.

25. Barra minn hekk, u fin-nuqqas ta’ kwalunkwe informazzjoni ulterjuri dwar din il-kwistjoni mill-Kummissjoni, ma setax jiġi eskluż li s-sistema l-ġdida għar-reġistrazzjoni tad-dokumenti tiġi applikata biss għal dokumenti li jkunu għadhom kif tfasslu jew waslu għand il-Kummissjoni. F’dak il-każ, l-introduzzjoni ta’ din is-sistema ma tirrappreżenta l-ebda progress fir-rigward ta’ dawk id-dokumenti li kienu tfasslu jew waslu għand il-Kummissjoni qabel dik id-data u li kienu għadhom ma ġewx inklużi fir-reġistru.

26. Fir-rigward tad-dikjarazzjoni tal-Kummissjoni li hija kellha l-intenzjoni li testendi gradwalment il-kamp ta' applikazzjoni tar-reġistri pubbliċi tagħha, l-Ombudsman qieset li din l-intenzjoni kienet ċertament ta' min ifaħħarha. Madankollu, il-Kummissjoni ma indikat l-ebda data preċiża sa meta r-reġistru/i tagħha għandhom finalment ikunu konformi mal-Artikolu 11 tar-Regolament 1049/2001. Fi kwalunkwe każ, jeħtieġ li jitqies il-fatt li għaddew kważi sitt snin minn meta r-reġistru tal-Kummissjoni kien maħsub li sar operattiv bis-saħħa tal-Artikolu 11(3) tar-Regolament 1049/2001.

27. Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman wasal għall-konklużjoni li l-Kummissjoni kienet tabilħaqq naqset milli tikkonforma mal-Artikolu 11 tar-Regolament billi naqset milli tinkludi d-dokumenti rilevanti kollha fir-reġistru tad-dokumenti tagħha. Għalhekk ser isir abbozz ta' rakkomandazzjoni hawn taħt.

28. Fir-rigward tal-kwistjoni dwar jekk il-Kummissjoni wettqitx ukoll żball billi żammet diversi reġistri minflok wieħed wieħed, l-Ombudsman ikkunsidra li l-formulazzjoni tal-Artikolu 11 tar-Regolament 1049/2001 ("reġistru ta' dokumenti") fil-fatt issuġġeriet li l-leġiżlatur ippreveda reġistru wieħed għal kull istituzzjoni. Madankollu, l-Ombudsman innotat li l-Kummissjoni enfasizzat li l-għan ta' din id-dispożizzjoni kien li tippermetti lill-membri tal-pubbliku jidentifikaw dokumenti miżmuma mill-istituzzjonijiet li jistgħu jkunu ta' interess għalihom. Il-Kummissjoni staqsiet jekk, meta wieħed iqis in-numru u d-diversità tad-dokumenti miżmuma minnha, reġistru uniku enormi joffrix verament l-aħjar servizz lill-pubbliku. Il-Kummissjoni sostniet ukoll li r-reġistri pubbliċi tagħha kienu komplementari u l-kamp ta’ applikazzjoni tagħhom kien definit sew. L-Ombudsman qieset li dawn l-argumenti ma kinux mingħajr mertu. Fil-fehma tal-Ombudsman, ma jistax jiġi eskluż li l-għan segwit mill-Artikolu 11 tar-Regolament 1049/2001 jista' jintlaħaq ukoll jekk l-istituzzjoni kkonċernata żżomm diversi reġistri minflok wieħed wieħed, dment li l-kamp ta' applikazzjoni ta' dawn ir-reġistri jkun definit b'mod ċar, li ma jkun hemm l-ebda trikkib u li l-għadd u l-kamp ta' applikazzjoni tagħhom ma jkunux tali li joħolqu konfużjoni u b'hekk jagħmluha diffiċli għaċ-ċittadin biex isib l-informazzjoni li jkun qed ifittex. Wara eżami preliminari tar-reġistri attwalment miżmuma mill-Kummissjoni, l-Ombudsman qieset li dawn il-kundizzjonijiet dehru li ġew issodisfati fil-preżent. Madankollu, minħabba li l-abbozz ta’ rakkomandazzjoni stabbilit hawn taħt kien maħsub biex iħeġġeġ lill-Kummissjoni żżid b’mod pjuttost konsiderevoli l-kamp ta’ applikazzjoni tar-reġistru/i tagħha, l-Ombudsman qieset li ma kien hemm l-ebda raġuni għal aktar inkjesti dwar il-kwistjoni ta’ kemm-il reġistru jista’ u għandu jinżamm fl-istadju attwali.

29. Fid-dawl ta’ dan ta’ hawn fuq, l-Ombudsman għamlet l-abbozz ta’ rakkomandazzjoni li ġej lill-Kummissjoni, f’konformità mal-Artikolu 3(6) tal-Istatut tal-Ombudsman:

Il-Kummissjoni għandha, kemm jista’ jkun malajr, tinkludi referenzi għad-dokumenti kollha skont it-tifsira tal-Artikolu 3(a) li huma fil-pussess tagħha fir-reġistru previst mill-Artikolu 11 ta’ dan ir-Regolament, sa fejn dan għadu ma sarx.

L-argumenti ppreżentati lill-Ombudsman wara l-abbozz ta' rakkomandazzjoni tiegħu

30. Fl-opinjoni dettaljata tagħha, il-Kummissjoni sostniet li d-definizzjoni wiesgħa ħafna tat-terminu "dokument" fl-Artikolu 3(a) ma kinitx kompatibbli ma' reġistru tad-dokumenti kompletament eżawrjenti u komprensiv. Hija indikat li l-pajjiżi b’leġiżlazzjoni dwar l-aċċess għad-dokumenti assoċjati mar-reġistri pubbliċi inkludew fil-leġiżlazzjoni tagħhom definizzjoni aktar preċiża u aktar limitata ta’ “dokumenti”. Min-naħa l-oħra, f’pajjiżi b’leġiżlazzjoni dwar il-“libertà tal-informazzjoni” ġeneralment ma jkun hemm l-ebda reġistru. Il-Kummissjoni żiedet li r-Regolament 1049/2001 għaqqad iż-żewġ karatteristiċi. Fil-fehma tal-Kummissjoni, ir-reġistri pubbliċi huma strument siewi ħafna għaċ-ċittadini biex jidentifikaw dokumenti li jistgħu jkunu ta’ interess għalihom. Madankollu, hija sostniet li l-kamp ta’ applikazzjoni tad-dritt ta’ aċċess jaqbeż il-kopertura tar-reġistri pubbliċi sa fejn l-aċċess jista’ jintalab għal “kwalunkwe kontenut ikun xi jkun il-mezz tiegħu”.

31. Il-Kummissjoni rrikonoxxiet li l-kopertura tar-reġistri tagħha kellha tiġi estiża. Madankollu, hija qieset li mill-kliem tal-Artikolu 11 ma setax jiġi dedott li r-reġistru pubbliku kellu jkopri d-dokumenti kollha miżmuma mill-istituzzjonijiet.

32. Il-Kummissjoni sostniet ukoll li l-fatt li reġistru ma fihx referenzi għad-dokumenti kollha ma jżommx lill-applikanti milli jagħmlu talbiet għal aċċess. Il-prattika tal-Kummissjoni wriet li t-talbiet spiss jiġu fformulati f’termini wiesgħa, sabiex jiġi inkluż kull dokument konċepibbli relatat ma’ suġġett partikolari. Il-Kummissjoni indikat li f’każijiet bħal dawn kien f’idejn is-servizzi tagħha li jidentifikaw id-dokumenti rilevanti.

33. Il-Kummissjoni fakkret li r-reġistri tagħha ffukaw fuq l-attività leġiżlattiva tal-UE, peress li l-ħtieġa li ċ-ċittadini jiġu assistiti fit-tiftix permezz tal-leġiżlazzjoni tal-UE u l-abbozz ta’ leġiżlazzjoni nħasset bħala prijorità. Għall-kuntrarju tal-fehma tal-Ombudsman, mill-Artikolu 12 u mill-premessa 6 tar-Regolament 1049/2001 jirriżulta li dan tal-aħħar jagħmel enfasi fuq l-attivitajiet leġiżlattivi tal-istituzzjonijiet. Madankollu, il-Kummissjoni żiedet li dan ma kienx ifisser li r-reġistri ma kellhomx ikopru dokumenti oħra. Huwa tenna li kellu l-ħsieb li jkompli jiżviluppa r-reġistri tiegħu sabiex jinkludi referenzi għal dokumenti relatati ma' attivitajiet oħra.

34. Il-Kummissjoni indikat li kienet fil-proċess li telimina gradwalment is-sistema eżistenti ta’ reġistrazzjoni tad-dokumenti u tintroduċi sistema ta’ reġistrazzjoni ċentralizzata ġdida. Xi Direttorati Ġenerali diġà operaw is-sistema l-ġdida ("Ares"). Din is-sistema l-ġdida tiġi introdotta gradwalment fil-Kummissjoni kollha. F’dan il-proġett enormi kienu qed jiġu investiti riżorsi finanzjarji u umani sostanzjali (il-perjodu ta’ migrazzjoni mill-2008 sal-2010). Skont il-Kummissjoni, ir-raġuni għaliex taħt is-sistema attwali ("Adonis") ma kien hemm l-ebda bażi tad-data unika għall-Kummissjoni kollha kienet in-nuqqas ta' livelli ta' sigurtà fis-sistema. Għal din ir-raġuni, l-informazzjoni li tinsab fis-sistema Adonis ma setgħetx sempliċement tiġi ttrasferita f’reġistru pubbliku. Il-Kummissjoni nnotat li kellha l-ħsieb li tibda tittrasferixxi rekords f’reġistru pubbliku ladarba s-sistema ta’ reġistrazzjoni interna l-ġdida tkun saret operattiva.

35. Il-Kummissjoni kkonkludiet billi qalet li hija qablet li xorta kellha żżid il-kopertura tar-reġistri pubbliċi tagħha u li kienet impenjata li tkompli tiżviluppahom fl-interess ta’ trasparenza msaħħa. Madankollu, huwa ddispjaċih li ma setax jaċċetta l-abbozz ta' rakkomandazzjoni tal-Ombudsman, peress li kien loġikament impossibbli li tiġi kkombinata definizzjoni wiesgħa u impreċiża ta' dokumenti ma' reġistru kompletament komprensiv.

36. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur kien tal-fehma li t-tweġiba tal-Kummissjoni kienet diżappuntanti ħafna u ftit li xejn żiedet ma' dak li kienet qalet qabel.

37. Fil-fehma tal-ilmentatur, it-tweġiba tal-Kummissjoni ssuġġeriet li ċerti “livelli ta’ sigurtà” ġew inkorporati fis-sistema l-ġdida “Ares” u li ċerti dokumenti biss jitqiegħdu fir-reġistru pubbliku. Jekk dan kien il-każ, il-Kummissjoni kienet fil-fatt qed tibni sistema ta’ reġistrazzjoni mfassla biex tinjora r-Regolament 1049/2001 u l-Artikolu 3(a) u 11 tiegħu b’mod partikolari. L-ilmentatur issuġġerixxa li l-Ombudsman jista' jfittex aktar informazzjoni jew kjarifika dwar din il-kwistjoni jew issa jew fi stadju aktar tard.

38. L-ilmentatur indika li, meta l-Kummissjoni nediet il-konsultazzjoni pubblika tagħha dwar ir-rieżami tar-Regolament 1049/2001, hija ma ssuġġerietx li tiġi ristretta d-definizzjoni tat-terminu “dokument”. Fir-Rapport tagħha dwar l-Eżitu tal-Konsultazzjoni Pubblika dwar ir-Reviżjoni tar-Regolament 1049/2001 [6], il-Kummissjoni kienet iddikjarat dan li ġej: "Fir-rigward tal-kunċett ta' 'dokument', is-sentiment ġenerali huwa li d-definizzjoni wiesgħa attwali għandha tinżamm." Skont l-ilmentatur, l-ewwel indikazzjoni li l-Kummissjoni kellha l-ħsieb li tirrestrinġi din id-definizzjoni dehret f'abbozz iċċirkolat qabel laqgħa fit-30 ta' April 2008, jiġifieri, wara li l-Ombudsman kien għamel l-abbozz ta' rakkomandazzjoni tiegħu fis-7 ta' April 2008. L-ilmentatur għalhekk staqsa jekk kienx irraġonevoli li wieħed jistaqsi jekk jistax ikun hemm xi konnessjoni bejn is-sistema l-ġdida ta' reġistrazzjoni "Ares", l-abbozz ta' rakkomandazzjoni tal-Ombudsman u l-bidla msemmija hawn fuq rigward id-definizzjoni ta' "dokument".

39. Fil-fehma tal-ilmentatur, il-pożizzjoni tal-Kummissjoni fir-rigward tal-ilment preżenti ma nbidlitx mill-ewwel tweġiba tagħha. L-ilmentatur żied li din il-pożizzjoni tista’ tiġi deskritta bħala każ ta’ intransiġenza istituzzjonali. Fil-fehma ta' min jagħmel l-ilment, jekk din is-sitwazzjoni titħalla tkompli, dan joħloq preċedent perikoluż ħafna għall-istituzzjonijiet u l-aġenziji l-oħra tal-Komunità.

40. L-ilmentatur ikkonkluda billi esprima t-tama li l-Ombudsman jippreżenta rapport speċjali lill-Parlament dwar din il-kwistjoni.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman wara l-abbozz ta' rakkomandazzjoni tiegħu

41. L-Ombudsman iqis li l-Kummissjoni ma ressqet l-ebda argument li jagħmilha neċessarja għalih li jerġa' jikkunsidra l-pożizzjoni tiegħu. Għall-kuntrarju, l-Ombudsman iqis li l-opinjoni dettaljata tal-Kummissjoni ssaħħaħ il-pożizzjoni tiegħu.

42. Fl-opinjoni dettaljata tagħha, il-Kummissjoni indikat li l-prattika tagħha wriet li t-talbiet spiss jiġu fformulati f’termini wiesgħa, sabiex jiġi inkluż kull dokument konċepibbli relatat ma’ suġġett partikolari, u li mbagħad kien f’idejn is-servizzi tagħha li jidentifikaw id-dokumenti rilevanti. L-Ombudsman iqis li huwa ġust li wieħed jassumi li l-formulazzjoni wiesgħa tat-talbiet hija f'ħafna każijiet minħabba l-fatt li s'issa ma jeżisti l-ebda reġistru suffiċjenti ta' dokumenti. L-ispjegazzjoni tal-Kummissjoni għalhekk tikkonferma preċiżament il-punt li l-Ombudsman kien qed jagħmel, jiġifieri, li r-reġistru għandu jippermetti liċ-ċittadini jidentifikaw liema dokumenti huma fil-pussess tal-Kummissjoni. Barra minn hekk, l-Ombudsman huwa tal-fehma li ftit li xejn jista' jkun użu ekonomiku tar-riżorsi biex jipprova jnaqqas in-nuqqasijiet tar-reġistru eżistenti billi jġiegħel lill-persunal tal-Kummissjoni jipprova jivverifika liema dokumenti jistgħu jkunu koperti minn talba għal aċċess.

43. Fir-rigward tal-argument tal-Kummissjoni li l-ħtieġa li ċ-ċittadini jiġu assistiti fit-tiftix permezz tal-leġiżlazzjoni tal-UE u l-abbozz ta' leġiżlazzjoni kienet prijorità għaliha, l-Ombudsman jinnota li l-Kummissjoni nnifisha taċċetta li dan ma jfissirx li r-reġistri m'għandhomx ikopru dokumenti oħra. L-Ombudsman jinnota, madankollu, li anke fl-aħħar ta' l-2007, jiġifieri aktar minn ħames snin wara d-data li fiha r-reġistru kellu jkun operattiv, ir-reġistri tal-Kummissjoni għadhom bażikament limitati għal dokumenti li jikkonċernaw l-attivitajiet leġiżlattivi ta' l-UE. Il-Kummissjoni tenniet li kellha l-ħsieb li tiżviluppa aktar ir-reġistri tagħha sabiex tinkludi referenzi għal dokumenti relatati ma’ attivitajiet oħra. Hija ddikjarat li kienet impenjata li tkompli tiżviluppa r-reġistri tagħha fl-interess ta’ aktar trasparenza. L-Ombudsman iqis, madankollu, li dan l-impenn, li diġà ġie espress mill-Kummissjoni fi stadji preċedenti, s'issa għadu ma ġiex sostnut minn azzjoni konvinċenti.

44. Il-Kummissjoni spjegat li kienet qed tiġi introdotta sistema ċentralizzata ġdida ta’ reġistrazzjoni (“Ares”) u li kellha l-ħsieb li tibda tittrasferixxi rekords f’reġistru pubbliku, ladarba s-sistema interna l-ġdida ta’ reġistrazzjoni tkun saret operattiva. L-Ombudsman jifhem, madankollu, li l-introduzzjoni ta' din is-sistema fil-Kummissjoni kollha hija prevista li titlesta biss fl-2010. Barra minn hekk, għalkemm is-sistema l-ġdida diġà tidher li qed titħaddem minn xi wħud mid-Direttorati Ġenerali tagħha, il-Kummissjoni ma spjegatx għaliex id-dokumenti miżmuma minn dawn id-Direttorati Ġenerali għadhom ma ġewx miżjuda mar-reġistri tal-Kummissjoni. Fuq kollox, il-Kummissjoni ma pprovdiet l-ebda spjegazzjoni dwar liema dokumenti se jiżdiedu ma’ dawn ir-reġistri. Peress li l-Kummissjoni, fl-opinjoni dettaljata tagħha, waslet sal-punt li ssostni li kien "loġikament impossibbli" li tiġi kkombinata definizzjoni wiesgħa u impreċiża ta' dokumenti ma' reġistru kompletament komprensiv, l-effett tal-introduzzjoni tas-sistema l-ġdida ta' reġistrazzjoni fuq il-kontenut tar-reġistru tal-Kummissjoni għadu 'l bogħod milli jkun ċar.

45. L-Ombudsman jibqa' mhux konvint li jkun impossibbli, jew loġikament impossibbli, li jinżamm reġistru tad-dokumenti kollha li huma fil-pożizzjoni tal-Kummissjoni. Ir-reġistru tal-korrispondenza indirizzata lill-President tagħha, li kien disponibbli fiż-żmien meta l-President Prodi kien fil-kariga, juri li tali reġistri huma possibbli. Madankollu, anki jekk wieħed kellu jaċċetta l-argument imsemmi, jibqa’ l-fatt li aktar minn seba’ snin wara l-adozzjoni tar-Regolament 1049/2001, u minkejja impenji ripetuti biex ir-reġistri tagħha jitwessgħu għal dokumenti li ma jikkonċernawx l-attività leġiżlattiva tal-UE, il-Kummissjoni xorta naqset milli tissodisfa l-kelma tagħha. Agħar minn hekk, l-uniku reġistru li l-kamp ta' applikazzjoni tiegħu b'mod ċar mar lil hinn minn dak tar-reġistri preżenti tal-Kummissjoni, jiġifieri, ir-reġistru tal-korrispondenza indirizzata lill-President tal-Kummissjoni, twaqqaf.

46. Għalhekk, l-Ombudsman huwa tal-fehma li l-pożizzjoni li esprima fl-abbozz ta' rakkomandazzjoni tiegħu tibqa' valida, mingħajr ma jkun hemm bżonn, tal-anqas għalissa, li jiġu eżaminati aktar il-kwistjonijiet imqajma mill-ilmentatur fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar l-opinjoni dettaljata.

B. Konklużjonijiet

47. Fuq il-bażi tal-inkjesti tiegħu dwar dan l-ilment, l-Ombudsman jagħmel ir-rimarka kritika li ġejja:

L-Artikolu 11(1) tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-30 ta’ Mejju 2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni jistipula li kull istituzzjoni għandha tipprovdi aċċess pubbliku għal reġistru ta’ dokumenti. Ir-referenzi għad-dokumenti għandhom jiġu rreġistrati fir-reġistru mingħajr dewmien. Skont l-Artikolu 11(2) tar-Regolament 1049/2001, għal kull dokument ir-reġistru għandu jkun fih numru ta' referenza. Fil-fehma tal-Ombudsman, ir-reġistru msemmi fl-Artikolu 11 jista' jilħaq biss l-għan tiegħu "li jagħmel id-drittijiet taċ-ċittadini skont dan ir-Regolament effettivi" jekk ikun komprensiv kemm jista' jkun. Il-Kummissjoni ma kkontestatx id-dikjarazzjoni tal-ilmentatur li "ksur" biss tad-dokumenti tiegħu huwa elenkat fir-reġistri tiegħu. Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman jasal għall-konklużjoni li l-Kummissjoni naqset milli tikkonforma mal-Artikolu 11 tar-Regolament billi naqset milli tinkludi d-dokumenti rilevanti kollha fir-reġistru tad-dokumenti tagħha. Dan jikkostitwixxi każ ta' amministrazzjoni ħażina.

48. L-Artikolu 3(7) tal-Istatut tal-Ombudsman Ewropew jipprevedi li wara li jkun għamel abbozz ta' rakkomandazzjoni u wara li jkun irċieva l-opinjoni dettaljata tal-istituzzjoni jew tal-korp ikkonċernat, l-Ombudsman għandu jibgħat rapport lill-Parlament Ewropew u lill-istituzzjoni jew lill-korp ikkonċernat.

49. L-ilmentatur talab lill-Ombudsman tippreżenta l-każ tagħha lill-Parlament Ewropew.

50. L-Ombudsman iqis li dan il-każ iqajjem kwistjoni importanti u li għalhekk ikun iġġustifikat li jsir rapport speċjali.

51. Ta' min jinnota, madankollu, li fl-20 ta' Novembru 2008, il-Kumitat għal-Libertajiet Ċivili, il-Ġustizzja u l-Intern tal-Parlament Ewropew ippreżenta Rapport dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kummissjoni u tal-Kunsill (implimentazzjoni tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001)[7], li fih mozzjoni għal riżoluzzjoni li għandha tiġi adottata mill-Parlament Ewropew.

Punt 6 tar-riżoluzzjoni proposta

"[u]jħeġġeġ lill-Kummissjoni biex issegwi r-rakkomandazzjoni tal-Ombudsman Ewropew (Ilment 3208/2006/GG) dwar ir-reġistru tal-Kummissjoni fir-rigward tal-obbligu tagħha "li tinkludi referenzi għad-dokumenti kollha skont it-tifsira tal-Artikolu 3(a) li huma fil-pussess tagħha fir-reġistru previst mill-Artikolu 11 tar-[Regolament (KE) Nru 1049/2001], sal-punt li dan għadu ma sarx".

52. Peress li l-(abbozz ta') rakkomandazzjoni tal-Ombudsman għalhekk diġà ġie ppreżentat lis-sessjoni plenarja tal-Parlament Ewropew, l-Ombudsman iqis li mhuwiex meħtieġ rapport speċjali dwar din il-kwistjoni. Madankollu, l-Ombudsman jibgħat kopja ta' din id-deċiżjoni lill-Parlament Ewropew, f'konformità mal-Artikolu 3(7) tal-Istatut tiegħu. L-ilmentatur u l-Kummissjoni Ewropea se jiġu infurmati wkoll b’din id-deċiżjoni.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Magħmul fi Strasburgu fit-18 ta' Diċembru 2008

---

[1] ĠU Edizzjoni Speċjali bil-Malti, Kapitolu 1, Vol. 3, p. 331.

[2] Iż-żewġ dokumenti huma disponibbli fuq is-sit web tal-Ombudsman (http://www.ombudsman.europa.eu).

[3] Fir-rigward ta' dan ir-reġistru, ara l-punt 23 hawn taħt.

[4] Jidher utli f'dan il-kuntest li wieħed jikkwota mill-punt 2.1 (li jikkonċerna l-kwistjoni tar-reġistri) tar-rapport tal-Kummissjoni (dokument ta' ħidma tal-persunal tal-Kummissjoni) tas-16 ta' Jannar 2008 dwar ir-riżultat tal-konsultazzjoni pubblika dwar ir-reviżjoni tar-Regolament 1049/2001 (SEC/2008/29/2): "Fl-erba' kategoriji kollha ta' korrispondenti, maġġoranza kbira tqis li huwa diffiċli li tinstab informazzjoni dwar ir-reġistri u s-siti web. Għal nofs dawn ir-rispondenti, il-kamp ta’ applikazzjoni ta’ dawn ir-reġistri u s-siti web huwa wkoll insuffiċjenti.”

[5] Ara l-punt 1.3 tar-rapport tal-Kummissjoni tad-29 ta' April 2003 dwar l-applikazzjoni fl-2002 tar-Regolament 1049/2001 (COM(2003) 216 finali). Għall-paragun, fir-rapport tagħha tal-10 ta' Ottubru 2008 dwar l-applikazzjoni fl-2007 tar-Regolament 1049/2001 (COM(2008)630 finali), ir-reġistri tal-Kummissjoni kienu jinkludu 86 887 referenza fi tmiem l-2005.

[6] Dokument ta’ Ħidma tal-Persunal tal-Kummissjoni (mhux datat), disponibbli fuq is-sit web rilevanti tal-Kummissjoni (http://ec.europa.eu/transparency/revision/index_en.htm).

[7] Referenza INI/2007/2154 (A6-0459/2008).