Il-qafas għall-komponent

1. Dan l-ilment jikkonċerna l-proġett tal-KE NEWEMMSEC (Miżuri ta' akkumpanjament IST 1999-11922, "il-proġett"). Il-proġett kien immexxi minn konsorzju ta’ ħames sħab (l-ilmentatur, is-sieħeb C., is-sieħeb Q., is-sieħeb A. u s-sieħeb M.). L-ilmentatur, kumpanija Ingliża, kien il-koordinatur tal-proġett. Hija ppreżentat dan l-ilment f’isimha u f’isem is-sieħeb A [1]. Il-proġett kien irregolat minn (a) il-“Kuntratt ta’ Miżuri Akkumpanjanti” (“il-Kuntratt”) tal-Ħames Programm Qafas għall-attivitajiet ta’ riċerka, ta’ żvilupp teknoloġiku u ta’ dimostrazzjoni (“FP5”), kif ukoll (b) it-tliet Annessi tiegħu, inkluż l-Anness I “Deskrizzjoni tax-xogħol” u l-Anness II, li fih il-Kundizzjonijiet Ġenerali.

2. Kif previst fl-Anness I tal-Kuntratt, il-proġett kien “proġett ta’ konċertazzjoni” mmirat lejn (a) l-istabbiliment u l-ġestjoni ta’ grupp ta’ ħidma strateġiku dwar in-negozju elettroniku; (b) l-organizzazzjoni ta’ tliet sessjonijiet ta’ ħidma annwali (konferenzi); (c) il-pubblikazzjoni tar-riżultati tal-workshops; (d) it-tħaddim ta’ sit web; (e) il-pubbliċità tal-workshops u (f) il-promozzjoni tal-kuntatti mal-industrija. It-tliet konferenzi saru fuq perjodu ta' tliet snin minn Jannar 2000 sa Diċembru 2002.

3. L-ispiża totali eliġibbli stmata tal-proġett kienet ta’ EUR 800 000; il-Komunità kellha tikkontribwixxi sa massimu ta' dan l-ammont. Il-finanzjament tal-proġett kellu jappoġġa l-ippjanar u l-promozzjoni meħtieġa għall-konferenzi (Anness I, punt 9.1, taqsima Metodu, in fine). Il-proġett kopra wkoll l-organizzazzjoni tal-konferenzi (Anness I, punt 13). Il-Kummissjoni kellha tiffinanzja t-twaqqif (organizzazzjoni u promozzjoni), u l-imsieħba industrijali kellhom jiffinanzjaw l-avvenimenti attwali (il-konferenzi) u jieħdu r-riskju kummerċjali li d-dħul ikopri l-ispejjeż tal-avvenimenti msemmija.

4. Matul il-perjodu tal-Kuntratt, żewġ sħab irtiraw mill-konsorzju, jiġifieri, is-sieħeb C. u s-sieħeb Q., dan tal-aħħar minħabba l-falliment tal-kumpanija. Il-ħlas finali għaż-żewġ organizzazzjonijiet ġie pproċessat mill-Kummissjoni, sabiex tintemm il-parteċipazzjoni kuntrattwali tagħhom fil-proġett. F’konformità mal-Kuntratt, il-pagamenti finali ġew ittrasferiti fil-kont bankarju tal-ilmentatur, li ttrasferixxa l-ammont dovut lis-sieħeb C., iżda mhux l-ammont dovut lis-sieħeb Q.

5. Minn informazzjoni miksuba b’mod kunfidenzjali, il-Kummissjoni saret taf li l-konferenzi dehru li ġġeneraw surplus finanzjarju. Ħmistax-il xahar wara li l-proġett kien intemm, il-Kummissjoni għalhekk talbet verifika tal-kontijiet tal-konferenza. Is-sħab tal-konsorzju oġġezzjonaw għal din it-talba, u argumentaw li dan l-“awditu” kien barra mill-kamp ta’ applikazzjoni tal-proġett. Il-Kummissjoni kienet tal-fehma li l-ammont tas-surplus finanzjarju għandu jitnaqqas mill-finanzjament tal-proġett. F’laqgħa li saret fis-26 ta’ Novembru 2004, il-konsorzju aċċetta (għalkemm b’riluttanza kbira) li jipprovdi ċ-ċifri meħtieġa biex il-Kummissjoni tkun tista’ tikkalkula l-ispejjeż attwali tal-proġett. L-imsieħba mbagħad ippreżentaw rapport ieħor fil-15 ta' Jannar 2005, li kkonferma r-rapporti finali tal-proġett. Mill-figuri pprovduti, il-Kummissjoni identifikat profitt ta’ EUR 62 361. F'nofs Frar 2005, il-Kummissjoni talbet aktar informazzjoni, li ġiet ipprovduta sa l-aħħar ta' Marzu 2005. L-ebda pagament finali ma jidher li sar mill-Kummissjoni sal-lum.

6. L-ilmentatur issottometta sitt dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż (Nri 1 sa 6) lill-Kummissjoni, li jkopru perjodi konsekuttivi ta’ sitt xhur bejn Jannar 2000 u Diċembru 2002. L-ammonti mitluba kienu ta’ EUR 109 654 (dikjarazzjoni tal-ispejjeż Nru 1), EUR 30 259 (dikjarazzjoni tal-ispejjeż Nru 2), EUR 116 826.73 (dikjarazzjoni tal-ispejjeż Nru 3), EUR 91 599.31 (dikjarazzjoni tal-ispejjeż Nru 4) u EUR 10 321.15 (għaż-żewġ dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż Nru 5 u 6).

Is-suġġett tal-marka ta' l-individwu

7. Fis-6 ta’ Mejju 2005, l-ilmentatur ilmenta mal-Ombudsman li l-Kummissjoni kienet aġixxiet b’mod mhux xieraq matul u wara t-terminu tal-proġett, u għamel tliet allegazzjonijiet:

(1) Il-Kummissjoni naqset milli twettaq l-obbligi kuntrattwali tagħha fir-rigward tar-riżoluzzjoni tal-kunflitti.

F’dan ir-rigward, l-ilmentatur irrefera għal kunflitt li qam fi Frar 2001 bejn wieħed mis-sħab tal-proġett (is-sieħeb C.) u l-erbgħa l-oħra. B’riżultat ta’ dan, l-erba’ sħab imsemmija fittxew li jneħħu lis-sieħeb C. mill-proġett. L-ilmentatur kiteb lill-Kummissjoni dwar dan fi Frar 2001 u l-imsieħba l-oħra kitbu lill-Kummissjoni f’April 2001. Il-Kummissjoni talbet aktar informazzjoni, li ġiet sottomessa mill-imsieħba f’Lulju 2001. Skont l-ilmentatur, sussegwentement saru talbiet ripetuti għal azzjoni dwar din il-kwistjoni. Madankollu, kien biss fit-22 ta’ Ottubru 2002, ftit qabel ma ntemm il-Kuntratt, li l-Kummissjoni ħarġet Kuntratt rivedut, li neħħiet lis-sieħeb inkwistjoni. L-ilmentatur issottometta, madankollu, li fl-ebda stadju l-Kummissjoni ma ppruvat tarbitra. Barra minn hekk, l-ilmentatur issottometta li s-sieħeb ikkonċernat żamm mill-erba’ sħab l-oħra informazzjoni vitali għall-kontinwazzjoni tal-proġett. L-ilmentatur iddikjara li meta s-sħab l-oħra talbu lill-Kummissjoni tikseb din l-informazzjoni mis-sieħeb li wettaq il-ksur, ma sar xejn. Għalhekk, il-konsorzju kellu jwettaq xogħol addizzjonali ta’ emerġenza u ġarrab spejjeż addizzjonali.

(2) Kien hemm dewmien fil-pagamenti tal-Kummissjoni.

L-ilmentatur irrefera għad-dispożizzjonijiet kuntrattwali, li skonthom il-pagamenti kellhom isiru f’perjodu massimu ta’ 60 jum (xahrejn) mill-approvazzjoni espliċita jew impliċita tal-Kummissjoni tar-riżultati tanġibbli jew tad-dokumenti rilevanti tal-proġett. Madankollu, skont l-ilmentatur, il-pagamenti li saru saru b’dewmien li jvarja minn 7 xhur sa 14-il xahar; tabella dettaljata li tinsab fl-ilment uriet l-allegat dewmien. Barra minn hekk, hija allegat li l-pagament finali (li jikkonsisti f’żamma ta’ 15 %) kien għadu pendenti, 24 xahar wara li r-riżultati tanġibbli finali kienu ġew ippreżentati u 28 xahar wara t-tmiem tal-proġett. F’dan ir-rigward, hija sostniet li l-ammont pendenti għandu jitħallas.

(3) Il-Kummissjoni abbużat mis-setgħa tagħha.

Fi Frar 2004, il-Kummissjoni talbet verifika tad-dħul u l-infiq tal-konferenza, anke jekk il-Kuntratt eskluda t-tmexxija tal-konferenzi mill-proġett u kopra biss l-ippjanar u t-tħejjija. Skont l-ilmentatur, il-Kummissjoni għalhekk ma kellha l-ebda dritt skont il-Kuntratt li "tivverifika" dawn il-kontijiet. L-ilmentatur żied li din it-talba ma tqajmitx matul it-tliet snin tal-proġett, iżda biss ħmistax-il xahar wara li x-xogħol tal-proġett kien tlesta.

8. Permezz ta’ ittra tat-13 ta’ Ġunju 2005, l-Ombudsman informa lil-lanjant li l-ewwel allegazzjoni, jiġifieri li l-Kummissjoni naqset milli twettaq l-obbligi kuntrattwali tagħha fir-rigward tar-riżoluzzjoni tal-kunflitti, kienet inammissibbli abbażi tal-Artikolu 2(4) tal-Istatut tiegħu. Dan l-Artikolu jipprovdi li "[a] lment għandu jsir fi żmien sentejn mid-data li fiha l-fatti li fuqhom ikun ibbażat ikunu ġew għall-attenzjoni tal-persuna li tkun ressqet l-ilment."

9. Madankollu, l-Ombudsman talab lill-Kummissjoni tippreżenta opinjoni dwar iż-żewġ allegazzjonijiet l-oħra u l-affermazzjoni, li huwa ġabar fil-qosor kif ġej:

1. L-ilmentatur jallega li kien hemm dewmien fil-pagamenti kollha (li jvarja minn 7 xhur għal 14-il xahar) u li l-pagament finali għadu pendenti 28 xahar wara t-tmiem tal-proġett. L-ilmentatur isostni l-ħlas tal-ammont pendenti.
2. L-ilmentatur jallega li kien hemm abbuż ta’ poter mill-Kummissjoni minħabba li talbet awditu tal-introjtu u n-nefqa tal-konferenzi, jiġifieri, ta’ oġġetti li ġew esklużi mill-Kuntratt.

L-Inkwantu

10. L-ilment u d-dokumenti ta' sostenn ulterjuri mibgħuta mill-kwerelant fis-26 ta' Awissu 2005 ġew mgħoddija lill-Kummissjoni għal opinjoni sat-30 ta' Settembru 2005. Fit-28 ta' Settembru 2005, il-kwerelant talab li d-deċiżjoni finali ta' l-Ombudsman fil-każ tiegħu għandha tintbagħat lil avukat li kkuntattja. Għaldaqstant, din id-deċiżjoni ser tintbagħat lill-imsemmi avukat.

11. Fis-7 ta' Ottubru 2005, il-Kummissjoni talbet estensjoni ta' l-iskadenza għall-opinjoni tagħha, għar-raġuni li kellha bżonn aktar żmien biex tqis id-dokumenti ta' sostenn mibgħuta lilha mill-kwerelant. L-Ombudsman aċċetta din it-talba fl-20 ta' Ottubru 2005 u talab lill-Kummissjoni biex tipprovdi opinjoni bħala kwistjoni ta' urġenza. Fl-10 ta' Novembru 2005, il-Kummissjoni infurmat lill-Ombudsman li l-opinjoni tagħha kienet se tittardja. Bi tweġiba, l-Ombudsman talab lill-Kummissjoni biex tibgħat l-opinjoni tagħha sa mhux aktar tard mill-aħħar ta' Novembru 2005. Fit-12 ta' Diċembru 2005, il-Kummissjoni infurmat lill-uffiċċju ta' l-Ombudsman b'aktar dewmien biex jibgħat l-opinjoni tiegħu. Il-Kummissjoni fl-aħħar bagħtet l-opinjoni tagħha fil-5 ta' Jannar 2006. L-ilmentatur bagħat l-osservazzjonijiet tiegħu fit-28 ta' April 2006.

12. Fl-14 ta' Ġunju 2007, l-Ombudsman bagħat talba għal aktar informazzjoni lill-Kummissjoni. Din it-talba kienet tikkonċerna r-raġunijiet speċifiċi li wasslu għall-allegat dewmien fit-twettiq tal-pagamenti. L-Ombudsman talab tweġiba sal-31 ta' Lulju 2007. Fis-16 ta' Lulju 2007, il-Kummissjoni talbet għal estensjoni tad-data ta' skadenza għat-tweġiba tagħha sat-30 ta' Settembru 2007. L-estensjoni ngħatat mill-Ombudsman. Fil-11 ta' Settembru 2007, il-Kummissjoni talbet għal estensjoni oħra sal-31 ta' Ottubru 2007. Din l-estensjoni reġgħet ingħatat mill-Ombudsman. Fit-13 ta’ Novembru 2007, il-Kummissjoni talbet għal darb’oħra għal estensjoni tal-iskadenza sal-15 ta’ Diċembru 2007, li ngħatat ukoll. Il-Kummissjoni fl-aħħar bagħtet ir-risposta tagħha għat-talba għal aktar informazzjoni fit-13 ta’ Diċembru 2007 u l-kwerelant bagħat l-osservazzjonijiet addizzjonali tiegħu fid-9 ta’ Frar 2008.

L-analiżi u l-konklużjonijiet ta' l-OMBUDSMAN

Osservazzjonijiet preliminari dwar il-portata tal-investigazzjoni

13. L-Ombudsman ifakkar li, skont l-Artikolu 195 tat-Trattat tal-KE, huwa għandu s-setgħa li jirċievi lmenti "dwar każijiet ta' amministrazzjoni ħażina fl-attivitajiet tal-istituzzjonijiet jew il-korpi tal-Komunità". Huwa jqis li amministrazzjoni ħażina sseħħ meta korp pubbliku jonqos milli jaġixxi f’konformità ma’ regola jew prinċipju vinkolanti fuqu [2]. L-amministrazzjoni ħażina tista’ għalhekk tinstab ukoll fil-kuntest tat-twettiq ta’ l-obbligi li jirriżultaw mill-kuntratti konklużi mill-istituzzjonijiet jew mill-korpi tal-Komunitajiet.

14. Madankollu, il-portata tal-istħarriġ li huwa jista’ jwettaq f’tali każijiet hija neċessarjament limitata. B’mod partikolari, huwa jħoss li ma għandux ifittex li jiddetermina jekk kienx hemm ksur ta’ kuntratt minn kwalunkwe parti, jekk il-kwistjoni tkun ikkontestata. Din il-kwistjoni tista’ tiġi ttrattata b’mod effettiv biss minn qorti ta’ ġurisdizzjoni kompetenti, li jkollha l-possibbiltà li tisma’ l-argumenti tal-partijiet dwar il-liġi nazzjonali rilevanti u li tevalwa evidenza konfliġġenti dwar kwalunkwe kwistjoni ta’ fatt ikkontestata.

15. F’każijiet li jikkonċernaw tilwim kuntrattwali, huwa ġġustifikat li jillimita l-inkjesta tiegħu għall-eżami dwar jekk istituzzjoni jew korp tal-Komunità pprovdewlux rendikont koerenti u raġonevoli tal-bażi legali għall-azzjonijiet tiegħu u għaliex jemmen li l-opinjoni tiegħu dwar il-pożizzjoni kuntrattwali hija ġġustifikata. Jekk il-pożizzjoni kuntrattwali tal-istituzzjoni jew tal-korp tkun fil-fatt ġustifikata, l-Ombudsman jikkonkludi li l-inkjesta tiegħu ma żvelatx każ ta' amministrazzjoni ħażina. Din il-konklużjoni ma taffettwax id-dritt tal-partijiet li t-tilwima kuntrattwali tagħhom tiġi eżaminata u solvuta b’mod awtorevoli minn qorti ta’ ġurisdizzjoni kompetenti. L-Ombudsman jinnota li, f’dan il-każ, l-Artikolu 5(2) tal-Kuntratt kien jipprevedi li:

"[i]l-Qorti tal-Prim'Istanza tal-Komunitajiet Ewropej u, fil-każ ta' appell, il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Komunitajiet Ewropej għandu jkollhom il-ġurisdizzjoni esklużiva biex jisimgħu kwalunkwe tilwim bejn il-Komunità, minn naħa waħda, u l-kuntratturi prinċipali, min-naħa l-oħra, fir-rigward tal-validità, l-applikazzjoni jew kwalunkwe interpretazzjoni ta' dan il-kuntratt."

16. Fir-rigward tal-ewwel allegazzjoni tal-ilmentatur dwar id-dewmien fil-ħlas tas-sitt dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż u l-ħlas pendenti, l-Artikolu 2(4) tal-Istatut tal-Ombudsman Ewropew jipprevedi li "[] ilment għandu jsir fi żmien sentejn mid-data li fiha l-fatti li fuqhom huwa bbażat ikunu ġew għall-attenzjoni tal-persuna li tressaq l-ilment. " F'dan il-każ, u fid-dawl ta' dan il-limitu ta' żmien ta' sentejn, ma jkunx xieraq li jiġu investigati l-ewwel tnejn mill-allegat dewmien, peress li l-pagamenti għad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż 1 u 2 saru fi Frar u f'Diċembru 2001 rispettivament, jiġifieri, aktar minn erba' snin u tliet snin u nofs qabel ma tressaq dan l-ilment. L-ilmentatur kellu jiġi infurmat dwar l-inammissibbiltà ta' din il-parti tal-allegazzjoni fl-ittra tal-Ombudsman tat-13 ta' Ġunju 2005, li ċaħdet ukoll l-ewwel allegazzjoni tal-ilmentatur għall-istess raġunijiet. L-Ombudsman tixtieq tiskuża ruħha mal-ilmentatur għal din is-sorveljanza.

17. Fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar it-tweġiba tal-Kummissjoni għall-inkjesti ulterjuri, l-ilmentatur iddikjara li ma kienx qed ifittex imgħax fuq il-pagamenti mdewma li saru. Għalhekk jidher li l-unika pretensjoni pendenti tal-ilmentatur fil-qafas ta’ dan l-ilment hija li jirċievi l-pagament finali u l-imgħax pendenti fuq il-pagament finali li, skont il-ilmentatur, kien dovut, f’konformità mal-Kuntratt, mit-18 ta’ Lulju 2003. Din it-talba għall-imgħax hija ġdida, minħabba li ma saritx fl-ilment inizjali, iżda tqajmet fl-osservazzjonijiet tal-kwerelant tat-28 ta' April 2006. L-ilmentatur ma jidhirx li ressaq talba għal dan l-interess lill-Kummissjoni, skont il-Kuntratt. Għalhekk jidher li ma sar l-ebda approċċ amministrattiv minn qabel fir-rigward ta’ din l-affermazzjoni. Għalhekk, l-Ombudsman mhux se jittratta din it-talba għal interess fil-qafas ta’ din l-inkjesta.

18. Fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar l-opinjoni tal-Kummissjoni, kif ukoll fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar it-tweġiba tal-Kummissjoni għall-inkjesti ulterjuri tal-Ombudsman, l-ilmentatur indika li l-Kummissjoni kienet inkonsistenti fl-azzjonijiet tagħha. Dan kien minħabba li kienet approvat il-pagamenti finali għal żewġ sħab (C. u Q.), iżda mhux għat-tlieta l-oħra. L-ilmentatur kien diġà qajjem dan il-punt fl-ilment inizjali tiegħu, mhux bħala allegazzjoni separata, iżda fil-forma ta’ dak li deher li kien kumment fil-qafas tat-tieni allegazzjoni tiegħu. Fid-dawl ta' dan, l-Ombudsman ikkonkluda li l-punt rilevanti ma għandux jitqies bħala allegazzjoni separata. L-ittra li fetħet din l-inkjesta għalhekk talbet biss lill-Kummissjoni biex tissottometti opinjoni dwar tnejn mit-tliet allegazzjonijiet li l-ilmentatur kien għamel. L-Ombudsman għalhekk mhux se jittratta din il-kwistjoni f'din id-deċiżjoni. Madankollu, l-ilmentatur għandu l-possibbiltà li jagħmel ilment ieħor lill-Ombudsman dwar din il-kwistjoni, wara li l-ewwel jagħmel approċċi amministrattivi xierqa minn qabel lill-Kummissjoni.

19. Fl-osservazzjonijiet u l-osservazzjonijiet ulterjuri tiegħu, l-ilmentatur ikkummenta dwar id-dewmien involut fit-tweġibiet tal-Kummissjoni għall-ittri tal-Ombudsman. Huwa indika li l-Kummissjoni kellha bżonn sitt xhur biex twieġeb għall-erba' mistoqsijiet fl-ittra ta' inkjesti ulterjuri tal-Ombudsman u sitt ġimgħat oħra biex tipproduċi tabella. Huwa enfasizza wkoll li l-Kummissjoni kienet irreferiet għal "dewmien żgħir" f'dan il-kuntest. Huwa minnu li l-Kummissjoni ħadet ammont kunsiderevoli ta’ żmien sabiex tibgħat l-opinjoni tagħha dwar l-ilment u r-risposta tagħha għall-investigazzjonijiet addizzjonali. L-opinjoni ġiet ippreżentata aktar minn 3 xhur wara l-iskadenza stabbilita inizjalment mill-Ombudsman; it-tweġiba għall-inkjesti ulterjuri ntbagħtet aktar minn 4 xhur wara l-iskadenza inizjalment stabbilita mill-Ombudsman. L-Ombudsman jiddispjaċiha li seħħ dewmien serju bħal dan. Huwa jifhem tajjeb ħafna l-frustrazzjoni tal-ilmentatur f’dan ir-rigward, barra minn hekk minħabba li s-suġġett ta’ din l-inkjesta kien, preċiżament, l-allegat dewmien biex isiru l-pagamenti. Madankollu, l-Ombudsman jixtieq jirrimarka li l-Kummissjoni kienet talbet kif xieraq għal estensjonijiet għal dawn l-iskadenzi u li dawn l-estensjonijiet ingħataw minnu. Huwa minnu li kien hemm iktar dewmien fir-rigward tas-sottomissjoni tal-opinjoni, li ntbagħtet biss fil-5 ta’ Jannar 2006, jiġifieri iktar minn xahar wara t-terminu estiż tat-30 ta’ Novembru 2005. Ta' min jinnota, madankollu, li dan id-dewmien kien relattivament żgħir, li l-Kummissjoni infurmat lill-Ombudsman fit-12 ta' Diċembru 2005 li kien se jkun hemm aktar dewmien, u li l-Kummissjoni għamlitha ċara li jiddispjaċiha għal dan id-dewmien. L-Ombudsman se jikkunsidra x'passi ulterjuri jistgħu jittieħdu fil-futur biex tiġi evitata rikorrenza ta' tali dewmien mill-istituzzjonijiet meta jipprovdu tweġibiet għall-inkjesti tal-Ombudsman.

A. Allegazzjoni ta’ ħlas tard u talba għal ħlas

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

20. L-ilmentatur allega li kien hemm dewmien ta’ 14-il xahar fil-pagamenti tad-dikjarazzjonijiet tal-kostijiet Nri 3, 4, 5 u 6 u li l-pagament finali kien għadu pendenti, 28 xahar wara t-tmiem tal-proġett. Hija talbet ukoll il-ħlas tal-ammont pendenti.

Argumenti ppreżentati mill-Kummissjoni

21. Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni ddikjarat li l-allegazzjoni tal-kwerelant kienet bla bażi u rreferiet f'dan il-kuntest għar-regoli li japplikaw għall-ħlas tal-kontribuzzjoni finanzjarja tal-Komunità, jiġifieri, l-Artikoli 3 u 4 tal-Kundizzjonijiet Ġenerali:

Sottomissjoni u approvazzjoni tar-riżultati tanġibbli tal-proġett (l-Artikolu 4 tal-Kundizzjonijiet Ġenerali):

22. Kull rapport perjodiku u dikjarazzjoni tal-ispejjeż korrispondenti (inklużi d-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż integrati), kif ukoll kull rapport supplimentari għandhom jiġu ppreżentati lill-Kummissjoni fi żmien xahrejn mit-tmiem tal-perjodu kopert mir-rapport (l-Artikolu 4(3), il-paragrafu 1, tal-Kundizzjonijiet Ġenerali). Ir-rapport(i) finali u d-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż għall-perjodu finali, inkluża d-dikjarazzjoni tal-ispejjeż integrati, għandhom jiġu ppreżentati lill-Kummissjoni fi żmien xahrejn mit-tmiem tal-proġett (l-Artikolu 4(3), il-paragrafu 2). Jekk il-Kummissjoni ma tippreżenta l-ebda osservazzjoni dwar ir-rapporti fi żmien xahrejn minn meta tirċevihom, ir-riżultati tanġibbli tal-proġett jitqiesu bħala approvati (l-Artikolu 4(3), il-paragrafu 4).

Ħlas tal-kontribuzzjoni finanzjarja tal-Komunità (l-Artikolu 3 tal-Kundizzjonijiet Ġenerali):

23. Il-pagamenti jridu jsiru f’perjodu massimu ta’ 60 jum mid-data li fiha l-Kummissjoni tapprova, jew titqies li approvat, ir-rapporti perjodiċi u d-dikjarazzjonijiet tal-kostijiet korrispondenti jew riżultati tanġibbli oħra tal-proġett (l-Artikolu 3(1)(b)). Il-perjodu ta’ 60 jum jista’ jiġi sospiż fi kwalunkwe ħin mill-Kummissjoni billi tinnotifika lill-kuntratturi kkonċernati li jeħtieġ li jitwettqu kontrolli addizzjonali. Il-perjodu se jkompli jiddekorri ladarba l-Kummissjoni tkun lestiet il-kontrolli addizzjonali (l-Artikolu 3(1), il-paragrafu 3). Il-pagamenti jistgħu jiġu sospiżi meta l-Kummissjoni tissuspetta frodi jew irregolarità finanzjarja serja min-naħa ta’ kuntrattur (l-Artikolu 3(2)).

24. Mal-iskadenza tal-perjodu previst, u mingħajr preġudizzju għall-possibbiltà li l-Kummissjoni tissospendi l-pagamenti, il-kuntrattur ikkonċernat jista’ jitlob l-imgħax, mhux aktar tard minn xahrejn minn meta jirċievi l-pagament tard. Dan ikopri l-perjodu li jibda mill-jum wara l-limitu ta’ żmien għall-pagament sad-data tal-pagament attwali (l-Artikolu 3(1), il-paragrafu 5).

25. Abbażi tar-regoli ta’ hawn fuq, il-Kummissjoni enfasizzat li ċ-ċifra li tikkonċerna d-dewmien indikat mill-ilmentatur ma kinitx korretta, peress li ma qisitx id-dispożizzjonijiet rilevanti kollha tal-Kundizzjonijiet Ġenerali. Il-perjodu ta’ 60 jum għall-approvazzjoni tar-riżultati tanġibbli tal-proġett irid jiġi kkalkolat mid-data li fiha l-Kummissjoni tirċievi d-dokumenti kollha meħtieġa u l-perjodu ta’ 60 jum għall-pagamenti jrid jiġi kkalkolat mid-data li fiha l-Kummissjoni tapprova jew titqies li approvat dawn id-dokumenti kollha.

26. Fi kliem ieħor, il-Kuntratt ippreveda perjodu totali ta’ erba’ xhur għall-pagamenti mill-Kummissjoni, li jibda mid-data li fiha rċeviet id-dokumenti kollha meħtieġa (u mhux mid-data tas-sottomissjoni tagħhom mill-kuntrattur). Il-Kummissjoni għandha xahrejn biex tapprova r-riżultati tanġibbli tal-proġett u xahrejn oħra biex teżegwixxi l-pagamenti. Dawn il-perjodi jistgħu jiġu sospiżi mill-Kummissjoni fil-każ ta’ talba għal kontrolli addizzjonali jew dokumentazzjoni supplimentari. Għalhekk, għall-kuntrarju ta’ dak li huwa allegat mill-ilmentatur, il-Kummissjoni ma tistax titqies li kisret l-obbligi kuntrattwali tagħha, sempliċiment minħabba li wettqet pagament aktar minn erba’ xhur wara d-data tas-sottomissjoni tad-dikjarazzjoni tal-kostijiet korrispondenti mill-kuntrattur.

27. Il-Kummissjoni rrimarkat li, skont l-Artikolu 4(4) tal-Kundizzjonijiet Ġenerali, hija intitolata li żżomm parti mill-pagamenti jew, eċċezzjonalment, il-pagamenti kollha tal-kontribuzzjoni finanzjarja tal-Komunità sal-perjodu kopert mid-dikjarazzjoni tal-ispejjeż li jmiss, f’każijiet fejn il-kuntrattur jonqos milli jissottometti, sal-iskadenza msemmija fl-Artikolu 4(3) tal-Kundizzjonijiet Ġenerali (jew fl-Anness I kif rilevanti), dikjarazzjoni tal-ispejjeż jew rapport perjodiku jew kwalunkwe riżultat ieħor tal-proġett.

28. Il-Kummissjoni pprovdiet il-ħames raġunijiet li ġejjin biex tispjega l-ammont ta’ żmien li kienet ħadet biex tanalizza u tipproċessa d-dikjarazzjonijiet tal-kostijiet u r-riżultati tanġibbli tal-proġetti.

1. It-trażmissjoni tard mill-ilmentatur tad-dikjarazzjonijiet tal-kostijiet li jikkonċernaw il-perjodi kollha ta’ rapportar, u b’mod partikolari l-perjodi 3, 4, 5 u 6. Dan kien bi ksur tal-Artikoli 3 u 4 tal-Kundizzjonijiet Ġenerali. Kif spjegat hawn fuq, dan id-dewmien fit-trażmissjoni tad-dikjarazzjonijiet tal-kostijiet mill-ilmentatur kellu impatt dirett fuq id-data li fiha l-pagamenti setgħu jiġu eżegwiti mill-Kummissjoni. L-ilmentatur biss jista’ jinżamm responsabbli għal dan id-dewmien fil-pagamenti.
2. It-trażmissjoni tard mis-sħab, bi tweġiba għat-talbiet mill-Kummissjoni, ta’ aktar informazzjoni addizzjonali meħtieġa biex issir valutazzjoni xierqa tal-kostijiet ikklejmjati.
3. Il-ħtieġa għal emendi fil-Kuntratt biex il-Kummissjoni tkun tista’ tħallas kemm lis-sħab il-ġodda kif ukoll lil dawk li jirtiraw. Dan ikkawża tnaqqis fir-ritmu tal-pagamenti fil-proċess sakemm il-Kuntratt ġie emendat kif xieraq.
4. Il-valutazzjoni ta’ allegazzjonijiet ta’ irregolaritajiet finanzjarji u ksur tal-kuntratt. Il-Kummissjoni bdiet investigazzjoni interna dwar dawn l-allegazzjonijiet. Wara din l-investigazzjoni, il-Kummissjoni ma sabet l-ebda evidenza tal-allegati “irregolaritajiet u ksur tal-Kuntratt”. Madankollu, din l-investigazzjoni naqqset ir-ritmu tal-pagamenti lill-ilmentatur u sussegwentement lis-sħab tal-konsorzju.
5. Ir-riluttanza tal-ilmentatur li jikkoopera, meta l-Kummissjoni investigat jekk, kif irrapportat minn xi wħud mis-sħab tal-proġett, il-proġett kienx tabilħaqq iġġenera profitti.

29. Bħala konklużjoni, il-Kummissjoni ddikjarat li ma kinitx ittardjat indebitament il-pagamenti, kif allegat mill-ilmentatur. Id-dewmien imsemmi fit-tabella mehmuża mal-ilment tal-ilmentatur, ma qiesx id-dritt tal-Kummissjoni li tissospendi l-pagamenti sakemm l-informazzjoni kollha mitluba tkun saret disponibbli. Il-Kummissjoni nnotat ukoll li l-ilmentatur, fl-ebda ħin, ma talab imgħax għal ħlas tard.

30. Fir-rigward tal-ħlas finali, il-Kummissjoni bagħtet ittra lill-kwerelant fit-3 ta’ Mejju 2005, fejn staqsiet kif il-profitt ta’ EUR 62 361 realizzat mill-konsorzju permezz tal-konferenzi se jiġi allokat fost l-imsieħba. Mingħajr din l-informazzjoni, il-Kummissjoni ma setgħetx talloka l-irċevuti lill-benefiċjarji attwali tagħhom, sabiex imbagħad tikkalkula l-bilanċ dovut lil kull sieħeb u biex tipproċessa l-pagament finali. Fit-28 ta' Lulju 2005, il-Kummissjoni bagħtet tfakkira lill-kwerelant, fejn talbet li, wara li kisbet il-kunsens ta' l-imsieħba tal-proġett, hija tipprovdi lis-servizzi tagħha b'informazzjoni dwar kif l-EUR 62 361 se jitqassmu bejn l-imsieħba. L-ittra talbet ukoll prova tat-trasferiment ta' EUR 7 473.07 lil-likwidatur ta' Q., li l-ilmentatur kien żamm (fil-fehma tal-Kummissjoni, b'mod abbużiv) minn Awwissu 2004. Minflok ma pprovda ċ-ċifri mitluba, l-ilmentatur, fit-tweġiba tiegħu tas-26 ta’ Awwissu 2005, reġa’ kkontesta d-“dritt tal-Kummissjoni li tivverifika l-ispejjeż tal-konferenza”, u b’hekk reġa’ lura għall-pożizzjoni li kellu qabel il-laqgħa tas-26 ta’ Novembru 2004. L-ilmentatur enfasizza wkoll l-ispejjeż żejda li l-konsorzju kien iltaqa’ magħhom fit-tmexxija tal-konferenzi u pprovda ċifri ġodda tal-ispejjeż minn tlieta mis-sħab tal-proġett.

Argumenti ppreżentati mill-ilmentatur

31. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur iddikjara li l-Kummissjoni ppruvat tiġġustifika d-dewmien tagħha b’diversi argumenti. L-argument ewlieni tagħha, madankollu, kien li l-Kuntratt ippreveda perjodu totali ta’ erba’ xhur għall-pagamenti wara li rċieva l-informazzjoni kollha meħtieġa. Dan kien tabilħaqq il-każ, iżda ma skużax dewmien li jaqbeż dak il-perjodu ta’ żmien. Barra minn hekk, il-kwerelant indika li s’issa kien stenna 37 xahar għall-ħlas finali, minkejja l-fatt li l-Kummissjoni kienet irċeviet id-dikjarazzjonijiet tal-għeluq fit-18 ta’ Marzu 2003. Dan kien ifisser li, skont il-Kuntratt, kellhom jiġu approvati sat-18 ta’ Mejju 2003 u mħallsa fit-18 ta’ Lulju 2003 jew qabel.

32. F'konverżazzjoni telefonika ma' l-uffiċċju ta' l-Ombudsman fit-13 ta' April 2007, il-kwerelant indika li l-ħlas pendenti kien għadu ma sarx.

Argumenti ulterjuri ppreżentati lill-Ombudsman wara t-talba tiegħu għal aktar informazzjoni

Argumenti ppreżentati mill-Kummissjoni

33. Fit-tweġiba tagħha għall-ewwel mistoqsija tal-Ombudsman għal informazzjoni aktar dettaljata dwar l-allegat dewmien fil-pagamenti li jikkonċernaw id-diversi dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż u l-pagament finali pendenti, il-Kummissjoni ddikjarat li, fl-ilment tagħha, l-ilmentatur kien ipproduċa tabella li indikat biss l-allegati dati "sottomessi" u d-dati "mħallsa", iżda ma pprovdiet l-ebda evidenza biex issostni dawn l-allegati dati. F’ħafna każijiet, id-dati “sottomessi” kienu wkoll żbaljati, peress li l-ilmentatur ikkunsidra biss id-data meta ffirma d-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż tiegħu stess bħala pertinenti, filwaqt li injora l-fatt li kellu jistenna d-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż mis-sħab l-oħra għal ammont konsiderevoli ta’ żmien. Data ta’ sottomissjoni tista’ titqies valida biss jekk il-pakkett ta’ dokumenti sottomessi jkun komplut mal-ewwel daqqa t’għajn, jiġifieri, jekk jiġu inklużi d-dikjarazzjonijiet tal-kostijiet mis-sħab kollha, kif ukoll ir-rapporti perjodiċi.

34. Il-Kummissjoni hemżet mat-tweġiba tagħha t-tabella tagħha li turi d-dati għal kull pagament u l-perjodi kkonċernati. Hija hemżet ukoll dokumenti biex turi li s-servizzi tagħha spiss kellhom bżonn jissospendu l-pagamenti peress li d-dokumenti kienu neqsin. L-ilmentatur kien konxju tat-talbiet għal tali informazzjoni minħabba li jew intalab jipprovdi l-informazzjoni huwa stess jew ġie infurmat f’kopja tat-talba mibgħuta direttament lil sieħeb. L-ilmentatur kien jaf ukoll li, bħala konsegwenza, dawn it-talbiet de facto dewmu l-proċess tal-ħlas.

35. Fejn id-dokumenti ma kinux kompluti, jew fejn kienet qed tiġi pproċessata emenda tal-Kuntratt, il-Kummissjoni ma setgħetx tipproċedi għall-ħlas tad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż. B’riżultat ta’ dan, id-dewmien immaterjalizza sakemm ġiet ipprovduta l-informazzjoni nieqsa jew sakemm ġew iffirmati l-emendi.

36. Fir-rigward tal-ħlas finali lill-ilmentatur, dan kien ġie mblukkat minħabba l-pożizzjoni l-ġdida adottata mill-ilmentatur f’Awwissu 2005. Wara l-laqgħa tas-26 ta’ Novembru 2004, intlaħaq ftehim bejn il-partijiet li abbażi tiegħu l-ilmentatur kellu jipprovdi informazzjoni addizzjonali. Sar kalkolu dettaljat mis-servizzi tal-Kummissjoni u ntbagħat lill-kwerelant fit-3 ta' Mejju 2005. Għall-kuntrarju tal-aspettattivi tal-Kummissjoni, l-ilmentatur ma rreaġixxiex għall-ittra tal-Kummissjoni. Fl-ittra tiegħu lill-Kummissjoni tas-26 ta’ Awwissu 2005, l-ilmentatur, f’kontradizzjoni mal-ftehim preċedenti tiegħu, effettivament reġa’ fetaħ id-diskussjoni mill-punt tat-tluq tiegħu, u sostna li għandhom jitqiesu spejjeż ġodda. Għalhekk, l-ebda pagament finali ma seta’ jiġi pproċessat sakemm il-każ ġie ċċarat.

37. Fit-tweġiba tagħha għat-tieni mistoqsija tal-Ombudsman, jiġifieri, jekk l-ilmentatur kienx ġie infurmat bid-dewmien ikkawżat minn investigazzjoni dwar allegazzjonijiet ta' irregolaritajiet finanzjarji u ksur tal-kuntratt, il-Kummissjoni ddikjarat li, minħabba s-sottomissjoni tardiva mill-ilmentatur, id-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż għall-perjodi 3 u 4 ġew ipproċessati simultanjament, kif mitlub mill-ilmentatur. L-ipproċessar ta’ dawn id-dikjarazzjonijiet tal-kostijiet iddewwem bit-talba, magħmula mill-ilmentatur u mis-sħab l-oħra, biex jitneħħa s-sieħeb C. mill-proġett mingħajr il-kunsens minn qabel tiegħu. Din il-proċedura kellha tiġi investigata mill-Kummissjoni biex tiġi żgurata l-ġustizzja tagħha. Dwar din il-kwistjoni, ġew skambjati diversi ittri bejn l-ilmentatur u l-Kummissjoni. L-ilmentatur ġie infurmat tajjeb dwar id-dewmien imġarrab minn din id-diskussjoni. L-emenda ġiet iffirmata fit-3 ta’ Diċembru 2002, u kien biss minn din id-data li d-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż għall-perjodi 3 u 4 setgħu jiġu pproċessati.

38. Barra minn hekk, wara informazzjoni miksuba minn sieħeb, fil-bidu ta' l-2003 tnediet investigazzjoni dwar allegazzjoni ta' irregolaritajiet finanzjarji. Dan kien jinvolvi analiżi interna tal-każ, abbażi ta' dokumenti fil-pussess tal-Kummissjoni. Sabiex tiġi żgurata l-kunfidenzjalità meħtieġa li s-sieħeb imsemmi kien intitolat li jistenna, il-Kummissjoni ma infurmatx lill-ilmentatur dwar l-investigazzjoni. Madankollu, l-ilmentatur kien konxju mill-fatt li n-nuqqas ta’ distribuzzjoni lill-imsieħba tal-fondi diġà riċevuti mill-Kummissjoni impedixxa lil dawn tal-aħħar milli jagħmlu aktar pagamenti. Wara d-dikjarazzjoni mill-ġdid mis-sieħeb tal-allegazzjonijiet imsemmija lill-OLAF fis-26 ta’ Ġunju 2003, l-OLAF fetaħ investigazzjoni. Madankollu, fil-11 ta’ Diċembru 2003, l-OLAF iddeċieda li ma jkomplix l-investigazzjoni. Imbagħad kienet meħtieġa analiżi interna mis-servizzi tal-Kummissjoni biex tiġi vvalutata l-legalità tal-pagament għall-perjodi 5 u 6. Dan jispjega d-dewmien ulterjuri. Il-ħlas ġie pproċessat fil-5 ta’ Novembru 2003 u kien lest biex jiġi ttrasferit, iżda ġie sospiż sal-21 ta’ April 2004. L-ilmentatur ġie infurmat bis-sħiħ dwar din l-investigazzjoni ulterjuri, peress li fit-22 ta' Marzu 2004 huwa ntalab jipprovdi informazzjoni addizzjonali f'dan ir-rigward.

39. Il-Kummissjoni nnotat ukoll li, sabiex jikseb żmien fuq il-pagamenti, l-ilmentatur kellu jissottometti d-dikjarazzjonijiet tal-kostijiet għall-perjodu 3 fil-ħin. In-nuqqas tagħha rriżulta f’dewmien ta’ 9 xhur. Il-Kummissjoni qatt ma oġġezzjonat għar-raġunijiet li l-ilmentatur invoka biex jispjega s-sottomissjoni tard, u ddedikat l-aħjar sforzi tagħha għall-ipproċessar tal-fajl.

40. Bi tweġiba għat-tielet mistoqsija ta' l-Ombudsman dwar it-talba tal-Kummissjoni għal informazzjoni dwar l-allokazzjoni ta' l-eċċess finanzjarju fost l-imsieħba, il-Kummissjoni ddikjarat li din il-kwistjoni ssemmiet matul il-laqgħa tas-26 ta' Novembru 2004, li fiha kien preżenti l-kwerelant. Matul din il-laqgħa, il-Kummissjoni indikat li kienet identifikat ammont li seta' jitqies li jikkostitwixxi surplus u li kellha l-ħsieb li tnaqqas dan l-ammont mill-finanzjament Komunitarju. Il-Kummissjoni mbagħad staqsiet lill-ilmentatur kif il-profitt se jitqassam fost is-sħab. Minflok, l-ilmentatur iffoka d-diskussjoni fuq id-dritt tal-Kummissjoni li tivvaluta l-kontijiet tal-konferenza. L-ilmentatur u s-sħab l-oħra qablu li jipprovdu ċifri ġodda dwar l-ispejjeż għall-kalkolu tas-surplus. Matul il-laqgħa, ġie enfasizzat li s-sottomissjoni ta’ din l-informazzjoni addizzjonali kienet kundizzjoni preliminari biex isir il-pagament finali. Għalhekk, l-ilmentatur kien konxju sew li, kieku kellu jiġi stabbilit surplus, tkun meħtieġa informazzjoni dwar l-allokazzjoni ta’ dan is-surplus fost is-sħab sabiex jiġu kkalkulati l-kostijiet preċiżi għal kull sieħeb. Minflok ma pprovda l-informazzjoni mitluba fl-ittra tiegħu tas-26 ta’ Awwissu 2005, u b’hekk witta t-triq għall-ħlas finali, il-kwerelant reġa’ fetaħ id-diskussjoni kollha u għalhekk imblokka kwalunkwe progress lejn il-ħlas finali. Billi aġixxa b’dan il-mod, l-ilmentatur effettivament temm il-ftehim milħuq bejn il-konsorzju u l-Kummissjoni.

41. Fir-rigward tas-sieħeb Q., il-Kummissjoni ddikjarat li l-Kuntratt kien jeħtieġ li l-koordinatur jittrasferixxi lill-imsieħba mingħajr dewmien l-ammonti li rċieva mingħand il-Kummissjoni. Permezz ta’ e-mail tal-20 ta’ Mejju 2004, l-ilmentatur irrikonoxxa li kien għadu jżomm ammont għas-sieħeb Q. għall-perjodi 5 u 6 u indika “li t-trasferiment se jseħħ fi żmien ftit jiem”. Madankollu, dan it-trasferiment qatt ma sar. Fil-15 ta’ Lulju 2004 u fl-24 ta’ Frar 2005, il-Kummissjoni talbet lill-kwerelant biex jittrasferixxi l-ammont li żamm indebitament lil-likwidatur ta’ Q. Il-kwerelant irreaġixxa permezz ta’ ittra, li waslet għand il-Kummissjoni fl-4 ta’ April 2005. F’dik l-ittra, l-ilmentatur ipprova jissoġġetta lill-Kummissjoni għal kundizzjonijiet u rekwiżiti addizzjonali qabel ma ttrasferixxa l-ammont dovut lis-sieħeb. Kundizzjonijiet bħal dawn ma kinux aċċettabbli għall-Kummissjoni, peress li kienu f’kontradizzjoni mal-Kuntratt. L-ilmentatur ma setax jimponi kundizzjonijiet ġodda qabel ma jittrasferixxi l-ammont dovut lis-sieħeb Q. Permezz ta’ ittra tat-28 ta’ Lulju 2005, il-Kummissjoni fakkret lill-ilmentatur dwar l-obbligu tiegħu, li jirriżulta mill-Kuntratt, li jħallas lil-likwidatur. Sabiex tiġi ċċarata l-pożizzjoni, din l-ittra għaqqdet iż-żewġ kwistjonijiet pendenti, li kull waħda minnhom żammet lill-Kummissjoni milli tipproċedi bil-ħlas finali. Il-Kummissjoni indikat ukoll li din l-ittra tat-28 ta’ Lulju 2005 kienet l-ittra li, fl-ittra tagħha tat-3 ta’ Mejju 2005, hija kienet ħabbret li kellha tintbagħat.

42. Wara r-risposta ta' l-ilmentatur tas-26 ta' Awwissu 2005, il-Kummissjoni kkunsidrat li ma kienx aktar utli li tintbagħat ittra ġdida lill-ilmentatur, li kienet tkun ir-raba' waħda dwar l-istess kwistjoni, peress li l-ilmentatur kien ikkanċella l-ftehim li seta' jippermetti li jsir il-pagament finali. Mingħajr l-informazzjoni mitluba mill-ilmentatur, il-Kummissjoni ma kinitx f’pożizzjoni li tikkalkula ċ-ċifri finali għal kull sieħeb u li tipproponi pagament finali. Peress li l-ilmentatur żamm il-pożizzjoni tiegħu, ma kienx ikun utli li jiġu skambjati aktar ittri fin-nuqqas ta’ kwalunkwe progress dwar il-kwistjoni.

43. Il-Kummissjoni kkonkludiet li l-pagamenti kollha tagħha kienu ġew ipproċessati fil-ħin. Biex waslet għall-konklużjoni tagħha, hija kienet ħadet inkunsiderazzjoni l-informazzjoni kollha pprovduta mill-konsorzju u d-diversi avvenimenti li seħħew matul il-proġett, b’mod partikolari, l-emenda tal-Kuntratt u s-suspett ta’ frodi finanzjarja. Il-Kummissjoni ddikjarat li jekk il-pagament finali kien għadu pendenti, dan kien dovut għall-fatt li l-ilmentatur kien irrifjuta l-proposta tal-Kummissjoni tat-3 ta' Mejju 2005.

44. Il-Kummissjoni indikat ukoll li, fid-19 ta' Settembru 2007, l-avukat tal-kwerelant u l-Kummissjoni kellhom laqgħa biex jesploraw kif il-fajl seta' jingħalaq. Ġie miftiehem li informazzjoni addizzjonali li tiġġustifika l-ispejjeż tiġi sottomessa mill-imsieħba tal-konsorzju, sabiex il-Kummissjoni tkun tista’ tirrevedi l-ammont eliġibbli għall-proġett. Is-soluzzjoni ta’ din it-tilwima twitti t-triq għall-pagament finali.

Argumenti ppreżentati mill-ilmentatur

45. Fl-osservazzjonijiet addizzjonali tiegħu, l-ilmentatur iċċara nuqqas ta’ ftehim possibbli billi indika li kien hemm żewġ baġits. L-ewwel wieħed kien il-baġit tal-proġett, li kien iffinanzjat kompletament mill-Komunità. Fil-qafas ta’ dan il-baġit, is-sħab talbu rimborżi billi ssottomettew dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż. Il-pjan ta’ direzzjoni tan-negozju għal dan il-proġett iddikjara li l-finanzjament Komunitarju se jiġi pprovdut biss għall-istabbiliment; il-konferenzi kellhom jitmexxew fuq bażi ta' riskju kummerċjali. It-tieni baġit (wieħed għal kull konferenza) kien ir-responsabbiltà unika tal-imsieħba, li kellhom jistmaw l-introjtu miksub meta mqabbel mal-ispejjeż possibbli.

46. Minflok ma wieġbet għall-ewwel mistoqsija tal-Ombudsman , il-Kummissjoni staqsiet dwar id-dati mressqa mill-ilmentatur. F’dan ir-rigward, l-ilmentatur indika li l-Kummissjoni ma kinitx qajmet dubji dwar id-dati msemmija fl-opinjoni inizjali tagħha. Mill-annessi għat-tweġiba tal-Kummissjoni, tmienja biss kienu relatati ma’ talbiet għal aktar informazzjoni dwar id-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż. L-ebda waħda ma indikat xi problemi serji. Dawn bilkemm setgħu jiġġustifikaw il-kumment tal-Kummissjoni li kienu seħħew żbalji u ommissjonijiet b'mod sistematiku. L-ilmentatur indika wkoll li l-Kummissjoni rreferiet għall-wasla ta’ rapporti ta’ progress jew rapporti perjodiċi. Madankollu, dawn ir-rapporti, li ntbagħtu lill-Uffiċjal tal-Proġett tal-Kummissjoni, ma kinux parti mill-Kuntratt u ma kellhom xejn x'jaqsmu mad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż. Kien żbaljat li l-Kummissjoni tissuġġerixxi li l-wasla ta’ dawn ir-rapporti tista’ tbiddel id-data tas-sottomissjoni.

47. L-ilmentatur iddikjara li ma kienx korrett li l-Kummissjoni tissuġġerixxi li l-ilmentatur issottometta dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż mingħajr id-dikjarazzjonijiet kollha tas-sħab inklużi. In-nuqqas ta’ dikjarazzjoni ta’ sieħeb wieħed biss żamm is-sottomissjoni tad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż għall-perjodi 3 u 5, li, bil-permess u l-inkoraġġiment tal-Kummissjoni, ġew sottomessi flimkien mad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż għall-perjodi 4 u 6 rispettivament. Id-dewmien fir-rigward tal-perjodu 3 kien ikkawżat prinċipalment mill-Kummissjoni, minħabba li s-sieħeb Q. kien qed jistenna deċiżjoni dwar ir-rati riveduti tal-persunal. Id-dewmien li jikkonċerna l-perjodu 5 kien it-tort tal-proġett, peress li sieħeb wieħed, li kellu jieħu f’idejh kompiti mis-sieħeb C., ladarba dan tal-aħħar tneħħa bħala sieħeb, kien jeħtieġ li jagħti prijorità lil kompiti relatati max-xogħol aktar milli lil kompiti amministrattivi. Madankollu, dawn is-sottomissjonijiet tard ma kellhomx iżommu l-ipproċessar sussegwenti tagħhom.

48. Fir-rigward tad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż għall-perjodi 3, 4, 5 u 6, il-Kummissjoni ma weġbitx għall-mistoqsija tal-Ombudsman, iżda tenniet raġunijiet ġenerali għad-dewmien, jiġifieri, (i) it-talba tal-konsorzju li s-sieħeb C. jitneħħa mill-proġett, (ii) l-allegazzjoni ta' irregolaritajiet finanzjarji kontra l-ilmentatur, (iii) ir-riluttanza tal-ilmentatur li jittrasferixxi l-pagament tal-perjodu 1 lis-sieħeb C., u (iv) ir-riluttanza tal-ilmentatur li jittrasferixxi l-pagament finali lis-sieħeb Q. Minbarra l-aħħar kwistjoni, il-Kummissjoni qatt ma infurmat lill-ilmentatur b'dawn ir-raġunijiet biex tiġġustifika d-dewmien. Għalhekk ma setgħetx tuża dawn l-argumenti bħala raġunijiet biex ma tagħmilx pagamenti. Fir-rigward tat-talba biex jitneħħa s-sieħeb C., l-ilmentatur indika li din it-talba saret għall-ewwel darba f’Mejju 2001, fuq parir tal-Kummissjoni, f’ittri separati mis-sħab l-oħra tal-konsorzju. L-emenda ġiet finalment iffirmata f’Diċembru 2002, għalhekk il-Kummissjoni nnifisha kienet responsabbli għad-dewmien fit-tneħħija tas-sieħeb C. mill-proġett. Barra minn hekk, peress li kienet awtorizzat pagamenti f’dan il-perjodu (il-pagament tal-perjodu 2 f’Diċembru 2001), il-Kummissjoni ma setgħetx issostni li din kienet raġuni għaliex ma sarux pagamenti. Fir-rigward tal-allegazzjoni ta’ irregolaritajiet finanzjarji, l-ilmentatur iddikjara li, skont il-Kummissjoni, din l-allegazzjoni saret għall-ewwel darba f’Settembru 2001; madankollu, ġie miċħud mill-OLAF fil-11 ta' Diċembru 2003. Matul dan iż-żmien, il-Kummissjoni ħallset għall-perjodu 2 (f’Diċembru 2001), u għall-perjodi 3 u 4 (ikkombinati, f’Ġunju 2003). Għalhekk, il-Kummissjoni kienet responsabbli għad-dewmien fl-investigazzjoni tal-imposta u, peress li kienet awtorizzat il-pagamenti f’dan il-perjodu, ma setgħetx tuża l-investigazzjoni bħala raġuni biex ma tagħmilx il-pagamenti.

49. Fir-rigward tat-tweġiba tal-Kummissjoni għat-tieni mistoqsija tal-Ombudsman, l-ilmentatur indika li t-tweġiba msemmija indirizzat punt differenti. Il-Kummissjoni qatt ma ssuġġeriet lill-ilmentatur li t-talba tal-konsorzju biex jitneħħa s-sieħeb C. iddewwem il-pagamenti. L-ilmentatur kien ċertament konxju li l-Kummissjoni damet biex tikkonforma mat-talba biex is-sieħeb jitneħħa, iżda ma kienx ġie infurmat li dan kien se jdewwem ukoll il-ħlas.

50. Fir-rigward tal-allegazzjoni ta’ irregolaritajiet finanzjarji, il-Kummissjoni ammettiet fit-tweġiba tagħha li l-ilmentatur qatt ma ġie infurmat li din l-allegazzjoni kienet qed iddewwem il-pagamenti. Fil-fatt, l-OLAF għalaq l-investigazzjoni fil-11 ta’ Diċembru 2003. Dan kien aktar minn sentejn wara li l-allegazzjoni kienet saret għall-ewwel darba f'Settembru 2001 (l-annessi għar-risposta tal-Kummissjoni wrew li l-Kummissjoni kienet infurmata fl-14 ta' Settembru 2001 dwar l-allegazzjoni) u sena wara li l-proġett kien intemm. L-ilmentatur ġie mgħarraf b’mod informali dwar il-fatt li kienet saret allegazzjoni kif ukoll dwar is-sors tagħha. Il-Kummissjoni ddikjarat li kienet tapprezza li l-allegazzjoni kienet saret minkejja li s-sieħeb li l-kuntratt tiegħu kien qed jiġi xolt. Dan ġara waqt konversazzjoni f'Settembru 2002. Iżda dan ma ngħatax bħala raġuni għad-dewmien tal-pagamenti. L-inkjesta mill-Kummissjoni tnediet biss fil-bidu tal-2003. Għalhekk, il-Kummissjoni ħadet 15-il xahar minn Settembru 2001 sabiex tibda investigazzjoni.

51. Fir-rigward tat-tweġiba tal-Kummissjoni għat-tielet mistoqsija ta' l-Ombudsman, il-kwerelant iddikjara li, fil-laqgħa tas-26 ta' Novembru 2004, il-kwistjoni dwar l-allokazzjoni ta' l-eċċess jew il-ħtieġa li dan ikun magħruf qatt ma tqajmet. L-ittra tal-Kummissjoni tat-28 ta' Lulju 2005 għalhekk introduċiet talba ġdida għal informazzjoni dwar l-allokazzjoni ta' EUR 62 361, li l-Kummissjoni kienet ivvalutat bħala profitt. L-ilmentatur iddikjara wkoll li kien se jħalli f'idejn l-Ombudsman biex jiġġudika jekk il-punt li sar fl-ittra tiegħu tas-17 ta' Marzu 2005, jiġifieri, li l-ilmentatur kien legalment avżat kontra li jagħmel it-trasferiment lil-likwidatur ta' Q., kienx raġonevoli jew le.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

52. Kif indikat hawn fuq fil-paragrafu 16, l-Ombudsman iqis li ma jkunx xieraq li jiġi investigat l-allegat dewmien fir-rigward tad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż 1 u 2. Madankollu, huwa se jinvestiga hawn taħt l-allegat dewmien li jikkonċerna l-pagamenti għad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż 3, 4, 5 u 6 u għall-pagament pendenti.

53. Il-Kummissjoni ma qablitx mat-tul tad-dewmien kif indikat mill-ilmentatur. Fil-paġna 4 tal-ilment oriġinali tiegħu, l-ilmentatur inkluda tabella b’ħarsa ġenerali lejn l-allegat dewmien. Madankollu, jidher li d-dewmien imsemmi f’din it-tabella ġie kkalkolat fuq il-bażi taż-żmien li għadda bejn is-sottomissjoni inizjali tad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż u l-ħlas rilevanti. Fuq il-bażi ta’ dan il-kalkolu, l-ilmentatur ikkonkluda li kien hemm dewmien ta’ 14-il xahar għall-pagamenti li kienu saru u dewmien saħansitra aktar serju fir-rigward tal-pagament finali. Il-kalkolu tad-dewmien min-naħa tal-ilmentatur jidher, madankollu, li ma jqisx ir-regoli għall-ħlas previsti fl-Artikoli 3 u 4 tal-Kundizzjonijiet Ġenerali għall-Kuntratt. Fit-tweġiba tagħha għall-inkjesti ulterjuri tal-Ombudsman, il-Kummissjoni hemżet it-tabella tagħha, aktar dettaljata, li wriet (i) id-data tas-sottomissjoni inizjali tad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż, (ii) id-data meta l-Kummissjoni qieset li rċeviet is-sottomissjoni sħiħa tad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż, (iii) l-iskadenza tal-pagament (erba’ xhur ikkalkulati mid-data tas-sottomissjoni kompluta) u (iv) id-data tal-pagament. Filwaqt li t-tabella tal-ilmentatur kienet tirreferi għax-xhur, it-tabella tal-Kummissjoni rreferiet għad-dati eżatti.

54. Fir-rigward tal-ġustifikazzjonijiet possibbli għad-dewmien, l-Ombudsman jinnota li, fl-opinjoni inizjali tagħha, il-Kummissjoni invokat ħames raġunijiet ġenerali, jiġifieri, (i) it-trażmissjoni tardiva tad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż mill-ilmentatur għall-perjodi kollha ta' rapportar, (ii) it-trażmissjoni tardiva mis-sħab tal-informazzjoni addizzjonali li kienet intalbet, (iii) il-ħtieġa għal emendi għall-Kuntratt sabiex il-Kummissjoni tkun tista' tħallas kemm lis-sħab il-ġodda kif ukoll lil dawk li jirtiraw, (iv) il-ħtieġa li jiġu vvalutati l-allegazzjonijiet ta' irregolaritajiet finanzjarji u ksur tal-kuntratt, u (v) ir-riluttanza tal-ilmentatur li jikkoopera meta l-Kummissjoni investigat jekk il-profitti kinux ġew iġġenerati. Inizjalment, il-Kummissjoni pprovdiet dawn il-ġustifikazzjonijiet f’termini ġenerali, mingħajr ma stabbiliet liema minnhom qieset li kienu applikabbli għal liema mid-dewmien partikolari. Madankollu, wara l-inkjesti ulterjuri tal-Ombudsman, il-Kummissjoni pprovdiet informazzjoni aktar dettaljata dwar dawn ir-raġunijiet u indikat ukoll fit-tabella dettaljata tagħha liema mir-raġunijiet kienu relatati ma' liema pagamenti.

55. Għalhekk, sabiex jiġi eżaminat jekk kienx hemm amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni, l-Ombudsman għandu jistabbilixxi (i) jekk kienx hemm dewmien jew le, jiġifieri, jekk il-pagamenti sarux sal-iskadenzi previsti mill-Kuntratt, u (ii) jekk, f’każ ta’ dewmien, kienx hemm ġustifikazzjonijiet għal tali dewmien.

56. Ir-regoli għall-ħlas huma stabbiliti fl-Artikoli 3 u 4 tal-Kundizzjonijiet Ġenerali (l-Anness II) tal-Kuntratt. L-Artikolu 3(1)(b) jipprevedi li "[p]il-pagamenti erjodiċi għandhom isiru f'perjodu massimu ta' 60 jum mid-data li fiha l-Kummissjoni tapprova jew titqies, skont l-Artikolu 4(3), ir-raba' subparagrafu, ta' dan l-Anness, li approvat ir-rapporti perjodiċi u d-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż korrispondenti, jew riżultati tanġibbli oħra tal-proġett" (enfasi miżjuda). L-Artikolu 4(3), ir-raba' subparagrafu, jipprovdi li "[f]in-nuqqas ta' osservazzjonijiet mill-Kummissjoni, ir-riżultati tanġibbli tal-proġett għandhom jitqiesu bħala approvati fi żmien xahrejn mill-wasla tagħhom" (enfasi miżjuda). Abbażi tal-qari konġunt taż-żewġ artikoli ta' hawn fuq, l-Ombudsman jikkonkludi li, f'ċirkostanzi normali, il-Kummissjoni neħħiet massimu ta' erba' xhur bejn il-wasla tar-rapporti perjodiċi u d-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż korrispondenti biex isiru l-pagamenti. Għalhekk, jista’ jkun hemm dewmien biss jekk il-pagamenti ma jkunux saru, jew fi żmien xahrejn mill-approvazzjoni tar-rapporti perjodiċi u tad-dikjarazzjonijiet tal-kostijiet, jew fi żmien 4 xhur mis-sottomissjoni tagħhom mill-ilmentatur u mis-sħab l-oħra. Fl-osservazzjonijiet addizzjonali tiegħu, l-ilmentatur argumenta li s-sottomissjoni tar-rapporti ta’ progress jew perjodiċi ma kinitx parti mill-Kuntratt u ma setgħetx tintuża bħala argument mill-Kummissjoni biex tispjega d-dewmien. Madankollu, ta’ min jinnota li, kif imsemmi b’mod ċar fl-Artikolu 3(1)(b) tal-Kundizzjonijiet Ġenerali, il-pagamenti li għandhom isiru mill-Kummissjoni kienu jiddependu fuq is-sottomissjoni tar-“rapporti perjodiċi u d-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż korrispondenti, jew riżultati tanġibbli oħra tal-proġett”(enfasi miżjuda). Għalhekk, l-argument tal-ilmentatur li s-sottomissjoni tar-rapporti ta’ progress jew perjodiċi ma kinitx parti mill-Kuntratt għandu jiġi miċħud. Ir-rapport ta’ progress għall-perjodu 4 u r-rapporti ta’ progress għall-perjodu 5 u 6 ġew sottomessi, rispettivament, ġimagħtejn u xahar u nofs wara s-sottomissjoni inizjali tad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż. Madankollu, mit-tabella tal-Kummissjoni jidher li ż-żmien meħud mill-Kummissjoni biex tagħmel il-pagamenti ma kienx dovut għas-sottomissjoni allegatament tardiva tar-rapporti ta' progress, iżda għal raġunijiet oħra li se jiġu eżaminati hawn taħt.

57. Fil-każ preżenti, jidher li, skont l-Artikolu 4(2) tal-Kuntratt, "[i]r-rapport(i) perjodiku/ċi u finali, id-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż korrispondenti, inkluż kull dikjarazzjoni tal-ispejjeż integrata, kif ukoll kull dikjarazzjoni fil-qosor tal-ammonti trasferiti lill-kuntratturi prinċipali mill-koordinatur għandhom ikopru perjodi suċċessivi ta’ 6 xhur mid-data tal-bidu tal-proġett" (enfasi miżjuda). Għalhekk, peress li, skont l-Artikolu 2(1) tal-Kuntratt, il-proġett beda fl-1 ta’ Jannar 2000 u ntemm 36 xahar wara fil-31 ta’ Diċembru 2002, l-Ombudsman jinnota li l-perjodi 3 u 4 koprew rispettivament Jannar-Ġunju 2001 u Lulju-Diċembru 2001, filwaqt li l-perjodi 5 u 6 koprew Jannar-Ġunju 2002 u Lulju-Diċembru 2002. Skont l-Artikolu 4(3) tal-Kundizzjonijiet Ġenerali, "[e]kull rapport tal-perjodu u d-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż korrispondenti, inkluża d-dikjarazzjoni tal-ispejjeż integrati (...) għandhom jiġu ppreżentati fi żmien xahrejn mit-tmiem tal-perjodu kopert mir-rapport" (enfasi miżjuda).

58. Fuq il-bażi ta' dawn id-dispożizzjonijiet, l-Ombudsman jikkonkludi li d-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż għall-perjodi 3 u 4 kellhom jiġu ppreżentati sal-31 ta' Awwissu 2001 u sat-28 ta' Frar 2002 rispettivament, u d-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż għall-perjodi 5 u 6 kellhom jiġu ppreżentati sal-31 ta' Awwissu 2002 u sat-28 ta' Frar 2003 rispettivament. Skont ir-regoli tal-ħlas imsemmija fil-Kundizzjonijiet Ġenerali, il-ħlasijiet imbagħad kellhom isiru, f’ċirkustanzi normali, mhux iktar tard minn erba’ xhur wara l-preżentazzjoni tad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż, jiġifieri, sal-31 ta’ Diċembru 2001, it-30 ta’ Ġunju 2002, il-31 ta’ Diċembru 2002 u t-30 ta’ Ġunju 2003.

59. L-Ombudsman għalhekk se jivvaluta hawn taħt jekk il-pagamenti sarux sal-iskadenzi. Huwa jixtieq jirrimarka li l-punt tat-tluq għall-kalkolu tal-allegat dewmien min-naħa tal-Kummissjoni ovvjament ma jistax jippreċedi l-punt fiż-żmien meta l-ilmentatur issottometta l-informazzjoni rilevanti kollha.

Ħlas tad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż għall-perjodu 3

60. L-ilmentatur issottometta d-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż għall-perjodu 3, flimkien mad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż għall-perjodu 4, fl-10 ta’ April 2002. Normalment, dawn kellhom jiġu ppreżentati sal-31 ta’ Awwissu 2001 u sat-28 ta’ Frar 2002 rispettivament. Fl-ittra tiegħu ta' l-10 ta' April 2002, il-kwerelant talab apoloġija lill-Kummissjoni għat-trażmissjoni tard ta' dawn id-dikjarazzjonijiet ta' l-ispejjeż. L-ilmentatur iġġustifika t-trażmissjoni tard tad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż billi rrefera għal problemi interni għall-konsorzju. B’mod aktar partikolari, l-ilmentatur iddikjara:

"Nehmeż id-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż tal-konsorzju għall-perjodu tlieta u erbgħa u niskuża ruħi li dawn huma tard. Peress li taf ir-raġuni ewlenija għad-dewmien fit-tliet talbiet għall-perjodu kienet li [Q.] kellhom problemi bir-rati tal-persunal tagħhom u ma ssottomettewx it-talbiet tagħhom qabel Diċembru. Imbagħad [M.] ħa vantaġġ mid-dewmien biex jissottometti mill-ġdid, sabiex jikkoreġi t-talbiet mhux permessi tiegħu għat-tieni perjodu (...) ma rċevejtx l-oriġinal tal-perjodu rivedut ta' [M.] it-tielet jew il-perjodu erba' dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż u nifhem li bagħtuhom direttament lilek. Minkejja t-talba tiegħi, ma rċevejt l-ebda dikjarazzjoni tal-ispejjeż ta’ tliet perjodi minn [C.] (...) Nittama li ssib id-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż għall-perjodi tlieta u erbgħa fl-ordni."

Minn din l-ittra jidher li s-sottomissjoni tad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż għall-perjodi 3 u 4 ma kinitx kompluta u li l-informazzjoni li ġejja kienet nieqsa: (i) id-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż riveduti għall-perjodi 3 u 4 mis-sieħeb M. (li għandhom jintbagħtu direttament mis-sieħeb), u (ii) id-dikjarazzjoni tal-ispejjeż tal-perjodu 3 mis-sieħeb C. Madankollu, l-Ombudsman se jillimita l-analiżi tiegħu għall-argument invokat mill-Kummissjoni, li kien jikkonċerna biss l-informazzjoni addizzjonali mitluba mis-sieħeb Q.

61. Il-ħlasijiet għaż-żewġ perjodi 3 u 4 saru mill-Kummissjoni fil-5 ta' Ġunju 2003, aktar minn sena wara s-sottomissjoni tad-dikjarazzjonijiet ta' l-ispejjeż fl-10 ta' April 2002. Bħala raġunijiet għall-allegat dewmien fil-ħlas tad-dikjarazzjoni tal-ispejjeż għall-perjodu 3, il-Kummissjoni, fit-tabella dettaljata tagħha, l-ewwel argumentat li l-emenda għall-Kuntratt, meħtieġa sabiex jiġi rtirat is-sieħeb C., ġiet iffirmata fit-3 ta’ Diċembru 2002. Kien biss minn din id-data li setgħu jiġu pproċessati d-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż għall-perjodi 3 u 4. Il-Kummissjoni rreferiet ukoll għal informazzjoni addizzjonali li kienet meħtieġa sabiex titlesta s-sottomissjoni tad-dikjarazzjoni tal-ispejjeż, u li ntbagħtet mis-sieħeb Q. fit-2 ta’ April 2003. Jidher li l-Kummissjoni għalhekk ikkalkulat li t-terminu ta’ erba’ xhur għall-ħlas kien it-2 ta’ Awwissu 2003, filwaqt li l-ħlas sar fil-5 ta’ Ġunju 2003.

62. Fir-rigward tal-ewwel raġuni tal-Kummissjoni għall-allegat dewmien, jiġifieri, il-proċedura li wasslet għat-tneħħija tas-sieħeb C., l-Ombudsman jinnota li din il-proċedura nbdiet formalment f'April 2001, meta l-erba' sħab l-oħra bagħtu ittri separati lill-Kummissjoni fejn talbu t-tneħħija tas-sieħeb C [3]. Fit-22 ta' Ottubru 2002, il-Kummissjoni infurmat lill-kwerelant li dalwaqt kienet se tibgħat l-emenda biex tiġi ffirmata mill-erba' msieħba li kien fadal. L-emenda ġiet finalment iffirmata fit-3 ta' Diċembru 2002. Fl-ilment tiegħu, l-ilmentatur ikkritika t-tul ta’ din il-proċedura, li kienet ħadet aktar minn sena u nofs. Skont l-ilmentatur, minkejja li kienu saru talbiet ripetuti għal azzjoni lill-Kummissjoni, kien biss fit-22 ta’ Ottubru 2002, ftit qabel ma ntemm il-Kuntratt, li l-Kummissjoni ħarġet emenda għall-Kuntratt li neħħiet lis-sieħeb li wettaq il-ksur. Kif imsemmi qabel, l-Ombudsman qies li, fid-dawl tal-Artikolu 2(4) tal-Istatut tiegħu, huwa ma setax jinvestiga din l-allegazzjoni.

63. Fi kwalunkwe każ, għalkemm it-talba għat-tneħħija tas-sieħeb C. u l-emenda konsegwenti tal-Kuntratt ċertament ikkomplikaw l-affarijiet, il-Kummissjoni ma setgħetx, fi kwalunkwe każ, tħallas għad-dikjarazzjoni tal-ispejjeż dwar il-perijodu 3 qabel ma l-preżentazzjoni tad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż kienet kompluta u għalhekk qabel ma ntbagħtet l-informazzjoni kollha dwar l-ispejjeż tas-sħab.

64. Fir-rigward tat-tieni raġuni tal-Kummissjoni għall-allegat dewmien, jidher li informazzjoni finanzjarja addizzjonali mis-sieħeb Q. ġiet sottomessa lil, u rreġistrata mill-Kummissjoni rispettivament fit-2 u t-8 ta' April 2003, kważi sena sħiħa wara li l-ilmentatur inizjalment issottometta d-dikjarazzjoni tal-ispejjeż f'April 2002. B'mod aktar partikolari, fl-ittra tiegħu tat-2 ta' April 2003, is-sieħeb Q. kiteb "[a]s mitluba, jekk jogħġbok sib mehmuża l-informazzjoni meħtieġa dwar il-persunal u l-ispejjeż għad-dikjarazzjoni tal-ispejjeż 3 tal-proġett imsemmi hawn fuq. Kopja ta' [sic] fatturi relatati huma mehmuża". Għalkemm din l-ittra tirreferi għal talba ("kif mitlub"), ma hemm l-ebda prova fil-fajl meta u kif il-Kummissjoni għamlet it-talba għal informazzjoni addizzjonali wara l-ittra tal-ilmentatur tal-10 ta' April 2002. Fit-tweġiba tagħha għall-inkjesti ulterjuri tal-Ombudsman, il-Kummissjoni sempliċiment semmiet li, b'mod ġenerali, l-ilmentatur kien konxju mit-talbiet għal informazzjoni addizzjonali, iżda ma indikatx meta u kif għamel tali talbiet lill-ilmentatur jew lis-sħab l-oħra.

65. Minħabba dawn iċ-ċirkostanzi, l-Ombudsman jasal għall-konklużjoni li ġejja: Jekk is-sottomissjoni tad-dikjarazzjoni tal-ispejjeż inizjali fl-10 ta’ April 2002 ma kinitx kompluta, hija l-Kummissjoni, skont ir-raba’ subparagrafu tal-Artikolu 4(3) tal-Kundizzjonijiet Ġenerali, li għandha tagħmel osservazzjonijiet fi żmien xahrejn u titlob l-informazzjoni supplimentari. Għalkemm l-Ombudsman talbet lill-Kummissjoni għal informazzjoni aktar dettaljata dwar meta talbet l-informazzjoni addizzjonali, il-Kummissjoni naqset milli tindika meta u kif għamlet talba bħal din. Madankollu, mill-kliem tal-ittra tat-2 ta’ April 2003 jirriżulta b’mod ċar li tali talba ġiet effettivament ifformulata. Fin-nuqqas ta' aktar informazzjoni, l-Ombudsman ma jistax jikkonkludi li l-Kummissjoni naqset milli titlob din l-informazzjoni addizzjonali fi żmien xieraq. Meta wieħed iqis li l-Kummissjoni rċeviet l-informazzjoni addizzjonali mingħand is-sieħeb Q. fit-8 ta’ April 2003, jidher li għalhekk kellha sat-8 ta’ Awwissu 2003 biex tagħmel il-ħlas. Il-ħlas, li sar fil-5 ta’ Ġunju 2003, jidher għalhekk li sar fit-terminu applikabbli. Minħabba dawn il-fatti, u fuq il-bażi tal-evidenza disponibbli għalih, l-Ombudsman ma jistax isib każ ta' amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni fir-rigward tal-allegat dewmien fil-ħlas tad-dikjarazzjoni tal-ispejjeż għall-perjodu 3.

Ħlas tad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż għall-perjodu 4

66. Kif diġà ġie indikat hawn fuq, il-Kummissjoni għamlet il-ħlas tad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż għall-perjodu 4 fil-5 ta’ Ġunju 2003, aktar minn sena wara li l-ilmentatur inizjalment issottometta d-dikjarazzjoni tal-ispejjeż fl-10 ta’ April 2002. Il-Kummissjoni bbażat ruħha fuq tliet raġunijiet sabiex tispjega l-ammont ta’ żmien li hija kienet ħaditha sabiex tagħmel il-pagament rilevanti. L-ewwel nett, hija rreferiet għall-investigazzjoni ta’ allegazzjoni ta’ irregolaritajiet finanzjarji. It-tieni nett, hija rreferiet għal informazzjoni addizzjonali meħtieġa biex titlesta s-sottomissjoni tad-dikjarazzjoni tal-ispejjeż, li ġiet ippreżentata fit-8 ta’ April 2003. Jidher li, abbażi ta’ din l-aħħar data, il-Kummissjoni kkalkolat li t-terminu ta’ erba’ xhur għall-ħlas kien it-8 ta’ Awwissu 2003, filwaqt li l-ħlas kien sar fil-5 ta’ Ġunju 2003. It-tielet, hija rreferiet għall-ħtieġa li jiġi emendat il-Kuntratt sabiex is-sieħeb C. jiġi rtirat mill-proġett.

67. Fir-rigward tat-tieni raġuni tal-Kummissjoni, li l-Ombudsman se janalizza l-ewwel, l-Ombudsman ma sab l-ebda dokument fil-fajl biex juri meta u kif, wara s-sottomissjoni inizjali tad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż għall-perjodu 4, il-Kummissjoni talbet informazzjoni addizzjonali. Madankollu, hemm ittra qasira ħafna mill-Kummissjoni lill-kwerelant, bid-data tal-25 ta' April 2003, li tikkonferma l-irċevuta, fit-8 ta' April 2003, ta' "l-informazzjoni nieqsa dwar l-Ispejjeż tas-Sottokuntrattar, flimkien ma' tliet fatturi għall-perjodu 4 01/07/2001-31/12/2001" (enfasi miżjuda). Min-naħa l-oħra, ta' min jinnota li l-ittra rreġistrata tal-Kummissjoni lill-kwerelant bid-data tat-13 ta' Ġunju 2003 u intitolata "Dikjarazzjonijiet ta' l-ispejjeż Nru 4 għall-perjodu mill-01/07/2001 sal-31/12/2001" infurmat lill-kwerelant li "r-Rapport ta' Progress perjodiku sottomess lill-Kummissjoni fis-26/04/2002 għall-kuntratt u l-perjodu msemmija hawn fuq ġie eżaminat u nstab konformi ma' l-Anness I għal dan il-kuntratt. Id-dikjarazzjonijiet ta' l-ispejjeż korrispondenti, li waslu fis-26/04/2002, ġew ipproċessati" (enfasi miżjuda). Għalkemm din l-ittra ma tagħmel l-ebda referenza għal informazzjoni addizzjonali sottomessa wara s-26 ta’ April 2002, jidher mill-ittra tal-25 ta’ April 2003 li s-sottomissjoni tad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż kienet ikkunsidrata kompluta biss sat-8 ta’ April 2003. F’dawn iċ-ċirkustanzi, jidher għalhekk li l-iskadenza ta’ erba’ xhur għall-ħlas tad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż skadiet fit-8 ta’ Awwissu 2003, kif ikkalkulat mill-Kummissjoni. Il-ħlas, li sar fil-5 ta’ Ġunju 2003, jidher għalhekk li sar fit-terminu applikabbli. Għalhekk, l-Ombudsman ma jsib l-ebda dewmien fir-rigward tal-ħlas tad-dikjarazzjoni tal-ispejjeż għall-perjodu 4. Għalhekk ma nstab l-ebda każ ta’ amministrazzjoni ħażina fir-rigward ta’ dan l-aspett tal-ilment.

68. Fid-dawl ta' din il-konklużjoni, l-Ombudsman ma jqisx li huwa meħtieġ li jiġu analizzati ż-żewġ argumenti l-oħra invokati mill-Kummissjoni.

Ħlas tad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż għall-perjodi 5 u 6

69. Fir-rigward tad-dikjarazzjonijiet ta' l-ispejjeż għall-perjodi 5 u 6, li kellhom jiġu sottomessi sal-31 ta' Awissu 2002 u t-28 ta' Frar 2003 rispettivament, l-Ombudsman jinnota li l-kwerelant issottomettahom flimkien fl-14 ta' Marzu 2003. Dawn ġew irreġistrati mill-Kummissjoni fit-18 ta’ Marzu 2003. Fl-ittra tiegħu ta' l-14 ta' Marzu 2003, il-kwerelant skuża ruħu għat-trażmissjoni tard ta' dawn id-dikjarazzjonijiet ta' l-ispejjeż u reġa' rrefera għall-problemi interni tal-konsorzju. B’mod aktar partikolari, l-ilmentatur iddikjara:

"Niskuża ruħi li d-dikjarazzjonijiet għaż-żewġ perjodi huma tard. Il-ħames perjodu kien dovut fil-31 ta’ Awwissu [2002], jew qabel, iżda, kif spjegajtlek qabel, ma stajniex nissottomettu d-dikjarazzjonijiet minħabba li [imsieħeb A.] ma setax iħejjihom, peress li f’dak l-istadju kien involut ħafna fit-tħejjijiet finali għall-Konferenza. Għalhekk, iddeċidejt li norganizza s-sottomissjoni tal-ħames perjodu u ngħaqqadha mas-sitt perjodu bl-istess mod kif għaqqadna tlieta u erbgħa s-sena l-oħra. Id-dikjarazzjonijiet għas-sitt perjodu kienu dovuti fi jew qabel it-28 ta’ Frar [2003] għalhekk jekk jogħġbok, injora d-dewmien żgħir b’dawn. Il-ħtija prinċipali reġgħet kienet [is-sieħeb A.] li kien involut ħafna fi proġetti oħra iżda kienu meħtieġa xi diskussjonijiet u kjarifika kemm mas-[sieħeb A.] kif ukoll mas-[sieħeb Q.]. It-talba tas-[sieħeb Q.] hija kkumplikata minn żewġ fatturi: 1) Skonthom, il-Kummissjoni issa aċċettat ir-rati riveduti tal-persunal tagħhom. 2) Huma qassmu mill-ġdid il-baġit emendat bejn il-kategoriji. Dwar dan l-aħħar punt huma diġà kitbulek u għalhekk m'għandniex nispjegawha aktar hawn. L-ewwel fattur ikkawżalna problema fil-mili tal-formoli E2 peress li ċ-ċifri fir-ringieli “A” huma relatati mal-“kostijiet aċċettati mill-Kummissjoni”. Għalhekk issottomettejna żewġ verżjonijiet: wieħed bl-ispejjeż attwali aċċettati u wieħed bl-ispejjeż li għandhom jiġu aċċettati bir-rati tal-persunal li għadhom kif ġew approvati (...)".

70. Il-Kummissjoni ħallset id-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż għall-perjodi 5 u 6 fil-21 ta’ April 2004, sena u xahar wara s-sottomissjoni tagħhom mill-kwerelant. Sabiex tiġġustifika l-ammont ta’ żmien li ħadet biex tagħmel dan il-ħlas, il-Kummissjoni, fit-tabella dettaljata tagħha, l-ewwel irreferiet għal informazzjoni addizzjonali li kienet meħtieġa biex titlesta s-sottomissjoni inizjali tad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż, jiġifieri, is-sottomissjoni tar-rapport ta’ progress fit-2 ta’ Mejju 2003, u informazzjoni addizzjonali li l-Kummissjoni talbet fit-23 ta’ Ottubru 2003. Il-Kummissjoni rreferiet ukoll għal dokumenti li, fil-fehma tagħha, urew li l-ilmentatur kien konxju mit-talbiet addizzjonali għal informazzjoni u mill-ħtieġa li jipprovdi prova lill-Kummissjoni li kien ħallas lis-sħab qabel ma seta’ jirċievi aktar pagamenti mill-Kummissjoni. Min-naħa l-oħra, il-Kummissjoni rreferiet għall-investigazzjoni tal-OLAF dwar l-allegazzjoni ta' irregolaritajiet finanzjarji, wara li din l-allegazzjoni kienet ġiet imtennija lilha minn soċju fis-26 ta' Ġunju 2003. Hija indikat li, fil-11 ta’ Diċembru 2003, l-OLAF għalaq l-investigazzjoni, iżda żiedet li analiżi interna mill-Kummissjoni kienet sussegwentement neċessarja sabiex tiġi evalwata l-legalità tal-ħlasijiet għall-perijodi 5 u 6. Il-Kummissjoni ddikjarat li l-ħlas ġie pproċessat fil-5 ta’ Novembru 2003 u kien lest biex jiġi ttrasferit, iżda mbagħad ġie sospiż sal-21 ta’ April 2004. Il-Kummissjoni rreferiet għal aktar informazzjoni addizzjonali, li ntalbet fit-22 ta’ Marzu 2004. Il-Kummissjoni kkalkulat li l-iskadenza għall-ħlas tad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż għall-perjodi 5 u 6 kienet it-22 ta’ Mejju 2004.

71. Fir-rigward ta' l-ewwel argument invokat mill-Kummissjoni, jidher li, wara s-sottomissjoni inizjali tad-dikjarazzjonijiet ta' l-ispejjeż fl-14 ta' April 2003, hija rċeviet ir-rapport ta' progress mill-kwerelant xahar u nofs wara, jiġifieri, fit-2 ta' Mejju 2003. Barra minn hekk, fit-8 ta’ Mejju 2003, l-ilmentatur bagħat informazzjoni finanzjarja addizzjonali dwar is-sieħeb Q, jiġifieri, l-“Iskeda Sommarja oriġinali għad-dikjarazzjoni tal-ispejjeż tagħhom għall-ħames perjodu”. Din l-ittra waslet għand il-Kummissjoni fis-26 ta' Mejju 2003. Għalhekk jidher li l-iskadenza proviżorja għall-ħlas kellha tkun is-26 ta' Settembru 2003. Jidher, madankollu, mid-dokumenti fil-fajl li xahar biss wara li l-Kummissjoni kienet irċeviet l-informazzjoni addizzjonali mingħand is-sieħeb Q. (fis-26 ta’ Ġunju 2003), l-allegazzjoni ta’ irregolaritajiet finanzjarji minn sieħeb ġiet imtennija. B’riżultat ta’ dan, l-OLAF fetaħ inkjesta, li finalment ingħalqet fil-11 ta’ Diċembru 2003. Jidher ukoll li matul l-istess żmien, fil-15 u d-19 ta' Settembru 2003, il-Kummissjoni bagħtet żewġ ittri oħra lill-kwerelant fejn talbet informazzjoni addizzjonali. Fl-ewwel ittra, il-Kummissjoni talbet prova li l-ilmentatur kien ittrasferixxa l-pagament lis-sieħeb C. u għall-“formola E-3 aġġornata li għandha tiġi mehmuża mad-Dikjarazzjonijiet tal-Ispejjeż għall-perjodu 5 u li tagħti dettalji dwar it-trasferiment ta’ flus lis-sħab, inklużi d-Dikjarazzjonijiet tal-Ispejjeż għall-perjodi 3 u 4”. Fl-ittra tagħha tad-19 ta’ Settembru 2003, il-Kummissjoni reġgħet talbet lil min għamel l-ilment biex jagħti prova tat-trasferiment tal-ħlas lis-sieħeb C. Barra minn hekk, fit-23 ta’ Ottubru 2003, il-Kummissjoni talbet, permezz tal-posta elettronika, aktar informazzjoni finanzjarja addizzjonali. F’din l-email, il-Kummissjoni ddikjarat li “qabel ma niffinalizzaw il-perjodi CS 5 u 6, neħtieġu l-kjarifiki li ġejjin: [sieħeb A.] (perjodu 2): L-ispejjeż tal-ivvjaġġar ġew aċċettati proviżorjament bil-kundizzjoni li tasal tabella dettaljata ta' analiżi li tinkludi l-ismijiet tal-persuni kollha li vvjaġġaw lejn Madrid + id-dati tal-ivvjaġġar". Ma hemm l-ebda dokument fil-fajl li juri jekk u meta l-ilmentatur issottometta l-informazzjoni addizzjonali mitluba hawn fuq. Il-Kummissjoni madankollu indikat fit-tweġiba tagħha għall-inkjesti ulterjuri li " l-ħlas ipproċessat fil-5 ta' Novembru 2003 u lest biex jiġi trasferit kien għalhekk sospiż sal-21 ta' April 2004" (enfasi miżjuda). Għalhekk jidher li, fil-5 ta’ Novembru 2003, id-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż għall-perijodi 5 u 6 kienu ġew approvati. Fil-11 ta’ Diċembru 2003, l-OLAF kien ukoll ikkonkluda l-investigazzjoni tiegħu. Skont il-Kundizzjonijiet Ġenerali, il-ħlas kellu għalhekk isir fi żmien 60 jum mill-approvazzjoni, jiġifieri sal-5 ta’ Jannar 2004. Fil-5 ta' Jannar 2004, il-kwerelant bagħat ittra lill-Kummissjoni fejn staqsa, fost affarijiet oħra, dwar id-dewmien rigward il-ħlas tar-rendikonti ta' l-ispejjeż għall-perjodi 5 u 6. Fit-tweġiba tagħha tat-22 ta' Marzu 2004, il-Kummissjoni infurmat lil min għamel l-ilment bl-eżami dettaljat tagħha tad-dikjarazzjonijiet ta' l-ispejjeż u ddikjarat dan li ġej: "Għall-informazzjoni tiegħek is-servizzi tal-Kummissjoni eżaminaw fid-dettall il-klejms għall-ispejjeż relatati mal-perjodu 5 u 6 tal-proġett u li jkopru l-perjodu Jannar-Diċembru 2002. Madankollu, sabiex tintlaħaq konklużjoni finali dwar l-ammonti li għandhom jitħallsu/jiġu rkuprati neħtieġu informazzjoni addizzjonali, b'mod partikolari dwar l-introjtu dirett iġġenerat permezz tal-proġett." F'dan il-punt, il-korrispondenza tal-Kummissjoni kienet tikkonċerna mhux biss id-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż għall-perjodi 5 u 6, iżda wkoll il-kwistjoni tal-profitti ġġenerati mill-proġett u l-effett ta' tali profitti fuq il-pagament finali/pendenti, li huwa ttrattat fil-paragrafi ta' hawn taħt. Jidher li, għalkemm il-Kummissjoni kienet għadha ma rċevietx l-informazzjoni finanzjarja mitluba fl-ittra tagħha tat-22 ta’ Marzu 2004, hija madankollu pproċediet għall-ħlas tad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż għall-perijodi 5 u 6 fil-21 ta’ April 2004, xahar biss wara. Dan jidher li jindika li l-informazzjoni li l-Kummissjoni talbet f’dik l-ittra kienet meħtieġa fir-rigward tat-trattament tal-pagament finali, iżda mhux meħtieġa għall-ħlas tad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż għall-perjodi 5 u 6. Fuq il-bażi ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman jasal għall-konklużjoni li l-Kummissjoni naqset milli tipprovdi raġunijiet biex tiġġustifika aktar dewmien fil-ħlas tad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż 5 u 6, li seħħ mill-5 ta' Jannar 2004 sal-21 ta' April 2004. Dan jikkostitwixxi każ ta' amministrazzjoni ħażina u l-Ombudsman se jagħmel rimarka kritika korrispondenti hawn taħt.

Il-pagament pendenti

72. Fir-rigward tal-pagament pendenti [4], l-Ombudsman jinnota li, fl-ittra tagħha tat-22 ta’ Marzu 2004, il-Kummissjoni infurmat lill-ilmentatur (kif ukoll lill-imsieħba tal-konsorzju, li lilhom intbagħtet kopja ta’ din l-ittra) li, sabiex tasal għal konklużjoni finali dwar l-ammonti li għandhom jitħallsu/jiġu rkuprati, hija kienet teħtieġ informazzjoni addizzjonali dwar l-introjtu dirett iġġenerat permezz tal-proġett u indikat li “kwalunkwe introjtu ġġenerat direttament mill-proġett għandu jingħata lura lill-Kummissjoni”. B'mod aktar partikolari, il-Kummissjoni ddikjarat f'din l-ittra li "[t] id-dokumenti, ir-rapporti u d-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż li għamilt disponibbli għas-[] servizzi tal-Kummissjoni ma jagħtux indikazzjoni preċiża dwar l-ammont eżatt ta' dawn id-dħul, l-ispejjeż totali u lanqas il-post fejn jinsab id-dħul żejjed totali". Għalhekk, il-Kummissjoni talbet lill-ilmentatur jipprovdi informazzjoni addizzjonali dwar tliet punti. Fl-ittri tagħha tal-21 ta' Ġunju 2004 lill-avukat tal-kwerelant u tad-9 ta' Awwissu 2004 lill-kwerelant, il-Kummissjoni ddikjarat li kienet għadha ma rċevietx l-informazzjoni finanzjarja mitluba mill-kwerelant fl-ittra tagħha tat-22 ta' Marzu 2004, u pproċediet biex tirrepeti t-talba tagħha. Barra minn hekk, saret laqgħa mal-kwerelant fis-26 ta' Novembru 2004 dwar il-kwistjonijiet pendenti, u wara dan il-kwerelant aċċetta li jħejji rapport finanzjarju, li ppreżenta lill-Kummissjoni fil-15 ta' Jannar 2005. Fl-ittra tagħha tat-3 ta ' Mejju 2005 lill-kwerelant, il-Kummissjoni kkonkludiet li l-konferenzi kienu ġġeneraw bilanċ finanzjarju favorevoli u li kienet se "tirrakkomanda lis-servizzi operattivi inkarigati mill-proġett biex jipproċedu bil-ħlas tal-bilanċ pendenti taħt konsiderazzjoni tal-bilanċ favorevoli tal-proġett imsemmi hawn fuq." Fl-ittra tagħha tat-28 ta ' Lulju 2005 lill-kwerelant, il-Kummissjoni rreferiet għall-ittra preċedenti tagħha tat-3 ta ' Mejju 2005 u għall-ħlas li kienet se tipproċedi għalih, iżda ddikjarat li "[u] sfortunatament, jidher li s ' issa ma rnexxilekx tindika kif dan il-bilanċ favorevoli għandu jinqasam fost l-imsieħba. Barra minn hekk, għadek qed iżżomm l-ammont ta’ EUR 7 473.07 li kellek tittrasferixxi lil [Q.], jew issa lil-likwidatur tagħha, minn Awwissu 2004. Dawn l-elementi jżommuni milli nipproċessa l-pagament finali kif previst. Il-Kummissjoni għalhekk iddikjarat li: "[sabiex tkun tista'tiffinalizza l-ħlas għall-proġett NEWEMMSEC, inħeġġek tieħu l-passi xierqa mal-konsorzju u tibgħatli mill-aktar fis possibbli: i) il-prova tal-ħlas tal-ammont ta' EUR 7 473.07 lil-likwidatur ta' [Q.], kif mitlub l-aħħar darba fl-ittra tiegħi tal-24 ta' Frar 2005 (kopja mehmuża); u ii) id-distribuzzjoni tas-surplus ta’ EUR 62 361 bejn is-sħab wara li jkun inġabar il-ftehim tagħhom." L-uffiċjal tal-Kummissjoni żied li "[a]s hekk kif nirċievi dawk id-dokumenti, il-pagament finali jiġi pproċessat mingħajr dewmien". Fit-tweġiba tiegħu tas-26 ta' Awwissu 2005 għall-ittra tal-Kummissjoni tat-28 ta' Lulju 2005, il-kwerelant qajjem dubji dwar it-talba tal-Kummissjoni li tibgħat l-informazzjoni finanzjarja mitluba u indika li l-ittra preċedenti tal-Kummissjoni tat-3 ta' Mejju 2005 ma talbitx informazzjoni dwar l-allokazzjoni tal-bilanċ favorevoli u li, barra minn hekk, din it-talba ma kinitx ċara. L-ilmentatur tenna wkoll il-pożizzjoni tiegħu li t-talba preċedenti tal-Kummissjoni tat-22 ta' Marzu 2004, biex tiġi pprovduta informazzjoni finanzjarja addizzjonali dwar l-eċċessi ġġenerati mill-konferenzi, kienet barra mill-kamp ta' applikazzjoni tal-Kuntratt.

73. L-Ombudsman jikkonkludi mill-ittra tal-Kummissjoni tat-28 ta' Lulju 2005 lill-kwerelant li l-Kummissjoni tat żewġ raġunijiet li żammewha milli tagħmel il-ħlas finali, jiġifieri, in-nuqqas tal-kwerelant (i) li jittrasferixxi l-ammont ta' EUR 7 473.07 lil-likwidatur tas-sieħeb Q. u (ii) li jipprovdi informazzjoni dwar id-diviżjoni tas-surplus fost is-sħab.

74. L-Ombudsman jixtieq jirrimarka li, f'din l-inkjesta huwa se jeżamina biss ir-raġunijiet imressqa mill-Kummissjoni biex jiġġustifika l-fehma tagħha li l-ħlas finali ma setax isir sal-lum. Huwa mhux se jeżamina jekk il-fehma tal-Kummissjoni li EUR 62 361 kellhom jitnaqqsu mill-pagament finali kinitx ġustifikata. L-ilmentatur jibqa’ liberu li jagħmel ilment ieħor dwar din il-kwistjoni sostantiva.

75. L-Ombudsman se janalizza hawn taħt jekk il-Kummissjoni kinitx intitolata titlob mingħand l-ilmentatur informazzjoni dwar (i) it-trasferiment tal-ammont ta' EUR 7 473.07 lil-likwidatur ta' Q. u (ii) id-diviżjoni tas-surplus fost is-sħab.

It-talba tal-Kummissjoni għat-trasferiment ta' EUR 7 473.07 lil-likwidatur ta' Q.

76. L-ewwel nett, fir-rigward tat-talba tal-Kummissjoni għal prova tal-ħlas tal-ammont ta' EUR 7 473.07 lil-likwidatur ta' Q., l-Ombudsman jinnota li, diġà fl-ittra tagħha tat-13 ta' Ġunju 2003 lill-kwerelant, il-Kummissjoni kienet indikat li "[a]s malli tirċievi dawn il-fondi, għandek tgħaddi l-informazzjoni dwar il-ħlas tad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż lill-kuntratturi rilevanti u tiżgura li l-fondi jiġu ttrasferiti b'mod xieraq u fil-pront skont it-termini tal-Artikolu 2(1)(e) tal-Anness II [jiġifieri, il-Kundizzjonijiet Ġenerali ] għall-kuntratt." F'email tal-20 ta' Mejju 2004 indirizzata lill-Kummissjoni, il-kwerelant indika li kien irċieva l-ħlas għall-perjodi 5 u 6 u li t-trasferiment lil-likwidatur ta' Q. "se jseħħ fi żmien ftit jiem. Madankollu, ser nikkonferma miegħek meta dak it-trasferiment ikun awtorizzat mal-bank tagħna". F'ittra tal-15 ta' Lulju 2004, il-Kummissjoni reġgħet talbet lill-kwerelant biex jittrasferixxi l-ammont ta' EUR 7 473.07 lil-likwidatur ta' Q. Madankollu, fl-ittra tiegħu tas-7 ta' Frar 2005 lill-Kummissjoni, il-likwidatur ta' Q. informa lill-Kummissjoni li l-ammont kien għadu ma tħallasx lil Q. u li l-ebda raġuni ma ġġustifikat dan id-dewmien. Fl-24 ta' Frar 2005, il-Kummissjoni għalhekk kitbet ittra ġdida lill-kwerelant, b'referenza għall-ittra preċedenti tagħha tal-15 ta' Lulju 2004 u għall-ittra tal-likwidatur ta' Q. tas-7 ta' Frar 2005. Il-Kummissjoni talbet ukoll lill-ilmentatur biex jagħmel it-trasferiment lil-likwidatur ta' Q., fil-proċess li jirreferi għall-obbligu tal-ilmentatur li jagħmel dan skont l-Artikolu 2(1)(e) tal-Kundizzjonijiet Ġenerali. F'ittra datata s-17 ta' Marzu 2005 [5], l-ilmentatur iddikjara li kellu kull intenzjoni li jittrasferixxi l-ammont lil-likwidatur ta' Q., iżda li kien qed jistenna r-riżultat tat-tilwima bejn il-konsorzju u l-Kummissjoni u kien legalment avżat li ma kienx se jkun għaqli li jagħmel dan il-ħlas sakemm il-kwistjoni tiġi solvuta. Fit-tweġiba tagħha tat-3 ta' Mejju 2005 lill-kwerelant, il-Kummissjoni ddikjarat li dalwaqt se ssegwi ittra separata dwar din il-kwistjoni. Fir-risposta tagħha għall-investigazzjonijiet addizzjonali, il-Kummissjoni indikat li l-ittra tagħha tat-28 ta’ Lulju 2008 kienet fil-fatt l-ittra li hija kienet ħabbret fir-risposta tagħha tat-3 ta’ Mejju 2005. L-Ombudsman jinnota li, fl-ittra tat-28 ta' Lulju 2005, il-Kummissjoni ma elaboratx aktar dwar il-kwistjoni, iżda sempliċement fakkret lill-kwerelant biex jipprovdi prova tat-trasferiment lil-likwidatur ta' Q. Skont l-informazzjoni disponibbli għall-Ombudsman, il-kwerelant għadu ma ppreżentax prova lill-Kummissjoni li dan it-trasferiment sar, għalkemm diġà indika f'Mejju 2004 li kien irċieva l-ħlasijiet għad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż 5 u 6, li kienu saru mill-Kummissjoni fil-21 ta' April 2004.

77. Skont l-Artikolu 3(3) tal-Kuntratt, il-kontribuzzjoni finanzjarja tal-Komunità għall-proġett titħallas lill-koordinatur, li mbagħad irid iqassamha fost il-kuntratturi prinċipali. L-Artikolu 2(1)(e) tal-Kundizzjonijiet Ġenerali jipprovdi b'mod partikolari li "li ma jkunx il-benefiċjarju ta' pagamenti maħsuba għal kuntratturi prinċipali oħra skont dan il-kuntratt, [il-koordinatur] għandu jittrasferixxilhom fi żmien 30 jum minn meta jirċievi l-fondi mħallsa mill-Kummissjoni l-ammont dovut lilhom sal-massimu previst fl-Artikolu 3(3), it-tielet subparagrafu ta' dan il-kuntratt."L-Ombudsman jikkonkludi li, billi jitlob lill-ilmentatur jipprovdi prova ta' dan il-pagament, il-Kummissjoni kienet qed taġixxi skont il-Kuntratt. Għalkemm l-Ombudsman jifhem l-eżitazzjoni tal-ilmentatur li jibgħat il-flus lil-likwidatur ta' Q., mingħajr assigurazzjoni mill-Kummissjoni li ma kienx se jitlob lura dawk il-flus, jibqa' l-fatt li l-ilmentatur ma invoka l-ebda dispożizzjoni fil-Kuntratt li tista' tiġġustifika ż-żamma tas-somma rilevanti. Madankollu, jibqa' l-fatt li n-nuqqas tal-ilmentatur li jagħmel it-trasferiment ma kienx konformi mar-regoli tal-Kuntratt. Għalhekk, l-Ombudsman ma jsib l-ebda każ ta' amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni fir-rigward ta' dan l-aspett tal-każ.

It-talba tal-Kummissjoni għal informazzjoni dwar id-diviżjoni tas-surplus

78. Peress li ntwera fil-paragrafu preċedenti li l-Kummissjoni kienet intitolata titlob lill-ilmentatur għal informazzjoni dwar it-trasferiment tal-ammont ta' EUR 7 473.07 lil-likwidatur ta' Q., u li l-Kummissjoni kienet intitolata wkoll li tqis li n-nuqqas tal-ilmentatur li jagħmel dan impediha milli tagħmel il-pagament finali, l-Ombudsman m'għadx għandu bżonn jeżamina t-tieni raġuni invokata mill-Kummissjoni għall-fatt li ma setgħetx tipproċedi għall-pagament finali.

79. L-Ombudsman għalhekk ma jsib l-ebda każ ta' amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni fir-rigward tal-allegat dewmien dwar il-pagament pendenti.

B. Allegazzjoni ta' abbuż ta' poter

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

80. L-ilmentatur allega li kien hemm abbuż ta’ poter mill-Kummissjoni minħabba li talbet awditu tal-introjtu u n-nefqa tal-konferenzi, minkejja li tali setgħa ma kinitx tinsab fil-Kuntratt.

Argumenti ppreżentati mill-Kummissjoni

81. Bi tweġiba għall-allegazzjoni tal-ilmentatur li l-Kummissjoni kienet abbużat mis-setgħa tagħha billi talbet awditu tal-introjtu u n-nefqa tal-konferenzi, u li l-kamp ta’ applikazzjoni tal-Kuntratt kien limitat għall-ippjanar u t-tħejjija tal-konferenzi, iżda ma kienx jikkonċerna t-tmexxija ta’ dawn il-konferenzi, il-Kummissjoni għamlet il-kummenti li ġejjin:

It-tmexxija tal-konferenzi hija parti mill-proġett

82. Kif previst fil-Kundizzjonijiet Ġenerali tal-Kuntratt, il-parti A, l-Artikolu 1, il-punt 8, "[p]roject" tfisser ix-xogħol kollu msemmi fl-Anness I ta' dan il-Kuntratt". L-Anness I tal-Kuntratt jagħmilha ċara li l-objettiv tal-proġett kien it-tħejjija, kif ukoll it-tmexxija ta’ tliet sessjonijiet ta’ ħidma. Ġie propost li t-tmexxija tas-sessjonijiet ta’ ħidma tkun awtofinanzjata, mingħajr ma jiġi implikat li mhijiex parti mill-proġett, peress li l-ilmentatur ikkonkluda b’mod żbaljat.

83. Għall-iskop uniku ta ' finanzjament, il-Kuntratt issepara, minn naħa waħda, "l-ippjanar u l-promozzjoni involuti fl-avvenimenti " (il-workshops), li kellhom jiġu ffinanzjati mill-Komunità u, min-naħa l-oħra, " l-ispejjeż operattivi fuq il-post (post, ikliet u xorb, stampar ta ' kotba u produzzjoni tas-CD-ROM eċċ)", li kienu awtofinanzjati mill-miżati tad-delegati. Dan ma jfissirx li l-ispiża tat-tmexxija tal-avvenimenti kienet barra mill-kamp ta’ applikazzjoni tal-Kuntratt. Sabiex tiġi evitata kwalunkwe ambigwità, il-Kuntratt għamilha ċara li "[f]inanzjament, il-proġett jinnegozja servizzi ta' valur tajjeb, jiddetermina l-livell u l-istruttura tat-tariffi, jiġbor id-dħul mid-delegati, iħallas il-kontijiet u jżomm ir-rekords finanzjarji" (enfasi miżjuda) - (Anness I tal-Kuntratt, punt 9.1 Pjan ta' Ħidma/Deskrizzjoni ġenerali, Taqsima Metodu).

Il-kostijiet eliġibbli jeskludu kwalunkwe marġni ta’ profitt

84. L-Artikolu 13 ("Kostijiet eliġibbli - prinċipji ġenerali") tal-Kundizzjonijiet Ġenerali tal-Kuntratt jiddikjara li l-ispejjeż eliġibbli għandhom "jeskludu kwalunkwe marġni ta' profitt". Il-konsorzju kien konxju sew tal-“bażi mingħajr skop ta’ qligħ” li fuqha nbena l-proġett. F’dan ir-rigward, il-Kummissjoni rreferiet għall-proposta NEWEMMSEC sabiex tenfasizza l-kuntest li fih ġie konkluż il-Kuntratt, u biex tipprovdi xi kjarifiki dwar l-allokazzjoni tal-finanzjament. Fil-fehma tal-Kummissjoni, tali kuntest ippreveda finanzjament komunitarju għat-tħejjija tas-sessjonijiet ta' ħidma, u awtofinanzjament għat-tmexxija tagħhom. Dan ġie kkonfermat mid-dispożizzjoni li ġejja: "Din il-proposta tfittex appoġġ finanzjarju għall-ippjanar, iżda mhux għall-konferenzi attwali. Dawn huma organizzati fuq bażi mhux għall-profitt, bl-objettiv li jiġi ġestit il-baġit tal-konferenza sabiex id-dħul mid-delegati jaqbel man-nefqa tal-konferenza" (enfasi miżjuda) - (proposta NEWEMMSEC - B3 Objettivi, l-aħħar paragrafu, paġna 4).

85. Dan huwa indikat għal darb'oħra b'mod aktar dettaljat fil-proposta NEWEMMSEC, "Pjan ta' ħidma tal-Proġett B6" (paġna 9):

"Il-finanzjament tal-proġett jappoġġa l-ippjanar u l-promozzjoni involuti fil-Konferenzi. Dan ma jappoġġax l-ispejjeż operattivi fuq il-post (il-kiri viżwali tal-post u tal-awdjo, l-ikliet u x-xorb [sic], l-istampar tal-proċedimenti u l-produzzjoni tas-CD-ROM eċċ.) peress li l-Konferenzi huma ġestiti li jiffinanzjaw lilhom infushom mit-tariffi tad-delegati (...). Mil-lat finanzjarju, il-proġett jinnegozja servizzi ta’ valur tajjeb, jiddetermina l-livell u l-istruttura tat-tariffi, jiġbor l-introjtu mid-delegati, iħallas il-kontijiet u jżomm ir-rekords finanzjarji”(enfasi miżjuda).

86. Barra minn hekk, il-parti tar-"Riskji tal-Proġett" tal-istess taqsima tal-proposta tipprovdi, fil-punt 7, kif ġej:

"Surplus: Il-konferenza NEWEMMSEC hija organizzata fuq bażi mhux għall-profitt. Is-surpluses huma minimizzati billi l-baġit tal-konferenza jiġi aġġustat kontinwament biex jipprovdi faċilitajiet aħjar għad-delegati kif jippermetti l-introjtu (pereżempju menus ta’ kwalità aħjar għall-ikliet ta’ nofsinhar). Kwalunkwe surplus se jiġi riportat biex jgħin konferenzi futuri. Bħala eżempju, is-surplus mill-konferenza tal-1996 intuża biex jinxtraw kopji addizzjonali tal-ktieb tal-proċedimenti tal-konferenza tal-1996 li mbagħad ingħataw lid-delegati fil-konferenza tal-1997"(enfasi miżjuda).

87. It-test tal-proposta juri b’mod ċar li l-ilmentatur kien konxju mill-kwistjonijiet finanzjarji involuti f’tali proġett. Huwa ċar ukoll li l-kwistjonijiet finanzjarji tal-proġett jinkludu l-parti tal-finanzjament, kif ukoll il-parti tal-awtofinanzjament kif stabbilit fil-proposta.

Il-valutazzjoni finanzjarja mwettqa saret skont il-Kuntratt

88. Fit-22 ta’ Marzu 2004, il-Kummissjoni talbet informazzjoni addizzjonali dwar il-kontabbiltà, wara allegazzjonijiet ta’ profitt li saru f’Ottubru 2003 u kkonfermati f’Jannar 2004. Dan sar skont l-Artikolu 3(1), il-paragrafu 3 tal-Kundizzjonijiet Ġenerali tal-Kuntratt. Il-Kummissjoni kellha tiżgura li r-regoli finanzjarji tal-Komunità applikabbli għal dan il-Kuntratt ġew implimentati b'mod korrett, u, b'mod partikolari, li l-imsieħba ma għamlu l-ebda profitt bħala riżultat tat-tmexxija tal-proġett (l-Artikolu 13 tal-Kundizzjonijiet Ġenerali).

89. Barra minn hekk, f’diversi okkażjonijiet matul it-tmexxija tal-proġett, l-ilmentatur, bħala koordinatur tal-proġett, ġie mfakkar li l-kostijiet baqgħu soġġetti għal verifika ulterjuri u aġġustament possibbli, li l-pagamenti jiġu ttrattati bħala pagamenti bil-quddiem, li r-riżultati ta’ awditu tal-organizzazzjonijiet fil-proġett jistgħu jeħtieġu aġġustamenti, u li l-kostijiet reali kellhom jiġu rrapportati fid-dikjarazzjoni tal-kostijiet sottomessa għal kull perjodu.

90. Fl-aħħar nett, il-konsorzju kien konxju sew li ma seta’ jagħmel l-ebda profitt, kif imtenni fl-ittra uffiċjali tal-Kummissjoni tat-2 ta’ Ottubru 2002 lill-ilmentatur: "(...) Għalhekk nixtieq niġbidlek l-attenzjoni u l-attenzjoni tal-konsorzju dwar [sic] il-fatt li marġni ta' profitt possibbli li ġej mill-proġett NEWEMMSEC jeħtieġ li jiġi investit mill-ġdid fl-istess proġett jew alternattivament ikkumpensat bil-pagamenti li fadal tal-proġett" (enfasi miżjuda). Peress li r-rapport finali tal-konsorzju semma li “l-kontribuzzjoni tal-Kummissjoni għall-ippjanar ma kinitx biżżejjed biex tħallas għax-xogħol kollu involut”, il-marġni ta’ profitt iġġenerat mill-konferenzi kien jeħtieġ li jiġi investit mill-ġdid fil-proġett (jew ikkumpensat bil-pagamenti tal-proġetti li kien fadal). Konsegwentement, ir-rekords finanzjarji tal-konferenzi kellhom jiġu analizzati mill-Kummissjoni, sabiex l-investimenti mill-ġdid magħmula mill-konsorzju fil-proġett ikunu jistgħu jiġu mmonitorjati.

91. Il-Kummissjoni rrimarkat li l-ilmentatur ikkonferma l-għarfien tal-konsorzju dwar ir-regola mingħajr skop ta’ qligħ u aċċettat dan il-fatt b’mod ċar fl-ittra tiegħu tal-5 ta’ Jannar 2004: " l-imsieħba kienu jafu li t-tliet Konferenzi kellhom jiġu ġestiti biex jiffinanzjaw lilhom infushom mit-tariffi tad-delegati. (...) Kwalunkwe eċċess ġie investit mill-ġdid biex jiggarantixxi karatteristiċi u jipprovdi aktar faċilitajiet u faċilitajiet imtejba". Matul il-laqgħa mal-konsorzju proposta mill-Kummissjoni u miżmuma fis-26 ta' Novembru 2004, il-kwerelant aċċetta li jipprovdi l-informazzjoni mitluba mill-Kummissjoni dwar il-kontijiet tat-tliet konferenzi, li jkopru l-ispejjeż u l-irċevuti. Kien biss matul din il-laqgħa li l-konsorzju, wara skambju ta’ argumenti, kien konvint u aċċettat li jikkoopera u li jipprovdi ċ-ċifri mitluba fi żmien xahar. L-informazzjoni mitluba waslet fil-15 ta’ Jannar 2005 u ġiet aġġornata fl-4 ta’ April 2005. B'ittra tat-3 ta' Mejju 2005, il-Kummissjoni pproponiet li tagħlaq il-kwistjonijiet finanzjarji li kienu għadhom pendenti. Il-valutazzjoni finali tal-Kummissjoni, ibbażata fuq iċ-ċifri pprovduti mill-konsorzju, identifikat surplus ta’ EUR 62 361 li għandu jitnaqqas mill-pagament finali li għadu pendenti. Wara t-talba tal-Kummissjoni tat-28 ta’ Lulju 2005 lill-kwerelant biex jindika kif il-bilanċ favorevoli se jiġi allokat fost l-imsieħba, il-kwerelant, minflok ma pprovda ċ-ċifri mistennija, reġa’ fetaħ id-diskussjoni fis-26 ta’ Awwissu 2005 u kkontesta d-“dritt tal-Kummissjoni li tivverifika l-ispejjeż tal-konferenza”. Il-pożizzjoni ta’ mblukkar tal-ilmentatur żammet lill-Kummissjoni milli teżegwixxi l-pagament finali.

92. Bħala konklużjoni, il-Kummissjoni indikat li hija ma kinitx abbużat mill-awtorità tagħha fil-ġestjoni tal-proġett. Għall-kuntrarju, hija dejjem ħadet azzjoni proporzjonata u adegwata, ibbażata fuq il-qafas legali u kuntrattwali fis-seħħ u fuq il-prinċipji ta’ ġestjoni finanzjarja tajba tal-fondi pubbliċi, stabbiliti fir-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Komunitajiet.

Argumenti ppreżentati mill-ilmentatur

93. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur żamm l-allegazzjoni tiegħu li l-Kummissjoni kienet abbużat mis-setgħa tagħha. L-ilmentatur iddikjara li, sabiex iddewwem (u sal-lum tirrifjuta) il-ħlas tal-obbligi kuntrattwali tagħha, il-Kummissjoni kienet qabbdet lill-konsorzju billi żammet il-ħlas finali. Il-Kummissjoni kienet heddet ukoll li titlob il-ħlas lura tal-appoġġ kollu tal-proġett, sakemm il-konsorzju ma jkunx ta lill-Kummissjoni aċċess għal informazzjoni addizzjonali li kienet kuntrattwalment irrilevanti u li l-Kummissjoni issa kienet qed tipprova tuża bħala argument biex tnaqqas indebitament is-somom kuntrattwalment dovuti minnha.

94. L-ilmentatur iddikjara li s-sħab kienu ġew imġiegħla jissottomettu rapport, li t-tħejjija tiegħu ħolqot xogħol addizzjonali. Hija indikat li s-sħab kienu ħejjew u ssottomettew dan ir-rapport taħt pressjoni. L-alternattiva kienet li wieħed ifittex pagamenti pendenti permezz tal-qrati iżda s-sħab naturalment kienu qed isibuha bi tqila biex jieħdu dan il-pass. B’mod ġenerali, il-Kummissjoni rrifjutat li tirrikonoxxi erba’ punti fundamentali:

Il-filosofija tal-proġett kienet li l-konferenzi ma kinux iffinanzjati

95. L-ilmentatur iddikjara li l-mudell tan-negozju, li jinsab fil-proposta tiegħu, ippreveda li l-Kummissjoni tipprovdi appoġġ finanzjarju inizjali u s-sħab jieħdu r-riskju kummerċjali. Dan il-pjan ta’ direzzjoni tan-negozju ġie approvat minn evalwaturi indipendenti u approvat mill-Kummissjoni. Kien biss kieku l-Kummissjoni kienet lesta tiffinanzja l-konferenzi (u ġġorr ir-riskji ekonomiċi tagħhom) li setgħet tinvestiga l-kontijiet. Madankollu, dan ma kienx il-każ.

Hemm evidenza ċara li l-eċċessi ntużaw b’mod effettiv

96. Ir-rapport finali, approvat f’April 2003 minn reviżuri indipendenti u l-Kummissjoni, ikkonferma li l-eċċessi kollha ntużaw biex jipprovdu 61 karatteristika addizzjonali, u biex ikopru xogħol żejjed u nuqqasijiet ta’ finanzjament li jirriżultaw mill-irtirar ta’ sieħeb.

Il-Kummissjoni ma tistax tuża r-regoli li japplikaw għall-kostijiet eliġibbli biex timmonitorja l-introjtu miksub

97. L-ilmentatur iddikjara li, sabiex tiġġustifika awditu tal-kontijiet tal-konferenza, il-Kummissjoni invokat il-Kundizzjonijiet Ġenerali, Parti D (Awditjar), li, fil-fehma tagħha, kienu jinkludu biss Artikolu wieħed (l-Artikolu 17), b’żewġ klawżoli [6]. L-Artikolu 17(1) jirreferi lura għall-Artikolu 3, intitolat "Il-kontribuzzjoni finanzjarja tal-Komunità". L-Artikolu 17(2) jirreferi għal "dokumentazzjoni msemmija fl-Artikolu 16" u l-Artikolu 16 jirreferi għal "spejjeż eliġibbli" u "l-ispejjeż u l-ħin irrappurtati fid-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż tiegħu". Għalhekk, dawn l-artikoli jittrattaw biss l-ispejjeż ippreżentati fid-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż taħt il-Parti C (Rimborż tal-Ispejjeż), u ma jkoprux l-introjtu tal-proġett.

98. L-ilmentatur iddikjara li l-Kummissjoni sostniet li l-kontijiet tal-konferenza kellhom ikunu parti mir-rapporti annwali tal-proġett. Madankollu:

• ma kinux fil-lista ta’ riżultati tanġibbli fl-Anness I u l-Kummissjoni ma talbitx li jiġu inklużi fil-lista matul in-negozjati tal-Kuntratt, jew fi kwalunkwe ħin fit-tmexxija tal-proġett;
• ma saret l-ebda referenza għall-kontijiet tal-konferenza fl-Emenda tal-Kuntratt, maħruġa mill-Kummissjoni f’Ottubru 2002 (xahrejn qabel it-tmiem tal-proġett); u
• tliet rapporti annwali (tal-2000, 2001 u 2002) ġew approvati mill-Kummissjoni u minn reviżuri indipendenti, u ma kien hemm l-ebda suġġeriment f’dak iż-żmien li kellhom jinkludu l-kontijiet tal-konferenza.

99. Fil-fatt, il-Kummissjoni kienet stenniet sa Marzu 2004 biex titlob il-kontijiet. Dan kien 15-il xahar wara li l-proġett kien ingħalaq (fil-31 ta’ Diċembru 2002), 11-il xahar wara li r-rieżaminaturi indipendenti kienu approvaw ir-rapport finali, 11-il xahar wara li l-Kummissjoni tqieset li approvat ir-rapport finali u s-sottomissjonijiet tal-ispejjeż, u disa’ xhur wara li kien dovut il-pagament finali.

Inkonsistenza: il-pagamenti finali ġew approvati għal żewġ sħab iżda mhux għat-tlieta l-oħra

100. Il-Kummissjoni kienet inkonsistenti fir-rigward tax-xogħol addizzjonali peress li għamlet pagamenti finali lis-sħab C. u Q., iżda mhux lit-tliet sħab l-oħra.

101. Fl-aħħar nett, l-ilmentatur indika li l-Artikolu 3(1)(c), il-paragrafu 2 tal-Kundizzjonijiet Ġenerali jiddikjara li "l-pagament finali għandu jikkorrispondi għad-differenza bejn l-ammont totali tal-ispejjeż eliġibbli approvati mill-Kummissjoni u l-ammont tal-avvanz inizjali u l-pagamenti perjodiċi." Ma kien hemm l-ebda referenza għall-aġġustamenti għad-dħul mill-konferenzi. Il-Kummissjoni aċċettat li s-sħab kienu wettqu x-xogħol speċifikat fil-Kuntratt. Għalhekk għandha tonora l-obbligi tagħha stess u tħallas il-pagament finali, flimkien mal-imgħax dovut mit-18 ta’ Lulju 2003.

Argumenti ulterjuri ppreżentati lill-Ombudsman wara t-talba tiegħu għal aktar informazzjoni

Argumenti ppreżentati mill-Kummissjoni

102. L-Ombudsman talbet lill-Kummissjoni biex tikkummenta dwar ir-rimarka tal-ilmentatur li l-kontijiet tal-konferenza qatt ma ġew interrogati fi tnax-il konferenza preċedenti. Bi tweġiba, il-Kummissjoni indikat li, f’dan il-każ speċifiku, kien hemm allegazzjoni ta’ profitt magħmul mill-konsorzju fil-ġestjoni ta’ proġett Komunitarju. Sitwazzjoni bħal din, jekk tiġi kkonfermata, kienet tikser ir-regoli finanzjarji. Għalhekk, il-Kummissjoni kienet obbligata tinvestiga aktar u żżomm kwalunkwe pagament matul l-investigazzjoni tagħha sakemm jinkisbu kjarifiki. L-argument tal-ilmentatur li jirreferi għal konferenzi preċedenti ma kienx rilevanti, peress li kull proġett kien indipendenti u ġestit b’mod differenti. Ma kienx ikun raġonevoli għall-Kummissjoni li sserraħ fuq ir-reputazzjoni tas-sħab li tibbaża l-ġudizzju tagħha fuq imġiba preċedenti u li tiddeċiedi a priori li ma kienet meħtieġa l-ebda inkjesta. Il-Kummissjoni reġgħet ċaħdet l-allegazzjoni ta’ abbuż ta’ poter. Hija kellha tiżgura li kwalunkwe profitt magħmul mill-konsorzju jiġi ddikjarat mal-aħħar talba għal finanzjament u wkoll li t-trasferiment tal-pagamenti preċedenti kollha tal-Kummissjoni jitlesta mill-ilmentatur qabel ma jkun jista’ jsir kwalunkwe pagament ieħor.

Argumenti ppreżentati mill-ilmentatur

103. Fl-osservazzjonijiet addizzjonali tiegħu, l-ilmentatur iddikjara li kien mexxa tliet konferenzi preċedenti (fl-1997, fl-1998 u fl-1999) għall-istess dipartiment tal-Kummissjoni, iżda ma’ uffiċjali differenti tal-Kummissjoni. Ma kellha l-ebda problema f'dan ir-rigward. Il-Kummissjoni ammettiet li l-OLAF kien ikkonkluda f'Diċembru 2003 li l-allegazzjoni (li saret l-ewwel f'Settembru 2001) kienet "mhux każ". Madankollu, l-uffiċjali tal-Kummissjoni għażlu li jinjoraw is-sejba tal-OLAF u komplew bl-investigazzjoni tagħhom stess. Madankollu, il-Kummissjoni ma setgħetx tibbaża ruħha fuq allegazzjoni ta’ profitt, peress li din l-allegazzjoni kienet ġiet miċħuda mill-OLAF.

104. L-ilmentatur iddikjara wkoll li t-tmexxija tal-konferenzi kienet espliċitament tħalliet barra mill-Kuntratt, li għamilha ċara li l-konferenzi kellhom jitmexxew fuq bażi kummerċjali separata. Il-baġit tal-konferenza ma kienx parti mill-Kuntratt; jekk il-Kummissjoni riedet li tiġi inkluża, kellha tieħu l-passi xierqa fl-1999, qabel ma beda l-proġett. Il-Kummissjoni qatt ma wriet interess fl-aspett finanzjarju tal-konferenzi sakemm talbet verifika dettaljata fl-2004, 15-il xahar wara li l-proġett kien intemm. Din l-imġiba kienet totalment irraġonevoli u kienet tikkostitwixxi abbuż ta’ poter.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

105. L-Ombudsman tinnota li l-allegazzjoni li saret mill-ilmentatur hija li kien hemm abbuż ta' poter minħabba li l-Kummissjoni talbet awditu tal-introjtu u n-nefqa tal-konferenzi, li allegatament ġew esklużi mill-Kuntratt. Id-dispożizzjonijiet dwar l-awditjar jinsabu fil-Parti D tal-Kundizzjonijiet Ġenerali. L-Artikolu 17(1) tal-Kundizzjonijiet Ġenerali jipprovdi li "[i]l-Kummissjoni, jew kwalunkwe rappreżentant awtorizzat minnha, tista' tibda verifika fi kwalunkwe ħin matul il-kuntratt u sa ħames snin wara kull ħlas tal-kontribuzzjoni Komunitarja, kif imsemmi fl-Artikolu 3(1), l-ewwel subparagrafu ta' dan l-Anness". L-Artikolu 17(3) jipprovdi li "[f]il-bażi tal-konklużjonijiet tal-verifika, il-Kummissjoni għandha tieħu l-miżuri kollha xierqa li hija tqis meħtieġa, inkluż il-ħruġ ta' ordni ta' rkupru fir-rigward tal-ħlasijiet kollha jew parti minnhom magħmula minnha."

106. Madankollu, l-Ombudsman jixtieq jirrimarka li verifika fis-sens tal-Artikolu 17(1) tal-Kundizzjonijiet Ġenerali tidher li qatt ma twettqet mill-Kummissjoni. L-ebda korrispondenza fil-fajl ma tidher li tirreferi għal tali awditu, u l-Kummissjoni lanqas fl-opinjoni jew fit-tweġiba tagħha għall-inkjesti ulterjuri ma semmiet li kien inbeda awditu [7]. Minflok, il-Kummissjoni rreferiet għal investigazzjoni (jew analiżi interna), mis-servizzi tagħha u mill-OLAF, f’allegazzjoni ta’ irregolaritajiet ta’ profitt u finanzjarji. Il-fatt li l-ebda verifika formali ma tidher li nbdiet mill-Kummissjoni huwa kkonfermat ukoll b ' referenza għal "verifika possibbli" fil-minuti tal-laqgħa tas-26 ta ' Novembru 2004 u bid-dikjarazzjoni fl-ittra tal-Kummissjoni tat-3 ta ' Mejju 2005, li tirreferi għall-possibbiltà ta ' verifika futura billi tinforma lill-ilmentatur "li din il-valutazzjoni finanzjarja ma tirreżistix id-dritt tal-Kummissjoni li twettaq verifika finanzjarja sħiħa tal-proġett NEWEMMSEC fil-qafas stabbilit mill-kuntratt" . Jidher li, minflok verifika formali fis-sens tal-Kundizzjonijiet Ġenerali, il-Kummissjoni, fl-ittra tagħha tat-22 ta’ Marzu 2004, talbet lil-lanjant jipprovdi informazzjoni addizzjonali dwar il-profitti ġġenerati mill-konferenzi. Jidher ukoll li huwa l-ilmentatur li kkunsidra t-talba mill-Kummissjoni biex jipprovdi l-informazzjoni finanzjarja addizzjonali bħala li tikkostitwixxi "awditu".

107. Għalhekk, sabiex jittratta t-tieni allegazzjoni tal-ilmentatur, l-Ombudsman għandu jivverifika jekk, billi jitlob lill-ilmentatur jipprovdi l-informazzjoni finanzjarja addizzjonali dwar il-profitti ġġenerati mill-konferenzi, il-Kummissjoni abbużatx mis-setgħa tagħha.

108. L-Artikolu 1 (“Kamp ta’ Applikazzjoni”) tal-Kuntratt jipprevedi li l-kuntratturi għandhom iwettqu x-xogħol stabbilit fl-Anness I tal-Kuntratt. L-Anness I "Deskrizzjoni tax-Xogħol" jipprovdi fil-paġni 3 u 4 li l-proġett se "jorganizza tliet workshops annwali ta' konċertazzjoni (...)" Id-Deskrizzjoni tax-Xogħol, fil-paġna 13, tipprovdi li "l-finanzjament tal-proġett jappoġġa l-ippjanar u l-promozzjoni involuti fl-avvenimenti. Hija ma tappoġġax l-ispejjeż operattivi fuq il-post (...) peress li l-avvenimenti huma ġestiti li jiffinanzjaw lilhom infushom mit-tariffi tad-delegati". L-Artikolu 13(1) tal-Kundizzjonijiet Ġenerali ("Prinċipji ġenerali tal-- dwar l-ispejjeż eliġibbli") jipprevedi li l-ispejjeż eliġibbli għandhom "jeskludu kwalunkwe marġni ta' profitt" (enfasi miżjuda). Il-proposta NEWEMMSEC innifisha (ta' Ġunju 1999), fil-paġna 4, indikat ukoll li "[i]l-proposta tagħha tfittex appoġġ finanzjarju għall-ippjanar iżda mhux għall-konferenzi attwali. Dawn huma organizzati mingħajr skop ta’ qligħ, bl-objettiv li jiġi ġestit il-baġit tal-konferenza sabiex id-dħul mid-delegati jkun jaqbel man-nefqa tal-konferenza”(enfasi miżjuda).

109. L-Artikolu 3(1), it-tielet paragrafu, tal-Kundizzjonijiet Ġenerali dwar il-kontribuzzjoni finanzjarja tal-Komunità jipprovdi l-possibbiltà li l-Kummissjoni twettaq kontrolli addizzjonali, u l-Artikolu 17(2) tal-Kundizzjonijiet Ġenerali jipprovdi li l-Kummissjoni "tista' titlob li d-data tiġi mgħoddija lilha f'forma xierqa sabiex, pereżempju, tiġi aċċertata l-eliġibbiltà tal-ispejjeż".

110. L-Ombudsman iqis li l-formulazzjoni tad-dispożizzjonijiet tal-Kuntratt bħala tali mhijiex kompletament konklużiva fir-rigward tal-kwistjoni li qed tiġi eżaminata hawnhekk. Madankollu, huwa ċar li l-partijiet għall-Kuntratt kienu qablu li ma kellu jsir l-ebda profitt mill-konsorzju mill-proġett. Huwa ċar ukoll li l-finanzjament Komunitarju kellu jkopri l-ispejjeż għat-tħejjija tal-konferenzi u li l-ispejjeż tal-konferenzi nfushom għandhom jitħallsu mill-miżati tal-parteċipanti. Madankollu, huwa diffiċli li wieħed jara kif il-Kummissjoni setgħet taċċerta li l-konsorzju ma għamel l-ebda profitt mill-proġett jekk wieħed kellu jassumi li ma kienx intitolat li jitlob lill-ilmentatur (u lill-konsorzju kollu kemm hu) għal informazzjoni dwar l-ispejjeż u l-introjtu involuti mill-konferenzi bħala tali. Fir-rigward tal-argument tal-ilmentatur li l-eċċessi ġew investiti mill-ġdid fil-proġett u li kien hemm evidenza għal dan, l-Ombudsman jinnota li dan l-argument (anki jekk jiġi stabbilit) ma jbiddilx il-prinċipju li ma kellu jsir l-ebda profitt. Madankollu, peress li dan l-argument jidher li huwa rilevanti fir-rigward tal-kalkolu tal-profitti allegatament magħmula, il-Kummissjoni tista’ teħodha inkunsiderazzjoni fil-qafas tad-diskussjonijiet futuri tagħha mal-ilmentatur dwar il-pagament finali.

111. Kif indikat mill-Kummissjoni, jidher li l-argument tal-ilmentatur dwar il-fatt li tnax-il kont tal-konferenzi preċedenti ma kinux ġew ikkontestati kien relatat biss ma' dawn il-konferenzi preċedenti (li saru bejn l-1997 u l-1999). Is-sentenza tal-Kummissjoni dwar dawn il-konferenzi għalhekk ma setgħetx sempliċiment tiġi trasposta għall-konferenzi tal-proġett NEWEMMSEC. Għalhekk, l-argument tal-ilmentatur ma jistax jintuża b'mod validu biex isostni li l-kontijiet tal-konferenza tal-proġett NEWEMMSEC setgħu jew ma kellhomx jiġu investigati.

112. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur argumenta li l-Kummissjoni kienet abbużat aktar mis-setgħa tagħha billi bbuljat lill-konsorzju. Fil-fehma tal-ilmentatur, il-Kummissjoni għamlet dan billi żammet il-pagament finali u billi heddet li tfittex il-ħlas lura tal-appoġġ kollu għall-proġett, sakemm il-konsorzju ma tax lis-servizzi tiegħu aċċess għall-informazzjoni addizzjonali li kien qed ifittex. L-ilmentatur argumenta wkoll li kien ikkonforma ma’ din id-domanda taħt pressjoni. Huwa ssottometta wkoll li, fil-laqgħa tas-26 ta' Novembru 2004, l-uffiċjal tal-Kummissjoni li kien qed jaġixxi bħala President tal-laqgħa "tilef it-temper tiegħu u għajjat" u li r-rapport tal-laqgħa ma rreġistrax dan. Fir-rigward ta' dawn l-argumenti, l-Ombudsman l-ewwel nett jixtieq jirrimarka li, kif indikat fil-paragrafu preċedenti, it-talba tal-Kummissjoni għal informazzjoni finanzjarja addizzjonali dwar is-surplus tidher li kienet ġustifikata. Fir-rigward tal-allegat bullying, l-Ombudsman jinnota li l-ilmentatur irrefera b'mod partikolari għad-dikjarazzjonijiet tal-Kummissjoni fl-ittra tagħha tad-9 ta' Awwissu 2004: " il-Kummissjoni ser tikkunsidra serjament li ttemm il-kuntratt (...) Terminazzjoni ta' kuntratt għal dawn ir-raġunijiet tista' tinvolvi talba għal ħlas lura tal-kontribuzzjoni finanzjarja Komunitarja kollha jew parti minnha".

113. L-Ombudsman jixtieq jenfasizza li l-frażi kkwotata mill-kwerelant segwiet immedjatament wara l-frażi fl-ittra li fiha l-Kummissjoni tenniet it-talba tagħha lill-kwerelant biex jipprovdi, sal-iskadenza tal-15 ta' Settembru 2004, ir-rekords finanzjarji tal-konferenzi. Ir-raġuni għal din it-talba mġedda kienet li l-Kummissjoni ma rċeviet l-ebda reazzjoni għat-talba preċedenti tagħha għal informazzjoni addizzjonali, magħmula fl-ittra tagħha tat-22 ta' Marzu 2004 lill-kwerelant, u l-ittra addizzjonali tagħha tal-21 ta' Ġunju 2004 lill-avukat tal-kwerelant. Fid-dawl ta' dawn iċ-ċirkostanzi, l-Ombudsman iqis li r-referenza tal-Kummissjoni għall-possibbiltà li titlob li l-kontribuzzjoni finanzjarja tal-Komunità titħallas lura ma tistax titqies bħala att ta' bullying jew theddida. Fir-rigward ta' l-allegat tfixkil b'konnessjoni mas-sottomissjoni tar-rapport, l-Ombudsman jinnota li r-rapport in kwistjoni huwa r-rapport ta' 18-il paġna li l-kwerelant issottometta lill-Kummissjoni fil-15 ta' Jannar 2005, bi tweġiba għat-talba ta' din ta' l-aħħar tat-22 ta' Marzu 2004 għal informazzjoni finanzjarja addizzjonali dwar l-eċċess iġġenerat mill-konferenzi. Dan kien wara dak li kien ġie diskuss fil-laqgħa tas-26 ta’ Novembru 2004. Fil-paġna 2 ta’ dan ir-rapport, l-ilmentatur tenna l-fehma tiegħu li t-talba tal-Kummissjoni kienet barra mill-kamp ta’ applikazzjoni tat-termini kuntrattwali, iżda li “fl-interess ta’ rieda tajba u fehim, il-Konsorzju huwa lest li jissodisfa t-talba tal-Kummissjoni”. Fin-nuqqas ta' kwalunkwe prova oħra ta' pressjoni, l-Ombudsman iqis li ma ġie stabbilit l-ebda abbuż ta' poter f'dan ir-rigward. Fir-rigward tad-dikjarazzjoni tal-ilmentatur li l-uffiċjal tal-Kummissjoni tilef it-temperament tiegħu u għajjat, l-Ombudsman jinnota li l-ilmentatur ma pprovdiex prova ta' dan. Fin-nuqqas ta' tali prova, u meta jitqies li ma ntwera l-ebda abbuż ta' poter mill-Kummissjoni, l-Ombudsman iqis li ma hemm bżonn tal-ebda inkjesta ulterjuri dwar dan il-punt.

114. Fuq il-bażi tal-kunsiderazzjonijiet ta' hawn fuq, l-Ombudsman ma jsib l-ebda każ ta' amministrazzjoni ħażina fir-rigward tat-tieni allegazzjoni tal-ilmentatur.

C. Konklużjonijiet

L-Ombudsman ma jsib l-ebda każ ta' amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni fir-rigward tal-allegat dewmien fil-pagamenti tad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż 3 u 4 u fil-pagament finali u fir-rigward tat-tieni allegazzjoni ta' abbuż ta' poter.

Fuq il-bażi tal-investigazzjonijiet tiegħu dwar l-ewwel allegazzjoni sa fejn din tikkonċerna l-allegat dewmien fil-pagamenti tad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż 5 u 6, l-Ombudsman jagħmel ir-rimarka kritika li ġejja:

Il-Kummissjoni ma pprovdietx raġunijiet konvinċenti li jistgħu jiġġustifikaw id-dewmien fil-ħlas tad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż 5 u 6 li seħħ bejn il-5 ta’ Jannar 2004 u l-21 ta’ April 2004. Dan jikkostitwixxi każ ta' amministrazzjoni ħażina.

Meta wieħed iqis li l-ilmentatur indika fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar it-tweġiba tal-Kummissjoni li ma kienx qed ifittex imgħax fuq il-pagamenti mdewma, l-Ombudsman mhux se jfittex soluzzjoni amikevoli f'dan ir-rigward.

L-ilmentatur, l-avukat tal-ilmentatur, u l-Kummissjoni se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Magħmul fi Strasburgu fis-16 ta' Diċembru 2008

---

[1] Fl-osservazzjonijiet tiegħu tad-9 ta’ Frar 2008, l-ilmentatur madankollu ddikjara li l-ilment ġie ppreżentat f’isem tliet sħab tal-konsorzju, inkluż is-sieħeb Q.

[2] Ara r-Rapport Annwali 1997, p. 22.

[3] Il-fajl fih kopja ta’ ittra tal-Kummissjoni tal-4 ta’ Ġunju 2001 li tirreferi għal erba’ ittri mill-erba’ msieħba l-oħra, mibgħuta lill-Kummissjoni bejn it-3 u d-9 ta’ April 2001.

[4] L-Artikolu 3(1)(c) tal-Kundizzjonijiet Ġenerali jipprovdi li "l-ħlas finali għandu jikkorrispondi għad-differenza bejn l-ammont totali tal-ispejjeż eliġibbli approvati mill-Kummissjoni u l-ammont tal-ħlas bil-quddiem inizjali u l-ħlasijiet perjodiċi." Il-Kuntratt ipprovda fl-Artikolu 3 li l-ispiża totali eliġibbli tal-proġett kienet ta' EUR 800 000 u li " ż-żamma tal-garanzija għandha tkun ta' 15 % tal-ammont massimu tal-kontribuzzjoni finanzjarja tal-Komunità". Il-pagament finali jikkonċerna din iż-żamma ta’ garanzija ta’ 15 %.

[5] L-ittra annessa mill-kwerelant ma' l-osservazzjonijiet tiegħu hija datata s-17 ta' Marzu 2005. Madankollu, l-istess ittra, mehmuża mat-tweġiba tal-Kummissjoni għall-inkjesti ulterjuri tal-Ombudsman, ma għandha l-ebda data. Madankollu, hija tinkludi d-data tar-reġistrazzjoni mill-Kummissjoni, li hija l-4 ta’ April 2005.

[6] L-Ombudsman jixtieq jiġbed l-attenzjoni għall-fatt li l-Parti D " Verifika" fiha wkoll it-tieni Artikolu, 18.

[7] F'dan il-kuntest, ta' min jinnota li l-Artikolu 17(1) tal-Kundizzjonijiet Ġenerali jsemmi li "[i]l-proċedura tal-awditjar għandha titqies li tkun inbdiet fid-data tal-wasla tal-ittra rreġistrata rilevanti b'konferma tal-wasla mibgħuta mill-Kummissjoni".