Strasburgu, 20 ta' Mejju 2008

Għażiż Sur X,

Fit-28 ta' Awwissu 2007 inti ressaqt ilment lill-Ombudsman Ewropew kontra l-Aġenzija ta' l-Unjoni Ewropea għad-Drittijiet Fundamentali ("FRA") dwar ir-rimborż ta' l-ispejjeż ta' l-ivvjaġġar tiegħek.

Fit-2 ta’ Ottubru 2007, għaddejt l-ilment lill-Aġent Direttur tal-FRA. Il-FRA bagħtet l-opinjoni tagħha fid-19 ta' Ottubru 2007 u bgħattha lilek bi stedina biex tagħmel osservazzjonijiet, jekk xtaqt, sa mhux aktar tard mit-30 ta' Novembru 2007. L-ebda osservazzjoni ma waslet mingħandek sa dik id-data. Madankollu, fl-okkażjoni ta' konverżazzjoni telefonika mal-Uffiċċju tiegħi fl-24 ta' April 2008 inti kkonfermajt li kont sodisfatt bil-mod li bih il-FRA kienet solviet il-kwistjoni.

Qed nikteb issa biex inkun naf ir-riżultati tal-inkjesti li saru.

Il-komponent

Skont l-ilmentatur, il-fatti rilevanti huma, fil-qosor, kif ġej:

L-ilmentatur, ċittadin Netherlandiż, ġie mistieden għal intervista ta’ impjieg fi Vjenna, fil-bini tal-Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għad-Drittijiet Fundamentali (“FRA”). L-intervista saret fit-23 ta’ Mejju 2007. Peress li ma kienx ġie rimborżat għall-ispejjeż tiegħu, il-kwerelant bagħat email lill-FRA fl-20 ta’ Lulju 2007, fejn staqsa jekk kienx hemm problema bir-rimborż. Fl-24 ta' Lulju 2007, huwa rċieva tweġiba mill-FRA, li offriet l-apoloġiji tagħha għad-dewmien u għall-inkonvenjenza li dan seta' kkawża lill-kwerelant. L-ittra kompliet tispjega li r-rimborżi tal-ivvjaġġar normalment kienu proċeduri twal. L-uffiċjal ikkonċernat wiegħed li jiċċekkja, madankollu, jekk kienx hemm problema. L-għada, l-ilmentatur irċieva email oħra, li tispeċifika li d-dewmien kien dovut għal bidla fis-softwer tal-baġit fl-FRA, li kienet qed tiġi implimentata matul ix-xahar ta’ Lulju 2007 u li l-operazzjoni sħiħa tagħha kienet qed tieħu aktar żmien milli kien previst oriġinarjament. L-uffiċjal tenna li jiddispjaċiha għad-dewmien u indika lill-ilmentatur li jittama li jiġi rimborżat "mhux aktar tard mill-ġimagħtejn li ġejjin".

Fid-9 ta’ Awwissu 2007, l-ilmentatur kiteb lura, u indika li kien għadu ma rċeviex ir-rimborż. Huwa staqsa jekk kienx hemm xi ħaġa li seta' jagħmel biex iħaffef il-proċess. Huwa rċieva tweġiba fl-istess jum, li kien fiha l-istess spjegazzjoni dwar id-dewmien li ltaqa’ miegħu fl-integrazzjoni tas-software il-ġdid. L-uffiċjal ikkonċernat żied li hija kienet iċċekkjat mal-uffiċjal awtorizzanti u kienet ġiet infurmata li l-każ kien "fil-proċess tal-ħlas". Hija nnotat ukoll li kienet talbet li l-kwistjoni tiġi ttrattata b’mod urġenti u li kienet ġiet żgurata li l-ħlas jiġi pproċessat fl-istess jum.

L-għada, jiġifieri fl-10 ta' Awwissu 2007, madankollu, hija reġgħet bagħtet e-mail lill-kwerelant, fejn infurmatu li l-ħlas tiegħu ma setax jiġi eżegwit qabel il-ġimgħa ta' bejn l-20 u l-24 ta' Awwissu 2007, "minħabba problemi tekniċi". Fl-24 ta’ Awwissu 2007, l-ilmentatur kiteb lura, fejn indika li ma kien irċieva l-ebda rimborż u li kien irreveda s-sit web tal-Ombudsman Ewropew u sar jaf li ż-żmien massimu għall-ħlas għandu jkun ta’ 60 jum.

Fit-28 ta’ Awwissu 2007, l-ilment ressaq ilment quddiem l-Ombudsman Ewropew, fejn allega li l-FRA naqset milli tirrimborsah għall-ispejjeż tal-ivvjaġġar tiegħu fi żmien raġonevoli u li naqset milli tipprovdi informazzjoni konsistenti u preċiża dwar il-proċess ta’ rimbors.

L-ilmentatur sostna li l-FRA jenħtieġ li timplimenta ħinijiet raġonevoli ta’ pproċessar għar-rimborż.

L-Inkwantu

L-opinjoni tal-FRA

L-opinjoni tal-FRA tista’ tinġabar fil-qosor kif ġej:

Il-FRA spjegat li d-dewmien fl-ipproċessar tal-pagament inkwistjoni kien ikkawżat mill-installazzjoni ta' softwer baġitarju ġdid (ABAC), li ġie installat matul ix-xhur ta' Lulju u Awwissu 2007. Il-FRA spjegat ukoll li t-talba tal-ilmentatur ġiet ipproċessata hekk kif is-sistema reġgħet bdiet taħdem, li sfortunatament ħadet aktar żmien milli kien previst oriġinarjament. Il-FRA ħadet il-miżuri kollha meħtieġa sabiex iżżomm lill-ilmentatur infurmat dwar id-diffikultajiet li ltaqa’ magħhom matul l-installazzjoni tas-software ABAC, li kien taħt il-kontroll ġenerali tal-Kummissjoni Ewropea. Sfortunatament, kif spiss kien il-każ bis-softwer tal-IT, seħħew xi problemi. Id-dewmien, għalhekk, għalkemm ċertament sfortunat, kien inevitabbli u lil hinn mill-kontroll tal-FRA. Madankollu, il-ħlas lill-kwerelant kien diġà sar fit-30 ta’ Awwissu 2007.

Il-FRA skużat ruħha wkoll għad-“dewmien inevitabbli, ikkawżat mill-aġġustamenti tekniċi, li seħħ f’dan il-każ”.

Il-FRA assigurat lill-ilmentatur li kienet qed taderixxi ma’ proċedura xierqa għar-rimborż tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar f’perjodu ta’ żmien raġonevoli.

L-osservazzjonijiet tal-ilmentatur

Ma waslet l-ebda osservazzjoni mingħand l-ilmentatur.

Id-Deċiżjoni

1 L-allegazzjonijiet u t-talba tal-ilmentatur

1.1 L-ilmentatur kellu intervista mal-Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għad-Drittijiet Fundamentali ("FRA") fi Vjenna fit-23 ta' Mejju 2007. Peress li ma kienx ġie rrimborsat għall-ispejjeż tal-ivvjaġġar tiegħu, huwa kkuntattja lill-FRA fl-20 ta’ Lulju 2007, sabiex jistaqsi dwar id-dewmien fil-ħlas. L-ilmentatur ġie infurmat li d-dewmien kien dovut għall-bidla fis-software tal-baġit. Sussegwentement ġie infurmat li l-pagament kien wasal biex jiġi pproċessat u mbagħad li dewmien ulterjuri kien dovut għal problemi tekniċi.

Fl-ilment tiegħu lill-Ombudsman Ewropew, l-ilmentatur allega li l-FRA naqset milli tirrimborżah għall-ispejjeż tal-ivvjaġġar tiegħu f’perjodu ta’ żmien raġonevoli u naqset milli tipprovdi informazzjoni konsistenti u preċiża dwar il-proċess ta’ rimborż. L-ilmentatur sostna li l-FRA jenħtieġ li timplimenta ħinijiet raġonevoli ta’ pproċessar għar-rimborż.

1.2 Fl-opinjoni tagħha, il-FRA skużat ruħha għad-dewmien u sostniet li, fit-30 ta' Awwissu 2007, hija kienet ħallset lura lill-kwerelant billi ħallset l-ammont inkwistjoni. Il-FRA spjegat li l-installazzjoni tas-software baġitarju l-ġdid kienet ħadet aktar żmien milli kien previst oriġinarjament u li kienu seħħew ċerti problemi tekniċi relatati miegħu, li dewmu l-pagament lill-ilmentatur. Madankollu, il-FRA enfasizzat li kienet ħadet il-miżuri kollha meħtieġa sabiex iżżomm lill-ilmentatur infurmat dwar id-diffikultajiet li ltaqa’ magħhom u kienet għamlet il-pagament hekk kif is-sistema reġgħet bdiet taħdem.

Il-FRA assigurat lill-ilmentatur li hija taderixxi ma’ proċedura xierqa għar-rimborż tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar f’perjodu ta’ żmien raġonevoli.

1.3 L-Ombudsman bagħat l-opinjoni tal-FRA lill-ilmentatur u ma rċieva l-ebda kumment mingħandu fir-rigward tagħha.

1.4 Fl-24 ta' April 2008, is-servizzi tal-Ombudsman ċemplu lill-persuna li ressqet l-ilment. L-ilmentatur ikkonferma li kien sodisfatt bil-mod li bih il-FRA kienet solviet il-kwistjoni.

1.5. Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman iqis li l-FRA tidher li ħadet passi adegwati biex issolvi l-kwistjoni u b'hekk issodisfat lill-ilmentatur.

2 Konklużjoni

Mill-inkjesti li saru mill-Ombudsman jirriżulta li l-FRA ħadet passi biex issolvi l-kwistjoni u b'hekk issodisfat lill-ilmentatur. L-Ombudsman għalhekk jagħlaq il-każ.

L-Aġent Direttur tal-FRA se jiġi infurmat ukoll b’din id-deċiżjoni.

Dejjem tiegħek,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS