Strasburgu, 26 ta' Ġunju 2008

Għażiża T.,

Fil-21 ta' Mejju 2007, inti ressaqt ilment lill-Ombudsman Ewropew kontra l-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew ("KESE") dwar it-trattament ta' l-applikazzjoni tiegħek għat-traineeship.

Fl-4 ta’ Lulju 2007, għaddejt l-ilment lill-President tal-KESE. Il-KESE bagħat l-opinjoni tiegħu fit-2 ta’ Ottubru 2007 u bgħattlek stedina biex tagħmel osservazzjonijiet, jekk tixtieq, sal-15 ta’ Novembru 2007. Ma waslet l-ebda osservazzjoni bil-miktub mingħandek. Madankollu, inti pprovdejt ċerti kummenti fl-okkażjoni ta' konverżazzjoni telefonika mal-Uffiċċju tiegħi, li saret fid-29 ta' Mejju 2008.

Qed nikteb issa biex inkun naf ir-riżultati tal-inkjesti li saru.

Il-komponent

Skont l-ilmentatur, il-fatti rilevanti huma, fil-qosor, kif ġej:

L-ilmentatur, ċittadin Bulgaru, applika għal traineeship fil-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew ("KESE") u ġie inkluż fil-lista ta' riżerva għall-perjodu ta' traineeship li beda fir-rebbiegħa 2007. Fil-5 ta’ Marzu 2007, hija ġiet ikkuntattjata bit-telefon minn uffiċjal tal-KESE li kien responsabbli għall-applikazzjonijiet għat-traineeships. L-uffiċjal informa lill-ilmentatur li kien hemm post vakanti fil-programm ta’ traineeship imsemmi hawn fuq u staqsa jekk kinitx lesta taċċetta din il-kariga. Huwa spjega wkoll li l-urġenza tas-sitwazzjoni kienet teħtieġ li hija twieġeb immedjatament u li hija għandha tasal fi Brussell fid-19 ta’ Marzu 2007. Siegħa wara, l-ilmentatur ċempel lill-uffiċjal tal-KESE u kkonferma li kienet se taċċetta l-pożizzjoni u tirreġistra fil-programm ta’ traineeship. L-uffiċjal tal-KESE mbagħad indika li d-dettalji dwar il-kuntratt, il-wasla u r-rimborż tiegħu kienu se jiġu diskussi aktar permezz tal-posta elettronika.

L-ilmentatur talab minnufih lil min iħaddimha biex jaċċetta din il-mossa u bbukkja t-titjira tagħha lejn Brussell. Peress li l-persuna li ressqet l-ilment ma rċevietx iktar posta elettronika mingħand l-uffiċjal ikkonċernat, hija ċemplitlu fit-8 ta’ Marzu 2007. F’din l-okkażjoni, l-uffiċjal ikkonċernat informaha li kien irċieva diversi ittri elettroniċi mingħandha li fihom hija kienet indikat li ma kinitx ser tkun tista’ tipparteċipa fil-programm, u b’hekk ċaħdet l-offerta. L-ilmentatur iddikjara li qatt ma kien bagħat dawn l-emails. Hija talbet lill-uffiċjal tal-KESE matul din il-konverżazzjoni telefonika biex jibgħatilha, permezz tal-posta elettronika, il-messaġġi li kienu ntbagħtu f’isimha permezz tal-posta elettronika. Madankollu, dawn il-messaġġi ntbagħtulha biss bil-faks.

L-ilmentatur ammetta li l-messaġġi tal-posta elettronika rilevanti kienu ntbagħtu bl-użu tal-identità yahoo tagħha u kienu ġew iffirmati wkoll b’isimha u kunjomha. Madankollu, hija tenniet li ma bagħtitx dawn il-messaġġi u li kellu jkun hemm aċċess mhux awtorizzat għall-kaxxa postali tal-Internet tagħha. L-ilmentatur esprima diżappunt dwar il-fatt li hija ma kinitx ġiet ikkuntattjata bit-telefon, speċjalment fid-dawl tal-informazzjoni kontradittorja dwar il-parteċipazzjoni tagħha fil-programm ta’ taħriġ.

F’tentattiv biex tiġi ċċarata l-kwistjoni, l-ilmentatur talab li l-uffiċjal tal-KESE jipprovdilu d-dettalji ta’ kuntatt ta’ uffiċjali oħra li setgħet tikkuntattja sabiex tikseb spjegazzjoni, iżda ġie infurmat li ma kien hemm l-ebda persuna oħra responsabbli għal din il-kwistjoni.

Fid-9 ta’ Marzu 2007, il-kwerelant ressaq ilment lill-KESE, billi indirizza żewġ ittri separati b’kontenut identiku lill-Kap ta’ l-Unità tas-servizz ta’ Reklutaġġ u lid-Direttur tal-KESE. Dawn l-ittri ntbagħtu bil-faks u bil-posta elettronika, peress li l-ilmentatur kien sab l-informazzjoni ta’ kuntatt rilevanti fuq is-sit web tal-KESE. Madankollu, hija ma rċeviet l-ebda feedback mill-persuni li lilhom ġie indirizzat dan l-ilment.

Fit-12 ta’ Marzu 2007, il-persuna li ressqet l-ilment ġiet infurmata mill-uffiċjal tal-KESE kkonċernat li l-ilment tagħha kien intbagħatlu għal tweġiba. L-uffiċjal ikkonċernat wieġeb għal dan l-ilment permezz ta’ ittra mibgħuta bil-faks, li fiha spjega kif ir-reklutaġġ ta’ apprendisti ġie organizzat fil-KESE u analizza l-korrispondenza bejn il-KESE u l-persuna li ressqet l-ilment. Huwa indika li, peress li l-ilmentatur kien bagħat tliet tweġibiet negattivi dwar il-possibbiltà ta’ traineeship permezz tal-posta elettronika, il-proċedura tal-għażla kienet twaqqfet fl-istadju tal-informazzjoni, jiġifieri, qabel ma l-KESE u l-ilmentatur kienu laħqu ftehim legalment vinkolanti. Fl-istess ittra, l-uffiċjal ikkonċernat fehem li l-ewwel reazzjoni tal-ilmentatur kienet negattiva iżda li hija kienet biddlet fehmitha meta ġiet infurmata li l-applikazzjoni tagħha ma kinitx se tiġġedded awtomatikament għall-perjodu ta' traineeship li jmiss li jibda f'Settembru 2007.

Wara din it-tweġiba, l-ilmentatur bagħat it-tieni lment lill-Kap tal-Unità (li ma kienx datat), li fih hija nnotat li t-tweġiba li kienet irċeviet għall-ewwel ilment tagħha kienet ġiet ipprovduta mill-istess uffiċjal li kontriha xtaqet tilmenta. Hija tenniet li l-uniċi żewġ emails li kienet bagħtet lill-KESE kienu mfassla biex jikkonfermaw ir-rieda tagħha li taċċetta t-traineeship. F'dan it-tieni lment lill-Kap ta' l-Unità u fl-ilment tagħha lill-Ombudsman, il-persuna li ressqet l-ilment issottomettiet li kienet konxja ħafna tal-proċeduri għal traineeship fl-istituzzjonijiet Komunitarji u enfasizzat li qatt ma kienet kitbet e-mails lill-uffiċjal ta' l-ammissjonijiet, u talbitu jirriżerva post għaliha għall-perjodu ta' l-istadju li jmiss jew jirrifjuta l-offerta għall-perjodu ta' taħriġ attwali. L-ilmentatur innota wkoll li kienet ressqet ilment quddiem l-Uffiċċju tal-Prosekutur Reġjonali f'Sofija kontra awtur mhux magħruf, fejn allegat li l-identità tagħha ntużat minn persuna oħra. It-tieni lment tagħha kien akkumpanjat ukoll minn ittra ta’ sostenn mingħand il-persuna li timpjegaha u kopja tad-dettalji dwar ir-riżervazzjoni tat-titjira li kienet għamlet. Skont l-ilmentatur, ma ngħatat l-ebda tweġiba għal dan it-tieni lment.

Fl-ilment tagħha lill-Ombudsman, l-ilmentatur issottometta l-allegazzjonijiet li ġejjin:

(1) Il-KESE naqas milli jittratta l-każ ta’ applikazzjoni għal traineeship tal-ilmentatur b’mod xieraq. L-ilmentatur jargumenta li wara li rċieva informazzjoni konfliġġenti dwar il-parteċipazzjoni tagħha fit-traineeship, il-KESE kellu jikkuntattjaha bit-telefon, sabiex jirċievi kjarifika personali dwar il-kwistjoni.

(2) Il-proċedura tal-ilmenti tal-Uffiċċju tat-Traineeships tal-KESE mhijiex adegwata. L-ilmentatur jallega li ma ngħatatx informazzjoni dwar lil min setgħet tindirizza l-ilment tagħha. B’mod partikolari, l-ilmentatur jiddikjara li l-persuna li lmentat kontriha wieġbet f’isem is-superjur tiegħu u li l-KESE naqas milli jwieġeb għat-tieni lment tagħha.

L-ilmentatur iddikjara li:

(1) Il-KESE għandu jipprovdi lill-ilmentatur bi spjegazzjoni dwar għaliex l-ilment tagħha ġie mwieġeb mill-uffiċjal stess li kontriha lmentat. Il-KESE għandu jipprovdi wkoll tweġiba għat-tieni lment tal-ilmentatur.

(2) Il-KESE għandu jibgħat lill-ilmentatur b’mod elettroniku l-emails kollha li allegatament waslulha, peress li l-ilmentatur jemmen li dan se jgħinha ssir taf jekk kienx hemm xi aċċess mhux awtorizzat għall-kaxxa postali tal-Internet tagħha.

L-Inkwantu

L-opinjoni tal-KESE

Fir-rigward ta’ l-ewwel allegazzjoni, il-KESE spjega li, wara post battal mhux mistenni għall-programm ta’ traineeship in kwistjoni, il-persuna li ressqet l-ilment ġiet ikkuntattjata fil-5 ta’ Marzu 2007 mill-Uffiċċju tat-Traineeships tal-KESE fuq bażi purament informattiva sabiex jiġi aċċertat jekk hi tistax tkun interessata li taċċetta dan il-post battal. L-uffiċjal responsabbli indika li kien se jibgħatilha offerta bil-posta elettronika. L-użu tal-posta elettronika meta ssir komunikazzjoni ma’ trainees potenzjali fil-lista ta’ riżerva hija prattika attwali fil-KESE, peress li tippermetti lit-trainees jikkomunikaw malajr u faċilment mal-Uffiċċju tat-Traineeships tal-KESE f’sigħat li jkunu adattati għalihom u bi prezz baxx. L-ilmentatur wieġeb bl-email fl-istess jum billi rrifjuta l-offerta. Peress li l-ilmentatur iddikjara wkoll li kienet biddlet fehmitha dwar it-traineeship, il-kontenut tal-emails tagħha ma kien ta lok għal ebda dubju dwar l-awtentiċità tagħhom. L-emails tal-kwerelant ġew imwieġba mingħajr dewmien żejjed u qabel ma l-uffiċjal inkarigat kellu ċ-ċans jikkuntattjaha bit-telefon, il-kwerelant innifsu ċempel lilu fit-8 ta' Marzu 2007. Fl-istess jum, u sabiex tiġi solvuta l-konfużjoni, l-uffiċjal ikkonċernat bagħat kopja tal-posta elettronika rilevanti lill-persuna li għamlet l-ilment permezz ta’ faks. Fid-dawl ta’ dan ta’ hawn fuq, il-KESE kien tal-fehma li l-applikazzjoni tal-ilmentatur għal traineeship kienet ġiet ġestita b’mod korrett u li ma setax jinżamm responsabbli għal kwalunkwe nuqqas potenzjali min-naħa tal-ilmentatur li jissalvagwardja l-aċċess għall-kont tal-posta elettronika tiegħu.

Fir-rigward tat-tieni allegazzjoni u l-ewwel allegazzjoni relatata magħha, il-KESE indika li, wara l-ewwel ilment tagħha lill-KESE fid-9 ta’ Marzu 2007, uffiċjal ta’ l-ammissjoni tal-KESE wieġeb lill-kwerelant fit-12 ta’ Marzu 2007. F’din ir-risposta, l-uffiċjal indika li l-ilment tagħha kien ġie mgħoddi lilu mill-Kap tad-Diviżjoni tas-Servizz ta’ Reklutaġġ. Din it-tweġiba ġiet iffirmata mill-uffiċjal tal-ammissjoni, iżda ntbagħtet fuq l-istruzzjonijiet tal-Kap tal-Unità. L-ilmentatur bagħat it-tieni lment fl-24 ta' Marzu 2007. Fil-fehma tal-KESE, dan l-ilment ulterjuri ma kien fih l-ebda fatt rilevanti ġdid meta mqabbel mal-ewwel wieħed. Għalhekk, fid-dawl tat-tweġiba preċedenti, it-tieni tweġiba ma dehritx li kienet meħtieġa dak iż-żmien. Madankollu, wara li rċieva dan l-ilment lill-Ombudsman, il-KESE rrikonoxxa li kien ikun preferibbli li kieku l-ilmentatur irċieva tweġiba għat-tieni lment tagħha mis-superjur tal-uffiċjal tal-ammissjoni. Il-KESE rrimarka li, fil-futur, se jsir kull sforz biex jiġi żgurat li din il-korrispondenza kollha tingħata tweġiba xierqa u li kwalunkwe lment rigward l-Uffiċċju tat-Traineeships jiġi ttrattat mill-Kap tal-Unità. Il-KESE żied li sadanittant kien kiteb lill-ilmentatur sabiex jiskużah għan-nuqqas ta’ fehim dwar l-applikazzjoni għat-traineeship tiegħu.

Fir-rigward tat-tieni affermazzjoni, il-KESE nnota li kopji tal-emails kollha li kienu waslu għand l-ilmentatur sadanittant kienu ntbagħtulha b’mod elettroniku.

L-osservazzjonijiet tal-ilmentatur

Ma waslet l-ebda osservazzjoni bil-miktub mingħand l-ilmentatur. Madankollu, fl-okkażjoni ta’ konverżazzjoni telefonika mal-Uffiċċju tal-Ombudsman fit-28 ta’ Mejju 2008, hija indikat li kienet sodisfatta bil-mod li bih il-KESE kien ittratta l-ilment tagħha sa fejn kien relatat mal-proċedura tal-ilmenti tagħha. Hija ddikjarat, madankollu, li hija kienet għadha ma tistax tifhem għaliex il-KESE ma kienx, fid-dawl taċ-ċirkostanzi tal-każ tagħha, ċempelha sabiex jiċċara l-kwistjoni. L-ilmentatur innota wkoll li l-ilment li kienet ressqet quddiem l-Uffiċċju tal-Prosekutur Reġjonali f’Sofija issa ġie ttrasferit għall-investigazzjoni lill-awtoritajiet speċjalizzati tal-infurzar tal-liġi li jittrattaw il-kriminalità organizzata u r-reati tal-kompjuter fil-Bulgarija.

Id-Deċiżjoni

1 Fir-rigward tal-emails tal-ilmentatur

1.1 L-ilmentatur, ċittadin Bulgaru, applika għal traineeship fil-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew ("KESE"). Fil-5 ta’ Marzu 2007, l-Uffiċċju tat-Traineeship tal-KESE kkuntattjaha bit-telefon sabiex jaċċerta jekk hi tkunx interessata timla post vakanti fil-programm tat-traineeship li beda fir-rebbiegħa ta’ l-2007. Fl-ilment tagħha lill-Ombudsman, l-ilmentatur spjegat li hija infurmat lit-Traineeship tal-KESE bit-telefown ftit wara li kienet lesta taċċetta l-kariga. L-ilmentatur spjega wkoll li kienet bdiet tagħmel arranġamenti għall-vjaġġ tagħha lejn Brussell waqt li kienet qed tistenna li tirċievi aktar informazzjoni mill-KESE. Madankollu, skont l-ilmentatur, hija ma rċeviet l-ebda segwitu mill-Uffiċċju tat-Traineeships tal-KESE. Fit-8 ta' Marzu 2007, il-kwerelant sejjaħ lill-uffiċjal inkarigat sabiex jikseb aktar informazzjoni dwar din il-kwistjoni. F’din l-okkażjoni, l-ilmentatur ġie infurmat li l-Uffiċċju tat-Traineeships tal-KESE kien irċieva diversi emails mibgħuta f’isimha, li fihom kien ġie spjegat li hija rrifjutat l-offerta inkwistjoni. Skont l-ilmentatur, hija qatt ma kienet bagħtet emails b’kontenut bħal dan. Sabiex issir taf ir-raġunijiet għal din is-sitwazzjoni stramba ħafna, l-ilmentatur talab lill-uffiċjal inkarigat biex jibgħatlu dawn l-emails permezz ta’ trażmissjoni elettronika. Madankollu, il-KESE minflok bagħatilha kopja stampata ta’ dawn l-emails bil-faks.

Fl-ilment tagħha lill-Ombudsman Ewropew, l-ilmentatur ammettiet li l-messaġġi tal-posta elettronika rilevanti kienu ntbagħtu bl-użu tal-identità tal-yahoo tagħha u kienu ġew iffirmati wkoll b’isimha u kunjomha. Madankollu, hija tenniet li ma bagħtitx dawn il-messaġġi u li kellu jkun hemm aċċess mhux awtorizzat għall-kaxxa postali tal-Internet tagħha.

L-ilmentatur allega li l-KESE naqas milli jittratta l-każ ta’ applikazzjoni għal traineeship tiegħu kif suppost. Hija argumentat li, wara li rċeviet informazzjoni konfliġġenti dwar il-parteċipazzjoni tagħha fit-traineeship, il-KESE kellu jikkuntattjaha bit-telefon, sabiex jirċievi kjarifika personali dwar il-kwistjoni. L-ilmentatur sostna li l-KESE għandu jgħaddilha l-emails kollha li allegatament kienu waslulha permezz tal-email.

1.2 Fl-opinjoni tiegħu, il-KESE spjega li kien irċieva emails li fihom il-persuna li ressqet l-ilment iddikjarat li kienet biddlet fehmitha dwar it-traineeship. Il-KESE sostna li l-kontenut ta’ dawn l-emails ma ta lok għal ebda dubju dwar l-awtentiċità tagħhom. Hija sostniet ukoll li l-emails tal-ilmentatur kienu ġew imwieġba mingħajr dewmien u li qabel ma l-uffiċjal inkarigat kellu l-opportunità li jikkuntattjaha bit-telefon, il-ilmentatur innifsu kien ċempel lilu. Il-KESE indika li ma setax jinżamm responsabbli għal kwalunkwe nuqqas potenzjali min-naħa tal-ilmentatur li jissalvagwardja l-aċċess għall-kont tal-posta elettronika tiegħu.

1.3 Ma waslet l-ebda osservazzjoni bil-miktub mingħand l-ilmentatur. Madankollu, fl-okkażjoni ta’ konverżazzjoni telefonika mal-Uffiċċju tal-Ombudsman fit-28 ta’ Mejju 2008, il-persuna li ressqet l-ilment iddikjarat li hija kienet għadha ma tistax tifhem għaliex il-KESE, fid-dawl taċ-ċirkostanzi tal-każ tagħha, ma kienx ċempelha sabiex jiċċara l-kwistjoni.

1.4 Abbażi tal-informazzjoni pprovduta, l-Ombudsman tinnota li l-emails li ġejjin ġew skambjati bejn l-Uffiċċju tat-Traineeship tal-KESE u l-ilmentatur jew persuna mhux magħrufa li tuża l-indirizz tal-email tal-ilmentatur u isimha:

"Ismi huwa L. T. mill-Bulgarija u llum (it-Tnejn) tkellimna fuq it-telefon rigward il-parteċipazzjoni tiegħi fil-programm ta 'Taħriġ li jibda minn Marzu (Kont fuq il-lista ta' riżerva). Jien nibża 'li eskludejt [sic] malajr wisq [sic]. Qed niktiblek din l-ittra biex ninfurmak li mhux se nkun nista’ nipparteċipa fit-traineeship minħabba li ma jaqbilx mal-iskeda ta’ xogħol u studju tiegħi (...)”(email mibgħuta lill-KESE fil-5 ta’ Marzu 2007 fil-23.48 CET (1)).

“Nirringrazzjak ħafna tat-tweġiba tiegħek, anke jekk negattiva”(email mibgħuta mill-KESE fis-6 ta’ Marzu 2007 fid-9.47 CET).

“Jekk jogħġbok ħallini nistaqsi dwar id-dettalji rigward l-internship tiegħi fil-KESE. It-tħassib primarju tiegħi rigward l-akkomodazzjoni fi Brussell (...). Kwalunkwe parir dwar dan is-suġġett se jkun utli ħafna għalija. (...) Issa qed nirranġa d-dettalji tat-tluq tiegħi u probabbilment ser ikolli nerġa’ nikkuntattjak għal aktar informazzjoni...”(posta elettronika mibgħuta lill-KESE fis-6 ta’ Marzu 2007 fit-15.28 CET).

"Għażiża s-Sinjura T., ktibt din l-email: [anness huwa t-test ta’ l-e-mail mibgħut lill-KESE fil-5 ta’ Marzu 2007 fil-23.48 CET]. Infurmajt lis-superjur tiegħi bit-tweġiba negattiva tiegħek, u issa ma nifhimx għaliex qed tibgħat dawn il-mistoqsijiet. Jekk jogħġbok agħti parir malajr”(posta elettronika mibgħuta mill-KESE fis-6 ta’ Marzu 2007 fit-15.36 CET).

“Ridt niskuża ruħi għall-messaġġi mħallta dwar l-internship tiegħi fil-KESE. Qed nikteb din l-ittra biex ninfurmak li mhux se nkun nista’ nipparteċipa u nispera li ssib intern ieħor”(email mibgħuta lill-KESE fis-6 ta’ Marzu 2007 fis-19.49 CET).

"Jekk jogħġbok għarrafni jekk din l-email għadhiex taħdem minħabba li ppruvajt nibgħatlek email fuqha imma nibża 'li setgħet ma waslitx. Nixtieq nirċievi konferma u aktar informazzjoni dwar it-traineeship tiegħi (...)" (email mibgħuta lill-KESE fis-7 ta' Marzu 2007 fil-11.44 CET).

“Irċevejna t-tweġiba negattiva tiegħek darbtejn, għalhekk ma nifhimx għaliex għandu jkun hemm aktar mistoqsijiet x’jitwieġbu”(email mibgħuta mill-KESE fis-7 ta’ Marzu 2007 fis-14.29 CET).

"Kif diġà avżajtek, minn Marzu 'l quddiem mhux se nkun nista' nipparteċipa fil-programm tat-trainee. Iżda jien applikajt għall-programm minn Settembru 2007. Peress li ġejt magħżul għall-istadju ta’ Marzu (għalkemm mhux se nkun nista’ niġi) nista’ nikkwalifika awtomatikament għal dak ta’ Settembru?”(email mibgħuta lill-KESE fit-8 ta’ Marzu 2007 fis-14.49 CET).

Skont il-kwerelant, hija bagħtet biss l-emails mibgħuta fis-6 ta' Marzu 2007 fit-15.28 CET u fis-7 ta' Marzu 2007 fil-11.44 CET.

1.5 Mill-informazzjoni pprovduta lill-Ombudsman, jidher li, wara li l-persuna li ressqet l-ilment aċċettat l-apprendistat propost f'konverżazzjoni telefonika li saret fil-5 ta' Marzu 2007, aktar tard dakinhar ġiet indirizzata e-mail lill-KESE li fiha dehret li rrifjutat il-proposta. Peress li din il-posta elettronika kienet indirizzata lill-uffiċjal tal-KESE li kien ċempel lill-ilmentatur aktar kmieni dakinhar, li kien irrefera b’mod espliċitu għall-konverżazzjoni telefonika li kienet saret, u li ntbagħtet mill-indirizz tal-posta elettronika tal-ilmentatur, l-Ombudsman iqis li l-uffiċjal ikkonċernat kien intitolat jassumi li l-ilmentatur kien biddel fehmtu u ma xtaqx jibqa’ jaċċetta l-offerta li kienet saret lilu. Il-fatt li l-uffiċjal ikkonċernat jidher li informa lis-superjur tiegħu b'dan ftit wara huwa għalhekk kompletament komprensibbli fil-fehma tal-Ombudsman. L-Ombudsman jinnota wkoll li l-uffiċjal tal-KESE kkonċernat malajr u b’korteżija rrikonoxxa li rċieva l-email li kien irċieva billi bagħat tweġiba kmieni fis-6 ta’ Marzu 2007.

1.6 L-Ombudsman jinnota wkoll li, meta l-uffiċjal ikkonċernat irċieva l-messaġġ li l-persuna li ressqet l-ilment indirizzatlu fis-6 ta' Marzu 2007 fil-15.28 CET, li fih hija indikat li kellha l-intenzjoni li taċċetta l-offerta li kienet saret lilha, huwa aġixxa immedjatament sabiex jiċċara l-affarijiet. Fil-fatt, diversi minuti biss jidhru li skadew qabel ma dan l-uffiċjal bagħat email lill-ilmentatur, fejn talab spjegazzjoni. L-Ombudsman huwa tal-fehma li l-ħeffa li biha l-uffiċjal ikkonċernat ittratta l-kwistjoni jistħoqqilha li tiġi mfaħħra. Għalkemm is-sekwenza ta’ posta elettronika li l-ilmentatur deher li indirizza lill-KESE sa dak il-punt kienet kjarament stramba, l-Ombudsman iqis li, f’dak l-istadju, u fin-nuqqas ta’ kwalunkwe element ieħor li kien jagħti lok għal dubji, id-deċiżjoni li tintbagħat inkjesta bil-posta elettronika minflok ma jsir tentattiv biex tiġi ċċarata l-kwistjoni permezz tat-telefonija tal-ilmentatur ma tistax tiġi kkritikata. L-Ombudsman tinnota li l-KESE sussegwentement irċieva email li dehret li ntbagħtet mill-ilmentatur li fiha hija skużat ruħha għall-messaġġi konfużi li kienu ġew indirizzati lill-KESE u kkonfermat li l-ilmentatur ma kienx se jkun jista’ jipparteċipa fit-traineeship. Fid-dawl tas-sekwenza tal-avvenimenti, l-Ombudsman iqis li, f’dan l-istadju, l-uffiċjal tal-KESE kkonċernat seta’ raġonevolment jassumi li l-kwistjoni kienet ġiet iċċarata.

1.7 L-Ombudsman huwa tal-fehma li l-ittra elettronika li ntbagħtet lill-KESE mill-kwerelant fis-7 ta' Marzu 2007 fil-11.44 CET biddlet is-sitwazzjoni b'mod sostanzjali. Minn din l-email jirriżulta b’mod ċar li l-ilmentatur kellu l-intenzjoni li jaċċetta l-offerta ta’ traineeship li kienet saret lilu. Filwaqt li l-KESE seta’ jassumi b’mod raġonevoli, abbażi tal-messaġġi l-oħra li kien irċieva, li l-posta elettronika li kienet intbagħtet mill-kwerelant fis-6 ta’ Marzu 2007 fit-15.28 CET kienet dovuta għal żball, il-kontenut tal-posta elettronika li ntbagħtet lill-KESE fis-7 ta’ Marzu 2007 fil-11.44 CET wera b’mod ċar li kien hemm diskrepanza li kellha tiġi ċċarata. Fil-fehma tal-Ombudsman, l-uffiċjal ikkonċernat kellu, f'dak l-istadju, tabilħaqq jipprova jsolvi l-problema billi jċempel lill-ilmentatur minflok jibgħat email ulterjuri. Għandu jiġi nnotat f’dan il-kuntest li l-uffiċjal ikkonċernat kien għamel il-kuntatt inizjali mal-persuna li għamlet l-ilment bit-telefon. Ma hemm xejn li jissuġġerixxi li ma kienx ikun possibbli għall-uffiċjal ikkonċernat li jerġa’ jikkuntattja lill-persuna li għamlet l-ilment bit-telefon. Għalkemm l-Ombudsman għalhekk huwa tal-fehma li l-KESE ma għamilx dak kollu li kellu jagħmel fiċ-ċirkostanzi, huwa jqis li l-amministrazzjoni ħażina li seħħet kienet ta’ natura minuri.

1.8 Fl-opinjoni tiegħu, il-KESE ssuġġerixxa li l-uffiċjal ikkonċernat kien iċempel lil min għamel l-ilment li kieku dan ta' l-aħħar ma ċempelx lil dak l-uffiċjal waranofsinhar tat-8 ta' Marzu 2007. Fid-dawl ta' ċerti dikjarazzjonijiet magħmula mill-uffiċjal ikkonċernat fid-dokumenti li ġew sottomessi lilu, l-Ombudsman mhuwiex konvint li dan l-uffiċjal fil-fatt kellu l-intenzjoni li jċempel lill-ilmentatur. Madankollu, jibqa’ l-fatt li sar kuntatt telefoniku bejn il-KESE u l-ilmentatur, għalkemm fuq l-inizjattiva ta’ dan tal-aħħar, ftit wara li l-KESE kellu, fil-fehma tal-Ombudsman, iċċempelha. Mhuwiex ikkontestat li din il-konverżazzjoni għamlet lill-ilmentatur konxju mill-fatt li l-KESE kien irċieva ċerti messaġġi bil-posta elettronika. Mhuwiex ikkontestat li din il-konverżazzjoni għamlet lill-ilmentatur konxju tal-fatt li l-KESE kien irċieva ċerti messaġġi bil-posta elettronika li allegatament kienu ntbagħtu minnha u li kellhom influwenza importanti fuq il-mod li bih il-KESE kien ittratta l-każ tagħha. Fil-fatt, huwa ċar li, kieku l-KESE ma rċeviex l-emails li ntbagħtu fil-5 ta’ Marzu 2007 fil-23.48 CET, fis-6 ta’ Marzu 2007 fis-19.49 CET u fis-7 ta’ Marzu 2007 fis-14.49 CET, qatt ma kien ikollu raġuni biex jassumi li l-ilmentatur biddel fehmtu u ddeċieda li jirrifjuta t-traineeship propost. Barra minn hekk, mhuwiex ikkontestat li l-KESE sussegwentement ipprovda lill-ilmentatur b’kopji tal-emails rilevanti u b’hekk ippermettielha tifhem x’kien ġara.

1.9 Fid-dawl ta' dak li ntqal hawn fuq, l-Ombudsman iqis li l-effetti negattivi tal-amministrazzjoni ħażina li seħħet f'dan il-każ (jiġifieri, in-nuqqas tal-KESE li jikkuntattja lill-kwerelant bit-telefon wara li rċieva l-email mibgħuta fis-7 ta' Marzu 2007 fis-14.49 CET) kienu limitati b'mod ċar, minħabba l-fatt li r-raġunijiet li wasslu għall-mod kif aġixxa l-KESE kif kien spjegat lill-kwerelant f'konverżazzjoni telefonika li seħħet l-għada, jiġifieri, it-8 ta' Marzu 2007. F'dawn iċ-ċirkostanzi, l-Ombudsman huwa tal-fehma li ma jkunx xieraq li ssir rimarka kritika f'dan il-każ u li ma tkun meħtieġa l-ebda inkjesta ulterjuri dwar dan l-aspett tal-ilment.

1.10 Jidher utli li wieħed jinnota f'dan il-kuntest li l-ilmentatur ressaq ilment kontra persuni mhux magħrufa mal-awtoritajiet Bulgari kompetenti dwar il-messaġġi li ntbagħtu mill-kaxxa postali tal-Internet tagħha. L-Ombudsman tilqa' dan il-pass u tittama li l-awtoritajiet Bulgari jkunu jistgħu jiċċaraw il-kwistjoni.

1.11 Fir-rigward tal-affermazzjoni tal-ilmentatur li l-KESE għandu jgħaddilha l-emails kollha li allegatament kienu waslulha permezz ta' trażmissjoni bil-posta elettronika, l-Ombudsman jinnota li l-KESE infurmah, fl-opinjoni tiegħu, li dan sar sadanittant. L-ilmentatur, li ma ppreżentax osservazzjonijiet bil-miktub, ma kkontestax din id-dikjarazzjoni.

1.12 F'dawn iċ-ċirkostanzi, l-Ombudsman iqis li l-ebda inkjesta ulterjuri dwar dan l-aspett tal-ilment ma hija ġġustifikata lanqas.

2 Fir-rigward tal-proċedura tal-ilmenti allegatament inadegwata tal-KESE

2.1 Fid-9 ta' Marzu 2007, il-persuna li ressqet l-ilment bagħtet ilment dwar it-traineeship tagħha, li hija indirizzat separatament lill-Kap ta' l-Unità u lid-Direttur tal-KESE. Hija ma rċeviet l-ebda tweġiba mingħand l-ebda wieħed miż-żewġ destinatarji msemmija hawn fuq. Minflok, fit-12 ta’ Marzu 2007, hija rċeviet risposta mingħand l-istess uffiċjal li fil-konfront tiegħu hija xtaqet tilmenta. Wara din it-tweġiba, l-ilmentatur bagħat it-tieni lment lill-Kap tal-Unità. Il-kopja ta’ dan l-ilment li ġiet ippreżentata lill-Ombudsman mill-ilmentatur ma għandha l-ebda data. Madankollu, peress li f’dan il-kuntest il-KESE rrefera għal ilment ta’ l-24 ta’ Marzu 2007, jidher raġonevoli li wieħed jassumi li din kienet id-data meta l-KESE rċieva l-ilment. Fl-ilment tagħha lill-Ombudsman, l-ilmentatur ġibed l-attenzjoni għall-fatt li hija ma kinitx irċeviet tweġiba għat-tieni lment tagħha tal-24 ta' Marzu 2007. B’segwitu għal dan ta’ hawn fuq, l-ilmentatur allega li l-proċedura tal-ilmenti tal-Uffiċċju tat-Traineeships tal-KESE ma kinitx adegwata. Hija sostniet li l-KESE għandu joffrilha spjegazzjoni u jipprovdi tweġiba għat-tieni lment tagħha, li baqa’ mhux imwieġeb.

2.2 Fl-opinjoni tiegħu, il-KESE sostna li, filwaqt li t-tweġiba għall-ewwel ilment tal-ilmentatur kienet ġiet iffirmata mill-uffiċjal tal-ammissjoni, din intbagħtet fuq l-istruzzjonijiet tal-Kap tal-Unità li lilu kienet indirizzata. Il-KESE argumenta wkoll li, peress li t-tieni lment tal-ilmentatur lill-Kap tal-Unità ma kien fih l-ebda fatt rilevanti ġdid meta mqabbel mal-ewwel wieħed, it-tieni tweġiba ma kinitx tidher meħtieġa dak iż-żmien. Madankollu, il-KESE rrikonoxxa li kien ikun preferibbli li kieku l-ilmentatur irċieva tweġiba għat-tieni lment tagħha. Fit-12 ta’ Settembru 2007, il-KESE bagħat ittra lill-persuna li ressqet l-ilment fejn offra apoloġija għan-nuqqas ta’ ftehim dwar l-applikazzjoni tagħha għat-traineeship mal-KESE, kif ukoll għan-nuqqas ta’ reazzjoni bil-miktub min-naħa ta’ l-amministrazzjoni tal-KESE wara t-tieni lment tal-persuna li ressqet l-ilment. Kopja ta' din l-ittra ġiet ippreżentata lill-Ombudsman. Fl-Opinjoni tiegħu dwar l-ilment, il-KESE indika li, fil-futur, se jsir kull sforz biex jiġi żgurat li din il-korrispondenza kollha tingħata tweġiba xierqa u li kwalunkwe lment rigward l-Uffiċċju tat-Traineeships jiġi ttrattat mill-Kap tal-Unità.

2.3 L-Ombudsman iqis li hija prattika amministrattiva tajba li l-ilmenti kontra uffiċjal Komunitarju normalment m'għandhomx jitwieġbu minn dan l-istess uffiċjal, iżda mis-superjur ta' dan l-uffiċjal jew minn uffiċjal/korp xieraq ieħor. Huwa jinnota, madankollu, li l-KESE infurmah li ddeċieda li jibdel il-proċeduri tiegħu dwar ilmenti relatati mal-Uffiċċju tat-Traineeships u li talab skuża lill-ilmentatur għan-nuqqas ta’ tweġiba dwar it-tieni lment tiegħu u għan-nuqqas ta’ fehim dwar l-applikazzjoni għat-traineeship tiegħu. L-Ombudsman tilqa’ dawn il-passi meħuda mill-KESE.

2.4 Fid-29 ta' Mejju 2008, is-servizzi tal-Ombudsman ċemplu lill-persuna li ressqet l-ilment, li spjegat li kienet sodisfatta bil-mod li bih il-KESE kien ittratta din il-parti tal-ilment tagħha.

3 Konklużjoni

Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman iqis li, sa fejn huma kkonċernati t-tieni allegazzjoni tal-ilmentatur u l-ewwel allegazzjoni relatata tagħha, il-KESE ħa passi biex isolvi l-kwistjoni u b'hekk issodisfa lill-ilmentatur.

Fir-rigward tal-ewwel allegazzjoni tal-ilmentatur u t-tieni allegazzjoni tagħha, l-Ombudsman hija tal-fehma li ma hemmx bżonn ta' aktar inkjesti.

L-Ombudsman għalhekk jagħlaq il-każ.

Il-President tal-KESE ser jiġi infurmat ukoll b’din id-deċiżjoni.

Dejjem tiegħek,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Ħin tal-Ewropa Ċentrali (CET).