Għażiż Sur X,

Dan l-aħħar issottomettejt ilment lill-Ombudsman Ewropew kontra l-Kummissjoni Ewropea dwar kif ittrattat talba għal aċċess pubbliku għal dokumenti u informazzjoni relatati ma’ fajl antik tal-kompetizzjoni.

Inti tlabt aċċess pubbliku għall-“fajl tal-każ tas-sottomissjoni tal-31 ta’ Lulju 1990 minn diversi manifatturi tat-trakkijiet tal-UE (Daimler, MAN, IVECO, DAF, Volvo, Renault u/jew Scania) skont l-Artikoli 4 u 5 tar-Regolament 17/62 fir-rigward ta’ pjattaforma ta’ informazzjoni dwar is-suq (TDDB-Platform)”.

Fit-tweġiba inizjali tagħha, il-Kummissjoni identifikat żewġ dokumenti u tat aċċess parzjali għalihom. Fl-istadju konfermatorju, il-Kummissjoni identifikat it-tielet dokument li għalih tat ukoll aċċess parzjali. Madankollu, il-Kummissjoni infurmatek li ma setgħux jinkisbu aktar dokumenti minn dan il-fajl (COMP33.746). Dawn ittieħdu b'self mill-Arkivju Storiku fl-2011 u ma setgħux jinstabu fil-kuntest tat-talba għal aċċess pubbliku. Konsegwentement, il-Kummissjoni ddikjarat dawn id-dokumenti bħala mitlufa.

Ma qbiltx mad-deċiżjoni tal-Kummissjoni. Int argumentajt li ma kienx aċċettabbli li d-dokumenti jisparixxu mill-arkivji. Inti tlabt li l-Kummissjoni tibni mill-ġdid fejn jinsabu d-dokumenti u li tikseb aċċess għal dawn id-dokumenti.

Aħna ftaħna inkjesta u fittixna kjarifiki mill-Kummissjoni. Matul l-inkjesta, it-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman iltaqa’ mar-rappreżentanti tal-Kummissjoni.

L-Ombudsman qasmet miegħek kopja tar-rapport tal-laqgħa u talbitek tipprovdi kummenti. Fil-kummenti tiegħek, inti argumentajt li ż-żamma tar-rekords u l-arkivjar tal-Kummissjoni kienu insuffiċjenti u mhux xierqa. Inti tqis li l-isforzi li saru mill-Kummissjoni biex tibni mill-ġdid il-post fejn jinsabu d-dokumenti mhumiex biżżejjed.

Mill-bidu nett, nixtiequ niċċaraw li dan il-każ huwa dwar in-nuqqas ta’ eżistenza ta’ dokument fil-kuntest ta’ talba għal aċċess pubbliku għad-dokumenti, u mhux dwar iż-żamma tar-rekords u l-arkivjar tal-Kummissjoni b’mod ġenerali. L-għan ta’ din l-investigazzjoni kien għalhekk li jiġi ddeterminat jekk l-ispjegazzjonijiet mogħtija għall-ineżistenza tad-dokumenti fil-kuntest ta’ talba għal aċċess pubbliku għal dokumenti kinux plawżibbli. F’dan ir-rigward, in-nuqqas ta’ eżistenza ta’ dokumenti jista’ jitqies bħala plawżibbli fil-każ ta’ dokumenti antiki, bħal f’dan il-każ [1].

Matul il-laqgħa mat-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman, ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni spjegaw il-passi meħuda biex jinbena mill-ġdid il-post fejn jinsabu d-dokumenti fil-kuntest tat-talba għal aċċess pubbliku. Pereżempju, aktar minn 12-il sena wara li ntilfu d-dokumenti, hija kkuntattjat lill-membru tal-persunal, li ħa l-fajl fuq is-self, biex jikseb kjarifiki. Il-Kummissjoni spjegat ukoll li d-diġitalizzazzjoni tal-fajls stampati bdiet ħafna biss wara l-għeluq tal-każ tal-kompetizzjoni u li għalhekk kien jeżisti biss fajl stampat. F’dan ir-rigward, il-Kummissjoni spjegat ukoll li d-dokumenti kienu maħżuna f’legaturi fiżiċi ħodor u li l-fajl tal-każ tal-kompetizzjoni x’aktarx kien jikkonsisti f’diversi leganti li minnhom kien għadu jeżisti biss wieħed.

Abbażi tal-informazzjoni pprovduta matul il-laqgħa, aħna nqisu li l-ispjegazzjoni tal-Kummissjoni fir-rigward tan-nuqqas ta’ eżistenza tad-dokumenti l-oħra hija plawżibbli. Il-Kummissjoni ttrattat it-talba tiegħek għal aċċess pubbliku għad-dokumenti b’mod raġonevoli. L-inkjesta tagħna stabbiliet li l-Kummissjoni ppruvat tibni mill-ġdid il-post fejn jinsabu d-dokumenti l-qodma b’mod bir-reqqa u proattiv. Barra minn hekk, il-Kummissjoni spjegatlek diversi drabi, bil-miktub u bit-telefown, il-passi li kienet ħadet biex issib id-dokumenti neqsin.

Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, u filwaqt li nifhmu l-frustrazzjoni tiegħek billi d-dokumenti ma ġewx irkuprati, iddeċidejna li nagħlqu l-inkjesta [2] bil-konklużjoni li ġejja:

Ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni fil-mod kif ittrattat it-talba għal aċċess pubbliku.

Dejjem tiegħek,

Rosita Hickey
Direttur tal-Inkjesti

Strasburgu, 07/06/2024

[1] Sentenza tal-15 ta’ Marzu 2023, Basaglia vs Il-Kummissjoni, T-597/21

[2] Informazzjoni sħiħa dwar il-proċedura u d-drittijiet li għandhom x'jaqsmu mal-ilmenti tista' tinstab fuq  

  https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/70707