Għażiż Sur X.,

Fl-10 ta' Jannar 2002, inti għamilt ilment lill-Ombudsman Ewropew kontra l-Kummissjoni Ewropea, dwar l-intervista tiegħek għall-kariga ta' Direttur Ġenerali taċ-Ċentru Konġunt tar-Riċerka tal-Kummissjoni.

Fil-21 ta' Frar 2002, għaddejt l-ilment tiegħek lill-President tal-Kummissjoni. Il-Kummissjoni bagħtet l-opinjoni tagħha fil-5 ta' Ġunju 2002, u bgħattha bi stedina biex tagħmel osservazzjonijiet, li inti bgħatt fil-21 ta' Lulju 2002.

Qed nikteb issa biex inkun naf ir-riżultati tal-inkjesti li saru.

Il-komponent

Skont l-ilmentatur, il-fatti rilevanti huma kif ġej:

L-ilmentatur applika għall-kariga ta’ Direttur Ġenerali taċ-Ċentru Konġunt tar-Riċerka tal-Kummissjoni. Il-Kummissjoni kkuntattjat lill-ilmentatur biex torganizza t-tieni intervista fi Brussell. Dan il-kuntatt seħħ madwar ġimgħa qabel id-data ssuġġerita tal-25 ta' Jannar 2001. Ma ġiet proposta l-ebda data alternattiva. L-ilmentatur qabel li jivvjaġġa lejn Brussell fi żmien qasir u xtara biljett tat-titjira bir-ritorn minn Ħelsinki għall-jum tal-intervista. L-ilmentatur uża 40 000 mil tal-ajru minn programm ta’ titjiriet frekwenti biex jikseb biljett li kien jiswa 7.682 FIM. Mal-wasla fi Brussell, l-ilmentatur intalab joqgħod għal lejl ieħor peress li l-intervista se tkompli l-għada. Il-Kummissjoni wiegħdet li l-ispiża tal-lukanda tiġi rimborżata. L-ilmentatur għalhekk iddeċieda li jibqa’ l-lejl u biddel l-iskeda tat-titjiriet.

Il-Kummissjoni rrimborżat biss 297,29 FIM għall-ispejjeż tal-ivvjaġġar u naqset milli tħallas l-ispiża tal-lukanda, minkejja l-wegħda tagħha li tagħmel dan. L-ilmentatur bagħat inkjesta bil-posta elettronika lill-Kummissjoni dwar l-ispejjeż tal-ivvjaġġar, iżda ma rċieva l-ebda tweġiba.

L-ilment lill-Ombudsman jallega proċeduri inġusti u żbaljati li jirregolaw ir-rimborż tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar; proċedura ta’ stedina inflessibbli għall-intervista; nuqqas ta’ informazzjoni dwar il-proċeduri relatati mal-intervista u nuqqas ta’ tweġiba għal inkjesta bil-posta elettronika.

L-ilmentatur isostni li l-Kummissjoni Ewropea għandha tirrimborża bis-sħiħ l-ispejjeż tal-ivvjaġġar tagħha li jammontaw għal 9.328,76 FIM.

Barra minn hekk, l-ilmentatur jissuġġerixxi, bħala titjib ġenerali għall-proċeduri ta’ reklutaġġ tal-Kummissjoni, li għandu jkun hemm rimborż sħiħ tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar għall-intervisti u t-trattament professjonali tal-proċeduri ta’ reklutaġġ relatati ma’ karigi ewlenin.

L-Inkwantu

L-opinjoni tal-Kummissjoni għamlet, fil-qosor, il-punti li ġejjin:

Waslu 498 applikazzjoni għall-kariga, ċifra li qabżet sew l-aspettattivi. L-applikazzjonijiet l-ewwel ġew eżaminati minn Bord tas-Selezzjoni tal-Kummissjoni, li abbozza lista qasira ta’ 19-il kandidat xieraq, inkluż l-ilmentatur. Il-Kummissjoni fdat kumpanija esterna, Merkurju, bil-kompitu li twettaq intervisti preliminari ma’ dawn il-kandidati. Fil-każ tal-ilmentaturi, l-intervista preliminari saret fil-Finlandja. Wara dan l-eżerċizzju, il-Kumitat Konsultattiv dwar il-Ħatriet (CCA) iddeċieda li jqassam 14-il kandidat għal intervista, għal darb’oħra inkluż l-ilmentatur.

It-tieni parti tal-proċedura kienet tinvolvi intervisti fi Brussell mas-CCA u mal-Bord tal-Gvernaturi tal-JRC. Il-Kummissjoni applikat il-prattika standard tagħha, li skontha l-kandidati kollha jiġu kkuntattjati bit-telefon, u wara dan jintbagħtu konferma bil-miktub permezz tal-posta elettronika. Din il-prattika wriet li hija effiċjenti u l-ebda kandidat qatt ma lmenta dwarha.

Il-fatt li l-ilmentatur irċieva stedina fi żmien daqshekk qasir u li ma kienet possibbli l-ebda data alternattiva kien dovut għall-ippjanar strett ħafna għall-mili ta’ din il-pożizzjoni importanti u l-għadd kbir ta’ applikanti li kellhom jiġu ttrattati.

L-intervista li l-ilmentatur kellu jattendi fis-26 ta’ Jannar 2001 kienet organizzata mid-Direttorat Ġenerali tal-JRC. Din il-parti tal-proċedura hija konformi mal-Artikolu 4 tad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni 969/282/Euratom tal-10 ta’ April 1996, fejn il-Bord tal-Gvernaturi tal-JRC huwa involut fin-nomina ta’ persunal anzjan. Minħabba problema organizzazzjonali interna sfortunata, il-kandidati kollha intervistati mit-Task Force tal-Bord tal-Gvernaturi fis-26 ta’ Jannar 2001, inkluż il-kwerelant, ġew infurmati bl-intervista fi żmien qasir ħafna; Jiġifieri l-ġurnata ta' qabel biss.

Fir-rigward tar-rimborż tal-ispejjeż, l-Artikolu 6 tar-Regoli għar-rimborż tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar u tas-sussistenza għal persuni barra mill-Kummissjoni biex jattendu kompetizzjoni, intervista jew eżami mediku (1), jipprevedi rimborż abbażi tal-aktar tariffa tal-ajru ekonomika u l-produzzjoni tal-biljett tal-ajru. Barra minn hekk, titħallas somma f'daqqa ta' 50 € kuljum. L-ilmentatur ġie infurmat b’dawn ir-regoli fl-email li tikkonferma l-istedina.

In-noll muri fuq il-biljetti ppreżentati mill-ilmentatur kien ta’ 147 FIM, filwaqt li l-prezz ta’ 5.200 FIM ikkwotat mill-ilmentatur fit-talba tagħha għall-ispejjeż huwa l-kost teoretiku ta’ biljett tal-ajru għall-vjaġġ inkwistjoni. Il-prezz ta’ 7.682 FIM huwa l-kost teoretiku tal-istess biljett li jirriżulta mill-bidla fid-data tar-ritorn. L-ilmentatur fil-fatt ma ħallasx dawn is-somom. L-intenzjoni tal-Artikolu 6 tar-Regoli għar-rimborż hija li jirrimborża lill-kandidati għall-ispejjeż tal-ivvjaġġar effettivament imġarrba. Fid-dawl ta' dan, l-ilmentatur tħallas 147 FIM biex jirrimborża l-ispejjeż tal-ivvjaġġar tagħha u 50 € għal kull jum li kienet preżenti.

Is-servizz tal-JRC ħa ħsieb li jikkanċella t-titjira oriġinali tar-ritorn tal-ilmentatur u bbukkja oħra għas-26 ta’ Jannar 2001. It-tariffi tal-kanċellazzjoni ammontaw għal 43.06 €. Minħabba nuqqas ta’ ftehim bejn is-servizzi, dawn it-tariffi ma ġewx rimborżati. Minflok, allowance ta’ kuljum li tkopri l-jum tas-26 ta’ Jannar tħallset b’mod żbaljat lill-ilmentatur darbtejn. Il-Kummissjoni jiddispjaċiha għal dawn l-iżbalji iżda tqis li t-tariffi ta' kanċellazzjoni li jammontaw għal 43,06 € huma għalhekk kontrobilanċjati mill-ħlas żejjed ta' 50 €. Se jittieħdu miżuri biex jiġi evitat li jerġgħu jseħħu żbalji simili.

Fir-rigward tal-allegazzjoni li l-Kummissjoni naqset milli twieġeb għal email mibgħuta mill-ilmentatur li titlob informazzjoni, il-Kummissjoni ma setgħetx tidentifika l-email inkwistjoni. Sabiex il-Kummissjoni tkun tista’ tikkummenta b’għarfien sħiħ tal-fatti, hija tissuġġerixxi li l-ilmentatur jipprovdi dettalji aktar preċiżi dwar id-destinatarju u d-data tal-posta elettronika.

Il-prattika normali hija li, fi tmiem il-proċedura tal-għażla, il-kandidati kollha jiġu nnotifikati formalment bir-riżultat permezz ta’ ittra. Il-Kummissjoni tista’ tikkonferma li l-479 kandidat kollha li ma ġewx magħżula ġew infurmati. Madankollu, jidher li l-Kummissjoni naqset milli tinforma lill-kandidati magħżula li ma ntgħażlux, peress li ma setgħet tinstab l-ebda traċċa tal-ittri rilevanti fil-fajl u kandidat ieħor li ma ntgħażilx ilmenta mal-Kummissjoni dwar in-nuqqas ta’ informazzjoni.

Il-Kummissjoni hemżet ukoll kopja ta' ittra li kienet bagħtet lill-kwerelant fis-16 ta' Mejju 2002, li fiha skużat ruħha għall-avviż qasir tal-intervista fis-26 ta' Jannar 2002 u għad-dewmien fir-rimborż tat-tariffa tal-kanċellazzjoni tal-biljett ta' 43,06 €.

L-ilmentatur għamel, fil-qosor, l-osservazzjonijiet li ġejjin:

Skont l-opinjoni tal-Kummissjoni, il-proċedura ta’ stedina kienet ugwalment inflessibbli għal kull applikant. Dan mhuwiex minnu, minħabba li l-ilmentatur ġie infurmat fi Brussell li l-proċedura tal-applikazzjoni se tiddewwem minħabba li l-jiem riżervati għall-intervisti ma kinux adattati għall-applikanti kollha. Dan ifisser li l-flessibbiltà kienet possibbli fil-każ ta’ xi wħud mill-applikanti, li hija diskriminatorja.

L-opinjoni tal-Kummissjoni ma ssemmix l-ispejjeż tal-lukandi u l-bażi tar-rimborż tan-noll tal-ajru adottata mill-Kummissjoni hija żbaljata. L-ilmentatur ħallas il-prezz tal-biljett tal-ajru billi uża kilometri ta’ vjaġġaturi frekwenti għall-valur ta’ 40 000 punt, li kienu nkisbu billi xtara biljetti tal-ajru għal valur totali ta’ 80 000 FIM. Il-prezz attwali għall-biljett tat-titjira kien ta’ 7.682 FIM, li ġie kkonfermat mir-rappreżentant ta’ Finnair u ppreżentat fl-ittra tal-ilmentatur.

L-ilmentatur jiġbor fil-qosor l-objettiv ewlieni tal-ilment tagħha bħala li jippromwovi l-effettività u t-trattament professjonali tal-proċeduri ta’ reklutaġġ għal pożizzjonijiet ewlenin fl-UE. Il-każ tagħha huwa eżempju ta’ prattika ta’ reklutaġġ inflessibbli u mhux professjonali, li għandha tinbidel fil-futur sabiex jiġu reklutati persuni b’esperjenza u kompetenti wkoll mill-industrija. Prattika importanti oħra li għandha tinbidel tikkonċerna r-rimborż tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar. L-ispejjeż reali għandhom jiffurmaw il-bażi għar-rimborż. Fil-każ tal-ilmentaturi, it-telf ekonomiku reali kien ta' 1.500 € (8.918 FIM).

Fl-aħħar nett, l-ilmentatur iddikjara li ma għadx għandu informazzjoni dwar id-destinatarju u d-data tal-email mhux imwieġba, iżda l-indirizz kien l-istess bħal dak mogħti mill-Kummissjoni għall-komunikazzjonijiet kollha li jikkonċernaw l-intervista. Fi Frar, hija kienet iddiskutiet il-każ fuq it-telefon ma 'persuna maskili li isimha ma waslitx.

Id-Deċiżjoni

1.1 L-ilmentatur ġie intervistat għall-kariga ta' Direttur Ġenerali taċ-Ċentru Konġunt tar-Riċerka tal-Kummissjoni. Hija tallega proċeduri inġusti u żbaljati li jirregolaw ir-rimborż tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar; proċedura ta’ stedina inflessibbli għall-intervista; nuqqas ta’ informazzjoni dwar il-proċeduri relatati mal-intervista u nuqqas ta’ tweġiba għal inkjesta bil-posta elettronika. Hija ssostni li l-Kummissjoni għandha tirrimborża bis-sħiħ l-ispejjeż tal-ivvjaġġar tagħha li jammontaw għal 9 328,76 FIM, inkluż kont tal-lukanda li l-Kummissjoni wiegħdet li tħallas u l-ispiża sħiħa ta' biljett tal-ajru li hija kisbet bl-użu ta' mili tal-ajru. L-ilmentatur jissuġġerixxi wkoll li b’mod ġenerali, il-proċeduri ta’ intervista tal-Kummissjoni għandhom jipprevedu rimborż sħiħ tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar.

1.2 Skont il-Kummissjoni, ir-Regoli għar-rimborż tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar u tas-sussistenza għal persuni barra mill-Kummissjoni (2), jipprevedu rimborż abbażi tal-aktar tariffa tal-ajru ekonomika u l-produzzjoni tal-biljett tal-ajru. Barra minn hekk, titħallas somma f'daqqa ta' 50 € kuljum. L-ilmentatur ġie infurmat b’dawn ir-regoli fl-email li tikkonferma l-istedina. In-noll muri fuq il-biljetti ppreżentati mill-ilmentatur kien ta’ 147 FIM, filwaqt li l-prezz ta’ 5 200 FIM ikkwotat mill-ilmentatur fit-talba tagħha għall-ispejjeż huwa l-kost teoretiku ta’ biljett tal-ajru għall-vjaġġ inkwistjoni. Il-prezz ta’ 7.682 FIM huwa l-kost teoretiku tal-istess biljett li jirriżulta mill-bidla fid-data tar-ritorn. L-ilmentatur fil-fatt ma ħallasx dawn is-somom. L-intenzjoni tal-Artikolu 6 tar-Regoli għar-rimborż hija li jirrimborża lill-kandidati għall-ispejjeż tal-ivvjaġġar effettivament imġarrba. Fid-dawl ta' dan, l-ilmentatur tħallas 147 FIM biex jirrimborża l-ispejjeż tal-ivvjaġġar tagħha u 50 € għal kull jum li kienet preżenti.

1.3 L-Ombudsman iqis li l-Kummissjoni kellha d-dritt li tqis li r-Regoli għar-rimborż tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar u tas-sussistenza jipprovdu biss għar-rimborż tal-flus effettivament imħallsa mill-ilmentatur u mhux għall-ispiża teoretika ta' biljett miksub bl-użu ta' mili tal-ajru.

Fir-rigward tal-allegazzjoni tal-ilmentatur li ġiet imwiegħda rimborż tal-ispiża tal-lukanda tagħha, l-Ombudsman tifhem li l-allowance ta' kuljum ta' somma f'daqqa ta' 50 € imsemmija fl-opinjoni tal-Kummissjoni hija maħsuba bħala kontribuzzjoni għall-ispejjeż ta' sussistenza, inklużi l-ispejjeż tal-lukanda. L-Ombudsman tinnota li l-ilmentatur ma pprovdiex dettalji dwar min għamel il-wegħda ta' rimborż sħiħ. F’dawn iċ-ċirkostanzi, l-Ombudsman ma jqisx li huwa ġġustifikat li jistaqsi aktar dwar dan il-punt.

Abbażi tal-informazzjoni disponibbli għall-Ombudsman, jidher li l-Kummissjoni aġixxiet fi ħdan l-awtorità legali tagħha fl-istabbiliment tar-Regoli għar-rimborż tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar u tas-sussistenza u fl-applikazzjoni tagħhom fil-każ tal-ilmentatur. Għalhekk, l-Ombudsman ma jsib l-ebda amministrazzjoni ħażina fir-rigward ta’ dan l-aspett tal-ilment. Madankollu, fid-dawl tal-użu mifrux tal-mili tal-ajru, il-Kummissjoni tista’ tikkunsidra li tinkludi, fl-informazzjoni mogħtija lill-kandidati dwar l-ispejjeż tal-ivvjaġġar, dikjarazzjoni espliċita li l-biljetti mixtrija bil-mili tal-ajru mhux se jiġu rimborżati. L-Ombudsman jagħmel rimarka oħra f'dan ir-rigward hawn taħt.

1.4 Fir-rigward tal-allegazzjonijiet tal-ilmentatur dwar funzjonament ħażin fil-proċedura tal-intervista u suġġerimenti għal titjib ġenerali, l-Ombudsman tinnota li l-Kummissjoni rrikonoxxiet u skużat ruħha għal għadd ta' żbalji ta' dispjaċir u ddikjarat li se jittieħdu miżuri biex jiġi evitat li jerġgħu jseħħu żbalji simili. L-Ombudsman ma jqisx li t-tweġiba tal-Kummissjoni għall-ilmentatur tikkonċerna t-tħassib dwar il-proċedura ta' intervista bħala każ ta' amministrazzjoni ħażina.

1.5 Fir-rigward tal-allegazzjoni tal-ilmentatur dwar in-nuqqas ta' tweġiba għal email, l-Ombudsman iqis li fin-nuqqas ta' informazzjoni dwar id-data preċiża u d-destinatarju tal-email, ma hemm l-ebda evidenza ta' amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni fir-rigward ta' dan l-aspett tal-ilment.

2.1 Fl-osservazzjonijiet tagħha dwar l-opinjoni tal-Kummissjoni, l-ilmentatur argumentat li hija ġiet infurmata fi Brussell li l-proċedura ta' applikazzjoni kienet se tiddewwem minħabba li l-ġranet riżervati għall-intervisti ma kinux adattati għall-applikanti kollha. L-ilmentatur jallega li l-proċedura ta’ stedina ma kinitx, għalhekk, ugwalment inflessibbli għal kull applikant u li dan huwa diskriminatorju.

2.2 L-Ombudsman iqis li l-ilmentatur ma pprovdiex biżżejjed evidenza biex jiġġustifika l-eżami ta' din l-allegazzjoni fil-qafas ta' din l-inkjesta. L-Ombudsman jirrimarka li l-ilmentatur għandu l-possibbiltà li jagħmel ilment ġdid u li jipprovdi evidenza li tista’ tiġġustifika inkjesta dwar l-allegata diskriminazzjoni fil-proċedura tal-intervista.

Fuq il-bażi tal-inkjesti tal-Ombudsman dwar dan l-ilment, jidher li ma hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni. L-Ombudsman għalhekk jagħlaq il-każ.

Ir-riforma l-oħra

Fid-dawl tal-użu mifrux tal-mili tal-ajru, il-Kummissjoni tista’ tikkunsidra li tinkludi, fl-informazzjoni mogħtija lill-kandidati dwar l-ispejjeż tal-ivvjaġġar, dikjarazzjoni espliċita li l-biljetti mixtrija bil-mili tal-ajru mhux se jiġu rimborżati.

Dejjem tiegħek,

Jacob SÖDERMAN

(1) A.N. Nru 656 tat-28 ta' Jannar 1991.

(2) A.N. Nru 656 tat-28 ta' Jannar 1991.