Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. F’Mejju 2022, l-ilmentatur applika għal pożizzjoni ta’ trainee tar-riżorsi umani fil-Parlament Ewropew, fil-kuntest tal-programm ta’ traineeship Schuman tal-Parlament li jibda f’Ottubru 2022.[1]

2. Fil-bidu ta’ Ġunju 2022, l-Unità tat-Tagħlim u l-Iżvilupp tal-Parlament infurmat lill-ilmentatur li l-applikazzjoni tiegħu kienet ġiet magħżula, u stednitu għal intervista online. L-intervista saret fis-17 ta’ Ġunju 2022. Wara l-intervista, fid-29 ta’ Ġunju 2022, il-Parlament informa lill-ilmentatur li l-applikazzjoni tiegħu kienet ġiet miċħuda. Fit-30 ta’ Ġunju 2022, l-ilmentatur ikkuntattja lill-Parlament biex jistaqsi għaliex ma kienx talbu jissottometti dokumenti ta’ sostenn għall-applikazzjoni tiegħu (b’mod partikolari r-rekord kriminali tiegħu). L-Unità tat-Tagħlim u l-Iżvilupp imbagħad infurmat lill-ilmentatur li l-applikazzjoni tiegħu kienet ġiet magħżula u stednitu jissottometti dokumenti ta’ sostenn.

3. F’dan il-punt, l-ilmentatur ma kienx ċert dwar l-istatus tal-applikazzjoni tiegħu. Fl-4 ta’ Lulju 2022, wara skambji sussegwenti tal-posta elettronika, il-Parlament iċċara li l-ilmentatur ma kienx ġie preselezzjonat għal traineeship. Hija skużat ruħha mal-ilmentatur għan-nuqqas ta’ fehim.

4. Peress li ma kienx sodisfatt bil-mod kif il-Parlament kien ittratta l-applikazzjoni tiegħu, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman f’Lulju 2022.

L-inkjesta

5. L-Ombudsman fetaħ inkjesta dwar kif il-Parlament kien ikkomunika mal-ilmentatur rigward l-istatus tal-applikazzjoni tiegħu.

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

6. L-ilmentatur sostna li l-Parlament ma kkonformax mar-regoli applikabbli[2]. L-ilmentatur argumenta li kien ġie preselezzjonat qabel ma beda formalment il-perjodu għall-preselezzjoni tal-kandidati. Huwa kien imħasseb ukoll li l-Parlament ma talbu jippreżenta l-ebda dokument ta' sostenn meta ġie magħżul.

7. Il-Parlament iddikjara li l-Unità tat-Tagħlim u l-Iżvilupp kienet użat ħażin it-terminu magħżul. Dan kien ifisser li l-ilmentatur kien wieħed mill-kandidati mistiedna għal intervista. Barra minn hekk, meta l-ilmentatur ikkuntattja lill-Parlament fit-30 ta’ Ġunju 2022 u staqsa għaliex ma kellux għalfejn jissottometti rekord kriminali, il-membru tal-persunal kien bi żball assuma li l-ilmentatur kien ġie preselezzjonat (parzjalment, minħabba li l-ilmentatur kien ta n-numru tal-applikazzjoni żbaljat). B’riżultat ta’ dan, l-ilmentatur intalab jissottometti dokumenti ta’ sostenn (il-kandidati magħżula minn qabel biss iridu jissottomettu dokumenti ta’ sostenn).

8. Meta ġie identifikat l-iżball, il-Parlament spjega lill-ilmentatur li ma kienx fost il-kandidati magħżula minn qabel u skuża ruħu għall-konfużjoni. Il-Parlament informa wkoll lill-ilmentatur li, kif iddikjarat fl-email li rċieva meta ppreżenta l-applikazzjoni tiegħu, l-unità inkarigata mill-komunikazzjoni uffiċjali kollha rigward il-proċedura tal-għażla hija l-Unità tar-Reklutaġġ tat-Trainees.

9. Fid-dawl ta’ dan ta’ hawn fuq, il-Parlament sostna li, filwaqt li l-komunikazzjoni ħażina kienet sfortunata, huwa rrimedjaha minnufih u aġġorna lill-ilmentatur dwar l-istatus tal-applikazzjoni tiegħu. B’riżultat ta’ dan, ma kien hemm l-ebda impatt materjali fuq l-ilmentatur.

10. Fir-rigward tal-proċedura ta' evalwazzjoni tal-applikazzjonijiet għat-traineeships, il-Parlament spjega li, meta jivvalutaw l-applikazzjonijiet, is-superviżuri tat-traineeships jista' jkollhom bżonn informazzjoni addizzjonali mill-kandidati sabiex ikunu jistgħu jikklassifikawhom u jiddeċiedu liema waħda jagħżlu. Għalhekk, l-Unità tar-Reklutaġġ tat-Trainees tirrakkomanda lis-superviżuri kollha tat-traineeships biex jintervistaw lill-applikanti qabel ma jagħmlu lista qasira tagħhom.

11. Il-Parlament sostna li l-“Mistoqsijiet Frekwenti” (FAQs) fuq il-paġna web għall-applikazzjonijiet għat-traineeship Schuman^[3] jinfurmaw lill-kandidati li jistgħu jiġu intervistati matul il-proċess tal-għażla. Il-Parlament iddikjara wkoll li l-kandidati huma mistiedna jaqraw bir-reqqa l-Mistoqsijiet Frekwenti kemm fl-email li jirċievu wara li joħolqu l-kont tagħhom għall-applikazzjoni online kif ukoll fit-tweġiba awtomatizzata bl-email li jirċievu wara li jissottomettu kull applikazzjoni għal traineeship.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

12. L-Ombudsman jaċċetta li l-Parlament iċċara n-nuqqas ta' ftehim mal-ilmentatur, li kien ir-riżultat ta' żball uman, u infurmah minnufih dwar l-istatus korrett tal-applikazzjoni tiegħu. Għalhekk, l-ilmentatur ma sofra l-ebda dannu materjali minħabba dan in-nuqqas ta’ fehim.

13. Madankollu, l-inkjesta tal-Ombudsman identifikat lok għal titjib fir-rigward tal-informazzjoni li l-Parlament jippubblika fuq il-paġna web tiegħu dwar it-traineeships Schuman.

14. Ir-Regoli Interni jipprevedu li “”[i]s-superviżuri maħtura se jeżaminaw l-applikazzjonijiet abbażi tal-kwalifiki u l-ħiliet tal-kandidati u l-kriterji reklamati”. Madankollu, ir-regoli ma jgħidux b’mod espliċitu li s-superviżuri jistgħu jintervistaw lill-kandidati qabel ma jfasslu l-lista mqassra. Il-Parlament iddikjara li madankollu jinforma lill-applikanti li jistgħu jiġu mistiedna għal intervista matul il-proċess tal-għażla, u li din il-possibbiltà tissemma fil-FAQs. Madankollu, l-FAQs ma jispeċifikawx meta tista’ ssir l-intervista u jirreferu għaliha bħala sempliċi possibbiltà. Dan ma jidhirx li jirrifletti r-rakkomandazzjoni mogħtija lis-superviżuri tat-traineeships biex jintervistaw lill-kandidati. L-għoti ta’ informazzjoni ċara lill-kandidati jista’ jgħin biex jiġi evitat nuqqas ta’ fehim fil-futur. Għal dan il-għan, il-Parlament jista' jikkunsidra li jaġġorna r-Regoli Interni u l-informazzjoni disponibbli fuq il-paġna web tat-traineeship dwar il-possibbiltà ta' intervista u ż-żmien jew l-istadju fil-proċedura li dan jista' jseħħ, jiġifieri, normalment qabel l-elenkar tal-kandidati.

15. Fid-dawl ta’ dan ta’ hawn fuq, l-Ombudsman tqis li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina mill-Parlament fil-mod kif ittratta l-applikazzjoni tal-ilmentatur. Madankollu, hija tħeġġeġ lill-Parlament itejjeb l-informazzjoni li jipprovdi lill-kandidati dwar il-possibbiltà ta' intervisti mas-superviżuri tat-traineeships.

Konklużjoni

Abbażi tal-inkjesta, l-Ombudsman jagħlaq dan il-każ bil-konklużjoni li ġejja[4]:

Ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina mill-Parlament Ewropew.

L-ilmentatur u l-Parlament se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

Tina Nilsson
Kap tal-Unità tat-Trattament tal-Każijiet

Strasburgu, 15/12/2022

[1] https://www.europarl.europa.eu/at-your-service/mt/work-with-us/traineeships

[2] B'mod partikolari, ir-Regoli Interni li Jirregolaw it-Traineeships fis-Segretarjat tal-Parlament Ewropew, disponibbli hawnhekk.

[3] Disponibbli fuq: https://ep-stages.gestmax.eu/uploads/faq-en.pdf. It-tweġiba għall-mistoqsija 14 taqra kif ġej: “Huwa possibbli li dawk li jirreklutaw iċemplulek għal intervista qasira bit-telefown. Madankollu, tista’ wkoll tintgħażel mingħajr ma tgħaddi minn intervista.”

[4] Dan l-ilment ġie ttrattat taħt trattament ta’ każijiet delegati, f’konformità mad-Deċiżjoni tal-Ombudsman Ewropew li tadotta Dispożizzjonijiet ta’ Implimentazzjoni