Għażiż Sur I.,

Fit-18 ta’ Ġunju 2001, inti ssottomettejt, f’isem il-villaġġ Awstrijak Deutsch Griffen, ilment kontra l-Kummissjoni Ewropea dwar dawn tal-aħħar li jittrattaw applikazzjoni għal għotja għal proġett ta’ ġemellaġġ bejn il-bliet.

Fis-27 ta’ Ġunju 2001, bgħatt l-ilment lill-Kummissjoni għall-kummenti tagħha.

Il-Kummissjoni bagħtet l-opinjoni tagħha dwar l-ilment tiegħek fit-3 ta' Ottubru 2001. Għaddejtlek l-opinjoni tal-Kummissjoni fl-4 ta' Ottubru 2001 bi stedina biex tagħmel osservazzjonijiet, jekk xtaqt. Fis-7 ta' Novembru 2001, inti bgħattli l-osservazzjonijiet tiegħek dwar l-opinjoni tal-Kummissjoni.

Issa qed nikteb biex inkun naf ir-riżultati tal-inkjesti li saru.

Il-komponent

L-ilmentatur, MEP Awstrijak, intervjena f’isem il-villaġġ Awstrijak Deutsch Griffen. F’Marzu 2001, ir-raħal imsemmi applika (bl-użu tal-formola standard rilevanti) għal għotja tal-UE għal proġett organizzat fil-kuntest tal-ftehim ta’ ġemellaġġ tiegħu ma’ belt Ġermaniża. Dan il-proġett kellu jsir bejn il-15 u s-17 ta' Ġunju 2001. Nofs l-ispejjeż tal-avveniment kellhom jitħallsu mir-raħal Awstrijak. Il-formola standard fiha dikjarazzjoni għal dan il-għan (il-parti 6 tal-formola) iffirmata mis-sindku tal-villaġġ Awstrijak.

Fil-parti 3 tal-formola mimlija mill-applikant, l-ispejjeż tal-avveniment (kaxxa fuq in-naħa tax-xellug) kienu ġew ikkalkulati bħala € 7 206 filwaqt li taħt il-kolonna "pjan ta' finanzjament" (kaxxa fuq in-naħa tal-lemin) il-villaġġ Awstrijak kien semma biss l-ammont ta' € 3 603 (jiġifieri, 50 %) li kien qed jitlob bħala għotja. Il-villaġġ Awstrijak kien ipproċeda bl-istess mod fil-parti 4 tal-formola fejn kien stabbilixxa l-ispejjeż tat-trasport (EUR 5 090) u l-ammont tal-għotja mitluba (EUR 2 545, jiġifieri 50 %).

Fit-3 ta’ Mejju 2001, il-Kummissjoni kitbet lir-raħal Awstrijak sabiex tinformah li t-talba tiegħu kienet ġiet miċħuda. Il-Kummissjoni hemżet "lista ta' raġunijiet għar-rifjut" li fuqha ġiet immarkata r-raġuni li ġejja: "Il-baġit mhuwiex ibbilanċjat".

Ir-raħal Awstrijak imbagħad irrikorra għand l-ilmentatur għall-għajnuna li bagħat żewġ e-mails lill-amministratur tal-każ fil-Kummissjoni (it-28 ta’ Mejju u l-1 ta’ Ġunju 2001). Fl-ewwel wieħed minn dawn il-messaġġi bil-posta elettronika, huwa rrimarka li r-raħal Awstrijak deher li għamel żball formali billi naqas milli jinkludi l-kontribut tal-applikant fil-parti 3 tal-formola. Għalhekk, huwa talab lill-Kummissjoni tippermetti lir-raħal Awstrijak jerġa’ jissottometti din il-parti tal-applikazzjoni. L-ilmentatur sussegwentement bagħat ukoll faks lis-Sinjura Reding, il-Membru tal-Kummissjoni responsabbli għall-kwistjoni (5 ta' Ġunju 2001). Fin-nuqqas ta’ tweġiba għal kwalunkwe waħda minn dawn l-ittri, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman għall-għajnuna.

Fl-ilment tiegħu, l-ilmentatur għamel l-allegazzjonijiet li ġejjin:

(1) Il-Kummissjoni ma weġbitx għall-ittri tiegħu

(2) Il-Kummissjoni kienet ċaħdet b’mod inġust l-applikazzjoni għal raġunijiet purament formali

L-Inkwantu

L-ilment intbagħat lill-Kummissjoni għall-opinjoni tagħha.

L-opinjoni tal-Kummissjoni

Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni għamlet il-kummenti li ġejjin:

Il-Kummissjoni kienet irċeviet madwar 1 300 applikazzjoni għal għotjiet. Għat-trattament ta’ dawn l-applikazzjonijiet kollha, is-servizz responsabbli għall-għotjiet ta’ ġemellaġġ tal-ibliet kellu jagħmel użu sħiħ mir-riżorsi umani kollha tiegħu u mill-ħin kollu disponibbli. Matul dan il-perjodu ta 'żmien, xi dewmien fit-trattament ta' kariga li tidħol kien ikkunsidrat bħala normali. Is-Sur Van der Pas, id-Direttur Ġenerali tad-Direttorat Ġenerali għall-Edukazzjoni u l-Kultura, kien indirizza tweġiba dettaljata ta' żewġ paġni lill-kwerelant fil-11 ta' Lulju 2001.

L-applikazzjoni tal-villaġġ Awstrijak ma ntgħażlitx peress li ma kinitx konformi mar-regoli stabbiliti fis-sejħa għal proposti rilevanti (1). Il-baġit inkluż fl-applikazzjoni ma kienx ibbilanċjat b’mod ċar, li juri n-nefqa u l-introjtu għall-attività proposta, u ma kienx “akkumpanjat minn dettalji tan-nefqa u l-introjtu, li jiddikjaraw l-ispejjeż unitarji”, kif meħtieġ mill-punt 7.1.b) tat-test imsemmi hawn fuq. Mingħajr preżentazzjoni ċara u dettaljata tal-baġit, il-kumitat tal-għażla ma setax jiġġudika jekk l-ispejjeż kollha inklużi f’applikazzjoni kinux eliġibbli għal finanzjament Komunitarju.

Kopja ta’ l-ittra tas-Sur Van der Pas lill-kwerelant tal-11 ta’ Lulju 2001 ġiet mehmuża ma’ l-opinjoni.

Fl-ittra tiegħu, is-Sur Van der Pas indika li meta ssieħeb fil-kariga tiegħu fil-bidu tas-sena 2000, huwa skopra li kien hemm nuqqas konsiderevoli ta’ sodisfazzjon fost l-applikanti fir-rigward tat-trattament tal-applikazzjonijiet tagħhom. Kien hemm dewmien inaċċettabbli fir-rigward tan-notifiki tal-aċċettazzjoni jew ir-rifjut tal-applikazzjonijiet kif ukoll fir-rigward tal-ħlas tal-għotjiet. Verifika interna kienet uriet il-ħtieġa għal reviżjoni fundamentali tas-sistema eżistenti u għall-introduzzjoni ta' proċedura li kienet kemm effiċjenti kif ukoll konformi mar-regoli tal-Kummissjoni dwar l-għoti ta' fondi. Wara konsultazzjoni bir-reqqa ma' l-organizzazzjonijiet nazzjonali u reġjonali tal-ġemellaġġ ta' l-ibliet, ġiet introdotta sistema ġdida f'Novembru 2000 u ġiet ippubblikata sejħa għall-proposti fil-Ġurnal Uffiċjali. F'dan id-dokument u fuq is-sit web stabbilit mid-Direttorat Ġenerali tiegħu, ingħataw spjegazzjonijiet preċiżi dwar liema formola kellha tintuża, kif kellha timtela u liema dokumenti addizzjonali kellhom jiġu inklużi. Għalhekk ingħatat biżżejjed informazzjoni.

Is-Sur Van der Pas żied li kien jixtieq isolvi problemi bħal dawk esperjenzati mir-raħal Awstrijak permezz ta’ flessibbiltà akbar, pereżempju billi jagħti żmien addizzjonali biex tiġi sottomessa informazzjoni li kienet nieqsa. Madankollu, sfortunatament u inevitabbilment dan kien jikkawża problemi mal-maġġoranza tal-applikanti jew mas-sistema ta’ kontroll finanzjarju tal-Kummissjoni. Peress li l-applikazzjonijiet kollha kellhom jiġu kkunsidrati flimkien sabiex jiġi żgurat trattament ugwali, l-applikanti li kienu mlew il-formoli tagħhom b’mod korrett kien ikollhom jistennew iktar żmien għal deċiżjoni dwar l-applikazzjoni tagħhom u għall-għotja. Il-qosor taż-żmien bejn id-data għas-sottomissjoni tal-applikazzjonijiet u l-bidu tal-proġetti sempliċiment ma ppermettiex dewmien fit-trattament tal-applikazzjonijiet. Jekk id-dewmien kellu jiġi aċċettat sabiex tintwera aktar flessibbiltà, dan inevitabbilment iwassal għal pagamenti retroattivi li ma kinux konformi mar-regoli dwar l-għoti ta’ fondi. Għalhekk, il-Kummissjoni kienet f’dilemma. Jew wera flessibbiltà u b’hekk iddiżappunta lill-maġġoranza tal-applikanti minħabba dewmien imġedded (jiġifieri, skadenza lura fis-sistema l-antika) jew inkella żamm mar-regoli ċari u b’hekk espona ruħu għall-kritika ta’ applikanti individwali li l-applikazzjonijiet tagħhom kienu ġew miċħuda.

Is-Sur Van der Pas talab li l-ilmentatur jifhem li f'ċirkostanzi bħal dawn il-Kummissjoni kienet iddeċidiet favur il-maġġoranza tal-applikanti. Huwa żied jgħid, madankollu, li kien konxju tal-fatt li s-sistema l-ġdida għad trid tittejjeb u li din il-kwistjoni se tiġi kkunsidrata flimkien mal-organizzazzjonijiet sħab tagħha u l-Parlament Ewropew f'Settembru.

L-ilmentatur jippreżenta l-osservazzjonijiet
tiegħu

Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur għamel il-kummenti li ġejjin:

L-argumenti tal-Kummissjoni ma ġġustifikawx il-mod inġust u inġust li bih kienet ipproċediet. Mill-applikazzjoni kien ċar li l-villaġġ Awstrijak kien qed jipprovdi r-riżorsi proprji meħtieġa għall-avveniment. Għalhekk, l-iżball formali li seħħ ma kellux iwassal għaċ-ċaħda tal-applikazzjoni.

Bosta diskussjonijiet mal-persuni kkonċernati wrew li l-applikanti kellhom problemi biex jimlew il-formoli. Kien impossibbli li jiġu abbozzati formoli b’tali mod li l-mistoqsijiet jew il-mistoqsijiet min-naħa tal-persuni li jimlewhom ikunu kompletament esklużi. Il-Kummissjoni stess kienet taf li kien kważi impossibbli li jitfasslu formoli perfetti.

L-applikazzjonijiet li minnhom ħarġu b’mod ċar l-intenzjonijiet tal-applikant kellhom jiġu ttrattati b’mod pożittiv. Kien inġust ħafna li l-applikanti ma jingħatawx l-opportunità li jikkoreġu żball. L-għan segwit mill-Kummissjoni kien ovvju: Hija użat forom li kienu f'partijiet ikkumplikati u dan iwassal għal żbalji. L-applikazzjonijiet imbagħad ġew miċħuda fuq il-bażi ta’ żbalji formali żgħar għalkemm l-intenzjonijiet tar-rikorrenti setgħu b’mod ċar jitkejlu minnhom.

L-Ombudsman għandu għalhekk jiżgura li l-villaġġ Awstrijak jikseb l-għotja tiegħu mill-aktar fis possibbli.

Id-Deċiżjoni

1 Nuqqas ta’ tweġiba għall-ittri

1.1 L-ilmentatur, Membru tal-PE Awstrijak, intervjena f'isem villaġġ Awstrijak li kien applika, f'Marzu 2001, għal għotja tal-UE għal proġett organizzat fil-kuntest tal-ftehim ta' ġemellaġġ bejn dan ir-raħal u belt Ġermaniża. Fit-3 ta’ Mejju 2001, il-Kummissjoni informat lir-rikorrenti li t-talba tagħha kienet ġiet miċħuda. L-ilmentatur imbagħad bagħat żewġ ittri elettroniċi lill-persuna responsabbli mill-każ fil-Kummissjoni (it-28 ta’ Mejju u l-1 ta’ Ġunju 2001) u faks lill-membru tal-Kummissjoni inkarigat mill-każ (il-5 ta’ Ġunju 2001). Fl-ilment tiegħu ppreżentat f’Ġunju 2001, huwa sostna li ma rċieva l-ebda tweġiba għall-ittri tiegħu.

1.2 Il-Kummissjoni indikat li waslu 1 300 applikazzjoni u li s-servizz inkarigat kellu jagħmel użu sħiħ mir-riżorsi umani kollha tiegħu u mill-ħin kollu disponibbli biex jittratta dawn l-applikazzjonijiet. Skont il-Kummissjoni, xi dewmien fit-trattament tal-kariga li tkun dieħla kien għalhekk meqjus bħala normali matul dan il-perjodu ta' żmien. Barra minn hekk, is-Sur Van der Pas, id-Direttur Ġenerali tad-Direttorat Ġenerali għall-Edukazzjoni u l-Kultura, kien indirizza tweġiba dettaljata ta' żewġ paġni lill-kwerelant fil-11 ta' Lulju 2001.

1.3 Hija prattika amministrattiva tajba li l-amministrazzjoni għandha twieġeb għall-ittri mill-membri tal-pubbliku fi żmien raġonevoli (2). Il-Kummissjoni nnifisha, fil-Kodiċi tagħha stess ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba għall-Persunal tal-Kummissjoni Ewropea fir-Relazzjonijiet tagħhom mal-Pubbliku, irrikonoxxiet li l-ittri (u l-messaġġi bil-posta elettronika li huma, min-natura tagħhom, l-ekwivalenti ta’ ittra) għandhom jitwieġbu fi żmien 15-il jum tax-xogħol (3). Skont l-istess Kodiċi, għandha tintbagħat tweġiba ta’ żamma meta ma tkunx tista’ tintbagħat tweġiba f’dan il-perjodu. L-Ombudsman iqis li fi kwalunkwe każ għandha tintbagħat konferma tar-riċevuta fi żmien ġimagħtejn sakemm ma tintbagħatx tweġiba sostantiva f'dan il-perjodu (4). F'dawn iċ-ċirkostanzi, l-Ombudsman ma jistax jaċċetta l-affermazzjoni tal-Kummissjoni li fid-dawl tal-ammont ta' xogħol tas-servizz rilevanti, id-dewmien fit-tweġib tal-ittri għandu jitqies bħala "normali". Fi kwalunkwe każ għandu jkun possibbli li tintbagħat konferma tar-riċevuta jew ittra ta’ depożitu f’każijiet bħal dawn.

1.4 L-Ombudsman jinnota, madankollu, li risposta dettaljata ntbagħtet lill-kwerelant fil-11 ta' Lulju 2001, jiġifieri ftit aktar minn xahar wara li l-kwerelant kien ikkuntattja lill-Kummissjoni għall-ewwel darba. F'dawn iċ-ċirkostanzi, l-Ombudsman iqis li mhuwiex meħtieġ li jkompli l-inkjesta tiegħu dwar dan l-aspett tal-ilment.

2 Ċaħda inġusta tal-applikazzjoni

2.1 L-ilmentatur isostni li l-Kummissjoni aġixxiet b'mod inġust billi rrifjutat l-applikazzjoni għal raġunijiet purament formali.

2.2 Il-Kummissjoni tinnota li l-applikazzjoni ma kinitx konformi mar-rekwiżiti formali stabbiliti fis-sejħa għall-proposti rilevanti (5). Skont il-Kummissjoni, il-baġit inkluż fl-applikazzjoni ma kienx ibbilanċjat b’mod ċar, li juri n-nefqa u l-introjtu għall-attività proposta, u ma kienx “akkumpanjat minn dettalji tan-nefqa u l-introjtu, li jiddikjaraw l-ispejjeż unitarji”, kif meħtieġ mill-punt 7.1.b) tat-test imsemmi hawn fuq. F’ittra mibgħuta lill-ilmentatur mid-Direttur Ġenerali tad-Direttorat Ġenerali, is-Sur Van der Pas, inkarigat mill-kwistjoni, li kopja tagħha ġiet sottomessa mill-Kummissjoni, jingħataw spjegazzjonijiet aktar ġenerali. Is-Sur Van der Pas spjega li sistema ġdida rigward għotjiet għal avvenimenti ta’ ġemellaġġ bejn l-ibliet kienet ġiet introdotta fl-2000 sabiex tirrimedja d-difetti tas-sistema preċedenti. Huwa indika li fis-sejħa għal proposti li sussegwentement kienet ġiet ippubblikata fuq is-sit web stabbilit mid-Direttorat Ġenerali tiegħu, kienu ngħataw spjegazzjonijiet preċiżi dwar liema formola kellha tintuża, kif kellha timtela u liema dokumenti addizzjonali kellhom jiġu inklużi. Is-Sur Van der Pas żied li kien jixtieq isolvi problemi bħal dawk esperjenzati mir-raħal Awstrijak permezz ta’ flessibbiltà akbar, pereżempju billi jagħti żmien addizzjonali biex tiġi sottomessa informazzjoni li kienet nieqsa. Skont is-Sur Van der Pas, dan madankollu kien ifisser li l-maġġoranza tal-applikanti li mlew il-formoli tagħhom b’mod korrett kien ikollhom jistennew aktar żmien u li kien ikun hemm kunflitti mar-regoli dwar l-għotjiet (li pprojbixxew il-finanzjament retroattiv). Is-Sur Van der Pas talab li l-ilmentatur jifhem li f'ċirkostanzi bħal dawn il-Kummissjoni kienet iddeċidiet favur il-maġġoranza tal-applikanti. Huwa żied jgħid, madankollu, li kien konxju tal-fatt li s-sistema l-ġdida għad trid tittejjeb u li din il-kwistjoni se tiġi kkunsidrata dalwaqt.

2.3 L-Ombudsman iqis li l-esperjenza tiegħu fir-rigward ta' lmenti preċedenti dwar applikazzjonijiet lill-Kummissjoni għal għotjiet għal proġetti ta' ġemellaġġ bejn l-ibliet (6) tidher li tikkonferma l-konklużjoni tal-Kummissjoni li kienet meħtieġa riforma tal-proċeduri tagħha. Fil-fehma tal-Ombudsman, u għar-raġunijiet stabbiliti fl-ittra mis-Sur Van der Pas lill-ilmentatur, id-deċiżjoni tal-Kummissjoni li tagħżel interpretazzjoni stretta tar-regoli l-ġodda sabiex tittratta l-applikazzjonijiet malajr kemm jista’ jkun ma tidhirx li hija irraġonevoli. Jekk l-applikanti li naqsu milli jissottomettu applikazzjonijiet kompluti jingħataw aktar żmien biex jirrimedjaw dawn id-difetti, ikun tabilħaqq probabbli li jinħoloq dewmien li jkun ta’ żvantaġġ għall-applikanti li jkunu kkonformaw mar-rekwiżiti rilevanti kollha.

2.4 Madankollu, l-Ombudsman iqis li tali approċċ strett huwa xieraq biss jekk tingħata informazzjoni suffiċjenti lill-applikanti u jekk l-iżbalji li madankollu huma kkawżati mill-abbozzar inadegwat tal-formoli rilevanti ma jwasslux awtomatikament għaċ-ċaħda ta' applikazzjoni.

2.5 F'dan il-każ, l-ilmentatur jammetti li filwaqt li fil-parti 3 tal-forma l-ispejjeż kollha tal-avveniment issemmew taħt spejjeż eliġibbli, kienu biss dawk il-50 % minnhom li l-applikant talab lill-Kummissjoni tipprovdi bħala għotja li ssemmew taħt il-pjan ta' finanzjament. L-Ombudsman iqis, madankollu, li ma kienx ġie ċċarat biżżejjed li kien essenzjali li jissemma l-50 % li jifdal hawnhekk. Kif jindika l-ilmentatur, il-formola standard kien fiha dikjarazzjoni (parti 6 tal-formola) iffirmata mis-sindku tal-villaġġ Awstrijak li skontha 50 % tal-ispejjeż tal-avveniment kellhom jitħallsu mill-villaġġ Awstrijak. Fin-nuqqas ta’ struzzjonijiet preċiżi għall-kuntrarju, l-applikant seta’ għalhekk jitwassal biex jemmen li ma kienx meħtieġ li jissemma l-50 % tal-ispejjeż li kellu jġarrab huwa stess ukoll fil-parti 3 tal-formola (7).

2.6 L-Ombudsman tinnota, madankollu, li l-Kummissjoni ssostni wkoll li l-applikazzjoni ma kinitx "akkumpanjata minn dettalji tan-nefqa u l-introjtu, li jiddikjaraw l-ispejjeż unitarji", kif meħtieġ mill-punt 7.1.b) tas-Sejħa għal proposti. Il-formola tal-applikazzjoni ppreżentata lill-Ombudsman fil-fatt ma fihiex dokument ta' akkumpanjament bħal dan. L-ilmentatur ma għamel l-ebda kumment f’dan ir-rigward. L-Ombudsman jinnota wkoll li l-formola tal-applikazzjoni ppreżentata lilu tinkludi nota b'tipa grassa, wara l-parti 3, li skontha d-dettalji tan-nefqa u l-introjtu, li jiddikjaraw l-ispejjeż unitarji, kellhom jiżdiedu mal-formola tal-applikazzjoni. Fid-dawl ta' dawn iċ-ċirkostanzi, il-Kummissjoni tqis li l-applikazzjoni kellha tiġi miċħuda peress li ma kinitx konformi mar-regoli applikabbli tidher li hija raġonevoli.

2.7 F'dawn iċ-ċirkostanzi, jidher li ma hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina min-naħa tal-Kummissjoni f'dak li għandu x'jaqsam mat-tieni allegazzjoni tal-ilmentatur.

3 Konklużjoni

Fuq il-bażi tal-inkjesti tal-Ombudsman Ewropew dwar dan l-ilment, jidher li ma hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina min-naħa tal-Kummissjoni. L-Ombudsman għalhekk jagħlaq il-każ.

Il-President tal-Kummissjoni Ewropea se jiġi infurmat ukoll b’din id-deċiżjoni.

Dejjem tiegħek,

 

Jacob SÖDERMAN

---

(1) ĠU 2000 C 320, paġna 9.

(2) Ara l-Artikolu 17 tal-Kodiċi ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba mħejji mill-Ombudsman Ewropew li ġie approvat mill-Parlament Ewropew fis-6 ta’ Settembru 2001. Il-Kodiċi huwa disponibbli fuq is-sit web tal-Ombudsman (http://www.ombudsman.europa.eu).

(3) Fil-punt 4 tal-"Linji gwida għal imġiba amministrattiva tajba" stabbiliti fihom. Il-Kodiċi tal-Kummissjoni huwa anness mar-Regoli ta' Proċedura tal-Kummissjoni (ĠU 2000, L 308, p. 26).

(4) Ara l-Artikolu 14 (1) tal-Kodiċi ta' Mġiba Amministrattiva Tajba tal-Ombudsman.

(5) ĠU 2000 C 320, paġna 9.

(6) Ara pereżempju d-deċiżjoni tal-Ombudsman tat-12 ta' Ottubru 2000 dwar l-ilment 516/2000/GG (disponibbli bl-Ingliż fuq is-sit web tal-Ombudsman).

(7) Il-punt 7.1.b) tas-sejħa għal proposti tal-Kummissjoni jitlob biss lill-appplikanti biex jissottomettu "stima tal-baġit ibbilanċjata f'euro, li turi n-nefqa u d-dħul għall-attività proposta". It-test Ġermaniż ta' din id-dispożizzjoni huwa saħansitra inqas ċar peress li l-espressjoni "ausgewogen" użata fih hija ambigwa.