Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. L-ilmentatur, ġurnalist, kien qed ifittex aċċess għal dokumenti relatati ma’ proġett iffinanzjat taħt il-Fond għas-Sigurtà Interna. Il-proġett huwa intitolat “Valutazzjoni tal-qafas legali u l-kapaċità tal-Gwardja tal-Kosta Libjana f’termini ta’ Servizzi ta’ SAR” u ġie implimentat minn Stat Membru bejn Settembru 2017 u Jannar 2019.

2. Fl-20 ta' Lulju 2021, l-ilmentatur għamel talba korrispondenti ^[1] għall-aċċess pubbliku għad-dokumenti lill-Kummissjoni Ewropea.

3. Fis-27 ta' Awwissu 2021, il-Kummissjoni wieġbet, u identifikat 24 dokument ^[2] bħala li jaqgħu fil-kamp ta' applikazzjoni tat-talba għal aċċess. Hija rrifjutat li tagħti aċċess għal 16-il dokument, billi bbażat ruħha fuq il-ħtieġa li tiġi protetta s-sigurtà pubblika, u għal dokument wieħed biex jiġi protett l-iskop ta' awditu.^[3] Fir-rigward tas-seba' dokumenti li kien fadal, il-Kummissjoni tat aċċess għal partijiet minnhom, filwaqt li ħbiet id-data personali u dak li hija qieset bħala informazzjoni kummerċjalment sensittiva ^[4].

4. Fl-istess jum, l-ilmentatur talab lill-Kummissjoni tirrieżamina d-deċiżjoni tagħha (billi tagħmel “applikazzjoni konfermatorja”). L-ilmentatur ma oġġezzjonax għar-redazzjoni tad-data personali iżda kkontesta l-applikazzjoni tal-eċċezzjonijiet li fadal. Huwa argumenta wkoll li l-Kummissjoni naqset milli tivvaluta jekk kienx hemm interess pubbliku prevalenti fl-iżvelar u jekk ir-rapporti ta’ kull xahar inkwistjoni setgħux jiġu żvelati parzjalment.

5. Fl-1 ta’ Settembru 2021, il-Kummissjoni kkonfermat li rċeviet l-applikazzjoni konfermatorja tal-ilmentatur u infurmatu li l-limitu ta’ żmien għat-tweġiba tagħha kien se jiskadi fit-22 ta’ Settembru 2021.

6. Fit-22 ta’ Settembru 2021, il-Kummissjoni estendiet il-limitu ta’ żmien għat-tweġiba tagħha għat-13 ta’ Ottubru 2021, u qalet li ma kinitx “kapaċi tiġbor l-elementi kollha”.

7.  L-ilmentatur imbagħad talab lill-Kummissjoni tipprovdi raġunijiet dettaljati għall-estensjoni tal-limitu ta’ żmien u, fis-27 ta’ Settembru 2021, bagħat tfakkira lill-Kummissjoni.

8. Fl-istess jum, il-Kummissjoni wieġbet billi qalet li, meta jivvaluta applikazzjoni konfermatorja għal aċċess għal dokumenti, is-Segretarjat Ġenerali tiegħu jwettaq rieżami ġdid tat-tweġiba mogħtija mid-Direttorat Ġenerali responsabbli. F’dan il-każ, l-eżami mill-ġdid kien jinkludi l-evalwazzjoni tad-dokumenti kollha inkwistjoni, li wħud minnhom jikkonċernaw suġġetti sensittivi. Barra minn hekk, kellhom jiġu kkonsultati dipartimenti oħra, inkluż is-Servizz Legali tiegħu. Għalhekk, il-Kummissjoni qalet, fid-dawl tal-kumplessità tal-każ, li kien meħtieġ aktar żmien biex tiġi ffinalizzata t-tweġiba konfermatorja tagħha.

9. Fit-13 ta’ Ottubru 2021, il-Kummissjoni reġgħet estendiet il-limitu ta’ żmien, mingħajr ma indikat meta l-ilmentatur seta’ jistenna li jirċievi t-tweġiba konfermatorja tiegħu. Huwa tenna r-raġunijiet preċedenti għall-estensjoni tal-limitu ta' żmien u qal li kien għadu ma rnexxilux jiġbor l-elementi kollha. Il-Kummissjoni żgurat lill-ilmentatur li kienet qed tagħmel l-almu tagħha biex twieġeb malajr kemm jista’ jkun.

10. L-ilmentatur ikkontesta l-estensjonijiet tal-limitu ta’ żmien u talab lill-Kummissjoni tipprovdilu linja ta’ żmien għat-tweġiba konfermatorja tiegħu.

11. Fil-25 ta’ Ottubru 2021, l-ilmentatur bagħat tfakkira lill-Kummissjoni. Huwa sejjaħ ukoll lill-Kummissjoni u ġie mgħarraf li t-tweġiba konfermatorja kienet se tiġi ffinalizzata “fi ftit ġimgħat”.

12. Mhux sodisfatt, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman.

13. Fis-26 ta’ Ottubru 2021, il-Kummissjoni wieġbet lill-ilmentatur, filwaqt li tenniet li ma setgħetx tbassar meta kien se jirċievi tweġiba konfermatorja, minħabba li l-konsultazzjonijiet interni tagħha dwar it-talba tiegħu kienu għadhom ma ġewx iffinalizzati. Il-Kummissjoni assigurat ukoll lill-ilmentatur li kienet qed tagħmel l-almu tagħha biex tipprovdilu tweġiba malajr kemm jista’ jkun.

L-inkjesta

14. L-Ombudsman fetħet inkjesta dwar in-nuqqas tal-Kummissjoni li twieġeb għall-applikazzjoni konfermatorja tal-ilmentatur.

15. Matul l-inkjesta, l-Ombudsman irċieva t-tweġiba tal-Kummissjoni dwar l-ilment u, sussegwentement, il-kummenti tal-ilmentatur bi tweġiba għat-tweġiba tal-Kummissjoni. It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman spezzjona wkoll id-dokumenti inkwistjoni. Madankollu, wara l-adozzjoni tat-tweġiba konfermatorja tal-Kummissjoni fl-14 ta’ Frar 2022, l-ilmentatur iċċara li kien se jagħmel ilment ġdid f’każ li ma jkunx sodisfatt bl-aċċess mogħti. Bħala tali, din id-deċiżjoni tiffoka fuq iż-żmien li ħa l-proċess.

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

16. L-ilmentatur kien imħasseb li l-Kummissjoni ma ħarġitx tweġiba konfermatorja fil-limitu ta’ żmien preskritt. Huwa qies li t-talba tiegħu għal aċċess ma kinitx eċċezzjonali, f’termini tal-kwantità u l-kumplessità tad-dokumenti kkonċernati, u li l-mod kif il-Kummissjoni ttrattat it-talba tiegħu kien jirrifletti n-nuqqas ta’ rieda tagħha li tiddedika biżżejjed riżorsi għall-qasam tal-aċċess pubbliku għad-dokumenti.

17. Il-Kummissjoni qalet li t-talba għal aċċess tal-ilmentatur kienet tikkonċerna dokumenti sensittivi, inkluż dokument klassifikat.

18. Il-Kummissjoni argumentat ukoll li l-każ kien partikolarment kumpless. Hija qalet li, fl-istadju konfermattiv, hija kellha twettaq rieżami ġdid tad-dokumenti kollha li jaqgħu fil-kamp ta’ applikazzjoni tat-talba għal aċċess tal-ilmentatur. It-talba kopriet aktar minn 1000 paġna.

19. Barra minn hekk, il-Kummissjoni sostniet li wħud mid-dokumenti inkwistjoni joriġinaw minn Stat Membru, li hija kellha tikkonsulta. Hija kienet għamlet dan fit-2 ta’ Diċembru 2021 u, wara diversi skambji, kienet irċeviet tweġiba finali fl-24 ta’ Diċembru 2021.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

20. L-aċċess pubbliku għad-dokumenti huwa dritt fundamentali li jgħin jissalvagwardja t-trasparenza u l-leġittimità tal-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-UE. Sabiex jiġi żgurat aċċess sinifikanti, huwa kruċjali li l-amministrazzjoni tal-UE tittratta kull talba għal aċċess pubbliku malajr, jiġifieri, fil-limiti ta’ żmien stabbiliti fil-leġiżlazzjoni tal-UE dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti (ir-Regolament 1049/2001).

21. F’dan il-każ, il-Kummissjoni ħadet aktar minn ħames xhur biex twieġeb għall-applikazzjoni konfermatorja tal-ilmentatur. Id-dewmien imur ferm lil hinn mil-limitu ta’ żmien ta’ 30 jum ta’ xogħol biex tiġi ttrattata talba konfermatorja.

22. L-Ombudsman iqis li huwa komprensibbli li l-ilmentatur huwa estremament mhux sodisfatt biż-żmien li ħadet il-Kummissjoni biex tittratta t-talba tiegħu. Hija wkoll tal-fehma li l-proċess ħa wisq fit-tul.

23. Il-Kummissjoni lanqas ma pprovdiet lill-ilmentatur b’informazzjoni suffiċjenti li kienet tippermettilu jifhem x’kienu ċ-ċirkostanzi eċċezzjonali li kienu jeħtieġu estensjoni tal-limitu ta’ żmien preskritt ta’ 15-il jum ta’ xogħol. Il-fatt li l-Kummissjoni trid twettaq valutazzjoni mġedda wara talba konfermatorja u li trid tikkonsulta dipartimenti differenti huwa inerenti fil-proċedura bħala tali. 

24. Barra minn hekk, il-fatt li istituzzjoni għandha tikkonsulta partijiet terzi fl-awtoritajiet tal-Istati Membri ma jistax fih innifsu jiġġustifika dewmien, minħabba li l-Istati Membri, bħall-istituzzjonijiet tal-UE, għandhom jiżguraw li r-Regolament 1049/2001 jiġi applikat b'mod effettiv.^[5] Dan ifisser li l-awtoritajiet tal-Istati Membri għandhom iwieġbu malajr meta jiġu kkonsultati mill-amministrazzjoni tal-UE dwar talba għal aċċess pubbliku, iżda wkoll li l-amministrazzjoni tal-UE għandha tikkonsultahom malajr kemm jista' jkun. Għal darb'oħra, dan ma sarx hawn. Pjuttost, il-Kummissjoni kkonsultat lill-Istat Membru kkonċernat biss f’Diċembru 2021, jiġifieri, ħafna wara l-iskadenza tat-terminu massimu ta’ 30 jum ta’ xogħol sabiex tittratta talba konfermatorja.

25. Peress li qed jiżdied id-dewmien fl-ilmenti f'dan il-qasam, l-Ombudsman dan l-aħħar fetaħ inkjesta fuq inizjattiva proprja dwar iż-żmien li ħadet il-Kummissjoni biex tittratta t-talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti.^[6] Dik l-inkjesta għandha l-għan li tidentifika jekk hemmx xi kwistjonijiet li jistgħu jiġu indirizzati minn soluzzjonijiet sistemiċi. L-Ombudsman se tikkunsidra dan l-ilment f’dak il-kuntest u tħeġġeġ lill-Kummissjoni tittratta t-talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti fl-iskadenzi applikabbli, filwaqt li dik l-inkjesta tkun għadha għaddejja.

26. L-Ombudsman għalhekk iżomm lura milli jagħmel sejba formali ta' amministrazzjoni ħażina b'rakkomandazzjoni korrispondenti f'dan il-każ. Minkejja dan, hija ttenni li l-proċess ħa wisq żmien u li r-raġunijiet mogħtija għad-dewmien - il-konsultazzjoni ma' Stat Membru u t-twettiq ta' valutazzjoni mġedda - huma integrali għall-proċedura u għalhekk mhumiex konvinċenti.

Konklużjoni

Abbażi tal-inkjesta, l-Ombudsman jagħlaq dan il-każ bil-konklużjoni li ġejja ^[7]:

Kien hemm nuqqasijiet fil-mod kif il-Kummissjoni ttrattat din it-talba għal aċċess pubbliku bir-riżultat li damet wisq. L-Ombudsman issa qed isegwi din il-kwistjoni minn perspettiva sistemika. Bħala tali, l-ebda inkjesta ulterjuri ma hija ġġustifikata f’dan il-każ.

L-ilmentatur u l-Kummissjoni se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

Rosita Hickey
Direttur tal-Inkjesti

Strasburgu, 17/05/2022

[1] Skont ir-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049.

[2] Ir-rapport ta’ evalwazzjoni rilevanti, id-deċiżjoni ta’ għoti tal-Kummissjoni, il-ftehim ta’ għotja u żewġ emendi tiegħu, ir-rapport finali ta’ implimentazzjoni teknika tal-ftehim ta’ għotja, ittra dwar il-pagament finali, iċ-ċertifikat tal-awditjar tar-rapport finali, valutazzjoni tal-qafas legali tal-Gwardja tal-Kosta Libjana u 16-il rapport ta’ kull xahar dwar l-implimentazzjoni tal-ftehim ta’ għotja.

[3] L-Artikolu 4(1)(a), l-ewwel inċiż, u (2), it-tielet inċiż, tar-Regolament 1049/2001.

[4] L-Artikolu 4(1)(b) u (2), l-ewwel inċiż, tar-Regolament 1049/2001.

[5] Is-Sentenza tal-Qorti (Awla Manja) tat-18 ta’ Diċembru 2007, L-Isvezja vs Il-Kummissjoni, C-64/05 P, il-paragrafi 85 f.: https://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf?text=&docid=71934&pageIndex=0&doclang=en&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=4736432.

[6] L-Ombudsman fetħet l-inkjesta fuq inizjattiva proprja OI/2/2022/MIG fl-4 ta’ April 2022: https://www.ombudsman.europa.eu/mt/opening-summary/mt/154404.  

[7] Dan l-ilment ġie ttrattat taħt trattament ta’ każijiet delegati, f’konformità mad-Deċiżjoni tal-Ombudsman Ewropew li tadotta Dispożizzjonijiet ta’ Implimentazzjoni.