Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. Din il-kawża tirrigwarda l-politika tal-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO) dwar il-prenotazzjoni ta' testijiet ta' ammissjoni fuq il-kompjuter f'kompetizzjonijiet ġenerali.

2. L-ilmentatur huwa ċittadin Taljan li ppreżenta applikazzjoni biex jieħu sehem fil-Kompetizzjoni Miftuħa EPSO/AD/207/11-AD7 dwar ir-reklutaġġ ta' amministraturi f'diversi oqsma.[1] Wara li vvalida l-applikazzjoni tiegħu, l-ilmentatur irċieva, fil-profil tal-EPSO tiegħu, stedina biex jibbukkja t-Test Ibbażat fuq il-Kompjuter (CBT) tiegħu. L-istedina ppermettiet lill-ilmentatur jagħżel bejn diversi dati u postijiet possibbli, u ddikjarat li kellha ssir għażla fi żmien sitt ijiem. L-istedina għamlitha ċara wkoll li l-applikazzjoni titqies irtirata jekk l-ilmentatur ma jibbukkjax is-CBT sal-iskadenza mogħtija.

3. Fit-12 ta’ April 2011, diversi sigħat wara l-iskadenza tal-perijodu ta’ riżervazzjoni għas-CBT tiegħu, il-lanjant ikkuntattja lill-EPSO u spjega li huwa ma setax jikkonnettja mal-kont tal-EPSO tiegħu fil-jumejn preċedenti. Għalhekk, huwa talab lill-EPSO jippermettilu jibbukkja s-CBT f’dak iż-żmien.

4. Fit-13 ta’ April 2011, l-EPSO wieġeb lill-lanjant u infurmah li ma setax jaċċetta t-talba tiegħu, peress li l-perijodu ta’ riżervazzjoni għas-CBT tiegħu kien diġà skada. Fl-iskambju ta’ korrispondenza li segwa, l-ilmentatur insista li jingħata l-possibbiltà li jipprenota s-CBT jew li jissottometti applikazzjoni ġdida għall-Kompetizzjoni Miftuħa EPSO/AD/207/11-AD7. Huwa indika li, skont l-Avviż ta’ Kompetizzjoni, id-data ta’ skadenza għas-sottomissjoni tal-applikazzjonijiet kienet l-14 ta’ April 2011. Barra minn hekk, l-EPSO kien iddeċieda li jestendi din l-iskadenza b’sitt sigħat minħabba problemi fis-sistema tal-profil tal-EPSO. Madankollu, l-EPSO kkonferma l-pożizzjoni oriġinali tiegħu fl-emails tiegħu tal-14 u d-29 ta’ April 2011.

5. Fl-1 ta' Mejju 2011, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman Ewropew.

Fuq is-suġġett tal-investigazzjoni

6. L-Ombudsman fetħet inkjesta dwar l-allegazzjoni u t-talba li ġejjin.

Allegazzjoni

L-EPSO eskludiet b’mod inġust lill-ilmentatur mill-kompetizzjoni.

Argumenti ta’ sostenn:

1. L-EPSO naqas (i) milli jqis kif xieraq il-problemi ffaċċjati mill-ilmentatur meta pprova jibbukkja t-test CBT tiegħu u (ii) milli jittratta b’mod adegwat l-emails sussegwenti tiegħu lill-EPSO.

2. L-EPSO stabbilixxa l-iskadenza għall-ibbukkjar tat-test tas-CBT qabel l-iskadenza għall-applikazzjoni għall-Kompetizzjoni ġenerali EPSO/AD/207/11-AD7.

3. Għalkemm l-EPSO, fl-14 ta’ April 2011, estenda l-iskadenza tar-reġistrazzjoni b’sitt sigħat, huwa ma tahx estensjoni biex jibbukkja test CBT.

Pretensjoni

L-EPSO għandu jippermettilu jipparteċipa fil-kompetizzjoni.

L-inkjesta

7. Fis-16 ta' Ġunju 2011, l-Ombudsman talab lill-EPSO biex jissottometti opinjoni dwar l-allegazzjoni u t-talba tal-ilmentatur sat-30 ta' Settembru 2011. L-opinjoni tal-EPSO ntbagħtet lill-ilmentatur bi stedina biex jagħmel osservazzjonijiet. L-ilmentatur għamel dan fil-15 ta’ Awwissu 2011.

L-analiżi u l-konklużjonijiet tal-Ombudsman

A. Allegazzjoni li l-EPSO eskludiet b’mod inġust lill-ilmentatur mill-kompetizzjoni u t-talba relatata

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

8. Fl-ilment tiegħu lill-Ombudsman, l-ilmentatur allega li l-EPSO eskludieh inġustament mill-Kompetizzjoni Miftuħa EPSO/AD/207/11-AD7. Insostenn tal-allegazzjoni tiegħu, il-lanjant ressaq diversi argumenti li huma miġbura fil-qosor fil-punt 6 iktar ’il fuq.

9. Fl-opinjoni tiegħu, l-EPSO indika li l-lanjant kellu konnessjoni mal-profil tal-EPSO tiegħu darbtejn biss, u fiż-żewġ okkażjonijiet, biss wara li kien skada l-perjodu ta’ riżervazzjoni ta’ sitt ijiem. Għalhekk, l-ilmentatur naqas milli jirrispetta l-Punt 3.1 tal-Gwida għall-Kompetizzjonijiet Miftuħa (il-“Gwida”), li jirrikjedi li l-kandidati jiċċekkjaw il-profil tal-EPSO tagħhom mill-inqas darbtejn fil-ġimgħa. L-EPSO enfasizza wkoll li, matul il-perjodu ta’ prenotazzjoni ta’ sitt ijiem, ma ġiet irreġistrata l-ebda problema ta’ konnessjoni u li 90,4 % tal-kandidati rnexxielhom jibbukkjaw is-CBT tagħhom matul l-istess perjodu.

10. L-EPSO argumenta wkoll li kien wieġeb fil-pront għat-talbiet kollha tal-ilmentatur iżda sfortunatament ma setax jaċċettahom. Skont l-EPSO, l-ilmentatur ħawwad l-iskadenza għar-reġistrazzjoni għall-kompetizzjoni - li, skont l-Avviż tal-Kompetizzjoni, skadiet fl-14 ta' April 2012 - mal-iskadenza għall-prenotazzjoni tas-CBT - li varjat għal kull kandidat u, għall-ilmentatur, skadiet fit-12 ta' April 2012. Skont il-Gwida, il-kandidati la setgħu jirreġistraw aktar minn applikazzjoni waħda għall-istess kompetizzjoni u lanqas jimmodifikaw applikazzjoni ladarba tiġi rreġistrata. Għalhekk, ma kienx possibbli li l-ilmentatur jitħalla jissottometti applikazzjoni ġdida, anki jekk l-iskadenza għar-reġistrazzjoni għall-kompetizzjoni kienet għadha ma skadietx. Fir-rigward tad-deċiżjoni li l-perjodu ta’ reġistrazzjoni għall-kompetizzjoni jiġi estiż b’sitt sigħat, l-EPSO enfasizza li din id-deċiżjoni ttieħdet biex tiġi kkoreġuta problema kkawżata mis-sit web tal-EPSO. Il-problema, madankollu, ma kinitx tikkonċerna lill-ilmentatur, li, dak iż-żmien, kien diġà rreġistra l-applikazzjoni tiegħu, iżda qabeż l-iskadenza għall-prenotazzjoni tas-CBT tiegħu.

11. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur argumenta li l-iskadenza għar-reġistrazzjoni għall-kompetizzjoni ma għandhiex tkun tali li tagħmilha possibbli li tiġi konfuża ma’ kwalunkwe data oħra, bħad-data għall-prenotazzjoni tas-CBTs. Inkella, il-prinċipju tal-ugwaljanza fit-trattament tal-kandidati jinkiser b’mod irreparabbli. L-ilmentatur indika li l-unika data msemmija fl-Avviż tal-Kompetizzjoni kienet l-14 ta’ April 2012 u li kien talab lill-EPSO jippermettilu jirreġistra applikazzjoni ġdida qabel dik id-data. Skont l-ilmentatur, tali talba ma setgħetx titqies la bħala talba biex tiġi mmodifikata l-applikazzjoni oriġinali tiegħu u lanqas bħala reġistrazzjoni doppja, peress li l-applikazzjoni oriġinali kienet diġà ġiet annullata mill-EPSO.

12. L-ilmentatur enfasizza wkoll li r-raġunijiet għall-iskwalifika marbuta mal-proċess ta’ applikazzjoni huma enumerati b’mod eżawrjenti fil-Gwida u ma jinkludux in-nuqqas ta’ prenotazzjoni tas-CBT sal-iskadenza mogħtija.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

13. L-Ombudsman jirrimarka li l-politika l-ġdida tal-EPSO dwar il-prenotazzjoni tas-CBTs diġà kienet is-suġġett ta' waħda mill-inkjesti tiegħu, jiġifieri, l-inkjesta fuq inizjattiva proprja tiegħu OI/9/2010/RT. F'dak il-każ, l-Ombudsman indirizza diversi kwistjonijiet imqajma mill-proċedura l-ġdida, inkluża l-proċedura ta' prenotazzjoni għas-CBTs.

14. Fid-deċiżjoni li tagħlaq dik l-inkjesta, l-Ombudsman ikkunsidra li l-proċedura l-ġdida li tipprevedi li l-perjodu għall-prenotazzjoni tas-CBTs jikkoinċidi mal-perjodu ta’ reġistrazzjoni għall-kompetizzjoni hija miżura proporzjonata u meħtieġa biex jintlaħaq l-objettiv ġenerali li jitnaqqas it-tul tal-proċedura tal-għażla kollha.

15. B'mod partikolari, l-Ombudsman qies sodisfaċenti l-mezzi adottati mill-EPSO biex jinforma lill-kandidati dwar il-proċedura għall-prenotazzjoni tas-CBTs , li jinkludu: (i) indikazzjoni fl-avviż tal-kompetizzjoni li l-kandidati se jiġu mistiedna jattendu s-CBTs jekk ikunu rriżervaw data għat-testijiet sad-data tal-għeluq indikata mill-EPSO; (ii) struzzjoni lill-kandidati fil-Gwida biex jikkonsultaw il-profil tal-EPSO tagħhom mill-inqas darbtejn fil-ġimgħa (il-Punt 3.1 tal-Gwida); u, fl-aħħar nett, (iii) komunikazzjoni individwali mibgħuta fil-kont tal-EPSO ta’ kull kandidat li tindika l-perjodu għall-ibbukkjar tas-CBTs u tiddikjara b’mod ċar li jekk kandidat jitlef l-iskadenza, l-applikazzjoni tal-kandidat titqies irtirata, u l-parteċipazzjoni tiegħu fil-kompetizzjoni tiġi tterminata.

16. L-Ombudsman jirrimarka li, f'dan il-każ, l-ilmentatur ingħata l-informazzjoni msemmija fid-deċiżjoni tiegħu li tagħlaq l-inkjesta fuq inizjattiva proprja tiegħu OI/9/2010/RT. Għalhekk ma jistax jaqbel mat-tieni argument ta' sostenn tal-ilmentatur, li skontu kien inġust għall-EPSO li jistabbilixxi l-iskadenza għall-prenotazzjoni tas-CBT qabel l-iskadenza għall-applikazzjoni għall-Kompetizzjoni Miftuħa. Bl-istess mod, peress li l-ilmentatur ġie infurmat kif xieraq, l-Ombudsman ma jaqbilx li l-proċedura adottata mill-EPSO tista’ twassal għal konfużjoni bejn l-iskadenza għar-reġistrazzjoni għall-kompetizzjoni u l-iskadenza għall-prenotazzjoni tas-CBTs. L-Ombudsman lanqas ma jqis li l-unika data rilevanti fiż-żewġ aspetti għandha tkun l-iskadenza għar-reġistrazzjoni msemmija fl-Avviż tal-Kompetizzjoni.

17. L-ilmentatur, madankollu, afferma wkoll li l-EPSO naqas milli jqis kif xieraq il-problemi li ffaċċja meta pprova jibbukkja t-test CBT tiegħu u jittratta b’mod adegwat l-emails sussegwenti tiegħu.

18. L-Ombudsman ifakkar li, fid-deċiżjoni li tagħlaq l-inkjesta fuq inizjattiva proprja tiegħu OI/9/2010/RT, huwa għamel il-kumment ulterjuri li ġej: “L-EPSO jista’ jirrifletti dwar is-sitwazzjoni tal-kandidati li, għalkemm ikunu ġew infurmati kif xieraq dwar il-perjodu ta’ prenotazzjoni, ma jkunux jistgħu jaċċessaw l-internet matul dak il-perjodu qasir u b’hekk ma jkunux jistgħu jibbukkjaw is-CBTs tagħhom (pereżempju, minħabba marda ġġustifikata b’mod adegwat). Dawn il-kandidati m'għandhomx jiġu penalizzati minħabba ċirkostanzi eċċezzjonali u oġġettivi bħal dawn." F'konformità mar-rimarka ulterjuri tiegħu, l-Ombudsman jenfasizza li l-prinċipji ta' amministrazzjoni tajba u, b'mod partikolari, il-prinċipju ta' nondiskriminazzjoni, jirrikjedu li l-EPSO jqis is-sitwazzjoni tal-kandidati li, minħabba ċirkostanzi eċċezzjonali u oġġettivi, ma jkunux jistgħu jaċċessaw l-internet matul il-perjodu ta' prenotazzjoni tas-CBT.

19. L-Ombudsman jinnota li l-ilmentatur ma pprovdiex raġunijiet speċifiċi biex juri li ma setax jaċċessa l-internet matul il-perjodu ta' prenotazzjoni; lanqas ma pprovda xi evidenza f'dan ir-rigward. Fil-fatt, fl-ewwel messaġġ tiegħu lill-EPSO, huwa indika biss li, matul l-aħħar jumejn tal-perijodu ta’ riżervazzjoni, kien impossibbli għalih li jaqbad mal-internet. F’dan ir-rigward, għandu jiġi rrilevat li l-perijodu ta’ riżervazzjoni kien ta’ sitt ijiem. Lanqas ma pprovda aktar informazzjoni dwar din il-kwistjoni fl-iskambju sussegwenti tiegħu ta' korrispondenza mal-EPSO jew fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar l-opinjoni tal-EPSO.

20. Fid-dawl ta’ dawn iċ-ċirkostanzi, l-Ombudsman jikkonkludi li l-ilmentatur naqas milli juri l-eżistenza ta’ ċirkostanzi eċċezzjonali u oġġettivi li l-EPSO kellu jqis qabel ma jeskludih mill-kompetizzjoni.

21. L-Ombudsman jirrikonoxxi li, f'dan il-każ, l-EPSO wieġeb fil-pront għat-talbiet tal-ilmentatur. F’konformità mal-prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba li jirrikjedu li l-istituzzjonijiet tal-UE jadottaw approċċ proattiv lejn it-talbiet taċ-ċittadini, u filwaqt li titqies ir-rimarka ulterjuri tal-Ombudsman fil-każ OI/9/2010/RT, l-EPSO jista’, fil-futur, jikkunsidra b’mod proattiv il-każ speċifiku ta’ kandidati li jiddikjaraw li ma setgħux jipprenotaw is-CBTs tagħhom, pereżempju, billi jitlobhom jipprovdu evidenza tal-allegata impossibbiltà li jaċċessaw l-internet. L-Ombudsman se jagħmel kumment ieħor hawn taħt f'dan ir-rigward.

22. Fir-rigward tal-argumenti tal-ilmentatur li l-EPSO kiser il-prinċipju ta' trattament ugwali billi estenda l-iskadenza tar-reġistrazzjoni b'sitt sigħat fl-14 ta' April 2011 filwaqt li ma tahx estensjoni simili, l-Ombudsman jirrimarka li d-deċiżjoni li tiġi estiża l-iskadenza tar-reġistrazzjoni ttieħdet biex jiġu rrimedjati problemi tekniċi kkawżati mis-sit web tal-EPSO. Għalhekk, is-sitwazzjoni hija oġġettivament differenti mill-problema tal-ilmentatur, peress li f'dan il-każ ma ġiet irreġistrata l-ebda problema ta' konnessjoni. Fi kwalunkwe każ, għandu jiġi rrilevat li ż-żewġ termini jikkonċernaw żewġ stadji tal-proċedura li huma kjarament differenti, jiġifieri, minn naħa, ir-reġistrazzjoni għall-kompetizzjoni u, min-naħa l-oħra, ir-riżervazzjoni taċ-CBT.

23. Fl-aħħar nett, l-Ombudsman jinnota li, fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur argumenta li r-raġunijiet għall-iskwalifika marbuta mal-proċess ta’ applikazzjoni huma dawk strettament elenkati fil-Gwida u ma jinkludux in-nuqqas ta’ bbukkjar tas-CBT sal-iskadenza mogħtija.

24. L-Ombudsman jenfasizza l-importanza li s-sanzjonijiet bħala ta' preġudizzju għall-kandidati bħall-esklużjoni minn kompetizzjoni jiġu previsti b'mod espliċitu u jiġu mgħarrfa b'mod ċar lil dawk kollha kkonċernati. F’dan il-każ, l-Ombudsman jinnota li l-Punt 2.1.4 tal-Gwida jistabbilixxi r-raġunijiet għall-iskwalifika “marbuta mal-proċess tal-applikazzjoni”. Dawn ir-raġunijiet jidhru li huma relatati b'mod ċar ma' fażi partikolari tal-proċedura, jiġifieri, is-sottomissjoni tal-applikazzjonijiet tal-kandidati, iżda mhux mal-istadji sussegwenti tal-kompetizzjoni. L-Ombudsman iqis ukoll li ma hemm l-ebda indikazzjoni li l-lista għandha titqies eżawrjenti.

25. Fi kwalunkwe każ, l-Ombudsman josserva li ma huwiex ikkontestat li l-lanjant ġie informat b’mod adegwat bil-konsegwenzi tan-nuqqas ta’ prenotazzjoni fil-ħin tas-CBT tiegħu permezz ta’ komunikazzjoni rċevuta fil-kont EPSO tiegħu (ara l-punti 15 u 16 iktar ’il fuq). Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman ma jqisx li l-argument tal-ilmentatur huwa konvinċenti. Madankollu, ikun utli jekk l-EPSO jkun jista’, fil-futur, jikkunsidra li jispeċifika fil-Gwida nnifisha, il-konsegwenzi għall-kandidati li ma jibbukkjawx is-CBTs tagħhom sal-iskadenza mogħtija lilhom. L-Ombudsman se jagħmel kumment ieħor hawn taħt f'dan ir-rigward.

26. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur argumenta wkoll li t-talba tiegħu biex jitħalla jirreġistra applikazzjoni ġdida wara l-iskadenza tal-perjodu tal-prenotazzjoni tiegħu kellha tiġi aċċettata mill-EPSO. Skont l-ilmentatur, talba bħal din ma setgħetx titqies bħala talba biex tiġi mmodifikata l-applikazzjoni oriġinali tiegħu jew reġistrazzjoni doppja, peress li l-applikazzjoni oriġinali kienet diġà ġiet annullata. F’dan ir-rigward, l-Ombudsman jirrimarka li, skont l-ittra ta’ stedina, applikazzjoni titqies li ġiet irtirata jekk kandidat ma jibbukkjax is-CBT fil-perjodu ta’ prenotazzjoni. B'konsegwenza ta' dan, il-fehma tal-ilmentatur li l-applikazzjoni tiegħu, li l-EPSO qies li ġiet irtirata, għandha minflok titqies bħala annullata, u b'hekk ikun jista' jippreżenta applikazzjoni ġdida, mhijiex konvinċenti.

27. L-Ombudsman jinnota li applikazzjoni rtirata ma tistax titqies bħala waħda annullata u għalhekk ma tistax tevita l-projbizzjoni li jiġu ppreżentati applikazzjonijiet multipli, stabbilita fl-Avviż ta’ Kompetizzjoni u fil-Gwida.

28. Peress li l-allegazzjoni tal-ilmentatur ma tistax tiġi sostnuta, it-talba tiegħu ma tistax tirnexxi.

B. Konklużjonijiet

Fuq il-bażi tal-inkjesta tiegħu dwar dan l-ilment, l-Ombudsman jagħlaqha bil-konklużjoni li ġejja:

Ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina fl-attivitajiet tal-EPSO.

L-ilmentatur u l-EPSO se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

Kummenti oħra

L-EPSO jista’, fil-futur, jikkunsidra b’mod proattiv is-sitwazzjoni speċifika tal-kandidati li jiddikjaraw li ma setgħux jipprenotaw is-CBTs tagħhom, pereżempju, billi jitlobhom jipprovdu evidenza tal-allegata impossibbiltà li jaċċessaw l-internet.

L-EPSO jista’, fil-futur, jikkunsidra li jispeċifika, fil-Gwida għall-Kompetizzjonijiet Miftuħa, il-konsegwenzi għall-kandidati li ma jibbukkjawx is-CBTs tagħhom sal-iskadenza stabbilita għalihom biex jagħmlu dan.

P. Nikiforos Diamandouros

Magħmul fi Strasburgu fil-11 ta' Diċembru 2012

[1] Avviż ta’ Kompetizzjoni EPSO/AD/207/11 (AD7), ĠU 2011 C 82A1 p.1.