Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. L-ilmentatur huwa l-President tal-Assoċjazzjoni Bulgara għat-Tiġdid Soċjali u Ekonomiku (“BASER”) li tinsab f’Sofija. Huwa lmenta f'isem din l-Organizzazzjoni.

2. Fl-2007, l-Aġenzija Eżekuttiva għall-Edukazzjoni, l-Awdjoviżiv u l-Kultura (“EACEA”) u l-organizzazzjoni Spanjola “Federación Espanola de Hostelería”(“FEHR”) iffirmaw ftehim ta’ għotja intitolat ftehim ta’ għotja 2007-1964 “E-Client”(“il-ftehim ta’ għotja”) biex iwettqu proġett intitolat “E-Client virtual simulator for Language Learning for Tourism professionals” (“il-Proġett”). Il-Proġett kien appoġġat mill-Programm Leonardo da Vinci.

3. Fl-2010, BASER sar sieħeb tal-Proġett u ffirma kuntratt ta’ sħubija (il-“Kuntratt”) mal-FEHR. Skont l-Artikolu 6 tal-Kuntratt [1], il-FEHR kellha tagħmel pagamenti rilevanti lill-imsieħba tal-Proġett.

4. Permezz ta’ ittra datata s-17 ta’ Mejju 2011, l-EACEA infurmat lill-FEHR li l-għotja finali tal-UE kienet tammonta għal EUR 367 989, li taqbeż l-għotja prevista oriġinarjament ta’ EUR 352 701. Konsegwentement, l-EACEA għamlet pagament komplementari ta’ EUR 14 887 lill-FEHR. Il-FEHR imbagħad kellha taqsam is-somma ta’ hawn fuq fost is-sħab tal-Proġett. EUR 5874 tas-somma msemmija qabel kellhom jitħallsu lill-ilmentatur.

5. Permezz ta' ittra datata s-27 ta' Lulju 2011, l-ilmentatur kiteb lill-FEHR u fakkarha dwar id-dewmien biex tagħmel l-aħħar pagament lill-imsieħba tal-Proġett. Peress li l-FEHR ma ħallsitx lill-imsieħba tal-Proġett, fit-30 ta’ Awwissu 2011, l-ilmentatur kiteb lill-EACEA f’dan ir-rigward.

6. Fis-26 ta’ Settembru 2011, l-EACEA wieġbet lil BASER billi ddikjarat li “kwalunkwe komunikazzjoni futura relatata ma’ dan il-ftehim [2007-1964 “E-Client”] kellha tintbagħat permezz tal-benefiċjarju “FEHR” (l-Artikolu I.7 tal-Ftehim ta’ għotja ffirmat bejn l-EACEA u l-FEHR)” u li “[t]it-tweġiba għall-ittra tiegħek intbagħtet lill-benefiċjarju tal-Proġett imsemmi hawn fuq li se jikkomunika d-dettalji direttament lilek”.

7. Fil-15 ta’ Novembru 2011, l-ilmentatur talab lill-EACEA biex tintervjeni mal-FEHR sabiex BASER tirċievi l-pagament finali. Huwa talab ukoll lill-EACEA tibgħatlu kopja tal-ftehim ta’ għotja konkluż bejn il-FEHR u l-Aġenzija.

Fuq is-suġġett tal-investigazzjoni

8. L-ilmentatur allega li l-EACEA rrifjutat li tikkomunika direttament miegħu, għalkemm kellha tkun konxja li l-kuntrattur tal-EACEA (FEHR) naqas milli jaġixxi bħala mezz intermedjarju effettiv ta’ komunikazzjoni.

9. L-ilmentatur allega wkoll li l-EACEA naqset milli tiżgura li l-kuntrattur tagħha (FEHR) irrispetta kif xieraq l-obbligi tiegħu li jħallas lilu, bħala sieħeb tal-Proġett.

10. L-ilmentatur iddikjara li: (i) l-EACEA għandha tispjega għaliex il-kuntrattur tagħha ma kienx għamel il-pagament rilevanti lilu; u (ii) l-EACEA għandha tieħu azzjoni biex tiżgura li l-kuntrattur tagħha jkun ħallasha.

11. Fl-ittra l-oħra tiegħu lill-Ombudsman, bid-data tas-17 ta' Diċembru 2011, l-ilmentatur issottometta għadd ta' suġġerimenti fir-rigward tal-ġestjoni finanzjarja tal-EACEA tal-Proġetti tal-UE. Huwa ddikjara wkoll li, minn perspettiva ġenerali, kien hemm nuqqas ta’ kontroll fuq il-pagamenti finali li kellhom isiru lis-sottokuntratturi fil-qafas tal-proġetti ffinanzjati mill-UE. Peress li l-ilmentatur ma għamilx approċċi amministrattivi minn qabel lill-EACEA fir-rigward ta' dawn il-kwistjonijiet qabel ma ssottometta l-ilment lill-Ombudsman, dawn ma ġewx ittrattati fil-qafas ta' din l-inkjesta [2].

L-inkjesta

12. Fis-6 ta' Diċembru 2011, wara li fetaħ l-inkjesta u talab xi kjarifiki mingħand l-ilmentatur, l-Ombudsman talab lill-EACEA biex tippreżenta l-opinjoni tagħha dwar l-allegazzjonijiet u l-pretensjonijiet ta' hawn fuq sal-31 ta' Marzu 2012.

13. Sadanittant, fis-17 ta’ Diċembru 2011, il-kwerelant informa lis-servizzi tal-Ombudsman permezz tal-posta elettronika li kien irċieva l-ħlas finali mill-FEHR u li huwa qies li “l-problema finanzjarja” kellha tiġi solvuta. Huwa rringrazzja lill-Ombudsman għall-intervent tiegħu. Permezz ta' email tal-1 ta' Frar 2012 lis-servizzi tal-Ombudsman, l-EACEA kkonfermat li l-ilmentatur kien irċieva l-pagament finali mill-FEHR.

14. Fit-3 ta' Jannar 2012, l-ilmentatur bagħat lill-Ombudsman kopja tat-tweġiba tal-Aġenzija tat-22 ta' Diċembru 2011 għall-ittra tiegħu datata l-15 ta' Novembru 2011, li tissemma fil-paragrafu 7 hawn fuq.

L-analiżi u l-konklużjonijiet tal-Ombudsman

A. Fuq l-allegazzjonijiet u l-allegazzjonijiet tal-persuna li ressqet l-ilment

15. L-Ombudsman jifhem li dan l-ilment ġie ppreżentat lilu minħabba li l-ilmentatur xtaq, mill-bidu nett, jirċievi l-pagament rilevanti għas-servizzi tiegħu taħt il-Proġett tal-UE mill-kuntrattur dirett tal-EACEA (FEHR). BASER irċieva tali ħlas matul l-inkjesta tal-Ombudsman u l-ilmentatur iddikjara fil-korrispondenza ulterjuri tiegħu lill-Ombudsman li l-kwistjoni "finanzjarja" tal-ilment tiegħu kienet ġiet solvuta.

16. L-Ombudsman tinnota b'approvazzjoni li l-pagament inkwistjoni apparentement irriżulta mill-intervent tal-EACEA mal-FEHR. Fl-ittra tagħha lill-ilmentatur datata t-22 ta' Diċembru 2011, għalkemm, minn naħa waħda, l-EACEA ddikjarat li ma kinitx legalment obbligata tintervjeni fir-relazzjoni kuntrattwali bejn il-kuntrattur dirett tagħha u s-sħab tagħha, hija sostniet ukoll li kienet ikkuntattjat lill-FEHR f'diversi okkażjonijiet u ħeġġitha tipproċedi bi kwalunkwe pagament pendenti li jista' jkun dovut lis-sħab tal-Proġett.

17. Barra minn hekk, billi bagħtet l-ittra tagħha lill-ilmentatur fit-22 ta’ Diċembru 2011, l-EACEA kkuntattjat lill-ilmentatur direttament u dan għandu jiġi mfaħħar ukoll. Kif wera dan il-każ, il-komunikazzjoni diretta bejn l-Aġenzija u l-entitajiet involuti fl-implimentazzjoni tal-Proġetti ġestiti mill-Aġenzija tista’ tgħin aħjar biex jiġi evitat jew solvut in-nuqqas ta’ ftehim.

18. Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman iqis li l-inkjesti ulterjuri tiegħu dwar dan l-ilment mhumiex ġustifikati u jagħlaq il-każ kif deċiż mill-EACEA. Għalhekk, l-EACEA mhijiex meħtieġa tibgħat l-opinjoni tagħha dwar l-ilment.

19. Bħala rimarka finali, l-Ombudsman jinnota li, fl-ittra tagħha lill-ilmentatur datata t-22 ta’ Diċembru 2011, l-EACEA ddikjarat li talbet lill-FEHR biex tipprovdi lill-ilmentatur bil-ftehim ta’ għotja fl-10 ijiem kalendarji li jmiss u wiegħdet li jekk il-FEHR ma tagħmilx dan, l-Aġenzija tikkomunika l-ftehim ta’ għotja direttament lil BASER. Għalkemm dan l-aspett ma kienx is-suġġett ta' din l-inkjesta, l-Ombudsman jieħu din l-opportunità biex jesprimi t-tama tiegħu li l-EACEA se tikkonforma mal-wegħda tagħha. Fi kwalunkwe każ, huwa jiġbed l-attenzjoni tal-ilmentatur għar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 [3] u għar-regola proċedurali tiegħu li huwa jista' jaċċetta lmenti fir-rigward tan-nuqqas ta' żvelar ta' dokumenti biss wara li tkun saret l-applikazzjoni konfermatorja għal aċċess skont l-Artikolu 7(2) tar-Regolament [4].

B. Konklużjoni

Fuq il-bażi tal-inkjesta tiegħu dwar dan l-ilment, l-Ombudsman jagħlaqha bil-konklużjoni li ġejja:

L-EACEA ħallset id-dikjarazzjonijiet tal-ilmentatur.

L-ilmentatur u d-Direttur tal-EACEA se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

P. Nikiforos Diamandouros

Magħmul fi Strasburgu fil-15 ta' Marzu 2012

[1] L-Artikolu 6 tal-kuntratt huwa fformulat kif ġej:

"Il-Kuntrattur jimpenja ruħu li jwettaq pagamenti relatati mas-suġġett ta' dan il-kuntratt lis-Sieħeb skont it-twettiq tal-kompiti u l-iskeda li ġejja:(...)"

[2] L-Artikolu 2(4) tal-Istatut tal-Ombudsman jaqra kif ġej:

"Ilment għandu jsir fi żmien sentejn mid-data li fiha l-fatti li fuqhom ikun ibbażat ikunu ġew għall-attenzjoni tal-persuna li tkun qed tressaq l-ilment u għandu jkun preċedut mill-approċċi amministrattivi xierqa għall-istituzzjonijiet u l-korpi kkonċernati."

[3] Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill, tat-30 ta’ Mejju 2001, dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni (ĠU Edizzjoni Speċjali bil-Malti, Kapitolu 1, Vol. 3, p. 331).

[4] L-Artikolu 7(2) tar-Regolament 1049/2001 huwa fformulat kif ġej:

"Fil-każ ta' rifjut totali jew parzjali, l-applikant jista', fi żmien 15-il jum ta' xogħol minn meta jirċievi t-tweġiba tal-istituzzjoni, jagħmel applikazzjoni konfermatorja fejn jitlob lill-istituzzjoni terġa' tikkunsidra l-pożizzjoni tagħha."