Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. F’Diċembru 2017, il-Kummissjoni Ewropea għażlet lill-ilmentatur biex jingħaqad mal-grupp ta’ esperti dwar il-Modernizzazzjoni tal-Kooperazzjoni Ġudizzjarja f’Materji Ċivili u Kummerċjali (il-grupp ta’ esperti). Il-laqgħat tiegħu saru fit-8-9 ta' Jannar, fis-6 u fis-27-28 ta' Marzu kif ukoll fl-24 ta' April 2018.

2. Skont il-prattika standard tagħha, il-Kummissjoni tħallas lura l-ispejjeż imġarrba mill-esperti [1]. Il-Kummissjoni rrimborżat l-ispejjeż tal-ilmentatur marbuta mal-laqgħa tat-8 u d-9 ta’ Jannar 2018, fl-aħħar ta’ Frar 2018.

3. Matul il-laqgħa tal-grupp ta’ esperti tal-24 ta’ April, l-ilmentatur ġie infurmat li l-Kummissjoni kienet se tipproċessa d-dokumenti biex tiżgura l-ħlas sal-aħħar tax-xahar. Madankollu, fl-aħħar ta’ Mejju 2018, huwa kien għadu ma rċieva l-ebda pagament. Għalhekk, huwa kkuntattja lill-Kummissjoni f’diversi okkażjonijiet biex iħaffef il-proċess tat-talba lura tal-ispejjeż. L-ilmentatur ikkalkula li l-ispejjeż tiegħu ammontaw għal kważi EUR 1600.

4. Fl-email tagħha tat-13 ta’ Ġunju 2018, il-Kummissjoni skużat ruħha għas-sitwazzjoni iżda ma infurmatx lill-ilmentatur bid-data tal-pagament previst.

5. Peress li ma kienx sodisfatt bid-dewmien bla bżonn tal-Kummissjoni u bin-nuqqas ta’ spjegazzjoni suffiċjenti, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman.

L-inkjesta

6. L-Ombudsman fetaħ inkjesta dwar in-nuqqas tal-Kummissjoni li tirrimborża fil-ħin l-ispejjeż tal-ilmentatur imġarrba fil-kuntest tal-ħidma tiegħu bħala membru ta’ grupp ta’ esperti. Meta fetħet l-inkjesta, l-Ombudsman talbet lill-Kummissjoni tħallas lill-ilmentatur. Matul l-inkjesta, l-Ombudsman irċieva tweġiba mill-Kummissjoni u sussegwentement, il-kummenti tal-ilmentatur bi tweġiba għat-tweġiba tal-Kummissjoni. L-Ombudsman talbet ukoll lill-Kummissjoni għal kjarifika ulterjuri, li għaliha l-Kummissjoni wieġbet b’mod sodisfaċenti.

Nuqqas ta’ kopertura f’waqtha tal-ispejjeż tal-espert

It-talba tal-Ombudsman għall-ħlas

7. F’konformità mal-Artikolu 8(3) tal-Anness tad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni tal-5 ta’ Diċembru 2007 dwar ir-Regoli dwar ir-rimborż tal-ispejjeż imġarrba minn persuni minn barra l-Kummissjoni mistiedna jattendu laqgħat f’kapaċità ta’ esperti ^[2], l-ispejjeż tal-esperti għandhom jiġu rimborżati “fil-perjodu stabbilit fir-regoli li jimplimentaw ir-Regolament Finanzjarju”.

8. Id-dispożizzjonijiet applikabbli tar-Regolament Finanzjarju tal-UE ^[3] u r-Regoli ta' Applikazzjoni tiegħu ^[4] jiddikjaraw li l-pagamenti għandhom isiru fi żmien 30, 60 jew 90 jum, skont is-servizzi tekniċi mwettqa mill-kreditur, jew il-ħtieġa li jiġu evalwati azzjonijiet partikolarment kumplessi, jew approvazzjoni meħtieġa ta' rapport jew ċertifikat. Deher li l-iskadenza ta' 30 jum kienet applikabbli f'dan il-każ [5].

9. Il-ħlas tal-Kummissjoni għalhekk iddewwem. L-Ombudsman talbet lill-Kummissjoni tieħu azzjoni immedjata biex tiżgura li l-ispejjeż tal-ilmentatur, flimkien ma’ kwalunkwe imgħax statutorju li japplika, jitħallsu malajr kemm jista’ jkun.

It-tweġibiet tal-Kummissjoni u l-kummenti tal-ilmentatur

10. Fl-aħħar ta’ Awwissu 2018, il-Kummissjoni skużat ruħha għad-dewmien li seħħ u infurmat lill-Ombudsman li kienet ipproċessat il-pagamenti pendenti u rrimborżat l-ispejjeż tal-ilmentatur flimkien ma’ kwalunkwe mgħax statutorju applikabbli. L-ilmentatur ikkonferma li sadanittant kien irċieva l-pagament pendenti. Madankollu, huwa kien diżappuntat li ma kienx ġie infurmat b'raġunijiet ċari wara d-dewmien.

11. Fuq talba addizzjonali tal-Ombudsman, f'Ottubru 2018, il-Kummissjoni spjegat li d-dewmien f'dan il-każ ma kienx ta' natura strutturali jew organizzattiva. Kien pjuttost ir-riżultat ta’ dewmien fis-segwitu ta’ passi differenti mill-persunal responsabbli. Il-Kummissjoni nnotat ukoll li kienet qed timmonitorja s-sitwazzjoni mill-qrib biex tevita problemi ta’ dispjaċir bħal dawn fil-futur. L-ilmentatur irċieva kopja tat-tweġiba tal-Kummissjoni.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

12. Minħabba li l-Kummissjoni rrimborżat l-ispejjeż tal-ilmentatur, bi kwalunkwe interess statutorju applikabbli, u skużat ruħha għad-dewmien imġarrab u offriet spjegazzjoni, l-Ombudsman tqis li l-Kummissjoni solviet l-ilment.

Konklużjoni

Abbażi tal-inkjesta, l-Ombudsman tagħlaq dan il-każ bil-konklużjoni li ġejja:

Il-Kummissjoni solviet dan l-ilment.

L-ilmentatur u l-Kummissjoni se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

Marta Hirsch-Ziembińska

Il-Kap tal-Inkjesti u l-Unità 1 tal-- tal-ICT

Strasburgu, 05/11/2018

[1] L-hekk imsejjaħ rimborż ex post.

[2] Disponibbli fuq: http://ec.europa.eu/assets/eac/dgs/education_culture/experts/doc/rules_en.pdf

[3] L-Artikolu 92 dwar il-limiti ta’ żmien. Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-25 ta’ Ottubru 2012 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni u li jħassar ir-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002, ĠU L 298, 26.10.2012, p. 1–96.

[4] L-Artikolu 111 dwar il-limiti ta’ żmien għall-pagamenti u l-imgħax ta’ inadempjenza, ir-Regolament ta’ Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1268/2012 tad-29 ta’ Ottubru 2012 dwar ir-regoli tal-applikazzjoni tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni, ĠU L 362, 31.12.2012, p. 1–111.

[5] It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman ikkonkluda li l-iskadenza standard ta’ 30 jum kienet applikabbli f’dan il-każ peress li ma kien meħtieġ l-ebda rapport, evalwazzjoni jew ċertifikazzjoni.