Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. L-ilmentatur, ċittadin Bulgaru, ħa sehem fil-proċedura tal-għażla għal osservaturi għal żmien qasir għall-Missjoni ta' Osservazzjoni Elettorali tal-UE fir-Repubblika tas-Sudan [1].

2. Il-proċedura tal-għażla ġiet organizzata f’żewġ stadji ewlenin: (i) għażla minn qabel fil-livell nazzjonali, li twettqet mill-awtoritajiet nazzjonali rilevanti (imsejħa wkoll "Punti Fokali Nazzjonali"), u (ii) l-għażla finali mill-Uffiċċju ta' Kooperazzjoni EuropeAid tal-Kummissjoni Ewropea (minn hawn 'il quddiem "EuropeAid").

3. Fit-3 ta' Marzu 2010, il-Kummissjoni infurmat lill-ilmentatur li l-proċedura tal-għażla għall-missjoni fis-Sudan kienet tlestiet u li l-applikazzjoni tiegħu ma kinitx inżammet.

4. Fl-4 ta' Marzu 2010, il-kwerelant bagħat email lill-Kummissjoni, li fiha rrikonoxxa d-deċiżjoni ta' din tal-aħħar, iżda talab li jingħata aktar informazzjoni dwar il-kriterji użati biex jintgħażlu l-osservaturi għal żmien qasir. L-ilmentatur esprima wkoll il-fehma li l-proċedura tal-għażla ma kinitx trasparenti, u kkritika l-fatt li ma ġie pprovdut l-ebda punt ta’ kuntatt.

5. Fil-5 ta' Marzu 2010, il-kwerelant irċieva tweġiba mingħand is-Sur X, Kap tas-settur rilevanti tal-EuropeAid. Fil-qosor, it-tweġiba kien fiha l-kjarifiki li ġejjin:

• Il-proċedura tal-għażla kienet kompetittiva ħafna, peress li l-missjoni fis-Sudan kienet attirat għadd partikolarment kbir ta’ applikazzjonijiet eċċellenti minn osservaturi mħarrġa u b’esperjenza kbira.
• Il-proċedura tal-għażla kienet tinkludi element kollettiv, peress li t-tim li kellu jintgħażel kien jeħtieġ li jirrispetta l-bilanċ bejn il-ġeneru, in-nazzjonalità, l-esperjenza, u l-isfond professjonali. Dan l-eżerċizzju kumpless jista’ għalhekk jinterferixxi mal-għażla individwali.
• Ma kien hemm l-ebda garanzija li kandidat magħżul mill-Punt Fokali Nazzjonali fl-istadju tal-għażla preċedenti jintgħażel fl-istadju tal-għażla finali. L-għadd ta’ kandidati nnominati mill-Istati Membri kien id-doppju ta’ dak tal-karigi disponibbli. Għalhekk, validazzjoni ta' 100 % tal-kandidati ta' pajjiż partikolari kienet prattikament impossibbli.
• L-għażla minn qabel tal-kandidati Bulgari kienet il-prerogattiva tal-awtoritajiet Bulgari. Konsegwentement, jekk l-ilmentatur kellu xi lment f’dak ir-rigward, huwa għandu jsegwi din il-kwistjoni fil-livell nazzjonali.

6. It-tweġiba tal-Kummissjoni kien fiha l-kummenti ulterjuri li ġejjin: “Fl-aħħar nett, il-kumment tiegħek dwar it-trasparenza u n-nuqqas ta’ rispett tar-regoli huwa partikolarment inadegwat. Il-kumitati tal-għażla għall-osservaturi huma kumitati tal-għażla formali sottomessi biex jillimitaw ir-regoli legali u formali, inkluż il-pv u r-rappurtar. Dawn huma bħall-attivitajiet kollha mwettqa mill-KE sottomessi lil punt ta’ kuntatt stabbilit għal mistoqsijiet (li fil-fatt qed jintużaw hekk kif qed niskambjaw) u mekkaniżmu formali potenzjali għall-ilmenti permezz tal-Ombudsman tal-UE. Sakemm nifhmu l-qerq ta 'ma ntgħażilx, nista' nassigurakom li li li ma ntgħażilx mhuwiex sinjal li ġie pperċepit bħala kandidat ħażin. Nistgħu nissuġġerixxu biss li tkompli tapplika għall-pożizzjoni ta’ Osservatur “ [sic].

7. L-ilmentatur wieġeb għall-kjarifiki ta' hawn fuq tal-Kummissjoni, filwaqt li enfasizza li l-għan tal-inkjesta tiegħu kien purament li tinkiseb informazzjoni. Huwa xtaq ikun jaf eżattament x’kienu “r-regoli legali u formali restrittivi”. L-ilmentatur żied li, meta uża t-terminu “qerq”, il-mittent probabbilment kien ifisser “diżappunt”.

8. Fit-tweġiba qasira tiegħu bil-posta elettronika, l-uffiċjal ikkonċernat għamel il-kummenti li ġejjin: "L-ebda tħassib. Hekk fhimt jien. In-nuqqas ta' ħatra fil-fatt. Aħfer il-Franċiż tiegħi. L-aħjar rigward" [sic].

9. Mingħajr preġudizzju, fil-5 ta' Marzu 2010, il-kwerelant bagħat messaġġ ieħor lill-interlokutur tiegħu, fejn talab "tweġiba formali għall-mistoqsija inizjali tiegħu", peress li huwa qies li l-aħħar email li rċieva ma kinitx aċċettabbli bħala tweġiba uffiċjali minn Kap tas-Settur fil-Kummissjoni. L-ilmentatur indika li jekk ma tingħatax tweġiba xierqa, huwa jirrikorri għand l-Ombudsman.

10. L-ilmentatur irċieva email qasira permezz ta’ tweġiba, li sempliċement taqra: "Arak fil-qorti".

Fuq is-suġġett tal-investigazzjoni

11. Fl-ilment tiegħu lill-Ombudsman, l-ilmentatur għamel l-allegazzjonijiet u l-affermazzjoni li ġejjin:

Allegazzjonijiet:

(1) It-ton tat-tweġiba tal-uffiċjal tal-Kummissjoni kien mhux professjonali, arroganti, u inkonsistenti mal-Kodiċi ta’ Kondotta u l-ogħla standards li l-uffiċjali tal-UE għandhom jaderixxu magħhom.

(2) Il-proċedura tal-Kummissjoni għall-għażla tal-osservaturi għal żmien qasir hija nieqsa mit-trasparenza.

Pretensjoni:

Jenħtieġ li l-Kummissjoni tipprovdi lill-ilmentatur b’informazzjoni preċiża dwar ir-regoli relatati mal-għażla tal-osservaturi.

L-inkjesta

12. Dan l-ilment ġie ppreżentat fit-13 ta’ April 2010. Qabel ma nediet inkjesta formali dwar dan l-ilment, l-Ombudsman ikkuntattjat lill-Kummissjoni sabiex taċċerta jekk l-ilment setax jiġi solvut b'mod informali.

13. Fis-17 ta' Mejju 2010, il-Kummissjoni bagħtet ittra oħra lill-ilmentatur u infurmat lill-Ombudsman b'dan. Wara li eżamina l-kontenut ta’ din l-ittra, u kkuntattja lill-Kummissjoni diversi drabi fir-rigward tagħha, l-Ombudsman wasal għall-konklużjoni li l-ebda soluzzjoni informali ma kienet tidher possibbli f’dan il-każ.

14. Konsegwentement, fit-18 ta’ Ġunju 2010, l-Ombudsman fetaħ inkjesta dwar dan il-każ u stieden lill-Kummissjoni biex tippreżenta opinjoni. L-opinjoni tal-Kummissjoni ntbagħtet lill-ilmentatur, li bagħat l-osservazzjonijiet tiegħu fis-26 ta' Settembru 2010.

L-analiżi u l-konklużjonijiet tal-Ombudsman

Dwar l-ewwel allegazzjoni

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

15. F'ittra datata s-17 ta' Mejju 2010, il-Kummissjoni ppreżentat lill-ilmentatur id-"dispjaċir sinċier tagħha għas-sitwazzjoni attwali u n-nuqqas ta' ftehim bejn [l-ilmentatur] u s-Sur L ...".

16. Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni tenniet li hija "jiddispjaċiha sinċerament dwar is-sitwazzjoni li tirriżulta mill-iskambju tal-posta elettronika tal-4 u l-5 ta ' Marzu" . Il-Kummissjoni indikat li, għalkemm dan l-iskambju kien beda b’mod kostruttiv u informattiv, il-fatt li l-ebda parti ma kienet kelliem nattiv tal-lingwa li kienu jikkomunikaw kien ikkontribwixxa għal nuqqas sfortunat ta’ sensittività. Barra minn hekk, ir-rapidità tal-iskambju elettroniku ta’ messaġġi, li permezz tiegħu l-ewwel għan tal-amministrazzjoni kien li tesprimi l-fehma tas-servizz tagħha, ma kinitx għenet kwistjonijiet f’dan il-każ partikolari.

17. Il-Kummissjoni skużat ruħha għat-ton użat fit-tielet tweġiba għat-talba għal informazzjoni tal-ilmentatur (ara l-paragrafu 10 hawn fuq).

18. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur iddikjara li kien aċċetta l-apoloġija tal-Kummissjoni. Huwa żied jgħid li, għalkemm il-kummenti u t-ton tas-Sur X kienu, dawn kienu dawk ta' individwu, u huwa ma kkunsidrahomx bħala rappreżentattivi tal-politika tal-Kummissjoni.

19. L-ilmentatur irrimarka, madankollu, li l-fatt li l-partijiet kienu qed jużaw lingwa li la kienet kelliem nattiv tagħha, u l-fatt li l-komunikazzjoni elettronika hija tant rapida u tas-soltu llum il-ġurnata, ma kinux raġunijiet aċċettabbli għal lingwaġġ ħażin u mġiba mhux professjonali. Fil-fehma tal-ilmentatur, inċidenti bħal dawn jistgħu jiġu evitati permezz ta’ taħriġ u żvilupp kontinwu tal-persunal. L-ilmentatur fada li l-Kummissjoni kienet qed toffri tali taħriġ, u li kienet se tkompli tagħmel dan fil-futur, sabiex tevita li sitwazzjonijiet simili jerġgħu jseħħu.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

20. L-Ombudsman iqis li huwa xieraq li jitfakkar mill-bidu nett li l-Artikolu 228 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea jagħtih biss is-setgħa li jinvestiga lmenti li jikkonċernaw każijiet ta' amministrazzjoni ħażina fl-attivitajiet tal-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji jew l-aġenziji tal-Unjoni. L-inkjesta tal-Ombudsman dwar din l-allegazzjoni hija, għalhekk, diretta lejn il-Kummissjoni bħala istituzzjoni, u mhux lejn membru partikolari tal-persunal tagħha.

21. L-Ombudsman tinnota li l-uffiċjal rilevanti inizjalment ipprova jipprovdi lill-ilmentatur bl-informazzjoni mitluba minn dan tal-aħħar. Huwa japprezza wkoll il-fatt li l-uffiċjal ipprova jipprovdi din l-informazzjoni malajr ħafna. Madankollu, l-Ombudsman tqis li t-tweġiba finali tal-uffiċjal imsemmi kienet b'mod ċar mhux xierqa, mhux professjonali u offensiva. Inizjalment, il-Kummissjoni esprimiet biss dispjaċir pjuttost ġenerali fir-rigward tal-avvenimenti li seħħew, minkejja li l-Ombudsman kienet stiednet lill-istituzzjoni tipprova ssolvi l-każ b’mod informali. Madankollu, fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni offriet lill-ilmentatur l-apoloġija li kienet dovuta fiċ-ċirkostanzi. L-Ombudsman tinnota li l-ilmentatur aċċetta l-apoloġija tal-Kummissjoni. Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman tikkonkludi li l-Kummissjoni ħadet passi biex issolvi dan l-aspett tal-każ.

22. L-Ombudsman ifakkar, madankollu, li sabiex jaqdu liċ-ċittadini b'mod tajjeb, il-Kummissjoni u l-persunal tagħha jeħtieġ li jkunu ta' korteżija [2]. L-uffiċjali huma meħtieġa wkoll li jkunu orjentati lejn is-servizz, korretti, u aċċessibbli fir-relazzjonijiet tagħhom mal-pubbliku [3]. L-Ombudsman tqis li, sabiex tinbena u tinżamm il-fiduċja bejn iċ-ċittadini u l-amministrazzjoni pubblika Ewropea, huwa kruċjali li dawn l-istandards jiġu rrispettati. Għalhekk huwa jittama li l-Kummissjoni qed tieħu l-miżuri meħtieġa biex tissensibilizza lill-persunal tagħha għall-ħtiġijiet imsemmija hawn fuq. L-Ombudsman se jagħmel rimarka oħra korrispondenti hawn taħt.

B. Dwar it-tieni allegazzjoni u t-talba

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

23. Wara l-informazzjoni li l-Kummissjoni tat lill-ilmentatur qabel ma nfetħet din l-inkjesta, fl-opinjoni tagħha, l-istituzzjoni pprovdiet kummenti dettaljati dwar (i) il-proċedura tal-għażla għall-Missjonijiet ta' Osservazzjoni Elettorali tal-UE b'mod ġenerali, u (ii) it-trattament tal-applikazzjoni tal-ilmentatur biex jipparteċipa fil-Missjoni ta' Osservazzjoni Elettorali tal-UE fis-Sudan 2010.

24. Fir-rigward tal-punt (i), il-Kummissjoni indikat li kull tim tal-missjoni jikkonsisti minn Osservatur Ewlieni, esperti ewlenin, u osservaturi elettorali fit-tul u għal żmien qasir. Il-Kummissjoni żiedet li l-Osservatur Ewlieni, normalment Membru tal-Parlament Ewropew, jinħatar mill-Kummissarju responsabbli għar-relazzjonijiet esterni abbażi ta’ għarfien espert u esperjenza speċifiċi, u huwa responsabbli għall-missjoni. L-esperti ewlenin għal kwistjonijiet relatati ma’ osservazzjoni elettorali jintgħażlu mill-Kummissjoni wara sejħa għall-offerti, li tiġi ppubblikata fuq is-sit web tal-Kummissjoni. L-osservaturi jintgħażlu mill-Kummissjoni wara l-preselezzjoni mill-Istati Membri. Fil-każijiet kollha, il-membri ta' tim ta' missjoni jintgħażlu abbażi ta' valutazzjoni tal-merti personali tagħhom.

25. Il-Kummissjoni spjegat ukoll li, fil-bidu tal-proċedura tal-għażla għall-osservaturi, il-Kummissjoni tistieden lill-Istati Membri, permezz tal-Punti Fokali tagħhom, biex jissottomettu l-kandidaturi nazzjonali fi żmien skadenza partikolari. Is-sejħa għall-kandidaturi tiddefinixxi l-kriterji kollha tal-għażla, u hija ppubblikata fuq is-sit web tal-Kummissjoni. L-istituzzjoni spjegat ukoll li l-kandidati kollha jridu jirreġistraw f’Roster Elettroniku [4], bażi tad-data żviluppata mill-Kummissjoni, li taċċellera l-proċedura tal-għażla u tagħmilha aktar trasparenti, imparzjali u uniformi. Il-kandidati nfushom għandhom aċċess għar-Roster Elettroniku, li jistgħu jikkonsultaw u jaġġornaw liberament.

26. Fl-aħħar nett, il-Kummissjoni ċċarat li huma l-Istati Membri li huma responsabbli għall-preselezzjoni tal-aħjar kandidati nazzjonali kwalifikati. Sussegwentement, il-kumitat tal-għażla, li huwa magħmul minn uffiċjali tal-Kummissjoni minn diversi servizzi, jivvaluta l-kandidati skont il-kriterji definiti fis-sejħa għal kandidaturi, bil-ħsieb li jidentifika l-aktar grupp xieraq u bbilanċjat għall-missjoni u l-pajjiż inkwistjoni. Il-proċedura tal-għażla tiġi rreġistrata formalment.

27. Fir-rigward tal-punt (ii), il-Kummissjoni indikat li l-Punt Fokali Bulgaru ressaq seba’ kandidati għal osservaturi għal żmien qasir, u erba’ kandidati bħala osservaturi ta’ riżerva għal żmien qasir. Hija prattika komuni għall-Istati Membri li jressqu kandidati ta’ riżerva sabiex jittrattaw il-possibbiltà li wieħed mill-kandidati magħżula tagħhom jista’ ma jkunx disponibbli. L-ilmentatur ikklassifika fit-tieni post fil-lista ta’ riżerva ta’ kandidati għal żmien qasir imressqa mill-Bulgarija. Konsegwentement, tmien kandidati Bulgari oħra ġew ikklassifikati ogħla mill-ilmentatur għal din il-missjoni speċifika.

28. Il-kumitat tal-għażla tal-Kummissjoni mbagħad ivvaluta l-kandidati ppreżentati mill-Punti Fokali Nazzjonali abbażi tal-kriterji tal-għażla stabbiliti fis-sejħa rispettiva għall-kandidaturi. Il-Kummissjoni pprovdiet lill-ilmentatur b'kopja tas-Sejħa għall-kandidaturi għall-Osservaturi Elettorali fis-Sudan 2010, li ddefiniet b'mod ċar il-kriterji tal-għażla għal dik il-missjoni. L-istituzzjoni semmiet ukoll li, peress li s-Sejħa għall-kandidaturi ġiet ippubblikata wkoll fuq is-sit web tal-EuropeAid, il-kriterji tal-għażla kienu jkunu trasparenti u aċċessibbli għall-ilmentatur.

29. Il-Kummissjoni żiedet li, bħala medja, intgħażlu żewġ jew tliet kandidati għal kull Stat Membru u, peress li kien hemm biżżejjed kandidati xierqa, ma kienx hemm bżonn li jiġu kkunsidrati l-kandidati ta’ riżerva għall-proċedura ta’ selezzjoni inkwistjoni.

30. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur indika li, fid-dawl tal-ispjegazzjonijiet ulterjuri tal-Kummissjoni, issa fehem li kellu jindirizza l-mistoqsijiet tiegħu lill-Punt Fokali Nazzjonali, u mhux lill-Kummissjoni. L-ilmentatur induna li l-Kummissjoni kienet għamlet l-għażla finali tagħha abbażi tar-rakkomandazzjonijiet tal-Punt Fokali Nazzjonali. Fil-fehma tal-ilmentatur, madankollu, kien preċiżament fil-livell nazzjonali li t-trasparenza kienet nieqsa. Huwa fada li l-Kummissjoni kienet se teżamina modi kif timmonitorja l-proċeduri fil-livell nazzjonali, sabiex tiżgura l-ġustizzja u l-integrità tal-proċedura tal-għażla kollha kemm hi.

31. Bħala konklużjoni, l-ilmentatur irringrazzja lill-istituzzjoni għall-kjarifiki li kienet ipprovdiet u indika li l-każ seta’ jingħalaq.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

32. L-Ombudsman iqis li, matul din l-inkjesta, il-Kummissjoni wieġbet b'mod adegwat għat-talba tal-ilmentatur għal informazzjoni dwar ir-regoli għall-għażla tal-osservaturi elettorali, u r-rwol li kellha l-Kummissjoni f'dik il-proċedura. L-ilmentatur irringrazzja lill-Kummissjoni għall-kjarifiki tagħha u indika li l-każ seta’ jingħalaq. L-Ombudsman tikkonkludi li l-Kummissjoni ħadet passi biex issolvi dan l-aspett tal-ilment ukoll, u b'hekk issodisfat it-talba tal-ilmentatur.

33. L-Ombudsman tinnota li l-ilmentatur esprima ċerti riżervi rigward il-proċedura tal-għażla fil-livell nazzjonali. L-Ombudsman iqis li huwa utli li jfakkar, f'dan il-kuntest, li l-ilmenti kontra l-amministrazzjonijiet nazzjonali, reġjonali jew lokali fl-Istati Membri jistgħu jiġu indirizzati lill-ombudsmen nazzjonali jew reġjonali. Jekk l-ilmentatur jixtieq ikompli jsegwi dan l-aspett tal-ilment tiegħu, huwa jista' jikkunsidra li jindirizza l-ilmenti tiegħu dwar il-ħidma tal-Punt Fokali Bulgaru lill-Ombudsman Bulgaru [5]. Madankollu, l-Ombudsman jaqbel mal-ilmentatur li jkun utli li l-Kummissjoni teżamina modi possibbli ta' monitoraġġ tal-proċess ta' preselezzjoni għall-osservaturi elettorali fil-livell nazzjonali, sabiex jiġu żgurati l-ġustizzja u l-integrità tal-proċess tal-għażla kollu kemm hu. Se ssir rimarka oħra għal dan il-għan hawn taħt.

C. Konklużjonijiet

Abbażi tal-inkjesta tiegħu dwar dan l-ilment, l-Ombudsman jagħlaqha bil-konklużjoni(jiet) li ġejja/ġejjin:

Il-Kummissjoni ħadet passi biex issolvi l-kwistjoni, u b’hekk issodisfat lill-ilmentatur.

Kummenti oħra

(1) Sabiex iċ-ċittadini jingħataw servizz tajjeb, il-persunal tal-Kummissjoni jeħtieġ li jkun bil-korteżija u orjentat lejn is-servizz. L-Ombudsman tqis li l-konformità ma' dawn l-istandards hija kruċjali biex tinbena u tinżamm il-fiduċja bejn iċ-ċittadini u l-amministrazzjoni pubblika Ewropea. Għalhekk, huwa jittama li l-Kummissjoni qed tieħu l-miżuri meħtieġa sabiex tissensibilizza lill-persunal tagħha għall-ħtiġijiet imsemmija hawn fuq.

(2) L-Ombudsman huwa tal-fehma li jkun utli li l-Kummissjoni teżamina modi possibbli ta' monitoraġġ tal-proċedura ta' preselezzjoni għall-għażla ta' osservaturi fil-livell nazzjonali, sabiex jiġu żgurati l-ġustizzja u l-integrità tal-proċedura tal-għażla kollha kemm hi.

L-ilmentatur u l-Kummissjoni se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Magħmul fi Strasburgu fis-17 ta' Frar 2011

---

[1] Il-Missjoni ta' Osservazzjoni kienet tikkonċerna l-elezzjonijiet ġenerali fir-Repubblika tas-Sudan mill-11 sat-13 ta' April 2010.

[2] Il-Kodiċi ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba tal-Kummissjoni, disponibbli fuq: http://ec.europa.eu/civil_society/code/index_en.htm

[3] L-Artikolu 12 (Qorti), Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba, disponibbli fuq is-sit web tal-Ombudsman Ewropew: http://www.ombudsman.europa.eu

[4] http://www.eueom.eu

[5] Aktar informazzjoni dwar l-Ombudsman Bulgaru hija disponibbli fuq: http://www.ombudsman.bg