Šajā paziņojumā par privātumu ir izskaidrots apstrādes iemesls, tas, kā Eiropas Ombuds vāc un apstrādā visus sniegtos personas datus un nodrošina to aizsardzību, kā šī informācija tiek izmantota un kādas tiesības datu subjekti var izmantot attiecībā uz saviem datiem.

Par datu apstrādi atbildīgā persona ir Eiropas Ombuds. Kopīgais pārzinis ir Eiropas Komisija (ABAC — finanšu un grāmatvedības lietojumprogramma, ko Komisija izveidojusi, lai uzraudzītu tās budžeta izpildi un sagatavotu pārskatus).

1. Kādus personas datus apstrādās Eiropas Ombuds?

Pretendentu, darbuzņēmēju un kandidātu, to darbinieku vai apakšuzņēmēju personas dati, kas var ietvert:

• Identifikācijas dati: vārds, uzvārds, pases numurs vai personas apliecības numurs;
• funkcija;
• kontaktinformācija (e-pasta adrese, uzņēmuma tālruņa numurs, mobilā tālruņa numurs, faksa numurs, pasta adrese, uzņēmums un struktūrvienība, dzīvesvietas valsts, tīmekļa vietnes adrese);
• izziņas par sociālā nodrošinājuma iemaksām un samaksātajiem nodokļiem, izraksts no sodāmības reģistra;
• Finanšu dati: bankas konta atsauce (IBAN un BIC kodi), PVN maksātāja numurs;
• Apliecinājums ar godavārdu, ka uz pretendentiem neattiecas neviens no izslēgšanas gadījumiem, kas minēti Finanšu regulas 136. un 141. pantā
• Veidlapa par interešu konflikta neesamību ES iestāžu vai struktūru darbiniekiem, kā arī atlases procesā iesaistītajiem ekspertiem.

2. Kāpēc Eiropas Ombuds apstrādā šos personas datus?

Personas datus vāc un turpmāk apstrādā Eiropas Ombuds iepirkuma procedūru pārvaldības un administrēšanas nolūkā.

3. Kādi ir šo datu apstrādes juridiskie pamati un nepieciešamība?

Personas datu apstrādes darbību juridiskais pamats ir Eiropas Parlamenta un Padomes Regula (ES, Euratom) 2018/1046 (2018. gada 18. jūlijs) par finanšu noteikumiem, ko piemēro Savienības vispārējam budžetam [1], jo īpaši tās 160.–179. pants.

Apstrāde ir nepieciešama, pamatojoties uz Regulas (ES) Nr. 1725/2018 5. panta 1. punkta a), b) un c) apakšpunktu.

4. Kas ir atbildīgs par datu apstrādi?

Eiropas Ombuds ir atbildīgs par datu apstrādi. Datus konkrētāk apstrādā Personāla, administrācijas un budžeta nodaļa (PAB).

5. Kas būs datu saņēmēji?

Eiropas ombuds, ģenerālsekretārs, vērtēšanas komitejas locekļi (attiecīgā gadījumā); darbinieki, kas atbildīgi par līgumu pārvaldību attiecīgajā nodaļā; darbinieki, kas atbildīgi par konkursu un līgumu pārvaldību PAB nodaļā. Personas datu nosūtīšana ir iespējama uz trešām valstīm vai starptautiskām organizācijām.

6. Cik ilgi dati tiks glabāti?

Lietas, kas saistītas ar konkursa procedūrām, tostarp personas datus, glabā par procedūru atbildīgajā dienestā līdz tās pabeigšanai un MNS nodaļā septiņus gadus pēc līguma parakstīšanas. Izrakstus no sodāmības reģistra glabā divus gadus pēc attiecīgās procedūras beigām. Tomēr noraidīto pretendentu piedāvājumus glabā piecus gadus pēc līguma parakstīšanas.

7. Kā mēs aizsargājam datu subjekta datus?

Atbildīgās struktūrvienības papīra failus glabā aizslēgtā skapī. Elektroniskās datnes tiek glabātas serveros ar piekļuves tiesībām, kas attiecas tikai uz procedūrā iesaistīto nodaļu attiecīgajiem darbiniekiem (proti, PAB nodaļu un nodaļu, kas faktiski izmantos līgumu).

Vērtēšanas komitejas locekļiem ir piekļuve dokumentiem izvērtēšanas nolūkā, un viņus informē, ka pēc izvērtēšanas procesa pabeigšanas viņiem nevajadzētu glabāt kopijas.

Līguma klauzulas nodrošina, ka darbuzņēmējs apstrādā IR darbinieku personas datus tikai saskaņā ar Ombuda norādījumiem (datu aizsardzības klauzulas tiek pievienotas pakalpojumu līgumam/mēbelēm un vispārīgajiem saziņas nosacījumiem).

Ja personas dati tiek nosūtīti uz trešām valstīm vai starptautiskām organizācijām, starp ombudu un izraudzīto pretendentu parakstītajā līgumā ir paredzētas līguma standartklauzulas, kas nodrošina, ka personas dati tiek apstrādāti saskaņā ar ES iestādēm saistošiem noteikumiem.

8. Kādas ir jūsu tiesības un kā jūs tās varat izmantot?

Jums ir tiesības pieprasīt piekļuvi saviem personas datiem. Jums ir arī tiesības pieprasīt nekavējoties labot jebkurus nepilnīgus vai neprecīzus datus, kas attiecas uz jums. Tiesības labot datus var attiekties tikai uz faktiskajiem datiem, kas apstrādāti attiecīgajā iepirkuma procedūrā. Šīs tiesības var izmantot tikai līdz piedāvājumu iesniegšanas termiņa beigām. Tomēr neprecīzus identifikācijas datus jebkurā brīdī iepirkuma procedūras laikā un pēc tās var labot, nosūtot e-pastu uz adresi eoprocurement@ombudsman.europa.eu.

Eiropas Ombuds atbildēs uz jūsu pieprasījumiem pēc iespējas ātrāk un ne vēlāk kā viena mēneša laikā.

9. Ar ko sazināties, ja rodas jautājumi vai sūdzības par datu aizsardzības jautājumiem?

Jūs jebkurā laikā varat nosūtīt ar datu aizsardzību saistītus jautājumus par publiskā iepirkuma procedūru Eiropas Ombudam uz šādu adresi: eoprocurement@ombudsman.europa.eu

Eiropas ombuds
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Jūs varat arī sazināties ar Eiropas Ombuda datu aizsardzības speciālistu, rakstot uz šādu adresi: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Jūs jebkurā laikā varat iesniegt sūdzību Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājam, rakstot uz šādu adresi: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] OV L 193, 30.7.2018., 1. lpp.