1. Izmeklēšanas priekšvēsture

1. Ombuds 2011. gada maijā sāka ES aģentūru apmeklējumu programmu, lai apzinātu un izplatītu paraugpraksi, ko aģentūras izmanto attiecībās ar iedzīvotājiem. Ar 2012. gada 5. maija vēstuli ombuds informēja Eurofound, ka saistībā ar savu aģentūru apmeklējumu programmu viņš ir nolēmis 2012. gada 15. maijā apmeklēt Eurofound. Darba kārtības projekts ar konkrētiem jautājumiem, kurus Ombuds vēlējās izskatīt, tika nosūtīts Eurofound.

2. Izmeklēšanas priekšmets

2. Tikšanās ar Eurofound vadību notika 2012. gada 15. maijā. Ombudu pavadīja nodaļas vadītājs Fergal O' Regan. Eurofound pārstāvēja direktors Juan Menéndez-Valdés, kuru pavadīja darbinieki, tostarp visi augstākā līmeņa darbinieki.

3. Sanāksme sākās ar īsu ombuda izklāstu par aģentūru apmeklējumu programmas mērķi un procedūrām, ko ombuds piemēro attiecībā uz šādiem apmeklējumiem. Ombuds īsi paskaidroja, ka viņa apmeklējumi tiek oficiāli veikti, pamatojoties uz viņa kompetenci veikt izmeklēšanu pēc savas iniciatīvas. Izmeklēšana pēc savas iniciatīvas cita starpā nozīmē, ka uz šādu izmeklēšanu attiecas parastās procesuālās garantijas. Tie ietver aģentūras tiesības, kā paredzēts Ombuda īstenošanas noteikumu (www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces ) 5.1., 5.2. un 14.2. pantā, pieprasīt Eiropas Ombudam ievērot konfidencialitāti attiecībā uz informāciju un dokumentiem.

4. Pēc šā precizējuma ombudam tika sniegtas detalizētas atbildes uz jautājumiem, kas tika uzdoti vēstulē, ar kuru tika paziņots par apmeklējumu. Prezentācijā un tai sekojošajā diskusijā galvenā uzmanība tika pievērsta šādiem tematiem:

Eurofound sākotnējie kontakti ar sabiedrību

Pārredzamība, dialogs un pārskatatbildība

Pieņemšana darbā

Piedāvājumi un līgumi

Interešu konflikti

5. Pēc tam Eurofound direktors sniedza Ombudam detalizētu informāciju par Eurofound, tā pamatuzdevumu un organizāciju. Direktors uzsvēra, cik svarīga ir pašlaik notiekošā aģentūru tiesiskā regulējuma reforma. Viņš uzsvēra Eurofound informētību par nepieciešamību uzlabot praksi. Šajā sakarā viņš atsaucas uz četru gadu daudzgadu plānošanas programmu, kas tolaik tika apspriesta. Viņš aprakstīja, cik svarīga Eurofound ir apspriešanās ar ieinteresētajām personām, tostarp ES iestādēm, valstu līmeņa partneriem un darba devējiem un arodbiedrību pārstāvjiem. Viņš arī norādīja, ka, ņemot vērā Eurofound īpašo lomu, plašāka sabiedrība nav tik norūpējusies par Eurofound darbu.

6. Klātesošie augstākā līmeņa darbinieki sniedza prezentācijas, lai atbildētu uz jautājumiem, ko ombuds uzdeva vēstulē par izmeklēšanas uzsākšanu pēc savas iniciatīvas. Ombudam tika iesniegti arī apliecinošie dokumenti.

(A) Labas administratīvās prakses kodeksa un ētikas standartu ievērošana

7. Eurofound paskaidroja Ombudam, ka Labas administratīvās prakses kodekss ir publicēts Eurofound tīmekļa vietnē, kā arī tā iekštīkla vietnē. Darbiniekiem tiek izsniegtas arī kodeksa drukātās versijas kopijas saistībā ar indukcijas procesu. Viņiem arī jāparaksta, ka viņi to ir saņēmuši.

8. Eurofound arī informēja Ombudu, ka kodeksa saturs, jo īpaši ētikas standarti, piemēram, integritāte, taisnīgums, objektivitāte un vienlīdzīga attieksme, ir daļa no darbinieku ikgadējās novērtēšanas kritērijiem. Lai kodeksam būtu lielāka ietekme, Eurofound uzņēmās saistības izplatīt informatīvus dokumentus un organizēt apmācības sesijas.

9. Eurofound arī pievērsās nepieciešamībai nodrošināt efektīvu saziņu starp vadību un darbiniekiem un labākai informācijas plūsmai, izmantojot iekštīklu, informatīvus biļetenus, brīdinājumus, ideju lodziņus un darbinieku aptaujas.

B) Piekļuve informācijai un dokumentiem

10. Eurofound izskaidroja savu informācijas politiku. Eurofound apstrādā milzīgu daudzumu politikas dokumentu un informācijas. Tās tīmekļa vietnes pamatā ir loģika, ka dokumentiem un informācijai par Eurofound pamatdarbību vajadzētu būt pieejamiem un viegli piekļūstamiem. Viena no Eurofound galvenajām problēmām ir proaktīva rīcība. Eurofound iesniedza Ombudam dokumentus, kuros aprakstīta standarta procedūra atbilžu sniegšanai uz informācijas un dokumentu pieprasījumiem. Eurofound norādīja, ka laikposmā no 2008. līdz 2011. gadam tas saņēma tikai trīs pieprasījumus par publisku piekļuvi dokumentiem, kas vēl nebija publiski pieejami. Divi bija no universitātēm, un viens bija no konsultāciju uzņēmuma. Lai apstrādātu šādus pieprasījumus, tai ir funkcionāla pastkastīte ar saiti savā tīmekļa vietnē uz šo pastkastīti. Eurofound norādīja, ka tam ir dokumentu reģistrs, kas sakārtots pa funkcionālajām jomām. Tajā ir arī sniegta detalizēta rokasgrāmata par to, kā izmantot tiesības uz publisku piekļuvi dokumentiem. Attiecībā uz trim pieprasījumiem divi tika apmierināti. Trešajā pieprasījumā pieteikuma iesniedzējs tika informēts, ka pieprasītie dokumenti nepastāv. Eurofound ievēroja termiņus visos trijos gadījumos. Nebija sūdzību par to, kā tā izskatīja šos pieprasījumus. Attiecībā uz informācijas pieprasījumiem tā norādīja, ka lielākā daļa pieprasījumu tiek izskatīti vienā un tajā pašā dienā. Parasti šādu pieprasījumu apstrāde ilgst ne vairāk kā trīs dienas. Eurofound uzskatīja, ka sabiedrība ir ļoti apmierināta ar savu darbu šajā jomā. Apmierinātības aptaujā tika konstatēts, ka 80 % personu bija apmierinātas ar sniegtajām atbildēm. Attiecībā uz tiešu piekļuvi dokumentiem internetā 85 % lietotāju tīmekļa aptaujā norādīja, ka viņi meklējamos dokumentus ir atraduši Eurofound tīmekļa vietnē.

11. Sanāksmes laikā tika arī norādīts, ka Eurofound tīmekļa vietnē ir pieejami vairāki dokumenti par finansiāliem un organizatoriskiem jautājumiem. Visu galveno darbinieku vārdi un e-pasta vēstules ir publiski pieejamas.

12. Attiecībā uz Eurofound valodu politiku tika paskaidrots, ka visa pamatinformācija par Eurofound ir pieejama visās oficiālajās valodās. Turklāt visi ziņojumu kopsavilkumi ir pieejami visās valodās. Visi ziņojumi ir pieejami angļu valodā.

(C) Atlase un pieņemšana darbā

13. Eurofound sniedza informāciju par savām atlases procedūrām. Tā informēja ombudu, ka visi kandidāti – gan veiksmīgie, gan neveiksmīgie – pēc pieteikuma iesniegšanas pa e-pastu saņem apstiprinājumu par saņemšanu un pēc tam atkal pa e-pastu tiek informēti par procedūras iznākumu. Kandidātiem ir pieejami viņu pieteikumu novērtējumi. Jo īpaši viņi var lūgt kopsavilkuma atgriezenisko saiti priekšatlases posmā un apkopot rezultātus rakstiskā pārbaudījuma un intervijas posmā. Tiek publiskotas gan piezīmes, gan novērtējuma lapa.

14. Eurofound uzskata, ka atlases komisiju locekļu vārdi tiek publiskoti pēc pieprasījuma.

15. Eurofound informē kandidātus par iespēju iesniegt sūdzību ombudam un par tiesiskās aizsardzības līdzekļiem.

D) Piedāvājumi

16. Eurofound informēja Ombudu, ka tā tīmekļa vietnē ir pieejamas sīki izstrādātas pamatnostādnes un norādījumi par konkursiem.

17. Tā paskaidroja, ka informācija par pašreizējiem un turpmākajiem konkursiem tiek publiskota tās tīmekļa vietnē. Informācija par visiem piešķirtajiem līgumiem tiek publiskota. Pretendenti var iesniegt savus piedāvājumus visās oficiālajās valodās. Eurofound informēja Ombudu, ka, lai nodrošinātu pārredzamas un taisnīgas iepirkuma procedūras: a) visu saziņu ar pretendentiem veic iepirkuma departaments un tā vienmēr notiek rakstiski, b) vēstulēs, ar kurām noraida piedāvājumus, ir norādīti neatlasīšanas iemesli, c) saņemot papildu pieprasījumus attiecībā uz lēmumiem par neatlasīšanu, tiek sniegts detalizētāks salīdzinājums ar izraudzīto pretendentu. Tā norādīja, ka 80 % pretendentu lūdz atsauksmes. Tā piebilda, ka ir iesaistīta tikai vienā tiesas lietā, kas saistīta ar konkursiem, un divās ombuda lietās.

18. Attiecībā uz apakšuzņēmējiem tā piebilda, ka šajā jomā tā nav saskārusies ar īpašām problēmām.

19. Tā piebilda, ka pretendenti ir informēti par iespēju iesniegt sūdzību ombudam un vērsties tiesā.

(E) Interešu konflikti

20. Attiecībā uz interešu konfliktu novēršanu darbā pieņemšanas procesā Eurofound sniedza Ombudam norādījumus par atlases komisijām, kā arī paziņojumu par konfidencialitāti un interešu konflikta neesamību, kas jāparaksta visiem atlases komisijas locekļiem. Tā piebilda, ka darbinieki sevi atstata, ja viņi atrodas interešu konfliktā attiecībā uz kandidātu. Uz tehniskajiem ekspertiem, kurus lūdz palīdzēt atlases komisijai, attiecas tās pašas procedūras. Tā piebilda, ka visi testi ir anonimizēti un apzīmēti kā “akli”.

21. Eurofound arī norādīja, ka Cilvēkresursu nodaļas vadītāja parakstītā vēstulē darbiniekiem, kuri aiziet no darba, tiek atgādināts par viņu pienākumiem pēc aiziešanas no dienesta.

22. Attiecībā uz iepirkumu tika norādīts, ka visi atvēršanas un vērtēšanas komisiju locekļi, kā arī ārējie vērtētāji saņem vadlīnijas un paraksta nekonflikta deklarāciju.

23. Eurofound piekrita, ka ir lietderīgi plaši definēt interešu konflikta jēdzienu, kas ietver šķietama konflikta jēdzienu.

3. Ombuda konstatējumi un ierosinājumi

(A) Labas administratīvās prakses kodeksa un ētikas standartu ievērošana

25. Ombuds atzinīgi vērtē Eurofound apņemšanos sniegt saviem darbiniekiem plašu informāciju par labu administratīvo rīcību un ētikas standartiem un organizēt apmācību par konkrētiem tematiem.

B) Piekļuve informācijai un dokumentiem

26. Eiropas Ombuda pamatuzdevums ir veicināt lielāku atklātību un dialogu ES pārvaldē. Kā minēts iepriekš, Eurofound pamatuzdevums ir stingri vērsts uz informācijas izplatīšanu. Tāpēc ombude nebija pārsteigta, uzzinot, ka Eurofound tikai retos gadījumos ir jāizskata pieprasījumi par publisku piekļuvi dokumentiem un informācijai, kas iesniegti, izmantojot oficiālās procedūras, kuras noteiktas Eiropas Savienības regulā par piekļuvi dokumentiem. Ombuds saprot, ka ES tiesību akti par publisku piekļuvi dokumentiem, t. i., Regula 1049/2001, attiecas uz Aģentūru kopumā. Ombuds uzskata, ka Lisabonas līguma stāšanās spēkā 2009. gada beigās un tajā paredzēto tiesību uz publisku piekļuvi dokumentiem attiecināšana uz visām ES iestādēm, struktūrām, birojiem un aģentūrām (LESD 15. pants) pastiprina šo izpratni. Ombuds apsveic Eurofound tā tīmekļa vietnē, kas ir lietotājdraudzīga, viegli pārlūkojama un informatīva. Eurofound sniedz sabiedrībai plašu informāciju, kas galvenokārt saistīta ar tā pamatdarbību, kā arī daļu informācijas par finansiāliem un organizatoriskiem jautājumiem. Eurofound ir pieņēmis ļoti proaktīvu pieeju informācijas izplatīšanai, un šajā ziņā tas būtu jāvērtē atzinīgi. Ombuds arī atzinīgi vērtē Eurofound politiku nodrošināt pamatinformācijas pieejamību visās oficiālajās valodās. Viņš norāda, ka tā ir pienācīgi izskatījusi visus saņemtos dokumentu pieprasījumus. Viņš arī norāda, ka Eurofound ir publisks dokumentu reģistrs, kas sakārtots pa funkcionālajām jomām. Tas attiecas arī uz iekšējiem dokumentiem.

(C) Atlase un pieņemšana darbā

27. Eurofound ir pārredzamas darbā pieņemšanas procedūras. Aģentūras tīmekļa vietnes tiešsaistes lapā par pieņemšanu darbā ir sniegta detalizēta un noderīga informācija par darbā pieņemšanas procesu. Visi darbā pieņemto darbinieku vārdi ir publiski pieejami tās tīmekļa vietnē. Attiecībā uz to, kā tiek veikta pieņemšana darbā, ir gan pieklājīgi, gan dienesta ziņā apstiprināt pieteikumu saņemšanu un informēt kandidātus par nozīmīgajiem posmiem, kas ietekmē viņu progresu darbā pieņemšanas procedūrā [1]. Šajā sakarā ombude atzinīgi vērtē Eurofound politiku sniegt visiem kandidātiem informāciju par atlases procedūru rezultātiem. Kandidāti tiek informēti arī par to, ka viņi var iesniegt pārskatīšanas pieprasījumu attiecīgajai atlases komisijai vai sūdzību saskaņā ar Civildienesta noteikumiem. Ombuds norāda, ka Eurofound informē kandidātus par viņu tiesībām iesniegt sūdzību Eiropas Ombudam.

D) Piedāvājumi

28. Ombuds atzinīgi vērtē Eurofound politiku vai nu proaktīvi, vai pēc pieprasījuma informēt pretendentus par visu attiecīgo informāciju saistībā ar piedāvājumu rezultātiem. Viņš arī atzinīgi vērtē to, ka noraidītie pretendenti tiek informēti ne tikai par to, ka viņi var pieprasīt tiesisko aizsardzību, bet arī par to, ka viņi var pieprasīt tiesisko aizsardzību no ombuda.

(E) Interešu konflikti

29. Ombuds ir vairākkārt norādījis, ka ES iestādēm, struktūrām, birojiem un aģentūrām būtu jādara viss iespējamais, lai izvairītos ne tikai no faktiskiem interešu konfliktiem, bet arī no acīmredzamiem interešu konfliktiem nolūkā saglabāt sabiedrības uzticēšanos un paļāvību uz tās darbībām un aizsargāt savus darbiniekus no nepamatotām aizdomām. Ombuds atzinīgi vērtē to, ka Eurofound ir pieņēmis plašu interešu konflikta jēdziena definīciju, kas ietver acīmredzama konflikta jēdzienu. Viņš arī atzinīgi vērtē Eurofound iniciatīvu organizēt apmācības sesijas, kas vērstas uz tādiem jautājumiem kā ārējas darbības saistībā ar interešu konfliktiem.

4. Noslēguma piezīmes

30. Eiropas Ombuda mērķis ir būt ne tikai ārējās kontroles veidam, bet arī resursam, kas palīdz tiem, kuriem ir pārvaldības pienākumi ES iestādēs, struktūrās, birojos un aģentūrās, uzlabot savas pārvaldes kvalitāti un veidot un uzturēt pakalpojumu kultūru iedzīvotājiem. Ombuds uzskata, ka Eurofound ir pierādījis, ka tas jau sasniedz augstus standartus attiecībā uz pakalpojumu kultūru. Tādēļ viņš mudina to turpināt centienus šajā jomā. Ombuds un viņa darbinieki savas kompetences un resursu robežās ir gatavi pēc pieprasījuma sniegt konsultācijas.

Secinājums

Pamatojoties uz savu izmeklēšanu, ombuds to slēdz ar šādu secinājumu:

Turpmāka izmeklēšana nav pamatota.

Eurofound tiks informēts par šo lēmumu.

P. Nikiforos Diamandouros

Strasbūrā, 2013. gada 26. aprīlī

[1] Lēmums, ar ko izbeidz ombuda izmeklēšanu saistībā ar sūdzību Nr. 923/2009/(BB)FOR pret FRONTEX.