Sūdzības priekšvēsture

1. Šī lieta attiecas uz dažu izmaksu neattiecināmību saistībā ar dotāciju saskaņā ar Mūžizglītības programmu, kas ir ES izglītības un apmācības programma. Sūdzības iesniedzējs ir Apvienotās Karalistes uzņēmums un bija partneris ES projektā saskaņā ar 2009. gada dotāciju nolīgumu, ko pārvaldīja Izglītības, audiovizuālās jomas un kultūras izpildaģentūra (EACEA). Projekts ilga no 2010. gada 1. janvāra līdz 2012. gada 31. decembrim.

2. EACEA 2013. gada maijā novērtēja visu projektu kā sekmīgu un galīgajā ziņojumā tikai nelielu izdevumu summu atzina par neatlīdzināmu.

3. 2014. gada jūlijā notika ārējā revīzija. 2015. gada februārī galīgajā revīzijas ziņojumā tika secināts, ka summa 117 352,79 EUR apmērā nav atlīdzināma saskaņā ar dotācijas nolīgumu. Šajā summā bija iekļautas izmaksas par trim konsultantiem, kuri bija strādājuši pie projekta sūdzības iesniedzēja vārdā.

4. Revidenta ziņojumā jo īpaši konstatēts, ka:

(1) Trīs konsultantu izmaksas nebija attiecināmas, jo viņiem nebija darba līguma, tāpēc viņu izmaksas bija jāizskata iepirkuma procedūrā.

Lai gan šiem trim konsultantiem bija līgumi ar sūdzības iesniedzēju, tie izrakstīja sūdzības iesniedzējam rēķinus par saviem profesionālajiem pakalpojumiem ar Beļģijas pakalpojumu uzņēmuma starpniecību. Tā kā konsultantiem nebija darba līgumu ar sūdzības iesniedzēju un tā kā radušās izmaksas nebija algas, ieskaitot sociālo nodrošinājumu un citus maksājumus, izmaksas neatbilda tiešo attiecināmo izmaksu kritērijiem saskaņā ar dotācijas nolīgumu [1] un projekta rokasgrāmatu [2]. Revidents secināja, ka trīs konsultanti bija apakšuzņēmēji, tāpēc to izmaksas bija jāizskata saskaņā ar iepirkuma procedūru [3].

(2) Trīs konsultantu izmaksas nebija ne saskaņojamas, ne pārbaudāmas.

Beļģijas pakalpojumu uzņēmums periodiski izrakstīja sūdzības iesniedzējam rēķinu par konsultanta pakalpojumiem. Lai gan sūdzības iesniedzējs iesniedza pierādījumus par pārskaitījumiem starp to un pakalpojumu uzņēmumu, revidents konstatēja, ka samaksātās summas atšķīrās no rēķinos norādītajām un tās nebija iespējams saskaņot ar rēķiniem, jo rēķiniem nebija atsauces/sērijas numura, ko norādīt bankas pārskaitījumā. Revidents uzskatīja, ka dokuments, ko parakstījis katrs no konsultantiem un kas apliecina, ka viņi ir saņēmuši maksājumu, nav pierādījums. Tas pieprasīja, lai sūdzības iesniedzējs iesniegtu bankas pārskaitījumu kopijas starp pakalpojumu uzņēmumu un konsultantiem, bet sūdzības iesniedzējs to neizdarīja. Tāpēc revidents nevarēja secināt, ka izmaksas patiešām ir radušās, jo nevarēja pārbaudīt summas [4].

5. Revidents arī konstatēja, ka sūdzības iesniedzējam bija jāizmanto maksimālā dienas likme Beļģijai (nevis Apvienotajai Karalistei), lai aprēķinātu konsultantu izmaksas, jo viņi bija snieguši pakalpojumus Beļģijā ar Beļģijas pakalpojumu uzņēmuma starpniecību. Tā arī uzskatīja, ka pastāv nedeklarēts interešu konflikts, jo divi no trim konsultantiem strādāja sūdzības iesniedzēja valdē – viens kā ģenerālsekretārs un otrs kā direktors [5].

6. 2016. gada aprīlī EACEA nosūtīja savu lēmumu dotācijas saņēmējam, saglabājot revidenta atzinumu par sūdzības iesniedzēja izmaksu neatbilstību 117 352,79 EUR apmērā.

7. 2016. gada aprīlī sūdzības iesniedzēja ģenerālsekretārs rakstīja EACEA, lūdzot padomu un lūdzot sasaukt sanāksmi. 2016. gada maijā EACEA atbildēja, pieprasot noteiktus apliecinošos dokumentus, lai tā varētu “atkārtoti izskatīt” attiecināmības jautājumu. Sūdzības iesniedzējs 2016. gada jūnija atbildē EACEA šos dokumentus neiesniedza.

8. 2016. gada jūlijā EACEA pieņēma galīgo nostāju par apelācijas sūdzību, apgalvojot, ka trīs konsultantu izmaksas nav atlīdzināmas.

9. 2016. gada jūlijā sūdzības iesniedzējs vērsās pie ombuda.

Izmeklēšana

10. Ombuds sāka izmeklēšanu par sūdzības iesniedzēja bažām par to, ka EACEA lēmums neatlīdzināt konsultāciju izmaksas par projektu bija nepareizs.

11. Izmeklēšanas  laikā ombuds pārbaudīja EACEA galīgo ziņojumu par projektu, tam sekojošo revidenta ziņojumu, sūdzības iesniedzēja komentārus par šo ziņojumu, saraksti starp EACEA un sūdzības iesniedzēja ģenerālsekretāru, kā arī EACEA galīgo lēmumu par apelācijas sūdzību.

Ombudam iesniegtie argumenti

12. Sūdzības iesniedzējs nepiekrita revidenta konstatējumiem, uz kuriem EACEA bija balstījusi savu lēmumu, pieprasot atmaksāt 117 352,79 EUR.

13. Attiecībā uz revidenta konstatējumu par darba tiesisko attiecību neesamību (skat. iepriekš 4. punkta 1. apakšpunktu) sūdzības iesniedzējs norādīja, ka tas nekad nav apstiprinājis revidentam, ka tas ir ārēji iecēlis trīs konsultantus. Tā uzskatīja, ka tās izmaksas atbilst personāla izmaksu definīcijai un ka revidents nav paskaidrojis, kāpēc ir nonācis pie pretēja secinājuma. Sūdzības iesniedzējs norādīja, ka 2005. gadā Eiropas Komisijas uzdevumā veiktajā revīzijā tika atzīts, ka tā izmanto “iekšējos konsultantus”. Tā atsaucās arī uz bieži uzdoto jautājumu (BUJ) dokumentu, ko EACEA publicēja 2011. gadā (un kas attiecas uz 2009. gadā atlasītajiem projektiem). Minētajā dokumentā tika precizēts, ka “[m]amatnieki un direktori bez darba līguma var tikt uzskatīti par personāla izmaksām, ciktāl tie ir juridiski saistīti ar organizāciju (piemēram, statūti, valdes izvirzīti utt.)”. Tāpēc sūdzības iesniedzējs uzskatīja, ka uz direktoru un ģenerālsekretāru attiecas šī definīcija. Attiecībā uz trešo konsultantu sūdzības iesniedzējs norādīja uz fragmentu no bieži uzdoto jautājumu dokumenta, saskaņā ar kuru noteiktos apstākļos “pašnodarbinātas personas, kas strādā projektā saskaņā ar individuālu līgumu (nevis ar uzņēmuma starpniecību), arī var deklarēt kā personāla izmaksas”. 

14. Attiecībā uz revidenta nespēju pārbaudīt izmaksas (4. punkta 2. apakšpunkts) sūdzības iesniedzējs norādīja, ka pieprasītās summas faktiski tika izmaksātas konsultantiem, kā parādīts revidentam iesniegtajos dokumentos, tostarp detalizētajās, parakstītajās un ar parakstu apstiprinātajās darba laika uzskaites lapās, kā arī visu to darbinieku atalgojuma uzskaitē, kuriem maksāja saskaņā ar projektu.

15. Sūdzības iesniedzējs arī nepiekrita revidenta konstatējumiem par interešu konfliktu un par Beļģijas, nevis Apvienotās Karalistes, dienas likmes piemērošanu izmaksu aprēķināšanai.

16. Sūdzības iesniedzējs arī kritizēja EACEA par to, ka tā nav tikusies ar sūdzības iesniedzēja ģenerālsekretāru. Tā arī apgalvoja, ka EACEA nav atbildējusi uz tās lūgumu sniegt paskaidrojumus par dažādiem aspektiem, kas saistīti ar: i) juridiskais pamats nostājas maiņai no 2013. gada maija lēmuma (kurā konstatēta tikai neliela neattiecināmu izmaksu summa) un vēlākā 2016. gada aprīļa lēmuma (pamatojoties uz revidenta ziņojumu), kurā konstatētas neattiecināmas izmaksas 117 352,79 EUR apmērā, un ii) EACEA attiecināmības kritēriju “šaura interpretācija”.

Ombuda novērtējums

17. Ombuds iepriekš ir atzinis, ka noteikumi, kas reglamentē ES finansētos projektus, ir sarežģīti un dažkārt neelastīgi izpildīti. Ja projekti ir sekmīgi, viņa ir konstatējusi, ka ES struktūrām ir jāpanāk līdzsvars starp noteikumu stingru piemērošanu un godīgu un taisnīgu rīcību. Šajā gadījumā turpmāk aprakstīto iemeslu dēļ EACEA sūdzības iesniedzēja bažas risināja taisnīgi, saprātīgi un saskaņā ar labas pārvaldības principiem.

18. Neraugoties uz revidenta negatīvajiem konstatējumiem par attiecināmību, EACEA deva sūdzības iesniedzējam otru iespēju iesniegt detalizētus apliecinošos dokumentus. Šie dokumenti, ja tie tiktu iesniegti, būtu ļāvuši EACEA novērtēt, vai triju konsultantu izmaksas patiešām bija pilnībā vai daļēji pārbaudāmas.

19. Tādējādi 2016. gada maijā EACEA lūdza sūdzības iesniedzēja ģenerālsekretāram šādu dokumentu kopijas: pakalpojumu uzņēmuma gada pārskati; konsultantu algu un sociālā nodrošinājuma iemaksu uzskaite grāmatvedības sistēmā; līgumus starp pakalpojumu uzņēmumu, sūdzības iesniedzēju un konsultantiem; konsultantu rēķini par projektu; bankas konta izraksti (pārskaitījumi), kas apliecina maksājumu starp sūdzības iesniedzēju un pakalpojumu uzņēmumu, pakalpojumu uzņēmumu un trim konsultantiem; un pakalpojumu uzņēmuma personāla sarakstu.

20. No EACEA pieprasījuma izriet, ka tā bija gatava pārskatīt atbilstības jautājumu pēc šo dokumentu saņemšanas [6].

21. Tomēr sūdzības iesniedzējs neiesniedza nevienu no pieprasītajiem dokumentiem. Atbildot uz EACEA pieprasījumu, tās ģenerālsekretārs vienkārši norādīja, ka sūdzības iesniedzējs nevarēja sniegt informāciju, jo pakalpojumu uzņēmums bija atsevišķs uzņēmums un šā uzņēmuma personāls nebija vienāds ar sūdzības iesniedzēja personālu. Šie argumenti nav pārliecinoši, un ombuds uzskata, ka sūdzības iesniedzēja atbilde bija mazāk sadarbīga. Faktiski sūdzības iesniedzējs šai atbildei nav pievienojis nekādus pierādījumus, piemēram, saraksti starp to un pakalpojumu uzņēmumu, kas varētu pierādīt, ka pakalpojumu uzņēmumam jebkādu iemeslu dēļ ir lūgts un tas ir atteicies (vai ir norādījis, ka tas nevar likumīgi) iesniegt pieprasītos dokumentus, lai kliedētu EACEA bažas. Katrā ziņā, tā kā ģenerālsekretāre pati saņēma samaksu ar pakalpojumu uzņēmuma starpniecību, būtu sagaidāms, ka viņa spēs sniegt visu, ja ne daļu, no informācijas, ko EACEA bija pieprasījusi saistībā ar viņas kā projekta konsultantes lomu. Vismaz daļai no šīs informācijas bija jābūt viņas rīcībā [7].

22. Tā kā sūdzības iesniedzējs neiesniedza šos dokumentus un tāpēc neizvirzīja jaunus elementus, bija pamatoti, ka EACEA apelācijas instancē saglabā savu lēmumu atgūt trīs konsultantu izmaksas.

23. Sūdzības iesniedzējs arī pauda bažas par revidenta konstatējumiem attiecībā uz interešu konfliktu un Beļģijas dienas likmes piemērošanu izmaksu aprēķināšanai. Tomēr šīs bažas nebūt nav pārliecinošas, katrā ziņā tām nav nozīmes ombuda vērtējumā par EACEA lēmumu, jo sūdzības iesniedzējs neiesniedza EACEA pieprasītos dokumentus.

24. Attiecībā uz sūdzības iesniedzēja bažām par to, ka EACEA neatbildēja uz tā lūgumiem sniegt paskaidrojumus, no EACEA 2016. gada jūlija lēmuma par apelāciju izriet, ka EACEA faktiski sniedza paskaidrojumus par sūdzības iesniedzēja izvirzītajiem jautājumiem. Lai gan ir taisnība, ka EACEA nesatikās ar sūdzības iesniedzēju, ja sūdzības iesniedzējs būtu iesniedzis vismaz dažus no EACEA pieprasītajiem dokumentiem, tam, iespējams, būtu izdevies sākt dialogu ar EACEA, lai risinātu vismaz dažas no savām bažām.

Secinājums

Ombuds slēdz šo lietu, nekonstatējot administratīvu kļūmi.

Sūdzības iesniedzējs un EACEA tiks informēti par šo lēmumu.

Lambros Papadias

Izmeklēšanas vadītājs – 3. nodaļa

Strasbūrā, 2018. gada 20. decembrī

[1] Saskaņā ar dotācijas nolīguma II.14.2. pantu personāla izmaksām bija jābūt “saistītām ar pasākumu, ietverot faktiskās algas kopā ar sociālā nodrošinājuma iemaksām un citām obligātām izmaksām, kas iekļautas atalgojumā, ar nosacījumu, ka tās nepārsniedz vidējās likmes, kas atbilst saņēmēja parastajai politikai”.

[2] Saskaņā ar projekta rokasgrāmatas 2.3. punktu “tiek ņemtas vērā personāla izmaksas, kas saistītas ar šādām personāla kategorijām: štata darbinieki, kam ir vai nu pastāvīgs, vai pagaidu līgums ar partneri; pagaidu darbinieki, kas pieņemti darbā ar specializētas ārējas aģentūras starpniecību; izmaksas, kas saistītas ar personālu, kurš strādā, izmantojot apakšuzņēmuma līgumus, iekļauj attiecīgajā kategorijā.”

[3] Dotācijas nolīguma II.9. pants ļāva dotācijas saņēmējam noslēgt līgumus, un tam tas ir jādara, piešķirot līgumu saimnieciski visizdevīgākajam piedāvājumam. Dotāciju nolīguma I.10.2. pantā bija paredzēts, ka, ja līguma vērtība pārsniedz noteiktu līmeni, ir nepieciešama iepirkuma procedūra.

[4] Dotācijas nolīguma II.14.1. pantā bija noteikts, ka izmaksām jābūt identificējamām un pārbaudāmām.

[5] Pretēji dotācijas nolīguma II.2.1. un 2.2. pantam.

[6] EACEA informēja sūdzības iesniedzēju, ka “iepriekš uzskaitītie pierādījumi par jūsu personāla izmaksām būs nepieciešami, lai finanšu amatpersona varētu izskatīt jūsu sūdzību. Pēc šīs pārbaudes mēs arī paziņosim savu galīgo nostāju [dotācijas saņēmējam]”.

[7] Piemēram, viņas līgumu ar sūdzības iesniedzēju un pakalpojumu uzņēmumu kopijas, viņas sociālā nodrošinājuma izraksti un bankas izraksti, kas apliecina pakalpojumu uzņēmuma veikto maksājumu.