Gerbiamasis P., 1997
m. liepos 4 d. jūs pateikėte ombudsmenui skundą, kuriame buvo pateikti du skundai dėl netinkamo Europos Komisijos administravimo.
Pirmasis teiginys buvo tas, kad Komisijos taisyklės dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais taip pat taikomos tam tikrų komitetų, kurie dalyvauja Komisijai įgyvendinant Tarybos teisės aktus (vadinamųjų komitologijos komitetų), dokumentams, todėl Komisija neturėtų automatiškai atsisakyti suteikti galimybę susipažinti su tokiais dokumentais.
Antrasis kaltinimas susijęs su Komisijos dokumentų registro nebuvimu. Teigėte, kad tokio registro nesukūrimas prilygsta netinkamam administravimui, nes juo labai apribojamos piliečių galimybės naudotis Komisijos sprendime 94/40 nustatytomis taisyklėmis dėl galimybės susipažinti su dokumentais, pagal kurias visuomenei suteikiama kuo platesnė galimybė susipažinti su Komisijos dokumentais.

1999 m. sausio 29 d. SPRENDIMAS ir REKOMENDACIJOS PROJEKTAS

1999 m. sausio 29 d.
sprendimu ombudsmenas padarė išvadą, kad tolesnis pirmojo ieškinio nagrinėjimas nėra pagrįstas, nes klausimas dėl galimybės susipažinti su komitologijos dokumentais buvo nagrinėjamas Pirmosios instancijos teisme nagrinėjamoje byloje Rothmans International prieš Komisiją , T-188/97.
Priimdamas šį sprendimą ombudsmenas atsižvelgė į tai, kad nors skundo pateikėjas nėra Rothmans bylos šalis, jo skundas susijęs ne su konkrečiais komitologijos dokumentais, o su bendru klausimu, ar tokiems dokumentams taikomos Komisijos taisyklės dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais. Paaiškėjo, kad šį klausimą turės išspręsti Pirmosios instancijos teismas, nagrinėdamas Rothmans bylą.
Dėl antrojo skundo ombudsmenas, vadovaudamasis Ombudsmeno statuto 3 straipsnio 6 dalimi, pateikė Komisijai toliau nurodytą rekomendacijos projektą (1).

Komisija turėtų tvarkyti viešą savo turimų dokumentų registrą.

Išsami informacija apie tyrimą ir rekomendacijos projekto pagrindimas pateikti 1999 m. sausio 29 d. sprendime, kurio kopija persiųsta skundo pateikėjui.

Išsami Komisijos nuomonė dėl REKOMENDACIJOS PROJEKTO

Ombudsmenas informavo Komisiją, kad pagal Statuto 3 straipsnio 6 dalį jis turėtų išsiųsti išsamią nuomonę iki 1999 m. balandžio 30 d. ir kad išsamioje nuomonėje galėtų būti pritarta ombudsmeno rekomendacijos projektui ir aprašyta, kaip jis buvo įgyvendintas.
1999 m. balandžio 30 d. Komisija pateikė ombudsmenui šią išsamią nuomonę:

Komisija pritaria P. ir ombudsmeno nuomonei, kad sukūrus dokumentų registrą visuomenė galėtų susipažinti su esamais dokumentais, su kuriais ji gali prašyti leisti susipažinti. Tai taip pat palengvintų dokumentų paiešką ir padidintų galimybės susipažinti su dokumentais politikos poveikį visuomenei.

Komisija taip pat mano, kad registrai yra svarbus būdas informuoti visuomenę apie institucijų veiklą ir vykdomą darbą. Kita šiuo atžvilgiu naudinga priemonė buvo serverio EUROPA sukūrimas internete. Šią sistemą dar galima tobulinti.

Tačiau svarbu pabrėžti, kad šiuo metu Komisijos naudojamos dokumentų registravimo sistemos yra skirtos gaunamo ir siunčiamo pašto administravimui ir nėra organizuojamos taip, kad jas būtų galima platinti iš išorės. Be to, šiuo metu nėra bendros Komisijos dokumentų registravimo ir archyvavimo sistemos. Dokumentų registravimas yra visiškai decentralizuotas ir už jį atsako kiekvienas generalinis direktoratas ir tarnyba.

Įgyvendindama EB sutarties 255 straipsnį, susijusį su galimybe susipažinti su dokumentais, Komisija nagrinėja galimybę sukurti viešąjį registrą, kuriame, remiantis mūsų statistiniais duomenimis, visų pirma būtų išvardyti dažniausiai prašomų kategorijų dokumentai. Akivaizdu, kad būtų galima susipažinti ne tik su tais dokumentais, kurie įtraukti į registrą, nes tai būtų pernelyg ribojanti priemonė.

Įgyvendinant 255 straipsnį, Komisijai turės būti pateiktas registro sukūrimo ir jo aprėpties klausimas. Atsižvelgdama į tai, Komisija taip pat gali apsvarstyti galimybę peržiūrėti savo registracijos sistemą.

KOMPLAINANTO PASTABOS

Išsami nuomonė buvo persiųsta skundo pateikėjui, kuris atsakė, kad, jo nuomone, ji nėra patenkinama, nes joje nėra vienareikšmio įsipareigojimo sudaryti ir tvarkyti registrą. Jis taip pat paminėjo, kad 1999 m. balandžio mėn. konferencijoje vienas Komisijos pareigūnas atsisakė suteikti Komisijai galimybę sukurti registrą. Galiausiai jis laikėsi nuomonės, kad Komisijos pasiūlyme pradėti nuo dažnai prašomų dokumentų registro neatsižvelgiama į galimybę, kad visuomenė prašytų daugelio kitų svarbių dokumentų, jei tik apie juos sužinotų.

SPRENDIMĄ

1 Komitologijos dokumentai
1.1 Skundo pateikėjas teigė, kad Komisijos sprendimas 94/90 (2) dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais taip pat taikomas tam tikrų komitetų, kurie dalyvauja Komisijai įgyvendinant Tarybos teisės aktus (vadinamųjų komitologijos komitetų), dokumentams, todėl Komisija neturėtų automatiškai atsisakyti suteikti galimybę susipažinti su tokiais dokumentais.
1.2 1999 m. sausio 29 d. sprendimu ombudsmenas padarė išvadą, kad tolesnis šio prašymo tyrimas nėra pagrįstas, nes klausimas dėl galimybės susipažinti su komitologijos dokumentais buvo nagrinėjamas Pirmosios instancijos teisme nagrinėjamoje byloje Rothmans International prieš Komisiją (T-188/97). Priimdamas šį sprendimą ombudsmenas atsižvelgė į tai, kad nors skundo pateikėjas nėra Rothmans bylos šalis, jo skundas susijęs ne su konkrečiais komitologijos dokumentais, o su bendru klausimu, ar tokiems dokumentams taikomos Komisijos taisyklės dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais. Paaiškėjo, kad šį klausimą turės išspręsti Pirmosios instancijos teismas, nagrinėdamas Rothmans bylą.
1.3 1999 m. liepos 19 d. Pirmosios instancijos teismas priėmė sprendimą Rothmans byloje (3). Jis nusprendė, kad pagal Bendrijos teisės aktus dėl galimybės susipažinti su dokumentais komitologijos komitetai priklauso pačiai Komisijai. Todėl būtent Komisija turi priimti sprendimą dėl prašymų leisti susipažinti su šių komitetų dokumentais pagal Sprendimą 94/90.
1.4 Todėl atrodo, kad Pirmosios instancijos teismas principinį klausimą nagrinėjo taip, kad paremtų skundą pateikusio asmens teiginį.
2 Komisijos dokumentų registras
2.1 1999 m. sausio 29 d. ombudsmenas pateikė Komisijai šį rekomendacijos projektą:

Komisija turėtų tvarkyti viešą savo turimų dokumentų registrą.

2.2 1999 m. balandžio 30 d. Komisija pateikė išsamią nuomonę, kurioje pritariama dokumentų registro principui, pagal kurį visuomenei nurodomi egzistuojantys dokumentai, su kuriais ji gali prašyti leisti susipažinti. Išsamioje nuomonėje taip pat nurodomi praktiniai klausimai, kuriuos reikia išspręsti prieš sukuriant registrą.
2.3 Nors skundo pateikėjas Komisijos atsakymo nelaiko patenkinamu, ombudsmenas sutinka, kad Komisijai reikia pakankamai laiko praktiniams klausimams, susijusiems su visų esamų dokumentų, su kuriais visuomenė gali prašyti leisti susipažinti, registro sudarymu, spręsti. Ombudsmenas taip pat pažymi, kad Pirmosios instancijos teismo sprendime Rothmans International prieš Komisiją (4) patvirtinama, kad Komisija pagal Sprendimą 94/90 taip pat turi nagrinėti prašymus dėl galimybės visuomenei susipažinti su komitologijos dokumentais. Todėl Komisija taip pat turėtų įtraukti tokius dokumentus į savo registrą;
2.4 Ombudsmenas apgailestaudamas pažymi, kad reglamento, numatyto EB sutarties 255 straipsnyje, kuriuo piliečiams nustatoma Sutarties teisė susipažinti su Europos Parlamento, Tarybos ir Komisijos dokumentais, rengimas buvo atidėtas dėl Komisijos atsistatydinimo. Tačiau, atsižvelgdamas į šio sprendimo 2.3 punktą, ombudsmenas mano esant pagrįsta, kad Komisija, įgyvendindama EB 255 straipsnį, siūlytų įgyvendinti dokumentų registro principą.
2.5 Todėl ombudsmenas mano, kad Komisija patenkinamai reagavo į rekomendacijos projektą, ir užbaigia bylą.
Apie šį sprendimą taip pat bus pranešta Komisijos pirmininkui.
Nuoširdžiai
Jūsų Jacob Söderman

---

(1) 1994 m. kovo 9 d. Europos Parlamento sprendimas 94/262 dėl ombudsmeno pareigų atlikimą reglamentuojančių nuostatų ir bendrųjų sąlygų, OL 1994 L 113/15.

(2) 1994 m. vasario 8 d. Komisijos sprendimas dėl galimybės visuomenei susipažinti su Komisijos dokumentais (OL 1994, L 46/58).

(3) 1999 m. liepos 19 d. Sprendimas Rothmans International prieš Komisiją, T-188/97.

(4) Žr. pirmiau pateiktą pastabą.