Skundo aplinkybės

1. 2013 m. rugsėjo mėn. Vokietijos pilietis paprašė leisti susipažinti su tam tikrais Europos kovos su sukčiavimu tarnybos (OLAF) ir Europos Komisijos turimais dokumentais pagal ES taisykles dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais [1]. Tačiau OLAF ir Komisijai kilo abejonių dėl jo tapatybės. Todėl OLAF ir Komisija laikinai sustabdė prašymų susipažinti su dokumentais nagrinėjimą, nes tam, kad turėtumėte teisę susipažinti su dokumentais, turite būti fizinis arba juridinis asmuo, gyvenantis ES valstybėje narėje arba jos pilietis.

2. Dėl to, kad OLAF ir Komisija laikinai sustabdė prašymų susipažinti su dokumentais nagrinėjimą, prašytojas pateikė skundą ombudsmenui (bylos 2309/2013/JAS ir 2310/2013/JAS prieš OLAF ir Komisiją [2]). Ombudsmenui tiriant šiuos skundus, skundo pateikėjas sužinojo, kad Komisija arba OLAF susisiekė su jo darbdaviu, Vokietijos universitetu, kad patikrintų, ar jis yra tikras asmuo, ir nustatytų jo profesiją [3].

3. Skundo pateikėjas buvo nepatenkintas tuo, kad Komisija arba OLAF susisiekė su universitetu, kuriame jis niekada nesakė dirbąs, ir taip pat skundėsi ombudsmenui šiuo klausimu. Jis pateikė vieną skundą – šį skundą prieš Komisiją ir panašų skundą prieš OLAF [4].

Tyrimas

4. Ombudsmenas pradėjo tyrimą dėl įtarimų, kad Komisija neteisėtai tvarkė skundo pateikėjo asmens duomenis.

5. Tyrimo metu ombudsmenas gavo Komisijos nuomonę dėl skundo, o vėliau – skundo pateikėjo pastabas dėl Komisijos nuomonės. Atlikdamas tyrimą ombudsmenas atsižvelgė į šalių pateiktus argumentus ir nuomones.

Įtarimas dėl neteisėto skundo pateikėjo asmens duomenų tvarkymo

Ombudsmenui pateikti argumentai

6. Grįsdamas savo teiginį skundo pateikėjas teigė, kad Komisija a) neteisingai užregistravo informaciją apie jo profesinę veiklą, b) perdavė jo asmens duomenis trečiajai šaliai be jo sutikimo ir c) neproporcingą laikotarpį saugojo asmens duomenis savo duomenų bazėje.

7. Savo nuomonėje Komisija nurodė, kad informacija apie profesiją nėra naudojimosi teise susipažinti su dokumentais sąlyga. Komisija paprašė šios informacijos tik statistikos tikslais. Ateityje teikti tokią informaciją bus neprivaloma.

8. Neteisinga informacija apie skundo pateikėjo profesinius ryšius su Vokietijos universitetu buvo įtraukta į OLAF prašymų suteikti prieigą duomenų bazę, tikriausiai dėl korektūros klaidos. Komisija nurodė, kad OLAF apgailestauja dėl bet kokių nepatogumų, sukeltų skundo pateikėjui, ir kad OLAF ištaisė duomenis.

9. Tačiau Komisija nori pasilikti teisę patikrinti pareiškėjo, prašančio leisti visuomenei susipažinti su dokumentais, tapatybę ir adresą. Komisija šiuos patikrinimus atlieka naudodamasi viešai prieinama informacija, kad nustatytų, ar prašytojai yra fiziniai asmenys, gyvenantys ES valstybėje narėje, ar jos piliečiai.

10. Dėl tariamai neproporcingo duomenų saugojimo laikotarpio Komisija teigė, kad ji saugo asmens duomenis laikydamasi ES duomenų apsaugos taisyklių. Siekiant užtikrinti teisinį ir procedūrinį nuoseklumą, tikslinga saugoti prašytojų asmens duomenis po to, kai jie baigia nagrinėti prašymą susipažinti su duomenimis. Komisija turi žinoti, ar ji išnagrinėjo ankstesnius to paties pareiškėjo prašymus susipažinti su dokumentais arba prašymus, susijusius su tais pačiais ar panašiais dokumentais, kad nustatytų, ar šie dokumentai galėtų būti laikomi „viešai prieinamais“. Be to, sprendimai, kuriais atsisakoma leisti susipažinti su dokumentais, gali būti teikiami ombudsmenui arba Teisingumo Teismui. Asmeninė informacija apie pareiškėjus yra būtina, kad Komisija galėtų tinkamai ir gerai žinodama visas aplinkybes nagrinėti prašymus, pavyzdžiui, spręsdama, ar neoficialiai susisiekti su pareiškėjais, kad būtų rastas teisingas sprendimas, jei prašoma labai ilgo dokumento arba labai daug dokumentų [5].

11. Savo pastabose skundo pateikėjas išreiškė nusivylimą, kad Komisija neatsiprašė dėl to, kad neteisingai įregistravo jo profesiją savo duomenų bazėje.

12. Skundo pateikėjas persiuntė ombudsmenui Komisijos laišką, kuriame Komisija nurodė, kad ji atskleidė jo vardą ir pavardę universitetui [6].

13. Skundo pateikėjas teigė, kad Komisija gali pagrįstai saugoti asmens duomenis tik tol, kol pasibaigs kreipimosi į Teismą arba ombudsmeną terminai. Grįsdamas savo nuomonę jis pridėjo Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūno (EDAPP) sprendimą, kuriame konstatuota, kad OLAF praktika 15 metų saugoti asmens duomenis savo tyrimų duomenų bazėje yra neproporcinga.

Ombudsmeno vertinimas

14. Tikėtina, kad neteisinga informacija apie skundo pateikėją, dirbantį Vokietijos universitete, buvo įtraukta į duomenų bazę dėl OLAF padarytos korektūros klaidos. Atsižvelgdamas į tai, kad OLAF apgailestavo dėl klaidos ir ištaisė duomenis, ombudsmenas mano, kad šis skundo pateikėjo teiginio aspektas buvo išspręstas. Ombudsmenui neaišku, kodėl Komisija turėtų atsiprašyti už OLAF padarytą klaidą.

15. Ombudsmenas palankiai vertina tai, kad Komisijos interneto svetainėje pateiktos prašymo leisti visuomenei susipažinti su dokumentais formos profesinės veiklos sritis nebėra privaloma [7].

16. Komisija nei paneigė, nei patvirtino, kad perdavė skundo pateikėjo asmens duomenis, t. y. jo vardą ir pavardę, Vokietijos universitetui, kuriame, jos manymu, jis dirbo. Iš tiesų Komisija savo nuomonėje visiškai nenagrinėjo šio klausimo, nors skundo pateikėjas pateikė šį argumentą savo teiginiui pagrįsti. Tačiau 2014 m. vasario 4 d. Komisijos raštas skundo pateikėjui nepalieka jokių abejonių dėl to, ar Komisija susisiekė su universitetu ir jam atskleidė skundo pateikėjo vardą ir pavardę. Laiške, kuris parengtas prieš Komisijai pateikiant nuomonę ombudsmenui, aiškiai nurodyta, kad „dėl savo profesinės veiklos OLAF nurodėte, kad dirbate [Vokietijos universiteto] Tarptautinės ir Europos teisės institute. Tačiau šis institutas neegzistuoja pagal minėtą pavadinimą. Gavęs mūsų [t. y. Komisijos] prašymą, universitetas pažymėjo, kad neturi nė vieno darbuotojo, kurio vardas ir pavardė būtų [„Ponas X“]“[8], t. y. skundo pateikėjo vardas ir pavardė.

17. Komisijos ryšiai su Vokietijos universitetu nebuvo numatyti jos pačios vidaus taisyklėse dėl duomenų apsaugos klausimų (jos pranešimas duomenų apsaugos pareigūnui dėl asmens duomenų tvarkymo tvarkant prašymus leisti visuomenei susipažinti su dokumentais [9]). Šiose vidaus taisyklėse nenumatytas asmens duomenų perdavimas trečiosioms šalims [10].

18. Jos nuomone, ji tik nurodė savo tariamą teisę atlikti tapatybės ir adreso patikrinimą naudojant viešai prieinamą informaciją.

19. Ombudsmenas mano, kad Komisijos reikalavimas patvirtinti pareiškėjo tapatybę nėra pagrįstas jokia konkrečia nuostata ir juo neremiami jokie ES taisyklių dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais tikslai.

20. Be to, susisiekimas su tuo, ką Komisija laiko asmens darbdaviu, yra daugiau nei susipažinimas su viešai prieinama informacija, kurią Komisija nurodo savo nuomonėje. Be abejo, toks ieškinys gali turėti neigiamų pasekmių prašytojui, nes jo darbdavys gali kelti įtarimų dėl priežasties, dėl kurios ES institucija siekia patvirtinti prašytojo tapatybę, todėl tai yra didelis kišimasis į jo asmeninį gyvenimą.

21. Todėl, be tinkamo pagrindimo universitetui atskleidusi skundo pateikėjo vardą ir pavardę, Komisija padarė netinkamo administravimo klaidą. Atsižvelgiant į tai, kad asmens duomenų apsauga yra pagrindinė teisė [11], ir į tai, kad Komisijos veiksmai yra intervenciniai, netinkamas administravimas šiuo atveju yra ypač rimtas.

22. Nustačius netinkamo administravimo atvejį, ombudsmenui nebūtina spręsti klausimo, ar Komisija konkrečiai pažeidė ES duomenų apsaugos taisykles [12]. Jei skundo pateikėjas nori toliau nagrinėti šį konkretų aspektą, jis gali pateikti skundą Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnui, kuris turi specialių žinių ir atsakomybės duomenų apsaugos srityje.

23. Dėl tariamai neproporcingo asmens duomenų saugojimo laikotarpio Komisijos prieigos prie dokumentų duomenų bazėje ombudsmenas pažymi, kad skundo pateikėjo nurodytas Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūno sprendimas yra susijęs su OLAF, o ne su Komisija. Komisijos prieiga prie dokumentų duomenų bazės taip pat turi kitą tikslą nei OLAF. Nors Komisijos duomenų bazėje saugomi asmens duomenys, susiję tik su prašymais leisti visuomenei susipažinti su dokumentais, OLAF duomenų bazėje saugoma informacija apie jos tyrimus.

24. Komisijos pranešime savo duomenų apsaugos pareigūnui dėl asmens duomenų tvarkymo tvarkant prašymus leisti visuomenei susipažinti su dokumentais nurodyta, kad prašytojų asmens duomenys saugomi ne ilgiau kaip penkerius metus ir po to paprastai ištrinami [13]. Todėl tam tikrais atvejais saugojimo laikotarpis gali būti pratęstas.

25. Tiek pranešime Komisijos duomenų apsaugos pareigūnui, tiek Komisijos nuomonėje šiuo atveju paaiškinama, kad šis saugojimo laikotarpis yra būtinas, nes sprendimai, kuriais nesuteikiama teisė susipažinti su duomenimis arba suteikiama teisė susipažinti tik su jų dalimi, gali būti teikiami Teismui arba ombudsmenui. Ombudsmeno nuomone, penkerių metų saugojimo laikotarpis yra proporcingas siekiamiems tikslams, atsižvelgiant į tai, kad procesas ES teismuose gali trukti kelerius metus. 2014 m. vasario 4 d. Komisijos rašte skundo pateikėjui, be kita ko, minimas 2007 m. skundo pateikėjo pateiktas prašymas leisti susipažinti su dokumentais [14]. Taigi akivaizdu, kad 2014 m. Komisija vis dar saugojo skundo pateikėjo asmens duomenis, kuriuos jis pateikė prieš šešerius ar septynerius metus. Todėl skundo pateikėjo atveju Komisija jo asmens duomenis saugojo ilgiau nei penkerius metus.

26. Komisija nepateikė jokio pagrindimo, kodėl ji neištrynė skundo pateikėjo asmens duomenų, susijusių su 2007 m. pateiktu prašymu leisti susipažinti su dokumentais. Atsižvelgiant į tai, kad klausimas, ar Komisija turėjo pagrįsti skundo pateikėjo asmens duomenų saugojimą nuo 2007 m., nebuvo aiškiai aptartas šiame tyrime, ombudsmenas nemano, kad būtų tikslinga nustatyti, ar Komisija skundo pateikėjo asmens duomenis laikė neproporcingai ilgai ir pažeisdama savo pranešimą.

27. Ombudsmenas dar kartą informuoja skundo pateikėją apie galimybę pateikti skundą Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnui, jei jis norėtų gauti specialisto sprendimą dėl to, ar Komisijos duomenų saugojimo laikotarpis konkrečiai pažeidžia ES duomenų apsaugos taisykles. Todėl ji mano, kad tolesnis šio skundo aspekto tyrimas nėra pagrįstas.

28. Komisijos netinkamo administravimo problema dabar negali būti išspręsta, o skundo pateikėjas nepateikė jokio teiginio, kuriuo būtų norėjęs, kad Komisija imtųsi kokių nors konkrečių veiksmų. Todėl ombudsmenas baigs nagrinėti šį skundo aspektą pateikdamas Komisijai kritinę pastabą.

Išvada

Remdamasis šio skundo tyrimu, ombudsmenas baigia jį pateikdamas šias išvadas:

Ištaisius atitinkamoje duomenų bazėje neteisingai užregistruotą informaciją apie skundo pateikėjo profesinę veiklą, šis skundo pateikėjo skundo aspektas išspręstas.

Kalbant apie asmens duomenų saugojimo Komisijos duomenų bazėje laikotarpį, ombudsmenas mano, kad tolesni tyrimai nėra pagrįsti.

Kritinė pastaba

Perduodama skundo pateikėjo asmens duomenis trečiajai šaliai be tinkamo pagrindimo, Komisija padarė netinkamo administravimo klaidų. Atsižvelgiant į tai, kad asmens duomenų apsauga yra pagrindinė teisė, numatyta ES pagrindinių teisių chartijoje, ir į tai, kad Komisijos veiksmai šiuo atveju buvo labai intervenciniai, netinkamas administravimas yra ypač rimtas.

Skundo pateikėjas ir Komisija bus informuoti apie šį sprendimą.

Emily O'Reilly

Strasbūras, 2016 07 12

[1] 2001 m. gegužės 30 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (EB) Nr. 1049/2001 dėl galimybės visuomenei susipažinti su Europos Parlamento, Tarybos ir Komisijos dokumentais, OL L 145/43, 2001 5 31;

[2] Taigi OLAF ir Komisijos sprendimai nutraukti prašymų susipažinti su dokumentais nagrinėjimą buvo nagrinėjami atskirai ir todėl nepatenka į šio tyrimo sritį.

[3] Komisija paprašė pareiškėjų pateikti šiuos duomenis, kad galėtų išnagrinėti jų prašymus leisti visuomenei susipažinti su dokumentais.

[4] Atskirai nagrinėti bylą Nr. 139/2015/PMC.

[5] Šiuo klausimu žr. Reglamento 1049/2001 6 straipsnio 3 dalį.

[6] Šį raštą Komisija taip pat išsiuntė skundo pateikėjui ombudsmenui atliekant skundo Nr. 2310/2013/JAS tyrimą.

[7] https://ec.europa.eu/transparency/regdoc/index.cfm?fuseaction=fmb&&CFID=6076842&CFTOKEN=2e4472e118d31678-CA79D075-9960-F842-29FFB98461CB0B5B

[8] Komisijos raštas parašytas vokiečių kalba.

[9] Žr. pranešimą „DPO-1225.2 GestDem“ dėl asmens duomenų tvarkymo, susijusio su Komisijos galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais duomenų baze, kurį galima rasti internete adresu http://ec.europa.eu/dpo-register/details.htm?id=35247

[10] Šiuo klausimu žr. 16 punktą.

[11] Europos Sąjungos pagrindinių teisių chartijos 8 straipsnis.

[12] 2000 m. gruodžio 18 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (EB) Nr. 45/2001 dėl asmenų apsaugos Bendrijos institucijoms ir įstaigoms tvarkant asmens duomenis ir laisvo tokių duomenų judėjimo, OL L 8/1, 2001 1 12.

[13] 13 punktas.

[14] Gestdem 2007/4845.