Gerbiamasis X,

Neseniai pateikėte skundą Europos ombudsmenui dėl Europos Komisijos sprendimo atmesti jūsų paraišką dėl stažuotės.

Savo skunde ginčijate Komisijos sprendimą atmesti jūsų paraišką pirminės atrankos etapu, nes trūko patvirtinamųjų dokumentų. Teigiate, kad į savo paraiškos formą neįkėlėte patvirtinamųjų dokumentų, nes šių dokumentų dydis viršijo didžiausią Komisijos leidžiamą dydį (10 MB). Jūs taip pat teigiate, kad „organizacijos“ sutinka, kad pareiškėjai pateiktų patvirtinamuosius dokumentus vėliau po jų paraiškos pateikimo ir kad Komisija galėtų padaryti tą patį dėl savo stažuočių.

Atidžiai išanalizavę visą informaciją, kurią mums pateikėte, nusprendėme užbaigti bylą ir padaryti išvadą, kad:

Europos Komisija nevykdė netinkamo administravimo.

Pagal taikomų taisyklių 3.3.2 punktą [1] „perrinkimą vykdo komitetai (...) pagal Stažuočių tarnybos nustatytas ir interneto svetainėje paskelbtas gaires ir kriterijus “.

Specialioje Komisijos interneto svetainėje pareiškėjai informuojami, kad prie paraiškos formos jie turi pridėti patvirtinamuosius dokumentus, ir pateikiamas reikiamų dokumentų sąrašas [2] Tai taip pat nurodyta specialios interneto svetainės DUK, kuriuose pateikiama išsamesnė informacija apie patvirtinamųjų dokumentų sąrašą ir formatą, kuriuo jie turi būti pateikti. Be to, remiantis specialia interneto svetaine, pirminės atrankos komitetas atmes tas paraiškas, prie kurių nepridedami tinkami pareiškėjų „deklaruotų studijų, kalbos žinių, patirties ir kitos formoje nurodytos informacijos įrodymai“ ir „po paraiškos gavimo nebus priimami jokie papildomi dokumentai ar pagrindimai“. Ta pati informacija buvo pakartota paraiškos formoje.

Manome, kad Komisijos taisyklės dėl stažuočių, taip pat interneto svetainėje ir paraiškos formoje pateikta informacija yra pakankamai aiškios, kad pareiškėjai suprastų, jog tam, kad būtų iš anksto atrinkti stažuotei Komisijoje, būtina įkelti patvirtinamuosius dokumentus kartu su paraiškos forma. Pareiškėjai taip pat aiškiai informuojami, kad to nepadarius jų paraiška bus atmesta. Nematome priežasčių abejoti Komisijos požiūriu į patvirtinamuosius dokumentus. Jei turėjote problemų dėl patvirtinamųjų dokumentų dydžio, turėjote iš anksto apie tai pranešti Komisijai, kuri galbūt būtų galėjusi pasiūlyti sprendimą.

Remdamiesi tuo, kas išdėstyta pirmiau, manome, kad Komisija pagrįstai ir laikydamasi taikytinų kriterijų atmetė jūsų stažuotės paraišką pirminės atrankos etapu.

Suprantame jūsų nusivylimą, tačiau tikimės, kad įvertinsite tai, jog vertindama paraiškas Komisija privalo laikytis savo nustatytų taisyklių.

Todėl baigėme bylą.

Vertiname, kad tai gali būti ne jūsų pageidaujamas rezultatas, tačiau tikimės, kad šie paaiškinimai jums bus naudingi. Dėkojame, kad kreipėtės į Europos ombudsmeną.

Nuoširdžiai Jūsų,

Tina Nilsson Bylų nagrinėjimo skyriaus
vadovė

2023 m. lapkričio 16 d., Strasbūras

[1] Komisijos sprendimas C(2005)458 dėl Europos Komisijos stažuočių programos taisyklių, kurį galima rasti adresu https://traineeships.ec.europa.eu/document/rules-governing-official-traineeships-scheme-european-commission  

[2] https://traineeships.ec.europa.eu/how-to-apply/application-procedure