Skundo pateikėjas kreipėsi į Europos inovacijų tarybą dėl dotacijos, skirtos startuoliams ir mažosioms bei vidutinėms įmonėms, diegiančioms novatoriškus produktus ar paslaugas, remti. Jo pasiūlymas nebuvo sėkmingas. Ji užginčijo šį rezultatą, be kita ko, teigdama, kad ekspertai, kuriems buvo pavesta peržiūrėti jos pasiūlymą, savo vertinimą perdavė trečiųjų šalių dirbtiniam intelektui (DI).

Siekdama išnagrinėti skundo pateikėjo teiginius, Europos inovacijų tarybos ir MVĮ reikalų vykdomoji įstaiga (EISMEA) kreipėsi į atitinkamus ekspertus. Kai kurie pripažino, kad peržiūros proceso metu naudojo dirbtinį intelektą, tačiau tik papildomoms užduotims. Atlikusi tolesnį tyrimą EISMEA išsamiai paaiškino, kodėl ekspertų naudojamas DI nepadarė neigiamo poveikio skundo pateikėjo paraiškos nagrinėjimo rezultatui.

Nors ombudsmenė nustatė, kad nėra pakankamo pagrindo nagrinėti konkretų atvejį, t. y. skundo pateikėjo susirūpinimą dėl esminio jos pasiūlymo vertinimo, ji manė, kad svarbu išnagrinėti taisykles, kuriomis reglamentuojamas ekspertų, konsultuojančių Europos Komisiją, EISMEA ir kitas vykdomąsias įstaigas panašių finansavimo programų klausimais, naudojimasis trečiųjų šalių DI. Ombudsmenė paprašė informacijos šiuo klausimu iš Komisijos, kuri paprastai yra atsakinga už tokių programų priežiūrą ir atitinkamų taisyklių priėmimą.

Ombudsmenė nustatė, kad Komisija neseniai nurodė, kad ekspertai gali naudoti trečiųjų šalių dirbtinį intelektą tik pagalbinėms užduotims atlikti ir turi dokumentuoti savo dirbtinio intelekto naudojimą. Tai yra pagerėjimas. Kartu ombudsmenė nusprendė, kad nėra optimalu prašyti, kad šie dokumentai būtų pateikti atitinkamoms ES įstaigoms tik po to, kai pateikiamas skundas dėl ekspertų naudojamo DI. Ombudsmenė pasiūlė Komisijai išnagrinėti, kaip jos ekspertai galėtų dokumentuoti DI naudojimą, ir aktyviai teikti šią informaciją Komisijai, kad būtų galima numatyti galimus klausimus ir skundus.

Byla buvo susijusi su tuo, kaip Europos personalo atrankos tarnyba (EPSO) nagrinėjo per dvi atrankos procedūras nelaimėjusio kandidato prašymus atlikti peržiūrą. Be kita ko, skundo pateikėjas teigė, kad EPSO tinkamai neišsprendė jam susirūpinimą keliančių klausimų, ir suabejojo, ar ji tinkamai peržiūrėjo jo darbo rezultatus.

Ombudsmenui pradėjus tyrimą, EPSO skundo pateikėjui pateikė papildomų atsakymų. Ombudsmenas nustatė, kad tarp jų ir jo iš pradžių gautų atsakymų buvo neatitikimų ir kad nebuvo aišku, ar EPSO iš tikrųjų peržiūrėjo savo pradinius sprendimus. Tyrimo metu EPSO pateikė papildomų paaiškinimų, kad tai paaiškintų.

Ombudsmenas baigė nagrinėti bylą ir nustatė, kad tolesni tyrimai nėra pagrįsti, nes EPSO galiausiai pateikė pagrįstus paaiškinimus, kaip ji nagrinėjo skundo pateikėjo prašymus atlikti peržiūrą. Tačiau atlikus tyrimą nustatyta problemų, susijusių su EPSO standartiniais atsakymais į prašymus atlikti peržiūrą. Siekdamas išspręsti šias problemas, ombudsmenas pateikė EPSO pasiūlymą dėl patobulinimo, prašydamas užtikrinti, kad ateityje prašymą dėl peržiūros pateikę kandidatai gautų aiškų, tikslų ir išsamų atsakymą, kuriuo jiems būtų pranešta, ar peržiūra atlikta, ir EPSO sprendimo priežastis.

 

Byla buvo susijusi su tuo, kaip Europos Sąjungos prieglobsčio agentūra (EUAA) nutraukė išorės eksperto sutartį dėl įtariamo neprofesionalaus elgesio su vertėjais žodžiu per prieglobsčio paramos misiją. Skundo pateikėjas teigė, kad sprendimas nepakankamai motyvuotas, kad jis nebuvo tinkamai informuotas apie kaltinimų esmę, kad nebuvo paisoma jo teisės į gynybą ir kad priemonės, kurių imtasi, buvo neproporcingos. EUAA teigė, kad sutarties nutraukimas buvo grindžiamas keliais patikimais pranešimais apie netinkamą elgesį, kad skundo pateikėjas buvo informuotas apie susirūpinimą keliančius klausimus susitikimuose ir kituose pranešimuose ir kad konfidencialumo sumetimais buvo apribotas tam tikrų duomenų atskleidimas.

Ombudsmenas nustatė, kad nors pačiame rašte dėl sutarties nutraukimo nebuvo aiškiai ir pakankamai išdėstyti faktiniai ir teisiniai motyvai, kuriais grindžiamas sprendimas, iš platesnio konteksto matyti, kad EUAA kelis kartus bendradarbiavo su skundo pateikėju prieš nutraukiant jo sutartį. Ombudsmeno nuomone, skundo pateikėjui buvo pranešta apie susirūpinimą keliančių klausimų pobūdį ir suteikta galimybė į juos atsakyti. EUAA taip pat bandė ištaisyti padėtį taikydama ne tokias griežtas priemones prieš nutraukiant sutartį. Nors tai labiau atitiktų gerąją administracinę praktiką, kai EUAA saugotų labiau struktūrizuotus įrašus ir nutraukimo rašte pateiktų išsamesnį pagrindimą, ombudsmenas nenustatė akivaizdžios vertinimo klaidos ar procedūrinio trūkumo, kuris būtų pakankamai rimtas, kad prilygtų netinkamam administravimui.

Ombudsmenas baigė tyrimą ir nustatė, kad EUAA, nagrinėdama sprendimą nutraukti skundo pateikėjo sutartį, nevykdė netinkamo administravimo.

Trys bylos buvo susijusios su tuo, kaip Europos Komisija taikė savo geresnio reglamentavimo taisykles ir kitus procedūrinius reikalavimus rengdama pasiūlymus dėl teisėkūros procedūra priimamų aktų dėl įmonių tvarumo išsamaus patikrinimo (983/2025/MIK), kovos su neteisėtu migrantų gabenimu (2031/2024/VB) ir bendros žemės ūkio politikos (1379/2024/MIK). Komisija laikėsi nuomonės, kad šie pasiūlymai yra skubūs, todėl neatsižvelgė į jos taisyklėse numatytus veiksmus, pavyzdžiui, poveikio vertinimus ir viešas konsultacijas. Skundo pateikėjai, kurie yra pilietinės visuomenės organizacijos, manė, kad toks informacijos neatskleidimas pažeidžia Komisijos geresnio reglamentavimo taisykles. Dviem atvejais skundo pateikėjai taip pat teigė, kad Komisija neįvertino pasiūlymų dėl teisėkūros procedūra priimamų aktų suderinamumo su ES klimato srities tikslais, kaip reikalaujama Europos klimato teisės akte. Vienu atveju skundo pateikėjas taip pat buvo susirūpinęs dėl to, kad Komisija pažeidė savo darbo tvarkos taisykles dėl tarpžinybinių konsultacijų.

Remdamasi savo tyrimais, ombudsmenė nustatė procedūrinių trūkumų, susijusių su tuo, kaip Komisija parengė atitinkamus pasiūlymus dėl teisėkūros procedūra priimamų aktų, o tai, kartu paėmus, prilygsta netinkamam administravimui. Siekdama pašalinti šiuos trūkumus, ombudsmenė rekomendavo Komisijai užtikrinti nuspėjamą, nuoseklų ir nesavavališką geresnio reglamentavimo taisyklių taikymą, apibrėžiant „skubias“ situacijas, kuriomis pateisinama nukrypti nuo jų reikalavimų leidžianti nuostata, taip pat registruojant ir paaiškinant bet kokių suteiktų nukrypti leidžiančių nuostatų priežastis. Be to, kai leidžiama taikyti nukrypti leidžiančias nuostatas, Komisija turėtų nustatyti procedūrą, kuria būtų užtikrinta, kad skubus pasiūlymų dėl teisėkūros procedūra priimamų aktų rengimas vis dar atitiktų skaidraus, įrodymais grindžiamo ir įtraukaus teisėkūros proceso principus. Siekdamas padėti Komisijai atlikti šią užduotį, ombudsmenas taip pat pateikė keturis pasiūlymus dėl patobulinimų: patikslinti konsultavimosi su suinteresuotaisiais subjektais taisykles dėl skubių pasiūlymų; užtikrinti, kad analitiniai dokumentai, kuriais pakeičiami poveikio vertinimai ir kuriuose išdėstomi jos pasiūlymus pagrindžiantys įrodymai, būtų paskelbti laiku, kad prieš priimant teisės aktą būtų galima surengti viešas diskusijas; parengti gaires dėl klimato nuoseklumo vertinimų įgyvendinimo; pagrindimo pateikimas ir registravimas, kai tarnybų tarpusavio konsultacijų laikotarpiai sutrumpinami žemiau nustatytų ribų.

Savo atsakyme ombudsmenei Komisija sutiko apsvarstyti galimybę per būsimą geresnio reglamentavimo taisyklių peržiūrą apibrėžti „skubias“ situacijas, taip pat užfiksuoti ir paskelbti priežastis, dėl kurių taikomos bet kokios nuo jų reikalavimų nukrypti leidžiančios nuostatos. Komisija taip pat įsipareigojo užtikrinti tikslines konsultacijas dėl jos skubių pasiūlymų, per tris mėnesius nuo jų priėmimo paskelbti analitinius dokumentus su įrodymais, kuriais grindžiami jos pasiūlymai, įtraukti klimato nuoseklumo vertinimus tiek į analitinius dokumentus, tiek į būsimų pasiūlymų aiškinamuosius memorandumus ir pateikti trumpesnių tarnybų tarpusavio konsultacijų pagrindimą.

Savo pastabose dėl Komisijos atsakymo skundo pateikėjai laikėsi nuomonės, kad Komisijos įsipareigojimai nėra nei pakankamai aiškūs, nei konkretūs, kad būtų užtikrintas skaidrus, įtraukus ir įrodymais pagrįstas teisėkūros procesas.

Ombudsmenė palankiai įvertino apskritai konstruktyvų Komisijos atsakymą į jos rekomendacijas ir pasiūlymus dėl patobulinimų. Vis dėlto Komisijos atsakyme dar nėra pakankamai aišku, kokių konkrečių veiksmų ji ketina imtis, kad įgyvendintų ombudsmenės rekomendacijas ir pasiūlymus dėl patobulinimų.

Todėl ombudsmenas stebės šį klausimą remdamasis būsimais skundais ir kai Komisija baigs geresnio reglamentavimo taisyklių peržiūrą. Šiame etape tolesni tyrimai nėra pagrįsti, o ombudsmenas baigė nagrinėti tris bylas.