Skundo pateikėjas dirbo ES išorės rangovo ekspertu ES finansuojamame projekte Tanzanijoje, kuriam vadovavo Europos Sąjungos delegacija Tanzanijoje ir Rytų Afrikos bendrijoje. Skundo pateikėjas teigė, kad rangovas pažeidė Tanzanijos įstatymus, nes neužsiregistravo Tanzanijoje ir negalėjo gauti galiojančio darbo leidimo. Vėliau rangovas informavo skundo pateikėją apie savo sprendimą nutraukti jo sutartį, atsižvelgdamas į ES delegacijos išreikštą susirūpinimą dėl skundo pateikėjo darbo.

Ombudsmenas pradėjo tyrimą dėl skundo pateikėjo susirūpinimo dėl to, kaip delegacija sprendė abu klausimus. Šiuo atžvilgiu ombudsmenė priminė savo nuolatinę nuomonę, kad tais atvejais, kai ES institucijos siekia pakeisti ES projektuose dirbančius ekspertus, tie asmenys turėtų būti išklausyti prieš juos pakeičiant. Nors Komisija teigė, kad neprašė pakeisti eksperto, ombudsmenas nustatė, kad Komisija dalyvavo priimant sprendimą pakeisti ekspertą. Taigi ombudsmenas nustatė, kad Komisija neužtikrino, kad skundo pateikėjo teisė būti išklausytam būtų gerbiama prieš jį pakeičiant, o tai prilygsta netinkamam administravimui.  Ji pateikė pasiūlymą dėl patobulinimo, kuriuo siekiama užkirsti kelią šios problemos atsiradimui ateityje. 

Be to, ombudsmenas nustatė, kad, kadangi skundo pateikėjo sutartis buvo nutraukta, tolesni tyrimai dėl leidimo dirbti išdavimo nebuvo pagrįsti. Vis dėlto ji pateikė Komisijai pasiūlymą dėl patobulinimo ir paragino ją patikrinti šį klausimą, nes jis gali turėti įtakos kitiems ES projekte dirbantiems ekspertams. 

 

ES agentūros atlieka pagrindinį vaidmenį įgyvendindamos ES politiką ir teikdamos technines, mokslines ir teisines ekspertines žinias pagrindiniuose sektoriuose. Bet koks suvokimas, kad jų valstybės tarnautojai siekia privačių interesų, prieštaraujančių jų pareigoms, gali pakenkti visuomenės pasitikėjimui jų darbu. Europos ombudsmenas nuolat pabrėžia „sukamųjų durų“ reiškinio, kai darbuotojai pereina prie išorės funkcijų, visų pirma privačiajame sektoriuje, riziką. Kaip matyti iš naujausių tyrimų, net nedidelis skaičius didelio atgarsio sulaukusių bylų gali sukelti visuomenės nerimą ir pakenkti reputacijai.

Be to, ES administracija turi pritraukti kvalifikuotų specialistų, kad jie galėtų įgyvendinti tokius prioritetus kaip tvarumas, skaitmeninimas ir saugumas. Tokios priemonės kaip veiklos pertraukos laikotarpiai ir darbo apribojimai gali turėti įtakos karjeros lankstumui, ypač tokiose srityse kaip teisė, finansai ar technologijos.

Atsižvelgiant į tai, atliekant šį tyrimą sisteminiu požiūriu nagrinėta, kaip ES agentūros nagrinėja „sukamųjų durų“ reiškinio atvejus. Buvo siekiama nustatyti gerąją patirtį ir galimus taikomos politikos ir praktikos trūkumus. Šiuo tikslu ombudsmenė atliko išsamią 15 ES agentūrų taikomos politikos peržiūrą ir patikrino 54 bylas, susijusias su atskirais atvejais, kuriuos nagrinėjo devynios ES agentūros. Ombudsmeno tyrimo grupė susitiko su penkių ES agentūrų atstovais, kad išsiaiškintų neišspręstus klausimus.

Beveik visos ES agentūros, pateikusios dokumentus ombudsmenui, teigė, kad jos patvirtino Europos Komisijos požiūrį į teisinių įsipareigojimų, susijusių su darbuotojų perėjimu į privačiojo sektoriaus pareigas išvykstant arba nemokamų atostogų metu, įgyvendinimą. Tačiau ombudsmenė nustatė, kad kai kurios ES agentūros turi išsamesnes ir išsamesnes šių teisinių įsipareigojimų įgyvendinimo gaires nei kitos. Ombudsmeno nustatyti skirtumai yra susiję su tuo, kaip agentūros nagrinėja pavėluotus arba neišsamius pranešimus apie veiklą baigus tarnybą, kaip agentūros vertina tokius pranešimus, nustatytų rizikos mažinimo priemonių pobūdį, sprendimų dėl veiklos baigus tarnybą, apie kurią pranešta, skaidrumą ir kaip stebima, kaip vykdomos iš jų kylančios pareigos, taip pat su tuo, kaip agentūros moko darbuotojus vykdyti savo etikos pareigas.

Be to, ombudsmenė nustatė, kad taisyklės ir politika, reglamentuojančios ne darbuotojų, t. y. agentūrų valdančiųjų tarybų ar stebėtojų tarybų narių, veiklą pasibaigus kadencijai, labai skiriasi. Daugumą agentūrų valdybos narių skiria nacionalinės valdžios institucijos ir jie atstovauja atitinkamoms valstybėms narėms, o tai reiškia, kad jiems ir toliau taikomos nacionalinės etikos taisyklės, kurios įvairiose valstybėse narėse skiriasi. Siekiant spręsti galimų interesų konfliktų ir žalos reputacijai dėl „sukamųjų durų“ reiškinio problemą, tik keletas šiame tyrime nagrinėtų ES agentūrų valdymo organų priėmė politiką, kuria reglamentuojama (buvusių) valdybos narių veikla pasibaigus kadencijai.

Siekdama padėti ES agentūroms toliau griežtinti savo taisykles dėl „sukamųjų durų“ reiškinio, ombudsmenė nustatė keletą gerosios patirties gairių:

• Tvirta sąžiningumo sistema prasideda nuo prevencijos: labai svarbu aprūpinti darbuotojus ir valdybos narius aiškiomis gairėmis, reguliariais mokymais ir nuolatinėmis informuotumo didinimo iniciatyvomis, kad būtų užtikrintas visapusiškas etikos pareigų supratimas.
• Tai sustiprina patikimos standartinės veiklos procedūros, taikomos „sukamųjų durų“ reiškinio atvejais, kuriomis užtikrinamas aiškus, laipsniškas požiūris į pranešimus, vertinimus ir atitiktį.
• Būtina iš anksto nustatyti skaidrius kriterijus, pagal kuriuos būtų ribojamos pareigos baigus tarnybą arba pasibaigus kadencijai, kad asmenys, prieš prisijungdami prie sistemos, gerai žinotų apie apribojimus.
• Kai pranešama apie perėjimą į privatųjį sektorių, agentūros turėtų veikti greitai – atlikti išsamius rizikos vertinimus, nustatyti galimus interesų konfliktus ir imtis neatidėliotinų atsargumo priemonių, pavyzdžiui, prireikus panaikinti prieigos teises arba perskirti pareigas.
• Sprendimų priėmimas turėtų būti sąžiningas, skaidrus ir gerai dokumentuotas, kad asmenys galėtų teikti pastabas dėl siūlomų apribojimų, kartu užtikrinant, kad rizika būtų veiksmingai valdoma taikant proporcingas priemones, pavyzdžiui, veiklos pertraukos laikotarpius, lobistinės veiklos draudimus arba, kai reikia, tiesioginius draudimus.
• Laiku priimtuose motyvuotuose sprendimuose turi būti aiškiai apibrėžtos teisės apskųsti sprendimą.
• Atskaitomybė priklauso ne tik nuo kruopštaus sprendimų priėmimo, bet ir nuo griežto vykdymo užtikrinimo. Tai apima leidžiamos veiklos santraukų skelbimą, aktyvią nustatytų sąlygų laikymosi stebėseną ir konfidencialumo įsipareigojimų laikymąsi.
• Įtarus pažeidimus, agentūros turi skubiai reaguoti – nustatyti faktus ir rimtais atvejais taikyti drausmines priemones, kad išlaikytų pasitikėjimą ir apsaugotų institucinį vientisumą.

Ombudsmenė daro išvadą, kad ES agentūros gali daug ko pasimokyti iš viena kitos praktikos. Ombudsmenė ketina taikyti šias gerosios patirties gaires byloms, į kurias jai gali būti atkreiptas dėmesys ateityje.