Skundo aplinkybės

1. Skundo pateikėjas buvo nelaimėjęs Europos Sąjungos didelės apimties IT sistemų laisvės, saugumo ir teisingumo erdvėje operacijų valdymo agentūros (eu-LISA)^[1] surengtos IT specialistų atrankos procedūros kandidatas. Nepatenkintas rezultatu, jis apskundė eu-LISA sprendimą. „eu-LISA“ atmetė jo apeliaciją ir kreipėsi į Europos ombudsmeną.

Tyrimas

2. Ombudsmenas pradėjo tyrimą dėl skundo pateikėjo nuogąstavimų, kad eu‑LISA neatsakė į visus jo apeliaciniame skunde iškeltus klausimus ir kad jo gauti atsakymai buvo neteisingi.

3. Tyrimo metu eu‑LISA išsiuntė skundo pateikėjui papildomą atsakymą, kuriame išdėstė pirmąjį skundo aspektą.

4. Ombudsmenas atsižvelgė į skundo pateikėjo pastabas dėl to atsakymo, taip pat į papildomus eu-LISA paaiškinimus dėl taisyklių, kurias ji taiko atrankos procedūroms.

Šalių argumentai

5. Skundo pateikėjas teigė, kad:

a) „Pranešime apie laisvą darbo vietą“, kuriame pateiktas pareigybės aprašymas, aprašytos „sistemos inžinieriaus“ užduotys, o atrankos procedūra buvo siekiama įdarbinti „sistemos administratorių“.

b) „eu-LISA“ pratęsė paraiškų teikimo terminą, kad paraiškas galėtų teikti daugiau žmonių.

c) Pokalbius surengusioje atrankos komisijoje nebuvo skyriaus, kuriame dirbtų atrinkti kandidatai, nario.

d) Pokalbis buvo netipinis ir apėmė techninius klausimus ^[2], nesusijusius su pranešime apie laisvą darbo vietą nurodytu profiliu.

e) Testą raštu sudarė klausimai, kurie, atrodo, buvo pritaikyti dabartiniams arba buvusiems eu‑LISA darbuotojams. Be to, ieškovai iš anksto nežinojo kiekvienos egzamino raštu dalies lyginamojo svorio, palyginti su bendru balu.

f) Remiantis jo profesine patirtimi, jis turėjo gauti daug didesnį balą.

g) Eu-LISA informavo jį apie atrankos procedūros rezultatus tik 2017 m. liepos 19 d., nors jo pokalbis įvyko 2017 m. balandžio 6 d.

h) Pareiškėjai galėjo pateikti apeliacinį skundą tik paštu, dėl to galėjo būti uždelsta peržiūra ir tikėtina, kad konkursą laimėję kandidatai jau bus įdarbinti, todėl apeliacinis skundas tapo beprasmis.

6. „eu-LISA“ teigė, kad:

a) Ji turi didelę diskreciją nustatyti procedūros organizavimo taisykles ir sąlygas. Tai taikoma ir atrankos kriterijams, kurie nustatomi remiantis pareigoms užimti reikalingais įgūdžiais ir tarnybos interesais.

b) Nors eu-LISA neturi konkrečių taisyklių dėl įdarbinimo procedūrų terminų pratęsimo, ji taiko ES agentūrų naudojamose viešųjų pirkimų gairėse [3] nustatytą principą. ^Šiose gairėse nustatyta, kad terminai gali būti pratęsti iki pradinio termino pabaigos. „eu-LISA“ informavo ombudsmeną, kad šiam klausimui spręsti ji planuoja priimti „įdarbinimo gaires“.

c) eu-LISA vykdomasis direktorius paskyrė atrankos komitetą pagal taikytinas taisykles ^[4]. Atrankos komiteto pirmininkas informavo ieškovus, kad komiteto narys yra iš skyriaus, kuriame dirbs atrinkti kandidatai.

d) Visi pareiškėjai buvo traktuojami vienodai ir jiems buvo užduodami tie patys klausimai žodžiu ir raštu. Dėl skundo pateikėjo nurodytų techninių klausimų eu-LISA laikėsi nuomonės, kad jie susiję su pranešime apie laisvą darbo vietą pateiktu pareigybės aprašymu. Be to, pareiškėjas savo paraiškoje nurodė turįs su šia sritimi susijusios patirties, todėl atrankos komitetas savo nuožiūra vertino paraiškoje pateiktos informacijos tikslumą.

e) Testo raštu klausimai buvo grindžiami objektyviais „vertinimo kriterijais“, kurie buvo priimti prieš atrankos procedūrą ir laikantis pranešimo apie laisvą darbo vietą. Skundo pateikėjos prielaida, kad jos teikė pirmenybę tam tikriems pareiškėjams, buvo nepagrįsta. Iš tiesų nė vienas iš konkursą laimėjusių kandidatų anksčiau nebuvo dirbęs eu-LISA.

f) Skundo pateikėjo balas atspindėjo atrankos komiteto sprendimą dėl to, kaip jo žodžiu ir raštu pateiktuose atsakymuose pateikta informacija atitiko vertinimo kriterijus. Gavęs skundą, komitetas dar kartą išnagrinėjo skundo pateikėjo bylą. Jis padarė išvadą, kad klaidos nebuvo ir kad jam skirti balai buvo teisingi.

g) Pranešimas apie rezultatus atitiko ES agentūrų praktiką.

h) Pranešime apie laisvą darbo vietą nebuvo nurodyta, kaip kandidatai gali pateikti skundus. Nors pranešime apie laisvą darbo vietą buvo nurodytas eu-LISA pašto adresas, skundo pateikėjas galėjo pateikti skundą naudodamasis e. pašto adresu, nurodytu su atrankos procedūra susijusiai korespondencijai. eu-LISA pridūrė, kad atrankos procedūros paprastai trunka kelis mėnesius.

Ombudsmeno vertinimas

 a) Pareigybės aprašymas pranešime apie laisvą darbo vietą

7. Skundo pateikėjas teigia, kad pranešime apie laisvą darbo vietą pateiktame pareigybės aprašyme buvo aprašytos „sistemos inžinieriaus“, o ne „sistemos administratoriaus“ užduotys. „eu-LISA“ teisingai pažymi, kad šioje srityje ji turi didelę veiksmų laisvę, kuri apima ir tai, kaip ji apibrėžia darbui reikalingus įgūdžius. Niekas neleidžia manyti, kad eu-LISA viršijo savo plačią diskreciją, kiek tai susiję su užduotimis, kurias ji nustatė pranešime apie laisvą sistemos administratoriaus darbo vietą. Nors galėjo būti pageidautina, kad eu-LISA nuosekliai vartotų terminą „sistemos administratorius“, ombudsmenas mano, kad termino „sistemos inžinierius“ vartojimas dviejose pranešimo apie laisvą darbo vietą vietose, atsižvelgiant į didelę eu-LISA diskreciją, nekelia problemų ^[5].

b) Termino pratęsimas

8. Pradinis paraiškų pateikimo terminas buvo 2017 m. sausio 3 d. Sprendimą pratęsti terminą eu-LISA paskelbė 2016 m. gruodžio 19 d., t. y. prieš pasibaigiant terminui. ES institucijos, įstaigos ar agentūros gali savo nuožiūra pratęsti paraiškų pateikimo terminą, kad būtų užtikrintas kuo didesnis kandidatų skaičius. Ombudsmenė palankiai vertina tai, kad eu-LISA ketina nustatyti konkrečias įdarbinimo gaires.

c) Atrankos komisijos sudėtis

9. eu-LISA laikinųjų darbuotojų įdarbinimo taisyklėse ^[6] nustatyta, kad vienas atrankos komiteto narys turi būti atitinkamo departamento, skyriaus ar sektoriaus specialistas ir (arba) ekspertas. Savo atsakyme skundo pateikėjui eu-LISA patvirtino, kad atrankos komiteto narys iš tiesų buvo iš atitinkamo skyriaus. Skundo pateikėjas nepateikė jokių priešingų įrodymų.

d) Interviu

10. eu-LISA taisyklėse nustatyta, kad atrankos komitetas privalo: nustatyti pokalbio klausimus prieš atrankos procedūrą, užduoti tuos pačius klausimus visiems kandidatams ir surengti tokios pačios trukmės pokalbius. Skundo pateikėjas nepateikė jokių įrodymų, kad per pokalbį atrankos komitetas nesilaikė šių nuostatų arba diskriminavo tam tikrus kandidatus.

11. Kalbant apie per pokalbį užduotus techninius klausimus, ombudsmenė mano, kad eu-LISA paaiškinimai yra pagrįsti. Skundo pateikėjas nepateikė jokio įtikinamo argumento, kad eu-LISA atsakymas buvo akivaizdžiai klaidingas arba kad jis nebuvo pagrįstas užduodant šiuos klausimus.

e) Testas raštu

12. Pranešime apie laisvą darbo vietą nurodyta, kad pareiškėjai turėtų įrodyti turintys „darbo patirties rengiant viešųjų pirkimų procedūrų technines specifikacijas“. Todėl eu-LISA atsakymas, kad testo raštu klausimai buvo pagrįsti pranešimu apie laisvą darbo vietą, yra teisingas. Kalbant apie kiekvienos testo raštu dalies lyginamąjį svorį, tiesa, kad eu-LISA perdavė šią informaciją skundo pateikėjui tik po to, kai jis to paprašė. Tačiau ombudsmenė pažymi, kad taikytinose taisyklėse nėra nuostatos, pagal kurią eu-LISA būtų įpareigota aktyviai teikti tokią informaciją ^[7].

13. Vis dėlto, jei tam tikrą testą sudaro kelios dalys, kandidatams galėtų būti naudinga iš anksto žinoti skirtingoms dalims skirtą lyginamąjį svorį ^[8].

f) Įvertis

14. Atrankos komitetai turi didelę veiksmų laisvę vertindami atrankos procedūroje dalyvaujančių kandidatų žinias ir gebėjimus ^[9]. Kaip teisingai nurodė eu-LISA, skundo pateikėjo asmeninio įsitikinimo apie jo veiklą nepakanka, kad būtų galima nustatyti, jog atrankos komitetas, vertindamas jo veiklą, ^{padarė akivaizdžią klaidą [10].}

g) Pranešimas apie rezultatus

15. Eu­LISA informavo skundo pateikėją apie atrankos procedūros rezultatus praėjus trims mėnesiams po jo pokalbio. Atsižvelgdamas į tai, kad atrankos procedūra buvo siekiama įdarbinti penkis IT specialistus, atitinkančius keturis skirtingus profilius, ombudsmenas mano, kad laikotarpis nuo skundo pateikėjo pokalbio (2017 m. balandžio 6 d.) iki pranešimo apie jo rezultatus (2017 m. liepos 19 d.) yra pagrįstas.

h) Skundų nagrinėjimo procedūra

16. Pranešime apie laisvą darbo vietą buvo nurodyta, kad pareiškėjai gali pateikti apeliaciją raštu eu-LISA pašto adresu. Jame nebuvo paminėta, kad pareiškėjai gali siųsti skundus kitomis priemonėmis (pvz., e. paštu). Tačiau pranešime apie laisvą darbo vietą buvo nurodyta, kad pareiškėjai gali naudoti eu-LISA funkcinį e. pašto adresą prašymams teikti, klausimams dėl jų asmens duomenų naudojimo užduoti ir „užklausoms apie atrankos procesą“pateikti. Pranešime apie laisvą darbo vietą vartojama kalba aiškiai nepašalino kitų komunikacijos priemonių apeliaciniam skundui pateikti. Net jei taip ir būtų, skundo pateikėjas nepateikė jokių įrodymų, kad dėl pašto adreso naudojimo eu-LISA vėlavo išnagrinėti jo skundą, todėl eu-LISA tuo metu galėjo įdarbinti kitą kandidatą.

17. Vis dėlto, siekdama aiškumo ir norėdama išvengti panašių problemų ateityje, eu-LISA pranešimuose apie laisvas darbo vietas galėtų aiškiai nurodyti visas įmanomas priemones, kuriomis kandidatai gali naudotis pateikdami apeliaciją.

Išvada

Remdamasis tyrimu, ombudsmenas užbaigia šią bylą pateikdamas tokią išvadą:

ES didelės apimties IT sistemų laisvės, saugumo ir teisingumo erdvėje operacijų valdymo agentūra (eu-LISA) nevykdė netinkamo administravimo.

Skundo pateikėjas ir eu-LISA bus informuoti apie šį sprendimą.

 

Emily O'Reilly

Europos ombudsmenas

Strasbūras, 2019 04 25

 

[1] Pranešimas apie laisvą darbo vietą eu-LISA/16/TA/AD5/12.1, skelbiamas adresu https://www.eulisa.europa.eu/JobOpportunities/Job%20Opportunities/IT%20Specialist%20(5%20posts)%20-%20Prolonged%20deadline/VN_EXT%20-%20IT%20Specialist%20AD5_EXTENDED.pdf

[2] Visų pirma skundo pateikėjas pateikė klausimą dėl „nuosavybinių paraiškų“.

[3] Žr. Praktikuotojams skirtas viešųjų pirkimų gaires: https://ec.europa.eu/regional_policy/sources/docgener/guides/public_procurement/2018/guidance_public_procurement_2018_en.pdf.

[4] 2015 m. lapkričio 18 d. eu-LISA valdančiosios tarybos sprendimas Nr. 2015-166, kuriuo nustatomos laikinųjų darbuotojų įdarbinimo ir naudojimosi jais pagal Kitų Europos Sąjungos tarnautojų įdarbinimo sąlygų 2 straipsnio f punktą tvarkos bendrosios įgyvendinimo nuostatos.

[5] Pranešimo apie laisvą darbo vietą 3.4 skirsnyje (jame aprašomos sistemos administratoriaus užduotys) nustatyta: „Sistemos inžinierius vadovauja vidaus ir išorės koordinavimui su visais suinteresuotaisiais subjektais apibrėžiant susijusias paslaugas, įskaitant klientų reikalavimų ir poreikių įtraukimą ir santykių su pardavėjais valdymą. Šiuo atžvilgiu sistemos inžinierius yra atsakingas už sistemos infrastruktūrą ir susijusių sutarčių operacijų valdymą “. Toliau pranešime apie laisvą darbo vietą apibendrinamos sistemos administratoriaus užduotys: „Būsimos sistemos infrastruktūros kūrimas, įskaitant jos integravimą į esamą Agentūros techninę ir procedūrinę sistemą; valdymas ir (arba) ryšiai su išorės rangovais techniniu ir veiklos požiūriu; užtikrinti koordinavimą su įvairiais suinteresuotaisiais subjektais (pvz., kūrimo ir (arba) techninės priežiūros rangovais, valstybėmis narėmis, Europos Komisija); Vadovauti rangovams ir padėti už finansus, viešuosius pirkimus ir sutartis atsakingam skyriui (skyriui) rengti naujų viešųjų pirkimų procedūrų technines specifikacijas.“

[6] Minėtas 2015 m. lapkričio 18 d. Sprendimas Nr. 2015-166 (4 išnaša).

[7] eu-LISA įgyvendinimo nuostatose nurodyta, kad pranešime apie laisvą darbo vietą turi būti nurodytas testų tipas. Šiuo atveju pranešime apie laisvą darbo vietą buvo nurodyta, kad atrankos procedūra apima pokalbį ir testą raštu. Ji taip pat paminėjo minimalius balus, kuriuos reikia įtraukti į rezervo sąrašą.

[8] Žr., pavyzdžiui, ombudsmeno sprendimą byloje 328/2011/TN, kurį galima rasti adresu https://www.ombudsman.europa.eu/mt/decision/en/11465. 

[9] 2004 m. vasario 19 d. Pirmosios instancijos teismo sprendimas Konstantopoulou / Teisingumo Teismas, T‑19/03, ECLI:EU:T:2004:49, 43 punktas: http://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?language=en&num=T-19/03.

[10] 1994 m. gruodžio 1 d. Pirmosios instancijos teismo sprendimas Michaël-Chiou / Komisija, T-46/93, ECLI:EU:T:1994:285, 50 punktas: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A61993TJ0046.