Gentile signora X,

Il Mediatore ha ricevuto una denuncia contro l'EDPB in merito al suo rifiuto di concedere l'accesso del pubblico a progetti di versioni della dichiarazione sugli accordi internazionali, compresi i trasferimenti ^[1]. Abbiamo deciso di aprire un'indagine su questa denuncia.

L'EDPB ha sostenuto che la divulgazione dei documenti in questione pregiudicherebbe gravemente il suo processo decisionale ^[2].

Nella sua decisione di conferma del 27 giugno 2022, l'EDPB si è basato su argomentazioni simili a quelle esaminate nell'indagine della Mediatrice sul caso 509/2022/JK. L'EDPB ha dichiarato che tali progetti di documenti "contengono discussioni, opinioni e/o pareri dei membri dell'EDPB e/o del suo segretariato che fanno parte di deliberazioni e posizioni interne". Pertanto, l'accesso a tali documenti creerebbe confusione per quanto riguarda le opinioni dei membri dell'EDPB e ridurrebbe lo "spazio di riflessione" dei membri e "avrebbe conseguenze nelle prossime discussioni, dal momento che discussioni/pareri/opinioni specifici dell'EDPB sono soggetti ad aggiornamenti e revisioni". L'EDPB ha inoltre dichiarato di non aver individuato un interesse pubblico prevalente alla divulgazione dei documenti. Infine, l'EDPB ritiene che le conclusioni del Mediatore nel caso 386/2022/AMF non costituiscano un precedente per il trattamento delle richieste di accesso del pubblico da parte dell'EDPB. Valuta sempre tali richieste caso per caso.

Il regolamento (CE) n. 1049/2001 stabilisce che le domande di accesso devono essere trattate tempestivamente. È in linea con questo principio che il Mediatore cerca anche di trattare casi come questo il più rapidamente possibile.

Come primo passo, si ritiene necessario rivedere i documenti in questione nella richiesta del denunciante. Le sarei grato se l'EDPB potesse fornirci una copia di tutti i documenti ai quali è stato negato l'accesso del pubblico, in tutto o in parte, preferibilmente in formato elettronico tramite posta elettronica cifrata [3], ^entro il 29 settembre 2022.

I documenti oggetto della richiesta di accesso del pubblico saranno trattati in modo confidenziale, insieme a qualsiasi altro materiale che l'EDPB sceglie di condividere con noi che contrassegna come confidenziale. I documenti di questo tipo saranno trattati e conservati in linea con tale status riservato e saranno cancellati dai fascicoli del Mediatore poco dopo la conclusione dell'indagine.

La posizione dell'EDPB è stata definita nella sua decisione di conferma. Tuttavia, qualora l'EDPB desiderasse fornire ulteriori osservazioni, di cui l'Ufficio del Mediatore dovrà tenere conto nel corso della presente indagine, saremmo grati se potessero essere fornite entro quindici giorni lavorativi dal ricevimento della presente lettera, ossia il 13 ottobre 2022.

Il responsabile delle indagini è la sig.ra Francesca Abbo. Dopo aver esaminato tutta la documentazione in questo caso, potremmo proporre un incontro con i tuoi servizi.

Cordiali saluti,

Rosita Hickey
Direttore delle indagini

Strasburgo, 23/09/2022

[1] Tali documenti non sono stati valutati dall'EDPB nel contesto della richiesta di accesso pubblico 2021-37-C del denunciante, che è oggetto di una denuncia separata al Mediatore (509/2022/JK). L'EDPB ha pertanto registrato una nuova richiesta di accesso del pubblico 2022-37 ed è la decisione di conferma su tale richiesta ad essere oggetto della presente denuncia. 

[2] Articolo 4, paragrafo 3, secondo comma, del regolamento (CE) n. 1049/2001

[3] Le e-mail crittografate possono essere inviate alla nostra casella di posta dedicata.