I membri del gabinetto riferiscono personalmente alla Mediatrice e operano direttamente sotto la sua guida. Consigliano e assistono la Mediatrice nel compito di contribuire a garantire l’attuazione della sua visione, della sua strategia e dei suoi obiettivi.
I vari membri del gabinetto possono accompagnare la Mediatrice nei viaggi di lavoro, a seconda della necessità, e aiutarla a stilare discorsi, preparare presentazioni o relazioni secondo quanto assegnato loro.

La direzione Indagini, che annovera un’unità incaricata della gestione dei casi (di seguito), è responsabile delle attività principali dell’ufficio, ovverosia lo svolgimento di indagini riguardanti possibili casi di cattiva amministrazione da parte delle istituzioni, degli organismi e delle agenzie dell’UE e la promozione di buone prassi amministrative.

L’unità Comunicazione ha il compito di informare il pubblico in generale, i principali destinatari e altre parti interessate sulle indagini e le attività strategiche svolte dalla Mediatrice nonché sul suo impegno nei dibattiti e negli sviluppi rilevanti delle politiche dell’UE.
L’unità è responsabile delle attività di comunicazione strategiche generali, come ad esempio il coordinamento della rete europea dei difensori civici.

L’unità Personale, amministrazione e bilancio è responsabile per le questioni attinenti alle risorse umane e al benessere del personale; per la continuità operativa e la sicurezza; per il bilancio e le finanze; per gli edifici dell’istituzione; per le attrezzature e il supporto logistico; per la gestione e l’archiviazione dei documenti; per le tecnologie dell’informazione e della comunicazione (TIC); nonché per l’intero supporto operativo per la gestione dei casi.