La presente informativa sulla privacy spiega il motivo del trattamento, il modo in cui il Mediatore europeo raccoglie, gestisce e garantisce la protezione di tutti i dati personali forniti, le modalità di utilizzo di tali informazioni e i diritti che gli interessati possono esercitare in relazione ai loro dati.

Il titolare del trattamento è il Mediatore europeo. Il contitolare del trattamento è la Commissione europea (per ABAC, un'applicazione finanziaria e contabile istituita dalla Commissione per monitorare l'esecuzione del suo bilancio e preparare i suoi conti).

1. Quali dati personali tratterà il Mediatore europeo?

Dati personali degli offerenti, dei contraenti e dei candidati, del loro personale o dei loro subappaltatori, che possono comprendere:

• Dati identificativi: nome, cognome, numero di passaporto o numero di identificazione;
• funzione;
• Dati di contatto (indirizzo e-mail, numero di telefono aziendale, numero di cellulare, numero di fax, indirizzo postale, azienda e dipartimento, paese di residenza, indirizzo del sito web);
• certificati relativi ai contributi previdenziali e alle imposte versate, estratti del casellario giudiziale;
• Dati finanziari: riferimento del conto bancario (codici IBAN e BIC), numero di partita IVA;
• Dichiarazione sull'onore attestante che gli offerenti non si trovano in una delle situazioni di esclusione di cui agli articoli 136 e 141 del regolamento finanziario
• Modulo relativo all'assenza di conflitti di interesse per i membri del personale delle istituzioni o degli organi dell'UE, nonché per gli esperti coinvolti nel processo di selezione.

2. Perché il Mediatore europeo tratta questi dati personali?

I dati personali sono raccolti e ulteriormente trattati ai fini della gestione e dell'amministrazione delle procedure di appalto da parte del Mediatore europeo.

3. Quali sono le basi giuridiche e la necessità del trattamento di questi dati?

La base giuridica del trattamento dei dati personali è il regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 luglio 2018, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione [1], in particolare gli articoli da 160 a 179.

Il trattamento è necessario sulla base dell'articolo 5, paragrafo 1, lettere a), b) e c), del regolamento (UE) 2018/1725.

4. Chi è responsabile del trattamento dei dati?

Il Mediatore europeo è responsabile del trattamento dei dati. I dati sono trattati più specificamente dall'unità Personale, amministrazione e bilancio (PAB).

5. Chi saranno i destinatari dei dati?

il Mediatore europeo, il Segretario generale, i membri del comitato di valutazione (se del caso); personale responsabile della gestione dei contratti all'interno dell'unità interessata; personale responsabile della gestione delle offerte e dei contratti nell'unità PAB. Il trasferimento di dati personali è possibile verso paesi terzi o organizzazioni internazionali.

6. Per quanto tempo saranno conservati i dati?

I fascicoli relativi alle procedure di gara, compresi i dati personali, sono conservati nel servizio incaricato della procedura fino al suo completamento e nell'unità PAB per un periodo di 7 anni dalla firma del contratto. Gli estratti del casellario giudiziale sono conservati per due anni dopo la conclusione della procedura pertinente. Tuttavia, le offerte degli offerenti non selezionati sono conservate per cinque anni dopo la firma del contratto.

7. Come proteggiamo i dati dell'interessato?

I file di carta sono conservati in un armadio chiuso a chiave dalle unità responsabili. I file elettronici sono archiviati su server con diritti di accesso limitati ai membri del personale delle unità coinvolte nella procedura (ossia l'unità PAB e l'unità che utilizzerà effettivamente il contratto).

I membri del comitato di valutazione hanno accesso ai fascicoli ai fini della valutazione e sono informati del fatto che non dovrebbero conservarne copie dopo il completamento del processo di valutazione.

Le clausole contrattuali garantiscono che il contraente tratti i dati personali del personale dell'OE solo su istruzioni del Mediatore (clausole di protezione dei dati aggiunte al contratto di servizi/mobili e alle condizioni generali del contatto).

In caso di trasferimento di dati personali verso paesi terzi o organizzazioni internazionali, il contratto firmato tra il Mediatore e l'aggiudicatario prevede clausole contrattuali tipo che garantiscono che i dati personali siano trattati conformemente alle norme vincolanti per le istituzioni dell'UE.

8. Quali sono i tuoi diritti e come puoi esercitarli?

Hai il diritto di richiedere l'accesso ai tuoi dati personali. Hai anche il diritto di richiedere la rettifica di eventuali dati incompleti o inesatti che ti riguardano senza indugio. Il diritto di rettificare i dati può applicarsi solo ai dati fattuali trattati nell'ambito della pertinente procedura di appalto. Tale diritto può essere esercitato solo fino al termine ultimo per la presentazione delle offerte. Tuttavia, i dati identificativi inesatti possono essere rettificati in qualsiasi momento durante e dopo la procedura di appalto inviando un'e-mail all'indirizzo eoprocurement@ombudsman.europa.eu.

Il Mediatore europeo risponderà alle vostre richieste quanto prima e al più tardi entro un mese.

9. A chi rivolgersi in caso di domande o reclami relativi a questioni di protezione dei dati?

In qualsiasi momento, è possibile inviare domande relative alla protezione dei dati riguardanti la procedura di appalto pubblico al Mediatore europeo, al seguente indirizzo: eoprocurement@ombudsman.europa.eu

Mediatore europeo
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasburgo Cedex

È inoltre possibile contattare il responsabile della protezione dei dati del Mediatore europeo al seguente indirizzo: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

È possibile presentare un reclamo al Garante europeo della protezione dei dati in qualsiasi momento al seguente indirizzo: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] GU L 193 del 30.7.2018, pag. 1.