Gentile Presidente,

Ho ricevuto una denuncia contro la Commissione europea da Corporate Europe Observatory. Ho deciso di aprire un'inchiesta su questa denuncia.

La denuncia riguarda il modo in cui la Commissione ha trattato una richiesta di accesso del pubblico ai documenti relativi alle domande di un ex agente ai sensi degli articoli 12 ter, 16 e 40 dello statuto.

Il denunciante desidera che i documenti relativi a tali domande siano accessibili al pubblico. In particolare, chiede l'accesso a una nota di tutti i titoli di lavoro e le date che l'ex membro del personale in questione deteneva presso la Commissione e a tutti i documenti relativi all'autorizzazione di qualsiasi nuovo ruolo.

Nella sua decisione di conferma del 21 marzo 2023, la Commissione ha dichiarato di non poter né confermare né negare l'esistenza di documenti in possesso della Commissione e che rientrano nell'ambito di applicazione della richiesta del denunciante, in quanto tale conferma o rifiuto equivarrebbe a violare la legislazione dell'UE in materia di protezione dei dati [1].

Ho deciso che è necessario programmare un incontro tra i rappresentanti competenti della Commissione e il mio gruppo d'inchiesta in cui il caso possa essere discusso. In particolare, sarei grato se durante la riunione potessero essere affrontate le seguenti domande:

1) Dopo aver registrato la richiesta di accesso del pubblico, la Commissione ha cercato e individuato eventuali documenti che rientrano nell'ambito di applicazione della richiesta del denunciante?

2) In passato, la Commissione ha gestito analoghe richieste di accesso del pubblico presentate dal denunciante. Pur rifiutando l'accesso ai sensi dell'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), e dell'articolo 4, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 1049/2001, la Commissione ha fornito informazioni generali sui processi cui si riferivano le rispettive richieste di accesso [2]. In particolare, la Commissione ha individuato i) i documenti che rientravano nell'ambito di applicazione della richiesta; ii) il numero di richieste presentate dall'(ex) membro del personale e la loro base giuridica; e iii) ha descritto le condizioni alle quali l'ex membro del personale poteva svolgere le nuove attività. Ha considerato la Commissione di seguire lo stesso approccio per questa richiesta di accesso del pubblico?

Le sarei grato se il Suo ufficio potesse contattare la sig.ra X., responsabile della presente inchiesta, per concordare le modalità per lo svolgimento della riunione entro il 23 giugno 2023.

Ho inoltre concluso che, ai fini della mia indagine, è necessario esaminare tutti i documenti pertinenti, qualora esistano, prima della riunione. Le sarei pertanto grato se la Commissione potesse fornire al mio ufficio tutti i documenti da essa individuati come rientranti nell'ambito di applicazione della richiesta del denunciante, preferibilmente in formato elettronico tramite posta elettronica cifrata ^[3], entro il 16 giugno 2023.

I documenti oggetto della richiesta di accesso del pubblico saranno trattati in modo confidenziale, insieme a qualsiasi altro materiale che la Commissione sceglie di condividere con noi che contrassegna come confidenziale. I documenti di questo tipo saranno trattati e conservati in linea con tale status riservato e saranno cancellati dai fascicoli del Mediatore poco dopo la conclusione dell'indagine.

Cordiali saluti,

Emily O'Reilly

Mediatore europeo

Strasburgo, 12.6.2023

[1] Regolamento (UE) 2018/1725 sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati.

[2] Cfr. ad esempio GestDem 2019/1873, disponibile all'indirizzo: https://www.asktheeu.org/it/request/6695/response/22045/attach/2/Reply.pdf?cookie_passthrough=1; GestDem 2020/4876, disponibile all'indirizzo: https://www.asktheeu.org/it/request/8393/response/28285/attach/2/2020%204876%20Final%20Reply.pdf?cookie_p; GestDem 2018/4258, disponibile all'indirizzo: https://www.asktheeu.org/it/request/5803/response/18691/attach/2/03%20Reply%20GESTDEM%202015%204258.pdf?cookie_passthrough=1%20%20; e GestDem 2020/2620, disponibile all'indirizzo: https://www.asktheeu.org/en/request/7937/response/26703/attach/2/Reply%202020%202620.pdf?cookie_passthroug

[3] Le e-mail crittografate possono essere inviate alla nostra casella di posta dedicata.