Riunione a distanza via WebEx

Presente

Commissione europea

Cinque membri del Segretariato generale (SG)

Quattro membri della DG Risorse umane e sicurezza (DG HR)

Due membri della DG Concorrenza (DG COMP)

Mediatore europeo (direzione delle indagini)

Sig.ra FULLER Silvia, responsabile delle indagini

Sig. LESAUVAGE Christophe, esperto giuridico

Sig.ra EHNERT Tanja, coordinatrice delle indagini

Sig.ra MARIN Oana, responsabile delle indagini

Sig.ra KOSMOPOULOU Maria Eleni, ricercatrice tirocinante

Scopo della riunione

Scopo della riunione era chiarire il modo in cui la Commissione europea ha trattato la richiesta del denunciante di accesso del pubblico ai documenti relativi al trasferimento di un ex membro del personale della DG COMP nel settore privato, in particolare:

1) se, dopo aver registrato la richiesta di accesso del pubblico, la Commissione abbia cercato e individuato eventuali documenti rientranti nell'ambito di applicazione della richiesta del denunciante; e

2) il motivo per cui la Commissione non ha seguito l'approccio adottato nel trattare precedenti richieste analoghe di accesso del pubblico presentate dal denunciante. In particolare, in passato, pur rifiutando l'accesso sulla base dell'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), e dell'articolo 4, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 1049/2001, la Commissione aveva fornito informazioni generali sui processi cui si riferivano le rispettive richieste di accesso. In particolare, la Commissione aveva i) individuato i documenti che rientravano nell'ambito di applicazione della richiesta; ii) ha individuato il numero di richieste presentate dall'(ex) membro del personale e la loro base giuridica; e iii) ha descritto le condizioni alle quali l'ex membro del personale poteva svolgere le nuove attività.

Le domande erano state inviate alla Commissione prima della riunione, unitamente alla richiesta di riunione, il 12 giugno 2023.

Prima della riunione e a seguito della richiesta del Mediatore, la Commissione ha fornito al gruppo di indagine informazioni pertinenti in merito alla richiesta del denunciante.

Introduzione e informazioni procedurali

Il gruppo di indagine del Mediatore si è presentato, ha ringraziato i rappresentanti della Commissione per essersi incontrati con loro e ha definito lo scopo della riunione. Hanno delineato il quadro giuridico che si applica alle riunioni tenute dal Mediatore, in particolare il fatto che il Mediatore non avrebbe divulgato alcuna informazione identificata dalla Commissione come riservata, né al denunciante né a qualsiasi altra persona al di fuori dell'Ufficio del Mediatore, senza il previo consenso della Commissione ^[1].

Il gruppo incaricato dell'inchiesta ha spiegato che avrebbe redatto un progetto di relazione sulla riunione da inviare alla Commissione per garantire che i contenuti fossero di fatto accurati e completi. La relazione della riunione sarà quindi completata, inserita nel fascicolo e trasmessa al denunciante. Nessuna informazione riservata sarebbe inclusa nella relazione o altrimenti fornita al denunciante o a terzi.

Informazioni scambiate

Identificazione dei documenti che rientrano nell'ambito di applicazione della richiesta del denunciante

I rappresentanti della Commissione hanno chiarito che, quando la DG HR ha gestito la richiesta di accesso del pubblico nella fase iniziale, era a conoscenza dell'esistenza o meno dei documenti richiesti, ma non ha ritenuto opportuno identificarli nell'ipotesi della loro esistenza. Questo perché, se esistessero, i documenti richiesti conterrebbero dati personali in tutto, e persino rivelare la loro esistenza equivarrebbe a un trasferimento di dati personali. Poiché il denunciante non aveva soddisfatto il requisito di cui all'articolo 9, paragrafo 1, lettera b), del regolamento 2018/1725 [2], ossia non aveva dimostrato, nella sua richiesta di accesso del pubblico, la necessità di trasferire i dati personali per una finalità specifica di interesse pubblico, la Commissione ha ritenuto di non poter nemmeno confermare o negare l'esistenza dei documenti richiesti.

I rappresentanti della Commissione hanno inoltre chiarito che, nel trattamento delle domande di conferma, il Segretariato generale si basa sui contributi della direzione generale responsabile del trattamento della richiesta iniziale. In questo caso specifico è stata la DG HR a fornire un contributo e le informazioni necessarie.

Dato che la richiesta di accesso del pubblico non ha stabilito la necessità di trasferire i dati personali al denunciante, la Commissione ha confermato la sua precedente conclusione secondo cui non era necessario identificare i documenti e condurre la loro valutazione individuale.

Il gruppo di indagine del Mediatore ha chiesto chiarimenti sul motivo per cui la Commissione ha ritenuto di non poter procedere all'identificazione dei documenti, dato che gli articoli 12B, 16 e 40 dello statuto dei funzionari dell'UE prevedono determinate procedure e, pertanto, potrebbero costituire la base per il trattamento dei dati personali.

I rappresentanti della Commissione hanno chiarito che, a norma del regolamento (UE) 2018/1725, l'interessato ha il diritto di essere informato di ogni trattamento dei propri dati personali. Ciò comprende l'identificazione e qualsiasi riferimento ai documenti relativi alle procedure di cui agli articoli 12 ter, 16 e 40 dello statuto dei funzionari dell'UE. Poiché la richiesta di accesso del pubblico non soddisfaceva le condizioni di cui all’articolo 9, paragrafo 1, lettera b), del regolamento 2018/1725, procedere all’identificazione e al riferimento a eventuali documenti pertinenti costituirebbe una violazione dei dati, di cui la Commissione dovrebbe informare l’interessato. Alla luce di quanto precede, la Commissione non ha proceduto a tali azioni.

A seguito di un'interrogazione del gruppo di indagine del Mediatore, i rappresentanti della Commissione hanno osservato di non aver informato l'interessato in merito alla richiesta di accesso, né di aver chiesto il loro consenso a divulgare i propri dati personali. Tali azioni non sono state prese in considerazione, in quanto il denunciante non aveva addotto alcun argomento che dimostrasse la necessità del trasferimento dei dati personali. I rappresentanti della Commissione hanno chiarito che l'articolo 9 del regolamento (UE) 2018/1725 non prevede che l'istituzione chieda il consenso dell'interessato. I rappresentanti della Commissione hanno inoltre dichiarato di non aver contattato l’interessato neppure nella fase di conferma.

Approccio seguito nella presente richiesta di accesso del pubblico

I rappresentanti della Commissione hanno affermato che la Commissione applica diversi livelli di trasparenza nel trattamento delle richieste di accesso del pubblico relative ai membri del personale della Commissione, a seconda che la richiesta riguardi membri del personale in posizioni dirigenziali di livello superiore o inferiore.

I rappresentanti della Commissione hanno inoltre osservato che le precedenti richieste di accesso menzionate dal denunciante riguardavano personale della Commissione che ricopriva posizioni dirigenziali di alto livello o faceva parte di un gabinetto di un commissario. Al contrario, l'attuale richiesta di accesso del pubblico presentata dal denunciante riguardava un ex membro del personale che, prima di lasciare la Commissione, non ricopriva una posizione dirigenziale o di alto livello in un gabinetto.

Il gruppo di indagine del Mediatore ha chiesto se la Commissione avesse tenuto conto, nella sua valutazione, del fatto che l'interessato aveva reso pubblico il suo passaggio dalla Commissione al settore privato.

I rappresentanti della Commissione hanno risposto che, durante il trattamento della richiesta, non erano a conoscenza di alcuna informazione pertinente resa pubblica dall'interessato o ritenevano tali informazioni insufficienti per giungere a una conclusione diversa alla luce della politica della Commissione per il trattamento di tali richieste.

Infine, il gruppo di indagine del Mediatore ha osservato che l’approccio rigoroso seguito dalla Commissione nel caso di specie poteva generare l’impressione che le procedure statutarie non fossero state seguite in quanto nella risposta della Commissione alla richiesta del ricorrente non erano stati individuati documenti.

I rappresentanti della Commissione hanno risposto che la formulazione utilizzata in casi come questo è incentrata sulla mancanza di motivi giuridici per procedere all'identificazione dei documenti richiesti. In quanto tale, la Commissione non ritiene di dare l’impressione che i documenti non esistano o che le procedure non siano seguite. Essa si concentra invece sul fatto che non può confermare né negare l’esistenza di tali documenti, in quanto il regolamento 2018/1725 non ne consente l’identificazione, in quanto ciò costituirebbe un trattamento illecito di dati personali.

Conclusione della riunione

La squadra d'inchiesta ha ringraziato i rappresentanti della Commissione per il loro tempo e per le spiegazioni fornite e la riunione si è conclusa.

A seguito della riunione, i rappresentanti della Commissione hanno fornito al gruppo di indagine della Mediatrice la politica della Commissione in materia di trattamento delle richieste di accesso del pubblico riguardanti i membri del personale in posizioni non dirigenziali.

Bruxelles, 24 agosto 2023

Silvia Fuller Christophe Lesauvage

Responsabile delle indagini Esperto giuridico

[1] Articolo 4.8 delle disposizioni di esecuzione del Mediatore europeo.

[2] Regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE (regolamento 2018/1725).