Contesto

1. La presidenza del Consiglio dell'Unione europea ruota ogni sei mesi tra i 27 Stati membri dell'UE. Oltre ad altre responsabilità, lo Stato membro che detiene la presidenza pianifica, coordina e presiede le riunioni del Consiglio, rappresenta tutti gli Stati membri nei negoziati con le altre istituzioni dell'UE, anche sui fascicoli legislativi, e comunica al pubblico le attività del Consiglio.

2. La presidenza può inoltre organizzare fino a cinque riunioni informali dei ministri, nonché seminari ed eventi sociali e culturali nel proprio paese. Poiché tali eventi non sono eventi formali del Consiglio, lo Stato membro è responsabile di tutti i costi relativi alla sua organizzazione e sceglie autonomamente come finanziarli.

3. Nel corso degli anni è diventata prassi comune che gli Stati membri ricorrano alla sponsorizzazione per coprire i costi relativi a tali eventi informali. Questa pratica è stata oggetto di ripetute critiche da parte degli attivisti della società civile e di altri.

4. Nel 2019 il Mediatore ha trattato una denuncia relativa al ricorso alla sponsorizzazione da parte della presidenza del Consiglio. L'organizzazione della società civile era preoccupata per le potenziali implicazioni negative di tale pratica. Il Mediatore ha indagato sulla questione e ha constatato che il ricorso alla sponsorizzazione comporta un rischio reputazionale per il Consiglio e per l'UE nel suo complesso. Tale rischio è ancora maggiore quando, durante una presidenza specifica, vi sono deliberazioni sulla politica o sulla legislazione dell'UE che potrebbero incidere sugli interessi privati di uno sponsor. La Mediatrice ha ritenuto che fosse responsabilità del Consiglio affrontare i rischi associati alla sponsorizzazione e ha raccomandato [1] che il Consiglio fornisca orientamenti agli Stati membri al fine di attenuare i rischi reputazionali per l'UE.

5. Il Consiglio ha convenuto con il Mediatore che i rischi reputazionali per l'UE dovrebbero essere evitati e, a seguito di tale indagine, nel giugno 2021 ha pubblicato "Orientamenti per le migliori pratiche della presidenza sull'uso della sponsorizzazione" ("Orientamenti").[2] Gli orientamenti riconoscono che spetta agli Stati membri decidere se intendono utilizzare la sponsorizzazione, dato che sono responsabili di eventuali costi relativi allo svolgimento della presidenza che non sono coperti dal bilancio del Consiglio. Tuttavia, se uno Stato membro decide di farlo, gli orientamenti stabiliscono che dovrebbe "considerare attentamente il possibile impatto della scelta degli sponsor sulla reputazione del Consiglio o dell'UE". Inoltre, lo Stato membro dovrebbe "adottare tutte le misure necessarie per evitare qualsiasi conflitto di interessi e possibili rischi reputazionali per il Consiglio o l'UE derivanti dalla sponsorizzazione".

6. Ciononostante, e nonostante gli orientamenti, il ricorso alla sponsorizzazione da parte della presidenza è continuato ed è rimasto oggetto di critiche. Il Parlamento europeo, in particolare, rimane preoccupato per l'influenza che gli sponsor potrebbero (prevedibilmente) avere sulla politica e sul processo legislativo dell'UE [3].

L'iniziativa

7. Il 15 marzo 2024 la Mediatrice ha scritto [4] al Consiglio per dare seguito alla sua precedente indagine sulla questione. Ha chiesto al Consiglio di condividere la sua esperienza con gli orientamenti che ha adottato e, in particolare, se e, in caso affermativo, in che modo il Consiglio i) sensibilizza gli Stati membri in merito ai suoi orientamenti, ii) sostiene gli Stati membri nel periodo precedente e durante il periodo in cui esercitano la presidenza e iii) monitora l'applicazione dei suoi orientamenti.

8. Il 12 giugno 2024 la squadra del Mediatore ha tenuto una riunione con i rappresentanti del segretariato generale del Consiglio (SGC) in cui ha ottenuto le risposte del Consiglio a un elenco di domande che erano state condivise in anticipo [5].

Risposte del Consiglio

9. In generale, l'SGC ha affermato che le attività informali per le quali alcuni Stati membri decidono di chiedere il patrocinio devono essere distinte dalle attività formali della presidenza che rientrano nella responsabilità del Consiglio. Le attività informali sono di esclusiva competenza dello Stato membro interessato e il Consiglio può agire solo nell'ambito delle competenze che gli sono conferite dai trattati. Il Consiglio non partecipa all'organizzazione di tali eventi informali e i relativi costi non sono coperti dal bilancio del Consiglio.

10. Per quanto riguarda la sensibilizzazione, l'SGC ha spiegato che gli orientamenti sono stati inclusi nel "Manuale della presidenza", che è la principale fonte di informazioni per gli Stati membri durante la preparazione e lo svolgimento della presidenza del Consiglio.

11. Inoltre, in vista della presidenza, l'SGC offre seminari e briefing che possono includere una formazione precoce per sensibilizzare su questioni quali il ricorso alla sponsorizzazione. L'SGC ha spiegato che tali seminari non sono obbligatori e che, se una presidenza entrante non ne fa richiesta, di solito l'SGC informa tale Stato membro in merito all'esistenza e all'importanza degli orientamenti nel contesto di altre riunioni bilaterali che si svolgono nelle prime fasi di preparazione della prossima presidenza.

12. Gli Stati membri possono inoltre sollevare eventuali questioni con l'SGC che le affronterà in seguito, anche attraverso il Gruppo "Informazione". Ciò può includere eventuali questioni relative a un rischio di conflitto di interessi sulle quali il Consiglio potrebbe poi effettuare una valutazione ad hoc, nei limiti delle sue competenze.

13. Per quanto riguarda l'eventuale monitoraggio del rispetto degli orientamenti da parte degli Stati membri che esercitano la presidenza per salvaguardare i rischi reputazionali per l'UE, l'SGC ha affermato che, dato che gli eventi informali organizzati dalla presidenza non rientrano nelle competenze del Consiglio, non esiste una procedura standard di monitoraggio dell'attuazione degli orientamenti. Di conseguenza, il Consiglio generalmente non raccoglie informazioni sull'uso della sponsorizzazione, sebbene i singoli Stati membri possano condividere tali informazioni durante le sessioni del Consiglio o sul rispettivo sito web della presidenza.

14. Tuttavia, alla luce di questa iniziativa strategica, l'SGC ha colto l'occasione per consultare gli Stati membri che hanno esercitato la presidenza dopo la pubblicazione degli orientamenti. Dall'indagine è emerso che, in linea di principio, gli Stati membri hanno continuato a ricorrere alla sponsorizzazione, anche se la forma giuridica degli accordi pertinenti variava.[6] Gli Stati membri in questione hanno menzionato diversi fattori alla base della decisione di ricorrere alla sponsorizzazione, ad esempio la necessità di fornire determinati servizi (come i trasporti o la logistica), l'obiettivo di una presidenza neutra in termini di emissioni di carbonio e la necessità di un sostegno finanziario nell'organizzazione di eventi (ad esempio l'uso di sedi, servizi di ristorazione).

15. L'SGC non era a conoscenza dei criteri utilizzati dagli Stati membri per concludere contratti di sponsorizzazione (o simili), ma ha affermato che gli Stati membri in genere conducono gare d'appalto pubbliche, in linea con i rispettivi codici di condotta/etica quando cercano sponsor. Hanno osservato che il logo del Consiglio non può essere utilizzato da sponsor o partner. L'SGC non era inoltre a conoscenza di considerazioni sui conflitti di interesse o sui rischi per la reputazione che avrebbero potuto influenzare la decisione di ricorrere alla sponsorizzazione da parte degli Stati membri interessati.

16. Per quanto riguarda le possibili preoccupazioni sollevate dal pubblico, l'SGC ha informato l'équipe del Mediatore che il Consiglio non aveva ricevuto denunce formali o domande (parlamentari) sull'uso della sponsorizzazione da parte della sua presidenza dopo l'adozione degli orientamenti.

17. Infine, interrogato sulla possibilità di prevedere un bilancio per i costi relativi all'organizzazione di riunioni ed eventi informali da parte della presidenza, come suggerito dal Parlamento europeo [7], l'SGC ha ribadito che gli aspetti di bilancio sono di esclusiva responsabilità degli Stati membri.

Il punto di vista del Mediatore

18. La Mediatrice accoglie con favore l'adozione degli orientamenti da parte del Consiglio nel giugno 2021. Ritiene che si sia trattato di un passo importante per sensibilizzare gli Stati membri sui rischi connessi al ricorso alla sponsorizzazione.

19. Il Mediatore accoglie inoltre con favore gli sforzi del Consiglio e degli Stati membri volti a raccogliere informazioni sul ricorso alla sponsorizzazione negli ultimi tre anni ai fini della presente iniziativa strategica.

20. Sulla base delle informazioni fornite, il Mediatore rileva che il Consiglio si adopera per garantire che gli Stati membri che si preparano a detenere la presidenza siano informati dell'esistenza e dell'importanza degli orientamenti. Non solo l'orientamento è stato incluso nel manuale per la presidenza, ma fa parte del contenuto del seminario offerto alla presidenza dal Consiglio, e agli Stati membri può essere ricordato in altre occasioni, se necessario.

21. Il Mediatore prende inoltre atto del sostegno che il Consiglio offre agli Stati membri prima e durante il periodo in cui esercitano la presidenza in relazione a qualsiasi questione che potrebbero avere in relazione al ricorso alla sponsorizzazione, anche su eventuali conflitti di interesse.

22. Tuttavia, come osservato nella lettera di apertura di questa iniziativa strategica, sembra che, nonostante l'adozione degli orientamenti da parte del Consiglio e i suoi sforzi per attirare l'attenzione degli Stati membri sull'esistenza degli orientamenti, le preoccupazioni sollevate dai vari portatori di interessi non siano state pienamente affrontate.

23. Ad esempio, permane una mancanza di trasparenza sull'identità degli sponsor e sulla natura del loro sostegno e su ciò che ottengono in cambio. Ciò è particolarmente deplorevole, in quanto sembra che, anche dopo l'adozione degli orientamenti, vi siano state deliberazioni sulla legislazione dell'UE che ha la capacità di influenzare gli interessi privati dei promotori.

24. Inoltre, agli sponsor era ancora consentito utilizzare il logo della presidenza (che di solito reca la bandiera dell'UE) a fini commerciali. In effetti, sebbene l'uso del logo del Consiglio sia vietato dagli orientamenti emanati dal Consiglio, il Mediatore osserva che tale divieto non esiste per quanto riguarda l'uso del rispettivo logo della presidenza.

25. Come indicato nella precedente indagine del Mediatore [8] e illustrato da eventi recenti, il pubblico non sempre opera una distinzione tra le diverse categorie di attività della presidenza del Consiglio, ma può percepire qualsiasi attività come legata al Consiglio e quindi all'amministrazione dell'UE nel suo complesso.

26. Alla luce di tutto ciò, il Mediatore nutre preoccupazioni in merito al fatto che gli orientamenti abbiano raggiunto gli obiettivi per i quali sono stati elaborati, vale a dire attenuare i rischi associati al ricorso alla sponsorizzazione. Non sorprende quindi che il pubblico, compreso il Parlamento europeo, continui a essere preoccupato per questa pratica [9].

27. Il Mediatore incoraggia pertanto il Consiglio a fare il punto sul modo in cui gli orientamenti sono stati attuati finora al fine di aggiornarli in modo che comprendano tutte le forme di sponsorizzazione e consentano al Consiglio di monitorare i problemi di reputazione che possono sorgere.

Conclusione

Il Mediatore chiude l'iniziativa con la seguente conclusione:

Il Mediatore elogia il Consiglio dell'Unione europea per l'adozione di orientamenti sull'uso della sponsorizzazione, che ha rappresentato un passo importante nella sensibilizzazione ai rischi connessi all'uso della sponsorizzazione da parte della sua presidenza. Tuttavia, permangono preoccupazioni e il Mediatore incoraggia il Consiglio a valutare il modo migliore per affrontarle al momento di fare il punto sull'attuazione degli orientamenti alla prossima occasione possibile. Il Consiglio potrebbe concentrarsi, in particolare, sui punti affrontati nella valutazione del Mediatore di cui sopra.

Il Consiglio sarà informato della presente nota conclusiva.

Emily O'Reilly Mediatore
europeo

Strasburgo, 09/09/2024

[1] Raccomandazione del Mediatore europeo sulla sponsorizzazione della presidenza del Consiglio dell'Unione europea (caso 1069/2019/MIG): https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/123134.

[2] Il testo integrale degli orientamenti è disponibile all'indirizzo: https://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-10325-2021-INIT/it/pdf.

[3] Cfr., ad esempio, la documentazione relativa a un seminario organizzato dal Parlamento europeo nel giugno 2023:

https://www.europarl.europa.eu/RegData/etudes/STUD/2023/757730/IPOL_STU(2023)757730_EN.pdf.

[4] La lettera completa è disponibile al seguente indirizzo: https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/183504.

[5] La relazione della riunione è disponibile all'indirizzo: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/inspection-report/en/192214.

[6] Gli Stati membri hanno inoltre concluso "accordi di partenariato" e "accordi di collaborazione" che sono diversi dagli accordi di sponsorizzazione ai sensi della legislazione nazionale pertinente.

[7] Cfr. la risoluzione del Parlamento europeo del 23 ottobre 2019 recante le osservazioni che costituiscono parte integrante della decisione sul discarico per l'esecuzione del bilancio generale dell'Unione europea per l'esercizio 2017, paragrafo 15: https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/TA-9-2019-0040_EN.html#title2.

[8] Cfr. nota 1, punto 18.

[9] Cfr., ad esempio, la documentazione relativa a un seminario organizzato dal Parlamento europeo nel giugno 2023, nota 3.