IL CONTESTO DEL RECLAMO

1. La denuncia è stata presentata dal segretario generale di un'agenzia del settore pubblico francese («groupement d'intérêt public») a suo nome.

2. Il denunciante ha partecipato al programma di gemellaggio CARDS n. 04/SER 01/01/003 Rafforzamento dell'elaborazione delle politiche e della capacità interministeriale del governo della Repubblica di Serbia ("il progetto"), finanziato con fondi dell'UE. Il progetto è stato attuato da un consorzio di autorità pubbliche francesi e lituane sotto la supervisione dell'Agenzia europea per la ricostruzione (EAR)[1].

3. Nel giugno 2007 il denunciante è diventato il responsabile del progetto. Il progetto si è concluso il 27 giugno 2008. Nell'agosto 2008 la delegazione della Commissione europea in Serbia ("la delegazione") ha rilevato il progetto dall'AER.

4. Il 15 settembre 2008 la Commissione ha designato un revisore indipendente incaricato di effettuare un audit del progetto in oggetto.

5. Con lettera del 13 ottobre 2008, il revisore ha informato il denunciante delle risultanze dell'audit. Afferma di non poter certificare 60 124,95 EUR dell'importo totale speso per il progetto.

6. Il 17 ottobre 2008 il denunciante ha inviato alla delegazione la relazione finanziaria finale e il certificato di audit del progetto.

7. Il 29 gennaio 2009 il denunciante ha scritto alla Commissione chiedendo informazioni sullo stato della sua relazione finale sul progetto. La Commissione non ha risposto.

8. Il 27 marzo 2009 il denunciante ha rinnovato la sua richiesta. Il 30 marzo 2009 la Commissione ha risposto alla corrispondenza di cui sopra. Ha chiesto al denunciante di fornire ulteriori chiarimenti al fine di effettuare il pagamento finale per il progetto. Per quanto riguarda le spese che non erano state certificate dal revisore, la Commissione ha dichiarato che la procedura standard imponeva al denunciante di trasmettere le proprie osservazioni al revisore prima del rilascio del certificato di audit.

9. Il 3 aprile 2009 il denunciante ha risposto al suddetto messaggio di posta elettronica della Commissione. Poiché non ha ricevuto alcuna risposta dalla delegazione prima della e-mail del 30 marzo 2009, ritiene che, conformemente alle disposizioni contrattuali, la sua relazione e la sua richiesta di pagamento finale siano state considerate approvate. Il denunciante ha inoltre chiesto alla Commissione di riconsiderare la sua posizione per quanto riguarda le spese non certificate dal revisore. Ha fornito alla Commissione i chiarimenti supplementari richiesti nella e-mail del 30 marzo 2009.

10. Il 16 aprile 2009 la Commissione ha confermato di aver ricevuto i chiarimenti di cui sopra e ha dichiarato che avrebbe risposto quanto prima al denunciante.

11. Il 18 maggio 2009 la Commissione ha effettuato il pagamento finale per il progetto, ossia EUR 360 884,27. La Commissione ha dichiarato che, alla luce delle risultanze dell'audit, non poteva pagare le spese non certificate dal revisore, vale a dire EUR 60 124,95.

12. Il 20 e 28 maggio 2009 il denunciante ha contestato la suddetta decisione della Commissione. Ha inoltre ritenuto che la Commissione non avesse approvato la relazione finale per il progetto entro il termine contrattuale [2].

13. La Commissione non ha risposto alla lettera di cui sopra. Pertanto, il 10 agosto 2009 il denunciante ha rinnovato la sua richiesta.

14. Il 18 agosto 2009 la Commissione ha risposto alla summenzionata corrispondenza del denunciante. Ha proposto di effettuare un secondo audit del progetto, ma ha indicato che il denunciante avrebbe dovuto sostenere i costi di tale audit.

15. Con lettera del 23 settembre 2009, il denunciante ha respinto la proposta della Commissione in oggetto e, il 17 marzo 2010, si è rivolto al Mediatore.

OGGETTO DELL'INCHIESTA

16. Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha presentato le seguenti accuse e affermazioni.

Accuse:

1. La Commissione ha agito in modo sleale e sproporzionato rifiutando di pagare determinate spese nell'ambito del programma di gemellaggio CARDS n. 04/SER 01/01/003: Rafforzamento dell'elaborazione delle politiche e della capacità interministeriale del governo della Repubblica di Serbia.
2. La Commissione non ha rispettato il termine contrattuale per comunicargli se la sua relazione finale sul programma era stata approvata o respinta.

Domanda:

La Commissione dovrebbe effettuare un pagamento finale di 60 124,95 EUR.

L'INCHIESTA

17. Il 30 marzo 2010 il Mediatore ha avviato un'indagine. Chiede alla Commissione di formulare il suo parere entro il 30 giugno 2010.

18. Il 22 e 28 giugno 2010 il denunciante ha inviato un'ulteriore corrispondenza relativa alla sua denuncia in esame.

ANALISI E CONCLUSIONI DELL'OMBUDSMAN

A. Le affermazioni del denunciante e la relativa affermazione

Argomenti presentati al Mediatore

19. Con lettere del 22 e 28 giugno 2010, il denunciante ha informato il Mediatore che, il 15 giugno 2010, la Commissione ha accettato di effettuare il pagamento del saldo per il progetto. Secondo il denunciante, la Commissione ha accettato di pagare quasi l'intero importo richiesto dal denunciante, vale a dire 58 624,95 EUR.

20. Il denunciante si è dichiarato soddisfatto dell'esito della sua denuncia e ha ringraziato il Mediatore per i suoi sforzi.

Valutazione del Mediatore

21. Il Mediatore accoglie con favore la decisione della Commissione di effettuare il pagamento del saldo per il progetto e la ringrazia per la sua reazione positiva immediata nel caso in esame. Alla luce di quanto precede, non è necessario che la Commissione trasmetta il suo parere sulla denuncia.

22. Alla luce di quanto precede, ritiene che la Commissione abbia adottato misure adeguate per risolvere la questione e abbia quindi soddisfatto il denunciante.

B. Conclusione

Sulla base della sua indagine su questa denuncia, il Mediatore la chiude con la seguente conclusione:

La Commissione ha adottato misure per risolvere la questione e ha quindi soddisfatto il denunciante.

Il denunciante e la Commissione saranno informati della presente decisione.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Fatto a Strasburgo, l'8 settembre 2010

[1] Il mandato dell'AER è scaduto nel dicembre 2008.

[2] Il denunciante ha citato le disposizioni dell'articolo 15.2 del contratto: "Qualsiasi relazione si considera approvata se l'amministrazione aggiudicatrice non risponde per iscritto entro 45 giorni dal ricevimento, corredata dei documenti richiesti."