Egregio signor X,

Il 28 agosto 2007 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo contro l'Agenzia dell'Unione europea per i diritti fondamentali (FRA) in merito al rimborso delle spese di viaggio.

Il 2 ottobre 2007 ho trasmesso la denuncia al direttore facente funzione della FRA. La FRA ha inviato il suo parere il 19 ottobre 2007 e io le ho trasmesso l'invito a formulare osservazioni, se lo desidera, entro e non oltre il 30 novembre 2007. A tale data non sono pervenute osservazioni da parte Sua. Tuttavia, in occasione di una conversazione telefonica con il mio ufficio il 24 aprile 2008, Lei ha confermato di essere soddisfatto del modo in cui la FRA aveva risolto la questione.

Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

Secondo il denunciante, i fatti pertinenti sono, in sintesi, i seguenti:

Il denunciante, cittadino olandese, è stato invitato per un colloquio di lavoro a Vienna, presso la sede dell'Agenzia dell'Unione europea per i diritti fondamentali ("FRA"). L’intervista ha avuto luogo il 23 maggio 2007. Poiché non era stato rimborsato per le sue spese, il 20 luglio 2007 il denunciante ha inviato una e-mail alla FRA chiedendo se vi fosse un problema con il rimborso. Il 24 luglio 2007 ha ricevuto una risposta dalla FRA, che si è scusata per il ritardo e per i disagi che ciò avrebbe potuto causare al denunciante. La lettera ha poi spiegato che i rimborsi di viaggio erano di solito procedure lunghe. Il funzionario interessato ha promesso di verificare, tuttavia, se vi fosse un problema. Il giorno successivo, il denunciante ha ricevuto un'altra e-mail, in cui si specificava che il ritardo era dovuto a un cambiamento del software di bilancio presso la FRA, che era in fase di attuazione nel mese di luglio 2007 e la cui piena operatività richiedeva più tempo di quanto inizialmente previsto. Il funzionario ha ribadito di essere dispiaciuto per il ritardo e ha indicato al denunciante che sperava che sarebbe stato rimborsato "entro le prossime due settimane al più tardi".

Il 9 agosto 2007 il denunciante ha risposto indicando di non aver ancora ricevuto il rimborso. Ha chiesto se c'era qualcosa che poteva fare per accelerare il processo. Lo stesso giorno ha ricevuto una risposta che conteneva la stessa spiegazione in merito ai ritardi incontrati nell'integrazione del nuovo software. La funzionaria interessata ha aggiunto di aver verificato con l'ordinatore e di essere stata informata che il caso era "nel processo di pagamento". Ha inoltre osservato che aveva chiesto che la questione fosse trattata con urgenza e che le era stato assicurato che il pagamento sarebbe stato effettuato lo stesso giorno.

Il giorno successivo, cioè il 10 agosto 2007, tuttavia, ha inviato nuovamente un'e-mail al denunciante, informandolo che il suo pagamento non poteva essere eseguito prima della settimana del 20-24 agosto 2007, "a causa di problemi tecnici". Il 24 agosto 2007 il denunciante ha risposto, sottolineando di non aver ricevuto alcun rimborso e di aver esaminato il sito web del Mediatore europeo e di aver appreso che il termine massimo di pagamento doveva essere di 60 giorni.

Il 28 agosto 2007 la denuncia ha presentato una denuncia al Mediatore europeo, sostenendo che la FRA non gli aveva rimborsato le spese di viaggio entro un termine ragionevole e che non aveva fornito informazioni coerenti e accurate sulla procedura di rimborso.

Il denunciante ha sostenuto che la FRA dovrebbe applicare tempi di trattamento ragionevoli per il rimborso.

L'INCHIESTA

Il parere della FRA può essere sintetizzato come segue:

La FRA ha spiegato che il ritardo nell'elaborazione del pagamento in questione è stato causato dall'installazione di un nuovo software di bilancio (ABAC), che è stato installato nei mesi di luglio e agosto 2007. La FRA ha inoltre spiegato che la richiesta del denunciante è stata trattata non appena il sistema è tornato in funzione, il che purtroppo ha richiesto più tempo di quanto inizialmente previsto. La FRA ha adottato tutte le misure necessarie per tenere informato il denunciante in merito alle difficoltà incontrate durante l’installazione del software ABAC, che era sotto il controllo generale della Commissione europea. Purtroppo, come spesso accadeva con i software informatici, si sono verificati alcuni problemi. Il ritardo, quindi, anche se certamente sfortunato, era inevitabile e al di fuori del controllo della FRA. Tuttavia, il pagamento al denunciante era già stato effettuato il 30 agosto 2007.

La FRA si è inoltre scusata per il "ritardo inevitabile, causato dagli adeguamenti tecnici, che si è verificato in questo caso".

La FRA ha assicurato al denunciante di aderire a una procedura adeguata per il rimborso delle spese di viaggio entro un periodo di tempo ragionevole.

Non sono pervenute osservazioni da parte del denunciante.

LA DECISIONE

1.1 Il denunciante ha avuto un colloquio con l'Agenzia dell'Unione europea per i diritti fondamentali ("FRA") a Vienna il 23 maggio 2007. Poiché non gli era stato rimborsato il rimborso delle spese di viaggio, il 20 luglio 2007 ha contattato la FRA per informarsi sul ritardo nel pagamento. Il denunciante è stato informato che il ritardo era dovuto alla modifica del software di bilancio. Successivamente è stato informato che il pagamento stava per essere elaborato e che un ulteriore ritardo era dovuto a problemi tecnici.

Nella sua denuncia al Mediatore europeo, il denunciante ha sostenuto che la FRA non gli aveva rimborsato le spese di viaggio entro un periodo di tempo ragionevole e non aveva fornito informazioni coerenti e accurate sulla procedura di rimborso. Il denunciante ha sostenuto che la FRA dovrebbe applicare tempi di trattamento ragionevoli per il rimborso.

1.2 Nel suo parere, la FRA si è scusata per il ritardo e ha affermato che, il 30 agosto 2007, aveva rimborsato il denunciante pagando l'importo in questione. La FRA ha spiegato che l’installazione del nuovo software di bilancio ha richiesto più tempo di quanto inizialmente previsto e che si sono verificati alcuni problemi tecnici ad esso correlati, che hanno ritardato il pagamento al denunciante. La FRA ha tuttavia sottolineato di aver adottato tutte le misure necessarie per tenere informato il denunciante in merito alle difficoltà incontrate e di aver effettuato il pagamento non appena il sistema è tornato in funzione.

La FRA ha assicurato al denunciante di aderire a una procedura adeguata per il rimborso delle spese di viaggio entro un periodo di tempo ragionevole.

1.3 Il Mediatore ha inviato il parere della FRA al denunciante e non ha ricevuto alcuna osservazione in merito.

1.4 Il 24 aprile 2008 i servizi del Mediatore hanno telefonato al denunciante. Il denunciante ha confermato di essere soddisfatto del modo in cui la FRA aveva risolto la questione.

1.5. Alla luce di quanto precede, il Mediatore ritiene che la FRA sembri aver adottato misure adeguate per risolvere la questione e abbia quindi soddisfatto il denunciante.

Dalle indagini svolte dal Mediatore emerge che la FRA ha adottato misure per risolvere la questione e ha quindi soddisfatto il denunciante. Il Mediatore archivia pertanto il caso.

Anche il direttore f.f. della FRA sarà informato di tale decisione.

Cordiali saluti,

P. Nikiforos DIAMANDOUROS