Strasburgo, 29 aprile 2008

Egregio signor X,

Il 22 febbraio 2007 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo contro il Parlamento europeo in merito a) alla sua presunta mancata risposta alla Sua e-mail del 27 gennaio 2005 e b) al presunto ritardo evitabile nell'informarLa del mancato rinnovo del Suo contratto di agente ausiliario.

Il 21 marzo 2007 ho trasmesso la denuncia al Presidente del Parlamento.

Il Parlamento ha trasmesso il suo parere il 3 luglio 2007.

Il 5 luglio 2007 Le ho trasmesso un invito a presentare osservazioni, da Lei inviato il 23 agosto 2007.

Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

Contesto: denuncia 2939/2005/MF

Il 7 settembre 2005 il denunciante ha presentato al Mediatore europeo una prima denuncia (riferimento 2939/2005/MF) contro il Parlamento.

Secondo il denunciante, i fatti pertinenti erano, in sintesi, i seguenti:

Il denunciante ha lavorato per diversi anni per le istituzioni europee, in qualità di agente ausiliario.

Il 1o marzo 2004 il Parlamento ha dato al denunciante un contratto per un posto di agente ausiliario fino al 30 aprile 2004. Il suo contratto è stato poi prorogato in cinque occasioni, l'ultima proroga è durata fino al 28 febbraio 2005. Il denunciante ha inoltre appreso che il capo dell'unità "Finanza e bilancio" del Parlamento aveva chiesto un'ulteriore proroga del suo contratto dal 1o marzo 2005 al 31 marzo 2005.

Il 10 gennaio 2005 il denunciante ha ricevuto una lettera del Parlamento in cui gli veniva chiesto di sottoporsi, il 7 febbraio 2005, a una visita medica " in vista della sua assunzione" ("visite médicale d'engagement" ")(1).

In occasione di una conversazione telefonica con la Presidenza della Direzione generale ("DG") del Parlamento, è stato informato che il Parlamento intende sostituire tutti i contratti ausiliari, per i quali è stata chiesta una proroga oltre il 28 febbraio 2005, con contratti di "agente contrattuale" che entreranno in vigore a decorrere dal 1o marzo 2005. Secondo il denunciante, tale proroga era stata richiesta per il suo contratto.

In occasione di un'ulteriore conversazione telefonica tenutasi il 18 gennaio 2005 con i servizi del Parlamento, il denunciante è stato informato che gli agenti ausiliari interessati avrebbero ricevuto, nella seconda metà del febbraio 2005, un'offerta per un contratto di "agente contrattuale" per posta elettronica. È stato inoltre informato del suo "futuro stipendio", in qualità di agente contrattuale, a partire dal 1o marzo 2005.

Il 27 gennaio 2005, data l'assenza di comunicazioni scritte che lo informassero della modifica del suo contratto, il denunciante ha inviato un'ulteriore e-mail alla DG Personale in cui sollevava una serie di questioni relative alla trasformazione dei contratti degli agenti ausiliari in contratti di "agente contrattuale". Il denunciante ha sottolineato che desiderava ottenere una risposta scritta alla sua e-mail e ha sottolineato di non aver mai ricevuto alcuna risposta alla sua e-mail del 27 gennaio 2005.

Il denunciante ha inoltre affermato che vi era stato un ritardo evitabile da parte del Parlamento perché lo informava solo del mancato rinnovo del suo contratto tre giorni prima della sua scadenza, nonostante fosse già stato sottoposto alla visita medica.

Successivamente, il denunciante ha superato un concorso generale organizzato per l'assunzione di segretari di lingua inglese. Attualmente lavora come funzionario per la Commissione europea.

Nella sua denuncia, il denunciante ha presentato le seguenti affermazioni:

1. Il Parlamento non aveva risposto alla sua e-mail del 27 gennaio 2005.
2. C'è stato un ritardo evitabile da parte del Parlamento quando lo ha informato del mancato rinnovo del suo contratto.
3. Il Parlamento non aveva informato gli agenti ausiliari della sostituzione dei loro contratti e pertanto aveva commesso un abuso di potere nel proporre loro contratti di "agente contrattuale".
4. Gli agenti ausiliari assunti prima del 1° maggio 2004 sono stati vittime di un trattamento iniquo in quanto le loro condizioni di impiego non sono state mantenute ai sensi del nuovo Statuto.

Il denunciante ha sostenuto che il Parlamento dovrebbe risarcire gli ex agenti ausiliari e temporanei assunti prima del 1o maggio 2004 per questo trattamento iniquo.

Approccio del Mediatore alla denuncia 2939/2005/MF

Con decisione del 20 dicembre 2005, il Mediatore ha informato il denunciante di aver deciso di archiviare le tre prime accuse sulla base dell'articolo 2, paragrafi 4 e 8, del suo statuto (2). Il Mediatore ha inoltre informato il denunciante che avrebbe potuto prendere in considerazione la possibilità di rinnovare la sua denuncia con lui, dopo aver esaurito tutti i mezzi di ricorso interni che avrebbe potuto presentare o dopo aver presentato opportuni approcci preliminari al Parlamento. Il Mediatore ha inoltre informato il denunciante di aver deciso di archiviare la sua quarta accusa e la relativa richiesta sulla base dell'articolo 195 del trattato CE.

Presente denuncia 747/2007/MF

Con lettera del 22 febbraio 2007, il denunciante ha inviato un'ulteriore lettera al Mediatore. Egli ha allegato alla sua lettera nuovi documenti, vale a dire una lettera del 25 febbraio 2005 di un Questore del Parlamento all’allora Segretario generale del Parlamento, riguardanti la sua situazione professionale, e la risposta del Segretario generale. Alla luce di tali documenti, l'ulteriore lettera del denunciante è stata registrata come nuova denuncia con il riferimento 747/2007/MF.

Nella sua denuncia, il denunciante ha dichiarato che i mezzi di ricorso interni erano stati esauriti nel suo caso e che le condizioni di ricevibilità della sua denuncia iniziale 2939/2005/MF erano soddisfatte.

L'INCHIESTA

L'approccio del Mediatore

Con lettera del 21 marzo 2007, il Mediatore ha confermato al denunciante la sua decisione del 20 ottobre 2005 per quanto riguarda l'irricevibilità della terza e quarta denuncia e della relativa domanda.

Il Mediatore ha inoltre informato il denunciante di aver deciso di avviare un'indagine sulle sue prime due accuse, che erano le seguenti:

1. Il Parlamento non aveva risposto alla sua e-mail del 27 gennaio 2005.
2. C'è stato un ritardo evitabile da parte del Parlamento quando lo ha informato del mancato rinnovo del suo contratto.

Parere del Parlamento

Nel suo parere, il Parlamento ha formulato, in sintesi, le seguenti dichiarazioni:

Per quanto riguarda la presunta mancata risposta del Parlamento al messaggio di posta elettronica del denunciante del 27 gennaio 2005

Il Parlamento ha dichiarato che l'e-mail del denunciante del 27 gennaio 2005 costituiva essenzialmente una richiesta di ulteriori informazioni sulla situazione futura del denunciante.

Il Parlamento ha riconosciuto di non aver risposto ufficialmente alla richiesta di informazioni del denunciante. Tuttavia, secondo il Parlamento, i precedenti contatti tra i servizi competenti del Parlamento e il denunciante gli avevano consentito di ottenere informazioni sulle condizioni che disciplinano i contratti di agente contrattuale, una delle quali poteva essergli attribuita.

Nella sua e-mail del 27 gennaio 2005, il denunciante ha chiesto informazioni sull'esistenza di "un documento relativo alla decisione del Parlamento di sostituire i contratti ausiliari con contratti di agente contrattuale" e ha chiesto di ottenere l'accesso a tale documento nel caso in cui esistesse. A tale riguardo, il Parlamento ha sottolineato che, nel gennaio 2005, non aveva adottato una decisione definitiva sulla sostituzione dei contratti ausiliari con contratti di agente contrattuale. Le disposizioni amministrative relative alle visite mediche, ad esempio, erano state adottate su base preparatoria, in vista dell’eventuale assunzione di agenti. È stata prevista la pubblicazione di informazioni sull'Intranet e un'eventuale riunione con il personale ausiliario.

Il Parlamento ha inoltre affermato che era vero che la richiesta del denunciante relativa alla sua posizione non aveva ricevuto risposta ed era stata quindi implicitamente respinta, ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 1, dello Statuto. Tuttavia, contrariamente a quanto dichiarato dal denunciante nella sua denuncia, egli non ha mai presentato una denuncia che contestasse tale rigetto, come richiesto dal secondo comma di tale articolo. Il Parlamento ha dichiarato che lo scambio di e-mail tra il Questore del Parlamento e l'allora Segretario generale del Parlamento non poteva in alcun modo essere considerato una prova del fatto che il denunciante avesse contestato il rigetto implicito della sua richiesta di accesso al documento.

Per quanto riguarda il presunto ritardo evitabile del Parlamento nell'informare il denunciante del mancato rinnovo del suo contratto

Il Parlamento ha dichiarato che, al momento della firma di un contratto a tempo determinato, il denunciante avrebbe dovuto essere pienamente a conoscenza della data di scadenza del suo contratto, ossia il 28 febbraio 2005. Nel caso del denunciante, il Parlamento ha dichiarato che l'Autorità abilitata a concludere i contratti di assunzione non aveva trasmesso ufficialmente al denunciante, prima del 28 febbraio 2005, alcuna offerta relativa al rinnovo del suo contratto o del suo impiego con un altro contratto.

Il Parlamento ha inoltre affermato che il denunciante non nutriva alcun legittimo affidamento né in merito alla proroga del suo contratto né in merito all'offerta di un contratto in qualità di agente contrattuale.

Osservazioni del denunciante

Nelle sue osservazioni, il denunciante ha affermato che il suo messaggio di posta elettronica del 27 gennaio 2005 aveva lo scopo di ottenere conferma scritta di informazioni che gli erano state fornite solo oralmente, al fine di porre fine alle incertezze relative alla sua futura carriera. Afferma di non aver mai trovato alcuna informazione sul sito web del Parlamento per quanto riguarda la situazione degli agenti ausiliari.

Il denunciante ha inoltre contestato le argomentazioni presentate dal Parlamento nel suo parere al Mediatore in merito all'assenza di una legittima aspettativa che gli sarebbe stato offerto un contratto triennale.

LA DECISIONE

1 Osservazioni preliminari sulla ricevibilità della presente denuncia e sulla portata dell'indagine del Mediatore

1.1 Il 1° marzo 2004 il denunciante ha stipulato un contratto di agente ausiliario con il Parlamento. La durata di questo contratto è stata fino al 30 aprile 2004. Il contratto del denunciante è stato poi prorogato in cinque occasioni distinte, l'ultima delle quali è durata fino al 28 febbraio 2005. Il 27 gennaio 2005 il denunciante ha inviato un messaggio di posta elettronica al personale della direzione generale ("DG") del Parlamento, chiedendo informazioni sulla sua futura situazione professionale.

Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha affermato di non aver mai ricevuto alcuna risposta alla sua e-mail del 27 gennaio 2005. Egli ha inoltre sostenuto che vi era stato un ritardo evitabile da parte del Parlamento, quando alla fine lo ha informato del mancato rinnovo del suo contratto.

(1) Osservazioni preliminari sulla ricevibilità della prima affermazione del denunciante

1.2 Il Mediatore osserva che, nel suo parere, il Parlamento ha riconosciuto che la richiesta del denunciante del 27 gennaio 2005 è rimasta senza risposta ed è stata quindi implicitamente respinta, ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 1, dello statuto dei funzionari. Tuttavia, il Parlamento ha sostenuto che l’agente non ha mai presentato un reclamo contro tale rigetto, come richiesto dall’articolo 90, paragrafo 2, dello Statuto. Il Parlamento ha dichiarato che lo scambio di e-mail tra il Questore del Parlamento e il Segretario generale del Parlamento non poteva in alcun modo essere considerato una prova del fatto che il denunciante avesse contestato il rigetto implicito della sua richiesta di accesso al documento.

1.3 In risposta all'argomentazione del Parlamento secondo cui il denunciante non ha utilizzato la procedura di cui all'articolo 90, paragrafo 2, per quanto riguarda la sua richiesta di informazioni, il Mediatore desidera mantenere la sua posizione adottata nella sua decisione del 20 dicembre 2005 sull'inammissibilità della denuncia iniziale del denunciante 2939/2005/MF, in base alla quale, data la sequenza degli eventi e il fatto che il denunciante aveva lasciato i servizi del Parlamento, sembrava difficile stabilire se fosse in grado di avvalersi dei mezzi di ricorso interni previsti dall'articolo 90 dello statuto dei funzionari.

In ogni caso, il Mediatore desidera sottolineare che, in caso di presunta mancata risposta a una lettera di un cittadino, il cittadino che presenta quindi una denuncia al Mediatore non è tenuto a presentare ulteriori approcci amministrativi all'istituzione pertinente.

(2) Portata dell'indagine del Mediatore

1.4 Il Mediatore osserva inoltre che il Parlamento, nel suo parere al Mediatore, e il denunciante, nelle sue osservazioni, hanno sollevato argomenti diversi dalla questione della mancata risposta al messaggio di posta elettronica del 27 gennaio 2005, vale a dire, in relazione all'assenza o all'esistenza di legittime aspettative circa la proroga dei contratti del denunciante oltre il 28 febbraio 2005.

1.5 Il Mediatore desidera sottolineare che tali questioni costituiscono nuove accuse che non sono state sollevate nella denuncia iniziale del denunciante. Essi esulano pertanto dall'ambito della presente inchiesta e non saranno trattati in questa sede.

2 Presunta mancata risposta del Parlamento al messaggio di posta elettronica del denunciante del 27 gennaio 2005

2.1 Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha affermato di non aver mai ricevuto una risposta alla sua e-mail del 27 gennaio 2005.

2.2 Nel suo parere, il Parlamento ha affermato che l'e-mail del denunciante del 27 gennaio 2005 costituiva essenzialmente una richiesta di ulteriori informazioni sulla futura situazione professionale del denunciante e ha poi riconosciuto di non avervi risposto ufficialmente. Essa ha inoltre sottolineato che, nel gennaio 2005, non aveva adottato una decisione definitiva sulla sostituzione dei contratti ausiliari con contratti di agente contrattuale.

2.3 Nelle sue osservazioni, il denunciante ha affermato che la sua e-mail del 27 gennaio 2005 aveva lo scopo di ottenere conferma scritta di informazioni che gli erano state fornite solo oralmente, al fine di porre fine alle incertezze relative alla sua futura carriera.

2.4 Il Mediatore osserva che è buona prassi amministrativa che l'amministrazione risponda alle lettere o alle e-mail che riceve entro un termine ragionevole e in modo adeguato. Il Mediatore ritiene utile ricordare che, ai sensi dell'articolo 17 del codice europeo di buona condotta amministrativa:(3)

1. "Il funzionario provvede affinché sia presa una decisione su ogni richiesta o reclamo all'Istituzione entro un termine ragionevole, senza indugio e in ogni caso non oltre due mesi dalla data di ricevimento. (...).

2. Se, a causa della complessità delle questioni sollevate, una richiesta o una denuncia all'istituzione non può essere decisa entro il termine summenzionato, il funzionario ne informa quanto prima l'autore. (…)".

2.5 Il Mediatore osserva che dal parere del Parlamento emerge che, nel 2005, vi era effettivamente incertezza per quanto riguarda la situazione degli agenti ausiliari, in particolare per quanto riguarda il rinnovo dei contratti. Il Mediatore ritiene che l'impatto della mancata risposta sia aggravato dal fatto che il contratto del denunciante doveva scadere il 28 febbraio 2005. In sintesi, era comprensibile e ragionevole che il denunciante fosse ansioso di chiarire se il suo contratto sarebbe stato prorogato o meno.

2.6 Il Mediatore ritiene che qualsiasi lettera o e-mail di norma richieda una risposta scritta, anche se il contenuto di tale risposta è che una decisione definitiva è ancora in sospeso. In tali circostanze, il Mediatore ritiene che la mancata risposta scritta del Parlamento alla sua richiesta di informazioni costituisca un caso di cattiva amministrazione. Un'osservazione critica sarà quindi formulata di seguito.

3 Presunto ritardo evitabile del Parlamento nell'informare il denunciante del mancato rinnovo del suo contratto

3.1 Nella sua denuncia, il denunciante ha asserito che vi era stato un ritardo evitabile da parte del Parlamento per quanto riguarda il momento in cui lo ha informato del mancato rinnovo del suo contratto. Al fine di sostenere la sua affermazione, il denunciante ha sottolineato che il Parlamento lo aveva informato del mancato rinnovo del suo contratto solo tre giorni prima della sua scadenza, nonostante fosse già stato sottoposto alla visita medica e fosse già stato informato, in occasione di una conversazione telefonica il 18 gennaio 2005 con i servizi del Parlamento, della sua futura retribuzione a partire dal 1o marzo 2005. Nel corso dell'indagine del Mediatore, il denunciante ha chiarito che il presunto ritardo del Parlamento nell'informarlo del mancato rinnovo del suo contratto lo aveva indotto a nutrire legittime aspettative per quanto riguarda la proroga del suo contratto.

3.2 Nel suo parere, il Parlamento ha affermato che, con la firma di un contratto a tempo determinato, il denunciante avrebbe dovuto essere pienamente consapevole della data di scadenza del suo contratto, vale a dire il 28 febbraio 2005. Nel caso del denunciante, il Parlamento ha dichiarato che l'Autorità abilitata a concludere i contratti di assunzione non aveva trasmesso ufficialmente al denunciante, prima del 28 febbraio 2005, alcuna offerta relativa al rinnovo del suo contratto o del suo impiego con un altro contratto.

3.3 Il Mediatore desidera sottolineare che, sulla base delle disposizioni giuridiche applicabili dello statuto dei funzionari, non vi era alcun obbligo specifico per il Parlamento di informare il denunciante del mancato rinnovo del suo contratto.

3.4 Tuttavia, i principi di buona amministrazione richiedono che il Parlamento agisca in modo ragionevole e con cortesia. In tale contesto, il Mediatore ritiene utile ricordare che l'articolo 12, paragrafo 1, del codice europeo di buona condotta amministrativa (4) recita come segue:

"Il funzionario è orientato al servizio, corretto, cortese e accessibile nei rapporti con il pubblico. (…).”

Il Mediatore ritiene che tale principio si applichi anche alle relazioni tra un'istituzione e il suo personale.

3.5 Nel caso di specie, il Mediatore ritiene che sarebbe stato ragionevole e cortese per il Parlamento informare il denunciante, non appena ragionevolmente possibile, che il suo contratto non sarebbe stato prorogato oltre il 28 febbraio 2005. Un'ulteriore osservazione al riguardo sarà formulata qui di seguito.

3.6 Il Mediatore osserva inoltre che il denunciante ha dichiarato di essere stato invitato alla visita medica con lettera del 10 gennaio 2005. In tale contesto, il Mediatore osserva che la lettera con la quale il denunciante è stato invitato a sottoporsi alla visita medica è iniziata con la seguente frase: “In considerazione della Sua “visita médicale d’engagement”, Lei è tenuto a presentare, il 7 febbraio 2005, alla clinica (…)”.

Il Mediatore osserva che la lettera del Parlamento non specificava al denunciante che tale invito alla visita medica non costituiva un'offerta di lavoro.

3.7 Il Mediatore ritiene opportuno che, in futuro, qualsiasi lettera inviata a un candidato nell'ambito di una procedura di selezione che lo inviti alla visita medica indichi chiaramente che tale invito non costituisce un'offerta di lavoro. Un'ulteriore osservazione al riguardo sarà formulata qui di seguito.

3.8 Alla luce di quanto precede, il Mediatore ritiene che non siano giustificate ulteriori indagini sulla seconda affermazione del denunciante.

4 Conclusione

Sulla base delle indagini del Mediatore su tale denuncia, il Mediatore ritiene necessario formulare la seguente osservazione critica per quanto riguarda la prima accusa del denunciante:

Il Mediatore ritiene che una lettera o un messaggio di posta elettronica richieda di norma una risposta scritta. In tali circostanze, il Mediatore ritiene che il fatto che il Parlamento non abbia fornito al denunciante una risposta scritta alla sua richiesta di informazioni formulata nell'e-mail del 27 gennaio 2005 costituisca un caso di cattiva amministrazione.

Dato che questo aspetto del caso riguarda procedure relative a eventi specifici verificatisi in passato, non è opportuno perseguire una composizione amichevole della questione. Il Mediatore chiude pertanto questo aspetto del caso.

Per quanto riguarda la seconda affermazione del denunciante, il Mediatore ritiene necessario formulare le seguenti due ulteriori osservazioni:

1. Il Mediatore ritiene che sarebbe stato ragionevole e cortese per il Parlamento informare il denunciante, non appena ragionevolmente possibile, che il suo contratto non sarebbe stato prorogato oltre il 28 febbraio 2005.
2. Il Mediatore ritiene che, in futuro, qualsiasi lettera del Parlamento inviata a un candidato nell'ambito di una procedura di selezione che lo inviti alla visita medica dovrebbe indicare chiaramente che tale invito non costituisce un'offerta di lavoro.

Anche il Presidente del Parlamento sarà informato di tale decisione.

Cordiali saluti,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Il Mediatore comprende che il denunciante è stato invitato a sottoporsi a una visita medica in vista della sua futura assunzione da parte del Parlamento come agente contrattuale.

(2) Il motivo per cui è stato fatto riferimento sia all'articolo 2, paragrafi 4 e 8, del suo statuto è che il Mediatore ha ritenuto che fosse difficile accertare, in considerazione della sequenza degli eventi e del fatto che il denunciante aveva lasciato i servizi del Parlamento, se fosse ancora in grado di avvalersi dei mezzi di ricorso interni previsti dall'articolo 90 dello statuto.

(3) Il codice europeo di buona condotta amministrativa è disponibile sul sito web del Mediatore (http://www.ombudsman.europa.eu/code/en/default.htm).

(4) Il codice europeo di buona condotta amministrativa è disponibile sul sito web del Mediatore (http://www.ombudsman.europa.eu/code/en/default.htm).