Fatti all’origine della denuncia

1. Il denunciante è una società di consulenza specializzata in progetti di aiuto allo sviluppo.L'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) ha avviato un'indagine relativa a sospetti di irregolarità in relazione a progetti finanziati dall'UE e a contratti aggiudicati al denunciante.Il denunciante è stato pertanto considerato una "persona interessata" nell'indagine dell'OLAF, ai sensi del regolamento (UE) n. 883/2013 [2].

2. Il 31 luglio 2024 l'OLAF ha informato il denunciante di aver chiuso l'indagine e di aver presentato raccomandazioni finanziarie e amministrative riguardanti il denunciante alle direzioni generali competenti della Commissione europea. L'OLAF ha inoltre fornito informazioni sulla possibilità per il denunciante di rivolgersi al controllore delle garanzie procedurali [3].

3. Il 26 agosto 2024 il denunciante ha presentato una denuncia al titolare del trattamento. Essa ha contestato la decisione dell’OLAF di chiudere l’indagine sulla base di una sintesi dei fatti che, a suo avviso, conteneva dichiarazioni poco chiare e vaghe, impedendole di formulare osservazioni informate.

4. Il 9 settembre 2024 il titolare del trattamento ha archiviato il reclamo in quanto irricevibile. Il controllore ha spiegato che il reclamo era prescritto perché è stato presentato dopo il termine di un mese successivo alla chiusura dell'indagine. In particolare, il controllore ha osservato che l'indagine è stata chiusa il 22 luglio 2024 e che pertanto il termine per presentarle una denuncia è scaduto il 23 agosto 2024.

5. In risposta, il denunciante ha sostenuto che la lettera dell'OLAF che lo informava della chiusura dell'indagine era stata inviata il 31 luglio 2024 e che non conteneva alcuna informazione sul fatto che l'indagine fosse stata chiusa il 22 luglio 2024.

6. Il controllore ha spiegato che il regolamento (UE) n. 883/2013 [4] stabilisce un termine chiaro per presentare un reclamo al controllore, che decorre dalla data di chiusura dell'indagine e non dalla data in cui la persona interessata è stata informata o è venuta a conoscenza della data di chiusura dell'indagine.

7. Il denunciante ha contestato la decisione del controllore. Ha sostenuto che l'OLAF dovrebbe informare l'interessato entro una settimana dalla chiusura dell'indagine e che il termine di un mese per presentare un reclamo al controllore dovrebbe iniziare a decorrere dalla data della notifica. Inoltre, ha sostenuto che il termine di un mese è di per sé troppo breve e che non è stato trattato in modo equo né gli è stata data un'adeguata opportunità di difendersi.

8. Insoddisfatto del modo in cui il controllore e l'OLAF hanno gestito la questione, il denunciante si è rivolto al Mediatore.

L'indagine

9. Il Mediatore ha avviato un'indagine sul modo in cui l'OLAF ha informato il denunciante in merito alla chiusura dell'indagine e alla possibilità di rivolgersi al controllore.  

10. L'indagine non ha affrontato la decisione del controllore di respingere la denuncia del denunciante in quanto irricevibile, in quanto il Mediatore ha ritenuto che ciò non fosse manifestamente errato. Il titolare del trattamento ha agito in linea con la formulazione del regolamento (UE) n. 883/2013. L'indagine relativa a tale denuncia si è quindi concentrata esclusivamente sulle azioni dell'OLAF in materia.

11. Nel corso dell'indagine, il gruppo di indagine del Mediatore ha ispezionato il fascicolo del caso. L'OLAF ha inoltre fornito chiarimenti per iscritto al riguardo. La risposta è stata condivisa con il denunciante, che ha presentato osservazioni.

Argomenti presentati al Mediatore

A cura dell'OLAF

12. L'OLAF ha sostenuto che, poiché il denunciante è una "persona interessata" in un'indagine dell'OLAF, avrebbe dovuto conoscere le norme stabilite nel regolamento (UE) n. 883/2013, compresi i termini per la presentazione di una denuncia al controllore. Il denunciante è stato inoltre informato di tali norme nel contesto di una precedente denuncia al controllore, anch'essa dichiarata irricevibile perché presentata troppo tardi.  

13. L'OLAF ha inoltre spiegato che, nella sua lettera del 31 luglio 2024 che informava il denunciante della chiusura dell'indagine, aveva informato il denunciante della possibilità di rivolgersi al controllore e dei termini pertinenti per presentare una denuncia.

14. L'OLAF ha inoltre osservato che, sebbene la lettera che informava il denunciante della chiusura dell'indagine fosse stata inviata il 31 luglio 2024, era datata 24 luglio 2024. L'OLAF ha pertanto ritenuto che avrebbe dovuto essere chiaro al denunciante che l'indagine si era conclusa al più tardi entro il 24 luglio 2024.

15. Tuttavia, l’OLAF ha ammesso che, nella lettera che informava il denunciante della chiusura dell’indagine, non aveva indicato chiaramente la data di chiusura dell’indagine, ossia il 22 luglio 2024. L'OLAF ha riconosciuto che, senza tali informazioni, il denunciante non avrebbe potuto sapere che il termine per la presentazione di una denuncia andava dal 22 luglio 2024 al 23 agosto 2024. Inoltre, l'OLAF ha osservato che, anche se l'indagine fosse stata chiusa il 24 luglio 2024, data della lettera al denunciante, il termine per rivolgersi al controllore sarebbe stato comunque il 26 agosto 2024, data in cui il denunciante ha presentato la sua denuncia al controllore.

16. Tuttavia, l'OLAF ha osservato che, anche se il denunciante si fosse rivolto al controllore entro un mese dalla data di chiusura dell'indagine, alcune delle affermazioni che aveva sollevato sarebbero state comunque considerate irricevibili. Ciò è dovuto al fatto che, ai sensi del regolamento (UE) n. 883/2013, il denunciante deve rivolgersi al controllore entro un mese dal momento in cui è venuto a conoscenza dei fatti in questione e, in ogni caso, entro un mese dalla chiusura dell'indagine. Poiché il denunciante era già stato informato di alcuni fatti nel marzo 2024, qualsiasi argomentazione relativa a tali fatti si considererebbe presentata troppo tardi.

17. Pertanto, l'OLAF ha riconosciuto che, a causa della mancata indicazione della data di chiusura dell'indagine e data l'interpretazione letterale delle norme da parte del controllore, al denunciante è stato impedito di presentare la sua denuncia al controllore entro il termine applicabile, ma solo per una parte delle sue richieste.

18. Pur sottolineando l'importanza di una notifica tempestiva per garantire che le persone interessate da un'indagine dell'OLAF possano rivolgersi al controllore entro i termini applicabili, l'OLAF ha osservato che, in linea con il regolamento (UE) n. 883/2013, non esiste un termine stabilito per informare una persona interessata della chiusura di un'indagine in cui l'OLAF formula raccomandazioni.[5] In questo caso, quando l'OLAF ha formulato raccomandazioni, ha comunque informato il denunciante entro sei giorni lavorativi.

19. Inoltre, l'OLAF ha osservato che il denunciante le aveva inviato un'e-mail il 26 agosto 2024, che rispecchiava la denuncia al controllore. L'OLAF ha risposto al denunciante il 19 settembre 2024. Pur riconoscendo che la sua risposta non può essere considerata equivalente a una decisione del controllore, l'OLAF ha osservato di aver ancora fornito una risposta dettagliata alle accuse del denunciante.

Da parte del denunciante

20. Il denunciante ha osservato che la data della lettera, il 24 luglio 2024, non è la data di chiusura dell'inchiesta. Essa ha sostenuto che, omettendo di informarla della data di chiusura dell’indagine, l’OLAF non avrebbe agito conformemente ai principi di buona amministrazione. Ciò le ha privato della possibilità di rivolgersi al controllore.

21. Inoltre, il denunciante ha sostenuto che la risposta dell'OLAF al denunciante del 19 settembre 2024 non può essere considerata equivalente a una decisione di un'autorità indipendente come il controllore. L'OLAF non può controllare esso stesso il rispetto delle garanzie procedurali delle persone interessate da un'indagine.

Valutazione del Mediatore

22. La presente indagine riguarda esclusivamente le azioni dell'OLAF. Tuttavia, poiché tali azioni sono connesse alla possibilità di rivolgersi al controllore delle garanzie procedurali, è innanzitutto necessario stabilire il ruolo del controllore. Il controllore è stato istituito per fornire alle persone interessate dalle indagini dell'OLAF un meccanismo dedicato e indipendente per contestare presunte violazioni delle loro garanzie procedurali. Secondo la legislazione applicabile, i reclami al controllore possono essere presentati solo dalle persone interessate e devono essere presentati entro un mese dalla conoscenza dei fatti pertinenti e in ogni caso entro un mese dalla chiusura dell'indagine [6].

23. Affinché questo importante meccanismo di ricorso indipendente sia pertinente per le persone interessate dalle indagini dell'OLAF, quest'ultimo deve informarle tempestivamente dell'esistenza del controllore e disporre di tutte le informazioni pertinenti necessarie per presentare una denuncia.

24. Come spiegato dall'OLAF, quando formula una raccomandazione nell'ambito di un'indagine, il quadro giuridico applicabile non fissa alcun termine per informare la persona interessata della chiusura dell'indagine. C'è un termine specifico solo nei casi in cui non vengono formulate raccomandazioni.[7]

25. Ciò significa, in pratica, che una persona interessata da un'indagine dell'OLAF può venire a conoscenza della chiusura dell'indagine dell'OLAF solo dopo la scadenza del termine per rivolgersi al controllore, impedendogli del tutto di rivolgersi al controllore una volta conclusa l'indagine. Ciò indica una questione più ampia per quanto riguarda le garanzie procedurali nelle indagini dell'OLAF [8].

26. Nel caso in esame, l'OLAF ha informato il denunciante della chiusura dell'indagine il 31 luglio 2024, entro il termine per rivolgersi al controllore. Tuttavia, come riconosciuto dall’OLAF, la lettera di notifica non includeva la data di chiusura dell’indagine, ma solo la data della firma della lettera, ossia il 24 luglio 2024. Questa data è apparsa tre volte nella lettera e, comprensibilmente, ha indotto il denunciante a ritenere che fosse la data di chiusura dell'inchiesta. Pertanto, il denunciante non era in possesso di tutte le informazioni necessarie e corrette per presentare un reclamo ammissibile al titolare del trattamento, vale a dire entro il termine.

27. Conoscere la data effettiva di chiusura dell'indagine era essenziale affinché il denunciante potesse rivolgersi al controllore entro il termine stabilito. Il denunciante si è infine rivolto al controllore tre giorni dopo la scadenza del termine. È quindi innegabile che la mancanza di informazioni su quando l'indagine è stata chiusa ha influito sulla capacità del denunciante di rivolgersi al controllore.  

28. Questa situazione avrebbe potuto essere facilmente evitata semplicemente includendo, nella lettera che informava il denunciante della chiusura dell'inchiesta, la data effettiva di chiusura dell'inchiesta. In tale contesto, la Mediatrice ritiene che la mancata comunicazione al denunciante della data di chiusura dell'indagine da parte dell'OLAF costituisca cattiva amministrazione.

29. Sebbene l'OLAF abbia risposto alla lettera del denunciante del 26 agosto 2024, che rispecchiava la denuncia al controllore, e abbia fornito al denunciante chiarimenti utili, il Mediatore ritiene che ciò non possa essere considerato un rimedio sufficiente in questo caso. Il controllore è stato appositamente istituito per fungere da meccanismo indipendente per trattare le denunce contro l'OLAF. In quanto tale, la valutazione dell’OLAF su una denuncia non può sostituire quella del controllore. 

30. Tuttavia, il Mediatore ritiene che non vi sia alcuna raccomandazione appropriata da formulare per affrontare questa cattiva amministrazione. Come indicato in precedenza, l'ambito dell'indagine era limitato alle azioni dell'OLAF, in quanto il Mediatore ha ritenuto che, respingendo la denuncia in quanto irricevibile, il controllore non fosse manifestamente errato. Il Mediatore presenterà tuttavia un suggerimento all'OLAF al fine di evitare che in futuro si verifichi una situazione analoga. 

Conclusione

Sulla base dell'indagine, il Mediatore archivia il caso con la seguente constatazione:

Non avendo informato il denunciante della data di chiusura dell'indagine, l'Agenzia europea per la lotta antifrode (OLAF) ha agito con cattiva amministrazione.

Il denunciante e l'OLAF saranno informati della presente decisione.

Suggerimenti per il miglioramento

L'OLAF dovrebbe garantire che, quando informa una persona interessata della chiusura di un'indagine, fornisca informazioni tempestive, chiare ed esaustive sulla possibilità di rivolgersi al controllore. Ciò include l'indicazione della data di chiusura dell'inchiesta.

Teresa Anjinho Mediatore
europeo

Strasburgo, 19/09/2025

[2] Regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell'11 settembre 2013, relativo alle indagini svolte dall'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) e che abroga il regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio e il regolamento (Euratom) n. 1074/1999 del Consiglio: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2013/883/oj/eng, articolo 2, paragrafo 5: per "persona interessata" si intende qualsiasi persona o operatore economico sospettato di aver commesso frodi, corruzione o qualsiasi altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell'Unione e che è pertanto oggetto di indagine da parte dell'Ufficio.

[3] Il controllore delle garanzie procedurali esamina i reclami presentati dalle persone interessate nell'ambito di indagini svolte dall'OLAF, in particolare per quanto riguarda il rispetto delle garanzie procedurali da parte dell'OLAF e le norme applicabili alle indagini. Per maggiori informazioni: https://supervisory-committee-olaf.europa.eu/controller-procedural-guarantees _en

[4] Articolo 9 ter, paragrafo 2, secondo trattino, del regolamento (UE, Euratom) 2020/2223 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 dicembre 2020, che modifica il regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 per quanto riguarda la cooperazione con la Procura europea e l'efficacia delle indagini dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2020/2223/oj. 

[5] Articolo 11 del regolamento (UE) n. 883/2013; articolo 29 degli orientamenti dell'OLAF sulle procedure di indagine per il personale dell'OLAF: https://anti-fraud.ec.europa.eu/guidelines-investigations-olaf-staff_en.

[6] Articolo 9 ter, paragrafo 3, del regolamento (UE) n. 883/2013.

[7] Articolo 11 del regolamento (UE) n. 883/2013; articolo 29 degli orientamenti dell’OLAF sulle procedure di indagine per il personale dell’OLAF.

[8] La questione è stata sollevata dal Mediatore nel contesto dell'attuale valutazione del regolamento OLAF, che deve essere affrontata dai legislatori.