Il caso riguardava una richiesta di accesso del pubblico a documenti relativi a procedimenti disciplinari a seguito di un'indagine e di una raccomandazione dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) alla Commissione. La Commissione ha individuato 23 documenti che rientrano nell'ambito di applicazione della domanda e ha rifiutato l'accesso a tutti i documenti nella loro interezza. A tal fine, la Commissione si è basata sulla necessità di proteggere i dati personali.

Quando il denunciante ha chiesto alla Commissione di rivedere la sua decisione, la Commissione ha confermato il rifiuto di accesso, invocando una presunzione generale di riservatezza derivante dalla tutela degli obiettivi delle indagini. La Commissione ha inoltre sostenuto che l'accesso del pubblico non può essere concesso per proteggere i dati personali contenuti nei documenti.

Il Mediatore ha ritenuto che l’applicazione da parte della Commissione di una presunzione generale di riservatezza, dopo la chiusura del procedimento disciplinare in questione, non fosse ragionevole. Sulla base di un’ispezione dei documenti in questione, il Mediatore ha ritenuto che, sebbene alcune parti dei documenti possano dover essere omesse per impedire l’identificazione delle persone o per proteggere lo scopo di future indagini, i documenti non contengono in tutto informazioni sensibili. Il Mediatore ha pertanto proposto come soluzione che la Commissione riesamini la sua posizione sulla richiesta di accesso al fine di fornire un accesso parziale significativo ai documenti richiesti.

In risposta, la Commissione ha confermato il suo affidamento su una presunzione generale di riservatezza e ha ritenuto che, in ogni caso, un accesso parziale significativo non fosse possibile senza divulgare dati personali e mettere a rischio la tutela degli obiettivi delle indagini disciplinari della Commissione.

La Mediatrice si è rammaricata del fatto che la Commissione non abbia concesso un accesso parziale a seguito della sua proposta di soluzione. La Mediatrice ha ritenuto che il trattamento da parte della Commissione di tale richiesta di accesso costituisse cattiva amministrazione.

Poiché la Commissione aveva riesaminato la sua posizione sulla richiesta di accesso del denunciante a seguito della proposta di soluzione del Mediatore ed era giunta alla stessa conclusione della sua decisione di conferma, il Mediatore non ha ravvisato alcuno scopo utile nel proseguire l'indagine con una raccomandazione formale in materia. Ha quindi archiviato il caso.

Il caso riguardava la decisione della Commissione europea di rifiutare l'accesso del pubblico alle decisioni sanzionatorie definitive che chiudevano i procedimenti disciplinari nei confronti dei membri del personale della Commissione. La Commissione ha applicato una presunzione generale di riservatezza a tutti i documenti controversi sulla base della necessità di tutelare gli obiettivi delle indagini. La Commissione ha inoltre sostenuto che, in ogni caso, l’accesso del pubblico alle decisioni non poteva essere concesso senza rivelare dati personali.

La Mediatrice ha ritenuto che la Commissione non fosse legittimata a basarsi su una presunzione generale di riservatezza basata sulla necessità di tutelare gli obiettivi delle indagini per rifiutare l'accesso alle decisioni sanzionatorie definitive. La squadra investigativa del Mediatore ha quindi ispezionato i documenti in questione. Sulla base dell'ispezione, la Mediatrice ha ritenuto che, sebbene alcune delle decisioni sanzionatorie definitive potessero richiedere esplosioni più ampie di altre per impedire l'identificazione delle persone e quindi proteggere la loro privacy e integrità, la posizione della Commissione secondo cui non poteva essere concesso alcun accesso era irragionevole. Il Mediatore ha inoltre ritenuto che i documenti includessero solo informazioni limitate che avrebbero dovuto essere trattenute per proteggere gli obiettivi delle indagini.

Alla luce di quanto precede, la Mediatrice ha ritenuto che il rifiuto della Commissione di concedere l'accesso del pubblico ai documenti richiesti nella loro interezza costituisse cattiva amministrazione.

Il Mediatore ha già espresso il suo punto di vista in una proposta di soluzione nell'ambito di un'indagine parallela riguardante l'accesso del pubblico a documenti analoghi. Poiché la Commissione aveva riesaminato la sua posizione a seguito di questa proposta di soluzione ed era giunta alla stessa conclusione della sua decisione di conferma, il Mediatore non ha ravvisato alcuno scopo utile nel proseguire l'indagine formulando una raccomandazione formale in materia. Ha quindi archiviato il caso.

Il caso riguardava il rifiuto del Parlamento europeo di concedere l'accesso del pubblico ai documenti relativi a un'indagine dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) sulla cattiva condotta del personale. Nel rifiutare l'accesso, il Parlamento si è basato su due eccezioni previste dalla normativa dell'UE in materia di accesso del pubblico ai documenti, sostenendo che la divulgazione comprometterebbe la vita privata e l'integrità delle persone interessate dall'indagine dell'OLAF e dal suo processo decisionale.

Il Mediatore ha rilevato che il denunciante non aveva stabilito la necessità di divulgare i dati personali nell'interesse pubblico, come richiesto dalla legislazione dell'UE in materia di protezione dei dati. Il Parlamento era quindi legittimato a rifiutare la divulgazione dei dati personali contenuti nei documenti controversi. Tuttavia, dall’esame dei documenti è emerso anche che essi non contengono dati personali in tutto il loro contenuto e che alcune parti dei documenti potevano essere divulgate tutelando nel contempo la vita privata e l’integrità delle persone interessate. Pertanto, il Mediatore ha proposto al Parlamento di riconsiderare la sua posizione secondo cui l'accesso ai documenti doveva essere rifiutato integralmente.

In risposta, il Parlamento ha mantenuto la sua posizione secondo cui non è possibile concedere l'accesso del pubblico in quanto ritiene che non sia possibile oscurare tutti i dati personali lasciando al contempo alcuni contenuti significativi. Il Mediatore si è rammaricato del continuo rifiuto del Parlamento di qualsiasi forma di accesso ai documenti richiesti. Dato che il Parlamento ha confermato la sua posizione in risposta alla sua proposta di soluzione, il Mediatore ha ritenuto che non sarebbe servito a nulla perseguire la questione nel contesto del presente caso. La Mediatrice si aspetta, tuttavia, che il Parlamento tenga conto della sua valutazione quando tratterà le future richieste di accesso del pubblico a documenti simili.

Il caso riguardava il rifiuto da parte dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) di concedere al pubblico un accesso sufficientemente ampio alle relazioni finali e alle raccomandazioni dell'OLAF relative a due indagini su comportamenti scorretti da parte di membri del personale dell'UE. Nel negare l’accesso a parti di tali documenti, l’OLAF si è basato su due eccezioni previste dalla normativa dell’Unione in materia di accesso del pubblico ai documenti, sostenendo che la divulgazione pregiudicherebbe la necessità di tutelare la vita privata e l’integrità delle persone menzionate nei documenti, comprese le persone interessate dalle indagini dell’OLAF, nonché la necessità di tutelare gli interessi commerciali delle società e delle persone giuridiche menzionate nei documenti.

Il Mediatore ha rilevato che il denunciante non aveva stabilito la necessità di divulgare i dati personali in questione nell'interesse pubblico, come richiesto dalla legislazione dell'UE in materia di protezione dei dati. A seguito di un’ispezione dei documenti in questione, il Mediatore ha altresì ritenuto che le espunzioni di informazioni commerciali fossero ragionevoli e che non vi fosse alcun interesse pubblico prevalente alla divulgazione al riguardo. Il Mediatore ha pertanto concluso che la decisione dell’OLAF di negare l’accesso del pubblico a parti dei documenti in questione era giustificata. Accogliendo con favore la decisione dell'OLAF di divulgare dettagli significativi sulle due indagini in questione, la Mediatrice ha chiuso l'indagine non riscontrando alcuna cattiva amministrazione.

Il caso riguardava la decisione dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) di rifiutare l'accesso del pubblico alle relazioni finali e alle relative raccomandazioni in 44 indagini, nonché a un fascicolo relativo a uno specifico caso disciplinare chiuso. L’OLAF ha applicato una presunzione generale di non divulgazione a tutti i documenti in questione, nel senso che ha rifiutato di concedere l’accesso del pubblico a qualsiasi documento senza aver effettuato alcuna valutazione individuale.

Il Mediatore ha ritenuto che l'OLAF non fosse giustificato nel basarsi su una presunzione generale di non divulgazione basata sulla necessità di proteggere gli obiettivi delle sue indagini, di rifiutare l'accesso alle 37 relazioni finali e raccomandazioni in relazione alle quali le indagini e le attività di follow-up erano state chiuse. Per quanto riguarda le relazioni finali e le raccomandazioni in cui l'OLAF riteneva che le attività di follow-up fossero ancora in corso, il Mediatore ha ritenuto che non fosse chiaro se e, in caso affermativo, in che modo l'OLAF avesse valutato che tale periodo di follow-up fosse ancora ragionevole prima di applicare la presunzione generale di non divulgazione.

Pertanto, il Mediatore ha proposto come soluzione che l'OLAF i) effettui una valutazione individuale delle relazioni finali e delle raccomandazioni relative a tali indagini in cui le attività di follow-up sono state chiuse, occultando, se necessario, i dati personali, al fine di concedere il più ampio accesso possibile al pubblico; e ii) fornire spiegazioni sul motivo per cui ritiene che il periodo ragionevole per il completamento delle attività di follow-up non sia ancora trascorso, se del caso.

In risposta, l'OLAF ha effettuato una valutazione individuale di 41 relazioni finali e raccomandazioni in relazione a tutte le indagini in cui è stato confermato che il follow-up era stato chiuso. L'OLAF ha concesso un accesso parziale a tutti questi documenti. L'OLAF ha inoltre descritto in che modo valuta, in generale, se sia trascorso un periodo ragionevole affinché l'autorità competente decida in merito al seguito adeguato da dare alle sue raccomandazioni.

La Mediatrice ha concluso che l'OLAF ha accettato la sua proposta di soluzione che concede un ampio accesso parziale del pubblico a 41 relazioni finali e alle relative raccomandazioni. Ha inoltre accolto con favore i chiarimenti forniti in merito ai procedimenti di follow-up in corso. Ciò premesso, ha osservato che, nelle indagini in questione, le attività di follow-up erano in corso da un periodo di tempo significativamente più lungo di quello che i giudici dell’Unione hanno riconosciuto per quanto ragionevole. Ha pertanto avanzato proposte di miglioramento all'OLAF in relazione a tale questione.

Per quanto riguarda il rifiuto di accesso ai restanti documenti del fascicolo di indagine dell’OLAF in questione, il Mediatore non era neppure convinto che l’OLAF potesse basarsi su una presunzione generale di non divulgazione, considerando che la sua indagine e la sua procedura di follow-up erano entrambe chiuse. Dopo aver esaminato i documenti, il Mediatore ha inoltre ritenuto che l'accesso parziale sembrava possibile espellendo, in particolare, i dati personali. Ciò premesso, il Mediatore ha osservato che il numero di documenti inclusi nel fascicolo è significativo, che il denunciante ha ottenuto ora un accesso parziale significativo alla relazione finale in relazione alla presente indagine e non è chiaro se i restanti documenti ai quali può essere possibile un accesso parziale contengano ulteriori informazioni di interesse per il denunciante. Pertanto, il Mediatore ha ritenuto che non fossero giustificate ulteriori indagini su questo aspetto della denuncia. A tale riguardo, ha fatto riferimento alla proposta di miglioramento avanzata all’OLAF in una recente indagine relativa al trattamento da parte di quest’ultimo delle richieste di accesso del pubblico a interi fascicoli.

Il caso riguardava il rifiuto da parte del Servizio europeo per l'azione esterna (SEAE) di dare pieno accesso del pubblico ai documenti relativi alle indagini dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) in merito a comportamenti scorretti da parte di membri del personale dell'UE. Nel rifiutare l’accesso, il SEAE si è basato su un’eccezione prevista dalla normativa dell’Unione in materia di accesso del pubblico ai documenti, sostenendo che la divulgazione pregiudicherebbe la necessità di proteggere la vita privata e l’integrità delle persone menzionate nei documenti, comprese le persone interessate dalle indagini dell’OLAF. Inoltre, il SEAE ha occultato i nomi delle persone giuridiche menzionati nei documenti per proteggere la loro reputazione.

Il Mediatore ha rilevato che il denunciante non aveva stabilito la necessità di divulgare i dati personali nell'interesse pubblico, come richiesto dalla legislazione dell'UE in materia di protezione dei dati. A seguito di un’ispezione dei documenti in questione, il Mediatore ha inoltre ritenuto ragionevoli le limitate esplosioni di informazioni commerciali e non è stato in grado di individuare alcun interesse pubblico prevalente al riguardo. Il Mediatore ha pertanto concluso che la decisione del SEAE di rifiutare la divulgazione integrale dei documenti in questione era giustificata. Il Mediatore ha pertanto archiviato l'indagine senza riscontrare casi di cattiva amministrazione.

Il caso riguardava una società di consulenza indagata dall'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) per presunte irregolarità in progetti finanziati dall'UE. L'OLAF ha informato l'impresa di aver chiuso l'indagine e ha presentato raccomandazioni finanziarie e amministrative alla Commissione. Sebbene l'OLAF abbia informato l'impresa che avrebbe potuto rivolgersi al controllore delle garanzie procedurali dell'OLAF, quest'ultimo non ha fornito informazioni chiare sul termine applicabile per la presentazione di una denuncia. Ciò significa che l'impresa ha presentato il reclamo dopo la scadenza del termine e il controllore ha respinto il reclamo.

Il Mediatore ha rilevato che, omettendo di fornire al denunciante informazioni chiare, in particolare per quanto riguarda la data di chiusura dell'indagine, l'OLAF ha agito con cattiva amministrazione. Tuttavia, il Mediatore ha ritenuto che non vi fosse alcuna raccomandazione appropriata da rivolgere al denunciante. Ha tuttavia formulato un suggerimento volto a prevenire che tale problema si verifichi in futuri casi simili.

The case concerned the European Anti-Fraud Office's (OLAF) decision to refuse public access to the contents of its investigation file concerning a closed case and to grant only partial access to the final report from this investigation. OLAF argued that full disclosure of the investigation file and final report would undermine the protection of personal data, the commercial interests of the companies concerned by the investigation, and the effectiveness of OLAF’s future investigations by revealing its methods and strategies. As regards the investigation file, OLAF applied a general presumption of non-disclosure, meaning that it refused to grant public access to the file without having conducted an individual assessment of the documents contained in it.

The Ombudsman took the preliminary view that, according to case law, once OLAF’s investigation and related follow-up activities are closed, the general presumption of non-disclosure can only be applied to OLAF’s internal and preliminary analyses, as opposed to the entire investigation file. OLAF disagreed, arguing that all documents in the investigation file contain sensitive information and, as such, should be covered by the general presumption of non-disclosure.

The Ombudsman therefore proceeded to an inspection of a sample of different categories of documents from the investigation file. Based on the inspection, the Ombudsman found that not all documents from the investigation file appear to be equally sensitive and thus deserving of the application of the general presumption of non-disclosure.

Nonetheless, the Ombudsman found that, based on an individual assessment of the documents in this particular case, OLAF could reasonably argue that the majority of documents from the investigation file could not be disclosed based on the need to protect personal data and sensitive commercial information. Since OLAF had already provided the complainant with meaningful access to its final report, the Ombudsman closed the case finding that no further inquiries were justified.

However, the Ombudsman suggested that OLAF should, in the future, carry out an individual assessment of documents from its the investigation files when applicants request public access to documents contained therein that are clearly not covered by the general presumption of non-disclosure as recognised in the case law. In case of broad requests for public access to the entire investigation file, OLAF should consider asking applicants to specify which documents they seek access to.