Strasburgo, 21 febbraio 2005

Egregio signor X.,

Il 2 febbraio 2004 Lei ha presentato, a nome di un'associazione, una denuncia al Mediatore europeo contro la Commissione europea, in merito alla decisione della Commissione di recuperare parte delle sovvenzioni concesse all'associazione nel quadro del programma Cultura 2000.

Il 25 febbraio 2004 ho trasmesso la denuncia al presidente della Commissione. La Commissione ha trasmesso il suo parere il 25 maggio 2004. Le ho trasmesso un invito a presentare osservazioni, da Lei inviato il 28 luglio 2004.

I vostri collaboratori e rappresentanti legali hanno contattato telefonicamente i miei servizi nelle seguenti date: 25 febbraio 2004, 1o marzo 2004 e 2 giugno 2004.

Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

In sintesi, secondo il denunciante, i fatti sono i seguenti:

Il denunciante è il direttore di un'associazione. La Commissione ha concesso due volte a questa associazione sovvenzioni relative al programma Cultura 2000. Il programma quinquennale Cultura 2000 (2000-2004) mirava a incoraggiare la creatività e la mobilità degli artisti, l'accesso del pubblico alla cultura, la diffusione dell'arte e della cultura, il dialogo interculturale e la conoscenza della storia e del patrimonio culturale dei popoli d'Europa. L'azione, per la quale è stata concessa la sovvenzione, aveva lo scopo di sostenere, sviluppare e distribuire la rivista internazionale dell'associazione e la sua libreria online, contribuendo ai costi di produzione e traduzione e finanziando riunioni ed eventi promozionali in varie città.

La prima convenzione di sovvenzione riguardava il periodo compreso tra il 1° luglio 2000 e il 30 giugno 2001 e l'associazione ha ricevuto dalla Commissione 149 238,98 EUR.

La seconda convenzione di sovvenzione riguardava il periodo compreso tra il 1o luglio 2001 e il 30 giugno 2002 e l'associazione ha ricevuto dalla Commissione 73 771,26 EUR.

Alla scadenza della seconda convenzione, un revisore esterno ha effettuato un audit dell'associazione dal 19 al 21 febbraio 2003. Dalle risultanze dell'audit è emerso che i fondi dovevano essere recuperati. Il 19 maggio 2003 la relazione di audit è stata inviata all'associazione. Il 19 giugno 2003 l'associazione ha trasmesso le proprie osservazioni sulla relazione. Il 22 settembre 2003 la Commissione ha informato l'associazione della sua intenzione di recuperare 155 003,96 EUR.

Il 30 settembre 2003 il denunciante ha chiesto chiarimenti alla Commissione. Il 9 ottobre 2003 la Commissione ha risposto brevemente a ciascun punto sollevato dal denunciante.

Il 4 dicembre 2003, su richiesta del denunciante, la Commissione gli ha trasmesso la relazione finale del revisore esterno, datata 25 novembre 2003.

Il 28 gennaio 2004 l’associazione ha accusato la Commissione di aver ricevuto due note di addebito.

Il 2 febbraio 2004 la presente denuncia è stata presentata al Mediatore. Il denunciante sostiene che la Commissione non ha seguito una procedura trasparente e non ha spiegato chiaramente la sua decisione di recuperare i fondi. Secondo il denunciante, la lettera della Commissione del 22 settembre 2003 non è sufficientemente motivata per consentirgli di comprendere la decisione della Commissione; presenta solo informazioni generali sugli importi totali delle spese ammissibili e dei fondi da recuperare. Sempre secondo il denunciante, la richiesta della Commissione non può essere basata solo sulla relazione di audit del 29 aprile 2003, in quanto l'importo richiesto è diverso. Ritiene che, poiché la relazione finale è datata 25 novembre 2003, i motivi alla base della richiesta della Commissione del 22 settembre 2003 non siano dimostrati.

Il denunciante sostiene inoltre che la Commissione non ha rispettato il diritto di replica e i diritti della difesa. Egli ritiene che le risposte fornite dalla Commissione alle sue lettere non gli consentissero di difendersi. Non ha ricevuto alcuna risposta alle sue osservazioni sulla relazione di audit del 19 giugno 2003. I risultati finali dell'audit non sono stati trasmessi al denunciante e quest'ultimo non è stato invitato a presentare osservazioni sulla relazione finale di audit. Il denunciante ritiene di non aver mai avuto la possibilità di spiegare ai revisori il funzionamento dell'associazione, il che spiega gli errori nella relazione di audit. La Commissione ha rifiutato di partecipare a una riunione con il denunciante e i revisori.

Inoltre, il denunciante sottolinea che il progetto ha avuto successo ed è stato salutato come tale dalla stampa internazionale e dalla comunità letteraria. La decisione di recupero nega la validità del lavoro svolto e mette in pericolo l’esistenza dell’associazione, che dipende dalle sovvenzioni. Afferma che i conti dell'associazione sono controllati da un commercialista, il cui lavoro è messo in discussione dalle risultanze dell'audit.

Secondo il denunciante, la richiesta della Commissione è ingiustificata. Ha dichiarato inammissibili una serie di spese, in particolare gli stipendi, le spese generali, le spese di viaggio e di visita, le spese di corriere e taxi, i costi sostenuti dai redattori della rivista, i costi di traduzione, i costi di distribuzione e i diritti d'autore. Il denunciante ritiene che la maggior parte di tali costi sia effettivamente ammissibile.

In sintesi, il denunciante sostiene che:

- la Commissione non ha seguito una procedura trasparente e non ha spiegato chiaramente la sua decisione di recuperare i fondi assegnati al denunciante, che non è stato quindi in grado né di comprendere i motivi della decisione della Commissione, né di salvaguardare gli interessi legittimi dell'associazione,

- la Commissione non ha rispettato il diritto di replica e i diritti della difesa,

La Commissione non ha agito in modo equo.

Sostiene che la decisione della Commissione di recuperare parte delle sovvenzioni dovrebbe essere annullata.

L'INCHIESTA

Il parere della Commissione

Il parere della Commissione può essere sintetizzato come segue:

Il 25 ottobre 2002 e il 5 novembre 2002 la Commissione ha informato per iscritto il denunciante che sarebbe stato effettuato un audit di entrambi i progetti del denunciante nel quadro del programma Cultura 2000.

L'audit è stato effettuato dal 19 al 21 febbraio 2003. I revisori hanno discusso i risultati dell'audit con il denunciante, che ha avuto la possibilità di fornire osservazioni complementari durante e dopo l'audit. Il 28 febbraio 2003 è stata trasmessa alla Commissione una relazione preliminare di audit, che la Commissione ha approvato il 1° aprile 2003. Il 19 maggio 2003 il denunciante ha ricevuto una copia della relazione preliminare di audit e ha avuto la possibilità di formulare osservazioni. Il contenuto e la presentazione della relazione sono stati modificati più volte a seguito delle osservazioni del denunciante e della Commissione. La Commissione ha approvato definitivamente il testo l'11 settembre 2003 e successivamente ha ricevuto la relazione finale di audit per posta elettronica il 26 novembre 2003 e in formato cartaceo il 17 dicembre 2003 (1).

Il 22 settembre 2003, avendo già approvato in via definitiva il testo della relazione di audit, la Commissione ha informato il denunciante che i fondi sarebbero stati recuperati. Il 30 settembre 2003 il denunciante ha chiesto chiarimenti. La Commissione ha risposto il 9 ottobre 2003. Il 20 ottobre 2003 il denunciante ha chiesto una copia della relazione finale di audit. La procedura normale consiste nell'inviare solo una sintesi dettagliata, ma per motivi di trasparenza la Commissione ha inviato al denunciante l'intera relazione finale di audit, che reca la data del 25 novembre 2003 (2).

Per quanto riguarda la prima affermazione del denunciante

La Commissione ha risposto a ciascuna domanda prontamente, per iscritto, in modo esaustivo e completo.

Per quanto riguarda la seconda affermazione del denunciante

I beneficiari possono fornire ai revisori dei conti osservazioni durante e dopo l'audit. Gli audit sono effettuati in modo trasparente. Le constatazioni dei revisori sono inviate ai beneficiari invitandoli a presentare osservazioni. Tuttavia, sono state esaminate solo le osservazioni pertinenti sulle norme contabili e sui principi di revisione contabile e solo le osservazioni suffragate da documenti contabili adeguati potevano modificare l'importo richiesto. La relazione finale di audit non conteneva alcun elemento nuovo rispetto alle risultanze sulle quali il denunciante è stato invitato a presentare osservazioni.

La procedura di audit non può e non deve essere confrontata con una sperimentazione. La procedura è disciplinata dalle norme applicabili che disciplinano il controllo e l'analisi contabile delle spese effettuate nell'ambito di un'azione cofinanziata dal bilancio della Comunità europea. Le regole sono state rigorosamente rispettate. Il denunciante ha avuto la possibilità di presentare le sue osservazioni e la Commissione ha risposto a ciascuna domanda. Il 9 ottobre 2003 ha informato il denunciante che sarebbe stato possibile convocare una riunione in presenza di nuovi elementi.

Per quanto riguarda la terza affermazione del denunciante

La Commissione presta attenzione all'importanza dei progetti sovvenzionati, ma deve applicare le regole finanziarie in modo rigoroso e obiettivo.

Osservazioni del denunciante

Le osservazioni del denunciante possono essere riassunte come segue:

Il denunciante ha indicato di aver ricevuto due solleciti dalla Commissione il 23 marzo 2004 e il 7 maggio 2004. Il rimborso delle somme metterà il denunciante in una difficile situazione finanziaria e porterà alla liquidazione dell'associazione.

In sostanza, il denunciante mantiene la sua denuncia e fa i seguenti punti. I revisori avevano una conoscenza incompleta delle azioni svolte dall'associazione e hanno completamente dimenticato l'istituzione da parte dell'associazione di città sicure ("Rifugi Ville"). Il denunciante chiede che sia effettuata una valutazione peritale, a carico della Commissione e sotto la supervisione del Mediatore europeo, della pertinenza e della validità della relazione di audit e del danno subito dal denunciante.

LA DECISIONE

1 Osservazione preliminare

1.1 Il denunciante è il direttore di un'associazione che ha ricevuto due volte sovvenzioni dalla Commissione europea. La denuncia riguarda la decisione della Commissione, a seguito di un audit, di recuperare parte delle sovvenzioni concesse (155 003,96 EUR).

1.2 Nelle sue osservazioni, il denunciante chiede che sia effettuata una valutazione peritale della pertinenza e della validità della relazione di audit e del danno subito dal denunciante.

1.3 Il Mediatore ritiene che le informazioni già a sua disposizione siano sufficienti per decidere in merito alle accuse del denunciante e che non sia pertanto necessario condurre ulteriori indagini. Il denunciante rimane naturalmente libero di rivolgere la sua richiesta direttamente alla Commissione.

2 Presunta omissione di seguire una procedura trasparente e di spiegare chiaramente la decisione

2.1 Il denunciante sostiene che la Commissione non ha seguito una procedura trasparente e non ha spiegato chiaramente la sua decisione di recuperare i fondi assegnati al denunciante, che non è stato quindi in grado né di comprendere i motivi della decisione della Commissione, né di salvaguardare gli interessi legittimi dell'associazione.

2.2 La Commissione sostiene di aver informato il denunciante che sarebbe stato effettuato un audit di entrambi i progetti che avevano ricevuto sovvenzioni. Il denunciante ha ricevuto la relazione preliminare di audit e ha avuto la possibilità di formulare osservazioni, di cui si è tenuto conto nella relazione finale di audit. Il contenuto e la presentazione della relazione sono stati modificati più volte a seguito delle osservazioni del denunciante e della Commissione. Il 22 settembre 2003, dopo aver definitivamente approvato il testo della relazione di audit, la Commissione ha informato il denunciante che i fondi sarebbero stati recuperati e ha successivamente risposto alla sua richiesta di chiarimenti. La Commissione ha risposto a ciascuna domanda prontamente, per iscritto, in modo esaustivo e completo. Il 20 ottobre 2003 il denunciante ha chiesto una copia della relazione finale di audit. La procedura normale consiste nell'inviare solo una sintesi dettagliata, ma per motivi di trasparenza la Commissione ha inviato al denunciante l'intera relazione finale di audit, che reca la data del 25 novembre 2003.

2.3 Il Mediatore ha esaminato attentamente le prove documentali disponibili e formula le seguenti conclusioni. Il 25 ottobre 2002 e il 5 novembre 2002 la Commissione ha informato il denunciante che sarebbe stato effettuato un audit di entrambi i progetti. Il 19 maggio 2003 il denunciante è stato informato delle risultanze provvisorie dell'audit e ha avuto la possibilità di formulare osservazioni. Il 22 settembre 2003 la Commissione ha informato il denunciante della sua decisione di recuperare i fondi e gli ha inviato la relazione finale di audit il 4 dicembre 2003. Inoltre, la Commissione ha fornito ulteriori spiegazioni al denunciante nella sua lettera del 9 ottobre 2003, rispondendo a ciascun punto sollevato dal denunciante in risposta alla lettera della Commissione del 22 settembre 2003.

2.4 Il Mediatore prende atto delle argomentazioni del denunciante secondo cui l'importo che la Commissione intende recuperare differisce da quello menzionato nella relazione preliminare di audit e che l'associazione non ha ricevuto la relazione finale di audit prima di essere informata della decisione della Commissione di recuperare i fondi. Il Mediatore ritiene che la differenza nell'importo sia comprensibile in considerazione del fatto che la relazione preliminare di audit era effettivamente preliminare e che sia la Commissione che il denunciante hanno avuto l'opportunità di commentarla e proporre revisioni. La Mediatrice ritiene che la spiegazione della Commissione del motivo per cui il denunciante ha ricevuto la relazione finale di audit solo dopo che la Commissione aveva annunciato la sua intenzione di recuperare il fondo appaia ragionevole.

2.5 Alla luce di quanto precede, il Mediatore ritiene che la Commissione abbia informato il denunciante di ogni fase della procedura, dall'avvio dell'audit fino alla sua conclusione, e che le informazioni fornite dalla Commissione fossero tali da consentire al denunciante di comprendere le ragioni della decisione della Commissione di recuperare i fondi. Il Mediatore conclude pertanto che non sembra esservi cattiva amministrazione da parte della Commissione per quanto riguarda questo aspetto del caso. La questione se il denunciante sia stato in grado di salvaguardare i suoi legittimi interessi è trattata nella parte successiva della presente decisione.

3 Presunta violazione del diritto di replica e dei diritti della difesa

3.1 Il denunciante sostiene che la Commissione non ha rispettato il diritto di replica e i diritti della difesa.

3.2 Secondo la Commissione, il denunciante aveva la possibilità di presentare osservazioni durante e dopo l'audit. Tuttavia, sono state esaminate solo le osservazioni pertinenti sulle norme contabili e sui principi di revisione contabile e sono state prese in considerazione solo le osservazioni suffragate da documenti contabili adeguati. La procedura di audit non può essere confrontata con una sperimentazione. Esso è disciplinato da norme relative al controllo e all'analisi contabile delle spese effettuate nell'ambito di un'azione cofinanziata dal bilancio della Comunità europea. Il 9 ottobre 2003 la Commissione ha informato il denunciante che sarebbe stato possibile convocare una riunione in presenza di nuovi elementi.

3.3 Il Mediatore ricorda che, ai sensi dell'articolo 16 del codice europeo di buona condotta amministrativa: "Ogni membro del pubblico ha il diritto, nei casi in cui debba essere adottata una decisione che incide sui suoi diritti o interessi, di presentare osservazioni scritte e, se necessario, di presentare osservazioni orali prima dell'adozione della decisione". Il Mediatore osserva che il denunciante ha avuto la possibilità di discutere i risultati dell'audit con i revisori esterni e di fornire ulteriori documenti giustificativi durante e dopo l'audit. Il Mediatore osserva inoltre che il denunciante ha ricevuto le risultanze dei revisori il 19 maggio 2003 ed è stato invitato a formulare osservazioni su tali risultanze. Dall'esame del fascicolo risulta che le osservazioni del denunciante sono incluse nell'allegato 4 della relazione finale di audit e che sono state prese in considerazione dai revisori.

3.4 Il Mediatore osserva inoltre che il 22 settembre 2003 il denunciante è stato informato della decisione della Commissione di recuperare i fondi e che la Commissione ha invitato il denunciante a formulare osservazioni. Infine, osserva che la Commissione ha offerto la possibilità di una riunione in presenza di nuovi elementi.

3.5 Sulla base di quanto precede, il Mediatore ritiene che la Commissione abbia rispettato il principio di un'equa procedura amministrativa di cui all'articolo 16 del codice europeo di buona condotta amministrativa, dando in tal modo al denunciante la possibilità di salvaguardare i suoi legittimi interessi. Il Mediatore conclude pertanto che non sembra esservi cattiva amministrazione da parte della Commissione per quanto riguarda questo aspetto del caso.

4 Presunta mancanza di equità

4.1 Il denunciante sostiene che la Commissione non ha agito in modo equo. Il denunciante sostiene che il progetto ha avuto successo e che la decisione di recupero nega la validità del lavoro svolto e mette in pericolo l'esistenza dell'associazione.

4.2 La Commissione sostiene di prestare attenzione all'importanza dei progetti sovvenzionati, ma di dover applicare in modo rigoroso e obiettivo le regole finanziarie.

4.3 Il Mediatore osserva che il conflitto tra la Commissione e il denunciante riguarda principalmente l'ammissibilità di alcune spese. Ricorda che le condizioni per l'ammissibilità delle spese sono stabilite nell'accordo firmato tra la Commissione e il denunciante. Dopo aver esaminato i documenti contenuti nel fascicolo, il Mediatore ritiene che non vi siano prove dirette che possano portare alla conclusione che la Commissione abbia agito ingiustamente in quanto ha applicato le disposizioni dell'accordo e le norme finanziarie applicabili al fine di tutelare gli interessi finanziari della Comunità. Il Mediatore ritiene pertanto che non vi sia cattiva amministrazione per quanto riguarda questo aspetto della denuncia.

5 Sull'annullamento della decisione

5.1 Il denunciante sostiene che la decisione della Commissione di recuperare parte delle sovvenzioni dovrebbe essere annullata.

5.2 Alla luce delle constatazioni di cui ai precedenti punti 2, 3 e 4, il Mediatore ritiene che l'argomentazione del denunciante non possa essere accolta.

6 Conclusione

Sulla base delle indagini del Mediatore su questa denuncia, non sembra esservi stata cattiva amministrazione da parte della Commissione. Il Mediatore archivia pertanto il caso.

Anche il presidente della Commissione sarà informato di tale decisione.

Cordiali saluti,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Questa è l'interpretazione del Mediatore, basata sia sui documenti allegati al parere della Commissione sia sul testo del parere stesso, che in francese afferma quanto segue: "Le rapport a été modifié, dans son contenu et dans sa forme, à plusieurs reprises comme suite à des commentaires du bénéficiaire et de la Commission qui l'a définitivement validé le 11 septembre 2003 et a reçu la version définitive par e-mail le 26 novembre 2003 et la version papier le 17 décembre 2003."

(2) La relazione finale di audit reca la data del 25 novembre 2003 e la Commissione l'ha ricevuta per posta elettronica il 26 novembre 2003.