Fatti all’origine della denuncia

1. Il denunciante ha partecipato a una procedura di selezione organizzata dall'Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO) per l'assunzione di assistenti nel settore delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione - EPSO/AST/151/22 [1]. La procedura di selezione comprendeva prove di ragionamento, condotte mediante prove a distanza [2]. L'EPSO si è avvalso di un fornitore di servizi per ospitare e supervisionare tali test [3].

2. Il denunciante avrebbe dovuto sostenere test con supervisione a distanza il 16 maggio 2023. Secondo la denunciante, dopo aver letto le istruzioni per lo studio del caso [4], ha tentato di iniziare l'esercizio. Tuttavia, i documenti giustificativi sono stati visualizzati al centro dello schermo, senza alcuna funzionalità di modifica o strumento di presa di appunti per digitare il caso di studio. Inoltre, il timer che mostra il tempo rimanente per completare lo studio di caso ha mostrato solo due minuti invece di 90, come previsto.

3. Il denunciante ha immediatamente informato il «prottore»[5] che monitorava i test, oralmente e per iscritto nella chat. Il responsabile ha chiesto al denunciante di cliccare sul pulsante "prossimo", che era l'unica opzione visualizzata. Il denunciante lo ha fatto ed è stato reindirizzato a una pagina di indagine. La denunciante ha nuovamente contattato il proctor, sollevando preoccupazioni in quanto ha capito che l'indagine è di solito alla fine dei test. Ha chiesto al prottore di registrare l’«incidente».

4. Il responsabile ha incaricato il denunciante di uscire dalla domanda e ha condiviso un link al supporto tecnico online del prestatore di servizi, affermando che il denunciante dovrebbe contattarlo nel caso in cui non potesse più ricollegarsi al test dopo l'uscita dalla domanda. Il denunciante lo ha fatto e si è ricollegato ai test, ma è stato nuovamente reindirizzato all'indagine. Ha chiesto assistenza, e il medico le ha chiesto di completare l'indagine. Il denunciante lo ha fatto e la domanda ha quindi mostrato il messaggio che il denunciante aveva completato il test.

5. La denunciante ha nuovamente contattato il procuratore, che alla fine l'ha informata che non erano in grado di risolvere il problema. Hanno incaricato il denunciante di contattare il supporto tecnico. Il denunciante ha cercato di contattare l'assistenza tecnica sul sito web del prestatore di servizi, ma è stato semplicemente reindirizzato alla sezione "Domande frequenti" (FAQ). Alla fine, il denunciante ha utilizzato un "modulo di contatto" per presentare un reclamo al prestatore di servizi. Parallelamente, il denunciante ha inviato una denuncia all'EPSO.

6. L’EPSO ha respinto il reclamo della denunciante sulla base del fatto che essa non aveva contattato il supporto tecnico del prestatore di servizi durante le prove, né aveva fornito un «numero di biglietto»[6] come prova di averlo fatto. Il denunciante ha contestato la posizione dell'EPSO, ma quest'ultimo ha confermato la sua decisione.

7. Il 24 luglio 2023 la denunciante ha ricevuto un messaggio dall'EPSO in cui la informava di non aver "prenotato o sostenuto l'esame di studio di caso"e di essere stata pertanto esclusa dalla procedura di selezione. Il denunciante ha chiesto all'EPSO di riesaminare [7] la sua decisione. L'EPSO ha respinto la richiesta sulla base del fatto che non è stato possibile presentare una richiesta di riesame in relazione a questioni tecniche. L'EPSO ha informato il denunciante che non avrebbe avviato un'ulteriore corrispondenza in merito alla questione.

8. Insoddisfatta del modo in cui l'EPSO ha gestito la sua denuncia, la denunciante si è rivolta al Mediatore europeo.

L'indagine

9. Il Mediatore ha avviato un'indagine sulla denuncia. Nel corso dell'indagine, il Mediatore ha ricevuto la risposta dell'EPSO sulla richiesta di informazioni del Mediatore e, successivamente, le osservazioni del denunciante sulla risposta dell'EPSO.

10. Nella sua lettera all'EPSO, la Mediatrice ha chiesto all'EPSO di verificare i registri tecnici relativi ai test del denunciante.

11. Prima di ricevere tale denuncia, il Mediatore aveva svolto diverse indagini sul modo in cui l'EPSO gestiva le denunce relative a questioni tecniche nelle prove a distanza. Le risultanze di tali indagini sono pertinenti per il caso in esame [8].

Argomenti presentati al Mediatore

12. Nella sua denuncia, la denuncia sosteneva, in sostanza, che l’EPSO aveva erroneamente respinto la sua denuncia per non aver seguito le istruzioni relative alla risoluzione di problemi tecnici. La denuncia sosteneva di aver allertato il proctor durante la prova e quindi di aver rispettato sia le istruzioni dell’EPSO sia il bando di concorso.

13. Nella sua risposta al Mediatore, l'EPSO ha ribadito che il denunciante non aveva contattato il supporto tecnico del suo fornitore di servizi durante il test e non aveva fornito un numero di biglietto come prova di averlo fatto. L'EPSO ha spiegato che, essendo stato risolto il suo rapporto contrattuale con il prestatore di servizi, non era più possibile accedere ai registri tecnici. L’EPSO ha invece fornito estratti della propria documentazione e, in particolare, la «relazione sull’incidente» relativa alla denuncia iniziale presentata dal denunciante.

14. L’EPSO ha concluso che, sulla base di tale documento, non vi era motivo di mettere in discussione la valutazione effettuata all’epoca.

Valutazione del Mediatore

15. In precedenza il Mediatore ha svolto diverse indagini in casi in cui l'EPSO aveva respinto denunce relative a questioni tecniche sulla base del fatto che i denuncianti non avevano fornito un numero di biglietto rilasciato dal supporto tecnico del fornitore di servizi. In una serie di decisioni, il Mediatore ha rilevato che, secondo il bando di concorso e le istruzioni per le prove a distanza, i candidati che incontrano problemi tecnici potrebbero rivolgersi al responsabile o al supporto tecnico online per segnalare un problema. Pertanto, l'EPSO non poteva respingere le denunce solo perché il denunciante non aveva fornito un numero di biglietto.

16. In questo caso, il Mediatore ritiene inoltre che l'EPSO abbia erroneamente respinto la denuncia per il solo fatto che il denunciante non ha fornito un numero di biglietto.

17. Nel contesto delle indagini di cui sopra, il Mediatore ha sottolineato che, ogniqualvolta i denuncianti dichiarino di aver seguito le istruzioni dei procuratori e abbiano chiesto che una denuncia fosse registrata per iscritto, l'EPSO dovrebbe dimostrare flessibilità e valutare ulteriormente qualsiasi successiva denuncia correlata.

18. In questo caso, i documenti forniti dall'EPSO, unitamente alla sua risposta alla presente indagine, dimostrano che, dopo aver ricevuto la denuncia, l'EPSO ha verificato i registri tecnici [9]. Tali registri hanno dimostrato che il denunciante era stato effettivamente reindirizzato alla pagina dell'indagine dopo aver avviato lo studio di caso. Dai registri è inoltre emerso che il denunciante era stato disconnesso dalla piattaforma di prova per 20 minuti prima di essere riconnesso. Dalla relazione sull'incidente emerge inoltre che, sulla base di tali informazioni, l'EPSO ha preso in considerazione la possibilità di chiedere al prestatore di servizi maggiori dettagli sull'incidente.

19. Secondo il Mediatore, ciò dimostra che l'EPSO disponeva di sufficienti indicazioni del verificarsi di un problema tecnico, come riferito dal denunciante. È altresì evidente che tale questione poteva essere di «carattere sostanziale», dato che la denunciante non poteva assolutamente svolgere la prova, compromettendo così la sua capacità di superare la procedura di selezione.  Tuttavia, l'EPSO ha deciso che, in assenza di un numero di biglietto, il reclamo non poteva essere accolto. È particolarmente deplorevole che l'EPSO non abbia dato seguito alla proposta formulata nella relazione sull'incidente di indagare ulteriormente.

20. Alla luce di quanto precede, e in linea con le risultanze delle indagini precedenti di cui sopra, il Mediatore ritiene che l'EPSO abbia sbagliato a respingere la denuncia. Si trattava di cattiva amministrazione.

21. Nelle sue risposte alle risultanze e ai suggerimenti contenuti nelle indagini del Mediatore di cui sopra, l'EPSO ha informato il Mediatore della sua intenzione di offrire ai denuncianti la possibilità di ripetere le prove in diversi casi [10]. Il Mediatore suggerisce pertanto all'EPSO di avviare un dialogo con il denunciante al fine di trovare una soluzione adeguata ed equa in questo caso, ad esempio offrendo al denunciante la possibilità di ripetere i test.

Conclusione

Sulla base dell'indagine, il Mediatore archivia il caso con la seguente conclusione [11]:

Vi è stata cattiva amministrazione nel modo in cui l'EPSO ha gestito la denuncia del denunciante senza ulteriori indagini.

Suggerimento

L'EPSO dovrebbe avviare un dialogo con il denunciante al fine di trovare una soluzione adeguata ed equa, ad esempio offrendogli la possibilità di ripetere le prove.

Il denunciante e l'EPSO saranno informati di tale decisione.

Emily O'Reilly Mediatore
europeo

Strasburgo, 13/02/2025

[1] Assistenti - Posto di lavoro digitale, automazione degli uffici e mobile computing https://eu-careers.europa.eu/it/job-opportunities/assistants-digital-workplace-office-automation-and-mobile-computing

[2] I test vengono svolti dai candidati a distanza, attraverso un'apposita applicazione.

[3] Da allora l'EPSO ha risolto il suo contratto con il prestatore di servizi in questione.

[4] Lo studio di caso è stato un esame scritto durante il quale i candidati hanno dovuto analizzare i documenti e redigere una risposta scritta alla problematica o alle domande poste.

[5] I prottori erano dipendenti del fornitore di servizi dell’EPSO, incaricati di monitorare le prove e di fornire assistenza ai candidati che hanno riscontrato problemi durante le prove.

[6] Secondo l'EPSO, questo numero gli consente di accedere a una registrazione scritta di un incidente.

[7] Se ritengono che vi sia stato un errore materiale o una violazione delle norme della procedura di selezione, i candidati possono chiedere un riesame di qualsiasi decisione della commissione giudicatrice o dell'EPSO che incida sui loro progressi in qualsiasi fase della procedura di selezione: https://eu-careers.europa.eu/en/help/faq/2342.

[8] Cfr. ad esempio il caso 1027/2023/MAG https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/64094.

[9] Dimostrando così che un numero di biglietto non è un requisito basato su una giustificazione tecnica, ma un mero requisito procedurale.

[10] Cfr. ad esempio il caso 261/2024/MAG https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/65774.

[11] La presente denuncia è stata trattata nell'ambito del trattamento dei casi delegati, conformemente alla decisione del Mediatore europeo che adotta le disposizioni di esecuzione.