Contesto della denuncia

1. Il denunciante ha partecipato a una procedura di selezione organizzata dall'Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO) per l'assunzione di assistenti nel settore delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione - EPSO/AST/151/22 [1]. La procedura di selezione comprendeva test di ragionamento, condotti mediante test a distanza [2]. L'EPSO si è avvalso di un fornitore di servizi per ospitare e supervisionare tali test [3].

2. Il denunciante avrebbe dovuto sostenere prove con supervisione a distanza il 16 maggio 2023. Secondo la denunciante, dopo aver letto le istruzioni per lo studio di caso [4], ha tentato di avviare l'esercizio. Tuttavia, i documenti giustificativi sono stati visualizzati al centro dello schermo, senza funzionalità di modifica o strumenti per prendere appunti per digitare il caso di studio. Inoltre, il timer che mostrava il tempo rimanente per completare lo studio di caso mostrava solo due minuti invece di 90, come previsto.

3. Il denunciante ha immediatamente informato il «prottore»[5] del monitoraggio dei test, oralmente e per iscritto nella chat. Il proctor ha chiesto al denunciante di cliccare sul pulsante "Avanti", che era l'unica opzione visualizzata. Il denunciante lo ha fatto ed è stato reindirizzato a una pagina del sondaggio. La denunciante ha contattato nuovamente il direttore, sollevando preoccupazioni in quanto ha capito che l'indagine è di solito alla fine dei test. Ha chiesto al direttore di registrare l'"incidente".

4. Il direttore ha incaricato il reclamante di uscire dall'applicazione e ha condiviso un link al supporto tecnico online del fornitore di servizi, affermando che il reclamante dovrebbe contattarlo nel caso in cui non potesse più ricollegarsi al test dopo l'uscita dall'applicazione. Il denunciante lo ha fatto e si è ricollegato ai test, ma è stato nuovamente reindirizzato all'indagine. Ha chiesto aiuto e il direttore le ha chiesto di completare il sondaggio. Il denunciante lo ha fatto e la domanda ha quindi visualizzato il messaggio che il denunciante aveva completato il test.

5. La denunciante ha nuovamente contattato il procuratore, che alla fine l'ha informata che non poteva risolvere il problema. Hanno incaricato il denunciante di contattare il supporto tecnico. Il denunciante ha cercato di contattare l'assistenza tecnica sul sito web del fornitore di servizi, ma è stato semplicemente reindirizzato alla sezione "Domande frequenti". Alla fine, il denunciante ha utilizzato un "modulo di contatto" per presentare un reclamo al prestatore di servizi. Parallelamente, il denunciante ha inviato una denuncia all'EPSO.

6. L’EPSO ha respinto il reclamo della denunciante in quanto non aveva contattato l’assistenza tecnica del prestatore di servizi durante i test, né aveva fornito un «numero di biglietto»[6] come prova di ciò. Il denunciante ha messo in discussione la posizione dell'EPSO, ma l'EPSO ha confermato la sua decisione.

7. Il 24 luglio 2023 la denunciante ha ricevuto un messaggio dall'EPSO in cui la informava di non aver "prenotato o sostenuto l'esame di studio di caso"e di essere stata pertanto esclusa dalla procedura di selezione. Il denunciante ha chiesto all'EPSO di riesaminare [7] la sua decisione. L'EPSO ha respinto la richiesta in quanto non è stato possibile presentare una richiesta di riesame in relazione a questioni tecniche. L'EPSO ha informato il denunciante che non si sarebbe impegnato in ulteriori scambi di corrispondenza in merito alla questione.

8. Insoddisfatta del modo in cui l'EPSO ha gestito la sua denuncia, la denunciante si è rivolta al Mediatore europeo.

Indagine

9. Il Mediatore ha avviato un'indagine sulla denuncia. Nel corso dell'indagine, il Mediatore ha ricevuto la risposta dell'EPSO sulla richiesta di informazioni del Mediatore e, successivamente, le osservazioni del denunciante sulla risposta dell'EPSO.

10. Nella sua lettera all'EPSO, la Mediatrice ha chiesto all'EPSO di verificare i registri tecnici relativi ai test del denunciante.

11. Prima di ricevere tale denuncia, il Mediatore aveva svolto diverse indagini sul modo in cui l'EPSO ha gestito le denunce relative a questioni tecniche nei test a distanza. I risultati di tali indagini sono pertinenti per il caso in esame [8].

Argomentazioni presentate al Mediatore

12. Nella sua denuncia, la denuncia sosteneva, in sostanza, che l’EPSO aveva erroneamente respinto la sua denuncia per non aver seguito le istruzioni relative alla risoluzione dei problemi tecnici. La denuncia sosteneva di aver avvisato il direttore durante la prova e di aver quindi rispettato sia le istruzioni dell’EPSO sia il bando di concorso.

13. Nella sua risposta al Mediatore, l'EPSO ha ribadito che il denunciante non aveva contattato il supporto tecnico del suo fornitore di servizi durante il test e non aveva fornito un numero di biglietto come prova di averlo fatto. L’EPSO ha spiegato che, poiché il suo rapporto contrattuale con il prestatore di servizi era cessato, non era più possibile accedere ai registri tecnici. L'EPSO ha invece fornito estratti della propria documentazione e, in particolare, la "relazione sull'incidente" pertinente alla denuncia iniziale presentata dal denunciante.

14. L'EPSO ha concluso che, sulla base di tale documento, non vi era motivo di mettere in discussione la valutazione effettuata all'epoca.

Valutazione del Mediatore

15. In precedenza la Mediatrice ha condotto diverse indagini in casi in cui l'EPSO aveva respinto denunce su questioni tecniche sulla base del fatto che i denuncianti non avevano fornito un numero di biglietto emesso dal supporto tecnico del prestatore di servizi. In una serie di decisioni, il Mediatore ha constatato che, secondo il bando di concorso e le istruzioni per le prove a distanza, i candidati che incontrano problemi tecnici potrebbero rivolgersi al direttore o al supporto tecnico online per segnalare un problema. Pertanto, l'EPSO non ha potuto respingere i reclami solo perché il denunciante non aveva fornito un numero di biglietto.

16. In questo caso, il Mediatore ritiene inoltre che l'EPSO abbia erroneamente respinto la denuncia per il solo fatto che il denunciante non ha fornito un numero di biglietto.

17. Nel contesto delle indagini di cui sopra, il Mediatore ha sottolineato che, ogniqualvolta i denuncianti dichiarano di seguire le istruzioni dei responsabili e chiedono che una denuncia sia registrata per iscritto, l'EPSO dovrebbe dimostrare flessibilità e valutare ulteriormente qualsiasi successiva denuncia correlata.

18. In questo caso, i documenti forniti dall'EPSO, unitamente alla sua risposta alla presente indagine, dimostrano che, dopo aver ricevuto il reclamo, l'EPSO ha verificato i registri tecnici [9]. Tali registri hanno dimostrato che il denunciante era stato effettivamente reindirizzato alla pagina dell'indagine dopo aver avviato lo studio di caso. I registri hanno inoltre mostrato che il denunciante era stato scollegato dalla piattaforma di prova per 20 minuti prima di essere ricollegato. Dalla relazione sull'incidente emerge inoltre che, sulla base di tali informazioni, l'EPSO ha preso in considerazione la possibilità di chiedere al prestatore di servizi maggiori dettagli sull'incidente.

19. Secondo il Mediatore, ciò dimostra che l'EPSO aveva indicazioni sufficienti del verificarsi di un problema tecnico, come segnalato dal denunciante. È altresì evidente che tale questione potrebbe essere stata di «natura sostanziale», dato che la denunciante non ha potuto effettuare affatto il test, compromettendo in tal modo la sua capacità di vincere la procedura di selezione. Tuttavia, l’EPSO ha deciso che, in assenza di un numero di biglietto, la denuncia non poteva essere accolta. È particolarmente deplorevole che l'EPSO non abbia dato seguito alla proposta formulata nella relazione sull'incidente di indagare ulteriormente.

20. Alla luce di quanto precede e in linea con le risultanze delle precedenti indagini di cui sopra, il Mediatore ritiene che l'EPSO abbia erroneamente archiviato la denuncia. Ciò costituiva una cattiva amministrazione.

21. Nelle sue risposte alle conclusioni e ai suggerimenti contenuti nelle indagini del Mediatore di cui sopra, l'EPSO ha informato il Mediatore della sua intenzione di offrire ai denuncianti la possibilità di ripetere i test in diversi casi [10]. Il Mediatore suggerisce pertanto all'EPSO di avviare un dialogo con il denunciante al fine di trovare una soluzione adeguata ed equa in questo caso, ad esempio offrendo al denunciante la possibilità di ripetere i test.

Conclusione

Sulla base dell'indagine, il Mediatore archivia il caso con la seguente conclusione [11]:

Vi è stata cattiva amministrazione nel modo in cui l'EPSO ha gestito la denuncia del denunciante senza ulteriori indagini.

Suggerimento

L'EPSO dovrebbe avviare un dialogo con il denunciante al fine di trovare una soluzione adeguata ed equa, ad esempio offrendogli la possibilità di ripetere i test.

Il denunciante e l'EPSO saranno informati di tale decisione.

Emily O'Reilly Mediatore
europeo

Strasburgo, 13/02/2025

[1] Assistenti - Ambiente di lavoro digitale, automazione degli uffici e calcolo mobile https://eu-careers.europa.eu/it/job-opportunities/assistants-digital-workplace-office-automation-and-mobile-computing

[2] I test sono effettuati dai candidati a distanza, attraverso un'applicazione dedicata.

[3] Da allora l'EPSO ha risolto il suo contratto con il prestatore di servizi in questione.

[4] Lo studio di caso era un esame scritto durante il quale i candidati dovevano analizzare i documenti e redigere una risposta scritta alla problematica o alle domande poste.

[5] I promotori erano dipendenti del prestatore di servizi dell’EPSO, incaricati di monitorare le prove e di fornire assistenza ai candidati che hanno riscontrato problemi durante le prove.

[6] Secondo l'EPSO, tale numero gli consente di accedere a una registrazione scritta di un incidente.

[7] Se ritengono che vi sia stato un errore materiale o una violazione delle norme della procedura di selezione, i candidati possono chiedere un riesame di qualsiasi decisione della commissione giudicatrice o dell'EPSO che incida sui loro progressi in qualsiasi fase della procedura di selezione: https://eu-careers.europa.eu/en/help/faq/2342.

[8] Cfr. ad esempio il caso 1027/2023/MAG https://www.ombudsman.europa.eu/it/case/en/64094.

[9] Dimostrando così che un numero di biglietto non è un requisito basato su una giustificazione tecnica, ma un mero requisito procedurale.

[10] Cfr. ad esempio il caso 261/2024/MAG https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/65774

[11] La presente denuncia è stata trattata nell'ambito del trattamento delegato dei casi, conformemente alla decisione del Mediatore europeo che adotta le disposizioni di esecuzione